Uppdrag textgranskning Andra upplagan
En bok om att förbättra andras texter
Sara Rösare & Anki Mattson
Innehållet i Uppdrag textgranskning skyddas av lagen om upphovsrätt. Du får dock gärna kopiera enstaka avsnitt om du anger källan tydligt.
Uppdrag textgranskning – en bok om att förbättra andras texter Andra upplagan © 2021 författarna och Prodicta förlag AB, Stockholm Författare Sara Rösare och Anki Mattson Omslag Karin Rosenberg Inlaga Tina Selander Tryckt hos Elanders Sverige AB, Stockholm 2021 ISBN 978-91-981250-5-4 www.prodicta.se
Innehåll
6
En bok om textgranskning – varför då? Vem är du? Vilka är vi? Bokens upplägg
11 11 12 13
Del 1. Textgranskningens mål Vad är en bra text? Vilket ansvar har granskaren för texten? Hur bra kan texten bli? Vad ska en textgranskare göra? Texttriangeln kan förtydliga uppdraget Hur lång tid tar en textgranskning? Fyra nivåer av textgranskning Värdet av att granska textens sammanhang Några ord om klarspråk Textgranskning som utvecklar skribenten Porträtt – Tess, översättare
15 15 16 17 18 18 19 21 24 25 26 27
Del 2. Så lyckas du med granskningen Kommunikationen är A och O Vårda relationen med skribenten Klargör textens syfte Lär känna läsarna Lär dig mer om lässvårigheter och läshinder Använd den grammatiska verktygslådan Håll koll på språkbruket Öva på att granska i Word Var beredd på texter i olika format Bli medveten om just din kompetens Skaffa bra bollplank Porträtt – Lena, tillgänglighetsexpert
29 29 33 36 39 42 47 59 60 65 67 68 69
Del 3. Det praktiska granskningsarbetet Hitta ditt arbetssätt – åtta steg genom granskningen Granska metodiskt – en checklista Passar innehållet läsarna och syftet?
71 71 76 77
Uppdrag textgranskning
Är faktamängden väl avvägd? Har texten en överskådlig form? Är dispositionen logisk och tydlig för läsarna? Hjälper rubrikerna läsarna genom texten? Går det att följa textens röda tråd? Är meningarna enkla och lagom långa? Är det tydligt vem som gör vad? Är texten så inkluderande som den ska vara? Är ordvalet anpassat efter målgruppen? Passar textens stilnivå i sammanhanget? Ger texten ett välredigerat intryck? Porträtt – Cilla, copywriter
80 83 86 89 91 98 114 122 124 128 133 136
Del 4. Korrekturläsning Målet med korrekturläsning Den nödvändiga korrekturläsningen Korrekturläsning är enkelt – och svårt Vad är rätt och vad är fel? Praktiska hjälpmedel när du korrekturläser Hitta en metod som passar just dig Vanliga språkriktighetsfel Fel som tar tid att rätta till Fel som är svåra att upptäcka Vanliga inkonsekvenser Korrekturläsaren och textens form Porträtt – Karl, förlagsredaktör
138 138 139 140 143 145 147 148 154 158 159 160 161
Vill du läsa mer? Språkriktighet och normkällor Textgranskning och annan språkvård Textarbete i specifika verksamheter och genrer Läsbarhet och lässvårigheter Praktiska webbresurser Kortkommandon som kan vara bra att känna till
163 163 163 164 165 165 166
Sakregister
167
Innehåll
7
Del 2. Så lyckas du med granskningen I den här delen handlar det om vad du behöver göra för att lyckas med ett granskningsuppdrag. Vi pratar en hel del om din relation till människorna runt texten och vikten av att du gör en bra analys innan granskningen. Men vi tar också upp kunskaper och färdigheter som du behöver när du jobbar med textgranskning. Där ingår hjälpmedel som du behöver behärska, både i form av språklig kompetens och praktiska arbetsredskap. Genom att utnyttja dina resurser på ett klokt sätt kan du jobba mer effektivt. Allt i den här delen är inte relevant för dig som bara jobbar med att korrekturläsa. Men läs den gärna ändå – kanske inser du då att du kan ge texten och skribenten mycket mer än bara skrivregler. Råden som vi ger baseras i stor utsträckning på våra praktiska erfarenheter. Men det har även forskats en del om textgranskares arbete. Om du vill fördjupa dig i det teoretiska perspektivet rekommenderar vi till exempel studier av Andreas Nord och av Jocelyn Bisaillon.
Kommunikationen är A och O För att lyckas med ett granskningsuppdrag behöver du kommunicera, både med skribenten vars text du granskar och med den som beställer granskningen. Ibland är det en och samma person, men definitivt inte alltid. Ibland har du bara kontakt med en av dem, ibland med båda. Oavsett vilket: tänk på att kommunicera. Kommunikationen behövs bland annat för att du ska kunna sätta gränser och formulera argument som når fram.
Kom överens om vad du ska göra Innan du sätter i gång med granskningen måste du ta reda på vad ditt uppdrag är, det vill säga vad du ska göra med texten. I
Del 2. Så lyckas du med granskningen
29
realiteten definieras uppdraget nämligen inte bara av vad texten behöver. Be alltid att få se texten som ska granskas så att du kan bedöma vad du tycker att du behöver åtgärda i den. Fråga även beställaren vilka förväntningar de har på ditt arbete, och vilka andra ramar som gäller för textgranskningen. • Hur mycket tid har skribenten eller beställaren för att åtgärda texten efter din genomgång? Om texten ska publiceras inom ett par dagar hinner de troligen inte hantera stora ändringar i dispositionen. Däremot kan det vara extra viktigt att texten är ordentligt korrekturläst. • Hur mycket får textgranskningen kosta? Beställaren kanske inte vill eller kan betala för de ytterligare timmar det tar att mottagaranpassa språket eller se över rubrikerna (se Hur lång tid tar en textgranskning på sidan 19). • Vad ska du göra och inte göra i texten? Både skribenten och beställaren kan ha insett vilka brister texten har. Glöm därför inte att fråga dem om det! Fråga också om det är något du inte ska göra, till exempel om det är vissa begrepp, nyckelord och termer som absolut inte ska ändras. Fråga dem också hur mycket du kan ändra i textens form (se Har texten en överskådlig form? på sidan 83). Se slutligen till att skribenten och beställaren har rimliga förväntningar på vad du kan åstadkomma. Bland annat kan det vara viktigt att påtala att slutresultatet påverkas av hur texten ser ut när du får den. Det gäller framför allt om du ska granska ett omfattande material och om tiden är begränsad.
Hjälp beställaren att beställa rätt granskning Du kan behöva hjälpa beställaren att formulera och avgränsa uppdraget, till exempel med stöd av texttriangeln eller nivåindelningen i den här boken (se Vad ska en textgranskare göra? på sidan 18). Alla beställare är inte medvetna om att det finns olika nivåer av granskning, och det är inte självklart för alla att korrekturläsning är något annat än textgranskning och redigering.
30
Uppdrag textgranskning
En precist uttryckt beställning av korrekturläsning kan vara skönt att få. Men precisionen kan bedra. Den kan nämligen bero på begreppsförvirring eller på att beställaren inte har kompetens att bedöma vad texten behöver. Ta därför för vana att stämma av vad som faktiskt ingår i uppdraget, så undviker du obehagliga överraskningar för både dig själv och beställaren. Det kan kännas besvärligt eller obekvämt att tala om för beställare vad de ”egentligen” vill ha. Och du kan lockas att göra det enkelt för dig genom att göra bara det som kunden beställt. Men det kan vara svårare än du tror, inte minst när det gäller ren korrekturläsning. Till exempel kan du efter en liten stund märka att du inte alls förstår vad du läser: det finns ingen röd tråd, rubrikerna är missvisande eller intetsägande. Men du biter ihop, du ska ju bara korrekturläsa. Eller så ser du till läsarnas bästa, tar tjuren vid hornen och diskuterar uppdraget med beställaren. Efter dina goda råd kanske beställaren ber dig göra granskningen på den nivå som behövs enligt din bedömning. Självklart är det enklare att ta diskussionen innan du börjar arbeta, än att komma tillbaka och erkänna att du inte klarar uppdraget.
Stäm av hur du ska ändra i texten Det kan vara bra att komma överens om hur du ska föra in dina ändringar i texten, det vill säga hur texten ska se ut när du levererar den. Ibland kan det handla om att du talar om hur du brukar jobba, och att skribenten bekräftar att det är okej. Det vanligaste (och enklaste) är att du skriver in dina ändringsförslag direkt i texten, till exempel med hjälp av Spåra ändringar i Word. Men en del skribenter kan föredra att du förmedlar dina förslag i kommentarer. Om du föreslår flera ändringar i en mening eller ett stycke uppstår en annan fråga: ska du bara ändra exakt där det är nödvändigt? Då kan det se ut så här, om du granskar i Word.
Del 2. Så lyckas du med granskningen
31
Eller ska du hellre stryka lite mer och ge ett mer sammanhängande förslag? Då ser samma stycke ut så här.
Det kanske är enklare för dig som textgranskare att jobba på det första sättet, eftersom du då måste skriva mindre. Men för den som ska gå igenom dina förslag kan det vara svårt att få en överblick och se hur resultatet egentligen blir. Om du gör flera ändringar som är oberoende av varandra kan det dock vara bra att inte skriva om hela meningen, utan i stället ändra varje sak för sig. Då är det sedan lättare att ta ställning till varje enskild ändring – kanske vill skribenten inte alls ändra hela meningen, utan just bara enskilda ord. Du kan även väga in den pedagogiska aspekten av textgranskning. Det kan ju vara bra att det syns exakt vilka ord du har ändrat, flyttat eller lagt till, så att skribenten ser det tydligt och därmed lär sig mer om vad som kan förbättra en text (se även Textgranskning som utvecklar skribenten, sidan 26).
Om du granskar ofta i en och samma organisation Om du ska granska flera texter från en och samma organisation (en återkommande kund eller din egen arbetsplats) kan det vara tidseffektivt att inledningsvis träffa så många som möjligt av skribenterna. Ett sätt är att bjuda in till ett gemensamt seminarium. Där kan du presentera det övergripande målet med textgranskning och hur du arbetar, och skribenterna kan ställa eventuella frågor. Du kan också få veta mer om de ramar och riktlinjer som de ska hålla sig till. Under seminariet kan du gärna passa på att visa hur en granskad text kan se ut, så att skribenterna får en uppfattning om det. Om du även introducerar texttriangeln eller de olika nivåerna av granskning får ni en gemensam referensram för att prata om vad som kan behöva åtgärdas i en text. Du kan sedan återknyta till den när du har kontakt med de enskilda skribenterna.
32
Uppdrag textgranskning
Vårda relationen med skribenten Som textgranskare har du en lite knivig situation. Du blir anlitad för att du har en språklig kompetens, men du har ändå ett begränsat inflytande över texten. Det kan då vara en utmaning att nå fram och få igenom ändringarna. En del av lösningen ligger i relationen med skribenten. I kontakten med skribenten ska du inte underskatta värdet av lite småprat, ända från ert första samtal tills du överlämnar den granskade texten. Ett råd är att även säga något positivt om texten, så att du ger skribenten uppskattning för det arbete det ju innebär att skriva. Det kan ge balans åt den eventuella kritik du har att komma med. I ett uppdrag var beställaren en kommunikationsavdelning. De skickade mig en text, jag granskade den och mejlade sedan mina ändringsförslag till skribenten, som satt på en annan avdelning och skulle faktakolla texten. Snart fick jag ett ganska kortfattat svar: ”Tack, men jag skriver hellre på mitt eget språk”. Min första reaktion var att skribentens svar var helt oacceptabelt, eftersom organisationen strävade efter att hålla en enhetlig ton i sin externa kommunikation. Men så insåg jag att det var jag som hade missat något: relationen. Jag fick då backa tillbaka och bekanta mig med skribenten. Det som krävdes var några mejl och telefonsamtal, där jag presenterade mig och mitt uppdrag och ställde några frågor om skribentens syn på texten. Jag gjorde sedan ett nytt textförslag och förklarade noggrant syftet med ändringarna. Skribenten kom med synpunkter, jag finputsade och slutligen blev vi väldigt nöjda båda två och åt en trevlig lunch tillsammans. Men det tog utan tvekan längre tid än om jag hade skapat kontakt redan från början. I vissa uppdrag vore det bra att i stället inleda med den där lunchen. Sara En bra relation med skribenten ger dig bättre förutsättningar att få igenom dina ändringsförslag. För det mesta är det ju skribenten som ska ta hand om förslagen, och den situationen kan vara en källa till konflikter. Om du i förväg har lagt lite tid på relationen kan du minska den risken. När konflikten väl är ett faktum kan det ta onödigt lång tid att börja om och skapa en bra relation.
Del 2. Så lyckas du med granskningen
33
Om det inte är skribenten som beställer granskningen Ibland är det någon annan än skribenten som vänder sig till dig och ber dig att granska texten. Då är det bra om du ser till att skribenten får veta att texten ska bli granskad och vad som är målet med granskningen. Du kan antingen själv ta kontakt och förklara, eller be beställaren att göra det. En skribent som inte är beredd på vad granskningen innebär kan nämligen bli negativt överraskad av att texten inte ser ut så som hen ville ha den publicerad. Det kan göra att skribenten blir defensiv – särskilt om uppdraget har krävt att du föreslår omfattande ändringar. Du kan uppleva ett liknande scenario om du granskar åt myndigheter. I Sverige har många myndigheter ramavtal för språkvårdstjänster, och det ingår ofta i deras rutiner att texter skickas i väg på så kallad klarspråksgranskning (se Några ord om klarspråk, sidan 25). Men att granskningen hör till rutinerna betyder inte att alla enskilda medarbetare vet vad den innebär, även om det är de själva som beställer. En enkel lösning är då att bekräfta till beställaren (skribenten) vilken tjänst som är beställd och vad du kommer att göra med texten. Samtidigt kan du passa på att ställa några frågor om hur skribenten själv ser på texten och hur den kan behöva finslipas.
Om du inte har någon kontakt alls med skribenten Alla granskare har inte turen att ha kontakt med textens skribent. Bland annat gäller det för många som granskar översatta texter. Om du är i den situationen bör du se till att få kontakt med den som ska bearbeta dina ändringsförslag – om det är möjligt. Tänk på att en beställare som inte själv har skrivit texten kan ha svårt att ta ställning till dina ändringsförslag. Då kan det vara bättre att du levererar en färdig text, så att beställaren inte behöver välja mellan alternativa formuleringar.
Tänk på att motivera dina ändringsförslag Det är inte alltid det räcker att du har rollen som textgranskare för att andra ska lita på att du verkligen har rätt i det du föreslår.
34
Uppdrag textgranskning
Många har lättare att godkänna dina ändringar om de förstår varför du föreslår dem. Du kan därför behöva förklara och motivera vad du har gjort med texten, till exempel med hjälp av kommentarsfunktionen i Word. Det är inte alltid de godtar din omskrivning, men tillsammans med en förklarande kommentar kan den öppna deras ögon för att de själva behöver formulera om något. Om du inte har lyckats få kontakt med skriJu mindre förtroende benten för att stämma av uppdraget, så kan det granskade dokumentet vara er första kontakt. skribenten har för dig, Då är det särskilt viktigt att du motiverar vad desto bättre argument du har gjort. behöver du. Ett råd är att du inte går längre i granskningen än du har goda argument och förtroende för. Ju mindre förtroende skribenten har för dig, desto bättre argument behöver du. Och det är med textgranskningar som med texter – om de inte når fram till sin mottagare så har de inte uppfyllt sitt syfte. Med andra ord: om skribenten inte tar till sig av dina ändringsförslag och argument så har du arbetat i onödan. Dina argument fyller också en pedagogisk funktion; skribenten kan lära sig något nytt och på så sätt utvecklas i sitt skrivande (se Textgranskning som utvecklar skribenten, sidan 26). Därför kan du gärna lägga till en kort förklaring om du anar att en ändring kan vara svår att förstå. Några exempel på hur du kan uttrycka dig: • Numera skrivs partinamnen med stor begynnelsebokstav, se Språkrådets Svenska skrivregler § X. • Enligt era interna skrivriktlinjer (sidan X) ska ni inte använda förkortningar i löpande text. • Lägg gärna in sådana här sambandsord för att förtydliga hur meningarna hänger ihop. Läs mer i Myndigheternas skrivregler, § XX.
Olika personer behöver olika argument Olika skribenter och beställare kan behöva olika typer av argument för att godta dina förslag. Tänk på hur du själv fungerar när du ska övertygas om något. Vilka argument biter på dig? Jämför
Del 2. Så lyckas du med granskningen
35
med andra du känner – fungerar de likadant? Troligen är ni lite olika. Försök alltså att lära dig att ge olika typer av argument, så att du kan nå fram till olika typer av människor.
Jag granskade en myndighetsrapport och föreslog att skribenten skulle göra om ett stycke löpande text till en punktlista. Det var en enkel åtgärd, och jag tänkte inte på att skriva någon motivering till den. När jag senare diskuterade granskningen med skribenten fick jag veta att han hade struntat i bland annat just det förslaget. Anledningen var att han trodde att punktlistor inte är lämpliga i rapporter. Då kunde jag visa att de faktiskt är vanliga i just den texttypen, där läsarna kan behöva alternativ till löptext för att ta till sig det omfattande materialet. Skribenten godtog min förklaring – och har senare självmant använt punktlistor för att förtydliga innehåll i texter. Anki
En del vill få bekräftat att ”det är så här andra gör”, medan andra kräver mer vetenskapliga bevis. Vissa behöver siffror och kvantitativa mått – då kan det fungera att motivera med sådant som lixvärdet och nominalkvoten (se sidan 47). Ibland kan du behöva hänvisa till normkällor och andra auktoriteter för att övertyga. Om du arbetar med myndigheters texter kan du ibland kanske behöva påminna om paragraf 11 i språklagen: ”Allt offentligt språk i Sverige ska vara vårdat, enkelt och begripligt.”
Klargör textens syfte Skrivhandböcker beskriver ofta en ideal skrivprocess. I den ingår det att skribenten tidigt gör en analys av syftet och mottagarna, allra helst innan själva skrivandet börjar. I vardagslivet på en arbetsplats är det inte alltid enkelt att leva upp till sådana ideal. Men faktum kvarstår: åtminstone någon av dem som arbetar med texten måste ställa frågor om textens syfte och om läsarna. I vissa fall hamnar den uppgiften på dig som granskare – och då är din kontakt med beställaren och skribenten av allra största
36
Uppdrag textgranskning
vikt. Ofta är det ju de som sitter inne med informationen som du behöver. I det här avsnittet får du tips på tre övergripande frågor och exempel på följdfrågor du kan ställa för att få utförliga svar. Samla gärna på dig fler frågor till ett eget frågebatteri. Det här är tre övergripande frågor som du bör ställa både dig själv och beställaren inför varje granskning: 1. Vad är syftet med texten? Vad ska läsarna veta, tycka, känna och göra efter att ha läst texten? Kort sagt: Vad ska texten uppnå för reaktion hos läsarna? 2. Vem vänder sig texten till, det vill säga vem är textens mottagare? 3. Hur ska texten anpassas till syftet och mottagaren, när det gäller innehåll, disposition och språk? Fråga 3 har en oundviklig följdfråga: Hur kan du åtgärda det som skribenten eventuellt inte lyckades anpassa? Det är den frågan du tar tag i när du börjar med själva granskningen, så den kan du läsa mer om i del 3.
Vad ska läsarna veta? Fråga skribenten vad som är det viktigaste budskapet i texten, vad läsarna ska veta efter att ha läst. Ibland måste du läsa igenom hela texten för att själv förstå vad som är viktigast, alltså innan du ens börjar granska. Budskapet kanske är otydligt uttryckt eller kommer sent i texten. Du kan bli effektivare i ditt arbete om du helt enkelt frågar skribenten. Sedan kopplar du på granskarblicken och tar reda på om budskapet är tillräckligt tydligt.
Vad ska läsarna tycka och känna? Fråga skribenten om läsarnas inställning till budskapet, och vad skribenten vill att de ska tycka och känna efter att ha läst. Svaret på frågan kommer att påverka hur texten bör skrivas, bland annat hur rakt på sak skribenten kan och bör vara. Det är till exempel lätt att skriva Grattis, du får jobbet!, men negativa besked lindas ofta in: Rekryteringsprocessen är nu avslutad. Tjänsten har gått till en annan sökande. Risken med inlindningen kan vara att tonen blir alltför opersonlig. Det är en svår balansgång. Del 2. Så lyckas du med granskningen
37
Negativa budskap kan också ställa högre krav på argumentationen, jämfört med positiva budskap. Det kan du tänka på om texten innehåller till exempel ett avslag på en ansökan, information om höjda priser eller andra försämringar, eller krav på läsaren att göra något som upplevs som negativt.
Vad ska läsarna göra? Fråga skribenten vad läsarna ska göra när de har läst texten och tagit till sig dess centrala budskap. (Inom marknadsföring är frågan ofta ”Vad är det för call to action i den här texten?”). Det här är en extra viktig del av syftet med många texter, så se till att det är tydligt och att läsarna får tillräckligt mycket information för sitt nästa steg. • Ska läsarna kontakta någon? I så fall måste kontaktuppgifter och gärna öppettider finnas med. Vill avsändaren helst att läsarna ringer och i andra hand mejlar? Se då till att alternativen ligger i rätt ordning: Du når oss på 08-650 47 40. Det går även bra att mejla på info@sprakkonsulterna.se. • Ska läsarna ta sig till en sida på en webbplats? I så fall: stämmer adressen eller länken som anges? Se också till att texten ger läsarna rätt förväntningar på vad som finns på webbsidan som texten hänvisar till. • Ska läsarna inte göra något, utan bara vänta, till exempel tills avsändaren hör av sig igen? Då kan det vara bra att det framgår i texten.
Ställ följdfrågor om textens syfte Hjälp skribenten att formulera syftet så konkret som möjligt. Du kan då behöva vara lite envis och inte nöja dig med det första svaret du får. • ”Texten ska sammanfatta viktiga forskningsresultat för en intresserad allmänhet.” Fråga varför! Är syftet att allmänheten ska känna sig tryggare i en viss fråga? Eller ska de agera, till exempel välja en näringsriktig diet? Kanske är det egentliga syftet att inge förtroende för avsändarens kompetens?
38
Uppdrag textgranskning
• ”Vår ledning ska få information om verksamheten under det gångna året.” Fråga om det finns ett mer specifikt syfte! Kanske vill skribenten lyfta fram vissa brister, så att ledningen ändrar på några rutiner? Eller vill skribenten snarare lyfta alla framsteg som har gjorts inom en viss avdelning under året, för att få mer resurser inför nästa år? • ”Texten ska förklara hur den här maskinen fungerar.” Ställ följdfrågor! Ska texten bara upplysa konsumenter om hur de ska hantera maskinen? Eller ska den få potentiella kunder att föredra den här maskinen, i stället för att köpa en från ett annat företag?
Vilken bild vill avsändaren ge av sig själv? När du ställer frågor om textens syfte är det bra att även fråga efter organisationens värdegrund, kommunikationspolicy och andra dokument där de formulerar hur de vill vara och uppfattas. Kanske vill de vara moderna och innovativa? Eller respektfulla och dialogdrivna? Vissa organisationer har tagit fram skrivriktlinjer eller en språklig profil som bygger på värdegrunden. När du granskar deras texter bör du se till att skribenterna använder ett språk som följer riktlinjerna.
Lär känna läsarna Läsarna är textens huvudpersoner. Om texten inte når fram till dem finns det ingen som helst chans att den uppfyller sitt syfte, och då har den skrivits helt i onödan. För att kunna bedöma om texten når fram behöver du få veta mer om dem som texten vänder sig till. Även då tar du naturligtvis hjälp av skribenten eller beställaren. Tanken med att identifiera vilka som ska läsa texten är att ta reda på vilka texten ska vara anpassad till. Räkna alltså inte in alla som möjligen kan få tag på texten och läsa den, utan vilka den i första hand riktar sig till. Till exempel vet vi att medierna bevakar det mesta som händer inom myndigheter. Men medierna är en
Del 2. Så lyckas du med granskningen
39
sekundär målgrupp, så det är inte motiverat att anpassa en utredares rapport efter journalisters behov. Du kan ställa några frågor till skribenten eller beställaren för att identifiera dem som texten främst bör vara anpassad till: • Vilka vill avsändaren nå? • Vilka måste kunna förstå texten? • Vilka ska kunna agera utifrån det som står i texten?
Vilka förkunskaper har läsarna om ämnet? Du måste också ställa frågor om vilka kunskaper läsarna kan förväntas ha när de börjar läsa. När du sedan granskar texten kan du vara uppmärksam på vilken nivå av förkunskaper den kräver och bedöma om denna nivå är rimlig. Oftast vet en skribent mer om textens ämne än vad läsarna gör. Ta därför för vana att fråga om skribenten vill att även läsare som inte är så insatta ska kunna förstå. Många texter ska ju läsas av personer som befinner sig i ett annat sammanhang eller en annan verksamhet än skribenten själv. Så är det i allra högsta grad om målgruppen är till exempel en intresserad allmänhet eller alla potentiella kunder.
Hur är läsarnas motivation och förväntningar? Ytterligare en aspekt som påverkar textens möjlighet att nå fram är läsarnas motivation. Därför behöver du ställa frågor även om den. Är läsarna motiverade att läsa texten? Har de själva gjort ett val, sökt upp texten för att läsa den (till exempel på en webbplats)? Eller är det en text som de inte har bett om, som de egentligen inte ens måste läsa (till exempel ett reklambrev)? Tänk på att ju mindre motiverade läsarna är, desto lättare bör texten vara att ta till sig, både språkligt och till formen. Det påverkar alltså ditt uppdrag som granskare. Kanske är texten som du ska granska ett brev som läsarna har väntat på och därför kommer att läsa så snart som möjligt (kanske till och med stående i hallen med en matkasse i ena handen). Då kan du nog räkna med att de läser allt oavsett hur brevet ser ut.
40
Uppdrag textgranskning
Men om de inte får det besked som de har väntat sig så kan deras motivation förändras – de kan till exempel snabbt börja ögna för att få veta varför det är som det är. Om den informationen är svår att hitta eller otydligt formulerad kan läsarna få en negativ bild av avsändaren.
Vilka krav ställer lässituationen på texten? När du har en bild av läsarna och deras förkunskaper och motivation är det dags att undersöka om det kan finnas några (andra) hinder som kan försvåra för texten att nå fram. Tänk igenom och ställ frågor om hur situationen kan vara där texten är tänkt att läsas. När och hur blir texten läst? Var är läsarna? Hur är det där? Situationen kan påverka hur texten bör vara utformad. • Är läsarna troligen ensamma i lugn och ro, eller någonstans där mycket distraherar? Om det finns en risk att läsarna är okoncentrerade bör texten vara så tydlig och översiktlig som möjligt. • Hur många andra texter ska läsarna ta till sig samma dag? Hur mycket tid kan vi tänka oss att de har för just den här texten? Är det troligt att de är stressade? Tidsbrist vid läsningen är ett hinder som vi för det mesta behöver ta hänsyn till. Då kan du tänka på att den som är stressad har mindre ork att läsa tung och osorterad text där skribenten uttrycker sig onödigt komplicerat. • Ska texten publiceras på webben? Kommer den att innehålla länkar – kan de locka läsarna att surfa vidare, bort från texten? Troligen kommer vissa att läsa den på stor skärm och andra i mobilen. Tänk på att kolla hur texten ser ut på olika skärmar. • Ska texten läsas på papper? Hamnar en del av texten på baksidan, till exempel i ett brev eller på ett informationsblad? Vilken information går inte fram om läsaren struntar i att vända och läsa vidare? Behöver texten kortas ner – eller räcker det med en uppmaning till läsarna att bläddra vidare?
Del 2. Så lyckas du med granskningen
41
Uppdrag textgranskning är en praktisk handbok för dig som arbetar med att förbättra andras texter – allt från att korrekturläsa till att göra större förändringar i språket och dispositionen. Boken tar på ett systematiskt sätt upp vad du behöver ta ställning till, oavsett om du kommer in i en verksamhet som konsult eller om texten är en kollegas eller en students. I boken finns konkreta tips på hur du löser olika problem i texten och hur granskningsarbetet blir effektivt. Du får även råd om att sätta gränser, formulera argument och ge konstruktiv kritik. En bra textgranskning bygger nämligen på mer än språkkunskaper. Författarna lyfter också frågor om själva uppdraget: Vem äger texten? Vem ska bli nöjd med resultatet av granskningen? Hur bra kan texten bli? Bokens författare är examinerade språkkonsulter i svenska. Huvudförfattaren Sara Rösare arbetar inom både privat och offentlig sektor, med fokus på webbtexter och kundkommunikation. Hon håller även kurser och har flera års erfarenhet av att korrekturläsa på förlag. Medförfattaren Anki Mattson började som språkvårdare i början av 2000-talet. Hon arbetar i dag främst med juridiska texter, myndighetsrapporter och föreskrifter. Anki är en av författarna till Juristens skrivhandbok.
9 789198
125054
ISBN: 978-91-981250-5-4