9789152365588 by Smakprov Media AB

Projektledning ÖVNINGSBOK

Projektledning – övningsbok innehåller diskussionsfrågor, övningsuppgifter, tester och instuderingsfrågor. Teorin som ligger till grund för övningsboken finns presenterad i faktaboken Projektledning. De två böckerna är tillsammans ett heltäckande läromedel inom projektledning, men kan också användas av yrkesverksamma som vill öka sina kunskaper inom projektmetodik, agila metoder och ledarskap. Böckerna kan användas inför en certifiering då innehåll och terminologi är anpassade till PMI:s och IPMA:s syn på projektledning. Projektledning – övningsbok har en disposition som följer flödet i ett projekt. Avsnitt om projektmetodik varvas med kapitel om ledarskap och personlig utveckling. Innehållet är uppdelat i sex avsnitt. Första avsnittet innehåller övningar och tester som berör projekt som arbetsform, grundläggande projektmetodik och projektroller samt agila metoder. Avsnitt två, tre, fyra och fem innehåller övningar och tester som berör de olika stegen i projektflödet från initiering ända till nyttorealisering. Övningsbokens sjätte avsnitt har fokus på hela projektverksamheten. Här utgör portföljhantering, projektkontor och projektmognad samt certifiering viktiga delar. Projektledning – övningsbok ger möjlighet att träna på alla områden man bör behärska för att på ett professionellt sätt kunna planera och genomföra projekt eller organisera och styra en projektverksamhet. Övningsboken innehåller även en analysmodell för att bedöma organisationens projektmognad. Projektledning – faktabok och övningsbok har en webbplats med övningar, tester och presentationsmaterial samt mallar till en generell projektmodell. Syftet är att erbjuda ett brett stöd för att skapa effektiva och moderna utbildningar för universitet, högskolor och utbildningsföretag.

www.sanomautbildning.se/projektledning

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult inom projektledning och affärsmannaskap. Han har flera års erfarenhet från att ha arbetat inom företag inom olika branscher, både i Sverige och internationellt. Vidare är han också engagerad i att analysera och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer. Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

ISBN 978-91-523-6558-8

SJÄTTE UPPLAGAN

ÖVNINGSBOK Bo Tonnquist

SANOMA UTBILDNING Postadress: Box 38013, 100 64 Stockholm Besöksadress: Rosenlundsgatan 54, Stockholm Webbplats: www.sanomautbildning.se E-post: info@sanomautbildning.se Order/Läromedelsinformation Telefon 08-587 642 10 Förläggare: Karin Sörensen Projektledare och redaktör: Natalie Nordström Grafisk form: Jonas Olsson, Mobile Design Omslag: Jonas Olsson, Mobile Design Projektledning – Övningsbok, 6:e upplagan ISBN 978-91-523-6558-8 ©2024 Bo Tonnquist och Sanoma Utbildning AB, Stockholm Sjätte upplagan Första tryckningen

Kopieringsförbud! Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Vid tillämpning av skolkopieringsavtalet (också kallat BONUS-avtalet) är det att se som ett engångsmaterial och får enligt avtalet överhuvudtaget inte kopieras för undervisningsändamål. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år och bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Tryck: Balto Print Litauen 2024

Förord

yftet med den här övningsboken är att ge dig möjlighet att testa dina kunskaper inom projektmetodiken och ledarskap samt att förse dig med verktyg som kan användas för att analysera och utveckla din kompetens och ditt företags eller din organisations förmåga att utföra projekt. För att göra det lätt att hitta rätt övning till det du vill träna på är övningarna i den femte upplagan av övningsboken grupperade i 21 kapitel fördelade på 6 avsnitt: 1. Projekt som arbetsform 2. Analysera projekt 3. Planera projekt 4. Genomföra projekt 5. Avsluta projekt och nyttorealisering 6. Projektverksamhet Varje kapitel består av tre delar:

Innehållet bygger på material som jag och andra utbildare använder i kurser och utbildningar, samt tester från företag och organisationer som är verksamma inom ledarskapsutveckling och beteendeforskning eller som arbetar med att kartlägga organisationers projektmognad. Ytterligare övningar och tester finns på ”Övningsmästaren” som man når via qr-koden nedan. Övningarna i den sjätte upplagan av övningsboken är anpassade till den nionde upplagan av faktaboken Projektledning, men går också bra att använda tillsammans med tidigare upplagor. Den nya upplagan av övningsboken innehåller fler övningar bland annat två genomgående case med övningar som följer projektflödet från syfte och mål fram till tidsplan, budget och riskanalyser.

• Övningar på tillämpad projektmetodik och ledarskap samt analysmodeller för projekt- och självutvärderingar. Till de flesta övningarna finns det lösningsförslag samlade i slutet av boken.

Att samla övningar, analysmodeller och tester i en övningsbok har visat sig vara ett bra koncept. Övningsboken används i dag på ﬂera utbildningsföretag, universitet och högskolor. Den används även som stöd vid utveckling och anpassning av projektmetodik inom företag och organisationer samt av projektledare som förbereder sig inför certifiering hos pmi eller ipma. År 2009 fick boken pris som årets bok i projektledning av Svenskt Projektforum.

• Instuderingsfrågor med rekommenderade svar som baseras på innehållet i den åttonde upplagan av faktaboken Projektledning.

Lycka till med diskussionsfrågor, övningsuppgifter och instuderingsfrågor. Jag hoppas att övningsboken blir ett bra stöd i din kompetensutveckling.

• Diskussionsfrågor som kan användas för att stämma av den egna kompetensen och analysera sin organisations projektmognad.

Bo Tonnquist Roslagen i januari 2024

Scanna QR-koden för att komma till Övningsmästaren där det finns fler övningar och tester.

Innehåll

Uppgifter 1

Projekt som arbetsform

Genomföra projekt

1. Verksamhetsstyrning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

11. Bygga teamkänsla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

2. Projektmetodiken.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

12. Ledarskap i projekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

3. Agila metoder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

13. Projekt på rätt kurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 14. Implementering och överlämning.. . . . . . . . . 176

Analysera projekt 4. Idé och initiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5. Förstudie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Avsluta projekt och nyttorealisering 15. Avslut och lessons learned. . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

6. Intressenter och kommunikation. . . . . . . . . . . . . 62

16. Nyttorealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

17. En lärande organisation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Planera projekt 7. Tids- och resursplanering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 8. Bemanning och resursanskaffning. . . . . . . . . . . 94 9. Kalkylering och budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 10. Risk och kvalitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Projektverksamhet 18. Projektmognad och projektkontor. . . . . . . . . 214 19. Portfölj- och programhantering. . . . . . . . . . . . 232 20. Modeller och verktyg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 21. Standarder och certiﬁeringar. . . . . . . . . . . . . . . 246

Projektplan (exempel).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Lösningar 1

Projekt som arbetsform

Genomföra projekt

1. Verksamhetsstyrning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

11. Bygga teamkänsla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

2. Projektmetodiken.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

12. Ledarskap i projekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

3. Agila metoder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

13. Projekt på rätt kurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 14. Implementering och överlämning.. . . . . . . . . 324

Analysera projekt 4. Idé och initiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

5. Förstudie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Avsluta projekt och nyttorealisering 15. Avslut och lessons learned. . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

6. Intressenter och kommunikation. . . . . . . . . . . . 285

16. Nyttorealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

17. En lärande organisation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Planera projekt 7. Tids- och resursplanering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 8. Bemanning och resursanskaffning. . . . . . . . . . 302 9. Kalkylering och budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 10. Risk och kvalitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Projektverksamhet 18. Projektmognad och projektkontor. . . . . . . . . 330 19. Portfölj- och programhantering. . . . . . . . . . . . 332 20. Modeller och verktyg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 21. Standarder och certiﬁeringar. . . . . . . . . . . . . . . 334

Översiktsplan

– övningar enligt PMIoch IPMA-struktur

1 Projekt som arbetsform

Samordning

2 Analysera projekt

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Kapitel 2 Projektmetodiken

Kapitel 3 Agila metoder

Kapitel 4 Idé och initiering

1.2 Affärsmodell 1.3 Projekt hos oss 1.4 Bäst och sämst 1.5 Strategi för förändring

2.1 Projektflödet 2.2 Varför misslyckas projekt? 2.3 Varför lyckas projekt?

3.1 Det agila manifestet 3.2 Val av metod för genomförandet

4.1 Utföra som projekt? 4.2 Checklista vid projektstart

Kapitel 5 Förstudie

6.5 Kommunikationsplan

Intressenter

6.1 Kartlägg intressenter 6.2 Intressentanalys – Mässan 6.4 Intressentbalans

Omfattning

4.3 Analys av uppdrag 4.4 Syfte och mål 4.5 Syfte och mål 4.6 Syfte och mål

Organisation och resurser

2.4 Projektrollanalys

Tid

5.1 WBS – Bron 5.2 WBS – Skoaffären

3.3 Rollanalys i agila projekt

3.5 Planning poker 3.6 Flygplanen

5.7 WBS och grovplan – Fritidshuset 5.8 Grovlanera – Bron 5.9 Grovplanera – Skoaffären

Kostnad

5.4 Nyttovärdering – PENG

Osäkerhet

5.3 För och emot projektet

Kvalitet

Anskaffning

Kommunikation

Kapitel 6 Intressenter och kommunikation

4.9 Projekttriangeln 4.10 Projekttriangeln – Krav

5.5 Kravhantering

4.7 Målformulering – Bron 4.8 Målformulering – Skoaffär

5.6 Att beskriva krav

1.1 Kompetensinventering

3.4 Dagliga 15-minutersmöten

6.3 Kommunikationsvägar 6.6 Rygg-mot-rygg 6.7 Inlärningsstilar 6.8 Disposition

Strukturen nedan är till för att det ska vara lätt att hitta övningar som passar de olika kompetensområden man bör träna på inför en certifiering hos PMI respektive IPMA. I slutet av varje kapitel finns instuderingsfrågor kopplade till huvudboken Projektledning.

3 Planera projekt Kapitel 7 Tids- och resursplanering

Kapitel 8 Bemanning och resursanskaffning

7.1 Aktivitetsplan – Bron 7.2 Aktivitetsplan – Skoaffären

4 Genomföra projekt Kapitel 9 Kalkylering och budget

Kapitel 10 Risk och kvalitet

Kapitel 11 Bygga teamkänsla

Kapitel 12 Ledarskap i projekt

Kapitel 13 Projekt på rätt kurs

9.2 Ekonomisk kontroll

10.2 Har du kontroll på ditt projekt?

11.1 Kommunikationsprofiler

12.6 Ta tempen på gruppen

13.2 Styrning

12.11 Att leda i olika situationer

12.5 ABC-metoden

11.2 Hur ser du på dig själv? 11.3 Andras bild av dig? 11.4 Team eller grupp? 11.5 Att arbeta i grupp

12.1 Joharifönster 12.2 Att ge feedback 12.3 Att ge feedback 12.4 Att ge feedback 12.7 Motivation 12.8 Konflikthantering 12.9 Använda olika konflikthanteringsstilar 12.10 Rollspel – konflikthantering

7.3 Bedöm tid och resurs 7.4 Planeringspoker 7.5 Kritiska linjen 7.6 Kritiska linjen – Bron 7.7 Kritiska linjen – Skoaffären 7.10 a Tidsplan 7.11 Tidsplan – Bron 7.12 Tidsplan – Skoaffären

9.8 Crashing

13.1 Milstolpeuppföljning 13.8 Agil övning – diskussion

7.10 b Resurshistogram

9.1 Projektkalkyl 9.3 Lönsamhetsanalys – ROI 9.4 Lönsamhetsanalys – Annuitet 9.6 Förkalkyl – Skoaffären 9.7 Täckningsbidrag

13.3 Resultatvärde 13.4 Resultatvärde 13.6 Förväntat värde 13.7 Förväntat värde

7.8 Osäkerhetsanalys 7.9 Osäkerhetsanalys

9.5 Osäkerhetsanalys – Kostnad

10.1 Miniriskmetoden 10.3 Kvalitativ och kvantitativ riskanalys 10.4 Projektverifiering 10.5 Projektgranskning – Kvalitet

8.1 Rollspel-Förhandling 8.2 Rollspel-Förhandling 8.3 Rollspel-Förhandling 13.5 Statusrapportering

Översiktsplan

– övningar enligt PMIoch IPMA-struktur

5 Avsluta projekt och nyttorealisering

Samordning

Kapitel 14 Implementering och överlämning

Kapitel 15 Avslut och lessons learned

Kapitel 16 Nyttorealisering

Kapitel 17 En lärande organisation

14.4 Leveranser

15.3 Lessons learned

16.1 Säkra nyttan 16.2 Effektuppföljning

17.5 Förändringsstrategi

Intressenter

Omfattning

17.1 Förändringsmotstånd 17.2 Din förändringsbenägenhet

14.1 Överlämning – Bron 14.2 Överlämning – Skoaffären

Organisation och resurser

15.1 Utvärdering av resultat

17.3 Kategorisera projekttyp

15.2 Processutvärdering

17.7 Oskrivna regler

Tid

Kostnad

Osäkerhet

17.4 Hinderbanan 17.6 Förändringsvärde

Kvalitet

Anskaffning

Kommunikation

14.3 Bedömning av projektresultat 14.5 Leveransgodkännande

Projektverksamhet

Kapitel 18 Projektmognad och projektkontor

Kapitel 19 Portfölj- och programhantering

Kapitel 20 Modeller och verktyg

Kapitel 21 Standarder och certifieringar

18.2 SPI–Projektmognadsanalys

19.1 Portföljkartläggning 19.2 Programkartläggning 19.4 Positioneringskarta

20.1 Projektmodeller 20.2 Våra projektverktyg

21.1 PMI 21.2 IPMA 21.3 IPMA – Projekterfarenhet 21.5 IPMA – Självutvärdering av metodkompetens 21.6 IPMA – Kompetenselement

18.1 Projektförmåga

19.3 Affärsrisknivå

21.4 IPMA Projektkomplexitet

18.3 Styrkort för projekt 18.4 Benchmarking

21.7 Kompetensinventering

Projekt som arbetsform Projekt är en arbetsform med starkt resultatfokus. Alla projekt är en del av ett sammanhang och kan ses som verktyg för att leverera affärsmål och verksamhetsnytta. Projektmetodiken är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade projektroller och styrdokument. Agila metoder har hämtat mycket från Lean, bland annat fokus på samarbete i självorganiserade team, att undvika onödigt arbete och att visualisera framdrift med Kanban-tavlor. 1. Verksamhetsstyrning 2. Projektmetodiken 3. Agila metoder

INITIERING

IDÉ

PROJEKTET

FÖRSTUDIE

Skapa gruppen

PLANERING

GENOMFÖRANDE

Leda teamet

NYTTOREALISERING

AVSLUT

Avveckla teamet

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning Varför används projekt så ofta inom alla typer av verksamheter och varför ser projekt ut som de gör? Det är två grundläggande frågeställningar som har stark koppling till behovet att leda och styra företag och organisationer på ett så effektivt sätt som möjligt.

EFFEKT

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

Diskussionsfrågor Kan det finnas situationer då det är bra att inte genomföra en uppgift som projekt trots att arbetsformen skulle passa väldigt bra?

Matrisorganisationen är en av de vanligaste organisationsformerna. På vilket sätt kan denna organisationsform gynna eller försvåra projektarbetet?

Man brukar säga att projekt kortsluter den hierarkiska organisationsstrukturen. Vad menar man då?

Hur kan man lösa problemet med delat ledarskap, det vill säga att personer som är med i ett projekt har två chefer som ställer krav? Projektledaren i projektet, men också den ordinarie chefen utanför projektet, i linjen.

Tillämpar ni portföljstyrning i er verksamhet? Om ja, ge exempel på kriterier ni använder för att prioritera mellan projekten.

Tillämpar ni programstyrning i er verksamhet? Om ja, ge något exempel på ett program.

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

1.1 Kompetensinventering – projektledning Ange hur du tycker att området passar din egen kompetens på en skala från Vet ej till Utmärkt. Tänk inte efter för mycket, din första tanke motsvarar ofta ”rätt svar”. Självskattningen omfattar ett antal olika områden med anknytning till kompetens som kan vara bra att ha för en projektledare.

Utmärkt

Mycket bra

Bra

Obetydligt

Dåligt

Vet ej

Min kompetens inom följande område: Hantera konflikter i mina projekt Fastställa mål och syfte Specificera krav Kartlägga intressenter Identifiera roller Resurstilldelning Följa upp projektets framskridande Motivera mina medarbetare Presentationsteknik Förhandlingsteknik Riskhantering Gruppdynamik Projektverktyg (it-verktyg) Projektekonomi Ta fram en tidsplan Ta fram en milstolpeplan Hantera informationsspridning Starta projekt Avsluta projekt Nyttovärdering av projekt Ge och ta emot feedback Utveckla projektverksamheten Erfarenhetsåtervinning mellan projekt Agila metoder

(Det finns en kopia på denna övning i slutet av boken, övning 21.5. Syftet är att använda den efter att du har studerat färdigt för att kontrollera hur mycket bättre du anser dig vara). K ÄLLA: ULF ROSIN

Projektledning ÖVNINGSBOK

www.sanomautbildning.se/projektledning

Bo Tonnquist

ISBN 978-91-523-6558-8

SJÄTTE UPPLAGAN

ÖVNINGSBOK Bo Tonnquist