Marzo 2011 by Topsecretaria

Marzo 2011

ÍNDICE / Número 61

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Editorial Marzo 2011 Yolanda Álvarez

Actualidad: ¿Por qué es tan baja la productividad de los españoles?

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Josep Miró

Actualidad: El tándem Johnson-Obama En el trabajo: Planes de igualdad en las empresas

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Desarrollo Personal: Ser una secretaria eficaz y con mano izquierda

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Desarrollo profesional: Liderazgo femenino Josep Miró

El experto responde Entre nosotras: ¿Crees que estás considerada en tu trabajo y en tu empresa? CPS

El rincón de la lengua Joan Massanés

CPS

Cara a cara: Mónica Vega Observatorio Europeo de Riesgos

CPS

Margarita Artal

Elisa del Pino

CPS

Amparo Rey

Desarrollo profesional: ¿Profesión de futuro?

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Agenda y Novedades CPS

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Londres, 6, PRAL (Local 1) - 08029 Barcelona Teléfono: (+34) 902 931 278 / Fax: (+34) 902 932 421. Yolanda Álvarez (Directora). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista trimestral. D.L.: B-33398-2006 REDACCIÓN: Editora: Susana Fernández Redactores: Josep Miró, Amparo Rey, Margarita Artal, Elisa del Pino, Joan Massanés. MAQUETACIÓN: idLAB. PUBLICIDAD: tubuzon@secretariaplus.com.

EDICIÓN PARA USO PERSONAL.

Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, inclyendo textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL MARZO 2011

Antes de nada, me presento. Soy Yolanda Álvarez, Directora de www.secretariaplus.com Me hace muy feliz escribir este editorial por muchas razones. La principal es porque hemos vuelto a editar trimestralmente, aunque con los tiempos que corren, sólo pueda ser en formato digital, la única revista que hay en el mercado sobre la realidad y la actualidad de la profesión. Y aprovechando que en las últimas semanas han coincidido distintos eventos reivindicativos de la igualdad salarial de sexos o el Día de la Mujer trabajadora, hemos querido que este fuera el hilo conductor: debatir sobre los planes de igualdad o el liderazgo femenino, entre otras cosas.

Son tiempos difíciles que nos muestran realidades distintas. Y en estos nuevos escenarios la profesión que desempeñáis tiene que asumir nuevos retos. También hemos querido mostrároslos. En esta revista pensada para ti, encontrarás muchas cosas más, que prefiero descubras… Hojéala en el ordenador o imprímetela y léela de camino a la oficina, de camino a casa o en ella. Pero, sobre todo, haznos saber qué te parece, opina sobre los artículos, proponnos nuevos temas a tratar. En definitiva, hazla tuya! Porque está hecha para ti. Sólo para ti. Esperamos tus comentarios en: secretariaplus.com/blog

YOLANDA ÁLVAREZ --Directora General SecretariaPlus

ACTUALIDAD

¿Por qué es tan baja la productividad de los españoles? muy a menudo se valora en exceso el rendimiento en el trabajo y ello conlleva consecuencias negativas en algunas personas que llegan a enfermar, o a tener problemas en sus relaciones sociales y familiares. En español tenemos dos verbos que tienen significativas diferencias. La eficacia y la eficiencia. La eficiencia es la eficacia contando con la persona. La eficiencia mira como la persona puede rendir más con menor esfuerzo. Como puede producir más haciendo que su trabajo sea más interesante, bien organizado, etc. Así la persona se siente mejor y más motivada. Los medios son importantes para conseguir el objetivo. Si el objetivo es sacar la mayor producción, los medios utilizados deben ser los idóneos para ello. En resumen, se trata de hacer más trabajo, más interesante, en menor tiempo y con menor fatiga.

de vida medido por PIB per cápita o productividad somos la 13ª. El PIB es la producción total de bienes y servicios de un país. La productividad es la producción por persona. De ser el quinto país en producción total, pasamos al 13º si miramos la producción por persona. Algo falla.

ESCENARIO MACROECONÓMICO

Sin embargo en el siguiente cuadro vemos como la productividad en España desde el año 2000 ha crecido muy poco, mucho menos que en Alemania o que la media europea. Cada vez somos menos competitivos.

España es la 5ª potencia de la U.E. en términos de PIB y el 2º en superficie. No obstante en cuanto al nivel

Si miramos el cuadro adjunto vemos que en España y en todo el mundo en general, la productividad ha aumentado fuertemente los últimos diez años al incorporar nuevas tecnologías que hacen que se requiera menos trabajo para producir lo mismo.

Publicado por España Economía y Noticias. Competitividad Internacional, Productividad.

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¿De que depende la productividad de un país? Depende eminentemente de dos cosas: El nivel de inversión, y la innovación, que supone la adopción de las mejores tecnologías de producción que son las que aumentan la productividad, mejorando la manera de hacer las cosas. El salario de un trabajador francés es un 25% superior al de un español, y el de un alemán un 50%. El coste de personal por hora trabajada es muy superior en estos países, pero compensan con una mayor inversión en capital y en innovación por lo que consiguen mantener e incluso aumentar la productividad y consecuentemente su competitividad. Un ejemplo muy ilustrativo. El mismo coche Renault fabricado en Francia sale más barato que fabricado en España cuando la mano de obra es más cara en Francia. ¿Qué quiere decir esto? Pues que los trabajadores franceses son más productivos, más eficientes. ¿Es que los trabajadores franceses trabajan más que los españoles?

No ¿Por qué entonces sacan más producción? Porque en Francia tanto el Estado como las Empresas han apostado por tecnologías más eficientes y el Estado ha apoyado a la industria nacional. En España, Empresas, Estado y Agentes Sociales están fallando a la hora de ser innovadores y de adoptar las mejores tecnologías de producción que son más baratas por cuanto permiten producir más en menos tiempo. Otro ejemplo muy actual. Comentaba un alto cargo del Dpto. de Política Territorial y Obras Públicas que un metro lineal de la línea 9 del Metro de Barcelona cuesta más caro que un metro lineal del túnel ferroviario del Canal de la Mancha que une Gran Bretaña con el Continente. ¿Por qué? Por dos razones principales: una organización más eficiente del trabajo y una utilización de tecnologías más performantes. No es lo mismo arar con una azada que con un tractor y seguramente el trabajador que usa la azada se canse mucho más para arar menos campo y peor.

Publicado por España Economía y Noticias. Competitividad Internacional, Productividad.

Algunas de las causas macroeconómicas del deterioro de la competitividad • El Estado no ha creado las condiciones para que las empresas innoven más. En otros países existen fuertes subvenciones a la incorporación de tecnologías avanzadas que aumentan el capital aplicado al proceso productivo y por ende la productividad.

• Fuerte peso del gasto del Estado en inversión no productiva: gran aumento de efectivos en la Función Pública, ya sea Central, Autonómica, Local y de otros Organismos asimilados. Gran cantidad de subvenciones, peonadas y gastos sociales en detrimento de la inversión productiva: transporte, comunicaciones, energía etc.

• Monopolios y empresas semi-estatales con poca transparencia y competencia en los precios: eléctricas, comunicaciones etc. lo que hace que el precio de la energía y las comunicaciones, elementos importantes en el proceso productivo, sean más caros que en otros países de nuestro entorno. El precio, por ejemplo, de Internet o telefonía móvil es muy superior que en la mayoría de países europeos y sus prestaciones inferiores. Repetidas veces al Comunidad Europea ha advertido a España en este sentido. • Poca innovación empresarial. El empresario español es muy cauto a la hora de invertir en innovación y adoptar riesgos. Busca aumentar el beneficio vía reducción directa de costes, entre ellos los salariales y gastos sociales. La contención de gastos y costes tiene un límite y más cuando los salarios españoles son más bien bajos. En otras palabras, su peso en el total de gastos de explotación es menor que en la mayoría de países de la CE. • Utilización poco eficiente del trabajo. Las empresas sólo aumentarán sus beneficios en la medida que aumenten la productividad vía innovación (como he comentado antes) y una utilización más eficiente del trabajo. La crisis que vivimos a partir del 2008 ha demostrado que las empresas eran poco eficientes y que a pesar de haber despedido a gran cantidad de trabajadores, están obteniendo la misma producción con menos empleados., lo que implica un aumento de la productividad por una utilización más eficiente del personal. • Falta de inversión en I+D y apuesta por sectores de baja productividad. No se apuesta por sectores punteros de alta productividad ni por la innovación que asegure la competitividad en un futuro. Al contrario, se ha apostado por la construcción y los servicios de baja productividad, que son sectores donde casi no hay competencia exterior. • Pésima organización interna de las empresas. Aunque algunas empresas, especialmente las filiales de multinacionales y algunos grupos grandes están bien organizadas, la mayoría tienen una organización muy ineficiente del trabajo, más preocupados por los resultados a corto

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plazo y por el día a día, que por mejorar la organización y consecuentemente la eficiencia. • Sistema educativo inadecuado. Alto fracaso escolar con elevado número de alumnos que repiten curso o abandonan, lo que supone un elevado coste para el país. Número de universitarios superior a cualquier otro país puntero: Alemania, Francia o Gran Bretaña, y poca Formación Profesional, de modo que no se adecua la oferta con la demanda de trabajo y los universitarios no encuentran un trabajo del nivel deseado con lo que están desmotivados. • Falta de formación y cualificación de los trabajadores. La formación continua es muy importante en una sociedad en cambio constante. En España los Sindicatos reciben del Estado, vía cotización de los trabajadores, importantísimas sumas de dinero, pero la formación es mala o a menudo nula. Lo mismo ocurre con las Patronales y los fondos recibidos de la Comunidad Europea. Estas son algunas de las causas que hacen que la productividad en España sea un 20% inferior a la de los países punteros. Síntesis Si queremos mejorar la productividad y por consiguiente la competitividad del país hay que centrarse en tres aspectos: - Aumento del capital empleado en el proceso de producción de bienes y servicios - Innovación. Es por donde vienen, a medio plazo, los mayores aumentos de productividad. - Organización eficiente del trabajo, que permite producir más con menor tiempo y menor fatiga.

Josep Miró Roig www.jmrconsulting.es

ACTUALIDAD

El tándem Johnson-Obama Siempre me ha parecido muy difícil manejar un tándem. Nunca me he subido en uno de ellos, pero imagino lo complicado que debe ser pedalear, girar o frenar ambos tripulantes al mismo tiempo.

Un experto en tándem me explicó que “el que va delante gobierna la dirección, los frenos y el cambio de marchas, y el que va detrás pedalea”. Añadió que para conducir exitosamente “debe existir coordinación y entendimiento absoluto entre ambos”. Alcanzado este equilibrio, se gana potencia. La sinergia que se obtiene con el pedaleo de dos personas difícilmente lo puede conseguir una sola. Visto así, un tándem es lo más parecido al binomio secretaria-directivo. El jefe dirige, establece unas directrices, marca un ritmo de trabajo e implanta unas líneas de actuación que la secretaria ejecuta ávidamente. Para que el binomio funcione, igual que ocurre con el tándem, se necesita conexión y entendimiento entre ambos. Llegados a este punto, se alcanza una simbiosis sin precedentes, un nivel de confianza no limit, una zona segura y de acceso restringido, una especie de “Club VIP” secretaria-jefe y, lo más importante, unos resultados brillantes en el trabajo de ambos: se emplean más y mejor los canales de comunicación, así como los demás recursos disponibles, se gestiona más eficazmente el tiempo y se obtiene mayor rentabilidad y productividad en el trabajo. Un artículo de la prestigiosa revista Fortune afirma que, de media, en una empresa no hay más de un 10 por ciento de sinergia entre sus empleados. Explica también el artículo que la empresa que consiga un poco más, por ejemplo un 15 por ciento, tendría una ventaja competitiva formidable. No cabe, por tanto, la menor duda de que la sincronización que necesariamente debe establecerse entre la secretaria y el jefe es uno de los aspectos más valorados por las empresas de hoy en día por cuanto que repercute directamente en su rentabilidad. Uno de esos “matices” por los que una secretaria se diferencia de la competencia y se hace más imprescindible.

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Una de esas razones por las que funciona el tándem. El tándem Johnson-Obama El tándem Johnson-Obama se remonta a un día de enero de 2007. Con 25 años, Katie Johnson se trasladó de Massachussetts a Chicago para ayudar en la campaña electoral de quien todavía era una promesa. Dos años más tarde, convertido el sueño en realidad -Obama tomó posesión de su cargo como el cuadragésimo cuarto presidente de los Estados Unidos de América-, éste reclutó a la joven KJ, como se la conoce en la Casa Blanca, para el puesto de secretaria personal. Con tan sólo 27 años, esta joven nacida en Washington se convirtió en la secretaria del presidente del país más rico del mundo. Hasta llegar aquí, Katie había demostrado con creces ser una tenaz trabajadora fiel al partido demócrata. Sus flirteos con la política comenzaron en su etapa adolescente. Mientras estudiaba en el Instituto, hizo unas prácticas en la oficina de Parris Glendening, el que más tarde fuera Gobernador de Maryland (Washington), la ciudad natal de KJ. Años más tarde, en el 2000, instalada junto con su familia en el Estado de Massachussets, colaboró en la campaña electoral que llevó a Hillary Clinton a ocupar un escaño de Senadora por Nueva York. Con posterioridad a este triunfo, Katie siguió ayudando al Partido Demócrata hasta que en 2005, Rahm Emanuel, jefe del Comité de la Campaña Democrática del Congreso, la fichó como asistente especial. Tras dos años junto a Rahm, Johnson se mudó a Chicago para ponerse al frente de la secretaría del también jovencísimo David Plouffe, estratega político y por aquel entonces fichado por Obama para dirigir la campaña que llevaría al poder al primer presidente negro de América.

Fuente: The Official White House Photostream

Habilidades de la secretaria personal de Barack Obama De aspecto dulce y delicado, aunque de constitución fuerte, quienes han trabajado junto a ella la tildan de muy organizada. No podría ser de otra manera quien maneja la agenda del hombre más ocupado del mundo y hace que no pierda un solo segundo del día y que todos estén bien empleados. Sabe dónde, a qué hora y con quién está Barack Obama cada minuto del día, siete días por semana, todos y cada uno de los días del año. Sus dos últimos jefes, R. Emanuel y D. Plouffe, ambos del entorno profesional actual más cercano a B. Obama, se refirieron a ella como “altamente cualificada” cuando fue reclutada por el presidente para ocupar el puesto de secretaria personal. Katie es Licenciada en Ciencias Políticas por el prestigioso colegio femenino “Wellesley College”, de Massachussets. De carácter liberal, esta institución educativa se sitúa entre las 10 mejores de Estados Unidos. Por ella han pasado alumnas tan ilustres como Hillary Clinton -promoción de 1969-, actual secretaria de Estado, o Madeleine Albright -promoción de 1959-, también jefa de la diplomacia internacional bajo la presidencia de Bill Clinton. En general, las secretarias de altos ejecutivos son una pieza fundamental dentro del complicado engranaje de las empresas para las que trabajan, son un jugador de valor incalculable dentro del equipo, como también califican a la joven KJ. Sin embargo, a las personas que ocupan este puesto se les pide un perfil determinante

pero bajo. De ahí que la “otra mujer del presidente de los Estados Unidos” sea prácticamente invisible. Para estar junto a uno de los hombres más perseguidos por las cámaras y reporteros gráficos del mundo, conseguir una foto de ella es tarea complicada. Si aparece en alguna instantánea está en un segundo o tercer plano, pero nunca posando. Simplemente entregando información al presidente o susurrándole alguna información al oído. La “sombra de Obama” es además una mujer de carácter calmado y con buen humor. Sendas virtudes muy necesarias en una profesional sometida continuamente a una alta dosis de estrés y carga de trabajo. La proximidad al poder es poder Si como dicen “la proximidad al poder es poder” -el despacho de Katie Johnson tiene una puerta que comunica directamente con el Despacho Oval y, curiosamente, una mirilla desde la cual puede observar todo lo que ocurre en su interior-, el poder de las secretarias es tan infinitocomo el de sus jefes. Ahora bien, para llegar a este punto se hace vital volver al inicio de este artículo y repasar la técnica necesaria para manejar un tándem. El 15 por ciento es fuerza física –conocimientos, podríamos decir trasladándolo a nuestro ámbito-, pero el 85 por ciento restante son habilidades. Recordad “coordinación y entendimiento absoluto entre ambos” y tendremos más fácil conseguir el tándem ganador.

Biografía de Katie Johnson Fecha de nacimiento: 26 de marzo de 1981 Ocupación: Actual secretaria personal de Barack Obama

1981 Nace en Bethesda, Maryland (Washington). Es la mayor de tres hermanos. Hija del doctor Bruce E. Johnson, jefe del Departamento de Oncología Torácica del Instituto de Cáncer Dana-Farber, y de Georgia M. Johnson, consultora empresarial. 1995 Hace prácticas en la oficina de Parris Glendening, gobernador de Maryland (Washington). 1999 Junto con su familia, se muda al Estado de Massachussetts, al noroeste del país. Inicia sus estudios universitarios en el prestigioso colegio femenino “Wellesley College”. 2000 Trabaja en la campaña que llevaría a Hillary Clinton a ganar las elecciones para Senadora de Nueva York (NY), la primera mujer senadora del Estado de NY. Posteriormente, sigue colaborando en el Partido Democrático.

2003 Se gradúa en Ciencias Políticas por el “Wellesley College”. 2005 Se muda de nuevo a Washington donde trabaja durante dos años como asistente especial de Rahm Emanuel, entonces presidente del Comité de la Campaña Democrática del Congreso y cuyo intrépido liderazgo ayudó a que los demócratas obtuvieran 30 escaños en la Cámara en las elecciones del 2006 con lo que recuperaron la mayoría demócrata. 2007 Katie Johnson se instala en Chicago. Trabaja como secretaria de David Plouffe, arquitecto de la exitosa campaña que llevaría a Barack Obama directo a la Casa Blanca. 2009 El 20 de enero de 2009 Katie Jhonson toma posesión de su cargo como secretaria personal del 44º presidente de los Estados Unidos, Barack Obama.

Amparo Rey Consultora en Comunicación y Protocolo

Fuente: The Official White House Photostream

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EN EL TRABAJO

Los planes de igualdad en las empresas “Se entiende por plan de igualdad el conjunto de medidas de acceso al empleo, clasificación y promoción profesional, formación, retribuciones y ordenación del tiempo de trabajo, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad entre mujeres y hombres y eliminar las discriminaciones por razón de sexo”, esta es la definición legal que viene apuntada en la Ley Orgánica para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres que se promulgó en marzo de 2007. En la práctica ¿qué es un plan de igualdad?. Después de haber acompañado a unas cuantas empresas en la elaboración de sus planes de igualdad, nuestra perspectiva es optimista porque en casi todas ellas el proceso ha sido parecido. Primero hay una cierta reticencia y hasta la negación de la necesidad de hacer un plan de este tipo. Esta actitud la mayoría de las veces, es debida a no saber exactamente que se pretende con un

plan de igualdad y por lo tanto se considera un trabajo que más que aportar, interrumpe y además da trabajo. Pero de lo que se trata es de llevar a cabo un proceso de reflexión, de análisis de las posibles situaciones de discriminación que puedan existir hacia el sexo menos representado (esto incluye naturalmente al sexo masculino).

La Ley Orgánica de igualdad efectiva quiere erradicar las desigualdades existentes en la sociedad española entre hombres y mujeres no solamente en el mundo laboral, si no en todos los ámbitos de la sociedad: la educación, la administración pública, los cuerpos y fuerzas de la seguridad del Estado, el mundo de la jurisprudencia, de los medios de comunicación... toda la sociedad debe empezar a tender a erradicar situaciones desiguales, pero no en detrimento de los hombres si no para llegar a alcanzar una sociedad igualitaria, donde hombres y mujeres tengan las mismas posibilidades. Cuando la empresa se sumerge en esta idea fundamental de la Ley Orgánica de la Igualdad efectiva, el miedo, las resistencias empiezan a rebajarse y se afronta el diagnostico con mayor tranquilidad. Hay muchos aspectos que deben ser tratados pero quizás uno de los más interesantes por la cantidad de consecuencias que tiene es el de hacer compatible la vida personal con la vida profesional, o al revés como mejor se quiera.

definición que han estado en el campo femenino. A las mujeres se les ha supuesto el hecho de no poder llevar a cabo según que horarios o según que tipo de trabajo de responsabilidad porque sus tareas de cuidado de la familia eran un factor de incompatibilidad, pero esto cambiará poco a poco si son los hombres los que también empiezan a incorporarse al cuidado familiar. Las mujeres llegaremos a alcanzar cotas de mayor responsabilidad fuera del ámbito privado cuando podamos compartir lo que significa el cuidado familiar. El verdadero equilibrio entre los sexos se alcanzará precisamente cuando exista una relación equitativa entre lo que se trabaja dentro y fuera del hogar, algunos estudios incluso aseguran que en una relación de pareja, cuanto más igualitaria menos riesgo de divorcio....... Por eso nuestra opinión es optimista, porque las empresas que llevan a cabo planes de igualdad también llevan a cabo un trabajo mucho más global que el de la equiparación de los sexos, son empresas que quieren tender a un nuevo modelo organizativo, inclusivo, moderno, dinámico y que cree oportunidades igualitarias para toda la sociedad. Son empresas de futuro.

Es evidente y hay muchos estudios que lo corroboran, que una de las mayores causas por las que las mujeres no alcanzan lugares de alta responsabilidad en la empresa es por la necesidad de conciliar con las responsabilidades familiares que todavía a estas alturas, parece que están en sus manos. Margarita Artal La Ley de igualdad prevé que los hombres tengan permisos de paternidad que en año 2012 tendrán una duración de 1 mes. Esta medida que en muchos países europeos está asumida y no ha significado una caída en picado de las empresas ni de la economía nacional, en nuestro contexto se percibe como una amenaza por algunas personas que organizan las empresas. ¿Como se puede prescindir durante un mes de un hombre que gestiona o dirige o lidera.....? Es muy sencillo, planificando, organizando de otra manera, simultaneando otras medidas como el teletrabajo, la flexibilidad, el trabajo por objetivos allá donde sea posible. Las estructuras rígidas, dirigidas desde muy arriba no ven bien estas medidas porque hasta ahora ha sido por

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DESARROLLO PERSONAL

Ser una secretaria eficaz y con mano izquierda Para que una compañía tenga éxito, las personas que trabajan en ella también lo han de tener. Por lo tanto, cualquier empresa deberá aplicar los principios de efectividad personal e interpersonal antes que marcar objetivos más generales.

Una compañía que valore y respete a los trabajadores por lo que son y por lo que pueden aportar es la que será más eficaz y rentable. Así que, la persona es el elemento clave del éxito de una compañía. Tú como secretaria eres un pilar importantísimo dentro de la empresa, además tienes muchas posibilidades de desarrollar tu propio carisma; esas actitudes que te ayudarán a alcanzar tus objetivos profesionales y que, desde luego, puestos en práctica con sencillez y espontaneidad van a mejorar extraordinariamente el ambiente laboral y el rendimiento personal. Siguiendo este patrón, como secretaria tienes que pasar a la acción, tener iniciativa, poner en práctica todas esas ideas y habilidades sociales que, sin lugar a dudas, tienes y van a repercutir muy positivamente en tu empresa. La eficacia podría englobarse en: • Superar tus puntos débiles y explotar tus puntos fuertes. • Saber establecer los límites entre tu lealtad a la empresa y la independencia personal. • Potenciar tu carisma personal: saber relacionarte con tu jefe o jefes. • Encaminar tus esfuerzos hacia el éxito. • Lograr el reconocimiento y la valoración que mereces. • La mayoría de hábitos y objetivos para llegar a ser eficaz, no sólo deben centrarse en el trabajo mecánico diario, sino que es importante no olvidar los aspectos más humanos y relacionales.

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La formación académica que recibe una secretaria, proporciona una preparación relacionada con dicha actividad mecánica, como por ejemplo la ofimática (cuantos más programas domines mejor), internet, idiomas, rapidez, etc., pero en cambio, muchas veces esta formación deja de lado otros valores muy importantes sobre la relación social con compañeros, jefes, proveedores, clientes, etc. que son la base para conseguir gran parte del éxito de la empresa. Ésta podría ser una de las explicaciones de por qué en muchos casos hay falta de colaboración e incluso competencia desleal entre compañeras/os en algunas empresas. Aparentemente podríamos pensar que la causa principal de la poca eficacia en una profesional del secretariado sería la falta de conocimientos y experiencias relacionados con el puesto, pero seguramente estaría más ligada con la incapacidad de establecer buenas relaciones interpersonales con el resto del equipo. Seamos realistas, hay secretarias que son más solicitadas y recomendadas que otras y es por su nivel de eficacia y el tipo de relación que establecen con el jefe, con las personas del equipo y los clientes. Si deseas pertenecer a este pequeño grupo de secretarias recomendadas toma nota de lo que viene a continuación: • Potencia la capacidad de escuchar. • Sé más hábil en la comunicación con los demás • Has de saber gestionar el humor (depresión, angustia, ansiedad), controlar impulsos

• Ser más sensible para percibir qué es lo que los otros necesitan. • Potenciar la empatía (ponerse en el lugar del otro) y la habilidad comunicativa en la relación con tu jefe. • Ser positiva, entusiasta, mantener una actitud positiva • No ser rígida de pensamiento ni voluntad, ya que ayudarás a mantener ese clima cordial que quieres conseguir. • Aprender a estar más y mejor integrada en un contexto de eficiencia que sólo puede conseguirse trabajando en equipo.

“La relación social con compañeros, jefes, proveedores y clientes son la base para conseguir gran parte del éxito de la empresa.” Es importante valorar a los otros miembros del equipo, tener en consideración sus opiniones y escucharles (tengan el rol que tengan, sean otras secretarias, jefes, técnicos, personal de inferior categoría a la tuya, etc.). El no percibir la situación emocional de ellos puede bloquear la comunicación. Por ello, potenciar cualidades como la motivación, exigencia, perseverancia, rigor o iniciativa fomentarán tus capacidades para poder absorber la presión, captar las emociones de tu jefe, compañeros, etc. y revolver conflictos.

En definitiva, estamos hablando de saber utilizar lo mejor de una misma y de los demás, sin centrarnos en lo negativo. Muchas veces, los jefes están muy ocupados (viajes, negocios, reuniones) y, a veces, no es su deseo pero son generadores de conflictos, olvidan el mundo de los sentimientos, las emociones e inquietudes de las personas que le rodean. Por eso, la secretaria debe ser una pieza importante en este engranaje, ha de mediar y servir de apoyo en esos momentos. No cabe duda que la secretaria es una observadora nata y muy objetiva de la actuación de su jefe y debe ayudar a que esas actuaciones no sean generadoras de conflictos. Sin caer en tópicos, se dice que la mujer posee un sexto sentido, aunque no siempre es así pero, desde luego, para la secretaria sería vital poseerlo; puedes sustituirlo por la iniciativa y por los recursos de que dispongas. Esto te debe ayudar para adelantarte a los acontecimientos que puedan ser conflictivos. Por ejemplo un comentario a tiempo a tu jefe, una sonrisa, pueden evitar situaciones problemáticas. Para aprender y cambiar tus resultados es necesario hacer un gran esfuerzo personal, pero si realmente tu deseo es ser valorada y reconocida, manteniendo tu rol específico en tu empresa, serás recompensada por ello.

Consejo Profesional del Secretariado CPS

DESARROLLO PROFESIONAL

Liderazgo femenino, más que un compromiso social El liderazgo femenino es una demanda social formulada por multitud de instancias del mundo económico y financiero. El liderazgo femenino, un compromiso social La reputada consultora McKinsey en uno de sus últimos Informes habla del Liderazgo Femenino no sólo como una “Buena práctica”, sino como un valor competitivo. Algo similar en nuestro país dice la Comisión Nacional del Mercado de Valores cuando habla del acceso de las mujeres a los Consejos de Administración. Dice textualmente que “lograr una adecuada diversidad de género en los consejos de Administración, no constituye sólo un desafío en el plan de la ética, la política y la Responsabilidad Social Corporativa, sino que es también un objetivo de eficiencia que las sociedades cotizadas deben plantearse”. Existen múltiples Directivas europeas que marcan normas para incorporar a la mujer en órganos de Gobierno y Dirección. A medida que aumenta el tamaño de la Empresa menor es la presencia de la mujer en órganos directivos. También es cierto que, para un mismo puesto de trabajo, las mujeres cobran de media un 25% menos que los hombres, según un reciente informe publicado por ICSA. Pero, poco a poco, las mentalidades van cambiando y los empresarios son concientes que la Reputación Corporativa y la imagen que de la empresa tiene la sociedad, son elementos importantes en la creación de valor.

después de haber adquirido experiencia en grandes empresas y cuando sus hijos ya son mayores. Les falta ‘algo’ para sentirse útiles, independientes, realizadas, y deciden poner en marcha un proyecto empresarial en el que habían pensado largamente. En grandes empresas suelen ocupar puestos directivos en áreas staff o de apoyo. Dirección de RR.HH., Dirección de Comunicación y Relaciones Institucionales, Dirección Financiera. En empresas de gran consumo (Alimentación, Perfumería y Dermofarmacia) ocupan puestos en la Dirección de Marketing, Responsables de Investigación. He conocido mujeres en todos y cada uno de estos puestos, con un nivel de eficacia más que probado. Es cierto lo que dicen algunos consultores que las mujeres lideran áreas con poco impacto directo en el negocio. Pero también esto va cambiando. Hace unos diez años se nombró la primera Directora Regional del Grupo Agbar, responsable de negocio de todo el Levante español. Conozco mujeres encargadas del área de Desarrollo de negocio de grandes multinacionales. Son mujeres ambiciosas, con una carrera profesional internacional. Características de las mujeres líderes Las mujeres líderes se caracterizan eminentemente por:

Puestos que ocupan las mujeres líderes En empresas pequeñas, unipersonales o con pocos empleados, muchas mujeres ocupan la Dirección General. A menudo son empresarias que han creado su propia empresa, y que tienen gran capacidad de liderazgo, organización y gestión. Algunas crean empresas

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- Compromiso. El nivel de compromiso de las mujeres suele ser superior al de los hombres. Es una cuestión de personalidad que hace que las mujeres muestren un alto grado de interés y se involucren más en su trabajo.

- Seriedad, profesionalidad. Las mujeres líderes suelen estar muy bien formadas y demuestran trabajar con seriedad y profesionalidad, características que suelen ir unidas. Si desconocen un tema, se forman rápidamente hasta saber tanto como el que más. Cuando una mujer ocupa un puesto de responsabilidad casi siempre es porque está perfectamente preparada para ello. - Entusiasmo. Con ganas de hacer nuevas cosas, de impulsar nuevos proyectos, de avanzar. Entusiasmo que saben comunicar a sus colaboradores. - Rapidez y adaptabilidad. Generalmente son muy eficaces, pues a sus ganas añaden rapidez y adaptabilidad.

- Empatía, confianza. Según estudios avanzados la mujer tiene una base biológica que genera más confianza en los demás, transmitiendo ganas de colaborar y de trabajar en equipo. Es lo que se llama “Emocionalidad contagiosa”: cuando sientes que alguien confía en ti aumentas tu confianza. - Resistencia mental y física. Capacidad de soportar situaciones difíciles, estresantes, interminables. En resumen, la mujer se ha sacado de encima los estereotipos que la dejaban en un segundo plano, vive de acuerdo con su identidad y se hace respetar por su talento y su personalidad. Casos reales de mujeres líderes

- Sacrificio y abnegación. La mujer, quizás por las circunstancias históricas, es más sacrificada y dispuesta a hacer el trabajo que sea y cuando sea. Todos en algún momento tenemos que hacer trabajos que nos gustan menos o hay días en que no estamos por la labor. Aquí la mujer muestra su espíritu de sacrificio. - Participación. La mujer tiene una manera de enfocar la vida mucho más participativa, de inclusión y de confianza en los demás. Kenneth Nowack, psicólogo experto en Inteligencia emocional, en un Curso dado en la Universidad Pompeu Fabra, decía textualmente, que “las mujeres generan ambientes de participación que son más eficaces que los ambientes individualistas”.

Las mujeres que estáis cursando estudios de Secretariado ó que lleváis una vida profesional os habréis dado cuenta del cambio que ha operado dicha función. De secretaria ha pasado a assistant, de una posición de una persona ‘al servicio de’ un directivo o mando, a una posición reactiva que le lleva a realizar más tareas y misiones, a trabajar con más autonomía y a tomar algunas decisiones. He aquí algunos ejemplos reales que conozco perfectamente. Una chica de treinta años trabajaba en una empresa

líder mundial del sector de prendas deportivas. Su salario era bajo y su trabajo poco motivador. Entró como Assistant del Director Comercial de una PYME del sector Gran Consumo, lo que supuso de entrada un salario un 30% superior e integrarse en una pequeña estructura, ágil y dinámica. En la entrevista de selección fue escogida precisamente por su carácter, su dinamismo y sus ganas de aprender. Pronto empezó a visitar grandes clientes junto con el Director Comercial, y actualmente, a los dos años, ha sido promovida a KAM, Key Account Manager (Responsable de Grandes Cuentas). En dos años ha doblado el salario que tenía en la empresa de prendas deportivas, se encuentra satisfecha y altamente motivada. Un ganar-ganar. La empresa está contenta con ella y ella está feliz con su trabajo y en sintonía con los objetivos empresariales.

de soporte a una función ejecutiva. ¿Cuáles han sido sus habilidades durante todos estos años? Discreción, dinamismo, trabajo duro, empatía/confianza. Hoy es una persona que se hace apreciar tanto por directivos como por empleados y que tiene un sueldo de nivel directivo. Podría citaros muchos más ejemplos de mujeres que partiendo de una posición de secretaria/assistant, han hecho una carrera profesional hasta ocupar funciones directivas y de liderazgo.

Josep Miró Roig www.jmrconsulting.es

La chica ha demostrado carácter, entusiasmo, dinamismo y fortaleza física y mental. Competencias que valora enormemente el Director General, con quien, evidentemente, tiene gran empatía. Una mujer de unos cuarenta y cinco años actualmente, después de realizar estudios de Secretariado en una de las Escuelas de más prestigio de Barcelona, entró como Secretaria de uno de los directivos de una empresa del sector vinícola catalán. Se trata de una de las más grandes empresas catalanes. Al ser promovido el directivo en cuestión a Director General pasó a ser Secretaria de Director General. Desde este puesto, auténtica atalaya, aprendió muchas cosas, conoció a mucha gente. Al retirase el Director General fue nombrada Responsable de la Dirección de Patrimonio y Servicios Generales (Facility Manager), puesto directivo de total confianza. Ha materializado el cambio de oficinas desde Barcelona a las afueras, con total autonomía en la toma de decisiones operativas: despachos, mobiliario, planes de traslado, contratación de limpieza, ajardinado, etc. Ha pasado de una función

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Referencias citadas en este artículo: · Directivas europea 89/552/CEE 1989, Directiva europea 2004/113/Ce 2004, etc. · Informe McKinsey Quaterly. · Informe de Gobierno corporativo de la CNMV. · Kenneth Nowack. 1er Congreso Internacional de Liderazgo Femenino organizado por la UPF · Informe ICSA-ESADE, Retribuciones mujerhombre 2010.

DESARROLLO PROFESIONAL

¿Profesión de futuro? Sin querer entrar en el recurrente tema de si la profesión está en peligro de extinción, sí que querría reflexionar sobre los cambios tan importantes que permiten y justifican la existencia del puesto de secretaria, personal assistant, secretaria de dirección, etc. etc. da igual como queramos llamarla. Sin duda, el mundo laboral ha cambiado, los avances tecnológicos tienen gran culpa de ello, creo que es una oportunidad que se nos ha presentado y que no debemos dejar pasar. El Directivo y Directiva de hoy tiene un perfil dinámico, bastante autosuficiente, inquietos y despiertos a lo que sucede a su alrededor, creativos y competitivos y con visión de futuro, es decir, poseen o deben poseer habilidades directivas mas que suficientes para ser líderes de sus equipos, impulsándoles confianza y dinamismo. Este tipo de personas, necesitan rodearse de equipos competentes, talentosos, de individuos proactivos, solucionadores de problemas, dispuestos a compartir el largo camino que conduce a una buena gestión empresarial. En esos equipos competentes, por propio derecho, debe estar la secretaria y no es tarea fácil como iremos viendo. Por un lado nos vamos a encontrar las propias limitaciones de la secretaria: Falta de preparación, inseguridades, miedos a asumir el riesgo, a fracasar, a que en su escala de prioridades no está precisamente involucrarse tan fuertemente en el trabajo; en fin que cada uno vamos a buscar y tener los suficientes argumentos que justifiquen apartarse del camino. Por otro lado, nos encontramos a la secretaria ejecutiva competente, preparada, con ganas de seguir aprendiendo y ánimos de alcanzar un objetivo que le conduzca a su propio éxito y reconocimiento profesional, es decir, la que tendrá futuro en la empresa.

Antes de continuar, debe quedarnos muy claro que cualquier postura que decidamos adoptar: embarcarnos en el barco o quedarnos ancladas, se debe asumir con plena conciencia de las repercusiones de esta decisión. El no tener ambiciones o deseos, para entrar en esa espiral del mundo tan competitivo que nos ha tocado vivir es absolutamente lícito Si hemos decidido navegar en un vapor porque nos sentimos más seguras y cómodas, adelante, el problema surgirá cuando nuestra empresa decida que quiere pilotar y dirigir el último grito de trasatlántico. Volviendo al comienzo de mi reflexión, ¿tiene futuro la profesión?, sin duda, siempre y cuando estemos preparados para ser un competente marinero en esa joya de trasatlántico. Pero… nos podemos encontrar que no todas las personas que pilotan ese barco tienen madera de lideresgestores y aquí nos encontraríamos con un gran problema.

........................................................ “El Directivo de hoy necesita rodearse de equipos competentes, talentosos y proactivo”

........................................................ Dejaremos para mejor ocasión enfrentarnos con esta cuestión y sigamos en la línea de optimismo y confianza de saber que trabajamos para personas honestas, competentes y motivadoras que nos conducen a buen puerto.

Ahora haremos un paralelismo de cómo es el directivo y directiva de este barco y qué habilidades debe poseer su inmediata colaboradora, es decir TÚ Habilidades Directivas para Ayudantes de Dirección y PA’S

Unas competencias claras y definidas le permiten potenciar y dominar estas habilidades. Si tuviera que resumir cuales serán las funciones de una secretaria que cree en el futuro de la profesión, me centraría en éstas:

Perfil del Directivo • Visión de futuro, se anticipa al cambio • Rapidez, capacidad de tomar decisiones • Multiconectado. “adicto” a la blackberry • Globalidad, no existen distancias, fronteras

Orientación a resultados

Perfil de la Assistant • Confianza en sí mismo • Dice lo que piensa porque tiene criterios, formación y conocimiento • Proactiva: Hasta la saciedad oímos este término, pero ¿queremos, podemos? • “Radar” dentro de la Empresa • Imagen de Empresa, del Directivo • Mismo nivel de exigencia que el Directivo • Calidad y rigor en su trabajo • Eficaz gestora del Tiempo • Criterio y juicio, capacidad de diferenciar la paja del heno

Orientación al cliente (interno-externo)

Por tanto, si un directivo lidera con talento y sabe gestionar culturas, atrae talento y quiere trabajar con personas con talento, necesitará a su lado a una secretaria ejecutiva que: • Tenga visión de futuro, se adelante

Capacidad profesional para orientar el propio trabajo hacia la consecución de objetivos y resultados optimizando los mismos y asumiendo los riesgos necesarios.

Capacidad profesional para establecer y desarrollar relaciones orientadas al negocio. Conseguir esto no es fácil, implica un gran esfuerzo, hay que aprender, adquirir conocimientos, estar preparados, en fin, un largo pero gratificante camino, porque al final lo que se consigue es crear valor a un equipo eficiente entre Directivo –Assistant basado en: • Relación personal abierta, transparente, honesta, total comprensión, forma parte del equipo y está familiarizada con el proyecto. • Rigor, disciplina, se evitan fallos, se coordinan acciones y se asegura su cumplimiento. • Organización, planificación, optimización el tiempo, identificando lo que requiere acción inmediata. • Apoyo, propuesta, colaboración y ejecución. ¿Tiene futuro la profesión?, creo que está en nuestras/vuestras manos.

• Empática, imagen y nexo de unión • Responsable, asume riesgos

Me gustaría conocer vuestra opinión y comentarios al respecto, vosotras y vosotros sois siempre una fuente de inspiración en mi quehacer diario.

• Sabe preparar reuniones productivas • Identifica los éxitos de los demás e informa al jefe • Tiene una habilidad innata para manejar situaciones complicadas

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Elisa del Pino Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado (CPS)

CARA A CARA

Entrevista a... Mónica Vega, Personal Assistant del Director del Observatorio Europeo de Riesgos, de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el trabajo (EU-OSHA) CPS. ¿Por qué decidiste dedicarte al Secretariado? ¿Eres Secretaria por vocación? M.V. Completamente. Tenía claro que me gustaba el trabajo, los idiomas (ya entonces pensaba en trabajar en un entorno internacional…) CPS. ¿Alguna vez pensaste en dedicarte a alguna otra profesión? M.V. Me tentaron la psicología y las Bellas Artes, pero he elegido bien! Además se puede pintar en los ratos libres. CPS. ¿Te resulta difícil compaginar tu vida laboral y la personal? ¿Tienes un buen horario de trabajo? M.V. Me arreglo con ayuda (¡gracias, ama!) pero en la Agencia tenemos cierta flexibilidad horaria aunque todo depende de la carga de trabajo y la agenda del día, del jefe… Podemos coger dos días libres al mes si hemos trabajado esas horas de más. Es una gran ayuda a la hora de conciliar. CPS. ¿De qué os ocupáis exactamente y que ámbito de alcance tienen las acciones de la Agencia? M.V. “Hacer de Europa un lugar de trabajo más seguro, saludable y productivo”. El objetivo es la protección de los trabajadores en Europa mediante la recopilación, el análisis y la difusión de información sobre seguridad y salud en el trabajo (SST) y el fomento de una cultura de prevención de los accidentes y de las enfermedades profesionales. La Agencia cuenta con una red de centros de referencia nacionales (en España p.ej. el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo - INSHT) que coordinan a nivel nacional. Si no fuera por nuestra red, organizar recogidas de datos en la UE-27 sería prácticamente imposible para una agencia tan pequeña como la nuestra.

CPS. ¿Y en el Observatorio Europeo de Riesgos? M.V. En el observatorio nos encargamos de la identificación de los riesgos nuevos y emergentes. Analizamos las tendencias actuales para poder anticiparnos a los cambios en el mundo laboral y sus posibles consecuencias para la SST. Actualmente estamos trabajando en un proyecto de ‘foresight’ cuya metodología ya está desarrollada y que nos ayudará a estudiar el impacto de las innovaciones tecnológicas en la SST, con escenarios a 10 años, en esta ocasión en los llamados ‘trabajos verdes’. http://osha.europa.eu/es/topics/riskobservatory/ index_html En Junio presentamos, junto con la Presidencia Española de la UE, los resultados de ESENER (una macroencuesta europea de empresas sobre riesgos nuevos y emergentes http://esener.eu) sobre la gestión de la prevención de riesgos en empresas (con un especial enfoque en los riesgos psicosociales). Realizamos 36.000 entrevistas a la dirección y los representantes de los trabajadores, en organizaciones de más de 10 trabajadores, públicas y privadas, en los 27 estados miembros además de Suiza, Noruega, Croacia y Turquía. El objetivo de este estudio es dar la información necesaria a los responsables políticos para poder decidir nuevas políticas, actividades de seguimiento, inspección, campañas informativas, etc. Ha sido un proyecto complejo, con dos cuestionarios en 25 idiomas y con 41 versiones nacionales, en el que hemos tenido que trabajar con una enorme presión de tiempo, pero conseguimos que estuviera listo para su presentación en el Parlamento Europeo en Marzo, y tanto el informe como los resúmenes en 25 idiomas se distribuyeron en la

presentación con la Presidencia en Junio. CPS. ¿Cómo es el día a día en la Agencia? M.V. En la Agencia trabajamos 69 personas de 15 Estados Miembros. Es una torre de Babel, aunque nuestro idioma de trabajo es el inglés. CPS. ¿Qué destacarías de tu trabajo por su singularidad? M.V. El entorno multicultural, el dialogo social, la ‘complicación’ que supone que algunas de nuestras publicaciones se produzcan en 22 idiomas (http://osha.europa.eu/en/publications/factsheets) CPS. ¿Cómo te definirías como Secretaria? M.V. Proactiva, flexible, discreta, tolerante, disciplinada y organizada. CPS. ¿Cuántos idiomas hablas? M.V. Castellano, inglés y alemán. Poca cosa teniendo en cuenta que alguno de mis colegas habla seis de los idiomas oficiales de la UE! CPS. Trabajas en una empresa de ámbito público, ¿ves muchas diferencias con la empresa privada? ¿De qué tipo? M.V. Bastantes. Desde la transparencia de la Dirección que nos informa de todo lo que pasa en una reunión

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mensual, hasta la complejidad administrativa de algunos de nuestros procedimientos. Nuestro Consejo de Administración es tripartito, así que por ejemplo para la aprobación de nuestro programa de trabajo anual necesitamos el acuerdo de los representantes de gobiernos, empresarios y sindicatos de los 27 Estados miembros de la UE. La carga administrativa es más pesada pero políticamente es la opción más acertada. Y por cierto aprovecho la ocasión para desmentir el prototipo del trabajador del sector público: En la privada no había tenido compañeros que trabajaran tan duro como en la Agencia. CPS. ¿Sigues un Plan de Formación Actual? En tu caso, ¿te parece compatible con el trabajo y con tu día a día personal? M.V. En este momento recibo clases de alemán. El plan de formación anual se prepara después de terminar el proceso de evaluaciones del personal (en ellas cada trabajador solicita los cursos de formación que le interesan y con la información Recursos Humanos prepara el plan formativo). CPS. ¿Crees que las empresas, en general, apuestan poco por la Formación de sus secretarias? M.V. Desde luego en mi experiencia en la empresa privada la formación fue siempre escasa o inexistente.

CPS. Dime un jefe al que siempre recordarás y por qué. M.V. Como esta revista no va a caer en sus manos te puedo decir que el actual. Es inteligente, profesional, honesto, trabajador, respetuoso y comprensivo. Lidera, motiva, delega, y es capaz de sacar lo mejor de cada uno. Siempre está abierto a las sugerencias del equipo y tiene un tremendo sentido del humor.

CPS. ¿Cuál ha sido el mayor disgusto profesional que has tenido? ¿Y el mayor acierto? M.V. La verdad es que no he tenido grandes disgustos, y de las equivocaciones aprendes. Estoy convencida de que incluso las decisiones que pudieron parecer erróneas te acaban llevando por el buen camino. El mayor acierto: enviar mi candidatura a la Agencia y prepararme para afrontar el proceso de selección. CPS. ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? ¿Y lo que menos? M.V. Lo que más es trabajar en un entorno multicultural; lo que menos supongo que como a todos: las tareas rutinarias. CPS. ¿Qué estilo de liderazgo crees que es el mejor de cara a trabajar codo con codo con él? M.V. Carismático y proactivo, que motive y haga crecer a las personas, que consulte pero que también tome decisiones impopulares si es necesario.

Consejo Profesional del Secretariado CPS

En pocas palabras: -

EDAD: 40 estado: casada hijos: uno de siete años un lugar: una playa casi desierta un color: para vestir, negro una canción: change partners de sinatra UN RETO CONSEGUIDO: MI PUESTO UN RETO POR CONSEGUIR: SEGUIR SIENdo EX-FUMADORA DE POR VIDA

- UN SUEÑO: PUES NO VOY A PODER ELEGIR...

El Experto Responde LABORAL Hace casi 8 meses que estoy en paro, y a pesar de que estoy buscando activamente trabajo, no consigo nada. ¿Podríais darme algún consejo? Todos sabemos que estamos en una época difícil para la búsqueda de empleo. Los analistas aseguran además que aun no se ha cerrado el ciclo de destrucción de empleo iniciado en 2008 y que recuperar las tasas anteriores va a ser una dura labor de años. El hecho de que no hayas podido reincorporarte a un trabajo puede deberse a estos factores, pero si podemos dar unos consejos para tener mejores posibilidades en esta búsqueda activa: 1. Analizar y reflexionar sobre la propia candidatura a un puesto, de forma que puedas identificar tus fortaleza y tus debilidades, y centrarte en potenciar las primeras y minimizar las segundas, con por ejemplo, formación adicional y especializada.

6. Prepara la entrevista de trabajo, contestando con tranquilidad las preguntas posibles que pueden hacerte, para llegada la hora dar una respuesta equilibrada, mesurada y preparada. 7. Invierte en tu formación: es imprescindible aprovechar el tiempo, refrescar conocimientos obsoletos, adquirir nuevos… en un mundo cambiante es fundamental mantenerse al día. 8. Utiliza tu red de contactos: la cuestión no es que te ayuden por lástima sino promover tu candidatura a puestos similares al que tenías a partir de personas que han conocido tu gestión y tu labor y que pueden ser prescriptores de tu trabajo. Las redes sociales también pueden ayudarte mucho a dar a conocer tu candidatura.

2. Dependiendo del sector y puesto al que presentes tu cv. adáptalo para que destaque aquello que te da una ventaja competitiva sobre otros candidatos o que tenga una relación o relevancia con respecto al puesto al que optas.

9. Estudia un segundo idioma, además del materno y del inglés, que sigue siendo el idioma de los negocios. En un mundo global, es fundamental comunicarse fluidamente en lenguas en las que se hacen negocios.

3. ¿Sabes cuáles son tus objetivos y expectativas a la hora de buscar un nuevo empleo? Si tienes claro dónde quieres llegar en tu carrera profesional o cuál sería el puesto donde quieres estar, te será más fácil prepararte para él y focalizar tus esfuerzos en ello.

¿Si tienes días pendientes de vacaciones cuándo puedes empezar a cobrar el paro?

4. Tener paciencia y ser perseverante. No es una tarea sencilla y menos en la actual coyuntura económica y empresarial. 5. Aprende más sobre los distintos tipos de entrevista laboral y las nuevas tendencias a la hora de seleccionar

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candidatos. Cuando vayas a una entrevista, investiga cómo es la empresa, cuál es su filosofía, qué valores tiene, etc.

En el caso de que en la fecha de la extinción de su relación laboral, se tuvieran pendientes de disfrutar periodos de vacaciones reglamentarias, el derecho a la prestación nacerá al día siguiente de la finalización de dicho periodo vacacional, considerándose el mismo como cotizado a efectos de duración de la prestación por desempleo.

Entre nosotras ¿Quieres tener opinión directa sobre los temas de actualidad, tanto de la profesión como de todos aquellos que puedan resultar interesantes para el colectivo? Ésta es tu sección, en la que cada número publicaremos las opiniones más interesantes, las más divertidas, las que más aporten al resto de compañeras, etc. ¿Te apetece participar? ¿Crees que estás considerada en tu trabajo y en tu empresa? En cuanto a si me siento valorada en mi trabajo: la respuesta es sí. Trabajo como asistente de área, por lo tanto, no tengo un solo jefe. Es un área de aproximadamente 35 personas a las cuales tengo que apoyar administrativamente todos los días. Como todo en la vida, ha sido un proceso en el cual he tenido que aprender para luego entregar y enseñar. Tengo bastante libertad de decisión. Puedo tomar la iniciativa en cuanto a lo que mi cargo concierne. La clave, creo yo, es conocer hasta donde llega la asistente y donde empieza la responsabilidad del jefe o los colegas. También, es una actitud de servicio (de ninguna manera servicial), aportar valor, hacer que las cosas pasen y entregar calidad en el desempeño. Tener conciencia de que estamos para apoyar. Nos tiene que importar lo que pase, tener las antenas bien paradas para captar el clima o la vibra que hay en el ambiente para actuar, muchas veces, como ente conciliador y facilitador. Considero que todo lo anterior, hace que me extrañen cuando estoy de vacaciones o cuando, por ejemplo, estuve con pre y post natal. Sus llamadas, sus saludos, su preocupación la sentí en todo momento. Caroline Conrads Quisiera aprovechar para, en una líneas, haceros eco de mi experiencia. Cuando llegué a Marino López, hace algún tiempo, en ocasiones sentía que no era capaz de llegar a todo, que no sabría hacerlo bien, que no estaría a la altura de las expectativas. Hasta que un buen día, recibí la invitación de Gerencia a cursar el máster de secretariado de dirección. Con la tenacidad y el interés como compa-

ñeros, hice el máster con entusiasmo y en poquísimo tiempo. Las lecciones aprendidas y los ejercicios realizados reportaron seguridad y firmeza a mi día a día; y dejaron a un lado el nerviosismo que tan flaco favor me estaba haciendo. Hoy por hoy, y dada la realidad de la que somos testigos, no puedo sino agradecer la apuesta que mi superior hizo por mi; y no sólo eso, sino el desinteresado apoyo que desde el Consejo de Administración se presta al equipo humano de la empresa en la que tengo el honor de trabajar. Muchas veces, cuando las cosas van bien, es fácil tener un entorno laboral agradable, pero, cuando las cosas se van complicando, como es lo que está sucediendo en el mercado actual, donde hacer negocios cada día es más difícil, la talla humana de las personas que toman las riendas de la empresas se pone de manifiesto y es en ese momento cuando te das cuenta de por qué están ahí. Gemma Rufat Corral La verdad es que me siento afortunada por el trato que recibo en la empresa, no sólo siento que se valora mi trabajo y mi esfuerzo, sino que además, me siento valorada como profesional por mis compañeros y mis superiores, especialmente por mi jefe directo. Aprovecho para felicitaros por esta gran iniciativa en la que espero seamos muchas participantes y que, entre todas, con nuestro pequeño granito de arena, consigamos hacer un gran mosaico de opiniones y experiencias. Paloma González

Soy tomada en cuenta para decisiones dentro y fuera de la oficina, considero que es debido a los años de experiencia de trabajo y los años en la institución, además de que he tenido el mismo jefe durante 8 años y esta feliz con mi labor. Sarah Esther Díaz Armando Creo que si estoy considerada en mi trabajo. La formación de Secretariado es imprescindible para hacer un trabajo bien realizado. Marta “Son simples secretarias y se creen que son directoras”, he escuchado tantas veces esa expresión, que confirma una vez más que nuestro trabajo es considerado sin importancia por muchos de nuestros compañeros y son ellos mismos los que no pueden resolver una situación tan simple como buscar un documento en los archivos. Nuestros jefes a pesar que saben que no pueden vivir sin nosotras, tienen la imperiosa necesidad de negar que ellos depende un 99.9% de nuestra labor diaria. A diario nosotras desarrollamos labores que se les asignan a otros profesionales, y nosotras con todo el profesionalismo que amerita esta asignación llevamos a buen término todo el trabajo que nos fue encomendado, dando el debido seguimiento y concluyendo con el término del trabajo y los informes respectivos. Es por esto y muchas otras cosas más que vivimos a diario, que les puedo responder que no somos valoradas, ni consideradas en nuestros trabajos, ni en las empresas que laboramos. Andrea Caballini Creo que la mujer por regla general no se la valora laboralmente como se merece, casi todos los empresarios suelen ser reacios a contratar mujeres que tengan hijos por ejemplo... Y normalmente en el ámbito salarial también solemos estar poco valoradas y se nos paga menos dinero, por la misma jornada laboral que pueda hacer un hombre y una mujer, casi siempre sale mejor parado el hombre. Yo en mi caso he podido comprobar que esto es así, y quiero hacer un llamamiento a esta discriminación que creo que no es justa ni equitativa. María Carmen Lobo Soy secretaria de una compañía extranjera en Cuba,

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lo he sido durante 13 años. Comencé con 28 años y durante todo este tiempo me he sentido muy bien en mi trabajo pues me gustaba lo que hacía, sentía que era importante dentro de mi empresa, hasta que llegó el momento que como todos en la vida quise prosperar y avanzar un poco mas, pues después de tantos años trabajando junto al área comercial me interesó muchísimo formar parte del equipo, y es ahí donde se me trabo el paraguas como quien dice, pues no se como sea en sus países, pero aquí la compañía no brinda cursos de superación a sus propios trabajadores. Sigo trabajando pues no queda de otra pero ya no con el mismo entusiasmo. Pienso que los dueños de compañías deberían analizar un poco más esta situación que no creo sea la única persona que esté pasando por esto, y si un trabajador se ha mantenido durante tantos años dentro de su propia empresa es porque se siente motivado con el proyecto que se realiza en la misma, ha sido fiel, hay un elevado nivel de confiabilidad en su desempeño laboral, entonces ¿por que contratar a personal externo para que realicen funciones que el propio trabajador con sus años de servicio y experiencia pienso se merezca? ¿por qué no darnos una oportunidad a realizar otras funciones, brindarnos apoyo, cursos propios de la actividad que se realiza, e ir elevando el nivel que se requiera dentro de sus propios trabajadores?, A fin de cuentas es un trabajador que se siente identificado y posee sentido de pertenencia después de tantos años de trabajo, ¿no seria genial para los dueños estar rodeados de un personal así?. Nali Navarro Blanco Llevo 10 años trabajando como secretaria de mi jefe. Me siento considerada por él porque en ciertas decisiones que se toman en la Gerencia que tienen que ver con infraestructura, con contratación y movimiento de personal de servicios menores, con ciertas atribuciones que con el tiempo han pasado a ser parte de mi gestión, etc., siempre es considerada mi opinión. A nivel de Compañía por mis pares, también me siento considerada, siempre cuando no saben algo, a la que recurren para preguntarle es a mi para que las pueda ayudar o derivar con alguien y eso denota que tienen la confianza que saben que obtendrán la ayuda efectiva y eficiente de mi parte, como también la colaboración, lo que me hace tener una relación grata con gente de mi

empresa a todo nivel. A nivel de jefaturas y gerencias de la compañía, también me siento considerada, por los comentarios recibidos por parte de mi Gerente en las evaluaciones de desempeño anuales. Personalmente creo que las relaciones interpersonales en el ambiente laboral y la percepción que tengan los demás de una, depende mucho de nosotras, sobre todo en el cargo que nos desempeñamos, de nuestra empatía, de nuestra disposición, de nuestro trato, de la sonrisa que entreguemos, de nuestros conocimientos, de lo que seamos capaces de entregar más allá de nuestras funciones propias de nuestro cargo. Marcela Céspedes A mis 38 años, casada y con dos niños, y con más de 18 años de desarrollo profesional como Secretaría de Dirección debo ser franca y asumir la amplia variedad de funciones “soporte” que las secretarias realizamos a todos los “Management Department” de la empresa. Únicamente en las grandes multinacionales nuestro puesto esta enfocado directamente a Directores Generales, Presidentes o Jefes de Área. Actualmente soy Secretaria de Dirección del Director General de Planta de Regasificación de Sagunto, S.A. (Grupo Gas Natural Fenosa) y me siento muy bien considerada tanto a nivel personal como profesional. Ha sido difícil el camino ya que atrás quedan las horas extras realizadas sin ser pagadas o compensadas, únicamente con el propósito de manifestar un compromiso con la empresa, las tareas más incómodas que no tenían nada que ver con tu formación y un largo etcétera que toda secretaria sabe. Un elemento diferenciador, hoy en día muy importante, es el reciclaje profesional, poder hablar con soltura en un idioma que no sea el materno, tener algún Master de especialización en alguna área de las que se desarrollan en un puesto de Secretaria de Dirección, son piezas clave para poder optar a una vacante en una gran multinacional. Personalmente, el esfuerzo de haber realizado 6º curso de Ingles en la EOI de Valencia, un Master de Secretariado Internacional, junto con un curso de Protocolo y Relaciones Institucionales me han proporcionado el nivel adecuado para desarrollarme profesionalmente. Espero animar a todas las secretarias en hacer de nuestro puesto un valor añadido para las empresas. Magda Rubiales Martinez

En mi caso particular me siento muy valorada por el director general, que es mi jefe directo. Según mi opinión el hándicap de la secretaria de dirección es el sentirte aislada del resto de la empresa por el simple hecho de estar en el departamento de dirección ,todo ello unido a que tener menos antigüedad en la empresa y ascender no siempre es bien aceptado, por mucho que te hayas dejado la piel en ello. Me gusta mucho mi trabajo y todo lo se aprende día a día, pero en muchas ocasiones el sentimiento de soledad hace un poco cuesta arriba la tarea. Juani Perez Me gusta que me hagas esta pregunta porque muy a menudo es la que yo me hago en silencio. Sinceramente creo que no. Sinceramente creo que son demasiadas las veces que a los trabajadores nos quitan la ilusión de ser emprendedores y creativos. Un lujo que dudo que muchas empresas puedan permitirse a día de hoy. Pero es una realidad y lo único que consiguen es que nos convirtamos en autómatas. Siempre es bienvenido un me ha gustado mucho esto o un simple gracias. No es necesario más. Tampoco es tanto pedir. Ainhoa Timmer Bueno en verdad debo referirme que hoy en día los cargos de asistentes administrativos están tomando un vuelco muy relevante ya que las herramientas de tecnología con que contamos nos permite ofrecer un sin número de soportes para quien nos necesita. En verdad, depende de nosotras mismas el alcance de nuestro desarrollo y por ende el avance en la organización, en cuanto a progreso de status o remuneración. Considero que nuestra preparación diaria es esencial para nuestro progreso. Lia Cuervos Trabajo en la Administración Pública, soy secretaria de un alto cargo en la Comunidad de Madrid y si estoy bien considerada tanto en mi trabajo como en la Consejería, especialmente por mi jefe, que acepta mis opiniones y sugerencias y tiene confianza en mi trabajo. Conchita Antón

Participa enviando un e-mail a: tubuzon@secretariaplus.com Tema del próximo número: ¿Qué cualidad crees más importante en tu profesión y por qué? 25

El rincón de la lengua INICIAMOS CON ESTE TEXTO UNA SECCIÓN QUE, COMO SU NOMBRE INDICA, PRETENDE SER UN PEQUEÑO RINCÓN EN EL QUE INTENTAREMOS CONTESTAR A CUESTIONES QUE A MENUDO NOS FORMULAMOS A LA HORA DE REDACTAR, TANTO CONTENIDOS DE TIPO PROFESIONAL, COMO EN EL DE CUALQUIER TIPO DE TEXTO ESCRITO. SU PRETENSIÓN ES MODESTA POR EL ESPACIO Y LA PERIODICIDAD DE LOS QUE DISPONEMOS PERO, POR ENCIMA DE TODO, LO QUE PRETENDEMOS ES RESULTAR DE UTILIDAD. El acento diacrítico, una fuente de errores y de dudas La palabra “diacrítico” posiblemente nos remonte a otros tiempos, a aquellas épocas escolares en las que debíamos memorizar términos que nos parecían imposibles de entender. En la actualidad comprendemos que muchas de estas normas que nos torturaban de niños en realidad son aliadas del texto para facilitar su comprensión. El acento diacrítico se define como: ”Aquel que se utiliza para diferenciar dos palabras que se escriben igual, pero que tienen distinto significado”. Si una de estas dos palabras tiene categoría de nombre propio, en lugar de acentuarse, se escribe con mayúsculas, pero éste es otro tema. Empecemos por recordar que en castellano los monosílabos no se acentúan. De lo contrario, acentuaríamos palabras como pan o la preposición con, ya que son agudas y acaban en una de las quince terminaciones que indica la regla. Si hemos afirmado que se trata de un acento “...que se

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utiliza para diferenciar dos palabras que se escriben igual, pero que tienen distinto significado”, lógicamente no acentuaremos, como se hacía antaño, palabras como: fui, fue, di, dio, vi, vio... ya que sólo existe un significado para las mismas y, por tanto, no pueden confundirse con ningún otro término. Otro acento diacrítico que ha desaparecido es el de la conjunción “o” entre dos cifras, a no ser que estemos escribiendo a mano, ya que con las antiguas máquinas de escribir podía confundirse dicha “o” con el número 0, pero el ordenador los diferencia claramente. Lógicamente, no era lo mismo que viniesen a comer 4 ó 5 personas, ¡que 405 comensales! Un acento diacrítico sobradamente conocido es el de los pronombres. No es lo mismo decir: el coche... (en el que “el” actúa como artículo), que: es para él (en el que actúa como pronombre). Un especial acento... Existen cuatro grupos de palabras que son las que posiblemente generan una mayor confusión. Se trata de:

• Sé / se; té / te; dé / de • Aún / aun; sí / si; más / mas; sólo / solo • Quién / qué / cuánto / cuándo / dónde / cómo • Por qué / porqué / porque Vamos a comentar cada renglón de una forma diferenciada: Cuando en castellano hablamos de “poner un especial acento”, nos estamos refiriendo a conferirle una especial importancia. Ésta puede ser una buena regla nemotécnica para saber, en caso de coincidencia, qué palabra debo acentuar; concretamente, la de mayor importancia. • “Sé” del verbo saber (sé que es un tema difícil) y “se” pronombre reflexivo (se ha caído); acentúo el verbo. • “Té”, sustantivo que da nombre a la infusión y “te” pronombre (te lo había dicho); acentúo el sustantivo. • “Dé” del verbo dar (espero que te dé la mano) y “de” preposición (había más de cien personas); acentúo el verbo. Si, como sucede en el segundo renglón, las que coinciden son partículas, suelo acentuar la que se utiliza más: • No ha llegado aún (sinónimo de todavía), se utiliza más que: aun llegando pronto... (sinónimo de incluso). • El “sí” se acentúa en dos casos: el afirmativo (sí quiero) y el pronombre (para sí) y no se acentúa el condicional (si vuelves a hacer esto...). • El “más” se acentúa si es adverbio de cantidad (quiero más...) y no si es conjunción adversativa (mas si vuelves a hacer esto...) fórmula que está prácticamente en desuso. • Especial atención merece el “solo”, porque según la Nueva gramática de la lengua española, en su edición de diciembre de 2009, deja de acentuarse el “solo” aunque sea adverbio (aquél del famoso truco del “solamente” de cuando éramos niños). Desde nuestra modesta opinión, ésta es una decisión incomprensible porque, por ejemplo, ¿cómo debe interpretarse la siguiente frase?: He comido solo tres veces...

Para finalizar, es muy conocido que las palabras: quién, qué, cómo, cuánto, cuándo y dónde se acentúan en tres casos: • Cuando se trata de una pregunta directa: ¿cómo lo ha hecho? • De una pregunta indirecta: no sé cómo lo ha hecho • De una expresión de admiración o exclamación: ¡cómo lo ha hecho! Y no se acentúan en las respuestas y en el resto de los casos: como vuelva a hacerlo... Con el “porqué” existe un quinto supuesto. Los cuatro citados se mantienen: • Cuando se trata de una pregunta directa, se escribe separado y acentuado: ¿por qué lo ha hecho? • En una pregunta indirecta también escribe separado y acentuado: no sé por qué lo ha hecho • Lo mismo que en las expresiones de admiración o exclamación: ¡por qué lo ha hecho! Se escribe junto y sin acentuarse en las respuestas: lo ha hecho porque ha querido. La diferencia está en que esta formula puede sustantivizarse, es decir, desarrollar la función de un sustantivo: el porqué de las cosas equivaldría a decir: el motivo, la causa o la razón de las cosas. Al tratarse de un sustantivo, se le aplican las reglas convencionales de acentuación española y, como es una palabra aguda acabada en vocal, se escribe junta y acentuada. Ojalá este pequeño apunte sobre el acento diacrítico nos ayude a disipar nuestras dudas sobre el mismo.

Joan Massanés Doctor en Periodismo

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