9789170277603

är en praktisk handbok om hur du upprättar ett förenklat årsbokslut och hur du löpande bokför alla affärshändelser. Alla enskilda näringsidkare ska göra ett årsbokslut. Du som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får upprätta ett förenklat årsbokslut.

Boken innehåller en mängd konteringsexempel samt visar hur du värderar de olika posterna i det förenklade årsbokslutet. Allt utförligt kommenterat på begriplig svenska. Exemplen bygger på BASkontoplanen för förenklat årsbokslut.

Anette Broberg

UR INNEHÅLLET Förenklat årsbokslut • Bokföringens grunder • Kontantmetoden • Faktureringsmetoden • Inventarier • Avskrivningar • Lager • Avstämning • Bilen • Leasing • Anställda • Moms • Försäkringar • Försäljning • Inköp • Fastigheter • Bilförmån • Traktamenten • Skatter • Eget kapital • Ägarens transaktioner med företaget • Kontoplanen • ROT- och RUT-arbeten.

FÖRFATTARNA Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin arbetar med skatte- och redovisningsfrågor vid Björn Lundén Information.

Cecilia Stuart Bouvin – KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Bokföring och bokslut i enskild firma

BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA

ANETTE BROBERG & CECILIA STUART BOUVIN

Bokföring och bokslut i enskild firma – förenklat årsbokslut enligt K1-reglerna Fjärde upplagan

Bokföring och bokslut i enskild firma Förenklat årsbokslut enligt K1-reglerna av Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin

Fjärde upplagan

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken.

Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se.

Den här boken är en klimatneutral trycksak.

Läs mer på www.klimatneutral.se.

Copyright författarna och Björn Lundén Information AB 2012.

Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Bröd­texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel.

Denna upplaga av boken är tryckt i 4 000 exemplar hos Elanders AB i Mölnlycke.

Tidigare upplagor av boken är tryckt i 18 500 ex.

Fjärde upplagan, februari 2012.

ISBN 978-91-7027-760-3

Innehåll Om boken......................................................................................... 8

Del 1 – Bokföringens grunder mm

11

Bokföringsskyldighet....................................................................... 12 Löpande bokföring.......................................................................... 20 Vad ska bokföras i företaget?.......................................................... 29 Bokföringens grunder...................................................................... 42 Öppningsbalansräkning................................................................... 52 Moms............................................................................................ 61

Del 2 – Löpande bokföring

67

Kontantförsäljning........................................................................... 68 Försäljning mot faktura.................................................................... 73 Likvida medel................................................................................. 85 Varulager och inköp......................................................................... 95 Representation............................................................................. 104 Redovisning av moms.................................................................... 106 Försäkringar................................................................................. 117 Bokföring av eget kapital .............................................................. 121 Stöld............................................................................................ 129 Ägarens transaktioner med ­företaget............................................. 131 Ägarens resor i t­ jänsten................................................................ 141 Skatter och ­avgifter ...................................................................... 147 Maskiner och inventarier............................................................... 151 Bilen............................................................................................ 165 Leasing & ­avbetalningsköp............................................................ 169 Fastigheter .................................................................................. 173 Hyrda lokaler samt lokal i egen bostad........................................... 182

Rättigheter, patent, ­licenser mm ................................................... 187 Andelar........................................................................................ 192 Anställda...................................................................................... 194 Personalförmåner.......................................................................... 205 Anställdas resor och ­traktamenten................................................. 212 Övriga transaktioner...................................................................... 216

Del 3 – Det förenklade årsbokslutet

221

Förenklat årsbokslut...................................................................... 222 Förteckning över ­anläggningstillgångar............................................ 232 Anläggningstillgångar – Rättigheter, patent, licenser mm (B1).................................... 234 – Byggnader och markanläggningar (B2)................................... 243 – Mark mm (B3)..................................................................... 252 – Maskiner och inventarier (B4)............................................... 255 – Övriga anläggningstillgångar (B5).......................................... 268 Omsättningstillgångar – Varulager B6....................................................................... 271 – Kundfordringar B7................................................................ 280 – Övriga fordringar B8............................................................. 285 – Kassa och bank B9............................................................. 290 Skulder – Låneskulder B13 ................................................................ 293 – Skatteskulder B14............................................................... 295 – Leverantörsskulder B15....................................................... 300 – Övriga skulder B16.............................................................. 303 Eget kapital (B10)......................................................................... 307 Intäkter – Försäljning, bilförmån mm (R1–R4)........................................ 310 Kostnader – Varor, material, avskrivningar mm (R5–R10).......................... 318 Upplysningar U1–U4 – Periodiseringsfond, expansionsfond mm................................ 325 Praktikfall – ett förenklat å ­ rsbokslut............................................... 327

Del 4 – Kontoplan

351

BAS 2012 – ­Förenklat ­årsbokslut................................................... 352 Sökordsregister............................................................................. 363

Om boken Alla företag – även de minsta – ska upprätta ett års­bokslut. Den som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får dock välja att göra ett förenklat årsbokslut. Den här boken riktar sig till dig som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut.

Bokens upplägg Boken består av fyra avdelningar: • Bokföringens grunder mm • Löpande bokföring • Det förenklade årsbokslutet • Kontoplan Du bör inleda med att läsa bokens inledande kapitel för att få en sammanfattning av vad redovisningsreglerna innebär.

I bokens första avdelning, Bokföringens grunder, går vi detaljerat igenom enligt vilka metoder du kan bokföra, hur en verifikation ska se ut, mm.

I avdelningen Löpande bokföring är kapitlen grupperade ämnesvis.

Ett kapitel handlar t ex om bilen. Där kan du läsa om hur du bokför löpande bilkostnader, hur du behandlar momsen vid köp och hur du bokför inköp och försäljning. En affärstransaktion som berör flera ämnesområden kan finnas beskriven på flera ställen i boken. I våra exempel använder vi kontoplanen BAS 2012 Förenklat årsbokslut.

I avdelningen Det förenklade årsbokslutet går vi igenom hur de olika posterna i det förenklade årsbokslutet ska hanteras. Till varje post finns utförliga exempel med konteringar. Sist i avdelningen finns ett praktiskt exempel på hur du upprättar ett för­enklat årsbokslut.

I avdelningen Kontoplan hittar du den fullständiga baskontoplanen BAS 2012 Förenklat årsbokslut.

Ladda hem mallar från bokens webbplats – www.blinfo.se På bokens webbplats lägger vi löpande ut uppdateringar till boken, t ex information om ändrade regler och kompletteringar. Du hittar även länkar till relevanta lagtexter. För att komma till bokens webbplats, gå till vår startsida www.blinfo.se, välj Gratis­tjänster, BL BokPlus och därefter boktiteln BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA. 8 |

Om boken

Förbättringar till nästa upplaga Detta är den fjärde upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga.

Näsviken, januari 2012 Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin

| 9

10 |

Del 1 BokfĂśringens grunder mm

| 11

Bokföringsskyldighet I princip alla juridiska personer är bokföringsskyldiga, oavsett om de bedriver näringsverksamhet eller inte. Människor (fysiska personer) och dödsbon är bokföringsskyldiga endast om de bedriver näringsverksamhet.

Bokföring i enskild firma Enskilda näringsidkare ska som huvudregel upprätta en samlad bokföring för alla sina verksamheter.

Du får dock ha en bokföring för varje enskild verksamhet om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed.

Ett särskilt skäl kan vara att du som bokföringsskyldig bedriver en verksamhet på egen hand och en annan tillsammans med någon.

Ett annat skäl är att en verksamhet bedrivs i filialform. Filialen anses då vara en egen verksamhet.

Om företaget har bokföring för varje enskild verksamhet ska de ändå förvaras på en gemensam plats.

Gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga Har flera företag en gemensam verksamhet får de ha en gemensam ­bokföring för verksamheten om det är förenligt med god redovis­ nings­sed.

Tanken är dock att var och en som är bokföringsskyldig ska upprätta en bokföring för den verksamhet som han driver själv eller till­ sammans med någon annan. Man har dock insett att det finns fall där det är ändamålsenligt för de som driver verksamhet tillsam­ mans att ha en gemensam bokföring. Detta gäller främst enskilda näringsidkare som bedriver gemensam verksamhet i form av ett enkelt bolag.

Man anser även att man bör kunna ha gemensam bokföring i andra fall när man bedriver gemensam verksamhet och då särskilt när det finns samägd egendom, t ex när två personer äger en lantbruks­ enhet tillsammans utan att ett bolagsavtal har upprättats. §§ BFL 4 kap Bokföringsskyldighetens innebörd

12 |

Bokföringsskyldighet

Avsluta räkenskapsåret med ett årsbokslut Alla enskilda näringsidkare ska avsluta sina räkenskaper med ett årsbokslut.

Enskilda näringsidkare med en nettoomsättning som normalt uppgår till högst 3 miljoner kr (och som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning) får upprätta ett förenklat årsbokslut. De som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut ska följa Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2006:1. Det är dessa regler som vi beskriver i denna bok.

Flera verksamheter Omsättningsgränsen för att få upprätta ett förenklat årsbokslut gäller per person. En person som driver flera verksamheter får upprätta ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen totalt för samtliga verksamheter är högst 3 miljoner kr. Är nettoomsättningen högre måste ett vanligt årsbokslut upprättas för samtliga verk­ samheter.

Likaså om det är flera personer som driver en verksamhet gemensamt (enkelt bolag) räknas omsättningsgränsen per person (vi förutsätter att delägarna är enskilda näringsidkare), dvs för respektive delägare i bolaget.

Driver två personer en verksamhet i ett enkelt bolag (se även avsnittet nedan) som omsätter 5 miljoner kr och delägarna har rätt till hälf­ ten av resultatet vardera, får delägarna upprätta förenklat årsbok­ slut eftersom de var och en har en nettoomsättning som inte över­ stiger 3 milj­oner kr.

Följer man reglerna om förenklat årsbokslut i en verksamhet måste samma regler också tillämpas för de övriga verksamheterna.

Gemensam bokföring i enkelt bolag Ett enkelt bolag uppstår när flera fysiska eller juridiska personer gemensamt driver en verksamhet. I ett enkelt bolag ansvarar varje delägare endast för sin del av skulderna och äger sin del av tillgång­ arna. Det finns inget krav på att det ska finnas en gemensam bokföring i ett enkelt bolag, dvs det enkla bolaget är inte bokförings­ skyldigt utan den skyldigheten vilar på respektive delägare.

Väljer man att ha en gemensam bokföring för det enkla bolaget har varje delägare ansvar för att den gemensamma bokföringen upp­ fyller bokföringslagens krav. Den gemensamma bokföringen får avslutas med ett gemensamt årsbokslut.

Om en eller flera av delägarna passerar omsättningsgränsen på 3 milj­oner kr måste ett vanligt årsbokslut upprättas för det enkla bolaget även om det finns delägare som inte passerar denna gräns. | 13

Bokföringsskyldighet Delägare som inte passerar 3-miljonersgränsen kan dock göra ett förenklat årsbokslut på sin del av verksamheten trots att ett års­ bokslut görs enligt de allmänna reglerna för den gemensamma verksamheten.

Pelle driver en egen bokföringsfirma och nettoomsättningen i verksam­ heten är 2,5 milj kr. Dessutom äger han tillsammans med sin syster Lisa ett lantbruk som har en nettoomsättning på 2 milj kr (1 milj kr var för Pelle och Lisa). Detta innebär att Pelle måste göra ett bokslut enligt de allmänna reglerna eftersom Pelles sammanlagda nettoomsättning överstiger 3 milj kr.

Finns det en gemensam bokföring för lantbruket måste de göra ett års­ bokslut enligt de allmänna reglerna för lantbruket trots att Lisa har en sammanlagd netto­omsättning som inte överstiger 3 milj kr. Lisa kan dock välja att upprätta ett förenklat årsbokslut för sin del av lantbruksverk­ samheten.

Detta kommer att resultera i att det finns tre årsbokslut:

• Ett årsbokslut för hela lantbruket • Ett årsbokslut för Pelles bokföringsbyrå • Ett förenklat årsbokslut för Lisas andel i lantbruket.

5 000-kronorsgränsen I det allmänna rådet för enskilda näringsidkare som ska upprätta ett förenklat årsbokslut återkommer beloppet 5 000 kr som en gräns, t ex för när ett varulager ska tas upp som en tillgång eller när ett för­skott från kund ska tas upp som en övrig skuld. Denna ­g räns gäller för en enskild näringsidkares samtliga verksamheter.

Kalle har ett litet måleri som har ett lager på 3 000 kr. Dessutom äger han en lantbruksfastighet där det finns ett lager på 3 500 kr. Sammanlagt för båda verksamheterna finns det alltså ett lager på 6 500 kr (3 000 + 3 500).

Verksamheterna har separat bokföring. Eftersom den sammanlagda nettoomsättningen för verksamheterna inte överstiger 3 milj kr väljer Kalle att avsluta bokföringen med ett förenklat årsbokslut, ett för måleriet och ett för lantbruket.

Eftersom gränsen, 5 000 kr, för att vara tvungen att ta upp lager i bokslutet gäller sammanlagt för samtliga verksamheter måste Kalle ta upp lager i båda verksamheterna. Han redovisar därför lager på 3 000 kr i måleriet och 3 500 kr i lant­bruket.

14 |

Bokföringsskyldighet

Redovisningen i praktiken Redovisning innebär bl a att registrera, bearbeta och rapportera information som ska underlätta beslut i ekonomiska frågor.

Begreppen redovisning och bokföring används ofta synonymt, vilket inte är korrekt. Bokföringen är den del av redovisningen som du utför när du registrerar uppgifterna i ett ­bokföringsprogram (eller för in dem i en dagbok). Arkiveringen, uppläggningen av redovisnings­ systemet, avstämningen och framtagandet av månadsrapporter hör också till bokföringen.

Redovisningen innebär även annat än bokföring, t ex analys av ­rapporter, budgetering, upprättande av bokslut, mm.

En bra redovisning är en förutsättning för att kunna ha bra kontroll över sin verksamhet. Den är också viktig som beslutsunderlag i stora och små frågor.

Att sköta redovisningen i ett företag innebär flera saker. Alla doku­ment som rör ekonomin ska sparas och ordnas så att du lätt kan ­hitta allt. Det är t ex • verifikationer • kontrakt • pantbrev • saldobesked • brev/mail.

Du bör också lägga upp en samlingsplan. Det är en enkel beskriv­ ning av hur bokföringen är organiserad i just ditt företag.

BFL 5 kap 11§

§§ BFN R 10 Rekommendation om systemdokumentation och behandlingshistorik

Verifikationer För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Ibland används uttrycket verifikat, vilket är samma sak.

Verifikationerna kan se ut på olika sätt och är t ex • kvitton • fakturor • kreditnotor • reverser • köpeavtal • kontoutdrag • räntebesked • bokföringsorder • lönebesked • avräkningsnotor. | 15

Bokföringsskyldighet Dessa ska bokföras uppdelade på olika konton. Bokförings­lagen ­reglerar hur den löpande bokföringen ska läggas upp och skötas.

Uppgifter som ska finnas med Grunden för en verifikation är kvittot eller fakturan som du ställt ut eller tagit emot. Om du inte har något underlag kan du själv göra en bokföringsorder. På verifikationen ska det finnas uppgifter om • när verifikationen upprättats (vanligen fakturadatum) • när affärshändelsen inträffat • vad affärshändelsen avser • vilket belopp det gäller • vilka köpare och säljare som är inblandade • vilka dokument som ligger till grund för affärshändelsen och var ­origi­nalhandlingen förvaras (om den inte finns bland verifikation­ erna). Offerter eller avtal vill du kanske inte ha i original i veri­ fikationspärmarna.

Skriv verifikationsnummer Du ska numrera dina underlag, dvs varje verifikation ska ha ett verifikationsnummer. Numreringen ska göras i den ordning veri­f ika­ tioneras registreras (bokförs).

Syftet med verifikationsnummer är att du ska kunna samman­ koppla verifikationen med den bokförda händelsen.

5 kap 6–10§§ §§ BFL BFNAR 2000:6 Verifikationer

Gemensam verifikation Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en veri­f ika­tion. I vissa fall skulle detta dock leda till orimligt många verifika­tioner.

En stor livsmedelsbutik kan ha 1 000 kunder varje dag. Om butiken skulle vara tvungen att göra en verifikation för varje försäljning skulle det bli ­ungefär 300 000 verifikationer per år bara för kassaförsäljningen.

Därför får flera likartade affärshändelser dokumenteras i en gemen­ sam verifikation. Vid kontantförsäljning av varor och tjänster får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får då bestå av exempelvis uppgifter från en kassaapparat eller kassa­rapport.

Det är dock inte nödvändigt att ha en kassaapparat för att få göra gemensamma verifikationer för flera likartade affärshändelser. Du kan använda en kassablankett som du fyller i för hand under dagen.

16 |

Bokföringsskyldighet Observera dock att det vid kontantförsäljning i många fall finns krav på att använda ett certifierat kassaregister. Du kan läsa mer om detta på Skatteverkets hemsida (skatteverket.se).

5 kap 6 § §§ BFL BFN R 2 Gemensam verifikation

Pia driver en klädbutik och bokför försäljningen under en dag. Det var 15 kunder som handlade under dagen. Pia behöver inte göra en verifkation per försäljningstillfälle utan samlar dagens försäljning i en gemensam verifikation.

DEBET Konto [1910] Kassaförsäljning 26/2

KREDIT Belopp Konto 9 600 [3000] Försäljning [2611] Utgående moms

Belopp 7 680 1 920

Räkenskapsinformation ska arkiveras En handling räknas som räkenskapsinformation om dess innehåll är av bety­d­else för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd.

Som räkenskapsinformation räknas • verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och b ­ ekräftar affärshändelser • bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring och års­ bokslut (förenklat och vanligt) • kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för ­datorer och datoriserade kassaapparater • instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer • inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor.

Följesedlar är också räkenskapsinformation såvida inte de uppgifter som finns på följesedeln även finns på fakturan. Tidsbeställnings­ listor och liknande är räkenskapsinformation endast om de note­ ringar som finns där är det enda underlaget för redovisning av inkomsterna.

All räkenskapsinformation ska arkiveras. Även avtal, ansvars­ förbindelser, företagsinteckningar och andra handlingar som är viktiga för att visa företagets ekonomiska förhållanden är normlat sett räkenskapsinformation och ska arkiveras. | 17

Bokföringsskyldighet Oavsett om informationen finns i läsbar form eller digitalt, ska den finnas tillgänglig under hela arkiv­erings­tiden (7 år).

Ett företag har räkenskapsår 1 jan 2012–31 december 2012. Räkenskaps­ materialet för detta räkenskapsår måste då sparas i sju år, dvs t o m 2019-12-31.

7 kap §§ BFL BFNAR 2000:5 Räkenskapsinformation och dess arkivering

Räkenskapsåret För enskild näringsverksamhet finns bara ett tillåtet räkenskapsår, nämligen januari–december (kalenderår). Brutet räkenskapsår får alltså inte användas av enskilda närings­idkare.

När du startar företaget får du förlänga eller förkorta ditt f­ örsta räkenskapsår så att det slutar den 31 december. Du får dock aldrig förlänga räkenskapsåret så att det blir längre än 18 månader. En fördel med förkortat räkenskapsår är att du så snart som möjligt efter att verksamheten kommit igång tvingas ta tag i bokslut och ­deklaration.

När du avslutar din verksamhet kan du ha ett sista förkortat (men inte förlängt) räkenskapsår.

18 |

Bokföringsskyldighet

God redovisningssed Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstäm­ mer med god redovisningssed. God redovisningssed är ett begrepp som man ofta stöter på i redovisningssammanhang. Man kan säga att god redovisningssed helt enkelt är den praxis som utarbetats av organisationer inom redovisningsområdet och som ska fungera som ett komplement till lagstiftningen. Bokför­ings­nämnden är den organisation som har till uppgift att utveckla god redovisningssed för de allra flesta företag (dock ej de riktigt stora).

Vägledning För enskilda näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut är det god redovisningssed att följa Bokföringsnämndens vägledning ”Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut”.

I vägledningen finns instruktioner för vad som ska bokföras i före­taget samt alla de redovisningsregler som gäller enligt bok­ förings­lagen.

| 19

Löpande bokföring Du kan välja mellan två metoder för den löpande bokföringen: • kontantmetoden, och • faktureringsmetoden.

Faktureringsmetoden innebär att du löpande bokför alla affärs­ händelser, t ex kundfordringar och leverantörsskulder, när fakturan skickas respektive mottas. Faktureringsmetoden är huvudmetoden i bokföringslagen och ska tillämpas av alla större företag.

Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen. Kund- och leverantörs­fakturor bokförs alltså först i samband med att du får betalt från kund respektive betalar dina inköp. I samband med bokslutet bokför du dock övriga affärshändelser som är nödvändiga för att fastställa företagets resultat och ställning, t ex obetalda fordringar och skulder.

Läs mer om de båda metoderna längre fram.

Bokföringstidpunkt I bokföringslagen finns bestämmelser för när olika affärshändelser ska bokföras. Enligt bokföringslagen ska alla (undantaget vissa gåvor) affärshänd­elser enligt huvudregeln bokföras löpande (faktu­ reringsmetoden). Små företag som får tillämpa kontantmetoden får dock i sin löpande bokföring vänta med att bokföra affärshändel­ serna tills betalning sker, dvs enligt den så kallade kontantmetoden.

En affärshändelse kan vara t ex in- och utbetalningar, fordringar och skulder samt egna insättningar och uttag ur verksamheten (pengar, varor eller annat). En affärshändelse är alltså en händelse som för­ändrar storleken och sammansättningen på företagets för­ mögenhet, och som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden.

20 |

Löpande bokföring Exempel på vanliga affärshändelser är: • inbetalningar från kunder • överföringar mellan plusgiro och bankgiro • utbetalningar till leverantörer • löneutbetalningar till anställda • upptagande av lån i bank • amorteringar till banken • utgifter för varuinköp.

Den tid som du har på dig att bokföra de olika transaktionerna är lika lång oavsett om du använder dig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Kontanta in- och utbetalningar Kontanta in- och utbetalningar (transaktioner som rör kassan) ska bokföras senast påföljande arbets­dag, t ex i en kassabok.

Med kontanta in- och utbetalningar menas inte bara betalningar med sedlar och mynt utan även betalning med postväxlar och andra betalningsanvisningar som genast kan omsättas i pengar. In- och utbetalningar som görs via bank- eller plusgiro, med kontokort eller checkar utställda av företaget omfattas inte av kontantbegreppet.

Andra affärshändelser Andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar ska enligt bokföringslagen bokföras så snart det är möjligt. Enligt BFN ska en affärshändelse bokföras allra senast i slutet av påföljande månad, dvs har en affärs­händelse inträffat i maj ska den vara bokförd senast i slutet av juni. Du kan t ex sortera de olika affärshändel­ serna och sedan lämna över dem till en bokföringshjälp en gång per månad.

Finns det skäl får du dröja med bokföringen en tid.

Skillnad mellan metoderna Om du säljer en vara mot faktura ska kund­fordran vara bokförd senast en månad efter fakturautskicket om du bokför enligt faktu­ reringsmetoden.

Använder du kontantmetoden medför fakturautskicket ingen bok­ föringsåtgärd, utan det är först när kunden betalar som affärshänd­ elsen ska bokföras. Du har till slutet av månaden efter betalningen på dig att bokföra.

Betalar kunden kontant vid försäljningen ska försäljningen bokföras senast påföljande arbetsdag. Det gäller oavsett vilken metod före­ taget använder. | 21

Löpande bokföring

Grundbokföring och huvudbokföring De olika affärshändelserna ska enligt bokföringslagen bokföras så att de kan presenteras i • registreringsordning (grundbokföring) och • systematisk ordning (huvudbokföring).

I grundbokföringen bokför du alltså alla affärshändelser så att de kan presen­teras i den ordning som de har registrerats. Det ska alltså gå att utläsa av bokföringen i vilken ordning de olika bokförings­posterna har förts in i bokföringssystemet. I och med att det av bokföringen ska framgå i vilken ordning affärshändelserna har registrerats, ska du löpande numrera underlagen, dvs ge varje verifikat ett nummer. Med verifikat menas t ex kvitton, fakturor och köpeavtal. Du kan läsa mer om verifikationer i kapitlet Bokförings­ skyldighet.

Affärshändelserna ska även bokföras så att de kan presen­teras i ­systematisk ordning. Det innebär att de ska vara sorterade med hänsyn till deras art, dvs du bokför t ex varuinköp för sig och försäljning för sig.

Huvudbokföring innebär alltså att du delar upp redovisningen på olika konton. För dig som upprättar ett förenklat årsbokslut är kraven på en systematisk uppdelning av affärshändelserna små. I princip räcker det att företagets bokföring är organiserad så att det finns ett konto för varje post som företaget redovisar i det förenklade årsbok­ slutet.

Ur den löpande bokföringen ska det gå att få fram i vilken ordning affärshändelserna har registrerats. Det ska dessutom för varje bokförd post gå att utläsa • datum eller månad för affärshändelsen (redovisningsperiod), • verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken, • kontering och • bokfört belopp.

Du är inte skyldig att skriva konteringarna på verifikaten utan det räcker att du kan ta fram uppgifterna ur bokföringsprogrammet.

Enklast är det dock om du gör konteringarna direkt på underlaget.

Bokföringen blir då mer överskådlig än om du måste ta fram rappor­ ter ur ditt bokföringssystem för att se hur du har konterat en veri­f ika­tion.

Observera dock att du alltid måste ange verifikationsnumret eller liknande direkt på verifikatet.

22 |

Löpande bokföring Likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presen­ teras i sammandrag. Det gäller om det utan svårighet går att se vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

| 23

Löpande bokföring

Bokföringsprogram Genom att använda ett bokföringsprogram sparar du tid, eftersom grundbok och huvudbok förs samtidigt. Dessutom kan du snabbt och enkelt producera rapporter, t ex • balansrapport (visar tillgångar, skulder och eget kapital) • resultatrapport (visar intäkter, kostnader och resultat) • huvudbok (samtliga poster som bokförts på ett visst konto, t ex ­årets inköp av förbrukningsinventarier) • dagbok (samtliga poster som har bokförts under en viss period).

Rättelse av bokföringspost Har du bokfört en verifikation på ett felaktigt sätt ska du göra rättel­sen på en särskild verifikation, dvs du får inte förstöra den felaktiga verifikationen och ersätta den med en ny. På rättelseveri­ fikationen anger du vilken verifikation som rättas, när rättelsen har gjorts och vem som rättat posten. För att det tydligt ska framgå att en verifikation har rättats bör du även på den felaktiga verifika­ tionen ange ­rättelseverifikationens nummer.

Redovisningsvaluta I din bokföring ska du använda svenska kronor som redovisnings­ valuta.

Kontoplan för förenklat årsbokslut Varje företag har en kontoplan där företagets samtliga konton finns samlade.

När du bokför ska alla transaktioner (affärshändelser) samlas på de konton de hör till. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt, finns ett konto, t ex för kassan, företagskonto (bank), varuinköp och försäljning. På så sätt kan du lätt ta ut rapporter och få en överblick över företagets ekonomiska ställning.

Dessutom har du glädje av kontosammanställningarna när du gör deklarationen och det förenklade årsbokslutet.

De flesta företag använder sig av den standardiserade BAS-konto­ planen. Den BAS-kontoplan som vi använder i denna bok är särskilt framtagen för företag som upprättar ett förenklat årsbokslut och heter BAS 2012 Förenklat årsbokslut. Den finns i två varianter; en mindre med ca 40 konton och en större. Det är den ­större kontoplanen som vi använder i denna bok.

24 |

Löpande bokföring

Kontantmetoden Löpande bokföring Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen.

Köper du in varor till ditt företag på kredit, medför själva inköpet ingen bokföringsåtgärd från din sida, dvs du bokar inte upp någon skuld till leverantören. Det är först vid betalningen av fakturan som du bokför inköpet. Bokför du enligt kontantmetoden är det praktiskt om du använder den så kallade bokslutsmetoden för moms eftersom de båda metoderna bygger på samma princip (se kapitlet Moms).

DEBET Konto [4000] Varuinköp [2641] Ingående moms

KREDIT Belopp Konto 8 000 [1930] Företagskonto 2 000

Belopp 10 000

Petter köper in varor till företaget för 8 000 kr plus moms. Han får en faktura som ska betalas på 30 dagar (31 augusti). Han sorterar fakturan tillsammans med övriga fakturor som ska betalas i slutet av augusti. När fakturan betalas bokför han varuinköpet på 8 000 kr på konto [4000], vilket gör att kostnaderna ökar. Samtidigt bokför han momsen på 2 000 kr [2641]. Betalningen på 10 000 kr görs från företagskontot [1930].

Detsamma gäller när du säljer varor eller tjänster på kredit, dvs mot faktura. Du bokför försäljningen först när kunden betalar varan eller tjänsten, dvs du bokar inte upp någon kundfordran.

DEBET Konto [1920] Plusgiro

KREDIT Belopp Konto 12 000 [3000] Försäljning [2611] Utgående moms

Belopp 9 600 2 400

Petter skickar en faktura till en kund på 12 000 kr inklusive moms för sålda varor.­Han sorterar in fakturan efter förfallodatum i en pärm. När kunden betalar fakturan bokför han inbetalningen på 12 000 kr som kunden gör via plus­girot [1920]. Han bokför 9 600 kr som försäljning [3000] i kredit, vilket gör att i­ntäkterna ökar. Samtidigt krediteras kontot utgående moms [2611] med 2 400 kr.

| 25

Löpande bokföring

Vid årets slut För företag som bokför enligt kontantmetoden är utgångspunkten att den löpande bokföringen bara innehåller in- och utbetalningar samt insättningar och uttag. I samband med bokslutet måste man då även bokföra • fordringar och skulder (t ex leverantörsskulder och kundford­ ringar) och • övriga poster som påverkar räkenskapsårets intäkter och ­kostnader, t ex förändringen av varulager.

Du som bokför enligt kontantmetoden får dock upprätta en förteck­ ning (bokslutsunderlag) över de olika bokslutshändelserna. Av bok­ sluts­underlagen ska det bland annat framgå hur kundfordringar, leverantörs­skulder, lager, avskrivningar mm har beräknats. Dessa uppgifter för du in i det förenklade årsbokslutet. I och med detta anses du ha uppfyllt din bokföringsskyldighet. Om du bokför i ett bokförings­program innebär detta att du inte behöver registrera boksluts­händelserna i ditt program. Läs mer om detta i kapitlet Förenklat årsbokslut.

Kontering av bokslutshändelser Du kan dock välja att bokföra även bokslutshändelserna i ditt bok­f öringsprogram. Här ser du exempel på hur man bokför leveran­ törsskulder och bokar upp varulager.

DEBET Konto [4000] Varuinköp [2641] Ingående moms

KREDIT Belopp Konto 12 000 [2440] everantörsskulder 3 000

Belopp 15 000

Petter köper under december in varor till företaget för 12 000 kr plus moms 3 000 kr. Varorna levereras till företaget i slutet av december.

Fakturan för­faller först i slutet av januari. I bokslutet tar han upp leverantörsskulden [2440] inklusive moms 15 000 kr. Han bokar upp varukostnaden [4000] och momsen [2641].

Under året bokför du alla varuinköp som kostnad. I bokslutet måste du dock ta upp osålda varor som tillgång (varulagrets värde).

Du minskar då varukostnaden med varulagrets förändring. På så sätt påverkar bara kostnaden för sålda varor företagets resultat.

26 |

Löpande bokföring DEBET Konto [1400] Varulager

Belopp 24 250

KREDIT Konto [4900] Lagerförändring

Belopp 24 250

Petter inventerar sitt lager på bokslutsdagen. Varulagrets samlade anskaffningsvärde uppgick till 25 000 kr (värderat enligt priset på den senaste fak­turan). Varornas värdeminskning beräknas schablonmässigt till 3%. Petter tar därför i det förenklade årsbokslutet upp lagret [1400] till 24 250 kr (97% av 25 000) och eftersom han startade verksamheten under året har han inget ­lager uppbokat sedan tidigare. Han minskar därmed årets varukostnad genom att kreditera konto [4900], Lager­ förändring med lagrets värde.

Du kan läsa mer om hur du upprättar det förenklade årsbokslutet i avdelningen Det förenklade årsbokslutet.

Faktureringsmetoden Faktureringsmetoden innebär att du löpande bokför alla affärs­ händ­el­ser. Faktureringsmetoden innebär alltså, till skillnad från kontantmetoden, att du löpande även bokför kundfordringar och leverantörsskulder. ­Bokför du enligt faktureringsmetoden bör du använda fakturer­ingsmetoden även för din momsredovisning (se kapitlet Moms). §§ Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2001:2 Löpande bokföring.

När du använder faktureringsmetoden leder t ex ett varuinköp normalt till flera bokföringsåtgärder. När varan levereras och du får en faktura bokar du upp en leverantörsskuld och tar upp inköpet som kostnad samt bokför den ingående momsen. När du sedan betalar fakturan bokar du bort leverantörsskulden.

DEBET Konto [4000] Varuinköp [2641] Ingående moms

KREDIT Belopp Konto 8 000 [2440] Leverantörsskuld 2 000

Belopp 10 000

Petter köper in varor till företaget för 8 000 kr plus moms. Han får en faktura som ska betalas på 30 dagar. Han bokför 10 000 kr som leverantörsskuld [2440]. Han tar upp 8 000 kr som varukostnad [4000] samt bokför momsen 2 000 kr på konto [2641].

| 27

Löpande bokföring DEBET Konto [2440] Leverantörsskulder

KREDIT Belopp Konto 10 000 [1930] Företagskonto

Belopp 10 000

Petter betalar leverantörsfakturan på 10 000 kr via företagskontot [1930]. Han bokar bort skulden till leverantören [2440] på 10 000 kr.

Förenklat årsbokslut Även om du bokför enligt faktureringsmetoden måste du periodisera kostnader och intäkter så att du får ett korrekt resultat för räken­ skapsåret. Du ska även t ex värdera lagret och bokföra avskriv­ ningar på inventarier och byggnader osv.

Hur du upprättar bokslutet kan du läsa om i avdelningen Det för­enk­ lade årsbokslutet.

28 |

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE AV FÖRETAGSFORM BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL­AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL­AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK

KOMPANJONER KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se

är en praktisk handbok om hur du upprättar ett förenklat årsbokslut och hur du löpande bokför alla affärshändelser. Alla enskilda näringsidkare ska göra ett årsbokslut. Du som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får upprätta ett förenklat årsbokslut.

Boken innehåller en mängd konteringsexempel samt visar hur du värderar de olika posterna i det förenklade årsbokslutet. Allt utförligt kommenterat på begriplig svenska. Exemplen bygger på BASkontoplanen för förenklat årsbokslut.

Anette Broberg

UR INNEHÅLLET Förenklat årsbokslut • Bokföringens grunder • Kontantmetoden • Faktureringsmetoden • Inventarier • Avskrivningar • Lager • Avstämning • Bilen • Leasing • Anställda • Moms • Försäkringar • Försäljning • Inköp • Fastigheter • Bilförmån • Traktamenten • Skatter • Eget kapital • Ägarens transaktioner med företaget • Kontoplanen • ROT- och RUT-arbeten.

FÖRFATTARNA Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin arbetar med skatte- och redovisningsfrågor vid Björn Lundén Information.

Cecilia Stuart Bouvin – KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Bokföring och bokslut i enskild firma

BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA

ANETTE BROBERG & CECILIA STUART BOUVIN

Bokföring och bokslut i enskild firma – förenklat årsbokslut enligt K1-reglerna Fjärde upplagan