General Management Herman Van den Keybus
Databeheer en documentbeheer
Een LAT-relatie die schreeuwt om een huwelijk In hun drang naar efficiëntie geven bedrijven veel geld uit aan ‘veelbelovende’ software voor data- en documentbeheer. Maar wordt er nu ook efficiënt gewerkt? Gemeten aan het aantal ‘knelpuntberoepen’ in administratie is het antwoord negatief. Specifiek onderzoek doet bovendien concluderen dat er in administratie eerder moet gesproken worden van ‘knelpuntwerkmethoden’.
Over het algemeen wordt een relatieve vorm van efficiëntie bereikt in databeheer. Dat databeheer geen aansluiting meer heeft met documentbeheer is een verschijnsel dat louter ontstaan is met de ingebruikname van de computer. Daarbovenop vertoont documentbeheer op zich een flagrante en structurele inefficiëntie. Digitale en papieren documenten leiden immers elk een eigen bestaan en vormen geen dossier meer. Documenten die toebehoren aan het publieke domein van de onderneming belanden in mailboxen en persoonlijke digitale mappen van medewerkers waar ze, in het beste geval, een eigen kenniscentrum van deze medewerker vormen en onbereikbaar zijn voor de overige medewerkers. Documenten gaan ook dikwijls verloren, zodat stress, ergernis, gigantische zoekacties, en een verlies aan efficiëntie het nefaste gevolg zijn.
structurele oplossingen die een duurzame efficiëntie met zich meebrengen. Met de principes van ‘lean’ worden uw administratieve werkprocessen drastisch ingekort en vindt uw documentbeheer terug aansluiting bij uw databeheer. Uw administratie wordt zichtbaar en meetbaar afgeslankt, maar tegelijkertijd toch sterker, flexibeler en efficiënter gemaakt. De meest verregaande vorm van lean administration is de paperless office, die een efficiëntiewinst tot 35% veroorzaakt. De medewerkers die hierdoor vrijkomen worden niet verwijderd uit de organisatie. Ze krijgen integendeel de gelegenheid om activiteiten met hoge toegevoegde waarde uit te voeren. Het zijn activiteiten die de
Lean administratie elimineert ‘zoeken’ De lean werkorganisatiemethode spoort handelingen zonder toegevoegde waarde op, pakt ze structureel aan en verwijdert ze blijvend uit uw administratie. Bijzondere aandacht wordt hierbij gegeven aan administratief werk dat te omslachtig uitgevoerd wordt, of dat moet worden overgedaan omdat het niet van de eerste keer het gewenste resultaat geeft. Door de lean benadering krijgen administratieve medewerkers terug inzicht in en vat op hun werkomgeving, geraken ze terug betrokken en implementeren ze
10
Christian Leysen is voorzitter van de raad van bestuur van UAMS: “Werkprocessen zijn heel dikwijls niet meer dan een aaneenrijging van ‘instant’ oplossingen die gegeven worden aan problemen die zich opeenvolgend voordoen.”
CxO Magazine | June – July 2010 | www.cxonet.be
relatie met klanten en leveranciers verdiepen en verbreden en daardoor de onderneming duurzaam ondersteunen. Elke boekhouding is een belangrijke bron van ongebruikte niet-financiële informatie, die knelpunten en activiteiten zonder toegevoegde waarde in zowel de administratie als de operationele werking in beeld brengt. Door ‘gespotte’ problemen niet louter operationeel op te lossen, maar door ze in verbetertrajecten te steken, en ze daardoor fundamenteel en structureel aan te pakken, ontstaat een belangrijke en duurzame efficiëntiewinst. Boekhouding en administratie zijn daardoor niet langer een kostenpost, maar krijgen, omwille van de gerealiseerde efficiëntiewinst zelf de status van een profitcenter. Dit nieuwe inzicht vereist echter een behoorlijke portie ‘innovatief’ leiderschap, waarbij de drang aanwezig moet zijn om lean werkmethoden in de organisatie te implementeren.
Ondernemen vereist “innovatief” leiderschap Christian Leysen is voorzitter van de raad van bestuur van UAMS. Onlangs heeft de managemantschool de ‘André Leysen Leadership Chair’ opgericht. UAMS biedt een leerprogramma ‘Lean service en administration’ aan waarin de begrippen ‘proactief’ en ‘innovatief leiderschap’ in de schijnwerpers staan. Leysen: “Werkprocessen zijn heel dikwijls niet meer dan een aaneenrijging van ‘instant’ oplossingen die gegeven worden aan problemen die zich opeenvolgend voordoen. Elk nieuw brandje veroorzaakt een verlengstuk aan een bestaand werkproces. Met innovatief leiderschap wordt afgestapt van deze louter reactieve benadering. Tijdens de lessenreeks confronteren de docenten de deelnemers met een nieuwe werkorganisatiemethode en reiken ze hulpmiddelen en inzichten aan waarmee een organisatie het verschil maakt. Het programma levert verbetertrajecten en methodieken waarmee een belangrijke efficiëntiewinst gerealiseerd wordt, zowel in de administratieve als in de operationele werking.” U wilt reageren? we.listen@cxonet.be