9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 6
(vanwege het terugzoeken van één of meer brieven over een bepaald onderwerp). Meestal gaat men tegenwoordig bij het registreren nog een stap verder en wordt de hele brief gescand, respectievelijk de e-mail opgenomen. (Een directe koppeling met het e-mailprogramma is mogelijk.) Vervolgens kun je op ieder (tref)woord zoeken naar alle brieven waarin dat woord voorkomt. Een beetje vergelijkbaar met de Google-zoekfunctie op internet dus. Zoals je ziet is er ook ruimte voor opmerkingen, bijvoorbeeld ‘spoed’ of ‘kopie naar …’. Naast een verbeterde zoekfunctie, vergeleken met het ‘papieren brievenboek’, is het bij deze manier van registreren ook eenvoudiger en logischer geworden, de gewone post en de zakelijke e-mails op dezelfde manier te behandelen, ofwel het eerder genoemde nadeel van twee afzonderlijke poststromen op te heffen.
Scherm digitaal brievenboek
rappellijst
Voor jou (en je manager) wordt het nu heel eenvoudig om na te gaan of bepaalde post is afgehandeld en bovendien kun je dan snel even een rappellijst maken bij afwezigheid van iemand. Zo’n rappellijst is eigenlijk niets anders dan een opsomming van brieven die voor een bepaalde datum afgehandeld moeten (of moesten) worden. Rappel is Frans en staat voor ‘herinnering’. Soms maakt men een onderscheid tussen een rappellijst en een signaleringslijst. Een rappellijst is dan een lijst met acties waarvan de deadline al verlopen is of op de dag van uitdraai verloopt. Bij een overzicht van nog af te handelen acties (hier post) spreekt men dan liever van een signalering. Wij zullen het woord rappellijst verder gebruiken in de betekenis van een lijst van acties die dringend nog moeten gebeuren (waarbij de deadline dus verlopen is of binnen een paar dagen verloopt). Wat heb je, afgezien van rappellijsten en het koppelen van brieven en e-mails, nu gewonnen ten opzichte van het ouderwetse brievenboek? Stel dat je een brief van ‘ongeveer’ een half jaar geleden wilt inzien. In
6