Draaiboek Brainstorm Braining the Future

Draaiboek

Gefaciliteerd door: Senna Steverink

Inhoudsopgave

Inleidi ng

De brainstorm

Wat

Op dit moment heeft er al veel onderzoek plaatsgevonden over Braining the Future haar werkzaamheden en waar eventuele kansen liggen om nog te verbeteren.

Doormiddel van het vooronderzoek en het probleem onderzoek, is er inzicht verkregen over waar er binnen de organisatie nog een probleem ligt dat opgelost kan worden. Uit het onderzoek is gebleken dat er nog verbetering ligt bij het werkproces dat binnen de Vision sprint wordt uitgevoerd.

Hierbij wordt het proces nog niet volgende slim ingezet, waardoor er nog te weinig impact geleverd wordt bij de opdrachtgever. Experimenten zouden hierbij kunnen dienen als het rode draad in het proces, maar hoe zet je die dan in?

Na het probleem onderzoek, volgt de idee fase. Het woord zegt het al; Het verzamelen van ideeën over hoe het probleem eventueel opgelost kan worden. Dit wordt gedaan door het doen van een brainstorm met de interne organisatie.

Het draaiboek

Bij het doen van een brainstorm hoort een draaiboek. Dit vormt een bestand waarbij er wordt uitgelegd wat de brainstorm inhoudt en hoe die in elkaar zit. Het uiteindelijke doel van het draaiboek is om voor de facilitator richting te bieden over hoe de brainstorm gegeven wordt en wat er uit gehaald moet worden. Voor de deelnemers dient het draaiboek als een overzicht over wat ze binnen de brainstorm kunnen verwachten..

Hoe is deze ontstaan?

Creatieve startvraag

Opgesteld vanuit het onderzoek

Wat

Om vanuit het probleem onderzoek tot een idee te komen, is er een nieuwe creatieve vraag opgesteld die gebruikt wordt bij de brainstorm. Deze vraag is opgesteld vanuit de inzichten die zijn opgehaald bij het vooronderzoek en probleem onderzoek. De creatieve startvraag wijkt af van de definitieve onderzoeksvraag, omdat de creatieve vraag niet te complex moet zijn. namelijk om een brainstorm te doen is het belangrijk om makkelijk tot nieuwe verfrissende ideeën te komen door out of the box the denken.

De volgende vraag is de startvraag die ingezet gaat worden bij de brainstorm; ‘’Hoe kunnen we er voor zorgen dat de experimenten binnen werkproces van Braining the Future optimaler worden ingezet en zo duurzame impact leveren bij de opdrachtgever?’’

Theoretische kader startvraag: Onder experimenten verstaan we; Het tijdelijk inzetten van iets nieuws om kennis te verkrijgen over de inzetbaarheid en de effectiviteit. Hierbij is een experiment een onderdeel van het gehele proces en niet een doel op zichzelf. Het wordt op een kleinschalig niveau uitgevoerd en wanneer het daadwerkelijk een toevoeging heeft, kan het worden geïmplementeerd (Confortelab, 2019).

Onder het werkproces verstaan we; De visie sprint die Braining the Future uitvoert bij de opdrachtgever met daarin alle stappen die gezet worden.

Onder duurzame impact verstaan we; op zo’n manier bijdragen binnen een project waardoor kennis, expertise en skills vanuit Braining the Future worden meegenomen/overgenomen door de opdrachtgever (implementatie van de uitvoering binnen de gemeente). Hierdoor wordt uiteindelijk meer impact geleverd.

Waarvoor dient de brainstorm en hoe wordt de brainstorm gehouden?

IDOARR T

Waarvoor dient de brainstorm en hoe wordt de brainstorm gehouden?

Intentie

De intentie van deze interne brainstorm sessie is om een oplossing te vinden voor het onderzochte probleem binnen Braining the Future. Vanuit deze intentie zijn alle medewerkers bij elkaar om samen tot eventuele concepten te komen die kunnen bijdragen aan een verbetering in het werkproces; de Visie sprint.

Desired Outcomes

Na het doen van deze brainstorm, wordt er gestreefd naar meer inzichten over hoe het werkproces geoptimaliseerd kan worden, door middel van experimenten, en zo meer duurzame impact levert bij de opdrachtgever.

Dit wordt gedaan aan de hand van de individuele inzichten van iedere werknemer. Hierbij is het doel om iedereen een stem te geven en door elkaar te laten inspireren. Dit vormt uiteindelijk het kompas om vanuit daar weer de juiste richting in te gaan en een goed haalbaar innovatief concept op te leveren.

Agenda

Op donderdag 24 novermber om 10:30 wordt er een creatieve sessie gegeven aan Braining the Future haar organisatie. De sessie heeft een totale duur van 60 minuten. De tijd zal opgedeeld worden in een half uur divergeren en een half uur convergeren.

Rollen

Binnen deze sessie zijn er twee rollen aanwezig. Degene die faciliteert. Hierbij is het belangrijk dat diegenen de sessie lijdt, iedereen ruimte geeft in denken, maar ook de controle houdt over het niet ver genoeg afdwalen van de sessie en deelnemers inspireert.

De tweede rol is de deelnemer. De deelnemer die mag de opdrachten doen en wordt uitgedaagd om out of the box the denken en vervolgens met frisse ideeën te komen die kunnen bijdragen aan het oplossen van het probleem.

Regels elk idee is goed, respect voor elkaar, luisteren naar elkaar en er worden per techniek nieuwe ideeën gevormd.

Tijd

De sessie zal starten om 10:30 uur en eindigt om 12:00 uur

Schem a

Opbouw van de brainstorm sessie

Uitkomst en Brainwriting

• Experimenteren Waarmaken visie, verbeteren draagvlak en leren anders werken

• In workshops benoemen ‘’let op we werken toe naar’’

• Opdrachtgever er tussentijds boven laten hangen  in offerte

• Visie maken op experimenten

• Wat is de behoefte van een opdrachtgever

• Draagvlak

• Aanbieden als een geheel

• Hele proces door mini experimenten

• Experimenten stad

• Attributen

• Experiment op 1 dag (kick off)

• Werken aan ‘’partner poule’’ experimenten

• Overzicht maken van experimenten tot nu toe

• Bewoners laten experimenteren

• Snel traject proberen doen

• Proces beter opnemen experimenten

• Aan de hand nemen

• Welke impact?

• Klein maken

• Iemand uit team verantwoordelijk voor maken

• In offerte vervolg traject benoemen + budget indicatie

• Visie = netwerk bouwen, proeftuin = netwerk activeren

• Splitsen proces visie + experimenten

• Team met doeners

• Lokale economie (meer), lokale democratie (allerlei netwerken)

• Dingen waarmaken en testen in de praktijk

• Wat is precies onze rol?

• Er is heel veel… overzicht +,methode + doen

• Ook hier proces verkopen

• Ook leren in organisatie

• Proeftuin als product

• Standaard kalender met dagen ( terug wip dag)

• Community met klanten (omgevingsman)

• Community met koplopers (bedrijven die willen experimenteren)

Uitkomst en Rolestorm

Wijkagent

• Betrokken

• Eigen belang kunnen experimenteren

• Eigenaarschap

• Makkelijk draagvlak

• Oplossingen voor gesignaleerde issuer

• Veiligheid

• ‘’Ik wil weten wat ik doen’’

• ‘’ik wil zichtbaar zijn’’

• ‘’ik doe het anders’’

Ondernemer

• Aangehaakt blijven

• Zeggenschap

• ‘’ik kan mijn product real life testen’’

• Zichtbaar resultaat

Gemeente

• Bewijsvoering

• ‘’ik wil realiseren , echt impact maken’’

• Gemeente komt makkelijk in contact met bewoners en ondernemers (stakeholders)

• Evalueren: mee nemen in plannen breed

• Beter relatie met stakeholders

• Ervaring op doen

• Anders leren werken/ met andere partner

• Vergroten leefbaarheid

• ‘’ik wil leren of het werkt en dan in andere wijken toepassen’’

Bewoner

• Zichtbaar resultaat

• ‘’Ik wil input geven’’

• ‘’ik wil dat het schoner wordt’’

• Sociale contacten via samenwerken

• Meer vertrouwen krijgen

• Meer verbondenheid met de buurt

• Invloed op eigen wijk

• Betere leefbaarheid

• ‘’Ik wil aandacht’’

• ‘’Trainingen’’ bewoners verhuisd maar neemt kennis en ervaring mee

Uitkomst en Woord inspiratie

Communicatie

• Handboek en tool box extern gebruikt

• Via-via

• Nextdoor

• App groep

• Fysieke communicatie

• Vlogs van kinderen + andere

• Digitale borden

• Platform MET

Toolbox

• Boek toolbox

• Inhoudelijke set aan experiment (wat is er al)

• Beter proces in kaart brengen (meer ervaring)

• Welke tools + templates gebruiken we?

• Partner poule

• Wat is er al? Infiltreren

Proeftuin

• Concept klaar proeftuin; document, handboek, middelen

• Afbakening in tijd

Strategische agenda

• Back log

Sleutelfiguren

• Kwartiermaker?

• Sleutelfiguren standaard meenemen/ opzetten project

• Sleutelfiguren in kerngroep

• Gezicht van campagne communicatie

Proces begeleider

• Coördinatie

• Doeners Tijdbalk

• Het kort cyclisch

• In ‘’fabriek’’ lab

Eigenaar bewoner

• Eigenaren: gemeente, bewoners, bedrijf, onderwijs

• Organisatie = ook experiment

• Randvoorwaarde

• Lokale munt -> belonen

• Handboek experimenten in de wijk gemaakt verhalen ervaring bewoner

Uitkomst en Concepten

Een groot deel staat bij now. De rest van de post It's staan bij how, wow en overig.

How:

Handboek en tool box extern gebruikt

Visie maken op experimenten Welke impact? Boek tool box Experimenten tool

Wow:

Community voor klanten (omgevingsman)

Lokale economie (meer), lokale democratie (allerlei netwerken) Proces verkopen

Digitaal worden

Ik wil leren of het werkt en dan in andere wijken toepassen Sleutelfiguren standaard meenemen/opzetten

Ik kan mijn product real life testen Hele proces door mini experimenten Eigenaren, gemeente, bewoners, bedrijf en onderwijs Bewoners laten experimenteren Visie= netwerk bouwen en proeftuin= netwerk activeren

Uitkomst en Concepten

Concept 01:

Voor en door proeftuin

-Proeftuin als standaard product via een handboek experimenteren in de wijk (plan van aanpak, verhalen bewoners en tool box).

Voordelen

1. Bewoners voelen zich betrokken en doen ervaring op en kennis om zich zelfstandig in te zetten voor de wijk ( trots op wijk en een community).

2. Ondernemers krijgen de kans om te experimenteren (connectie met bewoners en met de gemeente).

3. Gemeente heeft enthousiaste bewoners, goed voorbeeld geven en betrokken.

Concept 02:

Trainingen

-Training wijk regisseur en teams (wil jij meer impact maken t realiseren)

Geen antwoord op vraag

- Training voor opdrachtgever tijdens project, 4x per kwartaal de huidige opdrachtgever Matige verwachting

- Training aan de bewoners als onderdeel van de proeftuin (uitbesteden)

Concept 03:

GOV lab/fabriek lab (powered by Braining the Future)

-Training aan bewoners (proeftuin), training opdrachtgevers ( Huidige uitgenodigd worden) en training huidige regisseur.

-Boek: Boek schrijven over hoe het moet -Tools en templates (gratis) Dus over hoe je een proeftuin doet.

-Community gratis of wel geld met koplosers bedrijf (bedrijven die experimenteren).

Proeftuin in wijk als product en gratis lid worden -Beter proces in kaart brengen, meer ervaring -Playground is succesvol in experimenten en hoe doet BTF dat?

-Je wil visie op proeftuin waarin de wijk visie zit. Dus wat wil ik? En dan proeftuin visie. En daarin zit wijk.

-Nu is wijkvisie overkoepelende terwijl je proeftuin visie wilt en daarin wijk meegenomen.

-Je hebt een proeftuin (gebied), pilots (soorten experiment) en dan experimenten (de uitvoering).

Tips & tops Over brainstorm

Tip

• Iets meer context geven

• Uit context trekken zorgt ervoor dat je veel posters niet meer kan gebruiken (licht toe waarom je iets doet)

• Definieer vertrekpunt (ik zit met mijn hoofd nog erg bij een ander project)

Top

• Goed voorbereid en binnen de tijd

• Leuk dat je ging doorschuiven van gekozen ideeën (brengt je tot een diverser verhaal)

• Goed binnen de tijd