9789172059870

ISBN 978-91-7205-987-0

9

789172 059870

SOCIAL DOKUMENTATION I HANDLÄGGNING OCH GENOMFÖRANDE

Thomas Carlsson och Ann Nilsson arbetar som lärare på institutionen för socialt arbete vid Göteborgs universitet. De arbetar också med metod- och organisationsutveckling med kommuner och företag som kunder. De är flitigt anlitade och uppskattade föreläsare inom området.

ANN NILSSON

verk som gäller för social dokumentation inom både handläggning och genomförande. Boken visar konk­ret hur dokumentationen kan kopplas till och tydliggöra värdegrundsarbete och ICF, den internationella klassifikationen för funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa.

I två kapitel redovisas praktiska exempel på hur arbetet med social dokumentation och ICF utvecklat verksamheter. En utförlig beskrivning ges av utvecklingen av verksamheten på Bräcke diakoni i Göteborg.

Social dokumentation i handläggning och genomförande – med värdegrund och ICF är en omarbetad och uppdaterad version av de populära böckerna Dokumentera mera och Social dokumentation – ett steg till.

Boken vänder sig till yrkesverksamma och studerande inom omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättningar, men innehållet kan även omsättas till andra målgrupper.

THOMAS CARLSSON

d e n h ä r b o k e n sammanfattar de nya regel-

SOCIAL DOKUMENTATION I HANDLÄGGNING OCH GENOMFÖRANDE – med värdegrund och ICF THOMAS CARLSSON ANN NILSSON

6

Dokumentation vid handläggning

46

Social utredning – tillvägagångssätt och dokumentation 46 Utredningsprocessen 48 Överlämnandet till utförarna 54 Uppdrag till utföraren i ett överlämningsdokument 55 Samtycke att inhämta information under handläggningen 55

7

8

9

Dokumentation vid genomförandet

57

Genomförandeplan Löpande anteckningar i genomförandet Dokumentationens omfattning, språkbruk och etiska aspekter

59 68

Samtalets betydelse och användning

75

Välkomst- eller introduktionssamtal Planeringssamtal Uppföljnings- eller utvärderingssamtal

75 76 78

Olika aktörer och samverkan i arbetet med social dokumentation 79 Beställare och utförare – vikten av samverkan Handläggare Chef Kontaktman/kontaktpersonal Dokumentationsombud och/eller dokumentationshandledare Socialt ansvarig samordnare, SAS Övriga samarbetspartners

10

71

79 80 80 81 82 82 83

Tydliggöra värdegrunden i planering och uppföljning av genomförandeplanen

84

Pilotstudie i Alingsås kommun

84

11

Erfarenheter av praktiskt arbete med värdegrund, social dokumentation, ICF och kvalitetsarbete, Beatrix Algurén 89 ICF – en introduktion ICF:s uppbyggnad och struktur ICF – ett gemensamt språk ICF i Sverige ICF – ett verktyg för medskapande

12

90 91 95 98 99

Erfarenheter av praktiskt arbete med värdegrund, social dokumentation och kvalitetsarbete på Bräcke diakoni, Louise Gehandler 101 En första inblick i en ny arbetsmetod Att vara ett subjekt i stället för ett objekt Nationella värdegrunden – en tydlig utgångspunkt Personcentrerad dokumentation och uppföljning – PDU För vems skull?

102 104 109

Att tänka på

122

Dokumentationens betydelse för den enskilde Dokumentationens villkor Tio skäl att utveckla den sociala dokumentationen

122 123 124

Tack

126

Begreppsförklaringar

127

Referenser

134

13

115 119

Förord

Under de senaste åren har kraven ökat på kommuner och privata utförare när det gäller till exempel kvalitetsutveckling, rättssäkerhet och brukarinflytande. En ny författning om handläggning och dokumentation inom socialtjänsten (SOSFS 2014:5) har trätt i kraft den 1 januari 2015. Socialstyrelsen har också gett ut en uppdaterad handbok i ämnet (Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, 2015a).

Vi som är författare till den här boken har arbetat med social dokumentation på många olika sätt, dels som lärare på högskola och universitet, dels i egen regi. Vi har genomfört utbildningar i olika former för olika personalkategorier, allt från enstaka föreläsningar till regelrätta utbildningar. Vi har även varit med i utvecklingsarbete med att organisera, planera, utbilda, implementera och utvärdera den sociala dokumentationen i olika verksamheter. I dag kan vi skörda frukterna av vårt arbete på det sättet att vi ser att våra tankar och idéer om innehåll och former för dokumentationen har inspirerat både kommuner och privata omsorgsgivare och återfinns nu i flera av deras framtagna dokument och riktlinjer samt i faktisk handling.

Tidigare har vi skrivit tre böcker i ämnet Dokumentera mera (2009), Social dokumentation – ett steg till (2008) och Social dokumentation i praktiken (2011) som är en handbok med övningar. De två första böckerna kommer att utgå och 7

utvalda och uppdaterade delar ur dessa har tagits med i denna bok. Vidare presenterar vi tankar, idéer och exempel på hur den sociala dokumentationen kan kopplas till och tydliggöra värdegrundsarbete och ICF (Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa). Vi har gjort en sammanfattning och uppdatering av kunskapsområdet social dokumentation samt en anpassning till den nya författningen och handboken om handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Boken innehåller också exempel på tillämpning av ICF – och värdegrundsarbete kopplat till den sociala dokumentationen.

Kapitel 11 och 12 är skrivna av gästförfattare − Beatrix Algurén, universitetslektor och Louise Gehandler, verksamhetsutvecklare − som med sina specialkunskaper och erfarenheter skriver dels om ICF, dels om exempel på praktisk användning av den sociala dokumentationen kopplat till ICF och den nationella värdegrunden.

Fokus i boken är omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättningar, men innehållet kan omsättas även till andra målgrupper.

Göteborg i januari 2016 Thomas Carlsson och Ann Nilsson

8

Utgångspunkter

Nya föreskrifter om dokumentation inom socialtjänsten trädde i kraft den 1 januari 2015. Bestämmelserna (SOSFS 2014:5) gäller för kommunala och enskilda verksamheter som bedrivs enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Syftet med förändringarna är att uppnå en mer enhetlig och väl strukturerad dokumentation. Skillnaden i förhållande till tidigare föreskrifter är bland annat att dokumentationsskyldigheten skärps generellt och att kopplingen mellan utredning, målformulering och uppföljning tydliggörs. Bland nyheterna kan nämnas att det ska finnas tydligt formulerade uppdrag från nämnd till utförare och en sammanfattande slutanteckning när en insats avslutas. Skyldigheten för såväl nämnd som utförare att dokumentera uppföljningsåtgärder skärps, liksom skyldigheten att dokumentera de enskildas delaktighet i processen. Författningen ska även tillämpas av SiS (Statens institutionsstyrelse).

Socialstyrelsens syfte är att få en dokumentation som är mer enhetlig och strukturerad och som kan stödja uppföljning, styrning och förbättringsarbete, bland annat genom en tydlig struktur i dokumentationen både i handläggning och genomförande. Bestämmelserna lyfter fram användning av entydiga begrepp samt hänvisar till verksamhetsanpassade kodverk och klassifikationer, till exempel ICF, blanketter och 9

standardiserade mallar. Vidare kan utläsas tydligare krav på dokumentation av uppföljning av insatser.

Det kommer att ställas högre krav på enhetlighet och en tydlig dokumentation. Behovet av kunskaper ökar inte bara om samtalets betydelse och planering av hur hjälp och stöd ska ges utan också i metoder för uppföljning av insatserna.

I och med de nya bestämmelserna med tydligare krav på uppföljning är det viktigt att arbetet organiseras så att det finns möjlighet att göra uppföljning av vård- och omsorgsarbetet.

10

1 Kvalitetsutvecklingsarbete och dokumentation Den sociala dokumentationen utgör en viktig del i kvalitetsarbetet. I detta kapitel beskriver vi dokumentationens roll och funktion i det dagliga vård- och omsorgsarbetet. ”Nämnden ska inom ramen för sitt ledningssystem för kvalitet säkerställa att det inom respektive verksamhet finns rutiner för dokumentationen under handläggning och ge­nomförandet av beslut om individuellt behovsprövade insatser.

Dokumentationen ska utföras och användas av personal samt utgöra ett arbetsinstrument vid genomförandet av beslutet och i genomförandeplanen där den faktiska hjälpen planeras, genomförs, följs upp och utvärderas tillsammans med den enskilde. På detta sätt kan nödvändiga förändringar i insatserna uppmärksammas och åtgärdas” (Socialstyrelsen, 2008).

Tjänster av god kvalitet i socialtjänstens verksamhet kan beskrivas enligt följande: • bygger på respekt för människors självbestämmanderätt och integritet • utgår från en helhetssyn, är samordnade och präglade av kontinuitet • är kunskapsbaserade och effektivt utförda • är tillgängliga och jämlikt fördelade • är trygga och säkra och präglas av rättssäkerhet i myndig hetsutövning och genomförande (Socialstyrelsen, 2008).

11

Kvalitetsarbetet är en ständigt pågående process som ska ske på alla nivåer i organisationen och med utgångspunkter i SoL och LSS. I SoL finns följande text om kvalitet (SoL 3 kap. 3): Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet.

För utförande av socialnämndens uppgifter skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet.

Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.

I LSS skrivs följande om kvalitet: (LSS 6§): Verksamheten enligt denna lag skall vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter.

Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges.

Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.

För verksamheten enligt denna lag skall det finnas den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad skall kunna ges.

”Med kvalitet enligt SOSFS 2011:9 menas att en verksamhet uppfyller alla de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Med stöd av ledningssystemet ska socialtjänsten planera, leda, kontrollera, följa 12

upp, utvärdera och förbättra verksamheten. I arbetet ingår att identifiera, beskriva och fastställa de processer, aktiviteter och rutiner i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet” (Socialstyrelsen, 2015a).

I den tidigare författningen om systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2006:11, som vi finner mer tydlig och konkret och som fortfarande är tillämpbar som ett komplement, beskrivs grunderna för det systematiska kvalitetsarbetet enligt följande:

För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet skall nämnden inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet skall säkerställa att: 1. uppföljningsbara mål utifrån SoL eller LSS fastställs, 2. kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål, 3. ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs, 4. enskilda och grupper, till exempel brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, 5. personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, och 6. kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp. Genom en utvecklad social dokumentation både i handläggning och i genomförandet kan mycket av ovanstående kvalitetskriterier tillgodoses (SOSFS 2006:11 3 kap. 3§).

13

God kvalitet och kvalitetsarbete genom den sociala dokumentationen

Ett sätt att beskriva dokumentationens funktion i kvalitetsutvecklingen kan göras enligt figur 1 nedan.

Struktur

Processer

Resultat

Uppdrag/uppgift

Vård- och omsorgs- handlingar

Utförda tjänster

Ekonomi Mål, arbetsmetoder Utvärdering och

och förhållningssätt uppföljning av

genomförandeplan

Organisation

- personal - lokaler etc.

Styrdokument: Dokumentation i form - LSS och SoL av genomförandeplaner - SOSFS 2014:5 och journalanteckningar - Egna riktlinjer för bl.a. dokumentation Kvalitetssäkring

Kvalitetsstyrning

Kvalitetsmätning

KVALITE T SUT VECKL ING

Figur 1. Översikt av dokumentationens funktion i kvalitetsarbetet.

Kvalitetsutvecklingsarbetets olika delar kan beskrivas på följande sätt (se figur 1). Verksamheten får ett uppdrag (eller en uppgift) och för att genomföra det krävs en struktur. I strukturen ges förutsättningar för att kunna fullfölja uppdraget, till exempel kompetent personal, budget och olika styrdokument 14

för verksamheten. Styrdokument för den sociala dokumentationen är lagarna, i det här fallet SoL och LSS samt SOSFS 2014:5, samt verksamhetens egna mål och riktlinjer för den sociala dokumentationen.

För att nå ett resultat måste processer startas, det vill säga att omsorgsarbetet utförs. Det görs genom att personalen tillämpar överenskomna arbetsmetoder och förhållningssätt som styr mot gemensamma mål. Det är i den sociala dokumentationen, framför allt i genomförandeplanen, som detta beskrivs och tydliggörs, vilket ger en möjlighet för ansvariga att styra och påverka kvaliteten i verksamheten. Flera av de i SOSFS 2006:11 beskrivna kvalitetskriterierna kan uppfyllas på detta sätt och kvalitetsutvecklingsarbetet integreras i det dagliga omsorgsarbetet. I kvalitetsutvecklingsarbetet definieras processer som allt det omsorgsarbete varje medarbetare utför i verksamheten för den enskilde.

Struktur och processer utmynnar i ett resultat bestående av utförda omsorgshandlingar, vilkas kvalitet kan mätas. En utvärdering av genomförandeplanen är en utmärkt metod att få reda på om hjälpen har lett till önskat resultat och till förbättringar för den enskilde.

Om inte resultatet är det önskade får man gå tillbaka och se var bristerna i kvalitetsarbetet finns så att dessa kan åtgärdas.

Saknas det något i strukturen eller i förutsättningarna, finns det exempelvis brister i personalens utbildning eller för lite resurser? Då bör detta åtgärdas. Finns det brister i processen, det vill säga i själva vård- och omsorgsarbetet, exempelvis oklara mål och felaktiga arbetsmetoder, då bör dessa vidareutvecklas.

15

ISBN 978-91-7205-987-0

9

789172 059870

SOCIAL DOKUMENTATION I HANDLÄGGNING OCH GENOMFÖRANDE

Thomas Carlsson och Ann Nilsson arbetar som lärare på institutionen för socialt arbete vid Göteborgs universitet. De arbetar också med metod- och organisationsutveckling med kommuner och företag som kunder. De är flitigt anlitade och uppskattade föreläsare inom området.

ANN NILSSON

verk som gäller för social dokumentation inom både handläggning och genomförande. Boken visar konk­ret hur dokumentationen kan kopplas till och tydliggöra värdegrundsarbete och ICF, den internationella klassifikationen för funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa.

I två kapitel redovisas praktiska exempel på hur arbetet med social dokumentation och ICF utvecklat verksamheter. En utförlig beskrivning ges av utvecklingen av verksamheten på Bräcke diakoni i Göteborg.

Social dokumentation i handläggning och genomförande – med värdegrund och ICF är en omarbetad och uppdaterad version av de populära böckerna Dokumentera mera och Social dokumentation – ett steg till.

Boken vänder sig till yrkesverksamma och studerande inom omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättningar, men innehållet kan även omsättas till andra målgrupper.

THOMAS CARLSSON

d e n h ä r b o k e n sammanfattar de nya regel-

SOCIAL DOKUMENTATION I HANDLÄGGNING OCH GENOMFÖRANDE – med värdegrund och ICF THOMAS CARLSSON ANN NILSSON