Kako uspjeti u prezentacijama (1)

U ovom tekstu ćete saznati

1. Kako prezentirati pred publikom

2. Interakcija s publikom

3. Što auditorij očekuje

4. Zašto je važno prakticiranje i pojednostavljivanje

Sažetak

Javne prezentacije za razliku od prodajnih namijenjenih užem krugu, odvijaju se pred širim auditorijem, ali, kao kad je riječ o užem krugu, važno je upoznati tko su ljudi u auditoriju. Treba se prilagoditi njima i prostoru u kojem se prezentira. Kao i u drugim slučajevima profesionalnih nastupa važni su priprema, vježbanje te praksa iz koje se uvijek moraju izvući pouke za daljnje nastupe. Nije učinkovito kad se samo mehanički izvrši prezentacija, nego se mora tijekom nje zapažati reakcija publike i prilagoditi svoju mimiku, boju glasa, ubacivati male digresije kako bi se auditorij stalno držao u stanju iščekivanja. Težnja prema perfekciji nije ta koja treba voditi prezentatora, već težnja za uspjehom. Publika mora osjetiti prezentatorovu osobnost kao i autentičnost onoga što govori i prikazuje.

Ključne riječi: auditorij, autentičnost, osobnost, prakticiranje, pojednostavljivanje.

1. Razumijevanje auditorija

Ranije je u člancima o prodaji obrađen nastup na prezentaciji za klijente. Klijent je onaj koji se suočava s ponuđačem – prodavačem. Te prezentacije namijenjene su užem krugu, auditoriju, ne traju dugo samo dvadesetak minuta s desetak slajdova.

Prezentacije su nužne i u suvremenim treninzima, gdje ima više slajdova ovisno o temi i mogu s pauzama trajati po nekoliko sati, pa i dana. Auditorij mora taj trening upiti, razumjeti. Zato je potrebna velika interaktivnost. Znači, auditorij mora shvatiti, usvojiti te primjenjivati, u svojoj praksi. Prezentator treba dobro razumjeti što auditori želi, a što zaista treba. Kada se to upozna, onda se tome treba prilagoditi i prezentacija. Želje i potrebe se često ne poklapaju, a kad auditorij shvati da je dobio ono što treba, onda aplauz ne izostaje.

U prezentacijama pred širim krugom kojeg se upoznaje s novostima, originalnim rješenjima, nečim čime se auditorij nije mnogo sretao, nazočno je nekoliko desetaka, pa i nekoliko stotina zainteresiranih ljudi. Na prezentacijama u kojima ima nekoliko sudionika, vrijeme se ograničava na pola sata, pa i manje. Kad je pojedinac jedini prezentator, tada prezentacija može trajati i po nekoliko sati, ali to zahtjeva koncentraciju, raspoloženje, mora biti zanimljivo, živahno. Cijelo vrijeme treba zadržati raspoloženje auditorija, jer je inače dosta toga izgubljeno. Budući da je slajd samo pomoćno sredstvo, važni su govor i držanje, promatranje. Prezentator se mora dobro osjećati, a osjeća se dobro u slučaju kad prezentacija teče dobro, kad ne sustaje njegov entuzijazam i energija. Bez energije se brzo može ‘kiksati’ i onda se gubi raspoloženje publike, pa nastaje žamor… Nije jednostavno.

Govorničke vještine koje su se gajile u staroj Grčkoj opisao je Aristotel.1 Naveo je da se snaga govornika zasniva na ethosu (snaga govornikovog karaktera), logosu (dokazivanje logike putem istine), pathosu (uzburkati emocije auditorija). Složit ćemo se s time jer sve tri postavka znače – tko si zapravo ti, o čemu govoriš i kako govoriš. Ako je prezentator previše egoističan, onda gubi uvjerljivost i kredibilitet kod publike. Konci se brzo pokidaju. Za istinom treba posegnuti putem istraživanja ili se osloniti na dostupne izvore. Svećenik se u svojim propovijedima oslanja na Bibliju, profesori istražuju ili se oslanja- ju na udžbenike, dok je laž običan blef ili manipuliranje, pa se zato kaže da je „kratkih nogu“. Poznata izreka glasi: „Govori istinu, lakše se pamti“. Emocionalnost dira dušu i srce slušatelja. To se ne može naučiti, već je potrebno osluškivati publiku kojoj se obraća, slušati njihove reakcije, „feedback“.

1 Prema autorima C. Maxey, K. E. O’Connor: Present like a pro, St. Martin’s Press, N.Y. 2.006.

2. Osobnost i priče

Ne može tehnologija zamijeniti osobnost. Prezentator interpretira licem u lice i od njega zavisi hoće li publika biti uvjerena u sadržaj. Nema li dobrog kontakta, tada nema ni željenog učinka. Pazite - slajd ne gleda publiku, nego sam prezentator s pogledom, mimikom, bojom glasa. U sjećanju mi je jedna prezentacija čuvenog Tom Petersa, koji se oznojio od skakanja, pokazivanja, naglašavanja, ali to ne pristaje baš svakome. Publika mora osjetiti prezentatorovu osobnost, a šturo prepričavanje ruši kredibilitet. Mora se osjetiti da je on to doživio, razmišljao i o tuđoj praksi. Osobnost, osobnost, osobnost! Publika voli čuti i neke primjere, a i priču koja drži prezentatora na liniji vodstva. Reakcije publike treba stalno upijati, a to može biti pažljivo slušanje, smijeh u publici koji proizlazi iz neke neočekivane situacije, anegdote.

Evo jedne uspješne anegdote. Moja kolegica koja je profesor na Ekonomiji ima jednu fenomenalnu priču za studente. Einstanov šofer je rekao čuvenom znanstveniku da on već zna njegova predavanja napamet, pa je tako i održao predavanje u jednom gradu gdje nisu bili tako poznati. Na kraju je netko iz publike postavio pitanje „profesoru“ na pozornici, a on je odgovorio: „Barem je to lako pitanje, a odgovor zna čak i moj šofer“, pa pokaže na pravog Einsteina koji je bio u publici. Snašao se čovjek…

Osobno imam i sam dosta toga. Upadam s anegdotama i pričama što zavisi od publike i situacije. Treba se pripremiti za publiku kojoj se obraća i obratiti se riječima koje su im bliske. To može biti čak i ono: „Dobar dan, kako ste, kako se danas osjećate?“. Početak je važan kako bi se stvorila prava atmosfera a ne odmah „ići u glavu“.

Studentima na Libertasu ispričao sam kako sam na Sveučilištu Gainenisvillu, Florida još 1994. održao predavanje i najednom me uhvatila „trta“ (smijeh – to je njihov rječnik), jer su u klupama sjedili uz studente i profesori. Gotovo sam zaboravio kako početi, a onda sam se uhvatio za kravatu i upitao što je to. Studenti su povikali: „pjetlić!“ Tada sam se raspričao o tome kako su Turci u 16. stoljeću nastojali osvo- jiti Đurđevac, pa su htjeli branitelje u tvrđavi izgladnjeti. Nakon mjesec dana je jedna bakica dala topniku pjetlića (u Đurđevačkom podravskom ga nazivaju picok) koji ga je poslao Turcima. Turci su se onda povukli misleći da branitelji imaju još mnoštvo hrane. Tako je „picok“ spasio Đurđevac. Na sastanku dekana većine ekonomskih fakulteta iz svijeta mislim 1995. u Zagrebu prišao mi je dekan iz Floride i rekao da mu je žao što nije mogao biti na mojoj prezentaciji o kojoj se čuje i izvan fakulteta. Ah, ti Amerikanci… Profesor J. Skoko mi je pričao da se ne trebam tome čuditi, jer kad je on vodio Amerikance po Dubrovniku, pitali su ga koliko vremena je trebalo da se naprave te kulise…

Priče moraju biti autentične. Mogu biti i iz vlastitog života, a imam i toga. To su većinom anegdote i to je stvarno autentično. Ne treba pak raštrkati mnoštvo naslova i priča, već odabrati samo po koju. Isto tako i teme. Treba ih svesti na nekoliko odabranih i imati misao vodilju kao što se to može vidjeti u knjigama uspješnih autora. U svakom dijelu prezentacije mora se osjetiti entuzijazam govornika i u verbalnoj i neverbalnoj komunikaciji. Tada je on uvjerljiv. Nije važna samo preciznost. Važna je razumljivost, rječnik auditorija čije „treće uho“ nastoji uhvatiti ono što mu je blisko, prihvatljivo. Primjerice, kad se priča o novcu, to ima različito značenje – sigurnost, održivost, snaga, prestiž, štednja, briga za porodicu itd.

3. Kako održavati pažnju publike?

Kad prezentator samo priča publici naučeno i monotono, to može rezultirati padom pažnje. Publiku treba involvirati jer se time pojačava interes. Ima nekoliko načina. Jedan je postavljanjem pitanja. Drugi je ponavljanjem, ali ne ono školski istim riječima već se na drugi na- čin ispriča isto. Potpuno involviranje postiže se kad se nakon prezentacije formiraju grupice u kojima prema prezentiranim tezama rješavaju problemi i dalje se razrađuje. Grupe se pomalo navodi, uskače i stimulira u pozitivnom smjeru jer se tada postiže prava kreativna atmosfera.

Na jednom seminaru o inovacijama napravio sam pokus koji se odvijao prema očekivanim reakcijama. Jednoj grupi sam strogo „naredio“ da moraju dati rezultat u određenom vremenu, a drugu grupu sam stimulirao i navodio da budu hrabri, pa makar i pogriješe. Tako sam potaknuo kreativnost. Naravno da se u prvoj grupi nije dogodilo gotovo ništa, jer su bili frustrirani. Ispričao sam se kako je to bilo namjerno da se vidi kako se kreativnost ne može naređivati. Druga grupa je bila fenomenalna. Moja mlada znanica Sašenka stvarno je zablistala. Zapitao sam je kako to da nije ranije na radnom mjestu bila tako kreativna u sektoru tehnološkog razvoja, pa mi je rekla da su oni morali slušati naređenja direktora i pitati ga o svemu. Vrlo „poučno“ za blokiranje kreativnosti!

Naime, kad se nekome pristupi tvrdo, to je neprijatelj kreativnosti, a kad je to stimulativno, prijateljski, onda rezultat ne izostaje. Mi imamo u sebi jedan filter koji je vezan na iskustvo i doživljaj, pa ako je taj doživljaj loš, tada nema rezultata. U životu ima nekoliko paralela. Recimo, kad doktor respektira sestre, one dobivaju elan. Još bolji primjer su lideri u poduzećima. Oni ne naređuju kao klasični šefovi, suradnike usmjeravaju i stimuliraju, oslobađaju stega hijerarhije. Nije dovoljno samo formalno kooperirati s auditorijem, nego i slijediti njihov unutarnju glas. To je to „treće uho“. Jedna stara izre- ka i mudrost kaže: „Veselo srce razvedrava lice, a bol u srcu tjeskoba je duhu“.

Instrumenti prezentatora su – glas i tijelo. Glas ima emociju, tonalitet i inicira akciju, a tijelo, pogled, kretnje naglašavaju ono što riječi govore. Po osobnom zapažanju to sjedinjenje glasa i pokreta je vrlo kompletno kod prognostičara Zorana Vakule. Gledajte i slušajte kako on naglašava, kako se kreće i kako pokazuje. Zato nije čudo kad ljudi govore o vremenskoj prognozi kažu: „Vakula je rekao…“ Ljudi mu vjeruju, iako su mu neki suradnici zavidni. Na Ekonomiji sam imao dva profesora koji su bili vrlo različiti. J. S. je sjajno pisao, ali smo jedva izdržali 45 minuta. Drugi, Ivo Perišin koji je predavao „dosadne“ financije, punio je dvoranu. Imao je ne samo sadržaj, već i naglašavanje, ton, pogled, kretnje tijelom. A uvod na prvom predavanju je bio fenomenalan, digao je našu radoznalost i očekivanje. Zato i pamtim njegov početak prvog predavanja: „Ja nisam apologeta socijalizma, a niti njegov kritizer, već ću biti realan, istinit“.

S instrumentom koji zovemo glas „sviramo“ visinu tona, proizvodimo glasnoću, radimo pauze, naglašavamo, dajemo tempo i sve se to pretvara u izričaj. Zamislimo obrnuto – monotoni glas. Nema učinka. Nije važno samo ŠTO vi kažete, već KAKO. 2 Prema tome sadržaj ne dolazi do izražaja ako nije dobro intoniran. Riječi su vrlo muzikalne, a uz prikladnu melodiju one dolaze do punog izražaja. Glas prezentatora je jedinstven. Po njemu ga prepoznajemo, pamtimo, pa evo zašto je to važan instrument. Glas odaje. Netko viče, netko šapuće, ali treba znati naći pravi ton. Danas to jako dolazi do izražaja zbog mikrofona. Dakle, interpretacija u prezentaciji odaje karakter.

Vrlo profesionalni govornici su svećenici. No neki koji djeluju prirodnije u intonaciji u pogledima, nisu dosadni, a ima nekih koji naglašavaju naučeno, ali nemaju baš sluha za to. Ti djeluju dosadno… Pjesme i pjesmice su pisane u stihovima kako bi zvučale bolje i da se dobro pamte. Zato su Psalmi u Bibliji pisani u stihovima.

Auditoriju se mora isporučiti nešto što prisutni čekaju da nauče, nešto što čuju prvi put ili barem na drugi način. Biti različit od drugih odlika je svakog prezentatora i govornika. Prisjetite se američkih predsjednika. Svaki je nosio svoju osobnost i imponirao na svoj način, osim jednog monotonog kakav je bio Carter. Veliki govornik je bio baptistički svećenik Martin Luther King. Još uvijek odjekuje njegova uzrečica: „I have a dream“. Taj slikoviti govor za ravnopravnost imao je veliki odjek ne samo u SAD-u već i šire. Možemo zaključiti da su svi veliki govornici bili razumljivi i jednostavni. Jednostavnost treba biti u svakom javnom nastupu. Nikad to ne znači da je auditorij priglup…, već znači da govornik pogađa precizno suštinu i da ne „mulja“. To samo odaje njegovu kompetentnost i snagu.

2 Pred nekoliko brojeva objavio sam frapantan podatak iz istraživanja Harvard BS, prema kojem sadržaj u prodajnom razgovoru ima utjecaj samo 7%! Ostalo je smiješak kao poruka prijateljstva 55%, boja glasa 38%! Izgleda zaista frapantno, ali je to samo poruka koja govori da kad se želi isporučiti sadržaj, nije dovoljno u usmenoj komunikaciji samo hladno iznašati činjenice.

4. Perfekcija ili uspješnost?

Govornik ne treba težiti perfekciji, jer se lako dođe do blokade i zastoja zbog straha da nije sve odlično. Umjesto perfekcionizma treba težiti uspjehu. Kad je prezentacija uspješna, ljudi misle da je govornik u svemu uspješan. Znamo iz iskustva da „štreberi“ dođu u nepriliku, jer se uči napamet umjesto s razumijevanjem. Sjećam se iz škole na zemljopisu kad je kolegica zaboravila lekciju, iako je učila cijeli dan, pa je zamolila nastavnicu da joj samo kaže prvu riječ, jer je ostalo znala na pamet… Mnogo godina kasnije sam razgovarao o tome i s profesorom psihologije Petzom, koji mi je rekao kako je ostao začuđen što mnogi ljudi znaju molitve na pamet, a ne razmišljaju što znače. Tek kad ih se priupita ili podsjeti, onda se i sami čude: „Ahaaa!“

Čovjek ima u sebi 25 postotaka predispozicije da bude uspješan govornik. Ostalo se postiže vježbanjem i praksom. Uz praksu se veže iskustvo koje nije od prve jako uspješno. Neka! Ispravit će se, samo treba uočavati reakciju publike, „feedback“. Za uspjeh su važne prve minute i to sam osobno dobro iskusio. Publika se mora prilagoditi glasu ili čekati iznenađenje. Nakon uspješnih prvih minuta publiku se ima „u šaci“, „k’o na dlanu“ za ostatak prezentacije. Ranije smo naglasili vježbe pred ogledalom. Prema tome, praksa počinje vježbom kod kuće, ali ne da se uči napamet „kao papagaj“, već da se izvuku i naglašavaju važne riječi i da im se daje snaga i pažnja. Treba vježbati kada treba dati stanku, pa pogledati ponašanje publike. To je dobra prilika da se uoči reakcija, ali i da se djeluje na auditorij. Da se ne bi zanijeli misleći kako ste vješti jer ako se ne prakticira, publika to neće primijetiti. Još treba paziti na to da kada se prvi puta dođe u nepoznat prostor, ne može se odmah prilagoditi. Treba promatrati prostor i u par minuta odrediti jačinu i boju glasa sa i bez mikrofona, „uzemljiti“ se. ma što publika misli. Dobro je i na kraju postaviti pitanja, ali ne ono „Jel’ vam se sviđalo?“, već malo bliže temi: „Što ste najviše uočili, jel’ ćete to koristiti?“ i slično. Involviranje publike na samom početku kao i na kraju stvara dobru atmosferu i odjek.

Dakle, kao što je kod prodajnog razgovora važno pitati, pitati, pitati i slušati, slušati i slušati, za prezentaciju je važno prakticirati, prakticirati i prakticirati, te pojednostaviti, pojednostaviti i pojednostaviti.

5. Zaključne napomene

Uspješni prezentatori razumiju publiku, shvaćaju, razlučuju što žele i što sudionicima treba. U nastupima treba održavati interes, pažnju i dobru atmosferu. Treba reagirati na reakciju publike, ispraviti se ako se zapazi da se smanjuje razina pažnje i zanimanja. Prezentatori koji poznaju materiju, to ne izražavaju kompliciranim jezikom već iznose na razumljiv i jednostavan način. Za to se treba pripremati i vježbati. Slajdovi su samo pomoćno sredstvo, ilustracije, podsjetnik i pojačivač teza iz govora. Osobnost je dio prezentacije kao i različitost od drugih, a ono što se izlaže mora biti autentično, imati svoje izvore. Ne smije se otići široko, „raštrkati“ teze, već imati glavnu misao vodilju (lajtmotiv) i samo nekoliko teza koje slijede onu glavnu. Prezentator ne mora težiti perfekciji već uspjehu.

Kad je prezentacija uspješna, onda publika vjeruje da je izvođač uspješan i u drugim poslovima kao i u životu uopće.

Ne treba cijeli govor pisati unaprijed i misliti svaki tren da ga se ponovi. To je doduše mogao Reagan jer je bio glumac. Bolje je spremiti teze, ali kad je prezentacija sa slajdovima, teze su već na ekranu. Zlatno pravilo prezentacije i govornika je promatranje prostora, auditorija, reakcije i krajnjeg ishoda, a ne se usredotočiti na sebe. Promatrati i prakticirati - to treba ući u krv. Treba koristiti svaku prilika u kojoj se govori, razgovara kako bi se uočila reakcija, pa se onda ispravlja u sljedećoj prilici. Neki prezentatori samo „odverglaju“ svoje bez da znaju što se događa u auditoriju. Oni će i sljedeći puta raditi iste greške, jer nemaju poj - ST