9789144082530

Lars F Hammarlund är specialist på betalningar, kassaflöden och cash management. Anlitas av företag för utbildningar och seminarier, arbetar för Bankgirot som rådgivare åt banker, företag, organisationer och offentlig sektor. Har tidigare arbetat inom bank och finans som bl.a. controller.

Sven-Erik Jacobson är pol.mag. och har under de senaste 27 åren varit verksam inom SEB som bl.a. senior business advisor och som produktchef för svenska betalningar. Han har en omfattande erfarenhet av betalfrågor i Sverige och har även varit verksam inom det tidigare Postgirot och inom finansbolag.

| Cash management för företag

Claes-Göran Larsson fil.dr. (1945–2011) lärare och forskare i företagsekonomi vid Handelshögskolan, Umeå Universitet. Var även verksam som finanschef och VD inom näringslivet och banksektorn.

Lars F Hammarlund Per Mackén Sven-Erik Jacobson Claes-Göran Larsson

Per Mackén är civ.ek. och driver MackOne AB där han arbetar som konsult och utbildare med cash management frågor. Har genomfört ett flertal CM-analyser och förbättringsarbeten inom betalningsområdet. Har tidigare arbetat 25 år på Swedbank med utveckling, rådgivning och utbildning av betalningstjänster.

Cash management för företag Denna bok är en klassiker som vi nu erbjuder i ny skepnad. Sedan Claes-Göran Larsson skrev första upplagan år 1982 har boken haft en unik ställning på den svenska marknaden. Den efterfrågas i utbildningar och kurser och täcker mycket av den enorma efterfrågan på kunskap inom cash management som finns på marknaden. Författarna har gjort en betydande breddning av innehållet och lagt det på en nivå som ger läsaren full behållning, relevant kunskap och nya insikter inom området. En modern bok med ett modernt synsätt på cash management som vänder sig till universitet och högskolor, ekonomi- och finans­ avdelningar inom både större och mindre företag, arbetsmarknadens organisationer, offentlig verksamhet, bank och försäkring, revisorer och redovisningskonsulter m.fl. Boken fungerar utomordentligt som underlag för cash managementförbättringar, som ett hjälpmedel i vardagen och som uppslagsverk, författarna har strukturerat upp ett omfattande område och gjort det begripligt.

Cash Management

för företag Lars F Hammarlund Per Mackén Sven-Erik Jacobson Claes-Göran Larsson

Elfte upplagan Art.nr 4347

11:e uppl.

www.studentlitteratur.se

978-91-44-08253-0_01_cover.indd 1

2013-05-29 10.56

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Presskopias skolkopieringsavtal, är förbjuden.

För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Presskopia.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare.

Denna trycksak är miljöanpassad, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 4347 ISBN 978-91-44-08253-0 Upplaga 11:1 © Författarna och Studentlitteratur 2013 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Sakgranskning av kapitel 2 och 3: Anders Jerreling Omslagslayout: Francisco Ortega Omslagsbild: Shutterstock/Aleph Studio, Olekiy Mark och Potapov Alexander Printed by Graficas Cems S.L., Spain 2013

978-91-44-08253-0_01_book.indd 2

2013-05-29 08:56

Innehåll

Förord 13 K apitel 1

1.1

Introduktion 15 1.1.1 Varför Cash management? 16 1.1.2 Bokens innehåll 17

K apitel 2

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

3.4 3.5 3.6

Cash management 19

Vad är cash management? 20 2.1.1 Vad omfattar cash management? 20 Cash management och balansräkningen 21 Working capital management 21 Affärs- och kassaflödescykeln 23 Rörelsekapital i olika branscher 24 Rörelsekapitalanalys 24 Kapitalbehov 26 CM förbättrar lönsamheten 27 Några slutsatser 28

K apitel 3

3.1 3.2 3.3

Inledning 15

Likviditetshantering 29

Likviditetsbudget 29 Hur görs en likviditetsbudget? 30 Likviditetsplanering 32 3.3.1 Likviditetsplanering vid underskott 32 Hur stor likviditetsreserv behövs? 33 Intern styrning kan påverka likviditeten 34 Kassaflödesanalys/finansieringsanalys 35 3.6.1 Kassaflödesanalys som informationskälla 37

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 3

3

2013-05-29 08:56

Innehåll

3.7 3.8

Likviditetsrapporter 38 Ökad precision i prognos och beslut 38 3.8.1 Likviditetsmodeller 40 3.9 Några slutsatser 41 3.10 CM-kollen 42 K apitel 4

4.1 4.2 4.3

4.4

4.5

4.6

4.7 4.8

Svensk betalningsmarknad 44 4.1.1 Kort historisk tillbakablick 44 Eurobetalningsområdet 46 Betalningsinstrument 47 4.3.1 Gireringar och kontoöverföringar 48 4.3.2 Autogiro 50 4.3.3 Kortbetalningar 51 Betalningsmarknadens infrastruktur 52 4.4.1 Bankkonton 53 4.4.2 Clearinginstitut 54 4.4.3 Avvecklingsinstitut 55 4.4.4 Clearing- och avvecklingsmekanismer 56 Fördelar för användare av de nya europeiska betalningssystemen 58 4.5.1 Privatpersoner 58 4.5.2 Företag 58 4.5.3 Butiker 59 4.5.4 Systemleverantörer 59 4.5.5 Banker 59 Nordisk betalningsmarknad 60 4.6.1 Danmark 61 4.6.2 Norge 63 4.6.3 Finland 64 Några slutsatser 65 CM-kollen 65

K apitel 5

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

4

978-91-44-08253-0_01_book.indd 4

Betalningsmarknaden 43

Inbetalningar 67

Förskottsbetalning 67 Kontantförsäljning 68 Kreditförsäljning 68 Styrmedel 68 Kapitalbindning 69 Kundreskontra 70

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:56

Innehåll

5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22

5.23 5.24 5.25 5.26 5.27 5.28

Analys av kundfordringar 72 5.7.1 Innehålls- och åldersanalys av kundreskontran 73 Kredittider 74 Exempel på betalningsvillkor 75 5.9.1 Utländska marknader 76 Minskad kredittid frigör kapital 76 Bestämma förfallodag 77 Betalningsvillkor i avtal 77 Snabbare betalningar 78 Tvingande regler om betalningstider i näringslivet 79 Konsekvenser av ändringarna 79 Förbättringar i order/faktureringsrutin och kundreskontra 80 Fakturering av tjänster 83 Tidsgapsanalys 84 Ränteeffekt vid helger 85 Val av kalkylränta 85 Beräkning av frigjort kapital och ränta 86 5.21.1 tabell över räntevinster 87 Kontanthantering 88 5.22.1 Måste butiken ta emot kontanter? 88 5.22.2 Penningtvättslagen 88 Kortbetalningar 89 Autogiro 89 5.24.1 Hur beräknas lönsamheten i autogiro? 90 Att välja och styra inbetalningsalternativ 90 När anses betalningar vara gjorda? 92 5.26.1 Misstagsbetalningar 93 Några slutsatser 93 CM-kollen 94

K apitel 6

6.1 6.2

6.3

Fakturahantering 95

Fakturakvalitet 96 Fakturans innehåll 98 6.2.1 Fullständig faktura 98 6.2.2 Förenklad faktura 99 6.2.3 Faktura pro forma 99 Kundfakturor 100 6.3.1 Fakturering till företag 101 6.3.2 Fakturering till privatpersoner 101 6.3.3 Elektroniska kundfakturor 102

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 5

5

2013-05-29 08:56

Innehåll

6.4

Leverantörsfakturor 104 6.4.1 Elektroniska leverantörsfakturor 105 6.4.2 Fakturaskanning 106 6.4.3 Fakturahanteringssystem 106 6.4.4 Bestridande av faktura 106 6.5 Styrmedel 107 6.6 Fakturanummerstandard 109 6.7 Automatisk betalning 110 6.8 Dokumenthantering 110 6.9 Några slutsatser 111 6.10 CM-kollen 111 K apitel 7

Kortbetalningar 113

7.1 7.2

Säkra kortbetalningar 114 Två olika kategorier av kort 116 7.2.1 Debetkort 116 7.2.2 Betal- och kreditkort 116 7.2.3 Delbetalningsavtal 117 7.3 Kortutgivning 118 7.3.1 Utgivning av debetkort 118 7.3.2 Utgivning av betal- och kreditkort 118 7.3.3 Utgivning av profilerade kort 118 7.4 Kortinlösen 119 7.4.1 Betalväxel 120 7.4.2 Återkommande betalningar 120 7.4.3 Kontantuttag 121 7.4.4 Utländska betalningar 121 7.4.5 Återbetalning till kort 122 7.4.6 Kortterminaler 122 7.5 Informationsflöde 122 7.6 Kassaflöde, kreditrisk och avgifter 123 7.7 Gränsöverskridande kortbetalningar 125 7.8 Affärsmässiga överväganden 126 7.8.1 Serviceavgifter 126 7.8.2 Kontanter och fakturering 127 7.8.3 Försäljning 127 7.9 Några slutsatser 128 7.10 CM-kollen 128

6

978-91-44-08253-0_01_book.indd 6

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:56

Innehåll K apitel 8

E-handel och mobila betalningar 129

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Marknadsanpassade betallösningar 129 Val av e-handelsplattform 131 Betalväxelns betydelse 131 Kortbetalning vid e-handel 132 Direktbetalning 133 8.5.1 Fördelar med direktbetalning: 134 8.5.2 Nackdelar med direktbetalning 134 8.6 Faktura 134 8.6.1 Fördelar med faktura som betalsätt 135 8.6.2 Nackdelar med faktura som betalsätt 135 8.7 Mobila betalningar och framtida utveckling 136 8.7.1 Tekniska lösningar – NFC och QR 137 8.8 Aktörer på marknaden 138 8.9 Några slutsatser 140 8.10 CM-kollen 141 K apitel 9

9.1 9.2 9.3

9.4

9.5

9.6 9.7

Internationella betalningar 143

Fakturering och betalningsvillkor 143 Att få betalt från utlandet 144 Informera betalaren om bank och konto 145 9.3.1 IBAN 145 9.3.2 BIC och Swift 145 9.3.3 Avisering om inbetalningar 147 Att göra betalningar till utlandet 147 9.4.1 Olika betalningstjänster 147 9.4.2 Olika betalningstyper 148 SWIFT-meddelanden 149 9.5.1 Cut-off-tider (stopptider) 149 9.5.2 Avgifter vid utlandsbetalningar 149 9.5.3 Bankernas valutatjänster 150 Några slutsatser 150 CM-kollen 151

K apitel 10

Credit management 153

10.1 Kreditpolicy och kreditinformation 153 10.2 Kreditrating 154 10.3 Kravrutiner 154 10.3.1 Kundförluster 155 © F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 7

7

2013-05-29 08:56

Innehåll

10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 10.11

Påminnelser 156 Förseningsersättning 157 Dröjsmålsräntor 157 Faktureringsavgift – expeditionsavgift 158 Betalningsindex 158 Att betala dröjsmålsränta 159 Några slutsatser 159 CM-kollen 160

K apitel 11

Utbetalningar 161

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10

Kapitalbindning i utbetalningskedjan 161 Utbetalningar och likvida medel 163 Behörighetshantering 163 Leverantörsreskontra 165 Leverantörsregister 166 Betalningsrutinernas utveckling 167 Leverantörsbetalningar 167 Löneutbetalningar 171 Kontoöverföringar 172 Betalningar till skattekonto 173 11.10.1 Val av redovisningsperiod för moms 174 11.10.2 Redovisning och betalning av moms 174 11.10.3 Återbetalning av utländsk moms 175 11.10.4 Inbetalning av preliminär skatt 175 11.10.5 Anmälan av ändrad inkomst 176 11.10.6 Ränteberäkning på skattekontot 176 11.11 Betalningar av tull 177 11.12 Några slutsatser 178 11.13 CM-kollen 178 K apitel 12

Bankkonton 179

12.1 Transaktionskontot 179 12.2 Ränteberäkning 180 12.2.1 Exempel på hur man räknar ränta 180 12.2.2 Kvittning och valutering 181 12.3 Float 182 12.4 Valutakonton 182 12.4.1 Utländskt uppsamlingskonto 182

8

978-91-44-08253-0_01_book.indd 8

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:56

Innehåll

12.5 Koncernkontots syfte och funktion 183 12.5.1 Företagsintern styrning 184 12.5.2 Avgifter 186 12.5.3 Koncernvalutakonto 186 12.6 Ytterligare former för cash pooling 186 12.6.1 Zero Balancing 186 12.6.2 Automatisk överflyttning av likviditet 187 12.6.3 Räntekompensation 187 12.6.4 Legala och regelmässiga aspekter 187 12.6.5 Interna kreditlimiter 187 12.7 Behörigheter/fullmakter 188 12.7.1 Identifieringsmetoder 188 12.8 Några slutsatser 188 12.9 CM-kollen 189 K apitel 13

Hantering av överskottslikviditet 191

13.1 Placeringspolicy 191 13.2 Placering av överskottsmedel 192 13.2.1 Certifikat 193 13.2.2 Kreditrisk – Rating 194 13.2.3 Statsskuldväxlar 194 13.2.4 Specialinlåningskonto 195 13.2.5 Obligationer 196 13.2.6 Företagsobligationer 196 13.2.7 Fonder 196 13.2.8 FRN – Obligation med rörlig ränta 197 13.2.9 Aktier 197 13.3 Valutarisk i samband med placering 197 13.4 Några slutsatser 197 13.5 CM-kollen 198 K apitel 14

Kortfristig finansiering 199

14.1 Företagets finansiering 200 14.2 Bankkrediter i svensk valuta 200 14.2.1 Rörelsekredit 201 14.2.2 Reverskredit 202 14.3 Bankkrediter i utländsk valuta 202 14.3.1 Export 202

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 9

9

2013-05-29 08:56

Innehåll

14.4

14.5

14.6 14.7

14.3.2 Import 203 14.3.3 Inkassoförskott 203 14.3.4 Växeldiskontering 203 14.3.5 Medelfristiga utlandskrediter 204 Finansbolagskrediter 204 14.4.1 Factoring 204 14.4.2 Leverantörsreskontrafinansiering 207 14.4.3 Leasing 208 14.4.4 Kontraktsfinansiering 209 14.4.5 Lagerfinansiering 209 Penningmarknaden 209 14.5.1 Certifikatprogram 210 14.5.2 Fakturabörs 210 14.5.3 Företagsobligationer 210 Några slutsatser 211 CM-kollen 211

K apitel 15

Riskhantering 213

15.1 Risk management 213 15.1.1 Olika typer av risker 214 15.2 Vad styr valutakursernas utveckling? 215 15.3 Riskexponering 216 15.4 Valutaplanering 217 15.5 Minimera kursrisker 217 15.5.1 Kursklausuler 218 15.5.2 Terminssäkring 218 15.5.3 Valutakrediter 218 15.5.4 Balansera fordringar och skulder i samma valuta 219 15.5.5 Hänsyn vid prissättning 219 15.6 Hantera risk vid betalningar 219 15.6.1 Dokumentinkasso 220 15.6.2 Remburs 220 15.6.3 Bankgarantier 222 15.6.4 Kreditförsäkring 223 15.7 Avgifter i bank 223 15.8 Valutapolicy 224 15.9 Några slutsatser 224 15.10 CM-kollen 225

10

978-91-44-08253-0_01_book.indd 10

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:56

Innehåll K apitel 16

Organisation och system 227

16.1 Centraliserad eller decentraliserad organisation 227 16.1.1 Treasury Centre 228 16.1.2 Internbank 228 16.1.3 Shared service center 228 16.1.4 Payment factory 229 16.1.5 Netting 229 16.2 Ekonomisystem 231 16.2.1 Programvaruföretag 231 16.2.2 Outsourcing 232 16.2.3 Molnlösningar 232 16.2.4 Filformat och standarder för kommunikation 233 16.3 Hur hanteras information? 234 16.4 Några slutsatser 235 16.5 CM-kollen 235 K apitel 17

Praktisk cash management 237

17.1 Genomföra en CM-analys 238 17.1.1 Planeringsfasen 239 17.1.2 Genomförandet 240 17.1.3 Uppföljningen 240 17.2 Att ständigt förbättra verksamheten – Lean cash management 241 17.3 Vad tjänar man? 242 17.3.1 Revisorns roll 243 17.4 Upphandling av banktjänster för mindre företag 243 17.4.1 Bankrelationer 244 17.4.2 Att byta bank 245 17.4.3 Några praktiska saker 246 17.5 Upphandling av banktjänster för större företag 247 17.6 Bankernas prissättning 248 17.6.1 Statistik på betalningsflödet 249 17.7 Quality cash management 249 17.8 Policy 251 17.8.1 Riktlinjer för CM 251 17.8.2 Strategier i mindre företag 252 17.9 Inköpsrutiner 252 17.9.1 Större inköp 252 17.9.2 Mindre inköp 253

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 11

11

2013-05-29 08:56

Innehåll

17.10 Några slutsatser 253 17.11 CM-kollen 254 K apitel 18

Praktikfall 257

18.1 Bakgrund 257 18.2 Badbolagets inbetalningsrutiner 258 18.2.1 Statistiska uppgifter över inbetalningsflödet 258 18.2.2 Order-/faktureringssystem och kundreskontra 259 18.2.3 Inbetalningssystem 260 18.2.4 Kravrutin 260 18.3 Utbetalningsrutiner 261 18.3.1 DB-utland 261 18.3.2 Löner 262 18.3.3 Skatt och sociala avgifter 262 18.4 Likviditetsplanering och förvaltning 262 18.5 Uppgifter 263 18.5.1 Likviditetshantering 263 18.5.2 Inbetalningar 264 18.5.3 Utbetalningar 264 18.5.4 Valutaförvaltning och -risker 264 18.6 Lösningsförslag 264 18.6.1 Likviditetshantering 265 18.6.2 Inbetalningar 265 18.6.3 Kravrutin 267 18.6.4 Utbetalningar 267 18.6.5 Valutaförvaltning och -risker 268 18.6.6 DB-handel 269

Till slut 271 Källförteckning 273 Länkar 275 Ordförklaringar 279 Sakregister 287

12

978-91-44-08253-0_01_book.indd 12

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:56

Förord

Välkommen till Cash Management för företag.

Du håller en ny bok i din hand. Den speglar vår syn på området cash management baserad på mångårig erfarenhet från en marknad där CM är ständigt närvarande. Vår framlidne författarkollega Claes-Göran Larsson presenterade den första upplagan år 1982 och boken har sedan dess haft en stark ställning på marknaden. Vi har breddat och fördjupat ämnet dels för att fånga upp alla de förändringar som skapar nya förutsättningar för CM och dels för att ni som arbetar på både större och mindre företag samt inom offentlig sektor ska ha största möjliga nytta av innehållet.

De ämnesområden som behandlas i boken utgår från företagets betalningsströmmar och visar på potentialen med att arbeta med väl genomtänkta CM-rutiner. Meningen med boken är att på ett praktiskt sätt beskriva CM och hantering av likvida medel ur företagets perspektiv.

I boken finns olika tjänster och villkor m.m. beskrivna, som givetvis kan ändras med tiden. Läsaren uppmanas därför kontrollera ifall ändringar skett innan viktiga beslut fattas eller åtgärder genomförs. Författarna påtar sig inget ekonomiskt ansvar för uppgifterna i boken.

Det är vår förhoppning att boken ska vara av intresse och till nytta för dig i din verksamhet. Vi tar mer än gärna emot läsarnas bästa CM-tips eller kommentarer på mejl: CMtipset@gmail.com. Vi räknar med att framöver kunna publicera de bästa tillämpningarna och erfarenheterna av praktisk CM till nytta för alla.

Till sist vill vi tacka alla vänner i banker, företag och på universitet och högskolor som bidragit med synpunkter och kommit med värdefull kritik på olika avsnitt i boken.

Stockholm 2013-06-14 Per Mackén Lars F Hammarlund Sven-Erik Jacobson

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 13

13

2013-05-29 08:56

978-91-44-08253-0_01_book.indd 14

2013-05-29 08:56

Kapitel 3

Likviditetshantering

En förbättrad CM-hantering resulterar i en stabilare likviditet. Denna likviditet ska förvaltas på ett sätt som leder till ökad trygghet och ett förbättrat räntenetto i företaget. Ett viktigt hjälpmedel i syfte att uppnå detta mål är att ha en väl fungerande likviditetsplanering. Redskapet för att uppnå detta är genomarbetade rutiner och en likviditetsbudget.

Likviditetsbudgeten bör kopplas samman med den långsiktiga finansiella planeringen och uppföljningen. Ett hjälpmedel för att se tillbaka på den gångna perioden är kassaflödesanalysen/finansieringsanalysen. Att ett företag har en liten likviditetsreserv behöver inte betyda att företaget är finansiellt svagt, även om detta samband ofta gäller.

3.1 Likviditetsbudget En likviditetsbudget kan beskrivas som en plan för hur in- och utbetalningar kommer att anskaffas och användas. Budgeten är en sammanställd prognos över företagets betalningsflöden under en kommande period. Nettot av de inbetalningar och utbetalningar som sker under perioden kan även beskrivas som periodens kassaflöde.

Man kan förenkla arbetet med likviditetsbudgeten genom att använda färdiga program för likviditetsplaneringen, eller – vilket fortfarande är vanligast – en egentillverkad kalkyl i t.ex. Excel.

Likviditetsbudgeten bör kompletteras med en kortsiktig likviditetsplanering. Denna har som mål att tillräckligt mycket pengar ska finnas tillgängliga på transaktionskonton för att möta behov som uppkommer i den löpande verksamheten. Denna planering måste ofta ske på daglig basis, åtminstone i företag som har stora svängningar i sin likviditet.

Av betydelse i detta sammanhang är också att rätt kunna avgöra vilka betalningssätt som kunderna använder och styra inbetalningarna till rätt transaktionskonto. Det är effektivast att möta inbetalningar med utbetalningar på respektive transaktionskonto.

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 29

29

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

Likviditetsbudgeten är särskilt viktig: • i startskedet av en ny verksamhet • om verksamheten växer kraftigt • om verksamheten går sämre

• om verksamheten skulle ändra inriktning.

Ett förhållande som påverkar företagets likviditetsbudget är om företaget redovisar månadsmoms, tremånadersmoms eller årsmoms. Beloppen som tas upp i likviditetsbudgeten inkluderar moms.

3.2 Hur

görs en likviditetsbudget?

Hur likviditetsbudgeten ska utformas är helt upp till företaget som upp­ rättar och använder budgeten. En budget används för intern planering och styrning. Det finns därför inga externa krav på hur den ska utformas. Det viktigaste är att den är anpassad för det egna företagets behov. Oftast är en funktionell och relativt enkel likviditetsbudget det bästa. Vid val av uppställningsform kan det vara lämpligt att välja en form som möjliggör en jämförelse med den utfallsberäkning som sker i kassaflödesanalysen. Något att fundera på är om det är budgeten som bör anpassas till strukturen för kassaflödesanalysen, eller tvärtom kassaflödesanalysen som ska anpassas eller delas upp på ett sätt så att den kan jämföras med budgeten.

Budgetarbetet utgår från prognoser av nästa periods utveckling och från tidigare erfarenheter. Underlaget för likviditetsbudgeten är de relativt ­detaljerade delbudgetar för försäljning, inköp, investeringar, etc. som företaget normalt upprättar. Vid budgetering av ett företags försäljning måste man alltså beakta företagets betalningsvillkor och verklig kredittid eftersom det påverkar inflödet av likvida medel i relation till den förväntade försäljning som budgeteras i resultatbudgeten. Budgetering av utbetalningarna är lättare eftersom det är företaget själva som styr planeringen utifrån kända och prognostiserade händelser.

Likviditetsbudgeten ska för en bestämd period innehålla de summor som beräknas flyta in, respektive betalas ut, och de tidpunkter när in- och utbetalningar beräknas inträffa. Perioden kan vara en månad, vecka eller t.o.m. en dag. Detaljrubrikerna kan t.ex. omfatta:

30

978-91-44-08253-0_01_book.indd 30

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

• försäljning • löner

• betalning till leverantörer • räntor och amorteringar

• skatter och andra avgifter • investeringar

• marknadsföringsåtgärder

• upptagande av lån, emissioner samt utdelning.

Vilken tidsperiod och rubriker som väljs beror på bransch, företagets storlek och betalningsmönster.

Svårast att beräkna är i allmänhet när företaget självt kommer att få betalt från sina kunder. Med hjälp av erfarenheter om betalningsvillkor, kundernas betalningsvanor etc. som finns på ekonomi- eller finansavdelningen samt försäljningsbudgeten brukar det ändå gå att skapa en arbetsduglig budget. eftersom det ofta är svårt att förutse förändringar över längre perioder, arbetar företag ibland med rullande budget för t.ex. tre månader framåt.

Likviditetsbudgeten görs då upp i detalj för den perioden och följs upp varje månad, då också en ny budget utarbetas för nästkommande period.

Budgeterade och prognostiserade betalningsflöden är av betydelse, men även utfallet behöver analyseras för att framtida prognoser ska kunna förbättras. Det är viktigt att se hur betalningsmönstren i företaget faktiskt ser ut och hur de förändras över tiden.

Olika budgetar Avdelning

Delbudget

Inköp

Inköpsbudget

Tillverkning

Tillverkningsbudget

Försäljning

Försäljningsbudget

Personal

Personalbudget

Administration

Omkostnadsbudget

Ekonomi

Investeringsbudget

Totallbudget

Resultatbudget

Balansbudget

Likviditetsbudget

FIgUR 3.1 Likviditetsbudgetens roll i budgetarbetet.

© F ö R FAt tA R NA O C H S t U D e N t L I t t e R At U R

978-91-44-08253-0_01_book.indd 31

31

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

3.3 Likviditetsplanering Den tidsmässiga ordningsföljden i vilken in- och utbetalningar inträffar påverkar företagets kapitalbehov. Utbetalningarna för ett pågående arbete kommer nämligen nästan alltid långt före de inbetalningar som motsvarar samma arbete. I ett företag med en kapitalomsättningshastighet på 1 kommer utbetalningarna i genomsnitt 1 år före inbetalningarna.

Den tidsmässiga fördröjningen är speciellt märkbar i nystartade företag och tillväxtföretag. Detta beror på de stora utbetalningar för investeringar i fastigheter, maskiner och andra inventarier som dessa företag ofta måste göra. Detta innebär att utbetalningarna för de investeringar som behövs för verksamheten under långa perioder måste finansieras med annan likviditet än den som erhålls från inbetalningarna för motsvarande verksamhet.

Beroende på om det är ett överskott eller underskott i likviditeten behöver beslut fattas om placering av likvida medel, alternativt hur underskottet ska finansieras.

Inom ramen för budgeten finns det också möjligt att planera för olika investeringar. Bryts budgeten ner i korta tidsperioder, t.ex. dagar, kan denna även få matcha inköpen av material till produktion och lager. Självfallet kräver det att samarbetet fungerar mellan ekonomiavdelning och inköpsavdelning. Även utan denna hårda styrning kan företaget vilja göra inköp som för tillfället är fördelaktiga. Då är likviditetsbudgeten bra att ha som underlag för beslut.

Det är vanligt att likviditetsplanering är något man sysslar med när det går dåligt och likviditeten är ansträngd. De företag som har välfyllda kassor kan uppleva likviditetsplaneringen som onödig administration: ”det finns ju pengar”. Det är – och har framför allt varit – alltför vanligt inom kommuner, offentlig förvaltning eller organisationer där pengar regelbundet fylls på.

3.3.1 Likviditetsplanering vid underskott

Ibland visar likviditetsbudgeten att företagets likvida medel inte räcker till för de planerade utbetalningarna under en viss period. En rörelsekredit kan då få utgöra en första buffert i det korta perspektivet. Beslutet om storleken måste bygga på en avvägning mellan olika typer av kostnader, som exempelvis: • alternativkostnad (räntekostnad) för att hålla likvida medel

disponibla

32

978-91-44-08253-0_01_book.indd 32

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

• bristkostnader, t.ex. förlängda kredittider, dröjsmålsräntor, förlorad

goodwill

• kostnad för placeringar, t.ex. i räntebärande instrument vid överskott • övriga administrativa kostnader.

Om företaget har dålig likviditetsplanering ökar risken att tvingas arbeta med tillfälliga dyra lån och uppskjutna leverantörsutbetalningar, med debiteringar av dröjsmålsräntor och förseningsavgifter som följd. Det medför att lönsamheten sjunker på grund av ökade räntekostnader och att finansieringsbehovet ökar ännu mer. Eventuellt måste också investeringsplanerna ändras, vilket kan innebära att företaget ser över hela sin finansierings­ situation på lite längre sikt. Att planera sin likviditet är således en lönsam aktivitet för företaget.

3.4 Hur

stor likviditetsreserv behövs?

Med likviditetsreserv avses medel som avsatts som buffert för att säkerställa betalningsberedskapen på kort sikt. Likviditetsreserven ska hantera situationer då en oplanerad utbetalning måste ske, eller att en planerad inbetalning uteblir.

Varje företag måste självt avgöra vad som är en rimlig likviditetsreserv, med hänsyn tagen till bland annat följande: • verksamhetens storlek (omsättning)

• verksamhetens utveckling (tillväxtföretag)

• stabilitet i betalningsflöden (volym, tid och risk) • kapitalbindning (Hur likvida är tillgångarna?)

• kreditvärdighet • bransch

• konjunkturläge.

Det räcker inte att endast se till att pengar finns för planerade aktiviteter och transaktioner enligt budget (transaktionsmotivet). Företaget måste dessutom gardera sig mot överraskningar av olika slag genom att ha en likviditetsreserv.

Generellt kan sägas att en god likviditetsplanering medför ett minskat behov av likviditetsreserver. Planeringen kan t.ex. leda till att utbetalningarna samordnas i tiden med inbetalningarna så att behovet av reserver minskas. Extra amorteringar av lån kan t.ex. ske vid de tidpunkter då likviditeten är god.

Frågan är nu vilka tillgångar som kan ingå i likviditetsreserven. Omedelbart tillgängliga medel, såsom kontanta medel, outnyttjade rörelsekrediter, certifikat

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 33

33

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

och räntefonder hör till företagets kassamedel. Var sedan gränsen går mellan kassamedel, likviditetsreserver och annat är mer tveksamt. Ska förlängning av leverantörskrediter och dyra kortfristiga lån räknas till likviditetsreserven?

Likviditetsreserven ska användas när oväntade kortsiktiga likviditetsbehov uppstår och innan andra åtgärder kan sättas in och få effekt. Syftet med att skapa en likviditetsreserv är att erhålla ett handlingsutrymme för företagsledningen (försiktighetsmotivet). Hur denna reserv ska användas varierar, beroende på situation. Ett företag kan t.ex. i en akut situation välja att skjuta på en planerad investering i stället för att utnyttja delar av reserven därför att man räknar med att denna reserv kan komma till bättre användning vid ett senare tillfälle.

Storleken på likviditetsreserven kan bestämmas på många olika sätt.

En alltför liten reserv ökar riskerna, och en för stor reserv leder kanske till intäktsbortfall för företaget. Hur lönsamheten påverkas kan dock variera.

Det är inte ovanligt att det är lönsammare att göra finansiella placeringar än att investera i produktionen vid företaget. Varje företag bör dock ha pengar ”i kassan” samt en likviditetsreserv som är så stor att den täcker normala oregel­bundenheter i betalningsströmmarna. För mindre företag nämns ibland att reserven bör utgöra ca fem procent av omsättningen, men siffrorna kan variera t.ex. beroende på bransch.

I den långsiktiga likviditetsplaneringen är det lämpligt att använda olika nyckeltal för att på ett enkelt sätt övervaka trender och utfall. Den lång­ siktiga likviditetsplaneringen har ett mycket starkt samband med företagets finansiella planering och företagets finansiella risk.

Många konkurser hade kunnat undvikas om företagen haft en bättre likviditetsplanering. Inte för att företaget skulle ha fått så mycket större inflöde av likvida medel, men insikten att utbetalningarna måste begränsas och investeringar skjutas på framtiden och att delar av verksamheten kanske måste säljas.

3.5 Intern

styrning kan påverka likviditeten

Budgetpolitik kan påverka företagets betalningar och CM-rutiner. Vi har sett exempel på när företag skjuter på betalningar vid årsskiftet för att kunna visa upp ett bättre kassaflöde och nyckeltal för det gångna året mot olika intressenter. Det finns tyvärr alltför många exempel på när budgetpolitik blir viktigare än sund företagsekonomi. Ett annat exempel på det är när företaget kontaktar en leverantör och ber att man skickar en faktura flera 34

978-91-44-08253-0_01_book.indd 34

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

månader innan arbetet ska vara slutfört och då normalt fakturering sker.

Anledningen till det är att köparen vill erlägga betalning före årsskiftet och få med kostnaden i innevarande års budget, vilket medför en förskottsbetalning och ökad risk. Ur ett CM-perspektiv är den typen av handlande svårsmält.

3.6 Kassaflödesanalys/finansieringsanalys Kassaflödesanalys används ofta synonymt med årsredovisningslagens begrepp finansieringsanalys. Ett tydligare namn skulle vara betalnings­ flödesanalys eftersom det handlar om att beskriver likvida betalningsströmmar, d.v.s. flödet av pengar till och från företaget under det gångna året. Vi väljer här att använda begreppet kassaflödesanalys.

Analysen visar varifrån företaget fått sina inbetalningar under året de s.k. kapitalkällorna. Den ska också visa företagets utbetalningar under året, d.v.s. kapitalanvändningen. Slutligen ska också analysen visa balansen i penningflödet, d.v.s. i vilken utsträckning företaget har klarat sin egen penningförsörjning och hur mycket externt kapital som krävts. Uppgifter om kassaflöden kan även förbättra möjligheterna att jämföra den löpande verksamheten i olika företag eftersom kassaflödet inte påverkas av skillnader i tillämpade redovisnings- och värderingsprinciper.

Kassaflödesanalysen är ett underlag för beslutsfattande, antingen för externa intressenter (lagkrav) eller internt i företaget.

Det finns två metoder för att presentera en kassaflödesanalys: den direkta och den indirekta metoden. Skillnaden mellan metoderna är hur kassaflöden från den löpande verksamheten redovisas. Den indirekta metoden känne­tecknas av att startpunkten för kassaflödesanalysen är resultatet enligt resultat­räkningen. I den direkta metoden är tanken att visa företagets faktiska betalningsflöden brutto till och från extern part, vilket passar bättre när man tittar på likviditetshanteringen.

För att få en bättre bild av varifrån företaget får respektive hur det förbrukar likvida medel delar man vanligen in betalningsströmmarna i tre sektorer: 1 Kassaflöden från den löpande verksamheten. Man kan säga att den löpande verksamheten visar likviditetseffekten av företagets affärsidé, d.v.s. den dagliga kontakten med kunder, leverantörer och personal samt räntor etc. som betalas för att kunna hantera företagets dagliga drift. Det är ofta önskvärt att detta kassaflöde genererar pengar som ska räcka till den löpande verksamheten.

Informationen kan användas vid prognostiseringen av framtida kassaflöde från den löpande verksamheten.

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 35

35

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering

2 Kassaflöden från investeringsverksamheten: visar likviditet från köp och försäljning av anläggningstillgångar. Den visar vilka betalningar som skett för att skapa framtida kassaflöden.

3 Kassaflöden från finansieringsverksamheten: visar hur likvida medel ökar genom externt kapital som kapitaltillskott från ägare och långfristig upplåning. Den visar även minskning av externt kapital som utbetalning till ägare och återbetalning av långfristig upplåning.

Syftet är att visa i vilken omfattning finansiärer kan ställa framtida anspråk på utdelningar, räntor och amorteringar. Räcker inte den löpande verksamhetens kassaflöde för investeringar, kommer detta att märkas genom ökad upplåning och/eller tillskott från ägarna.

Summan av de tre sektorernas nettobetalningar utgör analysperiodens förändring av likvida medel. Syftet med analysen är att förklara hur denna förändring har uppstått.

Analysen beskriver fysiska penningflöden. En nyinvestering kommer t.ex. att minska de likvida medlen med hela investeringsbeloppet första året och inte genom de årliga avskrivningarna, vilka påverkat resultaträkningen.

Den löpande verksamheten Inbetalningar från kunder Utbetalningar till leverantörer och anställda

200 000 - 172 800

Kassaflöde från den löpande verksamheten före betalda Räntor och inkomstskatter Erhållen ränta Erlagd ränta Betald inkomstskatt

27 200 200 - 2 000 - 4 400

Kassaflöde från den löpande verksamhten Investeringsverksamheten Förvärv av inventarier Ökning av långfristiga fordringar

23 000 - 1 000 - 5 000

Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamheten Amortering av långfristiga skulder Utbetald utdelning

- 6 000

Kassaflöde från finansierigsverksamheten

- 5 000

Årets kassaflöde Likvida medel vid årets början

12 000

Likvida medel vid årets slut

22 000

- 2 000 - 3 000

10 000

Figur 3.2 Presentation av kassaflödesanalys enligt direkt metod.

36

978-91-44-08253-0_01_book.indd 36

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

2013-05-29 08:57

3 Likviditetshantering Balansräkningens delar som är kopplade till kassaflödesanalysens olika delar

Investeringsverksamhet

Eget kapital Anläggningstillgångar

Olika typer av lager Löpande verksamhet

Den förändring som ska analyseras

Kundfordringar

Årets resultat

Långfristiga skulder

Finansieringsverksamhet Löpande verksamhetet Finansieringsverksamhet

Övriga kortfristiga skulder

Kortfristiga placeringar Leverantörsskulder

Löpande verksamhet

Kassa och bank

Figur 3.3 Balansräkningens delar kopplade till kassaflödesanalysens.

3.6.1 K assaflödesanalys som informationsk älla

Kassaflödesanalysen är ett användbart instrument för att bedöma om företaget framöver kommer att generera de betalningsflöden som behövs för att driva företaget vidare. Den kan också vara ett hjälpmedel för att utreda om företaget har likvida medel för att betala framtida utdelningar, om pengar finns för att betala räntor och amorteringar på upptagna lån etc.

Kassaflödesanalysen kan vara en nog så god informationskälla som resultat- och balansräkningen för företag. Skälet till detta anses vara att redovisningssiffror i dessa rapporter kan påverkas av vilken uppfattning man har om god redovisningssed, vilka redovisningsprinciper man följer och om man väljer att anpassa sig till en viss redovisningsrekommendation eller inte. Kassaflödesanalysens siffror anses inte vara så lätta att manipulera.

Kassaflödesanalyser kan också utgöra en del i den långsiktiga finansiella planeringen i form av en finansieringsbudget. Med hjälp av dessa analyser kan det framtida behovet av likvida medel bestämmas, hur mycket av det behovet som täcks av internt genererade medel och hur stor del som måste lånas upp.

© F ö rfat tarna och S t ud e n t li t t e rat ur

978-91-44-08253-0_01_book.indd 37

37

2013-05-29 08:57

Lars F Hammarlund är specialist på betalningar, kassaflöden och cash management. Anlitas av företag för utbildningar och seminarier, arbetar för Bankgirot som rådgivare åt banker, företag, organisationer och offentlig sektor. Har tidigare arbetat inom bank och finans som bl.a. controller.

Sven-Erik Jacobson är pol.mag. och har under de senaste 27 åren varit verksam inom SEB som bl.a. senior business advisor och som produktchef för svenska betalningar. Han har en omfattande erfarenhet av betalfrågor i Sverige och har även varit verksam inom det tidigare Postgirot och inom finansbolag.

| Cash management för företag

Claes-Göran Larsson fil.dr. (1945–2011) lärare och forskare i företagsekonomi vid Handelshögskolan, Umeå Universitet. Var även verksam som finanschef och VD inom näringslivet och banksektorn.

Lars F Hammarlund Per Mackén Sven-Erik Jacobson Claes-Göran Larsson

Per Mackén är civ.ek. och driver MackOne AB där han arbetar som konsult och utbildare med cash management frågor. Har genomfört ett flertal CM-analyser och förbättringsarbeten inom betalningsområdet. Har tidigare arbetat 25 år på Swedbank med utveckling, rådgivning och utbildning av betalningstjänster.

Cash management för företag Denna bok är en klassiker som vi nu erbjuder i ny skepnad. Sedan Claes-Göran Larsson skrev första upplagan år 1982 har boken haft en unik ställning på den svenska marknaden. Den efterfrågas i utbildningar och kurser och täcker mycket av den enorma efterfrågan på kunskap inom cash management som finns på marknaden. Författarna har gjort en betydande breddning av innehållet och lagt det på en nivå som ger läsaren full behållning, relevant kunskap och nya insikter inom området. En modern bok med ett modernt synsätt på cash management som vänder sig till universitet och högskolor, ekonomi- och finans­ avdelningar inom både större och mindre företag, arbetsmarknadens organisationer, offentlig verksamhet, bank och försäkring, revisorer och redovisningskonsulter m.fl. Boken fungerar utomordentligt som underlag för cash managementförbättringar, som ett hjälpmedel i vardagen och som uppslagsverk, författarna har strukturerat upp ett omfattande område och gjort det begripligt.

Cash Management

för företag Lars F Hammarlund Per Mackén Sven-Erik Jacobson Claes-Göran Larsson

Elfte upplagan Art.nr 4347

11:e uppl.

www.studentlitteratur.se

978-91-44-08253-0_01_cover.indd 1

2013-05-29 10.56