9789172056619

Monica Engberg, vårdbiträde, Hässelgården, avdelning C2A

”Jag har länge efterlyst en lättbegriplig och konkret beskrivning av omsorgens utmaningar och möjligheter. Boken tar upp detta på ett professionellt, sakligt och respektfullt sätt. Jag kommer att köpa in flera exemplar.”

Kerstin Evenius, utvecklingschef Aleris Care

”Berättelsen är mycket inspirerande, där finns tips och idéer att hämta. Själva arbetsmaterialet känns som ett användbart och enkelt verktyg, även för den som inte är van att arbeta i projekt. Här finns mycket att hämta för den som vill utveckla sin verksamhet och skapa stolta medarbetare.”

Jonas Allenbrant, biträdande verksamhetschef Nockebyhöjden, SVPH (Sällskapet vänner till Pauvres Honteux)

Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark

”En mycket bra, lättläst och lärorik bok som jag tycker att all personal inom äldreomsorgen borde läsa och ta hjälp av för att gemensamt nå ett bra resultat.”

Utmärkt äldreomsorg

Boken tar sin utgångspunkt i Lillekärrs äldreboende och deras utveckling från en medelmåttig arbetsplats till utmärkelserna Sveriges Bästa Arbetsplats, Sveriges Friskaste Arbetsplats, Stora Arbetsmiljöpriset och Göteborgs Stad Kvalitetsutmärkelse.

Vad är hemligheten? Kan andra lyckas med samma sak? Genom att studera Lillekärr har författarna hittat 13 områden som bidragit till framgången. Det handlar om bland annat ledarskap, organisation, bemötande och kvalitetsarbete.

Boken tar upp alla områdena och beskriver dem på ett tydligt och handfast sätt.

För att verkligen åstadkomma varaktig förändring innehåller boken också ett arbetsmaterial som steg för steg ger vägledning kring hur man kan skapa utveckling på sin egen arbetsplats.

Utmärkt äldreomsorg vänder sig till såväl chefer som medarbetare. Den ger kunskap och utgör ett praktiskt stöd för att förbättra verksamheter inom äldreomsorg och annan vård och omsorg.

Författarna Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark har lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att utvecklas och prestera bättre. Christer Ackerman är även författare till boken Chefen och medarbetaren som utsågs till Årets ledarbok 2007.

Utmärkt äldreomsorg En handbok i verksamhetsutveckling Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark

Innehåll Förord Prolog

9 13

Del 1: Berättelsen om Lillekärrs utvecklingsarbete 2001– 2006

15

1. De viktigaste redskapen 2. Enkäter 3. Medarbetarsamtal 4. Omorganisation 5. Ekonomi 6. Hälsoprojekt 7. Ombudsroller 8. Schemaläggning 9. Rutinbeskrivningar 10. Utvecklingsresor 11. Kvalitetsarbete 12. Lönekriterier 13. Ledarskap 14. Bemötande 15. Medarbetarnas reflektioner 16. Vad hände efter 2006?

17 18 20 22 24 26 29 31 32 34 35 38 41 43 44 46

Del 2: Tankar om verksamhetsutveckling

53

17. Tre modeller för verksamhetsutveckling 18. Balanserat styrkort 19. Kundorienterad verksamhetsutveckling – SIQ 20. Huset 21. Uthållighet är viktigt

55 56 58 61 69

Del 3: Arbetsmaterial för dialog 22. Att komma igång Möte 1: Starta en arbetsgrupp Uppgift 1: Några reflektioner – i par, individuellt och i grupp Var står jag nu som individ?

Uppgift 2: Arbetsgruppens syfte – Individuell uppgift Uppgift 3: Samsyn på huvuduppgiften – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Uppgift 4: Våra roller – Individuell uppgift Uppgift 5: Våra roller – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Uppgift 6: Hur ska vi arbeta? Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Uppgift 7: Våra spelregler – Individuell uppgift Uppgift 8: Våra spelregler – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Uppgift 9: Lägeskontroll – Individuell uppgift Uppgift 10: Lägeskontroll – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Avslutande övning Möte 2: Hur vill vi att vår verksamhet ska vara?

Uppgift 1: Nuläge – Individuell uppgift Uppgift 2: Vision – Individuell uppgift Uppgift 3: Vision – Gruppuppgift Uppgift 3: Alternativ övning vision – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

Möte 3: Vad kan vi lära av Lillekärrs utvecklingsresa?

Uppgift 1: Med Lillekärrs glasögon – Individuell uppgift Uppgift 2: Med Lillekärrs glasögon – Gruppuppgift Var står jag nu som individ?

71 73 79 80 81 82 83 84 85 86 86 87 87 88 89 90 91 93 93 94 95 96 98 101 103 106 107 108 109 113

Möte 4: Att förändra och införa något nytt 114 Uppgift 1: Skapa en handlingsplan – Gruppuppgift 116 Uppgift 2: Förändringar i min arbetssituation – Individuell övning 118 Uppgift 3: Det här vill vi ändra på – Gruppuppgift 122

Uppgift 4: Fördelar och åtgärder – Gruppuppgift 123

Uppgift 5: Prioriteringar – Gruppuppgift 127 Var står jag nu som individ?

131 Möte 5: Bemötande 132 Uppgift 1: Ett bra bemötande – Individuell uppgift 133 Uppgift 2: Ett bra bemötande – Gruppuppgift 134 Uppgift 3: Vem är du i mötet med andra? Individuell uppgift 135

Uppgift 4: Vem är du i mötet med andra? Gruppuppgift 137

Uppgift 5: Självrespekt och uppmuntran – Individuell uppgift 139

Uppgift 6: Självrespekt och uppmuntran – Gruppuppgift 140 Var står jag nu som individ?

141 Referenslista Böcker som vi har inspirerats av Tidigare utgivna böcker Länkar Vill du veta mer Om författarna

utmär kt äldr eomsorg

142 142 142 143 143 144

7

De viktigaste redskapen

1

Carina Petersson, chef för Lillekärrs äldreboende under deras utvecklingsarbete, gav oss en levande beskrivning av allt det man gjort för att skapa Sveriges bästa arbetsplats. Det var stort och smått i en salig blandning. När vi gick från mötet med Carina var vi mäkta imponerade. Ingenting verkade vara lämnat åt slumpen.

Bakom chefskapet på Lillekärr fanns kunskap och energi utöver det vanliga.

Efter ett par ytterligare träffar med Carina blev de viktigaste redskapen och utvecklingsområdena allt mer tydliga, till slut hade vi en lång lista. Vi kommer här att beskriva arbetet med de olika områdena, ett för varje kapitel. Lite längre fram får du också läsa medarbetarnas reflektioner kring det som hänt under utvecklingsarbetet.

Det var arbetet med följande områden som bidrog till att Lillekärrs äldreboende fick utmärkelsen Sveriges Bästa Arbetsplats:

· · · · · · · · · · · · ·

Enkäter Medarbetarsamtal Omorganisation Ekonomi Hälsoprojekt Ombudsroller Schemaläggning Rutinbeskrivningar Utvecklingsresor Kvalitetsarbete Lönekriterier Ledarskap Bemötande.

utmär kt äldr eomsorg

17

Starta en arbetsgrupp

Möte 1

Att starta en grupp innebär att vi blir beroende av varandra när det gäller arbetsuppgifter, trivsel och kamratskap. Vi påverkar varandra och blir själva påverkade i ett växelspel som kan innebära både glädjeämnen och påfrestningar. Hur vi hanterar detta mellanmänskliga samspel är i grunden helt avgörande för hur bra verksamhet vi i slutänden kommer att kunna skapa tillsammans.

Som vi sa inledningsvis tar detta första möte ungefär en dag i anspråk.

Innan du kom till det här mötet hade du säkert många funderingar. Vad är det nu vi ska sätta igång? Vad kommer att förändras nu? Vad vill de ha av mig? Kan jag bidra med något?

Och nu när du sitter här i den nya gruppen, den som någon annan sammankallat: Vad förväntar de sig av mig? Ska jag säga vad jag tycker? Kanske ska jag bara hålla med? Ska vi göra samma sak som Lillekärr?

utmär kt äldr eomsorg

79

Uppgift 1 Grupp

Några reflektioner Bilda par och reflektera en stund över: · Varför är vi här? · Vilka behov av förbättringar finns i vår verksamhet? · Vad borde vi ta tag i? · Kan vi ha någon hjälp av Lillekärrs resa och det här arbetsmaterialet?

Be varje par dela med sig av sina reflektioner i hela gruppen.

Sammanfatta med följande frågor: · I vilka frågor har vi samsyn? · Var skiljer våra tankar sig åt? · Vilken/vilka är våra gemensamma nämnare?

80

utmär kt äldr eomsorg

Var står jag nu som individ?

Fundera över följande påståenden: · Vi kom igång ganska bra med hänsyn till att vi inte känner varandra så väl ännu. · Jag funderar på om vi är riktigt öppna och säger vad vi tycker i den här gruppen. · Jag är inte säker på om jag vet vad det här kommer att leda till. · Vi bör följa materialet ganska noggrant. · Vi bör nog inte låta oss styras av materialet. · Det här ska nog gå – sakta men säkert. · De här sakerna hann vi inte prata färdigt om.

Egna tankar/känslor:

utmär kt äldr eomsorg

81

Uppgift 2 Individuell

Arbetsgruppens syfte Formulera den uppgift som du anser är arbetsgruppens huvuduppgift, dess syfte. Det kan till exempel vara: · Att leda utvecklingsprojektet ”Förbättra vår verksamhet”. · Att genomföra beslutade förändringar i vårt arbetslag. · Att ta fram förslag på ”ombudsroller” likt Lillekärr. · Att ta fram ett underlag på det som inte fungerar i vår verksamhet. · Att vara ett förändringsteam som hjälper andra att ta tag i det som behöver förbättras. · Att ta tag i det som ska förbättras.

Det här anser jag vara arbetsgruppens huvuduppgift:

Det här anser jag är de tre viktigaste arbetsuppgifterna för att kunna fullgöra vår huvuduppgift: 1.

2.

3.

Skriv nu ner dina svar på ett blädderblocksblad.

82

utmär kt äldr eomsorg

Samsyn på huvuduppgiften Sätt upp blädderblocksbladen på väggen så att ni kan dela era individuella tankar i gruppen. Studera de olika blädderblocksbladen och enas i gruppen om nedanstående punkter. Använd er av dialog och diskussion som beskrivs på sidan 76.

Uppgift 3 Grupp

Det här anser vi ska vara arbetsgruppens huvuduppgift:

Det här är de tre viktigaste arbetsuppgifterna för att kunna fullgöra vår huvuduppgift: 1.

2.

3.

utmär kt äldr eomsorg

83

Var står jag nu som individ?

Ibland sitter vi av ett möte utan att riktigt säga vad vi tycker.

Särskilt vanligt är det om vi inte känner varandra så bra eller om någon är väldigt påstridig. Men om du är riktigt ärlig mot dig själv … · Tror du innerst inne på gruppens huvuduppgift som ni nyss diskuterat fram? · Blev det mycket tunga filosofiska diskussioner? · Hade vi en konstruktiv diskussion? · Känns det som om vi drar åt samma håll i den här gruppen? · Ser du fram emot att sätta igång med själva utvecklingsarbetet?

Egna tankar/känslor:

84

utmär kt äldr eomsorg

Våra roller Följande roller ser jag att vi behöver i vår arbetsgrupp:

Uppgift 4 Individuell

Det här skulle jag vilja göra i gruppen för att kunna bidra på bästa sätt:

Det här skulle jag inte vilja göra i gruppen:

utmär kt äldr eomsorg

85

Uppgift 5 Grupp

Våra roller Var och en redovisar sina svar på uppgift 4. Därefter för ni en diskussion om varje roll och gör en så färdig rollfördelning som möjligt.

Så här blev vår rollfördelning i gruppen just nu:

Var står jag nu som individ? · Tycker du att du har fått rätt roll/roller? · Tar de andra vara på din kapacitet? · Är du nöjd med dina arbetsuppgifter/din roll? · Är det någon som har för mycket/för lite arbetsuppgifter? · Är det något som hänger i luften?

Egna tankar/känslor:

86

utmär kt äldr eomsorg

Hur ska vi arbeta?

Tydliga rutiner gör det lättare för gruppen att göra ett bra jobb.

Diskutera följande frågor i gruppen:

· · · · · · ·

Uppgift 6 Grupp

Hur ofta ska gruppen träffas?

När, var, hur? Vem sammankallar?

Om man ska förbereda sig – på vilket sätt?

Hur kommunicerar gruppen med omgivningen?

Hur kontrollerar vi att vi har gjort det vi kommit överens om?

Hur vet var och en om de har gjort ett bra jobb för gruppen?

Annat som kan underlätta gruppens arbete?

De här rutinerna har vi enats om för att fungera smidigare som arbetsgrupp:

Var står jag nu som individ? · Ställer du upp med både tanke och hjärta? · Har det blivit för mycket byråkrati runt gruppen? · Är det något/någon du stör dig på men inte vill ta upp? · Är gruppen mogen nog att hantera konflikter? · Kommer du att respektera de rutiner ni beslutat om?

Egna tankar/känslor:

utmär kt äldr eomsorg

87

Uppgift 7 Individuell

Våra spelregler För att gruppen ska bli mer än summan av individerna i gruppen är det viktigt att sätta upp ”spelregler” för gruppens samarbete, med fokus på relationerna.

· Hur vill vi agera mot varandra som människor under vårt · · ·

arbete tillsammans? Är det okej att vara helt tyst under mötena? Är det okej att vara påstridig och envis?

Vad gör vi om någon inte visar respekt?

De här spelreglerna tycker jag att vi ska ha mot varandra i gruppen:

Vanliga ord som brukar komma upp är: öppenhet, respekt, ärlighet, tystnadsplikt. Försök att fundera på beteendena bakom orden. Hur uppträder vi mot andra om vi visar respekt? Hur agerar vi för att vara öppna? Vad gör vi om en konflikt uppstår i gruppen? Om du lyckas med att beskriva beteendena bakom spelreglerna blir ert samarbetskontrakt mycket tydligare.

88

utmär kt äldr eomsorg

Våra spelregler Med utgångspunkt i vars och ens önskemål om spelregler enas gruppen om ett ”samarbetskontrakt”. Skriv ner det på ett blädderblocksblad. Beskriv beteenden så långt som möjligt (se uppgift 7).

Uppgift 8 Grupp

Samarbetskontrakt Så här ska vi vara mot varandra i den här gruppen för att fungera så bra som möjligt:

Ta med samarbetskontraktet till varje möte och sätt upp på väggen som en påminnelse!

utmär kt äldr eomsorg

89

Var står jag nu som individ?

Fundera över följande påståenden: · Vid vissa frågor går vi som katten kring het gröt. · Jag tycker att gruppen undviker konflikter. · Jag har själv inte sagt allt jag tycker. · Jag har verkligen stått på mig och fått fram min åsikt. · Det är svårt att vara den som säger ”nej” när alla är så entusiastiska. · Det var ett evigt diskuterande, men nu har vi bra spelregler för gruppen. · Nästa gång ska jag påminna gruppen om en viktig spelregel.

Annars är det ju ingen idé att ha dem.

Egna tankar/känslor:

90

utmär kt äldr eomsorg

Monica Engberg, vårdbiträde, Hässelgården, avdelning C2A

”Jag har länge efterlyst en lättbegriplig och konkret beskrivning av omsorgens utmaningar och möjligheter. Boken tar upp detta på ett professionellt, sakligt och respektfullt sätt. Jag kommer att köpa in flera exemplar.”

Kerstin Evenius, utvecklingschef Aleris Care

”Berättelsen är mycket inspirerande, där finns tips och idéer att hämta. Själva arbetsmaterialet känns som ett användbart och enkelt verktyg, även för den som inte är van att arbeta i projekt. Här finns mycket att hämta för den som vill utveckla sin verksamhet och skapa stolta medarbetare.”

Jonas Allenbrant, biträdande verksamhetschef Nockebyhöjden, SVPH (Sällskapet vänner till Pauvres Honteux)

Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark

”En mycket bra, lättläst och lärorik bok som jag tycker att all personal inom äldreomsorgen borde läsa och ta hjälp av för att gemensamt nå ett bra resultat.”

Utmärkt äldreomsorg

Boken tar sin utgångspunkt i Lillekärrs äldreboende och deras utveckling från en medelmåttig arbetsplats till utmärkelserna Sveriges Bästa Arbetsplats, Sveriges Friskaste Arbetsplats, Stora Arbetsmiljöpriset och Göteborgs Stad Kvalitetsutmärkelse.

Vad är hemligheten? Kan andra lyckas med samma sak? Genom att studera Lillekärr har författarna hittat 13 områden som bidragit till framgången. Det handlar om bland annat ledarskap, organisation, bemötande och kvalitetsarbete.

Boken tar upp alla områdena och beskriver dem på ett tydligt och handfast sätt.

För att verkligen åstadkomma varaktig förändring innehåller boken också ett arbetsmaterial som steg för steg ger vägledning kring hur man kan skapa utveckling på sin egen arbetsplats.

Utmärkt äldreomsorg vänder sig till såväl chefer som medarbetare. Den ger kunskap och utgör ett praktiskt stöd för att förbättra verksamheter inom äldreomsorg och annan vård och omsorg.

Författarna Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark har lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att utvecklas och prestera bättre. Christer Ackerman är även författare till boken Chefen och medarbetaren som utsågs till Årets ledarbok 2007.

Utmärkt äldreomsorg En handbok i verksamhetsutveckling Christer Ackerman och Karin Vikström Brennermark