”Vi kände att vi inom företagsledningen kommit till vägs ände med ständiga toppstyrda besparingsinsatser, så nu var det dags att pröva något nytt … ” Citatet beskriver det som får allt fler verksamhetsledningar att bestämma sig för att anamma ett lean tankesätt som strategi för att utveckla sin verksamhet och nå sina övergripande mål. Boken vänder sig till alla som vill få en inblick i de grundläggande hörnstenarna i ett lean tanke- och arbetssätt. Dessa presenteras tillsammans med ett antal reflektioner från ledningspersoner och medarbetare kring vad det betytt i deras respektive verksamheter att börja införa lean. Lean tanke- och arbetssätt är till stora delar sunt förnuft och förmågan att ifrågasätta det som sker. Är det vi gör verkligen fullt ut värdeskapande för dem vi är till för, dvs kunder, medarbetare, ägare och samhälle? En värdeskapande organisation ställer andra krav på verksamheten än vad som idag oftast gäller.
Paula Braun
Robert Kessiakoff
Introduktion till Lean
”Varför hade vi ledare inte tidigare sett de här sakerna? Varför hade vi inte stimulerat till diskussion med dem som vet hur arbetet fungerar? Genom den här processen blir vi mindre hemmablinda, vi börjar se hur det faktiskt fungerar och får idéer om hur processerna kan förbättras. En sådan kultur vill väl de flesta ledare ha!” Paula Braun har mer än 15 års erfarenhet som konsult i egna bolag och är en av grundarna av Lean Concepts AB (2004). Med en bakgrund som beteendevetare har frågeställningarna handlat om verksamhetsutveckling och chefscoachning. Paula tillhör pionjärerna i Lean inom tjänstesektorn, administration och företagsledning.
– Grundläggande tanke- och arbetssätt
Robert Kessiakoff har drivit eget konsultföretag sedan 1994 och har mer än 20 års erfarenhet som vd och med styrelsearbete i olika svenska och amerikanska börsnoterade kunskapsföretag, därav mer än 15 år i utlandet. Han är vd i Lean Concepts AB, som han grundade tillsammans med Paula Braun, och ingår i Lean Enterprise Institute Faculty. Best.nr 47-09599-5
Tryck.nr 47-09599-5-00
Intro t Lean - omslag.indd 1
10-11-29 13.45.55
Paula Braun
Robert Kessiakoff
Introduktion till Lean – Grundläggande tanke- och arbetssätt
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 1
10-11-19 16.15.27
Innehåll Förord: Lean ökar konkurrenskraften...............................................................................5 1. Välja väg ...........................................................................................................................7 2. Fyrklövern.........................................................................................................................9 3. Våga utmana dina processer!...................................................................................... 11 4. Kvalitet, kvalitet, kvalitet............................................................................................ 13 5. Men varför tar det så lång tid, trots att jag stressar så?.......................................... 15 6. Borde vi inte kunna använda resurserna bättre?..................................................... 17 7. Mål: Just in time........................................................................................................... 19 8. Vad hindrar? Vilka slöserier finns hos er?............................................................... 21 9. Motåtgärder................................................................................................................... 25 10. Standard – bättre än sitt rykte................................................................................... 27 11. Kontinuerlig förbättring – lärandeloopen.............................................................. 29 12. Verktyg............................................................................................................................ 31 13. Lärande organisation................................................................................................... 35 14. Du får behålla jobbet................................................................................................... 37 15. Reflektera och sök de verkliga svaren!..................................................................... 39 16. Se helheten!................................................................................................................... 41 17. Fem grundprinciper för att lyckas............................................................................. 43 18. Har du mött falska profeter?..................................................................................... 45 19. Starta nu!........................................................................................................................ 47 3
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 3
10-11-19 16.15.27
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 4
10-11-19 16.15.28
Förord: Lean ökar konkurrenskraften Det är vi, Paula Braun och Robert Kessiakoff, som har skrivit den här boken om lean tanke- och arbetssätt eftersom vi sett allt det positiva som den här ledningsfilosofin för med sig. God hjälp har vi fått av Charlotte Rudenstam med intervjuer och textgranskning. Vi har arbetat med leanprocesser och leanverktyg i många år, både i Sverige och internationellt, och vill dela med oss av våra erfarenheter av hur lean leder till att verksamheter är och förblir lönsamma genom kontinuerliga förbättringar, alltid med kundens bästa för ögonen. Du kommer att få möta en rad personer som vi träffat och samarbetat med under åren som berättar hur de arbetar med lean och hur det har påverkat verksamhet, medarbetare och kunder. Det finns inga experter inom lean, däremot finns det de som har mer eller mindre erfarenhet. Vi vill gärna dela med oss av våra erfarenheter. Vi ser att de verksamheter som arbetar med lean lyckas producera varor och tjänster till rätt kvalitet, i rätt tid och med rätt resurser. Ofta med hjälp av små och gradvisa förbättringar. Vi har arbetat tillsammans sedan tidigt 2000-tal. Paula har en högskoleexamen inom arbets- och organisationspsykologi samt pedagogik. Hon kände tidigt att det inte räcker med att titta på de mjuka värdena för att få väl fungerade verksamheter, utan sökte något som greppade över mer och fann lean.
Robert har arbetat i över två decennier som vd bland annat för AC Nielsen Company i Sverige och Grekland och som Europachef med placering i Tyskland. Han har i omgångar även drivit egen verksamhet och har gjort kortare sejourer som vd i andra internationella företag. När han kom i kontakt med lean tanke- och arbetssätt tyckte han att det kändes så bra att han satsade på att arbeta med det på heltid. Tillsammans grundade vi företaget Lean Concepts och samarbetar mycket med våra kolleger i främst USA (Lean Transformations Group). Våra ledord är: • Varje kund ska vara vår bästa referens • Kompetensmässigt ledande • Teamet är större än individen. Vi uppfattar att våra kunder drivs av följande vision: From good to great through operational excellence. Med den här boken vill vi ge en introduktion till lean och hoppas att du efter läsningen är lika entusiastisk som vi. Hör gärna av dig! Välkommen in i lean tanke- och arbetssätt. Paula Braun och Robert Kessiakoff
5
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 5
10-11-19 16.15.28
Att välja väg!
Lean är en strategi för att uppnå era övergripande verksamhetsmål. Med utgångspunkt från ett lean tankesätt synliggörs problem så att ni kan utveckla och testa motåtgärder till de problem som ni identifierar i verksamheten. 6
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 6
10-11-19 16.15.36
1. Välja väg "Vilken väg jag ska ta härifrån?" "Det beror på vart du vill komma", svarade katten. "Det spelar inte så stor roll", sa Alice. "Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar", sa katten. Ur Alice i Underlandet av Lewis Carroll
Handen på hjärtat: Vet ni hur läget är i er verksamhet just nu? Ni kanske spontant svarar ”Ja!”… men vet ni det på ett djupare plan? Har ni den överblick som gör att ni kan säga att ni verkligen vet? Leans ledningsfilosofi går ut på att börja just där: I verkligheten med att kartlägga hur er verksamhet ser ut. För hur ska verksamheten kunna förbättras, om ni saknar den grundläggande kunskapen av hur den ser ut nu – om nuläget? Hur ska ni då veta vad som behöver förbättras? Var flaskhalsarna finns? Vad ni ska mäta? Vad som kan öka lönsamheten? Syftet med lean är att ni ska få nöjda kunder. Och då menar vi alla kunder, från närmaste medarbetare och kollega till slutkunden. Många frågar oss vad begreppet lean står för. Det finns egentligen ingen bra översättning till svenska. Men vi brukar säga att det handlar om att strömlinjeforma och att hushålla med resurserna och att göra det tillsammans i er verksamhet. Lean är en ledningsfilosofi, eller ett affärskoncept om du så vill, med en rad principer och metoder. Lean är ett sätt att göra mera med befintliga resurser, utan att någon behöver oroa sig för stress eller att mista sin anställning.
Principerna går att tillämpa i alla branscher och verksamheter. Med lean kan ni lära er att eliminera slöserier (t ex väntetider eller omarbete) som finns inbyggt i era system och koncentrera er på vad som skapar värde ur era kunders perspektiv. Genom att måla upp och enas kring ett idealt framtida tillstånd skapar ni en verksamhet där allt slöseri elimineras och samtliga intressenter är vinnare. Ett väl genomfört leanarbete skapar en kreativ miljö där ni arbetar med kontinuerliga förbättringar och har beslutsunderlag som beskriver varför och hur förändringar behöver genomföras. Lean engagerar alla genom enkel och synlig kommunikation och har ledare som ser och uppskattar sina medarbetare. Lean handlar också om att våga stanna upp, att söka de verkliga orsakerna till att problem uppstår, att gräva i myllan och att undvika snabba lösningar. Därför uppmanar vi dig till att reflektera över: • Hur ser er verksamhet ut just nu? • Varför är det som det är? Lean tanke- och arbetssätt bygger mycket på sunt förnuft och enkel logik. Det erbjuder ett strukturerat arbetssätt och ett ledarskap som leder och stödjer medarbetarna – inte ett som levererar lösningar. Vilken väg väljer du?
7
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 7
10-11-19 16.15.42
Värdeskapande för vem?
Samhälle
Kund/ användare
Medarbetare
Hälsa och Miljö
Säkerhet,
Beställare/ ägare
Organisationen ska skapa värde för kunden, men även för organisationens övriga intressenter.
8
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 8
10-11-19 16.15.47
Introduktion till Lean ISBN 978-91-47-09599-5 © 2011 författarna och Liber AB Redaktör: Lars Abramson/Mats Karlsson Omslag: Fredrik Elvander Grafisk formgivning: Fredrik Elvander Layout: Mats Karlsson Illustrationer: Jonny Hallberg
Upplaga 1:1 Tryckt på miljövänligt papper Tryck: Kina 2011
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.
Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01
2
Lean tanke arbetssa tt - s 1-48.indd 2
10-11-19 16.15.27
”Vi kände att vi inom företagsledningen kommit till vägs ände med ständiga toppstyrda besparingsinsatser, så nu var det dags att pröva något nytt … ” Citatet beskriver det som får allt fler verksamhetsledningar att bestämma sig för att anamma ett lean tankesätt som strategi för att utveckla sin verksamhet och nå sina övergripande mål. Boken vänder sig till alla som vill få en inblick i de grundläggande hörnstenarna i ett lean tanke- och arbetssätt. Dessa presenteras tillsammans med ett antal reflektioner från ledningspersoner och medarbetare kring vad det betytt i deras respektive verksamheter att börja införa lean. Lean tanke- och arbetssätt är till stora delar sunt förnuft och förmågan att ifrågasätta det som sker. Är det vi gör verkligen fullt ut värdeskapande för dem vi är till för, dvs kunder, medarbetare, ägare och samhälle? En värdeskapande organisation ställer andra krav på verksamheten än vad som idag oftast gäller.
Paula Braun
Robert Kessiakoff
Introduktion till Lean
”Varför hade vi ledare inte tidigare sett de här sakerna? Varför hade vi inte stimulerat till diskussion med dem som vet hur arbetet fungerar? Genom den här processen blir vi mindre hemmablinda, vi börjar se hur det faktiskt fungerar och får idéer om hur processerna kan förbättras. En sådan kultur vill väl de flesta ledare ha!” Paula Braun har mer än 15 års erfarenhet som konsult i egna bolag och är en av grundarna av Lean Concepts AB (2004). Med en bakgrund som beteendevetare har frågeställningarna handlat om verksamhetsutveckling och chefscoachning. Paula tillhör pionjärerna i Lean inom tjänstesektorn, administration och företagsledning.
– Grundläggande tanke- och arbetssätt
Robert Kessiakoff har drivit eget konsultföretag sedan 1994 och har mer än 20 års erfarenhet som vd och med styrelsearbete i olika svenska och amerikanska börsnoterade kunskapsföretag, därav mer än 15 år i utlandet. Han är vd i Lean Concepts AB, som han grundade tillsammans med Paula Braun, och ingår i Lean Enterprise Institute Faculty. Best.nr 47-09599-5
Tryck.nr 47-09599-5-00
Intro t Lean - omslag.indd 1
10-11-29 13.45.55