2.3. Etapas y momentos metodológicos

y orden de ellas están trazadas de acuerdo con la experiencia de Sicultura en este tipo de acciones, sin embargo, se parte de la premisa de que cada comunidad es única y, por ende, también lo serán las iniciativas o proyectos planteadas en ellas; este esquema de trabajo es solo una base o punto de partida que espera ser enriquecido a lo largo de su realización por todas las partes involucradas, con lo cual se genere información y una herramienta de alto valor para la toma de decisiones en el ámbito cultural, tanto local como nacional.

Se parte de los siguientes objetivos:

Elaborar un inventario de los recursos culturales del cantón participante, para contar con una radiografía cultural completa del cantón que pueda generar información que se incluya en el Directorio Cultural del Sicultura para el acceso del público en general.

A. Determinar los recursos culturales que interesan recopilarse en cada cantón. B. Planificar la estrategia de realización del inventario según contexto de cada cantón. C. Diseñar participativamente los instrumentos de recopilación de la información utilizados en cada cantón. D. Describir cada uno de los recursos culturales inventariados en Sicultura y que haya personas de la comunidad capacitadas para la edición y actualización de esos recursos. E. Sistematizar los recursos culturales del inventario en un mini directorio cultural que será de uso del cantón participante para obtener una radiografía de la realidad cultural.

Esta etapa es la que marca el inicio del proyecto, parte de reuniones previas con la organización comunal contraparte, hasta ahora, ha sido la Municipalidad del cantón. Estos contactos permiten un intercambio con los encargados municipales, en donde se hace presentación y revisión de la propuesta de trabajo, a fin de que se puedan afinar detalles de acuerdo con las particularidades del contexto y las posibilidades de inversión de recursos disponibles.

Una vez que la contraparte acuerde llevar a cabo el proyecto de inventario cultural, se redacta un convenio o documento de mutuo acuerdo entre las partes, en él se define la participación, responsabilidades e inversión de recursos de ambos.

Esta etapa inicia una vez firmado el convenio entre ambas partes, se convoca a una primera reunión a dirigentes comunales, comités, asociaciones culturales o personas interesadas de las comunidades para que conozcan el proyecto e invitarlos a participar de él. Esta acción es fundamental para contar con un grupo de personas comprometidas para llevar a cabo el levantamiento de información en las comunidades, guiados por el gestor/a cultural asignado por la Municipalidad y el coordinador/a de proyecto contratado por Sicultura.

Una vez definidos los grupos de personas en las distintas comunidades que se involucrarán en el proyecto, se convoca una segunda reunión bajo la coordinación del gestor/a local y coordinador(a) del proceso de Sicultura, para mostrar el instrumento que ha utilizado Sicultura en las experiencias previas de inventarios. Se trabaja en la medida de lo posible en forma participativa la validación u ajuste del instrumento.

Además, en estas segundas reuniones, se establece la ruta a seguir y la dinámica de trabajo, es decir, se acuerda con las personas participantes la distribución geográfica que se abarcará (la forma en que se recorrerá la comunidad para aplicar los instrumentos), los recursos culturales que se recopilarán y se establecen cronogramas de trabajo.

En síntesis, esta segunda etapa comprende entonces dos ciclos de reuniones: una primera en donde se presenta la iniciativa y se invita a todas aquellas personas interesadas en participar, conformando con esto los equipos de trabajo en cada distrito. Y una segunda en donde se realiza con estos nuevos equipos de trabajo comunales una inducción con el objetivo de establecer líneas de trabajo y alcanzar el llenado de los instrumentos para la recolección de la información.

Poder acercar la iniciativa a las comunidades es algo muy importante dentro del trabajo de obtención de resultados, por lo que en la medida de lo posible se hace un esfuerzo por que las reuniones puedan realizarse en cada uno de los distritos que componen el cantón. Tomando en consideración incluso que en muchas ocasiones deban coordinarse más de una reunión por distrito, esto dependerá de elementos como las dimensiones de este o las condiciones del transporte con el que se cuente para que su población pueda desplazarse, entre otras.

Una vez que se han definido los recursos disponibles por la municipalidad, se haya acordado el área a inventariar (cantón completo, distritos específicos o sector cultural) y establecidos los grupos de colaboradores comunitarios que apoyarán el Inventario Cultural Cantonal, el paso a seguir es el de iniciar el levantamiento y recolección de la información. Por la posible extensión de terreno que se debe recorrer

se vuelve fundamental que se pueda contar con un considerable número de voluntarios de la comunidad que quieran llevar a cabo un trabajo comprometido con la orientación del gestor/a local y coordinador/a del proceso de Sicultura. Aunado a este proceso, en las comunidades donde el uso de la internet y redes sociales es significativa, se habilita en la página web de la municipalidad un acceso a cada instrumento de recolección de la información, a fin de que la personas que gusten puedan llenar dichos instrumentos en línea y no llenando un documento de papel.

La información recopilada en documentos de papel se irá trasladando a la persona o personas encargadas de la sistematización (digitadores/as). Al ser el tiempo un factor determinante para la ejecución del proyecto, es importante definir una fecha de cierre de recepción y llenado de los instrumentos de recolección de información.

Para la sistematización de información es necesario utilizar una hoja de cálculo dado que esto permite de manera más sencilla procesar la información y paulatinamente ir construyendo la base de datos con todos los recursos culturales registrados.

Por tanto, en esta etapa, Sicultura crea el instrumento (en Google Drive), aquí es importante incluir cambios o adaptaciones al instrumento que hayan indicado las personas voluntarias, según las reuniones previas.

En esta etapa se contrata el servicio de digitación en el formato de Google Drive, mencionado anteriormente. El proceso de sistematización debe ser paralelo a la etapa tres, por lo que mientras un grupo levanta información, el digitador/a va transcribiendo y corroborando cualquier dato.

Posterior, se realiza una revisión detallada de todos los recursos culturales registrados para seleccionar aquellos que cumplen con los requisitos establecidos por el Manual de Categorías de Sicultura para el Directorio Cultural (documento de consulta básica para la elaboración e incorporación de las fichas que estipula todas las categorías y requisitos que deben de cumplir los recursos culturales que son incluidos en el Directorio Cultural del Sicultura).

Una vez que se cuente con el listado de los recursos inventariados que cumplen con los criterios planteados en el Manual para ser incorporados al Directorio Cultural de Sicultura, el/la digitador/a ingresará al Sicultura para elaborar las fichas respectivas a cada recurso inventariado y su respectiva publicación, como parte de esta etapa de registro y publicación, hay casos en que el/la digitador/a tiene que contactar a la persona que brindó la información para hacer consultas, completar o ampliar la información brindada.

Es importante mencionar que el Inventario Cultural Cantonal genera entonces dos resultados principales: por un lado, una base de datos digital con el total de recursos culturales levantados y sistematizados en el cantón, la cual será administrada por el/la Gestor/a Cultural de la Municipalidad, quedando a disposición de todas aquellas personas interesadas, y por otro lado, genera nuevas fichas de información registradas y publicadas en el Directorio Cultural del Sicultura que estará en línea disponible para el público nacional e internacional.

Como ya se mencionó en la etapa cuatro, se contará con formularios digitalizados e identificados aquellos que se deben incluir en el Directorio Cultural del Sicultura. Es importante tomar en cuenta que la información que se genere no necesariamente es la más apta o en el formato más idóneo para una ficha, por lo que la persona contratada como digitador debe afinar y dar forma a la ficha una vez que se ha creado; asimismo, se debe recopilar el material audiovisual (esto se puede solicitar durante el proceso de digitalización de los formularios) para la ficha: fotos, videos, entre otros.

Lo ideal es que cada ficha tenga una persona editora responsable que se encargue de actualizarla y enriquecerla. Esta persona debe conocer cómo llevar a cabo esta tarea directamente en el Sicultura, para lo cual se requiere de un editor o editora contratado que capacite a las personas interesadas en la comunidad o bien a un grupo “estrella” que se haga cargo de todas las fichas que se generen.

He aquí la importancia de contar con la colaboración de un grupo comprometido de personas en las distintas comunidades interesadas en convertirse en editoras. El seguimiento y actualización de la información de los recursos incorporados puede verse beneficiado por el hecho de que tanto estas personas editoras como los recursos estén ubicados dentro del mismo cantón.

Al momento de tener toda la información de los formularios transcrita y debidamente revisada, simultáneamente con el registro y publicación de fichas en el Directorio Cultural de Sicultura, se procede con el análisis e interpretación de toda la información contenida en la base de datos. La cantidad de registros en cada uno de los temas y la calidad de la información en ellos son determinantes en el alcance y profundidad del trabajo para esta etapa.

El trabajo, durante este momento, debe realizarse de forma cuidadosa y guardando el contenido de la base de datos madre construida. Se recomienda trabajar en una versión que se descargue del documento en línea y se guarde para su manipulación. De esta forma se resguarda el contenido y se trabaja con mayor libertad.

Es durante esta etapa que esa radiografía cultural que se ha venido consolidando en la base de datos empieza a hablar y se convierte en una herramienta de trabajo. Es en ese momento que conocemos en dónde existen espacios de uso cultural en el cantón, qué áreas culturales son a las que se dedican la mayoría de las personas, la situación de su perfil de ingresos y ganancias, cuántas agrupaciones culturales locales existen, entre otros.

Es importante contemplar en el transcurso de esta etapa distintas formas en las que los resultados alcanzados puedan ser presentados y compartidos, de forma ideal que exista por lo menos un formato que utilice elementos gráficos que faciliten su lectura e interpretación. Además, por supuesto de hacer su contenido más atractivo.

Cuando el proceso finaliza y todos los recursos culturales que cumplen los requisitos del Sicultura cuentan con una ficha y su correspondiente editor/a, el equipo informático del Sicultura genera un código de directorio artístico cultural digital de los recursos culturales del cantón, que podrá ser insertado en la página web de la municipalidad participante o bien de otras instituciones interesadas. Cabe resaltar la gran importancia de contar con información centralizada en el Sicultura, pero que puede ser desplegada de forma interactiva en cualquier página web. Cualquier actualización que se registre en una ficha se verá reflejada en tiempo real en todos los sitios donde se haya colocado el código, no solo en Sicultura.

Esta etapa se desarrolla paralelamente al resto de las etapas del Inventario Cultural Cantonal y supone un proceso de trabajo conjunto para la definición de acciones de seguimiento de los resultados alcanzados, una vez finalizado el proceso de Inventario.

Es importante, ya que permite asegurar que la municipalidad defina acciones que garanticen la actualización de la información recopilada una vez finalizado el proceso de Inventario, que ayude a promover la inclusión de recursos culturales nuevos y que con ello continúe la participación de más personas de las comunidades del cantón. Las acciones (estrategia) que den continuidad al proceso, se definen en conjunto entre los funcionarios del Sicultura, las personas encargadas del tema en la municipalidad y representantes en el ámbito comunal.

En primera instancia, para desarrollar la estrategia se realizan reuniones entre el/la gestor/a cultural y el equipo del Sicultura. Una vez definidas algunas líneas o acciones se presentan a los representantes en cada comunidad participante en busca de su validación e inclusión de medidas que no hayan sido consideradas.