EVALUACIÓN DE SOFTWARE INTEGRADO PARA LAS BIBLIOTECAS DEL DUOC UC by Duoc UC

2010

[“EVALUACIÓN DE

SOFTWARE INTEGRADO PARA LAS BIBLIOTECAS DEL DUOC UC”]

“Para sobrevivir las bibliotecas deben adaptarse a las demandas de los usuarios de una manera más flexible, sensible y eficaz. Los nuevos desarrollos tecnológicos ayudan a la biblioteca a adecuarse a sus nuevas necesidades, y es por ello por lo que más frecuentemente se produce el cambio de un sistema automatizado a otro. La implementación de un segundo sistema es un proceso más complejo, debido a las nuevas prestaciones que se incorporan y al hecho de tener que migrar los datos ya existentes en el primer sistema.”

TABLA DE CONTENIDO

1.- Descripción de la situación actual 2.- Objetivos del proyecto 3.- Criterios de Selección del Software 3.1. - Selección de un proveedor basado en una buena experiencia 3.2. - Selección basada en las respuestas RFI (Requerimiento de información) y RFQ (Requerimiento de Cotización) 3.3.- Selección basada en las respuestas RFP, solicitud o requerimientos de propuestas

4.- Software Seleccionados: 4.1. - A 4.2. - B 4.3. - C 4.4. - D 5. Metodología de Evaluación Técnica de Software de Automatización de Bibliotecas 6.- Recursos asociados al proyecto de automatización de Bibliotecas DuocUC 7.- Ventajas de la implementación de un software automatizado para las Bibliotecas DuocUC 8. - Bibliografía

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1.- Descripción de la situación actual El Sistema Integrado de Bibliotecas, SIB DuocUC, lo constituyen las Bibliotecas de las 10 Sedes cuyo principal objetivo es colocar eficaz y eficientemente su colección y los recursos de información a disposición de alumnos y docentes para el apoyo del desarrollo de las actividades académicas y de formación general. Para llevar a cabo esta misión, las bibliotecas se sustentan, desde el año 2002, en el software X1. Con el crecimiento sostenido de nuestra institución en relación a cantidad de alumnos y registros ingresados a dicha bases de datos, esta plataforma tecnológica comenzó a presentar problemas que influyen directamente a los clientes (alumnos) de las Bibliotecas y a la gestión de las mismas (indicadores). Para un mayor detalle de dichas anomalías se adjunta anexo 1 . (Identificación de dificultades en el software X). Conjuntamente con lo anterior, DuocUC ha crecido sostenidamente durante los últimos cuatro años, el doble que la educación superior en Chile, según cifras de rectoría podemos acotar lo que sigue: •

Las matrículas totales de nuestra institución se vieron incrementadas en un 15,1%, cifra que más que duplica el crecimiento del sistema de educación superior en su conjunto.

•

La matrícula de DuocUC alcanzó este año a 26.799 alumnos, de los cuales un 56,5 % siguen carreras profesionales y un 43,5 % técnicas de nivel superior Este año se aumentó en un 44% el número de volúmenes y en un 25% el de los títulos de nuestras bibliotecas. A ello se suman 5.500 títulos de

• 1

Este software se utiliza para la construcción de bases de datos textuales y puede ser aplicado para: registros de libros, videos, artículos periodísticos, historias clínicas, etc. Es de fácil instalación y operación, y permite buscar la información en la computadora en cuestión de segundos e imprimirla en diversos formatos. Sólo es necesario un computador con una configuración mínima. También lo pueden utilizar docentes, bibliotecarios, informáticos, estudiantes, y todo aquel que necesite computarizar información textual.

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Trabaja con campos y registros de tamaño variable Tiene la particularidad de que un campo se puede subdividir en subcampos, como así también declararlo como campo repetible Un rápido lenguaje de recuperación que permite la utilización de operadores boléanos, también es posible realizar búsquedas a través del archivo de índices. Existen versiones para DOS, UNIX y WINDOWS

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revistas nacionales e internacionales a que pueden acceder nuestros profesores y alumnos. El número de préstamos, hasta septiembre, ascendió a 224.928, lo que significa un aumento de 22,3% con respecto a igual período del año anterior.

Esta demanda, ha colapsado la actual arquitectura computacional del Sistema de Bibliotecas, produciendo diferentes problemas en los procesos que se generan dentro de estas unidades de información y afectando al servicio académico que brindan. Las tecnologías de información crecen a ritmo vertiginoso, el software X no permite incorporar nuevas tecnologías que tiendan a desarrollar mejores y más eficaces servicios para los alumnos. Otra carencia relevante es que no permite evaluaciones de los servicios prestados, indicadores de gestión o cualquier estadística que permita evaluar uso de colección u otro parámetro de importancia para la toma de decisiones. Con lo anteriormente descrito se concluye que es necesario emigrar hacia un software integrado, que permita avanzar en calidad del servicio y mejorar la gestión de las Bibliotecas, maximizando sus recursos.

2.- Objetivos del proyecto: Los objetivos que se desprenden de esta nueva realidad son los que siguen: General: • Migrar del sistema actual X a un sistema integrado, para así contribuir activamente al proceso académico, implementando nuevas tecnologías, mejorando la calidad de los servicios y su gestión de información y bibliotecas, y fortaleciendo la capacidad de uso de los recursos, por parte de los alumnos y académicos de DuocUC. Específicos: • Diversificar la oferta y mejorar la calidad de los servicios de información y bibliotecas a los alumnos y docentes del Instituto Profesional DuocUC, contribuyendo efectivamente al proceso de aprender haciendo. •

Desarrollar habilidades en la búsqueda, selección, organización y uso de la información, de manera de incorporarlos más eficazmente en el proceso de adquisición y selección de material bibliográfico para así vincularlos a las PIAS (programas de instrucción académica) y desarrollo curricular por competencias. Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

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Mejorar el acceso a los recursos de información físicos y virtuales, otorgando condiciones de estudio e infraestructura adecuada.

•

Desarrollar indicadores de gestión de acuerdo a las nuevas necesidades del mercado.

•

Incorporar los nuevos recursos tecnológicos al Sistema de Bibliotecas para brindar mejores y nuevos servicios a los clientes.

3.- Criterios de Selección del Software En esta etapa se aplicaron las tres metodologías básicas que existen para seleccionar un sistema automatizado de biblioteca. Su objetivo fue seleccionar aquellos proveedores que pudieran ofrecer una solución adecuada y favorable para nuestro Sistema de Bibliotecas. 3.1 Primer criterio de selección: Selección de un proveedor basado en una buena experiencia anterior, con el sistema ya instalado en otras bibliotecas o en la unidad de información a la cual se le está haciendo el estudio (cambio de versión del sistema) Para aplicar este criterio se realizaron vistas a las principales unidades de información de la Región Metropolitana y Valparaíso. La intención de estas visitas fue conocer el funcionamiento del software en la unidad de información y/o el comportamiento del proveedor. Se consultó las debilidades y fortalezas detectadas en el funcionamiento del software. Las instituciones visitadas fueron: • • • • • • • •

Universidad 1 Universidad 2 Universidad 3 Universidad 4 Universidad 5 Universidad 6 Institución A Universidad 7

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3.2 Segundo criterio de selección: 3.2.1. Selección basada en las respuestas a un RFI (Request for Information), (ver respuesta en anexo no. 3)

Formulario: Requerimiento de Información Tabla no. 1 DATOS DE LA COMPAÑÍA FABRICANTE:

* Nombre de la compañía * Año de creación de la compañía * Casa Matriz * Sucursales * Personal dedicado a investigación y desarrollo

DATOS DEL DISTRIBUIDOR EN CHILE:

* Nombre de la Compañía * Año de creación de la Compañía * Dirección * Personal dedicado a soporte (incluir nombres y curriculum) * Tipo de conexión a Internet CLIENTES

* N° de bibliotecas usuarias en Chile * N° de bibliotecas usuarias en el resto del mundo * N° de clientes nuevos en el 2003

CAPACITACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

*Entrenamiento in situ * Manuales en español CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA

CARACTERÍSTICAS MÓDULO DE CATALOGACIÓN CARACTERÍSTICAS MÓDULO DE ADQUISICIONES CARACTERÍSTICAS MÓDULO DE PUBLICACIONES SERIADAS

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REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL SISTEMA A) Requerimientos de Hardware para estación cliente Requerimientos Mínimos Requerimientos recomendados B) Requerimientos de software para estación cliente Requerimientos Mínimos Requerimientos recomendados C) Requerimientos del Servidor Requerimientos Mínimos Requerimientos recomendados

3.2.2 Request for Quotation, (RFQ, solicitud o requerimiento de cotización) (ver respuestas en anexo n° 1) Formulario: Requerimiento de cotización Tabla no. 2

REQUEST FOR QUOTATION Proveedor: Nombre de la Empresa: Casa Matriz: Representante en Chile: Contacto: Teléfono:

email:

Por intermedio de la presenta la Fundación Instituto Profesional Duoc UC, solicita formalmente cotizar un software Integrado para su Sistema de Bibliotecas, de acuerdo a como se detalla a continuación, por :

1.- Licencias Estándar del Software Indicar el valor de la Licencia de uso del software 2.- 30 Licencias Staff Indicar los valores asociados a la cantidad de 30 licencias para el Staff de la Biblioteca 3.- 45 Licencias OPAC Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

Indicar los valores asociados a 45 licencias para los usuarios concurrentes 4.-

Número de Registro que debe soportar el Software

3.1 De 50.000 a 100.000 3.2 De 100.000 a 200.000 3.3 De 200.000 a 500.000 5.-

Número de Usuarios de la Institución

4.1 De 25.000 a 50.000 4.2 De 50.000 a 100.000

6.- Número de Sedes que conforman el Sistema de Bibliotecas 5.1 De 10 a 20 5.2 de 20 a 40

7.- Software adicionales al Servidor Oracle MF Cobol GCC GZIP PERL Servidor Apache Open SSL GNU tar Top GNU Make Otros

especificar

8.- Módulos de: 8.1 Administración 8.2 Catalogación 8.3 Circulación 8.4 Adquisiciones 8.5 Publicaciones Periódicas 9.- Conversión del Sistema actual 9.1 Conversión a formato MARC 9.2 Conversión y carga 9.3 Otros costos asociados 10.- Instalación, implementación y servicios asociados Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

Especificar item 11.- Capacitación 11.1 Manuales 11.2 Entrenamiento de usuarios 12.- Mantención Anual Especificar desde que fecha se inicia el cobrar luego de la instalación del Software 13.- Hardware requerido 13.1 Servidores 13.2 Desktops 13.3 Equipo de comunicaciones 14.- Otros Gastos Especificar en detalle 15.- Condiciones de Pago 15.1 Información relativa a condiciones de pago y los hitos (cumplimiento de) asociados o dichas condiciones 15.2 Condiciones de venta especiales a Instituciones de Educación Superior 16.- Contratos, licencias y acuerdos Información documental sobre los siguientes items 16.1 Acuerdo de compra 16.2 Contrato de mantenimiento 16.3 Periodo de garantía 16.4 Licenciamiento del software 16.5 Acuerdos de confidencialidad

Para aplicar esta metodología se llamaron a los principales proveedores existentes en el mercado, los cuales indicaron en términos amplios la estrategia y el perfil del producto para satisfacer las necesidades de la biblioteca. En esta etapa el proveedor respondió ofreciendo su solución a un determinado costo. 3.3 Tercer criterio de selección: Selección basada en las respuestas a un Request for Proposal (RFP, solicitud o requerimientos de propuestas) Para aplicar este ultimo criterio de selección, la Comisión Bibliotecológica, elaboró un documento, en el cual especificó en detalle las funcionalidades y aspectos Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

generales o requisitos no funcionales, que la biblioteca espera del sistema integrado. Este documento fue entregado a varios proveedores para que respondieran a tales especificaciones. (ver respuestas en anexo n° 2) Formulario: solicitud de requerimiento: LISTA DE REQUERIMITOS PARA SOFTWARE DE BIBLIOTECA

Señale: SI

SI CUMPLE CON EL REQUERIMIENTO

NO CUMPLE CON EL REQUERIMIENTO

Tabla no. 3 LISTA DE REQUERIMIENTO PARA CADA SOFTWARE CARACTERÍTICAS GENERALES DEL SOFWARE

Integración de todas las funciones de biblioteca Software en idioma español Personalización del sistema Posibilidad de expansión a nuevos módulos del software Manuales del software Manuales con diagramas de flujo INTERFAZ Y DISEÑO Interfaz gráfica Posibilidad de personalización de la interfaz Menú de ayuda interactivo TECNOLOGÍA Arquitectura de red Cliente / Servidor Acceso vía Internet (browser) Acceso vía Intranet Velocidad de operación local (Intranet) Velocidad de operación en red (Internet) Lectura de código de barras Almacenamiento y recuperación de caracteres de idioma español Fecha de formato dd/mmm/aaaa Compatibilidad con un sistema operacional de biblioteca Compatibilidad del software con plataforma Oracle Compatibilidad del software con base de datos relacional SQL Capacidad de soportar sobre un millón de ítemes bibliográficos Actualización de datos en tiempo real Garantiza la seguridad e integridad de registros bibliográficos ante eventualidades de "hackeo" Dispositivos de seguridad (password / identificación de usuarios) Programa de asignación de privilegios para los distintos operadores del sistema Manejar la seguridad de las transacciones mediante tres niveles de contraseña : módulo, función, tarea Posibilidad de identificar alteraciones erróneas en el

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sistema y sus responsables Compatibilidad con el formato MARC Protocolo de comunicación Z39.50 Disponibilidad en línea a acceso bibliográfico (OPAC) Importación y exportación de datos para alimentación de sistemas de catalogación cooperactiva Acceso en línea a catálogos colectivos Acceso simultáneo de usuarios (uso licencias el software) Acceso ilimitado de usuarios Número de licencias ilimitadas (multilicencias) Niveles diferenciados de acceso al sistema (contraseñas) Almacenamiento y recuperación de documentos digitales en diversos formatos MÓDULO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN Control integrado de proceso de selección y adquisición Integración de datos de pre-catalogación de adquisición para procesamiento técnico Control de listas de : * Sugerencias * Selección * Adquisición * Reclamos * Control de proveedores Identificación de datos en proceso de adquisición Identificación de modalidad de adquisición (donación, compra, canje, depósito legal) Control de datos de recepción de material adquirido Emisión de cartas de cobranzas, reclamos Identificación de usuario que sugirió un título para adquisición Posibilidad de especificación la moneda de transacción MÓDULO DE CATALOGACIÓN Compatibilidad de campos con RCAA2 (nivel 2) Construcción de listas de autoridades en formato MARC Sistema de administración para construcción de tesauro jerárquico Consultas interactivas durante el poblamiento de un registro bibliográfico * tesauro * lista de autoridades * lista de editoriales * lista de proveedores Corrección de registros asociados a un autor o materia, mediante alteración en lista de autoridades Posibilidad de duplicación de un registro para incluir nuevas ediciones Procesamiento de materiales especiales Posibilidad de importación de datos de catálogos cooperativos on-line Posibilidad de importación de datos de catálogos cooperativos en CD-Rom Generación de etiquetas con código de barras Generación de marbetes Actualización on-line En caso de interrupción de la red de datos, es capaz de realizar procesos de catalogación en los

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computadores cliente, para luego actualizar los datos en el servidor, una vez restablecida la red. Plantilla de trabajo interactiva Compatibilidad de listas de autoridades en formato MARC MÓDULO DE CIRCULACIÓN Control integrado de procesos de préstamo Categorización de préstamo : domicilio, en sala, interbibliotecario Catastro de perfiles de usuarios Definición de parámetros para la reserva de libros Emisión automática de cartas de cobranza o correo electrónico para usuarios en atraso Aplicación de multas y suspensiones con bloqueo automático de préstamos Posibilidad de chequear estado de un documento (disponible, prestado, en catalogación, etc.) Realización de préstamo, renovación y reserva on-line Mantener un historial de préstamos y bloqueos En caso de interrupción de la red de datos, es capaz de realizar procesos de circulación en los computadores cliente, para luego actualizar los datos en el servidor, una vez restablecida la red. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Interfaz única de pregunta (busca en todo el sistema) Interfaz gráfica de pregunta Interfaz en búsqueda avanzada Interfaz en busca on-line Búsqueda en los campos de : * Autor * Título * Materias * Editorial * Palabra clave * Tipo de documento * Resumen * Número de clasificación * ISSN * ISBN * Idioma * Todos los campos Posibilidad de buscar, a partir de determinados datos o entre palabras Posibilidad de seleccionar un mismo campo más de una vez Refinamiento de búsqueda por : * Frase * Operador booleano AND * Operador booleano NOT * Operador booleano OR * Truncación a la izquierda * Truncación a la derecha * Truncación al medio * Proximidad entre los términos * Distancia entre los términos Posibilidad de búsqueda a partir de los resultados Posibilidad de guardar estrategias de búsqueda para utilización posterior

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Búsqueda automática en tesauro Búsqueda interactiva, a partir de selección de términos del tesauro Capacidad de ordenar y clasificar los documentos recuperados por : * Autor * Título * Materias * Relevancia * Tipo de documento * Fecha (orden cronológico descendente) Presentación de referencias bibliográficas en orden cronológico descendente (default) Posibilidad de limpiar formulario para nueva búsqueda Visualización de resultado de búsqueda en forma de referencia bibliográfica breve o completa Visualización de todos los registros recuperados Posibilidad de seleccionar la cantidad de registros que serán exhibidos en cada página Visualización de número de registros recuperados Visualización de registros numerados (Ej., 1/2, 2/2 ) Capacidad de seleccionar registros del resultado de búsqueda e imprimir Capacidad de guardar los registros seleccionados de un resultado de búsqueda Identificación del estado (status) del documento recuperado (prestado, disponible, en catalogación, etc.) DISEMINACIÓN Diseminación Selectiva de Información (DSI) Servicios de Alerta MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Generación de reportes y estadísticas de : * Selección * Adquisición * Catalogación * Circulación * Recuperación de información * Actualización del tesauro * Listas de usuarios (por categorías) * Documentos por nivel de uso * Documentos por materias * Documentos por autores * Documentos por tipo de material * Documentos en orden alfabético * Documentos en orden de clasificación * Listado de autoridades Informes estadísticos por Escuelas, carreras y Sedes Informes estadísticos por tipología de usuarios Inventario automatizado (código de barras) * Informes estadísticos por tipo de material bibliográfico * Informes estadísticos por estado del material bibliográfico (perdido, en empaste, en préstamos, etc.) PUBLICACIONES PERIÓDICAS Creación de registros bibliográficos de publicaciones periódicas desde catalogación, enlazando éstos al módulo de publicaciones periódicas en forma automática para ingresar existencias

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Manejo de registros de existencias de publicaciones periódicas, tanto en formato libre, como según la norma internacional de descripción de existencias Genera listados de publicaciones periódicas atrasadas o números faltantes Genera automáticamente cartas o e-mails de reclamo a proveedores, si se comprueba que estos ítemes no han llegado a la Biblioteca CARACTERÍSTICAS DEL PROVEEDOR DEL SOFTWARE Método de conversión retrospectiva de datos (Migración de base de datos) Período de prueba Demostración del software Implementación Capacitación y entrenamiento Soporte Garantía de mantenimiento del software Frecuencia de actualización del software (Upgrades) Disponibilidad de nuevas versiones

4.- Software Seleccionados:

1. 2. 3. 4.

A B C D

4.1 Software A: Maneja desde pequeñas bibliotecas hasta redes de bibliotecas. Es un sistema multilingüe, con capacidad de manejar diferentes alfabetos, tiene interfaz con imagen, texto, audio y sistemas de auto verificación, maneja tablas de parámetros donde se definen todos los aspectos de la base de datos de acuerdo a las necesidades específicas de cada usuario. Posee tesauro multilingüe. Tiene interfaces con otros sistemas como WWW y MS WINDOWS.

4.2 Software B: Es uno de los sistemas de automatización de Bibliotecas más completo del mercado. Las principales características del sistema incluyen: control bibliográfico y catalogación, control de autoridades, gestión de lenguajes documentales y un control de la circulación y reserva de materiales bibliográficos, reservas, gestión de préstamo interbibliotecario, integrado con un sistema utilizado por una Biblioteca pública europea para la recepción de peticiones de préstamo, difusión selectiva de la información entre los usuarios de la biblioteca y soporte de un protocolo tanto clientes como servidor. Administrado por una sociedad creada en 1990, como Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

proveedor de software de muy alta calidad, con servicios de soporte a las bibliotecas y al mundo de la información en Europa.

4.3 Software C:

Este software incluye todas las funciones y características necesarias para las operaciones interna de una biblioteca y la conectividad y facilidad de uso que hacen falta para el acceso amplio que exigen los usuarios de hoy en día. Tiene más de 1.000 instalaciones en todo el mundo desde 1991. Ofrece la seguridad de un producto sólido basado en sistema abierto, una base de datos relacional compatible con SQL, una tecnología cliente/servidor y en ambiente gráfico. Contempla todos los módulos necesarios para la administración de bibliotecas: Módulo de Catálogo al Público, Catalogación, Circulación, Publicaciones Periódicas, Adquisiciones y Sala de Reserva y Reservación Anticipada.

4.4 Software D:

Este sistema proporciona una solución completa para responder a las necesidades tecnológicas de la biblioteca en lo que se refiere a bases de datos, hardware de servidor y software de aplicación, así como en cuanto a la instalación, formación y mantenimiento. Ofrece el conjunto más completo de funciones fiables, flexibles y fáciles de usar. Está desarrollado sobre el principio moderno de la información basada en Web: la capacidad de desplazar información hacia y desde cualquier lugar. • • •

Gráfico y fácil de usar Es accesible, a través de navegadores Web estándar, desde cualquier lugar: desde la sala de lectura, desde la casa, la escuela, el trabajo y mediante dispositivos inalámbricos. Es una solución a medida: diseñado para adaptarse a las necesidades de todo tipo y tamaño de biblioteca y con una amplia variedad de funciones opcionales para ajustarse a requerimientos específicos.

Utiliza HTML, XML y Java para proporcionar a las bibliotecas las herramientas necesarias para la gestión sencilla de funciones básicas de la biblioteca, así como los medios necesarios para satisfacer las sofisticadas demandas del nuevo consumidor de la información. Ver en anexo no. 3 las Características especificas de los cuatro software Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

5.- Metodología de Evaluación Técnica de Software de Automatización de Bibliotecas

La metodología para evaluación técnica de software siguió los siguientes pasos: 1) Revisión de la literatura sobre automatización de bibliotecas 2) Establecimiento de coeficientes de relevancia 3) Determinación de escalas de notas

5.1 Revisión de la literatura sobre automatización de bibliotecas

En la revisión de literatura sobre automatización de bibliotecas, se determinó que los principales aspectos involucrados en la selección y evaluación técnica de un software integrado de gestión de bibliotecas, corresponde a:

CUADRO N° 1 : Criterios de evaluación general (ver tabla 3) CATEGORÍA DE EVALUACIÓN Características generales del software Interfaz y diseño Tecnología (hardware, compatibilidad, redes) Selección y Adquisición Catalogación y/o análisis de información Circulación Recuperación de información Diseminación de información Administración general del software Características del proveedor

5.2

Establecimiento de coeficientes de relevancia

Una vez que esta lista fue validada por el equipo de trabajo, se estableció la necesidad de asignar algún parámetro de relevancia para cada uno de los aspectos involucrados en cada requerimiento. A saber: Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

CUADRO N° 2; coeficientes de relevancia para evaluación Coeficiente de Relevancia 3

5.3

Denominación

Ejemplo

Indispensable (imprescindible) Importante

Dispensable

Integración de todas las funciones de la biblioteca Identificación de los datos para proceso de adquisición Precio del Software

Determinación de escalas de notas

Una vez finalizada la etapa de atribución de nivel (coeficiente) de relevancia, se propuso la determinación de una escala de notas. Éstas fueron atribuidas en el momento de las visitas a las bibliotecas que utilizan los software en estudio. Estas notas, obedecen a una escala de valor numérica de 1 a 5: CUADRO N° 3; escala de notas Notas 1 2 3 4 5

Denominación Muy malo Malo Regular Bueno Excelente

Cálculo de la nota final ponderada

Con el objetivo de consolidar las notas y los coeficientes de relevancia atribuidos, utilizamos la siguiente fórmula:

NF = N x C Donde, NF (*) => Nota final de criterio evaluado N => Nota media atribuida a cada criterio C => Coeficiente de relevancia atribuida a cada criterio Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

(*) : Esta nota final tendrá un valor entre 0 a 15 para cada criterio. La suma de todas las notas finales, representará la evaluación final del software por equipo evaluador.

A continuación se detalla la evaluación asignada a cada aspecto evaluado, producto de las distintas demostraciones de los software y visitas a instituciones que los utilizan. Ver anexo n° 4: Evaluación de los 3 Software 5.4.

Resultados finales evaluación técnica

5.4.1. Características generales del software En este parámetro de evaluación, se consideraron aspectos globales de funcionamiento de cada uno de los software evaluados: filosofía de software integrado, manuales de uso en español, precio, entre otros aspectos. De acuerdo a esto el software B, reúne las mejores evaluaciones y apreciaciones, respecto a los otros tres software en estudio, entre sus principales características destacan: constituye un portal web de información; interfaz y diseño gráfico; incorporación de recursos de información interactivos en el Web Opac; facilidad y adaptabilidad en la administración del software.

5.4.2. Interfaz y diseño El software B es el único que reúne la condicionante de ser un portal de información, donde ya no sólo basta una página web entretenida y didáctica para el usuario, sino que además funciona bajo la modalidad de constituirse en un portal web de información, tendencia de última generación en los actuales y modernos software de gestión y automatización de bibliotecas. En este sentido, es el propio usuario quien personaliza su página web, de acuerdo a sus propios intereses y perfiles de información. 5.4.3. Tecnología Considerando que los cuatro software evaluados, emplean tecnologías de última generación en la aplicación de cada uno de ellos, se estima necesario que este aspecto sea evaluado – en una segunda instancia – por una Comisión Tecnológica e Informática de nuestra Institución.

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5.4.4. Catalogación Los cuatros software evaluados, responden con estándares internacionales de compatibilidad e intercambio de información bibliográfica: Formato MARC, Protocolo Z39.50, Reglas de Catalogación RCAA 2, entre otros. En cada uno de los softwares evaluados, se pueden procesar distintos tipos y formatos de recursos de información. Como así también, manejar vocabularios normalizados: Tesauros y Listados de Autoridades (autor, materia, título, serie). 5.4.5. Circulación Los software C y A, concentran una equitativa y elevada ponderación de evaluación, debido – principalmente – a que reúnen las características necesarias para optimizar el servicio de circulación para nuestra comunidad de usuarios. Aunque los otros dos software evaluados, B y D, poseen similitud de características con A y C, presentan la desventaja de que no es factible almacenar historiales de usuarios. 5.4.6. Recuperación de información Los software B y D, se caracterizan por incorporar en sus alternativas de búsqueda, mayor interactividad y la factibilidad de incluir recursos de información variados, tales como: imágenes, tablas de contenido, información bibliográfica, material especial, link a bases de datos bibliográficas, existencias del material localizado en cada biblioteca, entre otros aspectos. A modo de ejemplificación, se muestra un despliegue de los resultados de una misma estrategia de búsqueda en los cuatro software evaluados:

5.4.7. Administración del software El módulo de administración de los software D y B, presentan en una interfaz web, más de cien y seiscientos reportes y/o informes estadísticos, respectivamente; facilitando de este modo, una óptima gestión en indicadores de uso de la biblioteca. En cambio, el módulo de administración de los software C y A, que a pesar de incluir una variedad determinada de informes y/o reportes estadísticos, pre configurados por cada uno de ellos, requieren del uso de SQL para optimizar dichos reportes.

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5.4.8. Características del proveedor del software a) SOPORTE Las evaluaciones obtenidas por los softwares A y C, en este punto, demuestran que la presencia del proveedor en el país, es un aspecto ventajoso y atractivo para aquellas unidades de información que emprenden un proyecto de automatización. Las bibliotecas que emplean los softwares anteriormente señalados, se encuentran satisfechas con la relación establecida con sus proveedores respecto a: soporte, help desk, atención telefónica, visitas a terreno, entre otros aspectos. Sin embargo, la presencia del proveedor del software en el país, no es una condición sine qua non para adquirir un determinado programa que satisfaga los requerimientos de una biblioteca; las instituciones que emplean B (Universidad A y Universidad B) y D (Universidad C), nos demuestran que la relación contractual establecida con el proveedor del software localizado en el extranjero, en términos de eficiencia, resulta ser : directa, sin intermediarios nacionales, eficiente y eficaz, help desk (las 24 horas del día), sin tramitación. b) CAPACITACIÓN Uno de los aspectos relevantes en la adquisición del software lo constituye la capacitación proporcionada por la empresa proveedora. De los cuatro software evaluados, en sólo tres de ellos, la capacitación recae en el propio staff de la empresa que tiene representación en el país, lo cual favorece y optimiza el intercambio de experiencias y problemáticas propias de unidades de información en nuestro país.

6.- Recursos asociados al proyecto DuocUC

de automatización de Bibliotecas

Básicamente aludiremos a tres: Humanos Tecnológicos Económicos

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6.1 Recursos Humanos Los recursos humanos son clave para el éxito, en cualquier proyecto que el hombre inicie, más aún en uno de automatización, debido a que en el contexto de las tecnologías denominadas “blandas”, la disponibilidad y calificación del personal es clave para lograr un mejor producto y, por lo tanto, lograr una ventaja competitiva. Debido a lo anterior, aparece como muy importante identificar los roles y perfiles de estos recursos humanos. Dentro de los recursos humanos necesarios para llevar a cabo un buen proyecto de migración de software, los roles y la caracterización de perfiles del personal, son de extraordinaria relevancia, para llevar a cabo los proyectos de automatización de procesos y servicios bibliotecarios en su totalidad. Luego de superar la primera etapa del proyecto o “Evaluación y selección del sistema”, donde el personal fue designado a participar dentro de una Comisión denominada Tecnológica y que dentro de sus primeros objetivos estuvo encargado de estudiar y analizar los problemas que genera en la actualidad el software X, para luego de dicho análisis derivar a la conclusión que era necesario comenzar el proceso de migración lo antes posible, pues las posibilidades de que el actual Sistema colapse son muy ciertas. Posteriormente se debe iniciar una etapa de introspección del mercado nacional para seleccionar tres o cuatro software que cumplieran con ciertos requisitos, descritos en otro capítulo de este trabajo. Una vez seleccionado el software se inicia con la formación de equipos de trabajo, el establecimiento de un cronograma, un sistema formal de coordinación, estrategia de selección del sistema, licitación, evaluación de propuestas, adjudicación y finaliza con la firma del contrato con el proveedor seleccionado. En otra etapa del proyecto o "Implementación del sistema: se inicia con el estudio y análisis de la situación actual y de la situación deseada, instalación del sistema, suministros, espacio físico; secuencia de implementación, fechas relevantes del entorno; configuración y parametrización del sistema; conversión y migración de datos: capacitación: pruebas y aceptación: puesta en marcha: control de requisitos y de problemas pendientes:

6. 1.1 Identificación de los roles. En base a diferentes experiencias se identifican los siguientes roles: - Bibliotecarios: Directivo, Jefe del proyecto, Bibliotecario de sistemas, Administrador de módulo, Grupo de pruebas, Capacitador, Grupo especializado. Tiempo completo. Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

- Informática: Soporte técnico local, Directivo informático. Tiempo completo. - En la organización en que está inserta la Biblioteca: Asesor jurídico, Asesor informático. Part Time. - En el personal del Proveedor: Soporte técnico, Directivo del proveedor. Part Time.

6.1.2 Caracterización de los perfiles: Se describe los perfiles que debe tener el personal para cumplir los roles: a) Directivo: Bibliotecario con mucha experiencia dentro de diferentes Sistemas de Bibliotecas, que sea conocedor de todos los procesos del mismo, a quién informa el jefe de proyecto. b) Jefe del proyecto de automatización: Bibliotecario con estudios en el área informática y con experiencia reconocida en trabajos en equipo y de buen temperamento y relaciones con sus pares. c) Administrador de módulo: son Bibliotecarios que conocen en detalle el servicio o proceso a automatizar:

Ej.

Bibliotecario Administrador del sistema Bibliotecario de Catalogación Bibliotecario de Circulación

d) Grupo de pruebas: Bibliotecarios con un completo conocimiento del proceso o servicio a probar. e) Soporte técnico local: Ingenieros y/o técnicos informáticos.

6. 1.3 Perfiles requeridos Para apoyar un nuevo software se requiere conocimiento en las siguientes áreas:

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Sistemas operativos

Unix, Windows. El grado de experiencia de software debe permitir una competente administración del sistema. Esto depende, sin embargo, del grado de administración del sistema requerido en <SITE>. Puede ser tanto administración estándar (administración de archivos del sistema, respaldos, etc.) o un nivel superior, que debe permitir que el sistema Unix este bien implantado (sólo relevante en algunos casos). b)

ORACLE:

El grado de conocimiento requerido depende del nivel de Oracle que será utilizado en <SITE>. Para la operación estándar del software seleccionado, el grado de conocimiento ORACLE requerido es equivalente a 1-2 semanas de capacitación regular de Oracle en administración de Bases de datos.

c) Redes y Comunicaciones: (TCP/IP, etc.)

d) Bibliotecología/Administración automatización:

información/Análisis

El analista o Administrador del sistema controla la definición completa del software (específicamente, la funcionalidad y flujo de trabajo) y proporciona apoyo a otras bibliotecas o centros de información que se comunican con el Sistema Central.

e) Programación de computadoras: Este requisito no es común y debe ser implementado sólo si el control administrativo requiere capacidades de programación local en relación a las APIs o procesamiento posterior de ORACLE). * Cada sitio debe tener al menos un administrador de Unix calificado. * Cada sitio debe tener al menos una persona calificada en Oracle DBA I. * Una institución mayor debe tener al menos una persona calificada en Oracle DBA II. El número de personal depende de las siguientes consideraciones: 1. La capacidad de una persona para manejar una o más disciplinas. Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

2. La política de respaldo/reemplazo que se implementará cuando esa persona se ausente. 3. Una operación por turnos.

6.1.4 Requerimientos asociados a Recursos Humanos: 1 1 1 1 1 1

Bibliotecario : Director de Sistema de Bibliotecas Bibliotecario : Administrador del Sistema Automatizado Bibliotecario : encargado de Módulo Circulación Bibliotecario : encargado de Módulo Catalogación Bibliotecario : encargado de Módulo de Adquisiciones Ingeniero de Sistema encargado del Soporte del Sistema

6.2 Recursos Tecnológicos

Requerimientos para el Staff de Biblioteca:

6.3 Recursos Económicos En este ítem contemplaremos el presupuesto de la adquisición del software, mantención anual y la contratación del Director de Bibliotecas y un Administrador del Sistema. Ver anexo 5 presupuestos 7.- Ventajas de la implementación de un software automatizado para las Bibliotecas DuocUC •

Mejora sustantiva de la eficacia del proceso de gestión de las Bibliotecas Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Héctor; Vidal López, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de información http://biblioteca.duoc.cl

•

Optimización de la información administrativa y para la gestión tiempo de respuesta en reserva de material bibliográfico • Incremento de la productividad del personal, que podría acercarse al 50%. • El establecimiento de un marco favorable para la cooperación y la concentración de recursos. • Proveer acceso a la información a todos los niveles de la Comunidad DuocUC. • Recopilación y sistematización de información pertinente sobre la comunidad local y hacerla accesible cómodamente, a los niveles Directivos de toma de decisiones. • Formar a personas de todos los niveles en el uso de la información y de la tecnología asociada. • Actuar como portal hacia el mundo de la información • Ofrecer acceso a la información electrónica disponible en internet y en soportes digitales • Proporcionar a sus usuarios la necesaria formación en el uso de las tecnologías de la información y comunicación. • Proporcionar a los usuarios que lo requieran ayuda, orientación y guía para localizar, seleccionar y valorar los recursos de información disponibles en internet. • Avanzar hacia los postulados y paradigmas que aportan las últimas tecnologías y sobre las cuales la Institución ha comenzado paulatinamente a incorporar y que curiosamente el Sistema de Bibliotecas no asimilado aún en su verdadera importancia. • Prestar apoyo a la formación continua o permanente y a la educación permanente y a la educación a distancia, como modalidades educativas que cada vez se extenderán más en la Sociedad de la Información. • Como ventaja comparativa de las Bibliotecas2 para luego ser actores significativos en la misión del DUOC UC. 7.1. Impacto directo en nuestros clientes 7.1.1

Mejorar la calidad del servicio hacia a los alumnos en:

La tecnología supone un reto para las bibliotecas, puesto que implica una decidida opción por la gestión del cambio. Una situación que se resume en tres reflexiones [Brophy, 2001]: - La tecnología es compleja y las bibliotecas aún carecen de la cualificación para comprenderla, explotarla y crearla. Aquellos pocos que la poseen generalmente son captados por otros entornos más competitivos. - Las bibliotecas cada vez son más caras de mantener. El web es un competidor terrible a un coste mínimo, y con muchas prestaciones independiente de la calidad real de la información en él obtenida. - Las propias bibliotecas con sus peores enemigos. Mientras surgen competidores para ocupar el hueco social de las bibliotecas, estas se mantienen aferradas a un modelo organizativo y de servicio anquilosado. Las grandes declaraciones de principios no se ven refrendadas por la realidad.

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• • • •

Rapidez en tiempo respuesta en préstamo de libros Menor tiempo respuesta en consultas bibliográficas Hacer efectiva la reserva de material bibliográfico Disminución del tiempo de respuesta en búsqueda de material bibliográfico

7.1.2 Adscribir a nuevas tecnologías incorporadas al servicio: • Despliegue de material audiovisual en las bases de datos • Asociación de link de acceso directo a otras páginas • Dar inicio a la Biblioteca Virtual

7.1.3 Creando usuarios autónomos del sistema: • Los alumnos podrán consultar desde cualquier lugar la base de datos del Sistema • Accederán nuestros alumnos a reservar automáticamente el documento requerido • Ellos interactuarán directamente con el Sistema

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