Pia Vingestråhle
Framtidens Ledarskap – Om konsten att leda människor på ett hållbart och framgångsrikt sätt –
Forzum Förlag
Forzum Förlag www.forzum.se Framtidens ledarskap Copyright © 2014 av Pia Vingestråhle All rights reserved Mångfaldigandet av innehållet i denna bok, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjudet utan medgivande från förlaget, Förbudet gäller all form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering, inspelning, elektronisk lagring och spridning etc. Originalets titel: Framtidens ledarskap Illustrationer: Jenny Holmlund Bokomslag: Linda Dafnerot Grafisk formgivning: Jonny Hallberg Tryckt hos: ScandinavianBook, Danmark ISBN: 978-91-981628-0-6
Innehåll Inledning
11
1. En utveckling av dagens ledarskap
18
2. Om ledarskap Vad är ledarskap? I vilka situationer utövar du ledarskap? Var lägger du ditt fokus? Vilket fokus har denna bok?
21 21 22 24 27
3. Från anställd till medarbetare Vem leder du? Hur får du anställda att bli medarbetare?
29 29 31
4. Hur vill du att dina medarbetare ska agera? ”Trappan” På vilket trappsteg befinner sig dina medarbetare? På vilket trappsteg befinner du dig? Vad har trappan med Framtidens ledarskap att göra?
32 32 34 36 37
5. Grundläggande principer Den viktigaste resursen Det handlar om win-win Som chef vill du människor väl Du är anställd för att tjäna dina medarbetare
39 39 40 43 44
6. Framtidens ledarskap Att känna dig själv Att reflektera och analysera Att anpassa utifrån individen Att vara professionell när du leder Att ha en vision
47 47 54 59 62 63
7. Ärlighet och värderingar Dina värderingar är viktiga Var konsekvent
65 65 67
Framtidens Ledarskap
Var ärlig mot dig själv och andra Ha integritet Var äkta Stå för det du gjort Våga prata känslor Var ett föredöme!
67 68 69 70 71 73
8. Din närvaro gör skillnad Du ska finnas där Fullständig närvaro gör skillnad Varför så starkt fokus på närvaro?
74 74 75 77
9. Delaktighet Att involvera medarbetarna
80 80
10. Kommunikation och information Att kommunicera strategiskt Olika människor behöver olika mycket information Informationsplan Hur mycket ska man behöva informera? Upprepad information
87 87 88 89 89 90
11. Utveckling och förändring Ständig utveckling är viktig Alla medarbetare är delaktiga i förändring Begränsa antal mål Delaktighet i strategiskt arbete
92 92 93 94 94
12. Motivation, drivkraft och inspiration Se till att alla tycker att det är kul på jobbet Motivation och inspiration Att hitta det som driver var och en Lagen om frivillighet
96 96 99 103 104
13. En bra chef ger friska medarbetare Hälsofrämjande ledarskap Att bygga bra strukturer Att agera som chef
106 106 107 108
Innehåll
14. Att fatta beslut Vad är rätt och vad är fel beslut? Ditt synsätt vid beslut Vem fattar besluten?
109 109 111 112
15. Saker du bör vara uppmärksam på Att undvika ”fort och fel” Att undvika flockbeteende och grupperingar Dina medarbetare är tillfälligt hos dig Rekrytering Att göra sig själv överflödig
114 117 119 120 122 123
16. Den formella delen av ditt chefskap Att stå stadigt Ytterst är du helt ensam Att våga ställa krav
125 125 126 128
17. När någon inte passar in Ditt förhållningssätt Åtgärder när någon ”inte passar in” Metodiskt och professionellt
129 129 132 135
18. Vilken chef vill du vara?
137
19. Vilken vision har du med ditt ledarskap? Tänk självständigt Fundera på din vision
152 152 153
20. Att lyckas
156
21. Sammanfattning
162
Inledning Hur ser ledarskapet ut i Sverige idag? Leds verksamheter så att människor trivs och ges möjlighet att utvecklas? Får alla anställda chans att fullt ut bidra med sin kompetens och sina förmågor? Ser chefer och ledare till att alla anställdas kompetens får komma fram och verkligen tas tillvara i verksamheten? Använder företag och organisationer idag de anställdas kompetens och kapacitet på ett positivt och optimalt sätt? Traditionellt läggs stort fokus på att maximera nyttjandet av maskinlinjer och IT-system. Många beräkningar görs och åtskilliga miljoner pumpas in i konsultinsatser av olika slag. Analyser kring verksamhet och organisation genomförs också kontinuerligt. Men frågan är hur mycket fokus som egentligen läggs på att på ett positivt sätt ta tillvara nyttan av varje anställds kompetens och drivkrafter? Länge har begrepp som ”Lärande organisation”, ”Högt till tak”, ”Teambuilding”, ”Kompetensutveckling” och ”Lean Production” varit buzzwords inom näringslivet. För att inte tala om en stor mängd satsningar inom området ”Ledarutveckling”. Ofta genomförs också regelbundna enkäter där de anställda ges möjlighet att svara på frågor om sin arbetssituation. Frågan är vart alla dessa satsningar, metoder och undersökningar egentligen har lett oss? Har dagens organisationer siktet inställt på ett hållbart och utvecklande ledarskap som nyttjar och utvecklar alla individers kompetens på ett bra sätt? Har vi närmat oss en situation där organisationer på ett positivt sätt
11
4. Hur vill du att dina medarbetare ska agera? Kreativa och självständiga – eller följsamma och flitiga – hur vill du att dina medarbetare ska förhålla sig och agera?
”Trappan” I kommande avsnitt lyfter jag fram en trappa som består av fem olika steg. Denna trappa är ett bra verktyg för dig som vill arbeta utifrån framtidens ledarskap. Den är viktig att fundera och reflektera kring – både i rollen som chef och anställd. Som chef har du möjlighet att skapa en viss miljö och vissa förutsättningar. Du har möjlighet att bygga en organisation eller en enhet på ett sätt som är anpassad utifrån ditt sätt eget att leda verksamheten. Detta gör du genom ditt sätt att förhålla dig till dina anställda och genom ditt sätt att agera. Det är viktigt och avgörande att du har en vision och en plan för hur du vill leda människor. I denna plan bör du inkludera hur självgående (eller icke-självgående) medarbetare du egentligen vill ha. Här kan trappan vara till stor nytta. Låt oss gå in och titta på de olika stegen. Vi börjar längst ner och förflyttar oss uppåt: 32
5. Grundläggande principer Framtidens ledarskap – hur kommer det att se ut? Tänkte lyfta fram några grundläggande principer, principer som kanske kan uppfattas som självklara men som jag ser som så betydelsefulla att de ändå inte får glömmas bort. Framtidens ledarskap bygger på att du som chef och ledare låter dessa principer genomsyra ditt arbete – varje dag – i varje stund.
Den viktigaste resursen Vilken är den viktigaste resursen i er organisation? Nej, det är inte en produktidé, de tjänster ni erbjuder, er nya automatiserade fabrik eller er offensiva marknadsplan. Den allra viktigaste resursen, och också oftast den allra dyraste, är dina medarbetare. Visserligen baseras verksamheten på era produkter eller tjänster, men ärligt talat – skulle det bli några nya kunder om ni inte hade haft bra medarbetare som säljer, producerar, hanterar, levererar, paketerar, följer upp och sedan säljer mer igen? Det är viktigt att du som chef är medveten om och visar människor att de är viktiga. Det är därför centralt att du som chef avsätter tid för att hantera och vårda företagets viktigaste resurs – dina medarbetare. Upplever du att du oftast hanterar de anställda ”i mån av tid” bör du fundera över hur du planerar och prioriterar ditt arbete.
39
Framtidens Ledarskap
Anställda som är lågt prioriterade eller ”bortglömda” av sin chef riskerar att inte trivas på sin arbetsplats. Detta kan leda till högre sjukskrivningstal men i första skedet innebär det att du får omotiverad personal som blir lågpresterande. Produktiviteten riskerar att gå ner. Ni tappar fart och de anställda söker sig, när de får möjlighet, vidare till en bättre arbetsplats. Avsätt tid och prioritera dina medarbetare så att du tar väl hand om företagets viktigaste resurs. Det är grundläggande inom framtidens ledarskap.
Det handlar om win-win Visst är det så att du som arbetsgivare har valt att anställa en person och visst är det så att denna person många gånger måste gå igenom en rekryteringsprocess och ”godkännas” för att kunna anställas i er organisation. Men när vederbörande sedan väl är anställd och inne i organisationen så förändras situationen och då gäller det att du som chef så snart som möjligt skapar en win-win-situation. Testtiden är över och det gäller att du bygger en situation som baseras på en balans mellan dig som arbetsgivare och din nye medarbetare. Du har rätt att ta den anställdes tid i anspråk och du har rätt att leda och fördela arbetet. Du har rätt att förvänta dig att den anställde gör sitt arbete utifrån bästa förmåga. Å andra sidan har du som chef ett ansvar att ge något i retur. ”Ja, men den anställde får ju lön, tänker du då.” Det är inte hela sanningen. Att förlita sig på att lönen fungerar som enda motivationsfaktor för dina anställda är att lura sig själv. Lönen är bara en del i win-win-situationen. Det handlar även om att tillhanda en god arbetsmiljö (fysisk och psykisk) och att kunna möta personen så att han/hon upplever att han/hon
40
7. Ärlighet och värderingar Framtidens ledarskap baseras på ärlighet. Ärlighet är nämligen vägen till förtroende. Visst kan du som chef få människor med dig utan att du är ärlig och utan att de känner förtroende för dig. Det finns chefer som styr genom att utöva makt och det finns chefer som använder metoden ”management by fear” så visst är det möjligt att leda på andra sätt. Men om du vill bedriva ett ledarskap som håller över tid så är ärlighet den plattform du ska välja att bygga på. I detta avsnitt lyfts därför frågor om ärlighet och värderingar fram.
Dina värderingar är viktiga Att uppfattas som ärlig och trovärdig bygger på att du är medveten om vilka värderingar du står för. Dina värderingar bör vara tydliga för dig själv. Du ska veta vem du är och vad du står för. Om du inte gör det och du ”kör lite som du tycker” uppfattas ditt ledarskap som osäkert eller rörigt av dina medarbetare. Människor vill veta vad som gäller och förstå vad som sker. Om du inte har en linje i det du gör, eller några värderingar som grund i ditt arbete – då finns det risk för att det svajar. Det är inte bra. Tänk på att världen är föränderlig nog ändå. Allt annat förändras och omstruktureras. Marknaden utvecklas, kunderna köps upp, organisationen förändras, produkter ut-
65
10. Kommunikation och information Det brukar lite skämtsamt sägas att de tre viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt ledarskap är: – Kommunikation, kommunikation och kommunikation Som chef har du ett ansvar att sprida och delge information som du erhåller uppifrån eller på annat sätt har tillgång till. Kommunikation är därför en punkt som du som chef bör prioritera högt – ja, kanske allra överst. Ansvar för all kommunikationen ligger ytterst på dig som chef. Framtidens ledarskap bygger på att du är medveten om detta. Visst har dina medarbetare ett ansvar att ta emot och söka information men det slår ändå tillbaka på dig som chef om dina medarbetare inte upplever att de fått den information de behöver. Därför är det viktigt att du tar ditt ansvar för kommunikation på allvar.
Att kommunicera strategiskt För att få människor att ”arbeta med dig” krävs en samsyn. Det är därför viktigt att alla får information så att alla är med på banan. Framtidens ledarskap bygger på att du kontinuerligt är uppmärksam på hur du kommunicerar och informerar. När du deltar i möten där ny information framkommer eller när du får ny info per e-post bör din första tanke bli: Hur kommuni-
87
14. Att fatta beslut Att skriva en bok om ledarskap utan att inkludera frågan om beslutsfattande kan tyckas egendomligt. Beslutsfattande är trots allt en viktig del i rollen som chef och ledare. Jag tänkte dock lyfta fram frågan utifrån ett något annorlunda perspektiv. I framtidens ledarskap är nämligen frågan om hur du förhåller dig till beslut central. Finns det egentligen några beslut som är fel? Hur förhåller man sig som chef till beslut?
Vad är rätt och vad är fel beslut? Innan jag går in på frågan om det är möjligt att fatta fel beslut kan jag konstatera att insikten om ett beslut är rätt eller fel varierar över tid. Tänk bara på de beslut som fattades på 1940/50-talen om att använda DDT som bekämpningsmedel. Vid den aktuella tidpunkten ansågs detta vara helt rätt beslut. Mannen som tog fram DDT lär till och med ha fått Nobelpriset 1948 för denna så framgångsrika upptäckt. Med facit i hand, kan vi tycka att det var alldeles fel – ja ett rent av ett katastrofalt dåligt beslut att använda DDT med tanke på hur hälsovådligt det är och vilka negativa konsekvenser det fått. Så... rätt beslut idag kan alltså vara fel imorgon… och kanske också tvärtom. Utifrån detta resonemang är det svårt att tala om rätt eller fel beslut, men är det då möjligt att fatta fel beslut? Ja, i vissa sammanhang kan det man nog tycka det. När man exempelvis är pilot eller bilförare är det viktigt att vara alert och fatta
109
17. När någon inte passar in När du uppfattar att någon av dina medarbetare inte passar in, vad gör du då? Jag tänker på Abraham Lincoln som lär ha sagt ”Jag gillar inte den personen. Jag måste tydligen lära känna den bättre”. Det är något mycket klokt över Lincolns ord. Han reflekterar och förhåller sig medvetet till den andra personen. Framtidens ledarskap bygger på samma princip. Om du lär känna dina medarbetare bättre finns det oftast möjlighet att hitta en gemensam nämnare med de allra flesta.
Ditt förhållningssätt Det är lätt att tänka att den där personen är annorlunda, jobbig, ”fel” – men här får du som chef vara väldigt försiktig. Framtidens ledarskap bygger på att du är så medveten att du prövar du om det du uppfattar verkligen, verkligen är sant. Det kan ju finnas olika orsaker till det du uppfattar. Det kan vara så att personkemin inte stämmer, men det kan också vara så att du undermedvetet ser den personen som ett hot eftersom du inte riktigt vet vem han/hon är. Det kan vara så att personen är så stark att du upplever konkurrens. Det kan vara att du uppfattar personen som lite annorlunda i förhållande till dina andra medarbetare osv. Skälen kan vara
129
”Man kan köpa en människas tid. Man kan köpa hennes närvaro på en given plats. Man kan till och med köpa ett visst mått av hennes muskulära rörelser per timma. Men... Man kan inte köpa entusiasm, Man kan inte köpa lojalitet, Man kan inte köpa hjärtats, tankens eller själens tillgivenhet. Den måste man göra sig förtjänt av.” Clarence Francis
169