9789172512825

– JAN HÅKANSSON, PROFESSOR I PEDAGOGISKT ARBETE VID HÖGSKOLAN DALARNA

Att vi ska arbeta med systematiskt kvalitetsarbete, det vet alla i skolan. Men hur gör man egentligen för att engagera alla medarbetare, få till en systematik i arbetet och åstadkomma goda studieresultat för eleverna? utveckling i praktiken. Den beskriver konkret vad som behöver göras och förklarar varför. Guiden tipsar steg för steg hur arbetslag och arbetsgrupper i skolan, skolan som helhet samt skolhuvudmannen kan göra. Den kan användas av nybörjaren, som behöver detaljerad vägledning, såväl som den initierade som önskar inspiration för att vässa någon liten del av sitt arbete, samt alla däremellan. Guiden syftar till att skola och skolhuvudman ska få till ett arbete där varje lärare och all övrig personal hittar sin egen förståelse och drivkraft i arbetet – så att varje elev får rätt stöd för att lyckas.

Gunilla Briselius har lång erfarenhet av strategiskt och operativt utvecklings- och förbättringsarbete på ledningsnivå inom kommunal verksamhet – det senaste decenniet inom skolan. Hon har en bakgrund som socionom, projektledare och processledare.

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan är en oumbärlig guide till kvalitets-

Gunilla Briselius & Malin Ullman

’’

För den som vill få ett systematiskt kvalitetsarbete att fungera i praktiken är detta en bok att läsa och inte minst regelbundet återvända till i olika skeden.”

Gunilla Briselius & Malin Ullman

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan

ELEV

ARBETSLAG

SKOLLEDNING

Malin Ullman har mångårig erfarenhet av strategiskt och operativt utvecklings- och förbättringsarbete inom regional och kommunal verksamhet – det senaste decenniet inom skolan. Hon har en bakgrund som politisk magister och journalist.

SKOLHUVUDMAN

Art nr 1680

www.komlitt.se

En praktisk guide i att organisera, leda och genomföra arbetet

Gunilla Briselius & Malin Ullman

Systematiskt

kvalitetsarbete i skolan – En praktisk guide i att organisera, leda och genomföra arbetet

Komlitt AB Drottninggatan 26 252 21 Helsingborg 042-33 05 90 info@komlitt.se komlitt.se

BEL

NOR DI

N SWA ECO LA

C

Printed matter 3041 0971

Systematikt kvalitetsarbete i skolan © 2023 Gunilla Briselius & Malin Ullman och Komlitt AB, Helsingborg Illustrationer: Fredrik Svensson Sättning och omslag Ordstark AB Tryckt i Estland via Ordstark AB 2023 Artikelnummer: 1680 ISBN 978-91-7251-282-5

Innehåll Förord .................................................................................. 7 Författarnas tack.. .................................................................... 8

1. Inledning .. .......................................................................... 11 Varför en guide i systematiskt kvalitetsarbete?. . ........................... 11 Varför är systematiskt kvalitetsarbete så svårt?. . ............................. 12 Vem vänder sig guiden till?...................................................... 14 Hur läggs grunden för systematiskt kvalitetsarbete?. . ....................... 16 Hur är guiden tänkt att användas?............................................ 17 Varför uppdelning av löpande arbete och utvecklingsarbete?.............. 19 Hur är guiden uppbyggd?........................................................ 20 2. Centrala utgångspunkter ................................................. 23 Vad ska skolan göra?............................................................... 23 Vad säger staten om vad skolan ska göra?..................................... 23 Vad säger skolhuvudmannen om vad skolan ska göra?...................... 24 Hur ska skolan göra?. . ............................................................. 26 Vad säger staten om hur skolan ska göra?..................................... 26 Vad säger skolhuvudmannen om hur skolan ska göra?...................... 30 3. Systematiskt kvalitetsarbete på varje nivå

i styrkedjan ...................................................................... 31 4. Arbetslagets systematiska kvalitetsarbete .................... 35 Planera................................................................................ 36 Planera arbetslagets arbete. . .................................................... 36 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN PLANERA.. ......................................... 38 Planera med arbetslagets chef.................................................. 43

Genomföra........................................................................... 44 Genomföra arbetet............................................................... 44 Följa upp och analysera. . ......................................................... 46 Följa upp och analysera kontinuerligt. . ........................................ 47 EXEMPEL PÅ HUR MAN KONTINUERLIGT KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA ................................................................. 48 Följa upp och analysera summerande . . ....................................... 52 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN GÖRA SIN SUMMERANDE UPPFÖLJNING OCH ANALYS..................................................... 54 Följa upp och analysera med arbetslagets chef............................... 60

5. Skolledningens systematiska kvalitetsarbete ............... 63 Planera................................................................................ 64 Planera skolans arbete........................................................... 64 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN PLANERA .......................................... 66 Planera med skolans arbetslag.................................................. 72 Planera med skolhuvudman. . ................................................... 72 Planera med medarbetare individuellt......................................... 72

Genomföra........................................................................... 73 Genomföra arbetet............................................................... 73 Följa upp och analysera. . ......................................................... 74 Följa upp och analysera kontinuerligt. . ........................................ 75 EXEMPEL PÅ HUR MAN KONTINUERLIGT KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA.................................................................. 76 Följa upp och analysera summerande......................................... 80 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN GÖRA SIN SUMMERANDE UPPFÖLJNING OCH ANALYS..................................................... 82 Följa upp och analysera med skolans arbetslag. . ............................. 88 Följa upp och analysera med skolhuvudman................................. 88 Följa upp och analysera med medarbetare individuellt. . .................... 88

6. Skolhuvudmannens systematiska kvalitetsarbete ....... 91 Planera................................................................................ 93 Planera skolhuvudmannens arbete. . ........................................... 93 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN PLANERA.. ......................................... 95 Planera för skolornas arbete................................................... 101 Planera för arbete med utbildningsnämnden............................... 101 Planera med medarbetare individuellt....................................... 101

Genomföra......................................................................... 102 Genomföra arbetet............................................................. 102 Följa upp och analysera. . ....................................................... 104 Följa upp och analysera kontinuerligt. . ...................................... 105 EXEMPEL PÅ HUR MAN KONTINUERLIGT KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA................................................................ 106 Följa upp och analysera summerande....................................... 110 EXEMPEL PÅ HUR MAN KAN GÖRA SIN SUMMERANDE UPPFÖLJNING OCH ANALYS................................................... 112 Följa upp och analysera med skolor.......................................... 118 Följa upp och analysera med utbildningsnämnden........................ 118 Följa upp och analysera med medarbetare individuellt. . .................. 118

7. Följa upp och analysera mellan nivåer ........................ 121 Följa upp och analysera mellan nivåer – grupp........................... 121 Arbetslag och skolledning ..................................................... 122 Följa upp och analysera summerande....................................... 122 EXEMPEL PÅ HUR SKOLLEDNINGEN KAN FÖLJA UPP OCH

ANALYSERA SUMMERANDE TILLSAMMANS MED SKOLANS ARBETSLAG...... 123 Följa upp och analysera kontinuerligt. . ...................................... 127 EXEMPEL PÅ HUR SKOLLEDNINGEN KONTINUERLIGT KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA TILLSAMMANS MED SKOLANS ARBETSLAG................. 128 Skolledning och skolhuvudman .............................................. 130 Följa upp och analysera summerande....................................... 130 EXEMPEL PÅ HUR SKOLHUVUDMANNEN KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA SUMMERANDE TILLSAMMANS MED SKOLAN .............. 131 Följa upp och analysera kontinuerligt. . ...................................... 135 EXEMPEL PÅ HUR SKOLHUVUDMANNEN KONTINUERLIGT KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA TILLSAMMANS MED SKOLAN................... 136 Inom skolhuvudmannen – mellan utbildningsförvaltning och utbildningsnämnd. . .............................................................. 139 Följa upp och analysera summerande....................................... 139 EXEMPEL PÅ HUR UTBILDNINGSNÄMNDEN KAN FÖLJA UPP OCH ANALYSERA TILLSAMMANS MED UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN. . .... 140

Skolhuvudman och stat......................................................... 143 EXEMPEL PÅ HUR SKOLHUVUDMANNEN KAN GÖRA I SAMBAND MED KVALITETSDIALOG MED SKOLMYNDIGHETERNA. . ............................ 144 Följa upp och analysera mellan nivåer – individ.. ........................ 146 Medarbetare och chef........................................................... 146

Chefen följer upp, analyserar och planerar med varje medarbetare individuellt. . ..................................................................... 146 EXEMPEL PÅ HUR CHEFEN KAN FÖLJA UPP, ANALYSERA OCH PLANERA TILLSAMMANS MED MEDARBETAREN. . ............................. 147

Underställd chef och chef..................................................... 148 EXEMPEL PÅ HUR CHEFEN KAN FÖLJA UPP, ANALYSERA OCH PLANERA TILLSAMMANS MED UNDERSTÄLLD CHEF..................................... 149

8. Sammanfattning ............................................................. 151

Referenser ....................................................................... 154

Förord

Planera

Behovet av vägledning för det systematiska kvalitetsarbetet i det svenska skolsystemet är stort, trots att kraven funnits sedan slutet av 1990-talet. Många skolhuvudmän och skolor brottas fortfarande med att få ordning på grundläggande delar och inte minst skapa delaktighet kring och reell påverkan från det systematiska kvalitetsarbetet. Gunilla Briselius och Malin Ullman presenterar i den här boken en guide för det systematiska kvalitetsarbetet med ett helhetsgrepp kring skolans praktiska genomförande av ett sådant arbete. Den ansats de väljer är att med utgångspunkt i elevers lärande och utveckling samt styrdokumentens krav på systematiskt kvalitetsarbete, ge exempel på hur varje ansvarsnivå i systemet kan arbeta med kvalitetsarbetets grundläggande delar.

Lärare, arbetslag, skolledare och skolhuvudmän får här stöd i hur man kan hantera det systematiska kvalitetsarbetets fyra stora arbetsmoment – planera, genomföra, följa upp och analysera. Författarna ger ett stort antal exempel på hur arbetet kan struktureras och ledas på olika nivåer, men också förklarande illustrationer och frågebatterier att använda i respektive sammanhang.

Den här guiden har flera viktiga poänger, till exempel att lyfta fram behovet av ett systematiskt kvalitetsarbete i relation till såväl det löpande arbetet med exempelvis undervisningen och det utvecklingsarbete som genomförs för att förbättra det löpande arbetet. Men det handlar också om den systematik som krävs för att få det systematiska kvalitetsarbetet att samspela mellan ansvarsnivåer, något som guiden tydligt illustrerar och ger handfast vägledning i. För den som vill få ett systematiskt kvalitetsarbete att fungera i praktiken är detta en bok att läsa och inte minst att regelbundet återvända till i olika skeden.

Det systematiska kvalitetsarbetets innehållsaspekter, det vill säga vad som ska fokuseras utifrån läroplaner och andra styrdokument, omnämns i relativt övergripande termer. Detta får avgöras lokalt och på respektive ansvarsnivå och behöver utgå från de behov som identifieras hos eleverna, i undervisningen och i olika lednings- och styrningspraktiker. Det systematiska kvalitetsarbetets innehåll tar sin utgångspunkt i de nationella målen, det vill säga läro- och kursplaner, men också i forskning om vad som kännetecknar välfungerande undervisning, lärarskicklighet, skolledarskap och skolutveckling.

Att identifiera såväl styrkor som svagheter i relation till dessa kvaliteter ger riktning och innehåll för det systematiska kvalitetsarbetet.

Jan Håkansson Professor i pedagogiskt arbete vid Högskolan Dalarna

7

Författarnas tack Vi tycker att systematiskt kvalitetsarbete är fantastiskt engagerande och givande! Att systematiskt arbeta tillsammans med kollegor, för att utifrån uppföljning och analys förbättra arbetet så att det ger resultat för elevernas utveckling och lärande – det är det vi går till jobbet för.

Det är utifrån drivkraften att vi vill att varje elev lär och utvecklas så långt som möjligt som vi under flera år, tillsammans med kollegor på alla nivåer i styrkedjan och med framstående forskare inom skolutveckling, arbetat med att bygga upp och sedan kontinuerligt förbättra det systematiska kvalitetsarbetet. Under arbetets gång har vi lärt oss väldigt mycket, och det gör vi fortfarande. En sak vi lärt oss är att det är både effektivt och bekvämt att inte alltid behöva uppfinna hjulet själv. Det är bland annat utifrån den lärdomen som vi skrivit den här guiden.

Varken vårt arbete eller denna guide hade kommit till stånd utan våra kollegor. Vi vill därför tacka alla som vi samarbetat med under åren – lärare, övriga pedagoger och medarbetare, skolledare och kollegor inom skolhuvudmannen i Malmö stads grundskolor. Särskilt tack också till Jan Håkansson som tidigt trodde på vår idé och som har varit ett stöd längs vägen. Tack Anna Mårtensson, Anna Jahnsén, Hanna Ryning och Jenny Zander som har kommit med kloka inspel. Tack till Malin Malmberg som gett oss välbehövlig input inom områden där du har större kompetens än vi. Och slutligen ett stort tack till Anders Malmquist som visat stor tillit till vår kompetens. Guiden hade inte varit vad den är utan er.

Malmö i juni 2023 Gunilla Briselius & Malin Ullman

8

1.

Inledning Barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. De ska

träna förmågor, utveckla färdigheter, lära sig kunskap och utveckla respekt för mänskliga rättigheter och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på. Det är syftet med utbildningen inom skolväsendet.

Utbildningen finns till för elevernas lärande och utveckling. Vi som arbetar inom skolan ska se till att eleverna – alla elever – lär sig och utvecklas.

För att klara av att stödja och utmana eleverna så att de utvecklas så långt som möjligt, strävar vi ständigt efter att förbättra vårt eget arbete så att det svarar mot elevernas behov. Det gör vi genom att systematiskt följa upp, analysera, planera och genomföra vårt arbete. Vi gör det på egen hand och tillsammans med kollegor. Det arbetet går under namnet systematiskt kvalitetsarbete.

Varför en guide i systematiskt kvalitetsarbete?

Systematiskt kvalitetsarbete är det som alla medarbetare i skolan kontinuerligt gör för att förbättra sitt arbete och elevernas utveckling och lärande.

Det gör vi eftersom skollagen (2010:800) ålägger oss att göra det och eftersom vi ständigt strävar efter att förbättra vårt arbete och därmed elevernas resultat.

Uppdraget att arbeta systematiskt med att förbättra sitt arbete och elevernas resultat gäller inom hela skolsystemet – från personalen närmast eleverna till skolhuvudmannen, såväl inom kommunala som fristående och andra verksamheter.

Ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete utgår från uppdraget vi har och den egna elevgruppen, involverar all personal och leder till effekter för elevernas resultat och utveckling. Det pågår ständigt och blir aldrig färdigt.

Att åstadkomma ett sådant kvalitetsarbete är inte lätt. Många arbetsuppgifter, behov och oförutsedda händelser pockar ständigt på uppmärksamhet i skolan. Att då hålla fokus och återkommande följa upp, analysera, planera och genomföra för att ständigt förbättra är många gånger minst

11

sagt utmanande. Många arbetslag, skolor och skolhuvudmän vittnar om de allra bästa intentioner, men att de är svåra att omsätta i praktiken. Det är utifrån viljan att göra, men svårigheten att omsätta i praktisk handling, som den här guiden är framtagen.

Varför är systematiskt kvalitetsarbete så svårt?

Ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till effekter för elevernas utbildning är som sagt inte lätt att få till. Trots att skollagen sedan 2011 ålägger alla skolor och skolhuvudmän att bedriva ett sådant arbete, är det få som lyckas fullt ut. Oftast är det inte viljan som saknas, motivationen hos skolans personal är många gånger väldigt hög. I stället är det andra förutsättningar som brister. Ett fullfjädrat systematiskt kvalitetsarbete kräver bland annat följande: ̆ kompetens hos medarbetarna ̆ strukturer för arbetslag, skolor och skolhuvudman att arbeta utifrån ̆ cykliska processer att arbeta i ̆ en kultur där medarbetare arbetar prestigelöst med att lära och utvecklas tillsammans

̆ en tydlig riktning med fokus på ständigt lärande för elevernas utveckling ̆ att ledningen i ord och handling i vardagen visar att arbetet är viktigt.

För att lyckas med det krävs både målmedvetenhet och mod att prioritera.

Huvudman, skola och arbetslag behöver anamma systematiska arbetssätt och samtidigt överge vissa andra invanda arbetssätt. Det är vårt arbete som avgör kvaliteten i utbildningen och därmed vilket resultat vi får. Därför behöver vi få syn på vilka av våra arbetssätt som för arbetet framåt och vilka som begränsar oss.

Arbetet kräver dessutom uthållighet. Ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till effekter för elevernas utbildning tar tid att åstadkomma. För att hantera de stora utmaningar som arbetslag, skolor och huvudmän kan ställas inför krävs ibland riktigt kreativa och kompetenta lösningar. För att kunna hitta sådana behöver arbetslaget, skolan och huvudmannen ha god vana och erfarenhet av att systematiskt ta sig an svåra problem. För det krävs träning och åter träning.

Låter det tufft? Ja, och det är det också. Å andra sidan finns inga alternativ. Det är bara genom att varje arbetslag utvecklar sitt arbete för att möta sin elevgrupps behov så bra som möjligt som skolan kan lyckas med uppdraget för varje elev. För att hela skolan, skolhuvudmannen och utbildningssystemet ska klara sitt uppdrag krävs utvecklingsarbete på varje nivå.

Skollag och läroplaner styr främst vad vi ska åstadkomma med och för varje elev. Inom utbildningsväsendet har vi i stället ofta stort fokus på

12

Planera

”görande”, det vill säga på vad vi ska göra i stället för vad vi ska åstadkomma. Nivån efter oss i styrkedjan beslutar vad som ska göras, hur ofta, hur länge och med vilka grupper. Styrningen av görandet är välvillig, men ofta kontraproduktiv. När efterliggande instans beslutar om aktiviteter som ska göras, kommer skolhuvudmannen, skolan eller arbetslaget att anstränga sig för att genomföra dessa aktiviteter på rätt sätt och i rätt tid. Det klarar vi oftast av att göra. Däremot är det svårare att samtidigt hålla fokus på att leva upp till syftet med aktiviteterna, varför dessa ska göras och vad de ska åstadkomma för eleverna.

Att skolan ska fokusera på elevernas lärande och utveckling kan låta självklart. Men alla som arbetar eller har arbetat i skolan vet hur svårt det är att upprätthålla detta och hur lätt det är att annat – ofta frågor om görande – tar överhanden och dominerar. Det är vanligt att skolan fokuserar på aktiviteter, på hur, när och vem som ska göra dessa, och inte på vad de ska leda till för att sedan följa upp om de ledde till det de syftade och lära av sin uppföljning. Det är lätt att trilla dit, inte minst eftersom fokus på görande är en så stark del av skolans kultur. Det är så vi brukar göra, och det är det arbetssättet många av oss känner sig hemma i.

Eftersom vi är vana vid att ha fokus på vad vi gör, efterfrågar vi ofta styrsignaler som upprätthåller detta arbetssätt. Många av oss vill gärna ha checklistor som kan bockas av och sedan är uppdraget klart. Den inställningen förstärks av att skolan är så påpassad av omgivningen. Kraven, önskemålen och synpunkterna från vårdnadshavare, medier och politik är oändliga och dessutom ständigt skiftande. Arbetet i en sådan verksamhet är utsatt och krävande. Vi är säkert många som behöver lite inre lugn och frid emellanåt. Därför är det fullt förståeligt att vi ibland önskar oss konkreta att göra-regler som vi kan följa och sedan vara färdiga med. Problemet är att det inte fungerar för att klara skolans uppdrag.

I skolan måste uppdraget med och för eleverna stå i förgrunden och kompetensen finnas hos medarbetarna som möter eleverna. Självklart finns inte all kompetens hos alla medarbetare, ingen av oss är fullfjädrad på allt. Det är därför det systematiska kvalitetsarbetet behövs. Det är där vårt ständiga gemensamma lärande utifrån den egna elevgruppens behov sker. Ingen medarbetare kommer någonsin att kunna klara allt som skolans komplexa uppdrag kräver, men alla kan vi bli lite bättre och alla kan vi, som en naturlig del i vår yrkesutövning, ständigt vässa våra förmågor. Att vi tillsammans kontinuerligt blir lite skickligare på att möta våra elevers behov – det är det bästa vi kan sträva efter och verka för.

13

Vem vänder sig guiden till?

Den här guiden vänder sig till alla som arbetar med utbildning av elever i grundskoleåldern – i förskoleklassen, grundskolan, den anpassade grundskolan och fritidshemmet.

För ett effektfullt systematiskt kvalitetsarbete krävs att alla nivåer i styrkedjan arbetar i samklang, och att varje nivå har fokus på sitt uppdrag och på att stödja och utmana framförliggande nivå. Den organisation som arbetar systematiskt i hela styrkedjan har de bästa förutsättningarna för att förbättra elevernas utbildning.

I guiden används följande begrepp för nivåerna i styrkedjan: ̆ Lärare – inkluderar även andra funktioner som arbetar undervisningsnära (specialpedagog, studie- och yrkesvägledare, elevassistent, kurator och liknande). ̆ Medarbetare – används som ett vidare begrepp och avser alla, inklusive lärare, som arbetar inom skolan och skolhuvudmannen. ̆ Arbetslag – avser en grupp kollegor som ansvarar för utbildningen av en specifik elevgrupp (en klass, en årskurs, ett stadium, ett spår, ett ämne eller liknande) samt även andra grupperingar som elevhälsoteam, sektion, funktion, arbetsgrupp eller liknande. ̆ Skolledning – avser rektor, biträdande rektor och eventuellt andra som ingår i skolans ledningsgrupp. ̆ Skolhuvudman – avser den politiska styrelsen eller motsvarande för kommunala, regionala och statliga samt fristående verksamheter och den verkställande tjänstemannaorganisationen i form av skolchef, förvaltning och övergripande stödjande funktioner i organisationer som ansvarar för utbildningen av elever i grundskoleåldern. Guiden är främst inriktad på den verkställande funktionens systematiska kvalitetsarbete. Där inte annat anges, avses genomgående skolhuvudmannens verkställande funktioner.

14

Planera

Bild 1. Systematiskt kvalitetsarbete på varje nivå och i samklang mellan nivåer. Ett effektfullt kvalitetsarbete kräver gemensam riktning och strukturer inom och mellan alla nivåer i styrkedjan. Uppdraget utgår från eleverna och organiseringen utgår från skolhuvudmannen.

Att skolhuvudmannen organiserar och strukturerar ett kontinuerligt arbete med tydlig riktning mot att förbättra elevernas utbildning – ett arbete som involverar alla medarbetare inom alla nivåer i styrkedjan, där nivåer stödjer och utmanar varandra – skapar de bästa förutsättningarna för arbetet.

Att hela styrkedjan medverkar är dock inte nödvändigt för att resultat ska uppnås. Ett arbetslag kan bedriva systematiskt kvalitetsarbete på egen hand, för att så småningom försöka få med sig resten av skolan. En skola kan starta själv med avsikt att involvera huvudmannen längre fram. Att skolan inte arbetar systematiskt är alltså ingen anledning för arbetslaget att inte göra det, och att huvudmannen inte arbetar systematiskt är ingen ursäkt för skolan att inte göra det. Det går att utvecklas även på egen hand. Förbättringar kan åstadkommas i det lilla.

15

Hur läggs grunden för systematiskt kvalitetsarbete?

För att få till ett kvalitetsarbete som utvecklar utbildningen och förbättrar elevernas lärande krävs att lärare som ansvarar för en elevgrupp utgår från sitt uppdrag och tillsammans arbetar systematiskt med att följa upp och analysera vad gruppens arbete leder till för eleverna. Utifrån denna analys planerar och genomför de sedan förbättringar. Det är kärnan i det systematiska kvalitetsarbetet. Arbetet kräver att vissa förutsättningar är på plats.

Alla medarbetare behöver tillhöra ett definierat arbetslag i vilket de återkommande stödjer och utmanar varandra att förstå, pröva, undersöka och utveckla sin undervisning och annat arbete. Arbetslaget behöver ha avsatt tid för att kontinuerligt arbeta med sitt gemensamma lärande. Gruppen behöver ha uppbackning från sin chef att prioritera lärande och att utvecklas tillsammans. Det behöver finnas en förväntan i organisationen på att arbetslag ska utgå från elevernas behov och gemensamt lära sig om hur dessa bäst möts. Denna förväntan manifesteras i praktiskt arbete. Det kan handla om: ̆ tydligt uppdrag för varje arbetsgrupp, funktion och nivå i styrkedjan ̆ en kultur där elevernas lärande ses som syftet med skolan och därför värt att sträva efter även när det kräver uppoffringar ̆ tillit, tilltro och höga förväntningar inom och mellan grupper och nivåer ̆ strukturer i form av arbetstid avsatt för arbetet ̆ processer att kontinuerligt bedriva arbetet i ̆ att chefen återkommande följer upp hur arbetet går och vad det leder till, såväl individuellt som med arbetslaget som helhet ̆ ledningens intresse för att ta del av arbetslagets lärande i alla lägen (även när det är svåra saker som kommer fram) ̆ frihet från upplevelse av kontroll eller av att söka fel och syndabockar ̆ uppmärksamhet, beröm och bekräftelse på det lärande och de framsteg som uppnås ̆ plats att dokumentera arbetet på ̆ ledningens acceptans att alla kringaktiviteter inte alltid blir perfekt genomförda ̆ en ledning som går före och visar vägen och är beredd att ifrågasätta sitt arbete och att ompröva invanda arbetssätt för att möta elevernas och verksamhetens behov.

När det gäller formerna för arbetet visar den här guiden möjliga strukturer och arbetssätt. Utifrån dessa behöver skolhuvudman, skola och arbetslag ta ställning till och besluta om hur arbetet ska struktureras och organiseras i den egna organisationen. Verksamhetens behov, kultur och möjligheter avgör. Övergripande strukturer och arbetssätt behöver planeras, beslutas och riggas för. Men verksamheten bör avstå från att ägna alltför mycket tid och kraft åt att diskutera detaljfrågor, som hur många personer som ska

16

Planera

ingå i ett arbetslag, hur ofta och hur länge arbetslaget ska arbeta tillsammans, vem som ska leda arbetslaget, hur många uppföljningstillfällen skolan ska ha, hur ofta skolhuvudmannen ska följa upp elevernas uppfattningar och så vidare. Det finns mängder av sådana frågor som är betydelsefulla, men som inte är avgörande för arbetet. Det kan vara svårt att inte fastna i diskussioner om arbetsformerna. Ju mer vi ägnar oss åt att fundera över och diskutera formfrågor, desto mindre kraft har vi över till innehållet och det som arbetet syftar till – att vi tillsammans ska förbättra vårt arbete med eleverna. I stället är det bättre att välja ett arbetsupplägg och testa. När man arbetat utifrån upplägget ett tag (inte för kort tid), reflekterar man över hur det fungerar och om något behöver justeras. I så fall justerar man och testar igen.

Utöver att visa vad som behöver ske i arbetslagets, skolans och huvudmannens arbete, är avsikten med guiden att tydliggöra varför detta behöver hända. Varför-frågan är central därför att om vi inte vet varför vi gör något, har vi betydligt svårare att reflektera över hur det vi gör fungerar och vad det leder till. För att kunna bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till effekter för eleverna, behöver alla inblandade förstå vad vi gör och varför vi gör det.

Utifrån medarbetarens och gruppens förståelse för vad som behöver ske, väljer gruppen själv hur den vill genomföra sitt arbete. Att ”äga” sitt eget görande är ett sätt att omsätta sin förståelse i handling. För den som inte förstår vad den behöver göra eller hur det kan göras är lösningen inte att någon annan berättar exakt vad som ska göras. Har man inte förståelse för arbetet så har man inte. Att i det läget följa en instruktion och utföra en viss uppgift kommer visserligen leda till att jobbet blir gjort, men det kommer att ske utan medarbetarens medvetenhet om vad som sker och varför, och det leder därför inte till något aktivt lärande. Därför bör processledaren eller chefen hellre fråga gruppen hur den tänker att en arbetsuppgift kan utföras, i stället för att tala om hur den ska göras. Om gruppen saknar tillräcklig kunskap kan frågan utmana gruppen att fundera och diskutera så att insikten förhoppningsvis utvecklas på sikt. Ja, det kan ta lite tid. Men å andra sidan fungerar det. Det gör däremot inte detaljstyrning av medarbetares arbete (detaljstyrning fungerar alltså för att få en viss aktivitet gjord, men det fungerar inte för att uppnå verksamhetens syfte).

Hur är guiden tänkt att användas?

Som nämnts ovan vänder sig guiden till arbetslag, skolledningar och skolhuvudmän. För största effekt bör skolhuvudmannen arbeta strukturerat och systematiskt tillsammans med alla skolor, och alla skolor tillsammans med alla arbetslag. Först när alla nivåer i styrkedjan arbetar utifrån samma

17

tydliga riktning, och gör det strukturerat i samklang med varandra, kommer det systematiska kvalitetsarbetet att leda till stora effekter på elevernas utbildning. Men, som vi också har nämnt, en enskild skola eller ett arbetslag kan också uppnå effekter på egen hand. Guiden är därför upplagd så att den kan användas av en enskild verksamhet eller gemensamt av alla verksamheter i en organisation.

Eftersom allt arbete i skolan börjar och slutar med eleverna, inleds guiden med lärarnas systematiska kvalitetsarbete. Det första guidande kapitlet visar, resonerar och lämnar förslag till arbetslag av lärare. Efterföljande kapitel vänder sig till skolor som helhet, företrädda av skolledningen. Därefter fokuserar guiden på huvudmannens arbete. Arbetet inom huvudmannen som helhet står i centrum, men guiden kan också nyttjas av en funktion, enhet eller avdelning inom huvudmannen. De tre guidande kapitlen som vänder sig till respektive nivå, följs av ett kapitel om uppföljningen mellan nivåerna.

En guide som räknar upp alla yrkesgrupper, verksamheter och skolformer hade varit svårläst och besvärlig att använda. För att få ett användarvänligt material, vänder sig guiden direkt till arbetslag av lärare inom grundskolan samt skolledningar och skolhuvudmän som ansvarar för utbildning av barn i grundskoleåldern inom en kommunal organisation. Att guiden vänder sig direkt till just dessa beror på att de utgör de största grupperna. Verksamma inom övriga skolformer, anställda som inte är lärare samt skolhuvudmän som inte är kommunala är precis lika viktiga i det systematiska kvalitetsarbetet. Dessa grupper kan använda guiden på samma sätt, men behöver vara beredda på att anpassa den till sitt eget uppdrag och förhållanden som gäller den egna verksamheten.

Guiden vänder sig till alla, såväl nybörjare som mer erfarna medarbetare och grupper. För de allra flesta är det nog mest värdefullt att nyttja guiden lite då och då i samband med det praktiska systematiska kvalitetsarbetet, snarare än att sträckläsa guiden från första till sista sidan och sedan ställa den i bokhyllan. Inled gärna med att läsa introduktionen och förklaringen till det arbetsmoment som är aktuellt och diskutera därefter tillsammans med kollegorna vilket område som gruppen har mest nytta av att fokusera på i nuläget. Ska vi prioritera att planera för vårt löpande arbete eller för vårt utvecklingsarbete eller kanske att sätta strukturen för vårt gemensamma arbete som grupp? Här avgör gruppens behov och intresse. Vi rekommenderar att man väljer ett lite mindre område inledningsvis, och att man sedan adderar allteftersom. Att börja omfattande och ambitiöst är ofta lockande, men många arbetsgruppers arbete har knäckts av att man har startat i för stor skala och att man sedan inte har orkat upprätthålla arbetet

18

Planera

i konkurrens med allt löpande arbete som ständigt pockar på uppmärksamheten och som måste hanteras. Systematiskt kvalitetsarbete är som fysisk träning – det bästa arbetet är det som blir av. Gruppen bör därför börja med det område som bedöms som absolut viktigast och jobba med det tills man upplever att man behärskar det och är redo att ta nästa steg.

Guidens exempel är tänkta som praktiskt stöd till arbetsgrupper på respektive nivå att hämta inspiration ifrån. Stödet i exemplen är i stor utsträckning formulerat som frågor. Frågor väcker, i högre grad än påståenden, intresse och öppnar för reflektioner och diskussioner. Inom flera av exempelområdena finns relativt många frågor. Det beror på skolans omfattande uppdrag. Det är inte meningen att alla grupper ska jobba med alla frågor.

Gruppen behöver titta på frågorna tillsammans och fundera över vilka som är mest relevanta för det egna arbetet i den aktuella situationen. Vilka frågor är viktigast eller mest stödjande eller utmanande? Och som sagt, det är bättre att börja med några få och att addera successivt. Frågebatteriet är en möjlighet att hämta idéer ifrån, inte en manual att följa från start till slut. Att frågebatteriet är så omfattande har också att göra med att guiden vänder sig till såväl nya som erfarna medarbetare. Vissa grupper bör börja med det mest basala, andra är snarare betjänta av att välja att vässa någon liten del av arbetet.

Varför uppdelning av löpande arbete och utvecklingsarbete?

I sitt uppdrag utför lärare, kurator, administratör, skolsköterska, skolledare, studie- och yrkesvägledare, elevassistent, specialpedagog, skolchef och alla övriga i skolan en stor mängd olika arbetsuppgifter. De arbetsuppgifter som vi gör dagligen eller månatligen kallas i guiden för ”löpande arbete”. För lärare domineras det löpande arbetet av undervisning, och därför benämns lärares löpande arbete ”undervisning och övrigt löpande arbete” eller rätt och slätt ”undervisning”. Utöver alla löpande arbetsuppgifter som ingår i jobbet har vi också ett så kallat utvecklingsuppdrag. Utvecklingsuppdraget går ut på att vi hela tiden förbättrar vårt arbete. Det kan naturligtvis också sägas ingå i vårt löpande uppdrag – skollagen ålägger ju oss att ständigt arbeta med förbättringar. Den här guiden skiljer på så kallat löpande arbete och utvecklingsarbete. Båda är viktiga, och båda behöver vi arbeta med kontinuerligt. Vi menar att det är värdefullt att skilja på de arbetsuppgifter som ingår i själva grundarbetet för vårt uppdrag och de arbetsuppgifter vi gör för att förbättra vårt arbete. Det underlättar för oss att skilja på dessa för att vara medvetna om vad vi gör. Som exempel är vi kanske inte så nöjda med att vår undervisning i engelska har lett till att 75 procent av eleverna i årskurs 7 har klarat godkänt betyg (löpande arbete), men å andra sidan

19

kanske vi är väldigt nöjda med att vårt utvecklingsarbete har lett till att 10 procentenheter fler elever är godkända nu än för ett år sedan (utvecklingsarbete).

I guiden skiljer vi genomgående på planering, genomförande, uppföljning och analys av det löpande arbetet respektive utvecklingsarbetet. Vissa verksamheter använder den här terminologin medan andra kanske använder andra begrepp, det är av mindre betydelse. Poängen är att vi på egen hand, med våra kollegor och vår chef, behöver vara medvetna om vad vi talar om och avser. Rekommendationen är därför att varje organisation väljer de begrepp som passar den egna verksamheten.

Hur är guiden uppbyggd?

Det systematiska kvalitetsarbetet utgår från nationella krav och riktlinjer för hur det ska bedrivas. Därför inleds guiden med ett avsnitt om centrala utgångspunkter för arbetet. Skollagen och läroplanerna styr vad skolan ska göra. Dessa styrdokument samt ytterligare föreskrifter styr också till viss del hur arbetet ska göras. Styrdokumentens centrala utgångspunkter ligger till grund för arbetet på varje skola och inom varje huvudman.

Skolan har inte bara staten att förhålla sig till, utan även skolhuvudmannen. Därför fortsätter boken med ett kapitel som kopplar ihop hela organisationens systematiska kvalitetsarbete.

Guiden fortsätter därefter med kapitel som vänder sig specifikt till de olika nivåerna i styrkedjan: arbetslag, skolledning och skolhuvudman. Kapitlen som guidar arbetslag, skolledning respektive huvudman är uppbyggda på samma sätt. De inleds med en översiktlig bild och går därefter igenom de fyra stora arbetsmoment som det systematiska kvalitetsarbetet består av – planera, genomföra, följa upp och analysera. För varje område finns: ̆ en kort inledning som beskriver vad arbetsmomentet syftar till och går ut på ̆ en förklarande text som beskriver vad man gör inom arbetsmomentet ̆ illustrationer i form av stiliserade ikoner som visualiserar arbetsmoment och arbetsflöde

̆ exempel på hur man kan välja att göra vissa specifika uppgifter ̆ viktiga frågor att ställa sig inom arbetsmomentet.

Guiden visar och tipsar om hur man praktiskt kan gå till väga i sitt systematiska kvalitetsarbete. Eftersom varje skola och skolhuvudman organiserar och strukturerar sitt arbete på det sätt som passar verksamheten, är inga specifika former, som grupperingar, upplägg, frekvenser, tidsplaner, benämningar eller exakta strukturer definierade i guiden. Detta är saker som varje huvudman, skola och ibland varje arbetslag själv behöver bestämma.

20

Planera

Guidens exempel på genomförande av olika arbetsmoment är förslag tänkta att inspirera till olika möjliga ageranden.

Arbetsmomenten följa upp och analysera är sammanbakade till ett avsnitt.

Detta eftersom uppföljning och analys sker så tätt sammanknutet och i så stor utsträckning bygger på vartannat. Guiden är uppdelad i ett avsnitt om den uppföljning och analys som görs kontinuerligt medan arbetet pågår, och ett avsnitt om den mer fördjupade summerande uppföljning och analys som görs i slutet av läsåret.

De tre kapitlen om respektive nivås systematiska kvalitetsarbete följs av ett kapitel där nivåerna möts. Här finns förslag på hur skolledningen kan följa upp och analysera arbetslagets arbete och resultat tillsammans med arbetslaget, hur utbildningsförvaltningen1 kan följa upp och analysera tillsammans med skolan samt hur utbildningsnämnden2 kan följa upp och analysera tillsammans med utbildningsförvaltningen. Här finns också ett avsnitt om statens uppföljning med skolhuvudmän utifrån det nationella kvalitetssystemet, med förslag på hur huvudmannen kan förbereda sig inför den.

Guiden fokuserar genomgående på gruppers arbete – grupper som är ett arbetslag, en skolledning, en funktion inom huvudman etc. I kapitlet om att följa upp och analysera mellan nivåerna i styrkedjan kompletteras denna uppföljning på gruppnivå med ett avsnitt om uppföljning med individer. Chefer kan alltså hämta inspiration för såväl sin uppföljning med hela grupper som med enskilda medarbetare.

Därefter följer en sammanfattning av det viktigaste inom det systematiska kvalitetsarbetet i punktform.

Guiden avslutas med en sammanställning av referenser. Här listas den vetenskapliga forskning som utgör grunden för guidens upplägg och innehåll. Omfattande vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet från flera olika discipliner ligger bakom de lärdomar, ställningstaganden och rekommendationer som guiden bygger på. För att göra guiden lättläst och öka användarvänligheten, innehåller guiden inga fotnoter med referenser till vetenskaplig litteratur. De främsta kunskapsbärarna och inspiratörerna finns i stället i litteraturlistan sist i guiden.

1) Utbildningsförvaltning avser den verkställande delen inom huvudmannen.

2) Utbildningsnämnd avser den politiska eller motsvarande delen inom huvudmannen.

21

– JAN HÅKANSSON, PROFESSOR I PEDAGOGISKT ARBETE VID HÖGSKOLAN DALARNA

Att vi ska arbeta med systematiskt kvalitetsarbete, det vet alla i skolan. Men hur gör man egentligen för att engagera alla medarbetare, få till en systematik i arbetet och åstadkomma goda studieresultat för eleverna? utveckling i praktiken. Den beskriver konkret vad som behöver göras och förklarar varför. Guiden tipsar steg för steg hur arbetslag och arbetsgrupper i skolan, skolan som helhet samt skolhuvudmannen kan göra. Den kan användas av nybörjaren, som behöver detaljerad vägledning, såväl som den initierade som önskar inspiration för att vässa någon liten del av sitt arbete, samt alla däremellan. Guiden syftar till att skola och skolhuvudman ska få till ett arbete där varje lärare och all övrig personal hittar sin egen förståelse och drivkraft i arbetet – så att varje elev får rätt stöd för att lyckas.

Gunilla Briselius har lång erfarenhet av strategiskt och operativt utvecklings- och förbättringsarbete på ledningsnivå inom kommunal verksamhet – det senaste decenniet inom skolan. Hon har en bakgrund som socionom, projektledare och processledare.

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan är en oumbärlig guide till kvalitets-

Gunilla Briselius & Malin Ullman

’’

För den som vill få ett systematiskt kvalitetsarbete att fungera i praktiken är detta en bok att läsa och inte minst regelbundet återvända till i olika skeden.”

Gunilla Briselius & Malin Ullman

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan

ELEV

ARBETSLAG

SKOLLEDNING

Malin Ullman har mångårig erfarenhet av strategiskt och operativt utvecklings- och förbättringsarbete inom regional och kommunal verksamhet – det senaste decenniet inom skolan. Hon har en bakgrund som politisk magister och journalist.

SKOLHUVUDMAN

Art nr 1680

www.komlitt.se

En praktisk guide i att organisera, leda och genomföra arbetet