9789151118758

Helena Palmheden

Entreprenörskap Nivå 1

Innehåll

Projektstart

Avslut

Till läsaren

Välkommen till boken Entreprenörskap! Den är en guide från start till mål i kursen Entreprenörskap och består av 13 kapitel som är uppdelade i fyra delar.

Introduktion (kap 1–4)

De första fyra kapitlen syftar till att förbereda dig inför att starta ett projekt. Här får du kännedom om begreppet entreprenörskap.

Du får även prova på en del övningar för att träna dig i att tänka ”utanför boxen”.

Viktiga moment

• Träna kreativitet

• Fundera på olika projektidéer

• Bilda projektgrupp

Projektstart (kap 5–8)

Kapitlen som tillhör projektstarten handlar om förstudier och om hur du kan utveckla en projektidé. Kapitel 6, 7 och 8 beskriver och ger exempel på hur en projektplan kan se ut. Att planera kan ta tid, men med en genomtänkt plan blir det lättare och mindre tidskrävande senare, under själva genomförandet.

Viktiga moment

• Bestämma projektidé

• Planera projektet

• Skriva en projektplan

Genomförande (kap 9–11)

Kapitlen som tillhör den här delen syftar till att stötta dig och din projektgrupp under projektets gång. Det spelar ingen roll i vilken ordning du läser dessa kapitel. Här får du information om marknadsföring, ledarskap och hur grupprocesser fungerar. Du får även information om lagar och regler som kan beröra ditt projekt.

Viktiga moment

• Sa marbeta

• Genomföra projektet

• Nå projektets mål

Avslut (kap 12–13)

Den sista delen handlar om att utvärdera och avsluta projektet. Här finns tips om frågor som kan vara bra att ställa sig vid utvärderingen.

Viktiga moment

• Avsluta projektet

• Ut värdera

• Skriva en slutrapport

• Reflektera över vad du har lärt dig

Hoppas boken ger dig nya kunskaper, tips och inspiration.

Lycka till!

Författaren

KAPITEL 4

Projektadministration

Det här kapitlet handlar främst om hur man gör för att hålla god ordning i ett projekt. Det handlar om mötesteknik, olika typer av möten, protokoll och dokumentation av information men även vad som är viktigt att tänka på när en projektgrupp kommunicerar.

Projektadministration handlar om hur du på ett systematiskt sätt får kontroll över ditt projekt från början till slut. Med en god administration behöver inte så många oönskade överraskningar uppstå. Administration handlar om att spara anteckningar och protokoll, att följa upp det som beslutats och att på ett systematiskt sätt stämma av att projektet är på rätt väg. För att tolka det som är överenskommet på rätt sätt, är det viktigt att vara tydlig och att kommunicera med varandra. För att kunna kommunicera på ett effektivt sätt är mötesteknik ett verktyg.

Mötesteknik

En projektgrupp behöver träffas regelbundet för att utbyta information och ta beslut. För att genomföra möten på ett effektivt sätt kan mötesdeltagarna delas in i olika roller med olika uppgifter. Det behövs någon som håller i mötet, ställer frågor till gruppen och lyssnar in alla svar. Den personen kallas för ordförande. Det är vanligt att det är projektledaren som är ordförande, men så måste det inte vara. Det behövs också en sekreterare, som skriver ner det projektgruppen kommer fram till och en justerare, som kontrollerar det som skrivits. Övriga mötesdeltagare ska vara förberedda, hålla sig till ämnet och vara goda lyssnare.

Roller under ett möte

Ordförandens roll är att leda mötet och fördela ordet. Det är viktigt att se till att alla kommer till tals och att mötesdeltagarna håller sig till ämnet på dagordningen och inte pratar om annat. Det är även ordföranden som ansvarar för att mötet genomförs inom den tid som är bestämt. Ordföranden behöver vara drivande, klar, tydlig och bra på att kommunicera.

Sekreterarens roll är att skriva protokoll eller minnesanteckningar om vilka personer som deltagit på mötet, anteckna rubrikerna på dagordningen och det ni beslutar eller diskuterar under mötet. Sekreteraren skriver under protokollet med sitt namn, så att alla vet

Processkolan menar att budskap som skickas från en person till en annan kan störas genom olika typer av ”brus”. Brus är annat som mottagaren lyssnar till eller distraheras av, och kan vara en anledning till att budskapet inte når fram. Stäng därför av mobiler och försök vara aktiva lyssnare gentemot varandra på mötet.

Kommunikationsmodellen

Den första kommunikationsmodellen skapades av Claude Shannon och Warren Weaver runt 1940. De undersökte varför kommunikationen mellan de amerikanska militära enheterna ibland inte fungerade. Shannon och Weaver trodde till en början att det berodde på tekniska problem men kom snabbt fram till att det berodde på den mänskliga faktorn.

SÄNDARE BRUS

BUDSKAP

MOTTAGARE

MOTTAGET BUDSKAP

Den semiotiska skolan ser kommunikation som ett skapande och utbyte av betydelser. Man ser inte missuppfattning som ett tecken på misslyckad kommunikation. Istället menar man att kommunikation påverkas av kulturella skillnader mellan sändare och mottagare. Alla har olika erfarenheter med sig och ser världen ur olika glasögon och kommer därför lägga in olika betydelser i budskap. Med den här teorin i bakhuvudet är det viktigt att vara tydlig, förklara vad du menar, ge exempel eller be den som lyssnar beskriva vad den uppfattat att ni har kommit överens om.

Olika möten

Under din projekttid kommer du vara med i många olika slags möten. Det kan vara i syfte att utbyta information, diskutera eller besluta saker.

Ibland kallar projektledaren hela gruppen till ett möte för att ge eller få information. Det kan handla om att berätta att något nytt inträffat som har betydelse för projektets genomförande eller resultat. Det kan också handla om uppföljning av planerade aktiviteter i projektet. Möten för uppföljning och avstämning bör hållas regelbundet under projektet och vara inplanerade i förväg.

Ibland är det andra än projektgruppen som behöver informeras. För att er handledare ska kunna följa er projekt process behöver han eller hon också informeras regelbundet. Det kan göras i samband med informationsmöten. Under ett sådant möte ska ni visa för handledaren vad som hänt fram till dagens datum.

Exempel på punkter att ta upp på ett avstämningsmöte:

• Tidplan (Hur ligger vi till, håller planen eller behöver vi revidera den? )

• Resursplan (Har vi tillräckligt med resurser? Hur mycket har vi gjort av med i förhållande till vår budget? )

• Aktivitetsplan

– Aktiviteter som har avslutats. (Hur gick det? )

– Pågående aktiviteter. (Rapport om nuläget.)

– Framtida aktiviteter. (Vad har vi framför oss? )

• Eventuella problem och förslag till lösningar.

• Är projektet på väg mot rätt mål?

Externa möten

Om ni får en sponsor eller startar ett samarbete med en annan organisation kommer ni naturligtvis även ha möten med dem. Det är vanligt att träffas i början för att skriva ner, vad ni ska göra tillsammans, en s.k. överenskommelse. Inför ett sådant möte är det bra att

Dagordning för beslutsmöte

Datum:

Ort:

Mötesdeltagare:

1. Val av ordförande

2. Val av sekreterare

3. Val av justerare

4. Beslutspunkter

a) b) c)

5. Övriga frågor

Innan mötet

• L äs på om motparten, sök på internet och ta reda på information om företaget eller organisationen.

• Gå igenom vad ni önskar för resultat från mötet, exempelvis att få 10 halsdukar sponsrade till en modevisning.

• Gå igenom vad ni själva kan tänka er för motprestation, t.ex. sätta upp en skylt med företagets namn/logotyp.

• Lyft blicken och försök se det ni ska komma överens om ur både ert eget men även motpartens perspektiv.

• Förbered en PowerPoint, eller något ni kan visa under ert besök, där bakgrunden till ert projekt, syfte och mål framgår.

• Fundera igenom hur ni bör uppträda på mötet.

Under mötet

• Hälsa och tacka för att ni fått möjlighet att mötas.

• Börja med att be motparten berätta om sin organisation och verksamhet.

• Presentera därefter ert projekt och ert förslag till samarbete. Lyssna på vad motparten har att säga.

• Kom överens om hur ni ska göra och skriv ett förslag till samarbete där ni beskriver vem som ska göra vad och när.

• Bestäm ett nytt datum när ni åter träffas och följer upp ert samarbete.

Efter mötet

• Se till att ni håller er del av överenskommelsen. Om ni märker att något inte kommer att gå enligt plan meddela då sponsorn eller samarbetspartnern om det så fort som möjligt, så brukar det gå att lösa. Kommunikation är viktigt!

tänka igenom vad ni vill få ut av samarbetet men även vad ni tror motparten vill.

Det är viktigt att vara förberedd inför alla möten men kanske det första externa mötet är extra betydelsefullt. Mycket handlar om att skapa förtroende. Tänk på det när ni presenterar er, projektet och era förslag. Grundinställningen ska vara att skapa ett samarbete som båda parter blir nöjda med.

Överenskommelse

Överenskommelse mellan deltagarna i projektet Modeknuten och företaget Halsduk och

Vante AB

I dag den 30 september 20XX har projektet Modeknuten och företaget Halsduk och

Vante AB träffat följande överenskommelse.

1. Halsduk och vante AB, ger 10 halsdukar i olika färger och material till projektet Modeknuten, helt utan kostnad. Halsdukarna finns att hämta i butiken den 30 november.

2. Projektet Modeknuten bjuder in butiksägaren och butikspersonalen att titta på modevisningen utan kostnad. Modevisningen är den 4 december, klockan 18–20 på Café Knutpunkten. Innan modevisningen startar ansvarar projektgruppen för att berätta för åskådarna att halsdukarna som visas är sponsrade av Halsduk och Vante AB

Överenskommelsen finns i två likalydande exemplar som vardera part skrivit under.

Datum

Projektledaren för

Modeknuten

Datum

Butikschef för

Halsduk och vante AB

Namnförtydligande Namnförtydligande

BIKUPA

”Motgångar avslöjar snillet, medgångar döljer det.”

Horatius

”Om snöret inte håller, utan går av, är det bara att försöka med ett annat snöre.”

Nalle Puh – A.A. Milne Diskutera citaten!

Beslutsananlys

Ibland behöver projektgruppen samlas för att fatta ett beslut. Hur fattar man beslut? Ibland sker det utan problem men ibland kan det vara svårare. Då kan det vara bra att använda en modell för hur man kan tänka. Här presenteras ”beslutsanalysen” som är ett rationellt sätt att gå till väga i flera steg. Även om du använder modellen är det inte säkert att ditt beslut alltid blir det rätta, men den hjälper dig att tänka och bedöma olika följder av olika beslut.

Beslutsanalys är en systematisk metod som utgår från det tankemönster vi alla använder när vi gör våra val. Vid en beslutsanalys identifieras först vad man vill åstadkomma, det vill säga målet som ska uppnås. Därefter tar man fram olika handlingsalternativ med de konsekvenser som de olika alternativen kan medföra. Sen utvärderar man de olika handlingsalternativen för att se vilket som bäst leder fram till målet. När allt är klart och analyserat är det lättare att ta ett genomtänkt beslut.

Beslutsanalys

1. Vad är målet, vad vill vi åstadkomma?

2. Vilka handlingsalternativ finns?

3. Vilka konsekvenser kan varje handlingsalternativ föra med sig?

4. Vilken av alternativen leder bäst fram till målet?

5. Ta beslut!

Förutom att ta fram olika handlingsalternativ behöver projektgruppen bestämma hur ni ska ta beslut. Ska ni använda majoritetsbeslut, det vill säga ett förslag vinner om fler än hälften tycker så i gruppen? Eller av konsensus, det vill säga att ni aldrig beslutar om en förändring om inte alla i gruppen är överens?

Ord som kan förekomma i samband med möten

Adjungera: Handlar om att låta utom­

stående personer vara med på mötet, som rådgivare i någon särskild fråga men utan rösträtt.

Absolut majoritet: Innebär att mer än hälften av rösterna tycker samma sak.

Avslag: När ett förslag förkastas.

Bifall: När ett förslag accepteras.

Bordlägga: Att bordlägga något innebär att skjuta upp det till ett senare tillfälle.

Dagordning: De frågor som ska tas upp under mötet.

Justera: Innebär att någon (justeraren) kontrollerar att mötesprotokollet är riktigt.

Kallelse: Meddelande om tid och plats för mötet.

Konsensus: När alla är överens i en fråga.

Nominering: Förslag på personer till olika funktioner.

Ordningsfråga: Behandlar hur mötet ska skötas, till exempel hur röstningen ska göras.

Protokoll: Den skrivelse som görs i samband med mötet där beslut och annat tecknas ned.

Reservation: Den som anmäler reservation i ett beslut tar avstånd från beslutet.

Yrkande: Ett förslag.

Dokumentation

För att hålla reda på alla pusselbitar i ett projekt där flera personer är inblandade med olika arbetsuppgifter och ansvarsområden krävs en god dokumentation. Det kan handla om rutiner att skriva protokoll eller minnesanteckningar efter möten och att spara kontaktuppgifter till referenspersoner, handledare och andra personer i någon pärm, mobil eller på dator. Spara material på ett sådant sätt så att ni snabbt kan ta fram det när ni behöver.

Det är viktigt att spara anteckningar eller protokoll efter möten. Då kan ni alltid gå tillbaka och se vad som faktiskt bestämts. I protokollet ska det framgå vilka som varit med på mötet, vilket datum det skrevs, besluten som togs och vem som skrivit protokollet.

Protokoll för projektmöte den 22 september 20xx.

Deltagare: Alicia, Gustav, Amir och Linda

1. Val av ordförande

Alicia valdes att leda mötet.

2. Val av sekreterare

Amir valdes till att skriva protokollet.

3. Val av justerare

Linda valdes att justera protokollet.

4. Genomgång av tidigare protokoll

Förra protokollet gicks igenom och vi såg att vi glömt att bestämma lokal för modevisningen vilket vi gör den här gången istället. Annars var allt ok.

5. Beslutspunkt: I vilken lokal ska vi ha vår modevisning i?

Vi hade följande förslag: Skolans bibliotek, kommunens ishall och Café Knutpunkten. Vi beslutade enhälligt att vi skulle ha modevisningen på Café Knutpunkten.

6. Beslutspunkt: När och var ska vi ha generalrepetition för modevisningen?

Vi beslöt att kontakta kaféet under veckan för att ta reda på ifall vi kan ha tillgång till kaféet en vecka innan själva modevisningen för att öva. Om vi får det blir kaféet platsen. Om inte får vi öva i skolans bibliotek. Datum bestäms senare, så den frågan bordlades.

7. Övriga frågor

Linda vill att gruppen bestämmer ett möte där hon visar och förklarar projektets budget och uppföljning av den.

Vi bestämde att vi skulle mötas igen på torsdag nästa vecka kl 15:00 i biblioteket.

Sekreterare:

Justerare:

Sammanfattning

• Under projektets gång kommer ni att genomföra flera olika slags möten. Det kan handla om rena arbetsmöten, avstämningsmöten eller rapportering om hur det går inför er handledare. Det kan också handla om möten där ni skriver överenskommelser med någon samarbetspartner. Möten är bra när de är väl förberedda och när alla deltagare deltar aktivt. Genomför aldrig ett möte om ni inte kan svara på frågan varför ni ska mötas.

• Det är viktigt att dokumentera, det vill säga skriva protokoll och förvara protokollen på ett sådant sätt att ni lätt kan läsa dem om ni behöver. Det kan kanske kännas stelbent och gammaldags med protokoll, men det är bra att skriva ner för det är lätt att glömma vad som beslutats.

• Kommunikation är svårt och det är viktigt att vara tydlig. Människor lyssnar till budskap på olika sätt. De kan vara okoncentrerade och lyssnar kanske inte riktigt ordentligt, eller de kan ha upplevt situationer i sitt liv som påverkar hur de uppfattar budskapet. Var därför noga med att kontrollera att alla i er projektgrupp verkligen menar samma sak när ni till exempel tar ett beslut.

Vad tror du? Fundera självständigt eller diskutera med en kamrat.

1. Blir det oftare missuppfattningar vid muntlig information än vid skriftlig? Varför, varför inte?

2. Är det positivt eller negativt att kommunicera via chattar i ett projekt eller grupparbete? Motivera!

3. V ilka konsekvenser kan det få för ert samarbete i projektgruppen om ni aldrig antecknar det ni kommit överens om?

4. Hur påverkas projektgruppens beslutsförmåga ifall någon eller några uteblir från era möten?

ÖVNINGAR

1. Kommunikationsövning

Sitt i grupp om ca 5 personer. Välj ett vanligt substantiv, exempelvis ordet häst. Låt alla i gruppen sitta tysta i några sekunder och berätta därefter vilken bild var och en får upp i sitt huvud när de hör ordet. Hur många varianter blev det? Varför blev det olika?

2 . Planera och genomför ett möte

En i gruppen planerar ett möte och skickar ut en kallelse via mail, brev eller sms, till er andra. På kallelsen ska det stå mötesdeltagarnas namn, datum för mötet, start­ och sluttid för mötet, plats samt en dagordning. Skicka ut kallelsen och genomför mötet. Välj även en av er till sekreterare, som skriver protokoll för mötet.

a) Diskutera med någon annan om hur det gick på mötet. Vad var svårt och vad gick bra?

b) Hölls mötestiden? Kom alla till tals? Höll ni er till mötets ämne? Varför, varför inte?

c) V ilka lärdomar tar du med dig inför nästa möte?

Entreprenörskap nivå 1 är ett välkomnat ämne i gymnasieskolan. Ett samhälle under utveckling förutsätter att människor finner nya lösningar och att de söker metoder för att hitta dem. Det här läromedlet är en start för att utvecklas i entreprenöriellt tänkande. Du lär dig finna idéer och realisera dessa utifrån ett uppsatt mål och en projektplan i samarbete med andra. Du följer hela projektets process från start via planering och genomförande till avslut. Denna nya upplaga har aktualiserats och anpassats till Gy25.

Entreprenörskap nivå 1 är en kombinerad fakta- och övningsbok. Den är framtagen till gymnasieämnet med samma namn och fungerar också väl på andra grundläggande utbildningar i ämnet såsom på komvux och YH. Boken kan också läsas av var och en som är intresserad av ämnet.

Helena Palmheden är civilekonom, företagare och förstelärare i entreprenörskap. Hon har lång erfarenhet av att undervisa i entreprenörskap och blev utsedd till årets UF-lärare i region Stockholm 2022.