9789147062836

Best.nr 47-06283-6 Tryck.nr 47-06283-6-04

9

789147 062836

Ekonomi för icke – ekonomer

Mikael Carlson, civ ek DHS och tidigare revisor och lärare inom företagsekonomi, är sedan 1988 verksam som konsult och utbildare inom ekonomistyrning och affärsutveckling i det egna företaget Promik AB. Han är ordförande för Sveriges Redovisningskonsulters Förbund samt för Nordic Accountant Federation. Han har skrivit flera böcker inom ekonomi och arbetar sedan över 10 år med utbildning för icke-ekonomer på både små och stora företag i Sverige och utomlands. Det är den erfarenheten som denna bok vilar på.

C A R L S O N

Det är bakgrunden till att denna bok blev till. Och det är anledningen till att den i första hand riktar sig till dig som inte är ekonom. Men budskapet riktar sig också till ekonomer som t ex arbetar med redovisning men inte med investeringsbeslut. Eller till dig som är säljare, inköpare, personalansvarig eller arbetar på en bank.

Avsikten med boken är att orientera läsaren i hur företagets ekonomi fungerar. Den förmedlar ett brett och generellt budskap om ekonomiska rapporter, företagsanalys, budgetering, kalkylering, investeringsanalys, kapitalbehov och finansiering.

Beskrivningen är enkelt framställd, ofta med exempel som stöd.

De olika kapitlen kan läsas oberoende av varandra, vilket betyder att man kan välja ut det som är mest angeläget beroende på den roll man har eller den situation man befinner sig i. Det betyder också att boken kan användas som en uppslagsbok som man vid behov kan gå tillbaka till för att friska upp minnet.

Du kommer att upptäcka att det är mycket roligare att arbeta i företaget om du vet hur det styrs och fungerar. Om man åker till Italien är det en fördel att kunna italienska – om man arbetar i ett företag måste man kunna företagets språk. Därför finns denna bok, som en inkörsport till ekonomins förlovade land.

M I K A E L

Alla medarbetare berörs av och påverkar företagets ekonomi. Därför krävs kunskaper om ekonomins termer, regler och samband så att dialogen om företagets styrning och utveckling kan fungera. Alla måste förstå ekonomi, även om man inte arbetar med det som sin dagliga huvudsyssla. Det är det som är det nya i dagens näringsliv.

M I K A E L

C A R L S O N

B–* FK q –=FKresultat = resultat 10 * 4.000 10 * 4.000 – 40 FK = resultat 10 * 4.000 – 40.0

B–* FK q –=FKresultat = resultat 10 * 4.000 10 * 4.000 – 40 FK = resultat 10 * 4.000 – 40.0

Ekonomi för icke – ekonomer

Ekonomi för ickeekonomer -en handbok i ekonomins termer, regler och samband

Layout

10-12-21

14.55

Sida 4

Ekonomi för icke-ekonomer – en handbok i ekonomins termer, regler och samband ISBN 978-91-47-06283-6 © 2002 Mikael Carlson och Liber AB Redaktör: Anders Abrahamsson Omslag och formgivning: Fredrik Elvander Upplaga 1:4 Tryckt på miljövänligt papper Typografi: Janson Text 11/13, Techno, ITC Officina Sans Tryck: Kina 2011

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen.

Den som bryter mot lagen kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Layout

07-01-09

14.17

Sida 5

Förord Detta är en bok om ekonomi som riktar sig till personer som inte är ekonomer. För några år sedan kunde det tyckas konstigt att skriva en bok för personer som handlar om annat än det som de arbetar med, ungefär som att skriva en bok om fotboll för personer som inte spelar fotboll.

Men idag är det inte konstigt längre, utan tvärtom en nödvändighet, eftersom alla arbetar med saker som påverkar eller påverkas av ekonomi.

På samma sätt som det är roligare att se på fotboll om man förstår spelet, är det nödvändigt för alla som arbetar i ett företag att förstå företagets möjligheter, drivkrafter och begränsningar.

I praktiken betyder detta att man måste förstå ekonomi, även om man inte arbetar med det som sin dagliga huvudsyssla. En säljare måste förstå företagets kalkyler, prissättning, lagerkostnader och kundernas ekonomiska förutsättningar. Produktionsansvariga måste förstå kraven på investeringar, säsonger, kapitalbehov och kostnadsstruktur. Anställda måste förstå företagets löneutrymmen, investeringsbehov och känslighet för felsatsningar. Listan kan fortsätta till inköpare, personalansvariga, fackliga företrädare, personer utanför företaget som politiker, bankpersonal osv. Dessutom måste ekonomiansvariga även förstå företagets produkter och marknad. Kort sagt måste alla olika grupper i ett företag förstå sin inverkan på företagets ekonomi, för nästan allt i ett företag handlar om ekonomi. Ju mera man förstår, desto bättre blir ”fotbollslaget” i företaget och desto roligare blir det att arbeta mot företagets målsättningar.

I dagens affärsliv är konkurrensen knivskarp. Ett modernt företag måste därför använda alla sina resurser för att lyckas. Då måste alla förstå företagets ekonomi, både de anställda och företagsledningen, så att dialogen med ekonomiavdelningen kan fungerar åt båda hållen. Om man åker till Italien är det en fördel att kunna italienska. När man pratar om ekonomi är det på motsvarande sätt viktigt att kunna ekonomins termer, regler och samband. Därför finns denna bok, som en inkörsport till ekonomins förlovade land.

Om innehållet Ekonomi är ett mycket brett område. Vissa delar följer relativt givna mönster, som t ex innehållet i ekonomiska rapporter, beräkning av nyckeltal och investeringskalkyler. Andra områden har också modeller att utgå ifrån, men är mera beroende av bedömningar och personlig erfarenhet som t ex frågor kring företagets organisation och ledning, affärsutveckling eller olika typer av marknadsföring.

Layout

07-01-09

14.17

Sida 6

Förord

I denna bok inriktar vi oss på de mera konkreta delarna av ekonomin som styrs av fasta regler och principer. Avsikten är att förmedla ett brett och generellt budskap om företagets ekonomi inom olika områden.

Målgruppen är i första hand dem som inte normalt arbetar inom ekonomifunktionen på företaget. Men budskapet riktar sig naturligtvis även till dem som t ex arbetar med redovisning men inte med investeringsbeslut.

Boken är indelad i olika avsnitt, som oftast inte är beroende av varandra. Det innebär att man t ex kan läsa om investeringskalkyler utan att ha läst avsnittet om företagsanalys. På detta sätt kan olika läsare välja ut det som är mest angeläget för dem själva i den roll eller situation de befinner sig i, och det ger också möjligheter att dela upp läsningen i tiden på ett bättre sätt.

Bokens innehåll är relativt generellt presenterat eftersom syftet är att ge en baskunskap till den som inte dagligen arbetar med dessa frågor.

Denna ansats leder till att den som arbetar på ekonomiavdelningen kan uppleva att avsnittet om ekonomiska rapporter saknar detaljer och utvikningar om olika specialfall, men så måste det bli i en sådan här bok.

Syftet är hela tiden att ge icke-ekonomer en bred grund för att kunna delta i ekonomiska diskussioner, och då skulle för många detaljer motverka bokens ambitioner. De läsare som vill veta mera om de olika delområdena hänvisas istället till någon av alla de fackböcker som finns inom ekonomins olika delar – och det finns många!

Om författaren Undertecknad har arbetat med ekonomi och affärsutveckling under mer än 20 år, både som ekonomisk rådgivare åt olika företag och som företagare. Under de senaste 10 åren har jag dessutom arbetat med utbildning inom ekonomi, både för ekonomer och för bokens målgrupp ickeekonomer. I denna roll har jag träffat på hundratals personer och även sett hur deras självförtroende och intresse för den ekonomiska dialogen har ökat när de förstått sammanhangen. Det är min förhoppning att detta även ska gälla för dig som läser denna bok. Allt är mycket roligare när man förstår sammanhangen.

Som alltid när en bok skrivs är flera personer delaktiga, både med input till innehåll, korrekturläsning och allmänt stöd till författandet i form av tålamod från familj och vänner. Utan att namnge någon vill jag därför rikta ett gemensamt tack till alla dessa personer. Utan er hade boken inte blivit av – tack!

Göteborg i januari 2002 Mikael Carlson, Civ.ek DHS

Layout

07-01-09

14.17

Sida 7

Innehåll Förord Företagets ekonomiska rapporter 9 Redovisningens grunder 10 Redovisningens rapporter 16 Resultaträkningen 17 Balansräkningen 23 Viktiga redovisningsprinciper 29

Företagsanalys 31 Analysens underlag 32 Exempelföretaget Furtan AB 34 Analys med nyckeltal 35 Steg 1 – analys av tillväxt 36 Steg 2 – analys av betalningsförmåga 38 Steg 3 – analys av lönsamhet 46 Steg 4 – analys av kapitalbindning 54 Steg 5 – analys av ekonomiska samband 60 Steg 6 – analys av kassaflödet 65

Ekonomisk planering 78 Budgetering 80 Företagets tre viktigaste budgetar 85 Resultatbudgeten 86 Likviditetsbudgeten 101 Balansbudgeten 116 Analys av budgeten 121 Nollbasbudgetering 124 Utfallsanalys 125

Layout

07-01-09

14.17

Sida 8

Innehåll

Kalkylering 129 Begrepp 130 Volymeffekter 134 Totalkalkyl 138 Produktkalkylering 144 Prissättning 159 ABC-kalkylering 162

Investeringskalkyler 165 Vanliga typer av investeringar 166 Investeringskalkylens syften 167 Definitioner och begrepp 168 Tidsfaktorn och alternativa placeringar 170 Kalkylräntan 171 Vanliga beräkningsmodeller 172 Praktiska tips 186

Kapitalbehov och finansiering 189 Faktorer bakom kapitalbehovet 190 Kapitalbehov för rörelsekapital 192 Kapitalbehov för anläggningskapital 202 Finansieringskällor 203

Slutord 213 Sakregister 215

Layout

07-01-09

14.17

Sida 9

Företagets ekonomiska rapporter

A

llt som ett företag gör får ekonomiska konsekvenser. T ex innebär ett inköp av en maskin ofta att man lånar pengar för investeringen.

Man påtar sig då ett ansvar att betala ränta och amorteringar under lång tid framöver. Samtidigt kommer maskinen att användas i produktionen för att skapa intäkter som kommer företaget till godo, och kanske måste man nyanställa någon som ska sköta maskinen. Alla dessa konsekvenser måste sammanställas för att man ska kunna få en bild av hur företaget som helhet mår och utvecklas. En sådan sammanställning görs därför av alla företag genom att man löpande noterar alla företagets affärshändelser – detta kallas för redovisning.

Redovisningen behövs både inom företaget och för utomstående.

Internt måste ledningen kunna få en sammanställning av den ekonomiska utvecklingen för att kunna fatta beslut. Externt måste olika intressenter få information om utvecklingen, t ex banken som lånar ut pengar till maskininköpet för att kunna bedöma om företaget klarar av att betala tillbaka pengarna, och företagets ägare som behöver få information om hur verksamheten utvecklas. Även samhället behöver information, t ex för att bestämma hur mycket skatt som företaget ska betala.

Företagets ekonomiska utveckling dokumenteras genom redovisningen och sammanställs sedan i olika ekonomiska rapporter. Kunskaper om redovisning och om hur dessa rapporter byggs upp och fungerar är därför en förutsättning för att förstå hur ett företag fungerar.

Redovisning och ekonomisk rapportering styrs av en mängd olika lagar och regelverk. Dessa är i princip lika för alla företag och har under senare år blivit allt mer lika även mellan olika länder, delvis beroende på att EU har skapat en harmonisering av olika länders lagar och regler.

Layout

07-01-09

14.17

Sida 10

Företagets ekonomiska rapporter

Redovisningens grunder Under detta avsnitt kommer vi att gå igenom de grundläggande principer och regler som styr redovisningen, och därmed indirekt påverkar de olika ekonomiska rapporterna som ju är en sammanställning av redovisningen.

Redovisning sköts idag alltid med hjälp av olika dataprogram, men tekniken kan spåras över 500 år bakåt i tiden! Innan datorer fanns fördes alla uppgifter in i olika böcker manuellt. Detta kallades för att ”föra bok” och gav upphov till begreppet bokföring som är själva kärnan i redovisningen, nämligen att samla ihop och klassificera de olika affärshändelserna.

Vem? Alla som bedriver näringsverksamhet är enligt lag (Bokföringslagen BFL) skyldiga att bokföra. Att bedriva näringsverksamhet innebär att man driver en verksamhet som • är yrkesmässig, dvs som sin huvudsakliga verksamhet • är självständig, dvs bedrivs i eget namn • har vinstsyfte, vilket betyder att avsikten är ekonomisk vinning.

Att bedriva näringsverksamhet kan som vi ser av definitionen i praktiken översättas med att driva ett företag, och då är man således skyldig att bokföra alla affärshändelser enligt BFL.

10

Layout

07-01-09

14.17

Sida 11

Företagets ekonomiska rapporter

Vad? Alla affärshändelser ska bokföras. Det innebär att allt som sker i företagets namn eller för dess verksamhet ska ingå i redovisningen. Alla affärshändelser, eller transaktioner, ska bekräftas av ett skriftligt underlag.

Det dokument som beskriver en transaktion, t ex en faktura från en leverantör avseende ett inköp, kallas på fackspråk för en verifikation (jämför engelskans ”verify” som betyder just bekräfta eller intyga).

När?

Affärshändelser ska bokföras i den ordning som de uppstår, fortlöpande och så snart som möjligt. Detta är en mycket viktig princip som kallas för kronologisk ordning. Genom att tillämpa denna princip garanterar man att redovisningen visar utvecklingen i den ordning som den faktiskt hände, som en ”repris” av verkligheten under en viss period.

Hur? Affärshändelser ska redovisas i systematisk ordning, vilket är en annan viktig princip som betyder att alla likartade affärshändelser ska sammanföras, t ex redovisas alla försäljningar på en plats och alla inköp på en annan. Genom denna princip skapas en struktur som krävs för att kunna följa företagets olika områden, t ex hur mycket man har betalt ut i löner under en viss period.

Kronologisk och systematisk ordning ska tillämpas samtidigt. Detta innebär att ett företag som har följande affärshändelser…

1/2 3/2 5/2 7/2 10/2 12/2

Inköp Löner Inköp Försäljning Löner Försäljning

2 1 3 6 1 2

000 000 000 000 500 500

11

Layout

07-01-09

14.17

Sida 12

Företagets ekonomiska rapporter

… ska redovisa dessa på följande sätt: Datum 1/2 3/2 5/2 7/2 10/2 12/2

Inköp 2 000

Totalt

5 000

Löner

Försäljning

1 000 3 000 6 000 1 500 2 500 2 500

8 500

För att uppfylla kravet på systematisk ordning konteras alla affärshändelser. Detta innebär att varje verifikation får en sifferkod, vanligtvis på 4 siffror. Sifferkoden motsvarar en grupp av likartade händelser, ett konto. De olika kontona ingår i sin tur i en total kontoplan.

Totalsumman som finns på ett konto, som t ex 5 000 på inköp ovan, kallas för kontots saldo.

Kontoplaner En kontoplan är en sammanställning över företagets olika typer av affärshändelser. Genom att studera kontoplanen får man en bild av hur olika transaktioner kommer att sorteras och lagras. Valet av kontoplan kan få stor betydelse för hur företaget sedan kan analyseras och styras, eftersom kontoplanen avgör hur detaljerat de olika rapporterna kan byggas upp.

Kontoplanen delar in affärshändelserna i olika kontoklasser som sedan var för sig innehåller de konton som krävs för företagets verksamhet. Strukturen följer oftast en standard enligt följande modell:

12

Layout

07-01-09

14.17

Sida 13

Företagets ekonomiska rapporter

Kontoklass Tillgångar

Serie 1000

Eget kapital

2000

Skulder

2000

Intäkter

3000

Inköp varor

4000

Externa kostnader

5000 6000

Personalkostnader

7000

Finansiella poster

8000

Exempel 1210, Maskiner och inventarier 1510, Kundfordringar 2081, Aktiekapital 2099, Årets resultat 2350, Lån från bank 2440, Leverantörsskulder 3011, Fakturerad försäljning 3550, Fakturerade resekostnader 4010, Materialinköp 4600, Legoarbeten och underentreprenörer 5010, Lokalhyra 5610, Personbilskostnader 6200, Telefon och post 6410, Styrelsearvoden 7210, Lön till tjänstemän 7510, Arbetsgivareavgifter 8200, Ränteintäkter 8400, Räntekostnader

Bokslut En total sammanställning av alla affärshändelser måste ske minst en gång per år, men de flesta företag gör det oftare, t ex efter ett kvartal eller efter ett halvår. Detta innebär att alla konton kontrolleras så att bokföringen är riktig och sedan sammanställs till ett bokslut. Bokslutet är ett viktigt sätt att följa upp verksamheten och informera intressenterna.

Bokslutet består av en resultaträkning, som sammanställer intäkter och kostnader för att visa resultatet av verksamheten, och en balansräkning, som visar den ekonomiska ställningen med alla tillgångar, skulder och det egna kapitalet. Resultat- och balansräkningen är företagets viktigaste ekonomiska rapporter (se vidare nedan).

13

Layout

07-01-09

14.17

Sida 14

Företagets ekonomiska rapporter

Årsredovisning Årsredovisningen är ett offentligt bokslut som ska skrivas under av styrelsen och revisorerna om företaget är ett aktiebolag. Förutom resultatoch balansräkningen ska den innehålla en s k förvaltningsberättelse.

Denna innehåller en verbal beskrivning av verksamheten samt dess viktigaste händelser under året. Handlingen är offentlig och ska arkiveras hos Patent- och Registreringsverket (PRV). Detta betyder att man genom PRV kan beställa hem årsredovisningen för alla aktiebolag. Årsredovisningen styrs av ytterligare en viktig lag som reglerar hur den ska byggas upp och vad den ska innehålla, nämligen Årsredovisningslagen (ÅRL).

Räkenskapsår Tidsperioden mellan två offentliga årsredovisningar är normalt tolv månader och kallas för ett räkenskapsår. Oftast sammanfaller räkenskapsåret med kalenderåret, men andra alternativ finns.

Principen om dubbel bokföring…

Bokföringen är uppbyggd som ett balanssystem, vilket innebär att varje affärshändelse måste bokföras på två ställen (konton). Syftet bakom detta är att visa hela innebörden av affärshändelsen för företaget. Om man t ex betalar ut lön till anställda så får man samtidigt både en kostnad och minskad likviditet.

Principen kallas för dubbel bokföring och har tillämpats i över 500 år.

Varje verifikation måste enligt denna princip bokföras på var sin sida på två olika konton. Varje konto har båda sidorna som på fackspråk kallas för debet och kredit. Ingen verifikation är klar innan den har bokförts i både debet och kredit på två olika konton, dvs innan den bokförts dubbelt.

Affärshändelse 1. Inköp av varor 2. Försäljning av varor 3. Kunden betalar

14

Påverkan varulager ökar likvida medel minskar intäkterna ökar kundfordringar ökar likvida medel ökar kundfordringar minskar

Debet 50 000

Kredit 50 000 80 000

80 000 80 000 80 000

Layout

07-01-09

14.17

Sida 15

Företagets ekonomiska rapporter

… leder till att ekonomiska samband skapas Principen bakom den dubbla bokföringen är mycket viktig för att kunna förstå och bedöma ekonomiska rapporter. Konsekvensen är nämligen att om det är fel på ett ställe, så är det även fel på ett annat.

Ett företag redovisar efter 2 månaders verksamhet följande värden i sin resultaträkning: • Intäkter från försäljning 100 000 • Varuinköp -80 000 • Vinst 20 000 En kontroll av varulagret visar dock att varor i lagret har skadats av fukt och därför blivit osäljbara. Dessa varor har tidigare köpts in för 5 000. Hur påverkar detta resultatet?

Varuinköpet på 80 000 ovan avsåg bara kostnaden för de sålda varorna. De förstörda varorna kommer inte att kunna säljas, men är ändå förbrukade.

Därför måste man bokföra denna kostnad på 5 000, och resultaträkningen kommer då att se ut så här: • Intäkter från försäljning 100 000 • Varuinköp -85 000 • Vinst 15 000 Värderingen av varulagret, med hänsyn till de skadade varorna, medförde således att en ny kostnad utan motsvarande intäkt måste tas med. Om vi inte hade kontrollerat lagrets värde i balansräkningen, så hade resultaträkningen visat en felaktig vinst.

Detta exempel leder till den viktiga slutsatsen att företagets resultat- och balansräkning pga den dubbla bokföringens princip är direkt beroende av varandra. Värderingen av tillgångar och skulder i balansräkningen påverkar resultatet, och tvärtom! Man kan därför inte läsa av enbart den ena rapporten utan att samtidigt kontrollera den andra om man vill skaffa sig en korrekt bild av företagets utveckling och situation.

Trots att detta faktum är väl känt är detta en av de allra viktigaste felkällorna vid uppföljningen av ett företags resultatutveckling. Hur många gånger har vi inte hört även de börsnoterade företagen förklara att lagrets värde måste skrivas ner, och att detta har stört vinstprognosen. Det är den dubbla bokföringens princip som ligger bakom, även här!

15

Layout

07-01-09

14.17

Sida 16

Företagets ekonomiska rapporter

Periodisering Redovisningen har som ett grundläggande syfte att avbilda företagets affärsverksamhet på ett korrekt sätt. Detta uttrycks som att resultatet ska beräknas på bokföringsmässiga grunder. Med detta menas att alla inkomster ska hänföras till den period då de intjänas, och att alla utgifter ska hänföras till den period då förbrukningen sker. Detta kallas för periodisering, och kräver att några begrepp förklaras:

En inkomst innebär att en försäljning har inträffat, t ex att ett kontrakt har tecknats om leverans av 1 000 varor för 100 kr/styck fördelat jämnt på maj och juni. Inkomsten är 100 000, men den del som avser maj är bara 50 000.

Denna del kallas för intäkten för maj. På samma sätt kan en utgift för ett varuinköp periodiseras till kostnader för de perioder då varorna faktiskt förbrukas. Om man t ex köper in varor för 50 000 får man en utgift på 50 000.

Om hälften förbrukas i maj är kostnaden för perioden maj 25 000.

En intäkt är således en periodiserad inkomst, och en kostnad är en periodiserad utgift. Resultatet bygger på periodisering och definieras därför som intäkter minus kostnader.

Redovisningens rapporter Redovisningen används för att sammanställa de olika affärshändelserna till en serie viktiga rapporter. I detta avsnitt ska vi gå igenom hur dessa ser ut och vad de innehåller. Utan sådana kunskaper kan vi inte förstå och tolka företagets utveckling på rätt sätt.

All redovisning ska ske i kronologisk ordning, dvs i takt med att affärshändelserna inträffar.

Alla verifikationer sammanställs därför i en verifikationslista i datumordning.

Redovisningen ska dessutom ske i systematisk ordning, dvs sorterat så att likartade affärshändelser förs samman. Detta sker genom att verifikationslistan sorteras per konto. Denna rapport kallas för en huvudbok, och den är sorterad i systematisk ordning per konto. Inom varje konto i huvudboken är posterna sorterade i kronologisk ordning. Verifikationslistan och huvudboken är oftast interna rapporter. Med hjälp av dessa sammanställs sedan de två huvudrapporterna som används för att följa utvecklingen: 16

Layout

07-01-09

14.17

Sida 17

Företagets ekonomiska rapporter

• Resultaträkningen summerar alla intäkter och kostnader för en viss period för att visa resultatet av verksamheten, dvs vinst eller förlust.

• Balansräkningen visar vilka tillgångar och skulder man har samt hur stort det egna kapitalet är. Denna rapport är alltid ackumulerad fram till en viss period, och inte avgränsad i tiden som resultaträkningen.

Interna och externa rapporter Internt inom företaget skapas ofta rapporter som enbart ledningen använder. Dessa rapporter lyder inte under några regler för hur de ska ställas upp eller vad de ska innehålla. Men kom ihåg att de grundläggande principerna om dubbel bokföring och ekonomiska samband gäller även här. Dessutom är de interna rapporterna oftast varianter av de externa rapporterna, varför de påverkas indirekt av regelverket.

De externa rapporterna regleras av Årsredovisningslagen (ÅRL), och denna har sedan EU-inträdet 1995 allt mer anpassats till internationella regler. Lagen är mycket detaljerad, och anger exakt formen för hur en resultat- och balansräkning ska ställas upp. Det finns även regler för hur de olika posterna ska värderas. Genomgången nedan bygger därför på hur ÅRL kräver att dessa rapporter ska se ut.

Resultaträkningen Genom att sammanställa alla konton för intäkter och kostnader kan man utläsa om företagets verksamhet går med vinst eller förlust. Den rapport som visar detta kallas för resultaträkning.

Resultaträkningen är en periodrapport. Det innebär att den fylls på med värden från olika verifikationer under räkenskapsåret ända fram till bokslutet. Därefter nollställs den så att nästa räkenskapsår inte börjar på saldot från föregående år, utan istället börjar på noll. Orsaken är att resultaträkningens syfte just är att skildra resultatet av affärsverksamheten under en viss avgränsad period.

Nedan ska vi gå igenom och kommentera hur resultaträkningen ser ut för ett företag där de flesta vanliga poster ingår. ÅRL tillåter två olika uppställningsformer för resultaträkningen. Den första baseras på kostnadsslag och den andra på en indelning efter funktioner. De båda alternativen skiljer sig främst åt avseende hur företagets olika kostnader redovisas.

17

Layout

07-01-09

14.17

Sida 18

Företagets ekonomiska rapporter

Indelning efter kostnadsslag Detta alternativ innebär att kostnadernas typ avgör hur de ska grupperas vid den systematiska sammanställningen. Alla kostnader av samma typ ska redovisas tillsammans. Det betyder att alla lönekostnader redovisas på en plats och alla lokalkostnader på en annan osv. De olika typerna förs sedan till huvudgrupper för att få större överskådlighet.

Den kostnadsslagsindelade modellen har i praktiken blivit vanligast i de mindre och medelstora företagen. Orsaken är sannolikt att den är en mera direkt sammanställning av redovisningen än den funktionsindelade modellen (se vidare nedan), och därför både är mindre arbetskrävande och lättare att förstå.

Låt oss titta närmare på hur resultaträkningen ser ut när den delas in efter kostnadsslag med hjälp av ett exempelföretag här nedan.

Post + Nettoomsättning + Övriga rörelseintäkter = Rörelsens intäkter

Tkr 9 108 35 9 143

Kommentar 1 2

Rörelsens kostnader - Råmaterial och handelsvaror - Övriga externa kostnader - Personalkostnader = Resultat före avskrivningar

-6 346 -594 -1 568 635

3 4 5

- Avskrivningar +/- Jämförelsestörande poster = Rörelseresultat

-189 0 446

6 7

Finansiella poster + Resultat från finansiella placeringar + Ränteintäkter - Räntekostnader = Resultat efter finansiella poster

0 1 -243 204

8 9 9 10

+ Extraordinära intäkter - Extraordinära kostnader +/- Bokslutsdispositioner = Resultat före skatt - Skatt = Årets resultat

0 0 27 231 -65 166

11 11 12

18

13

Layout

07-01-09

14.17

Sida 19

Företagets ekonomiska rapporter

Kommentarer 1) Nettoomsättningen avser företagets huvudintäkter från den egentliga affärsidén. Beloppet redovisas alltid netto, dvs exklusive moms och lämnade rabatter. Ofta använder man den kortare formen ”omsättning” när man pratar om denna post.

2) Här redovisas eventuella sidointäkter som företaget har. Dessa kommer inte från den egentliga affärsidén, utan har uppstått som en följd av andra omständigheter, t ex hyresintäkter från en underhyresgäst som man har hyrt ut en del av lokalerna till för att få lägre egen hyra.

3) Råmaterial avser inköpskostnaden för insatsmaterial för produktionen, men utan kostnaden för förädlingen, t ex personal som redovisas längre ner i denna modell. Handelsvaror avser färdiga varor som sedan sålts vidare.

4) Här redovisas alla externa kostnader som inte avser material eller personal.

Normalt ingår här kostnader för drift och administration som t ex hyror, telefon, reklam etc.

5) Personalkostnader inkluderar alla kostnader som avser de anställda, t ex löner, pensioner, sociala avgifter, utbildning etc.

6) Avskrivningar är en post som visar periodens förslitning eller värdeminskning på företagets tillgångar som maskiner, inventarier eller byggnader. Men hur fungerar avskrivningar?

Anta att ett företag använder en enda maskin som kostar 100 och att denna maskin ska användas i företaget under 5 år. Om hela kostnaden dras av direkt skulle det se så här:

Intäkter Kostnader Maskin Resultat

År 1 100 -50 -100 -50

År 2…

100…

-50…

0… +50…

År 5 100 -50 0 +50

Detta skulle ge en felaktig bild av hur företaget förbrukar sina resurser för att driva sin verksamhet, eftersom maskinen används alla 5 åren. Det vore därför bättre att fördela kostnaden på alla år som maskinen faktiskt används:

Intäkter Kostnader Maskin Resultat

År 1 100 -50 -20 +30

År 2…

100…

-50…

-20… +30…

År 5 100 -50 -20 +30

Detta ger en bättre bild av hur företaget förbrukar sina resurser i verksamheten.

19

Layout

07-01-09

14.17

Sida 20

Företagets ekonomiska rapporter

Därför ska t ex maskiner inte dras av direkt, utan fördelas över sin livslängd som avskrivningar. Nu påverkas resultatet lika för alla åren, vilket ger en bättre bild av utvecklingen.

7) Ibland förekommer mera ovanliga händelser i företaget, t ex en stor vinst från en såld fastighet eller återbetalning av pensionsmedel från SPP. För att inte dessa poster ska störa en analys av utvecklingen placeras de på en egen rad så att läsaren kan se att de inte förväntas inträffa igen.

8) Här redovisas avkastningen från finansiella placeringar, t ex utdelning på aktier eller resultatandelen från ett företag där man har ägarintressen.

9) Ränteintäkter är normalt ränta på likvida medel som företaget har på sina konton.

Räntekostnader avser ränta till banker och finansiärer för lån och skulder i företaget.

10) Detta är den normala resultatnivån i verksamheten efter att alla poster som normalt förekommer i företaget har räknats med. Ett annat vanligt namn på denna resultatnivå är nettoresultat.

11) Extraordinära poster är sådana som inte ingår i den normala verksamheten, och ska vara av väsentliga belopp. Exempel kan vara stora engångsvinster från sålda tillgångar i samband med att en del av verksamheten avvecklas.

Dessa poster används allt mera sällan enligt rekommendationer från Redovisningsrådet (RR) som är en normgivande instans för redovisningsfrågor.

Om det inte är frågan om mycket ovanliga eller stora poster är rekommendationen istället att använda de jämförelsestörande posterna enligt punkt 7 ovan.

12) Bokslutsdispositioner baseras på skattelagstiftningen, och är en möjlighet att påverka resultatet i syfte att skjuta upp beskattningen under en tid.

Syftet är att skapa en stabilare utveckling i företagen genom att man tillåts reservera en del av vinsten utan att betala skatt. Om företaget under ett senare år går med förlust kan reserverna upplösas, vilket innebär att man har kunna skydda sitt eget resultat under förluståret med gamla obeskattade vinster.

Om ingen förlust uppstår inom viss tid återförs reserven till beskattning igen, vilket innebär att beskattningen skjuts upp under ett antal år. Det krävs inte att avsättningen sätts in på något särskilt konto eller att den uppskjutna skatten garanteras på något sätt, utan det är en ren ”papperstransaktion” som görs i samband med bokslutet och deklarationen.

En av de vanligaste typerna av obeskattade reserver är periodiseringsfonder.

Dessa innebär att man får reservera 25 % av vinsten som kan sättas av under max 6 år. Uppstår förlust inom 6 år kan reserven lösas upp för att motverka förlusten.

20

Layout

07-01-09

14.17

Sida 21

Företagets ekonomiska rapporter

Exempel: Resultat före P-fond Förändring P-fond Resultat efter P-fond Skatt 28 % Årets resultat

År 1 100 -25 75 -21 54

År 2 100 -25 75 -21 54

År 3 -50 +50 0 0 0

Av exemplet framgår att förlusten under år 3 kan motverkas av de 2 tidigare årens obeskattade avsättningar, så att resultatet blir 0 istället för en förlust på 50. Om ingen förlust hade uppstått under år 3, så hade avsättningen återförts till beskattning automatiskt efter 6 år. I balansräkningen samlas de olika avsättningarna under rubriken obeskattade reserver.

13) Här redovisas årets skattekostnad. I ett aktiebolag är skatten 28 % av vinsten före skatt.

Indelning efter funktion Enligt denna modell ställs kostnaderna samman efter vilken funktion som de har i företaget, dvs vilka aktiviteter som de har använts till, fördelat på: • inköps- och tillverkningskostnader • försäljningskostnader • administrationskostnader • forsknings- och utvecklingskostnader (FoU) I modellen kommer kostnadstyperna att fördelas ut på de olika funktionerna. T ex kommer lönekostnaderna att fördelas mellan flera ställen eftersom löner betalas till olika grupper som t ex säljare, ekonomipersonal och forskare. Avsikten är att visa hur stora kostnader de olika aktiviteterna i företaget medför.

Det är viktigt att notera att den funktionsindelade modellen har kostnadsslagen som sin utgångspunkt. Fördelningen görs sedan med hjälp av en fördelningsnyckel. Denna nyckel blir viktig att känna till vid analysen av utvecklingen eftersom den påverkar hur stora kostnader som fördelas på de olika funktionerna. Har lönerna t ex fördelats med 30 % eller med 40 % till försäljningsavdelningen? Den funktionsindelade modellen kräver att redovisningen omräknas innan sammanställningen kan ske, och den kräver därför ofta större resurser från ekonomiavdelningen. Modellen har därför blivit vanligast bland de större och börsnoterade bolagen.

För att närmare beskriva modellen ska vi tillämpa den på exempelföretaget. Då måste vi först fördela om de olika kostnadsslagen till sina olika funktioner, dvs vad de avser i företaget.

21

Layout

07-01-09

14.17

Sida 22

Företagets ekonomiska rapporter

Anta att man bedömt att följande fördelning av kostnadsslagen ger en riktig bild: Kostnadsslaget avser Råmaterial Externa kostnader Personalkostnader Avskrivning

Inköp/tillv 100 % 5% 30 % 40 %

Försäljn – 25 % 30 % 20 %

Admin – 60 % 20 % 25 %

FoU – 10 % 20 % 15 %

Detta ger följande kostnad för de olika funktionerna: Inköp/tillv 6 922 = (6 346 Försäljn 656 = (594 Admin 717 = (594 FoU 402 = (594

* 100 % * 25 % * 60 % * 10 %

+ 594 * 5 % + 1 568 + 1 568 * 30 % + 189 + 1 568 * 20 % + 189 + 1 568 * 20 % + 189

* 30 % + 189 * 40 %) * 20 %) * 25 %) * 15 %)

Resultaträkningen får nu följande utseende enligt den funktionsindelade modellen: Post Tkr Kommentar + Nettoomsättning 9 108 - Inköps- och tillverkningskostnader -6 922 1 = Bruttoresultat 2 186 - Försäljningskostnader - Administrationskostnader - Forskning och utveckling + Övriga rörelseintäkter - Övriga rörelsekostnader +/- Jämförelsestörande poster = Rörelseresultat

-656 -717 -402 35 0 0 446

Finansiella poster + Resultat från finansiella placeringar 0 + Ränteintäkter 1 - Räntekostnader -243 = Resultat efter finansiella poster 204 + Extraordinära intäkter - Extraordinära kostnader +/- Bokslutsdispositioner = Resultat före skatt - Skatt = Årets resultat

0 0 27 231 -65 166

Notera att båda modellerna är lika efter nivån rörelseresultat.

22

1 1 1 2 3

Layout

07-01-09

14.17

Sida 23

Företagets ekonomiska rapporter

Kommentarer 1) I denna modell består kostnaderna av en kombination av de olika kostnadsslagen enligt en fördelningsnyckel som vi har visat ovan. För att kunna bedöma kostnadernas storlek och utveckling är det därför en fördel om man har tillgång till den totala kostnaden per kostnadsslag och fördelningsmodellen.

Notera även att denna modell har en extra resultatnivå som visar skillnaden mellan nettoomsättningen och kostnaden för inköp och tillverkning, dvs bruttovinsten.

2) Här redovisas inte övriga rörelseintäkter, dvs sidointäkterna, efter nettoomsättningen som i den kostnadsslagsindelade modellen, utan istället sist efter de olika funktionernas kostnader.

3) Om man inte har kunnat fördela ut vissa kostnader till någon lämplig funktion så redovisas dessa istället separat på denna position.

För övriga kommentarer hänvisas till den kostnadsslagsindelade modellen ovan.

Balansräkningen Balansräkningen är en rapport som visar vilka tillgångar företaget använder i sin verksamhet, och hur dessa är finansierade. Här kan man se investeringar i produktionsresurser som t ex maskiner, storleken på varulager och kundfordringar samt hur mycket företaget har lånat från banker och leverantörer.

Här visas också det egna kapitalet som ägarna har innestående i företaget.

Balansräkningen har bara en tillåten uppställningsform enligt ÅRL, och den baseras på vad man kallar en ”omvänd likviditetsordning”. Detta innebär att de minst likvida posterna som förfaller till betalning sist placeras först.

För tillgångarna innebär detta att t ex Tillgångar Eget kapital byggnader och inventarier redovisas före - långfristiga kundfordringar och likvida medel, och för Skulder skulderna innebär det att de långfristiga - kortfristiga - långfristiga skulderna kommer före de kortfristiga.

- kortfristiga

Balansräkningens struktur

Balansräkningen är en ackumulerad rapport. Det betyder att den inte bara visar vad som har hänt under räkenskapsåret, utan även inkluderar allt som har hänt sedan företaget startade.

Tillgångarna är företagets produktionsresurser som används för att driva verksamheten. Skulderna och det egna kapitalet visar hur tillgångarna är finansierade, dvs var pengarna kommer ifrån.

Låt oss beskriva innehållet i balansräkningen och visa hur ÅRL anger att den ska ställas upp med hjälp av exempelföretaget: 23

Layout

07-01-09

14.17

Sida 24

Företagets ekonomiska rapporter

Post Anläggningstillgångar Immateriella - balanserade kostnader - patent och goodwill Materiella - byggnader och mark - maskiner och inventarier Finansiella - aktier och andelar - långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager - råvaror och färdigvaror - pågående arbeten Kortfristiga fordringar - kundfordringar - övriga fordringar Kassa och bank

Tkr

0 0 0

4 1 575 148 1 723 5 85 0 85 1 808 6 2 679 0 2 679

7 8 9

675 89 764 145

Summa omsättningstillgångar

3 588

Summa Tillgångar

5 396

24

Kommentar 1 2 3

Layout

07-01-09

14.17

Sida 25

Företagets ekonomiska rapporter

Post Eget kapital Bundet - aktiekapital - reservfond Fritt - balanserad vinst / förlust - årets resultat Summa eget kapital Obeskattade reserver - periodiseringsfonder - övriga obeskattade reserver Avsättningar - pensioner - övriga avsättningar Långfristiga skulder - checkräkningskredit - banklån Kortfristiga skulder - leverantörsskulder - övriga skulder

Tkr

Kommentar 10

100 20 120 1 306 166 1 472 1 592 11 709 0 709 12 497 0 497 13 297 1 512 1 809 13 314 475 789

Summa skulder

3 804

Summa eget kapital och skulder

5 396

Kommentarer 1) Anläggningstillgångar är långfristiga tillgångar som innehas för stadigvarande bruk i företaget. Det betyder i princip tillgångar som anskaffats i syfte att användas mer än ett år, t ex maskiner och inventarier eller en fastighet. Syftet med innehavet är avgörande, och tidsgränsen ett år ska ses som en indikation på avsikten bakom tillgången. Denna typ av tillgångar ska värderas till anskaffningsvärdet med avdrag för värdeminskning, dvs med avdrag för avskrivningar.

Värdeminskningar ska baseras på den ekonomiska livslängden, dvs den tid som det lönar sig att ha kvar tillgången i verksamheten. Detta är inte samma som den tekniska livslängden, som är den tid som t ex maskinen faktiskt fungerar. Ett bra exempel är datorer som ju faktiskt fungerar under många år, men som det sällan lönar sig att använda till slutet av sin livslängd.

25

Layout

07-01-09

14.17

Sida 26

Företagets ekonomiska rapporter

En tillgång som anskaffats för 1 000 med en ekonomisk livslängd på 10 år kommer att skrivas av med 1/10-del, eller 10 % per år. Efter 3 års användning ska således denna tillgång värderas till 70 % av anskaffningsvärdet, dvs 700 i vårt exempel.

Olika regelverk styr värderingen. Det högsta tillåtna värdet är anskaffningsvärdet, 1 000 i vårt exempel. Det lägsta tillåtna värdet styrs av skattelagstiftningen som tillåter avskrivning på lägst 5 år, dvs med max 20 % per år. Det lägsta tillåtna värdet i vårt exempel blir därför efter 3 år (100 % – 20 % * 3 år) 40 % av anskaffningsvärdet, eller 400.

2) Med immateriella tillgångar avses icke-fysiska tillgångar som t ex ett patent, varumärke eller goodwill. Notera att detta aldrig avser goodwill i det egna företaget, utan bara goodwill som man förvärvat t ex i samband med köpet av ett annat företag. Företaget får inte heller tillgodogöra sig värdet av sitt eget varumärke som tillgång i balansräkningen, utan detta avser alltid tillgångar som anskaffats från ett annat företag. Orsaken styrs i båda fallen av grundregeln för värderingen av anläggningstillgångar att det högsta tillåtna värdet är anskaffningsvärdet, och egna varumärken eller goodwill har ju inte köpts in från någon och får därför inte något anskaffningsvärde.

3) Balanserade kostnader avser löpande driftskostnader som företaget har haft i sin resultaträkning, men som har flyttats till en tillgång i balansräkningen istället. Argumentet är att de nedlagda kostnaderna har byggt upp ett stadigvarande (mer än ett år) framtida värde för företagets intjäning, och därför är att betrakta som en tillgång. Kostnaderna har balanserats istället för att ha dragits av som normalt sker. Ibland används även uttrycket att kostnaderna har aktiverats. Efter att ha flyttats till balansräkningen får posten sedan inte återföras som kostnad igen, utan måste förbrukas genom årliga avskrivningar på samma sätt som för inventarier.

Ett företag har startats för att utveckla ett nytt dataprogram. Första året är kostnaderna 1 000 och intäkterna bara 500. För att undvika att redovisa en förlust på 500 väljer man att aktivera hela utvecklingskostnaden, med motiveringen att programmet kan säljas under 5 år framöver. Utvecklingskostnaden blir nu en tillgång på 1 000 med en årlig avskrivning på 20 %, eller 200. Resultatet för det första året blir nu en vinst på (500 – 200) 300 istället för en förlust på (500 – 1 000) 500.

Nästa år säljer programmet mycket bra och vinsten före avskrivningar är 1 000, men nu kan man inte ändra sig och dra av de resterande 800 som kvarstår efter ett års avskrivning. Nu måste man fortsätta att skriva av 200 per år tills 5 år har passerat för att förbruka denna tillgång.

För att kvalificera sig som en tillgång av framtida värde måste ett framtida kassaflöde kunna knytas till den balanserade kostnaden. Dessutom måste kostnaderna avse ett specifikt projekt som är under utveckling och som avser att leda

26

Layout

07-01-09

14.17

Sida 27

Företagets ekonomiska rapporter

fram till en säljbar produkt. I de flesta fall finns stora möjligheter för företagen att dra av kostnaderna i resultaträkningen, vilket då kommer att leda till en lägre skatt. Om företaget ändå väljer att inte dra av kostnaden utan istället balansera den som en tillgång kan skälet vara att resultatet inte är tillräckligt stort för att rymma kostnaden. Se därför upp så att inte balanserade kostnader är en signal om för svag lönsamhet eller för snabb tillväxt för den nuvarande resultatnivån, vilket i båda fallen kan leda till senare problem.

4) Med materiella tillgångar avses vanliga fysiska tillgångar som t ex en maskin eller en byggnad. Denna typ av tillgångar minskar i värde genom årliga avskrivningar.

5) Finansiella tillgångar avser olika former av placeringar som t ex aktier i ett dotterbolag eller en långfristig placering i en aktieportfölj. För denna typ av tillgångar gör man inte någon årlig värdeminskning genom avskrivningar. Här uppskattas istället värdet på placeringen, och om värdet är lägre än anskaffningsvärdet sker en nedskrivning till det verkliga värdet. Om värdet är högre än anskaffningsvärdet görs dock ingen justering (se försiktighetsprincipen).

6) Omsättningstillgångar är tillgångar som inte ska brukas stadigvarande i företaget. Dessa tillgångar kallas för kortfristiga eftersom de normalt omsätts till likvida medel inom loppet av ett år. Vanliga exempel är varulager och kundfordringar, dvs kapital som flödar in och ut i företaget som en konsekvens av att verksamheten bedrivs. Återigen är det syftet bakom innehavet som avgör. Det innebär att ett varulager som inte säljs inom ett år därmed inte övergår till att bli en anläggningstillgång, eftersom syftet bakom inköpet fortfarande är detsamma.

Denna typ av tillgångar ska värderas till anskaffningsvärdet. Om det verkliga värdet är lägre än anskaffningsvärdet, t ex om vi har köpt in varulager för 5 000 som nu bara är värt 4 000, så ska det lägsta av dessa värden användas. Ett högre värde än anskaffningsvärdet, 5 000 i exemplet, får inte användas (se försiktighetsprincipen), och värdelösa tillgångar får inte tas med alls.

7) Varulagret är en omsättningstillgång och ska därför värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet. Innan värderingen kan ske måste lagret först inventeras, dvs räknas igenom så att man vet hur många varor som faktiskt finns och som är säljbara. Varor som inte är säljbara pga att de är skadade, för många i förhållande till normal efterfrågan eller föråldrade kallas för inkuranta. I Sverige tillämpas en princip vid dessa beräkningar som kallas FörstIn-Först-Ut (FIFO), som betyder att de varor som först har köpts in är de som har sålts först. Detta innebär att man antar att de senast inköpta varorna är de som är kvar i lagret om inköp har skett vid olika tillfällen av likartade varor.

8) Pågående arbeten är en sorts motsvarighet till varulager för sådana företag som inte köper och säljer varor utan istället tid, t ex konsultföretag eller företag som sätter samman en mängd olika delar till en stor slutprodukt, t ex byggnadsföretag. I deras redovisning växer projektet fram tills det är helt klart, och på vägen dit kommer det att kallas för ett pågående arbete som måste värderas som en tillgång. Även denna post ska värderas till anskaffningsvärdet. Det

27

Layout

07-01-09

14.17

Sida 28

Företagets ekonomiska rapporter

innebär att personal som arbetat med projektet inte ska värderas till det pris man tar av kunden, utan till summan av kostnaderna för löner, sociala avgifter m m utan pålägg för vinst. Till detta kommer eventuella inköp av material och varor, även detta utan pålägg för vinst.

9) Kortfristiga fordringar ska värderas till det belopp som man beräknar ska betalas in. En fordran på en kund värderas således till hela fakturabeloppet om man tror att kunden kommer att betala. Om man tror att en kund bara kommer att betala hälften får bara 50 % av denna fordran tas med, och fordringar helt utan värde får inte tas med alls. Varje fordran måste värderas enskilt och var för sig, och man får inte göra generella antaganden om olika poster.

10) Eget kapital betraktas som en skuld till ägarna eftersom detta är pengar som de har skjutit till och någon gång vill ha tillbaka. Det egna kapitalet utgörs dels av det kapital som satsats av ägarna, dels av vinstmedel som företaget har tjänat in och som ägarna har valt att låta stanna kvar i företaget. I aktiebolag görs dessutom en uppdelning på bundet och fritt kapital.

Skillnaden är att bundet kapital inte kan delas ut till ägarna, till skillnad från fritt kapital som kan delas ut som avkastning på deras placering. Orsaken till att en del av kapitalet är bundet är att ett aktiebolag ansvarar för sina egna åtaganden utan något kompletterande ansvar från ägarna, och då måste ett visst kapital garanteras vara kvar i företaget som säkerhet för långivare och andra externa intressenter.

Aktiekapitalet måste vara minst 100 tkr för ett privat, icke-offentligt bolag, och minst 500 tkr för ett publikt eller offentligt bolag. Reservfonden måste uppgå till minst 20 % av aktiekapitalet.

Det finns en viktig regel i Aktiebolagslagen (ABL) som säger att om mer än halva det registrerade aktiekapitalet är förbrukat så måste företaget pröva om likvidationsplikt föreligger. Det innebär att t ex ett företag som har 500 tkr i registrerat aktiekapital och som får så stora förluster att mindre än 250 tkr finns kvar, måste undersöka om det finns förutsättningar att driva verksamheten vidare eller om den ska läggas ner. Detta innebär att sambandet mellan resultat- och balansräkningen som styrs av den dubbla bokföringens princip blir mycket viktigt att bevaka i företaget.

11) Detta är en del av tidigare års vinster som enligt lag får avsättas för att utjämna resultat- och skattebelastningen över tiden i ett företag – se kommentar 12 under resultaträkningen ovan. Posten justeras upp och ned genom resultaträkningens bokslutsdispositioner. Här i balansräkningen finns den ackumulerade summan av tidigare års avsättningar.

En av de vanligaste typerna kallas för periodiseringsfonder, som möjliggör en avsättning på upp till 25 % per år. Fonden kan vara kvar i upp till 6 år. I balansräkningen kan det därför finnas upp till 6 års periodiseringsfonder som mest. En annan vanlig reserv är avskrivningar över plan, vilket innebär att man drar av kostnader för värdeminskning av inventarier snabbare än de faktiskt slits enligt speciella skattemässiga regler.

28

Layout

07-01-09

14.17

Sida 29

Företagets ekonomiska rapporter

Dessa fonder är obeskattade, vilket innebär att de består av två delar. I ett aktiebolag med 28 % skatt så är 72 % av reserverna egentligen eget kapital, medan resterande 28 % är en skatteskuld. Denna skatteskuld syns inte öppet och kallas därför för en latent skatteskuld.

Ibland talas det även om dolda reserver. Detta avser övervärden på tillgångar som finns hos företaget. T ex kan en fastighet finnas som har köpts för 1 Mkr, men som pga senare värdeökning nu i själva verket är värd 1,5 Mkr. Skillnaden på 0,5 Mkr är ett övervärde som företaget har i sin fastighet. Detta övervärde påverkar redovisningen först när fastigheten säljs och ingår därför aldrig i balansräkningen, därav namnet dold reserv.

12) Detta är en typ av skuld som fått en egen kategori i ÅRL. Skillnaden mot en vanlig skuld är att en avsättning har en viss osäkerhet knuten till sig. Det är inte osäkert att det är en skuld, men däremot när den ska betalas och hur stort beloppet blir. Ett vanligt exempel är garantiavsättningar, dvs företagets åtagande att reparera sålda varor inom viss tid. Man vet ju inte exakt när de sålda varorna går sönder eller hur mycket det kommer att kosta att reparera dem. Däremot vet man att en viss andel av de sålda varorna normalt kommer att kräva reparationer, och uppskattar därför kostnaden för detta så gott det går i förväg. Detta blir en avsättning, en sorts reservation för framtida kostnader.

Ett annat vanligt exempel är reservationer för framtida pensionskostnader.

13) Skulder värderas som regel till anskaffningsvärdet, vilket i princip innebär att det belopp som man lånat är det belopp som ska betalas tillbaka.

Långfristiga skulder är sådana som förfaller till betalning efter mer än ett år, medan kortfristiga skulder är de normala krediter som uppstår i verksamheten (leverantörer, skatter m m) och som normalt omsätts inom ett år.

Vad gäller vid leasing? Bara tillgångar som företaget äger ingår i balansräkningen. Det betyder att om företaget hyr eller leasar tillgångar så kommer dessa inte att synas i balansräkningen. Dessa tillgångar ägs ju av leasingföretaget, som har dem i sin balansräkning. För att veta vilka tillgångar som företaget använder måste man därför också leta under tilläggsupplysningarna, som är speciella kommentarer till rapporterna.

Viktiga redovisningsprinciper Vi har redan sett att den dubbla bokföringen skapar viktiga samband mellan resultat- och balansräkningen. Sambandet påverkar resultatet i företaget genom att värderingen av tillgångarna i balansräkningen påverkar resultaträkningens poster. Om tillgångarnas värde minskar så sjunker resultatet, och tvärtom.

29

Layout

07-01-09

14.17

Sida 30

Företagets ekonomiska rapporter

För att skapa ett stabilt och pålitligt system där resultatet inte godtyckligt kan påverkas av olika beslut om värdering finns en rad principer i båda lagar och praxis som måste följas. Några av de allra viktigaste är: Försiktighetsprincipen. Denna princip innebär att all värdering ska ske med försiktighet. I grunden är det en negativ förväntan som styr genom att man med detta synsätt ska låta alla befarade kostnader och värdeminskningar påverka redovisningen direkt. Alla positiva förväntningar, som t ex en förväntad intäkt eller en värdeökning på tillgångarna, får dock inte tas med i redovisningen innan de faktiskt har konstaterats. Orsaken är att man hellre undervärderar än övervärderar tillgångar. Syftet är att inte skapa ett fritt eget kapital genom att räkna med en vinst som kanske inte blir verklighet. Vad innebär detta i praktiken?

Låt oss visa med ett exempel:

Ett företag säljer en ny sportartikel och har varor för 5 000 i lager.

Efterfrågan är mycket hög och inköpspriserna ökar, och samma lager skulle kosta 6 000 att köpa in idag. En ökning av lagervärdet till 6 000 skulle dock påverka resultatet som skulle bli 1 000 högre, utan att man egentligen har sålt några varor. Detta är inte tillåtet pga försiktighetsprincipen som kräver att resultatet bekräftas genom att försäljning har skett. Värdet får därför inte tas upp över anskaffningsvärdet på 5 000.

Om istället efterfrågan på dessa varor skulle sjunka dramatiskt och man bedömer att man bara kan sälja lagret för 4 000, så måste denna befarade värdenedgång direkt påverka redovisningen, och resultatet måste då minskas med 1 000.

Jämförbarhetsprincipen. Redovisningen ska ge en klar bild av utvecklingen i företaget. Därför är det viktigt att de principer som företaget använder inte ändras mellan olika år, t ex fördelningsnycklar för att beräkna funktionsindelade kostnader i resultaträkningen. Kravet på jämförbarhet är högt ställt. Ibland måste ändå förändringar ske, och då måste läsaren upplysas om vad som ändrats under de tilläggsupplysningar som ingår som kommentarer till redovisningen.

Rättvisande bild. Detta är en mycket viktig princip som innebär att redovisningen ska sträva efter att visa en riktig och rättvisande bild av företagets ekonomi och utveckling. Reglerna ingår i ÅRL, och säger att om inte redovisningen genom resultat- och balansräkningen ger en rättvisande bild, så ska ytterligare information lämnas i tilläggsupplysningar och kommentarer så att läsaren kan bilda sig en korrekt uppfattning om företaget.

30

Layout

07-01-09

H

14.17

Sida 31

Företags analys

ur vet vi om företaget går bra?

Detta är en mycket viktig fråga eftersom det handlar om att kartlägga företagets möjligheter att utvecklas och risker att misslyckas. Därför måste vi lära oss metoder att undersöka hur det står till inom olika områden. På samma sätt som man kan ta feber på en människa kan man också undersöka om företaget är friskt i olika avseenden – vi kallar det för att vi analyserar företaget.

Går ett företag bra om det har en vinst på 100 000? Det spontana svaret kanske är ja eftersom 100 000 är mycket pengar, men låt oss tänka efter.

Vad krävdes för att uppnå vinsten? Om satsningen var 200 000 på en aktieplacering som nu kan säljas för 300 000 låter det ju inte dumt: avkastningen är ju hela 50 % (100 000 / 200 000). Om vinsten istället är en utdelning på aktier för totalt 5 000 000 så är det ju inte så lysande. Avkastningen är nu bara 2 % och det finns alltid en risk för att aktien inte kan säljas för samma belopp.

Slutsatsen är att vi inte kan avgöra om 100 000 i vinst är bra eller inte utan att ha jämfört resultatet med vad vi satsat. Samma sak gäller för flera andra områden i företaget, nämligen att vi måste undersöka flera olika saker och sätta dem i ett sammanhang för att kunna svara på frågan om företaget mår bra eller inte.

Allt företagande kräver att man använder olika resurser för att driva verksamheten, oftast kapital och arbetskraft. För att lyckas måste dessa resurser utnyttjas på bästa sätt – detta kallar vi för att styra företaget.

För att analysera och styra ett företag krävs en systematik av metoder som kan hjälpa oss att svara på frågan hur företaget går. De vanligaste metoderna handlar om att mäta samband i resultat- och balansräkningen, och det är precis vad detta avsnitt handlar om.

Det är inte bara det egna företaget som är intressant att analysera. Även konkurrenter vill man ofta veta mera om: hur går deras företag jämfört med vårt? Samma sak gäller för företagets kunder – kan de betala för de produkter som de köper av oss?

Best.nr 47-06283-6 Tryck.nr 47-06283-6-04

9

789147 062836

Ekonomi för icke – ekonomer

Mikael Carlson, civ ek DHS och tidigare revisor och lärare inom företagsekonomi, är sedan 1988 verksam som konsult och utbildare inom ekonomistyrning och affärsutveckling i det egna företaget Promik AB. Han är ordförande för Sveriges Redovisningskonsulters Förbund samt för Nordic Accountant Federation. Han har skrivit flera böcker inom ekonomi och arbetar sedan över 10 år med utbildning för icke-ekonomer på både små och stora företag i Sverige och utomlands. Det är den erfarenheten som denna bok vilar på.

C A R L S O N

Det är bakgrunden till att denna bok blev till. Och det är anledningen till att den i första hand riktar sig till dig som inte är ekonom. Men budskapet riktar sig också till ekonomer som t ex arbetar med redovisning men inte med investeringsbeslut. Eller till dig som är säljare, inköpare, personalansvarig eller arbetar på en bank.

Avsikten med boken är att orientera läsaren i hur företagets ekonomi fungerar. Den förmedlar ett brett och generellt budskap om ekonomiska rapporter, företagsanalys, budgetering, kalkylering, investeringsanalys, kapitalbehov och finansiering.

Beskrivningen är enkelt framställd, ofta med exempel som stöd.

De olika kapitlen kan läsas oberoende av varandra, vilket betyder att man kan välja ut det som är mest angeläget beroende på den roll man har eller den situation man befinner sig i. Det betyder också att boken kan användas som en uppslagsbok som man vid behov kan gå tillbaka till för att friska upp minnet.

Du kommer att upptäcka att det är mycket roligare att arbeta i företaget om du vet hur det styrs och fungerar. Om man åker till Italien är det en fördel att kunna italienska – om man arbetar i ett företag måste man kunna företagets språk. Därför finns denna bok, som en inkörsport till ekonomins förlovade land.

M I K A E L

Alla medarbetare berörs av och påverkar företagets ekonomi. Därför krävs kunskaper om ekonomins termer, regler och samband så att dialogen om företagets styrning och utveckling kan fungera. Alla måste förstå ekonomi, även om man inte arbetar med det som sin dagliga huvudsyssla. Det är det som är det nya i dagens näringsliv.

M I K A E L

C A R L S O N

B–* FK q –=FKresultat = resultat 10 * 4.000 10 * 4.000 – 40 FK = resultat 10 * 4.000 – 40.0

B–* FK q –=FKresultat = resultat 10 * 4.000 10 * 4.000 – 40 FK = resultat 10 * 4.000 – 40.0

Ekonomi för icke – ekonomer

Ekonomi för ickeekonomer -en handbok i ekonomins termer, regler och samband