9789127137912

FOTO: TOMMY DURATH

socialpsykolog, författare, föreläsare och konsult, verksam vid Nova Futura. Han har tidigare skrivit bl.a. Träna mentalt och förbättra ditt liv, Konsten att lyckas med sina studier, Framgångsrikt förändringsarbete och Ledarskapshandboken.

utmaningar. Många blir stressade av att försöka hinna med allt på arbetet och hemma och känner samtidigt att de inte räcker till.

Här presenteras en rad strategier för att effektivisera tiden. I boken finns också olika exempel på vad både enskilda personer och arbetsplatser har gjort för att få mer uträttat på kortare tid.

EFFEKTIV TIDSHANTERING

BOSSE ANGELÖW är docent och

BOSSE ANGELÖW

TIDSBRIST är en av vår tids största

Boken vänder sig till dig som vill:

• förbättra din förmåga att planera och prioritera • förebygga och motverka tidspress • få mer lust och energi

BOSSE ANGELÖW

• identifiera och minimera tidstjuvar • få ett mer avspänt förhållningssätt till tiden • kunna sätta gränser och fokusera på det viktigaste.

ISBN 978-91-27-13791-2

Omslag: John Persson

Angelöw_Effektiv_tidhantering_hela.3.indd 1

V I T G K N I E R F ID T E E F E HANPÅTKORTAR T S R O D J TFIÅ MER G

Det är lätt hänt att du uppmärksammar allt som du inte har hunnit med på jobbet, och att du därför blir ännu mer stressad. En metod för att bli mer tidseffektiv och samtidigt få ett mer avspänt förhållningssätt till tiden är att istället lägga större fokus på det som du faktiskt har gjort. Tänk igenom vad du har åstadkommit under dagen, strax innan det är dags att gå hem.

Flera studier visar att multitasking, att jobba med flera saker samtidigt, dramatiskt minskar effektiviteten och ökar stressen.

Alltför mycket splittring och avbrott skapar svårigheter att bli fokuserad på nytt. Att avsätta tid för att jobba mer sammanhängande med uppgifter är mer produktivt än att jobba styckvis.

Du behöver återhämta dig för att kunna orka. När du tar en paus jobbar ditt undermedvetna med att bearbeta information. Det är oftast också när du slappnar av som du får de mest kreativa idéerna. När du vilar från uppgiften får du också distans till den och kan lättare värdera om det är denna uppgift du ska prioritera just nu.

9 789127 137912

2014-07-04 12:09

14-36 N&K Angelรถw 28 juli.indd 4

2014-07-29 10:09

Innehåll Förord 7 1. Hantera tiden effektivt 2. Tidsbristen 3. Tidens roll har förändrats 4. Balans i livet 5. Strategier för att hantera tiden

9 26 36 42 48

Del I. Energi och lust 6. Känn dina energikällor 7. Nyttja formtoppar och formsvackor 8. Återhämta dig och bli effektiv 9. Skaffa dig god sömn 10. Skjut inte upp arbetsuppgifter 11. Se till att arbetsuppgifterna blir roligare

54 61 65 75 80 88

Del II. Organisera och strukturera 12. Planera arbetsuppgifterna 13. Skriv att göra-listor 14. Prioritera 15. Eliminera tidstjuvarna 16. Minska på administrationen 17. Hantera mejlen 18. Effektivare möten 19. Arbeta mer sammanhängande 20. Organisera material och automatisera

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 5

94 102 105 110 122 129 133 142 149

2014-07-29 10:09

Del III. Förhållningssätt och inställning 21. Bråttomsjukan 22. Ditt förhållningssätt till tiden 23. Säg nej 24. Tid att reflektera 25. Begränsa tillgängligheten 26. Använd din kompetens bättre 27. Fokusera på framgångar 28. Ha rimliga krav

156 161 167 173 177 184 187 192

Till sist

198

Noter 199 Litteratur 203

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 6

2014-07-29 10:09

Förord Effektiv tidshantering innehåller kunskaper, tips och verktyg som hjälper dig att bättre hantera din tid. Den bygger på mina 30 års erfarenheter av att stödja individer, grupper och arbetsplatser att få tiden att räcka till.

En del av innehållet har jag hämtat från mina tidigare böcker. Du som har läst någon av dem kan därför känna igen vissa delar. När jag använt mig av uppgifter från olika studier, tidskrifter och böcker, har jag i så stor utsträckning som möjligt hänvisat till dessa källor i notapparaten och i litteraturförteckningen längst bak i boken. Om du önskar ytterligare information kan du söka i den litteratur som jag refererar till i noterna.

Jag vill tacka följande personer, vilka har kommit med värdefulla synpunkter på tidigare manusutkast: Britt Andersson, Anita Angelöw, Maria Apel, Sture Axelsson, Jane Dietrichson, Anna Ekwall, Marianne Elfving, Per Flodén, Göran Folkesson, Mikael Gidlöf, Maja Gréen, Ingela Gullberg, Karin Hamilton, Anette Håkansson, Kristina Iremo, Svante Johansson, Lotta Kaliff, Annika Keskinen, Inger Lundqvist Björnberg, Anette Molander, Anna-Maria Norén, Malin Paulsson, Per-Erik Persson, Malin Sjöman, Janette Skogshus, Catherine Steiner, Christi­ na Söderberg, Göran Tegö, Lena Wallsbeck, Elinor Wattman, Karin Wikström, Jouni Wingstrand och Iréne Öberg.

Jag vill också tacka Eva Lindén som har gjort de fina teckningarna, och jag har fått god hjälp och stöd av Lena Albihn och Ingrid Ericson på förlaget Natur & Kultur.

7

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 7

2014-07-29 10:09

Jag vill tacka min underbara familj för ert stöd. Tack för att ni finns!

Min förhoppning är att Effektiv tidshantering kan ge dig tips på hur du kan förbättra din tidshantering och att du ska få en mer avspänd inställning till tiden. Du får gärna höra av dig till mig (bosse@novafutura.se) och berätta om dina synpunkter på eller tankar kring bokens innehåll.

Bosse Angelöw

8

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 8

2014-07-29 10:09

1. Hantera tiden effektivt En av de största utmaningarna som människor har idag är att hantera tidsbrist. Det gäller såväl i arbetet som i privatlivet.

Avsikten med den här boken är att du ska få olika tips och metoder för hur du kan använda tiden på ett mer effektivt sätt.

Det leder i sin tur till minskad ansträngning och mindre stress.

Boken vänder sig till dig som vill: • • • • • • •

förbättra din förmåga att planera och prioritera förebygga och motverka tidspress lära dig olika strategier för en mer effektiv tidshantering få mer lust och energi för att bättre kunna använda tiden identifiera och minimera tidstjuvar få ett mer avspänt förhållningssätt till tiden kunna sätta gränser och fokusera på det viktigaste.

Här dukar jag upp ett smörgåsbord av metoder som du kan testa och pröva. Du kan därefter utforma och skräddarsy dina egna verktyg för att frigöra tid. Jag kommer att presentera både individuella och organisatoriska strategier, det vill säga både vad du som enskild person kan göra och vilka åtgärder som din arbetsplats kan vidta för att effektivisera tiden. I boken finns också olika exempel på vad både enskilda personer och arbetsplatser har gjort för att få tiden att räcka till och få mer gjort på kortare tid.

9

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 9

2014-07-29 10:09

Effektivitet och tidspress Boken heter Effektiv tidshantering och det blir därför viktigt att så här inledningsvis reda ut vad effektiv innebär. Jag tror att vi kan ha olika associationer till ordet. En del kan få negativa tankar kring det, och är trötta på att jämt höra att vi hela tiden ska vara så effektiva som möjligt. Andra kan få positivt laddade associationer till begreppet och längtar efter att använda tiden på ett mer effektivt sätt.

När jag använder ordet effektiv i den här boken, tänker jag inte på kravet att vara effektiv på ett negativt och avskräckande sätt, att vi ska vara effektiva till varje pris. Det kan gå ut över vår egen hälsa. Det finns många sådana exempel på effektivitetshysteri. Här handlar effektivitet snarare om att du på ett konstruktivt och avspänt sätt helt enkelt ska hinna med ditt arbete på ett bättre sätt och få mer tid över till annat som du vill göra – utan att känna dig stressad.

Det förekommer flera olika ord som beskriver upplevelsen av att tiden är alltför knapp; brådska, jäkt, tidsbrist, tidspress, stress, svårigheter att få ihop livspusslet, obalans och så vidare.1 Jag använder många av dessa ord som synonyma med var­ andra. Här använder jag framför allt begreppet tidspress, men även tidsstress eller att vara stressad över tiden.

Att känna tidspress handlar alltså om att vara stressad eller känna obehag över att tiden inte räcker till för det man vill eller måste göra.

10

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 10

2014-07-29 10:09

Bokens olika delar För att du på ett framgångsrikt sätt ska kunna använda tiden på ett bättre sätt behöver du reflektera över tre olika aspekter: • Hur ser det ut med din energi och lust?

• Hur organiserar och strukturerar du din tid?

• Hur är ditt förhållningssätt och din inställning till tiden?

Dessa är tre viktiga förhållanden som skapar grunden för en konstruktiv tidshantering och som den här boken är uppbyggd kring, vilket illustreras i nedanstående figur:

Organisera och strukturera

EFFEKTIV TIDSHANTERING

Energi och lust

Förhållningssätt och inställning

11

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 11

2014-07-29 10:09

Energi och lust En viktig dimension för att kunna hantera tiden effektivt handlar om din arbetslust och energinivå. Tänk på följande situationer:

• Du vet vad du ska göra på jobbet eftersom du har planerat dina arbetsuppgifter, utarbetat bra att göra-listor och prioriterat vad som är viktigast att göra. Men när du går till jobbet på morgonen känner du ingen arbetslust.

• Du har gjort en bra planering av din arbetsdag, men efter lunch har din energinivå sjunkit, du blir stressad och irriterad.

• Du kommer hem från jobbet och ska umgås med din familj. Men du är så trött och så distraherad av tankar på arbetet att du har svårt att vara närvarande. Du orkar inte heller aktivera dig.

Som du märker i exemplen ovan är din energinivå och lust mycket viktiga förutsättningar för din tidshantering.

Organisera och strukturera En viktig del för att du ska kunna hantera tiden på ett konstruktivt sätt är att du har förmågan att organisera och strukturera. Det handlar till exempel om att du planerar dina arbetsuppgifter, identifierar och eliminerar tidstjuvar, kan prioritera och dela upp jobbet på ett bättre sätt.

Magnus Gotthold är HR-generalist/livs- och karriärutvecklare vid Försvarsmakten i Boden. Han använder sig av följande metoder för att organisera och strukturera sin tid: Jag säger som Bodil Jönsson: Vi behöver ställtid, tid för att ställa om från något till någonting annat! Vi inom Försvarsmakten jobbar ju på samma sätt som många andra med att nyttja IT12

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 12

2014-07-29 10:09

tekniken (Outlook inklusive mötesbokningar, prioriteringar, uppgiftsregistrering m.m.) inklusive synkning av mejl i mobiltelefonen.

Ett tips som jag också har är att faktiskt skriva minnesanteckningar/protokoll elektroniskt samtidigt som mötet pågår, så går det snabbare att färdigställa och sprida det sen.

Vidare så har några av oss på min arbetsplats gått en kurs i personlig effektivitetsplanering. Där lärde jag mig konceptet att handskas med hängmappar. Det innebär att jag bara lägger ned ett papper i mappen istället för att hålslå och sätta in i pärmen.

Jag försöker att inte boka in så mycket i kalendern eftersom jag vet att verkligheten alltid påverkar min tillvaro och då behövs det att det inte är inbokat möte på möte.

Förhållningssätt och inställning En viktig aspekt är även ditt förhållningssätt till tiden.

Monica Hamrin är beteendevetare och leg. psykoterapeut vid Previa i Kalmar. Hon säger: Största risken är att tänka ”tidsbrist”, det ger en känsla av stress.

Jag försöker att tänka att jag har tid. Det gör mig mindre stressad och gör att jag har lättare att vara närvarande, eller ”härvarande”.

Brist är ett ord som vi bör ta bort ur vår vokabulär, det ger en känsla att det alltid fattas något. Att tänka att man har tid ger en annan ro och minskar stress och ger en känsla av att ha kontroll.

Det handlar här alltså om att du utvecklar en mer avspänd inställning till tiden och att du ställer rimliga krav på dig själv.

13

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 13

2014-07-29 10:09

Alla tre dimensionerna är viktiga Alla dessa tre förhållanden – energi och lust, organisera och strukturera samt förhållningssätt och inställning – är viktiga för att du på ett bättre sätt ska kunna hantera din tid.

Maria Estling Vannestål är idag egen företagare och har tidigare arbetat på Linnéuniversitetet i Växjö. Hon har reflekterat mycket kring tidshantering och ger exempel på hur hon har arbetat under åren. I hennes metoder för att hantera tiden kan vi se att de ovan nämnda tre dimensionerna finns med. Hon ger följande tips: • Verktyget Pomodoro, som finns som en gratis mobilapp, hjälper till att hålla fokus, 25 minuter till en uppgift, 5 minuter vila (se vidare i kapitel 19). Underlättar enormt om man, liksom jag, är typen som har en tendens att hoppa från arbetsuppgift till arbetsuppgift, och därmed lätt förlorar tid.

• Reflektion kring Sinnesrobönen: Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan förändra, mod att förändra det jag kan och förstånd att inse skillnaden. Det är något som kan spara mycket tid och energi som man annars lägger helt i onödan på att vara frustrerad över det ena och det andra.

• Ett bra planeringsverktyg som innebär att jag inte behöver lägga en massa tid på att hålla ordning på vad det är jag ska göra och inte heller riskerar att glömma viktiga saker, vilket skapar stress. Jag använder själv ett Worddokument med olika områden, där jag gör färgmarkeringar för olika grad av ”akutläge” – att göra denna vecka, resten av månaden, nästa månad och så vidare.

14

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 14

2014-07-29 10:09

• En arbetstidsregistreringsmall i Excel där jag registrerar var, när och med vad jag arbetar. Jag använder den här mallen för att få överblick över hur jag jobbar, och exempelvis få syn på områden där jag lägger för mycket tid i förhållande till vad det ger.

• Ordning och reda i e-postmappar och datordokument, vilket spar mycket tid när man slipper leta.

• Att stänga av Facebook, e-post och liknande om man, liksom jag, har svårt för att låta bli att titta efter vad som händer när det plingar. Att samla småuppgifter jag ska göra, till exempel skriva korta e-postmeddelanden, i ett dokument och sedan avsätta en begränsad tid, exempelvis en halvtimme/timme om dagen, för att ägna mig åt detta, istället för att ständigt bli avbruten i en större arbetsuppgift.

• Reflektion kring begrepp som ”good enough” och ”smartlat”, som jag inte på något sätt menar ska leda till att man slarvar med det man gör. Men många behöver bli bättre på att känna att det de gör duger. Man behöver inte prestera på topp inom alla områden eller jämföra sig med alla samtidigt. Genom att vara good enough och lite smart-lat kan man fokusera och göra riktigt bra ifrån sig när det verkligen gäller. Det har jag haft stor nytta av. Jag har i många år varit en sådan som känt att allt jag gör måste bli perfekt. Tidigare måste jag läsa alla dokument till ett möte jättenoga, även om det är mycket där som inte berör mig, eller att en text måste petas med i all oändlighet.

15

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 15

2014-07-29 10:09

Vad är viktigt för dig?

Vanliga områden som människor önskar förbättra är till exempel: • • • • • • • • •

kunna säga nej till alltför många arbetsuppgifter göra en bättre prioritering av olika arbetsmoment minska och begränsa antalet möten genomföra en mer detaljerad planering, där även tid för oförutsedda händelser planeras in fundera på vad som kan vara rimliga krav och vettig arbetsmängd gå igenom energikällorna och ta reda på hur de kan få mer energi ändra inställning till sig själva, sänka prestations- och duktighetskraven göra en analys av vad de använder sin tid till och hur de egentligen skulle vilja använda den försöka jobba mer sammanhängande med arbetsuppgifterna, så att de upplever mindre splittring.

Fundera nu på vad som är viktigt för dig när det gäller att hantera din tid. Börja gärna med att ta ställning till nedanstående påståenden för att ta reda på vilka områden som fungerar bra för dig och vilka du behöver utveckla.

Poängsätt påståendena utifrån en skala på 0 till 10, där 0 är lägst/ stämmer inte alls och 10 är högst/ stämmer. Ju mer du tycker att påståendet stämmer överens med din situation, desto högre poäng ger du.

16

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 16

2014-07-29 10:09

Del I. Energi och lust Stämmer inte 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Stämmer

☐☐ 1. Jag jobbar med mer krävande saker när jag har mycket energi. Jag återhämtar mig eller gör mer rutinbetonade uppgifter när mina krafter tryter.

☐☐ 2. Jag kan koppla av från jobbet på min fritid. ☐☐ 3. Jag kan lugna ner mig själv, vilket gör det lättare för mig

att se vad som ska prioriteras. Jag kan då lättare sätta in saker i ett helhetssammanhang.

☐☐ 4. Jag ser till så att mina arbetsuppgifter blir så roliga som

möjligt. Ju mer arbetsglädje jag känner inför mina arbetsuppgifter, desto snabbare kommer jag också att genomföra dem.

☐☐ 5. Jag försöker inte skjuta upp arbetsmoment som är tråkiga eller associerade med prestationsångest. Jag tar först tag i dessa – och sedan gör jag de roligare arbetsuppgifterna.

☐☐ 6. Jag vet vad som är det första jag behöver göra för att

ta itu med en surdeg, en tråkig eller en krävande arbetsuppgift.

☐☐ 7. Jag har mycket energi, vet vilka mina energikällor är och hur jag kan få mer ork och kraft.

☐☐ 8. Jag är mycket motiverad att genomföra mina arbetsuppgifter.

☐☐ 9. Jag varvar min arbetsdag så att jag har en bra balans mellan arbetsinsatser respektive återhämtningspauser.

☐☐ 10. Jag kan fokusera på ett arbetsmoment i taget vilket gör

att jag blir mer koncentrerad, inte så splittrad och använder min energi på ett bättre sätt.

17

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 17

2014-07-29 10:09

Del II. Organisera och strukturera

☐☐ 1. Jag gör kort- och långsiktiga planeringar av mina kommande arbetsuppgifter.

☐☐ 2. Jag skapar tid i almanackan för oförutsedda händelser som alltid inträffar.

☐☐ 3. Jag skriver att göra-listor över vilka arbetsuppgifter som ska genomföras.

☐☐ 4. Jag prioriterar mina arbetsuppgifter utifrån vad som är

mest bråttom att göra respektive vad som är viktigast att göra.

☐☐ 5. Jag har en god ordning på mina dokument och papper.

Jag hittar lätt saker och jag behöver inte lägga ner onödig tid på att leta efter papper.

☐☐ 6. Jag begränsar mängden av möten genom att fundera på

vad som är vitsen med mötet eller om jag kan få information på annat sätt.

☐☐ 7. Jag vet vilka uppgifter som har störst påverkan för att uppnå mina resultat/mål. Dessa uppgifter lägger jag mer tid på.

☐☐ 8. Jag kan jobba ostört när jag behöver det. ☐☐ 9. Jag diskuterar med mina överordnade och kollegor när jag har alltför mycket att göra.

☐☐ 10. Jag har utvecklat bra checklistor och rutiner för mina olika arbetsuppgifter.

18

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 18

2014-07-29 10:09

Del III. Förhållningssätt och inställning

☐☐ 1. Jag kan säga nej till olika uppdrag och arbetsuppgifter när min tid inte räcker till.

☐☐ 2. För att hinna med mina arbetsuppgifter får jag ibland

sänka kraven och åstadkomma enklast möjliga utförande.

☐☐ 3. Jag försöker hela tiden se till att min kompetens används på bästa sätt.

☐☐ 4. Jag lägger större fokus på det som jag faktiskt gör än det som jag inte har gjort.

☐☐ 5. Jag tänker igenom efter arbetsdagens slut vad jag har åstadkommit under dagen.

☐☐ 6. Jag ägnar tid åt att reflektera. Det ger mig välbehövlig distans till mitt arbete och möjligheter att fundera på om jag lägger min tid på de mest angelägna arbetsuppgifterna.

☐☐ 7. Jag inser att jag inte hinner med allt. Denna insikt gör mig lugnare och hjälper mig att prioritera vad som absolut är viktigast att fokusera på för att åstadkomma bästa möjliga resultat.

☐☐ 8. Jag försöker att inte alltid vara tillgänglig, om det går och det inte är absolut nödvändigt.

☐☐ 9. Jag har ett avspänt förhållningssätt till tiden. ☐☐ 10. Jag tar ansvar för min egen tid.

19

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 19

2014-07-29 10:09

Som du märker är det 10 påståenden inom respektive område.

Inom varje avsnitt kan du få mellan 0 och 100 poäng. Räkna ihop poängsumman för varje område och titta sedan på vilka delar som du får lägst respektive högst poäng på.

☐☐ Del I. Energi och lust ☐☐ Del II. Organisera och strukturera ☐☐ Del III. Förhållningssätt och inställning Styrkor Välj ut tre påståenden inom respektive område som har fått högst poäng.

Del I. Energi och lust 1.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

2.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

3.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

20

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 20

2014-07-29 10:09

Del II. Organisera och strukturera 1.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

2.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

3.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

Del III. Förhållningssätt och inställning 1.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

2.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

3.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

Ovanstående strategier är dina styrkor. Dessa förmågor kan du bygga vidare på.

21

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 21

2014-07-29 10:09

Utvecklingsområden Välj nu ut de tre påståenden inom respektive område som har fått lägst poäng.

Del I. Lust och energi 1.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

2.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

3.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

Del II. Organisera och strukturera 1.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

2.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

3.

............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................................... ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................

22

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 22

2014-07-29 10:09

Del III. Förhållningssätt och inställning 1.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

2.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

3.

................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .............................. ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............................

Ovanstående strategier är dina utvecklingsområden som du förmodligen vill förbättra.

Den här kartläggningen har förhoppningsvis hjälpt dig att se vilka frågor som du behöver jobba extra med för att få en mer effektiv tidshantering.

Vad gör ni på din arbetsplats?

Eftersom tidsbrist är allmänt förekommande på våra arbetsplatser, är tidspress inte i första hand ett problem som ska lösas på individnivå, utan åtgärder bör också genomföras på arbetsplatsen. Bedöm därför nedanstående påståenden och fundera på vad ni gör på din arbetsplats.

Poängsätt påståendena, liksom tidigare, utifrån en skala på 0 till 10, där 0 är lägst/stämmer inte alls och 10 är högst/stämmer.

23

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 23

2014-07-29 10:09

☐☐ 1. Vi lägger upp våra arbetsdagar så att vi har en bra balans mellan arbetsinsatser och återhämtningspauser.

☐☐ 2. Vi arbetar systematiskt med att stärka arbetsglädjen på

vår arbetsplats. Vi förstår att med en stor arbetsglädje kan tiden användas mer meningsfullt och effektivt.

☐☐ 3. Vi gör kort- och långsiktiga planeringar av våra arbetsuppgifter.

☐☐ 4. Vi diskuterar hur vi ska prioritera olika arbetsuppgifter. ☐☐ 5. Vi har en mobil- och mejlpolicy, vilken vi följer. ☐☐ 6. Vi diskuterar hur vi kan begränsa och effektivisera våra möten.

☐☐ 7. Vi försöker eliminera olika tidstjuvar, alltså tid som läggs på icke-värdeskapande arbetsuppgifter.

☐☐ 8. Vi diskuterar regelbundet hur varje anställd kan få rimliga arbetsuppgifter.

☐☐ 9. På vår arbetsplats kan vi jobba ostört när vi behöver det. ☐☐ 10. Vi diskuterar strategier för att få tiden att räcka till. ☐☐ 11. Vi vet vilka arbetsuppgifter som har störst påverkan på våra mål och det är även dessa vi prioriterar när det förekommer tidsbrist.

☐☐ 12. Vi har bra checklistor och rutiner för olika arbetsuppgifter.

☐☐ 13. Vi diskuterar vad som är rimliga krav beträffande olika arbetsinsatser.

☐☐ 14. Vi brukar fokusera på det som vi gör och mindre på det som vi inte gör.

24

14-36 N&K Angelöw 28 juli.indd 24

2014-07-29 10:09

14-36 N&K Angelรถw 28 juli.indd 25

2014-07-29 10:09

FOTO: TOMMY DURATH

socialpsykolog, författare, föreläsare och konsult, verksam vid Nova Futura. Han har tidigare skrivit bl.a. Träna mentalt och förbättra ditt liv, Konsten att lyckas med sina studier, Framgångsrikt förändringsarbete och Ledarskapshandboken.

utmaningar. Många blir stressade av att försöka hinna med allt på arbetet och hemma och känner samtidigt att de inte räcker till.

Här presenteras en rad strategier för att effektivisera tiden. I boken finns också olika exempel på vad både enskilda personer och arbetsplatser har gjort för att få mer uträttat på kortare tid.

EFFEKTIV TIDSHANTERING

BOSSE ANGELÖW är docent och

BOSSE ANGELÖW

TIDSBRIST är en av vår tids största

Boken vänder sig till dig som vill:

• förbättra din förmåga att planera och prioritera • förebygga och motverka tidspress • få mer lust och energi

BOSSE ANGELÖW

• identifiera och minimera tidstjuvar • få ett mer avspänt förhållningssätt till tiden • kunna sätta gränser och fokusera på det viktigaste.

ISBN 978-91-27-13791-2

Omslag: John Persson

Angelöw_Effektiv_tidhantering_hela.3.indd 1

V I T G K N I E R F ID T E E F E HANPÅTKORTAR T S R O D J TFIÅ MER G

Det är lätt hänt att du uppmärksammar allt som du inte har hunnit med på jobbet, och att du därför blir ännu mer stressad. En metod för att bli mer tidseffektiv och samtidigt få ett mer avspänt förhållningssätt till tiden är att istället lägga större fokus på det som du faktiskt har gjort. Tänk igenom vad du har åstadkommit under dagen, strax innan det är dags att gå hem.

Flera studier visar att multitasking, att jobba med flera saker samtidigt, dramatiskt minskar effektiviteten och ökar stressen.

Alltför mycket splittring och avbrott skapar svårigheter att bli fokuserad på nytt. Att avsätta tid för att jobba mer sammanhängande med uppgifter är mer produktivt än att jobba styckvis.

Du behöver återhämta dig för att kunna orka. När du tar en paus jobbar ditt undermedvetna med att bearbeta information. Det är oftast också när du slappnar av som du får de mest kreativa idéerna. När du vilar från uppgiften får du också distans till den och kan lättare värdera om det är denna uppgift du ska prioritera just nu.

9 789127 137912

2014-07-04 12:09