3 minute read
3.8 Järjestelmän hankintaprosessin kehittäminen
maan aikana olisi vastuuhenkilö, joka vastaa rakennuksen käytönaikaisesta toiminnasta, jolloin sitoutuneisuus täyttämään loppukäyttäjän toiveita ja toiminnan varmistaminen saisivat tarvittavan merkityksen.
Kun kansainvälisen kyselyn vastaajilta kysyttiin kenelle tarvittava koordinointi voisi tehtävänä kuulua. Esille nousi, kuten kotimaisissa haastatteluissakin, vaihtoehtona konsulttien käyttö, mutta toinen vaihtoehto oli tehtävään erikseen koulutettavan erityisosaaja, joka nousi esille myös järjestelmätason hallintaan liittyneessä kysymyksessä. Tämä vastaisi tavoitteita kotimaisen hankkeen koordinaattorin tehtävää.
Edellä esitettyjen osa-alueiden lisäksi vastaajat esittivät, että rakennusprojekteissa kaikki asennettavat järjestelmät on huomioitava tarvittavilta osin kokonaisuudessa eikä nykyaikaisessa kiinteistöjärjestelmässä yksittäistä osa-aluetta voida jättää ulkopuolella. Kuitenkin Ruotsissa nähtiin vahvemmin kokonaisuuksien hajauttaminen toimivaksi tavaksi toteuttaa prosesseja, mutta Saksassa nostettiin enemmän esille paloturvallisuuden sidokset muiden turvajärjestelmien ja kiinteistötekniikan kanssa. Saksassa nähtiin myös kuten tutkimustyössä, että nykyaikaisen rakennushankkeen paloturvallisuuskonseptissa on huomioitava suunnittelu, asennus ja ylläpito yhtenä kokonaisuutena.
’Integroitu järjestelmäkokonaisuus pyritään jakamaan hallitusti hankinnan kannalta tarkoituksenmukaisiin määriteltyihin osiin, jotta lopputuloksen toiminnan ennustettavuus säilytettäisiin. Eri kilpailutusmuodoilla voidaan vaikuttaa hankintojen onnistumiseen. Laadullisten kriteerien laajempi ja parempi huomiointi hankintamateriaaleissa ja -päätöksissä vaatii jatkossa kehittämistä. Keskeisinä aiheina nähtiin: • Järjestelmäkokonaisuuden hallittu jakaminen hankintaprosessia varten • Järjestelmän hankintamuodot ja hankinta-asiakirjojen laadulliset kriteerit.
Järjestelmähankkeiden yksi keskeinen ongelma on järjestelmäkokonaisuuden hallitsematon pirstaloituminen hankintaprosessin aikana, mistä on seurannut järjestelmien toiminnallisia ongelmia käyttöönotossa sekä myöhemmin käytön
aikana. Ongelmien taustalla on muun muassa ymmärtämättömyyttä eri laitteiden ja järjestelmien välisistä yhteensopivuuden ehdoista. Pirstaloitumisen seurauksena hankkeen kustannusten ja lopputuloksen ennustettavuuden menetetään.
Toimivan ja kustannustehokkaan järjestelmäkokonaisuuden toteutumisen katsottiin edellyttävän, että kokonaisuus saadaan jaettua hallitusti laitehankintaan soveltuviksi osakokonaisuuksiksi ilman, että suunnitellun järjestelmäkokonaisuuden toiminnallisuuksien toteutuminen vaarantuisi. Toiminnallisuuksien mukainen jako nähtiin tarjouskilpailuun soveltuvaksi jaoksi, jolloin osakokonaisuudet muodostuisivat paloturvallisuuteen, hälytyksiin ja liikkumiseen kuuluvista osista. Oikea ajankohta jakamiselle on suunnittelun alkuvaiheessa tai heti sen jälkeen, kun hankkeen laajuus on tiedossa riittävällä tarkkuudella.
Integroidun järjestelmän ongelmattoman käyttöönoton varmistamiseksi ja eri osapuolten välisten epäselvyyksien välttämiseksi on tärkeää, että tarjouspyyntöjen määrittelyt ovat riittävän tarkat. Hankintaosien määrittely vaatii järjestelmätason osaamista, joten aiemmin esitetty laitteisto- ja järjestelmäriippumaton järjestelmäkoordinaattori olisi mahdollinen henkilö vastaamaan järjestelmäkokonaisuuden jakamisesta ja määrittelystä. Haastatteluissa nähtiin myös alustatoimittaja ja loppukäyttäjä mahdollisina tahoina suorittamaan järjestelmäkokonaisuuden jakaminen.
Jokaisen suunnitelmissa esitetyn järjestelmäkomponentin mahdollinen muutosehdotus hankintojen toteuttajalta tulisi hyväksyttää jollakin sellaisella taholla, joka kykenee selittämään ja perustelemaan rakennushankkeeseen ryhtyvälle muutoksen vaikutukset järjestelmäkokonaisuuden toimintaan ja ominaisuuksiin sekä elinkaarikustannuksiin. Tämä taho voisi olla järjestelmäkoordinaattori. Järjestelmäkoordinaattorin tehtävä voisi olla tarkastaa pääurakoitsijan lopullinen hankintasuunnitelma ennen tarjouskilpailua. Haastatteluissa tuotiin myös esille, että rakennushankkeeseen ryhtyvän tulisi ottaa suurempaa vastuuta teknologisista hankinnoista.
Tutkimuksessa myös pohdittiin Suomen hankintalain (2016/1397) esittämien eri kilpailutusmuotojen mahdollisuuksia paloturvallisuusjärjestelmien hankinnan kehittämiseksi. Lisäksi tutkittiin, miten erilaiset laadulliset kriteerit esiintyvät hankintamateriaaleissa sekä, miten ne huomioidaan hankintapäätöksissä.
Hankinnoissa on tutkimuksen mukaan käytetty usein rajoitettua menettelyä ja melko usein neuvottelumenettelyä ja kilpailutettua neuvottelumenettelyä.
Tuloksista selvisi myös, että erityisesti neuvottelumenettelyn käytön lisääntyminen nähtäisiin hankintojen tasoa parantavana tekijänä. Hankintamenettelyn onnistumisen kannalta on tärkeää, että halutut toiminnallisuudet määritellään riittävän tarkasti ja rakennuksen käyttötarkoitus tuodaan esille selkeästi. Tutkimuksessa tuli lisäksi esille, että paloturvallisuusjärjestelmien hankinnoissa teknologia ja käyttöönotto tulisi tehdä erillishankintoina. Asioita, joiden nähdään jäävän usein hankintojen jälkeen ratkaistaviksi, ovat integroidun järjestelmän kattava testaus sekä yksityiskohtaiset tekniseen toimintaan vaikuttavat asiat, ja joskus myös käyttäjän toiveet. Tästä syystä hankintoihin sekä hankinnan yhteydessä tapahtuvaan järjestelmäsuunnitteluun tulisi varata riittävästi aikaa ja resursseja, jotta lopputuloksen laatu ei kärsisi.
Laadullisten kriteereiden huomioon ottaminen hankinnoissa on yleisesti ottaen ollut puutteellista eikä hankinnoissa toimita aina annettujen ohjeiden mukaisesti. Myös hankinnan lähtötietojen saatavuudessa on nähty jonkin verran puutteita. Hankintamateriaaleista on puuttunut muun muassa riskiarvioiden johtopäätökset, alustan asettamat vaatimukset sekä järjestelmien välisten sidosten, integraation ja ohjauskokonaisuuksien kuvaukset. Lähtötiedoista on voinut puuttua myös järjestelmien massalistat. Kriittisten järjestelmien hankinta-asiakirjojen, esimerkiksi laitekaavioiden, laadullisessa sisällössä on esiintynyt puutteita. Järjestelmien ohjauskokonaisuuksia ei ole aina esitetty riittävän laajasti ja riittävällä tarkkuudella. Asiakirjat ovat myös saattaneet rajoittaa toteutusmallia liikaa tiettyyn tekniseen ratkaisuun. Asiakirjoissa ei ole myöskään otettu riittävästi huomioon järjestelmien haavoittuvuutta ja toimintavarmuutta. Ratkaisuina näihin haasteisiin esitettiin tarkempia vaatimustenmäärittelyjä, riittäviä selonottoneuvotteluja sekä toimintamallien tarkastamista ja päivittämistä.
Suomen hankintalain esittämät eri laatukriteerit on otettu hankinnoissa huomioon hyvin vaihtelevasti. Parhaiten on huomioitu järjestelmän kustannustehokkuus. Järjestelmän toimitus- ja toteutusaika, huolto, toimituspäivä sekä toiminnalliset ja esteettiset ominaisuudet on otettu huomioon melko hyvin. Esteettömyys, käyttäjien vaatimukset, käyttökustannukset sekä elinkaaripalvelut on taas otettu huomioon melko huonosti. Vähiten huomiota ovat saaneet tekniset ansiot.
Edellä esitettyjen havaintojen perusteella on selvää, että hankintamateriaalien laadussa, laajuudessa ja saatavuudessa on kehitettävää. Hankintahinnan liian suuri painoarvo hankinnan arvioinnissa voi johtaa huonoon lopputulokseen. Haastatteluissa tuotiin myös esille, että valituiksi on tullut teknologioita, jotka eivät ole täyttäneet hankintamateriaalien laadullisia kriteereitä, mutta jotka ovat olleet tarjoushinnaltaan halvimpia. Laadulliset puutteet tulevat esille yleensä hankkeen myöhemmissä vaiheissa ja niiden aiheuttamien ongelmien korjaaminen aiheuttaa hankkeeseen ryhtyneelle, kiinteistön omistajalle tai loppukäyttä
