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Octubre 2009

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ÍNDICE / Número 56

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Editorial Octubre 2009

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Entre Nosotras

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Actualidad: Las Redes Sociales

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Desarrollo Personal: El Mejor Activo: las personas

Josep Miró

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A fondo: Eventos Sostenibles: una tendencia en alza

Susana Fernández

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El Experto Responde: Protocolo

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Agenda

Amparo Rey

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De lo más útil: “Naming”: El arte de crear nombres Joan Soria

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Cara a Cara: Entrevista con Beatriz Iglesias CPS

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Rita Bonnat, 13 - 08029 Barcelona Teléfono: (+34) 902 931 278 / Fax: (+34) 902 932 421. Elena Gómez (Presidenta). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista mensual. D.L.: B-33398-2006 REDACCIÓN: Directora: Susana Fernández Editora: Laura Estévez Redactores: Josep Miró, Amparo Rey, Joan Soria y Susana Fernández. MAQUETACIÓN: Alejandro De Blasis. PUBLICIDAD: publicidadcps@secretariaplus.com. EDICIÓN PARA USO PERSONAL.

Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, inclyendo textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL OCTUBRE 2009

Una luz al final del túnel Tras los últimos acontecimientos del mercado y la llegada de la próxima Navidad, se respira un ambiente más optimista en la gran mayoría de ámbitos. Parece que todos nos comportamos con una resignación positiva a la llegada del final de año, parece que nos hemos acostumbrado a la difícil situación que hemos venido arrastrando desde el año pasado y ya no nos lo tomamos tan en serio. Puede que como quedan poco menos de dos meses para acabar el año, nos automotivemos confiando en dejar atrás éste. Parece que los malos momentos están a punto de acabar y de una manera u otra, aunque aún en la distancia, vemos una pequeña luz al final del túnel.

En este número contamos con una nueva reflexión sobre las redes sociales, a propósito del artículo de otra de nuestras colaboradoras del pasado mes de agosto. Por otro lado, contamos también con instrucciones claras para realizar eventos sostenibles, una opción seguida por muchas empresas punteras hoy día. Veremos qué se entiende por naming y conoceremos, a través de la entrevista del mes, a nuestra compañera Beatriz Iglesias. Compartiremos vuestras respuestas a la pregunta del mes y reflexionaremos sobre la importancia de la formación a todos los niveles y en concreto, en nuestro sector. Por último, nuestro experto nos detalla cuáles son los tratamientos protocolarios del orden civil.

SUSANA FERNÁNDEZ --Directora Consejo Profesional del Secretariado

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ACTUALIDAD

Las Redes Sociales en Internet una oportunidad de promoción personal y profesional. En un artículo aparecido en la revista del mes de Agosto, Amparo Rey hablaba de las redes sociales como herramienta al servicio del marketing, la comunicación y la imagen. En este artículo voy a hacer énfasis en las redes sociales profesionales como medio de promoción profesional y de encuentro de oportunidades laborales. El Networking (redes de contactos laborales en Internet) se ha puesto de moda. En prestigiosas escuelas de negocios se dan seminarios sobre Networking, o cómo gestionar, aumentar y aprovechar los contactos profesionales. De hecho, los contactos profesionales han existido siempre. Anteriormente consistían en tener una buena agenda y el teléfono a mano. Existían, y siguen existiendo, los típicos tarjeteros en el que guardar las tarjetas de visita que nos daban nuestros interlocutores: clientes actuales o potenciales, proveedores, amigos, etc. En un curso que impartí en ESADE, me di cuenta de la importancia del ‘coffee break’. Muchos de los mandos inscritos en el curso aprovechaban para “hacer contactos” con otros compañeros de curso. Intercambiar tarjetas, fijar citas, preguntarse qué soluciones daban a problemas concretos del día a día, como pensaban enfocar el futuro etc…El ‘coffee break’ o la comida del mediodía se convertían en puntos de encuentro y foros de discusión. La aparición de programas de gestión de bases de datos, tipo Access, permitió registrar los datos de las tarjetas de visita y eliminar éstas. Es algo que yo sigo aún aconsejando pues la inversión en tiempo es mínima. Si la base de datos está bien diseñada permite acceder y clasificar los contactos de múltiples formas, hacer mailings, enviar felicitaciones personalizadas... Las redes sociales en Internet En la actualidad Internet se ha convertido en la red

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más amplia que existe, con una increíble capacidad de difusión y actualización de datos, posibilitando todo tipo de contactos. Existen redes de todo tipo que podemos dividir en dos grandes grupos: ~ Redes sociales: facebook, myspace, twitter… ~ Redes laborales: Xing, Viadeo… Las primeras tienen como objetivo principal propiciar contactos afectivos, como redes de amigos, de búsqueda de pareja, y todo tipo de grupos que comparten afinidades no lucrativas. Las redes laborales están enfocadas a profesionales. Buscan favorecer las relaciones laborales y comerciales. Encontrar nuevas oportunidades profesionales, intercambiar experiencias y conocimientos como: Viadeo, Facebook, Xing, Linkedin. Haciendo un poco de historia, vemos que se empezó con las redes de amigos para, poco a poco, crear redes específicas orientadas a temas profesionales que podemos agrupar en: ~ Contactos comerciales ~ Intercambio de conocimientos ~ Oportunidades profesionales ~ Redes sociales de compras Muchas escuelas y centros de formación han creado sus propias redes y comunidades de usuarios, como medio de comunicación con alumnos y ex-alumnos. En la red cuelgan todo tipo de comunicados, ofertas de empleo, noticias, etc. Secretariaplus y Directivos-


plus son dos buenos ejemplos de redes sociales profesionales.

Personalmente participo en una red profesional. Tengo sólo 15 contactos directos, pero con los contactos de los contactos alcanzo los 3500!!

Herramientas de las redes sociales profesionales Las herramientas de las R.S.P son las mismas que las de cualquier otra red. No me voy a extender en ello, sólo cuatro cosas para que veáis la enorme potencia de las redes como medio de comunicación.

~ Búsqueda de contactos por atributos: nombre, localidad, intereses específicos, edad, etc. ~ Correo electrónico ~ Mensajería instantánea ~ Foros de debate. En Viadeo existen más de 400 foros agrupados por intereses: emprendedores, profesiones, empleo, negocios, etc. Crear un nuevo foro es algo muy simple.

A partir de aquí crear tu propia red es muy fácil. Una o varias personas constituyen una comunidad inicial de participantes unidos por un tema de interés común. Estas envían un mensaje a amigos y conocidos invitándoles a unirse al grupo. Los nuevos participantes repiten el proceso, creciendo así el número de miembros y los enlaces en la red. Este es el principio de las redes: si uno hace diez contactos y cada contacto hace a su vez diez contactos, resulta que ¡he hecho cien contactos!

Las redes profesionales suelen tener tres grandes apartados: 1) Networking. Libreta de direcciones a la que se puede acceder de diferentes maneras y que se actualiza automáticamente: clasificar por amigos, compañeros de trabajo, de colegio, de intereses profesionales... Permite intercambiar información, pasar anuncios, etc. Es una herramienta clásica en todo tipo de redes. 2) Negocios. Dar publicidad a negocios y servicios, propuestas de negocios, encontrar clientes potenciales, conocer a otras empresas del sector, intercambiar conocimientos, etc. 3) Carrera y empleo. Encontrar a futuros colaboradores, darse a conocer en la red para aumentar la empleabilidad: subir el CV, destacar las habilidades, publicar fotos... Bolsa de empleo: Xing dispone actualmente de 4.000 ofertas de empleo, por poner un ejemplo. • Las redes sociales y la carrera profesional. Algunos casos reales Una encuesta de prestigio publicada recientemente decía que el 46% de personas encuestadas cree que las redes profesionales sirven para encontar trabajo.

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Hoy en día no basta con dejar el CV en una empresa de trabajo temporal o enviar curriculums masivamente, cuando se sabe estadísticamente que las posibilidades de respuesta no sobrepasan el 2%. Hay que dar un paso más y las redes profesionales nos ofrecen esta posibilidad. Veamos algunos ejemplos de entre los muchos que he conocido en mi vida profesional. ~ Una chica francesa recién llegada a España quedó asustada por el coste del teléfono en nuestro país. A través de una red profesional contactó con una empresa que ofrecía llamadas telefónicas nacionales e internacionales a precios muy módicos.

(...) no basta con dejar el CV en una empresa de trabajo temporal o enviar curriculums masivamente, cuando se sabe estadísticamente que las posibilidades de respuesta no sobrepasan el 2%.

La chica firmó un contrato con la empresa en cuestión. Cada vez que hace un nuevo cliente no cobra nada. Pero sí cobra una comisión por cada llamada que éste hace. Además el sistema es piramidal. Si el cliente consigue otros clientes, cobra comisión de las llamadas de ¡todos ellos! Es lo que comentaba de los

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contactos de los contactos. ~ Un Comercial con ambición y ganas de crecer profesionalmente se encontraba sin futuro en su empresa. Encontró en una Red profesional la dirección de un señor que tenía un negocio que funcionaba bien pero el mencionado señor se quería jubilar. El comercial se hizo cargo del manejo del negocio. ¡un negocio que ya funciona y bien!, con la promesa de, más adelante, entrar a formar parte del mismo como socio. Aumentó su retribución y su motivación. ~ Un agricultor que vivía en el campo aislado de las grandes áreas urbanas tenía interés por conocer más sobre el mundo de los frutos secos. Resulta que él tenía muchos frutales y le parecía que el precio que cobraba por las frutos secos era muy exiguo en relación al esfuerzo por cogerlos y sobre todo al trabajo de cuidar los árboles durante todo el año. Contactó con expertos del sector, participó en foros sobre el tema, acudió a ferias, y hoy tiene una pequeña industria de productos derivados de los frutos secos que se utilizan en alimentación, perfumería y otros sectores. ¡Todo el beneficio del cultivo de frutos secos se lo queda él!

Josep Miró www.jmrconsulting.es


A FONDO

Eventos sostenibles: una tendencia en alza El término sostenibilidad se refiere al equilibrio de una especie con los recursos de su entorno. La sostenibilidad consiste en satisfacer nuestras propias necesidades sin sacrificar la capacidad de futuras generaciones de satisfacer sus propias necesidades. Pero, ¿actuamos las personas y son las empresas consecuentes con este término? Si me preguntan a mi diría que todavía no, pero que estamos en el camino. Lo que sucede es que, quizás, cuando decidamos emprender la marcha definitiva hacia la sostenibilidad sea ya demasiado tarde y nuestras generaciones futuras, nuestros bisnietos, por ejemplo, reciban un legado imposible de arreglar.

reservas hoteleras, recepciones y comidas, entrega de presentaciones, discursos... sería la radiografía habitual de cualquier evento. Si actuamos de forma sostenible, con conciencia ecológica, podemos organizar estos eventos minimizando y compensando los impactos negativos derivados de su celebración.

Oímos cada día noticias de sobreexplotación del fondo marino, deforestación de bosques, especies en riesgo de extinción, etc. pero hacemos nada o muy poco por evitarlo. Solemos justificarnos en la idea de que la aportación de un solo individuo no vale mucho mientras que las grandes empresas o las superpotencias mundiales sigan contaminando y sobreexplotando los recursos naturales sin control.

Aunque todavía haya algunas dificultades en este sentido, sobre todo económicas, la tendencia de futuro es que las empresas cada vez demanden más a sus proveedores la organización y diseño de ‘green events’. A priori, puede que estos eventos resulten algo más caros, pero con esfuerzo e imaginación podemos conseguir el mismo resultado por el mismo precio y además siendo cuidadosos con todos los recursos de nuestro entorno.

Yo estoy convencida de que una sola persona puede remover la conciencia de muchos y que mirar para otro lado, como que esto no va con nosotros, dejarlo en manos de China, India o EE.UU. es una postura demasiado cómoda. En la medida que podamos, debemos actuar siempre bajo estándares de comportamiento no egoístas, sino que, por contra, permitan una mejor calidad de vida tanto para nosotros como para los que vengan detrás.

Sencillos consejos que contribuyen a lograr eventos sostenibles

Eventos sostenibles: una tendencia que aumenta lentamente En nuestra faceta de organizadores de eventos y de reuniones de trabajo, podemos contribuir a fomentar este modelo de desarrollo sostenible en nuestra empresa con sencillas pautas de comportamiento. Reuniones, conferencias, traslados en avión y coche,

Las iniciativas que podemos aplicar en este sentido abarcan todo lo relacionado con el diseño, la organización y la gestión del evento, buscando además el compromiso de los asistentes con el cambio climático, la gestión de residuos, el consumo responsable y la producción sostenible. A continuación se muestran pequeños cambios que puedes poner en marcha desde tu lugar de trabajo y que ayudan a reducir el impacto medioambiental a la hora de organizar eventos en tu empresa. En la oficina y en la convocatoria - Comunica por correo electrónico o por web, mejor que en papel. De este modo, además, podrás ac- tualizar la información de forma sencilla y con un

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menor coste tanto económico como medioambiental. Antes era impensable enviar una invitación “virtual”. Sin embargo hoy es sinónimo de innovación, de estar a la última en cuanto al empleo de las nuevas tecnologías, además de que nos permite ser mucho más creativos.

- Si tienes que utilizar papel, aplica los consejos clásicos: imprime en doble cara, emplea material reciclado y, por supuesto, recicla el papel y el tó ner una vez hayan cumplido su función. - Limita las carpetas con material impreso (ponen cias, presentaciones, etc.) Plantea formatos elec trónicos (CD, DVD, pendrive, etc.) - No dés una bolsa de bienvenida o, al menos, ase gúrate de que ésta sea reciclada o reciclable. Transporte - Limita los traslados al máximo: contrata un hotel cerca del espacio contratado para la celebración del evento de manera que los asistentes puedan ir andando. - Organiza cuidadosamente los traslados con el fin de poder compartir transporte o incluso coger transporte público explicando por qué. - Asegúrate que los autobuses utilizan biodiésel como combustible. - Sustituye, cuando puedas, reuniones u otro tipo

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de eventos por video-conferencias. Servicios como las reuniones online, disminuyen las emisiones de carbono reuniendo a profesionales en distintos lugares geográficos a través de la pantalla de un ordenador.

Espacio - En el espacio donde vayas a celebrar el evento, ubica contenedores de recogida selectiva de pa pel, envases, vidrio, residuos orgánicos, etc. - Utiliza moqueta reciclable (especialmente en fe rias) – ¡y recíclala! - Asegúrate de que el hotel tiene definida una polí tica de sostenibilidad en cuanto al empleo de de tergentes ecológicos, optimización de energía, re ciclaje, ... Evita que la limpieza de sábanas y toallas o el cambio de jabones y champús sea diario. - Optimiza el consumo de energía: durante los me ses de verano, cierra las cortinas cuando no haya nadie en las salas para evitar la entrada de calor. Baja la calefacción o el aire acondicionado: el in cremento/descenso de un sólo grado en la tem peratura aumenta un 8% el coste y el impacto medioambiental. Apaga las luces de las salas que no se utilizan, desconecta los equipos infor máticos al final del día, etc. Con sólo apagar los ordenadores durante la noche y los fines de se mana, las empresas consumirían un 75% menos de energía cada año.


Catering - Emplea jarras de agua y zumo, en lugar de bote llitas individuales que, en la mayoría de las oca siones, no se consumen del todo y generan ma yor cantidad de envases. - Utiliza productos de agricultura biológica o de comercio justo. - Limita los elementos plásticos (cubiertos, ban dejas, vasos…) y utiliza cristal o porcelana o cualquier otro envase reutilizable. - También utiliza toallitas o servilletas de tela y no de papel. En el evento/reuniones - Concibe la señalética y los stands como recicla bles o reutilizables. Evita poner elementos con cretos como por ejemplo fechas, de modo que el material pueda reutilizarse en otros eventos. - Asegúrate de que tu proveedor tenga productos de impresión ecológicos. - Optimiza la utilidad de las acreditaciones ¿Por qué no imprimir el programa al dorso de la acre ditación para no tener que imprimirlo en papel adicional? - Adquiere regalos del mercado justo o mercado ecológico.

- Para los adornos florales, utiliza plantas no cor tadas, que posteriormente se pueden devolver al proveedor o reutilizar en la oficina o en otros eventos.

Son, como he dicho, pequeñas iniciativas pero importantes para empezar a remover conciencias y estimular cambios de actuación en la empresa. Ahora bien, como todo en esta vida y, de forma especial, en el ámbito de la comunicación empresarial (los eventos son una herramienta de las relaciones públicas para comunicar mensajes a nuestros públicos objetivos), no basta sólo con hacer eventos sostenibles, sino que además hay que contarlo. Solo así la sociedad valorará nuestro esfuerzo y lograremos mejorar nuestra imagen corporativa. ¡¡Idea!!: Compensa tus emisiones de CO2 para tener emisión cero Al finalizar tu evento, puedes calcular las toneladas de dióxido de carbono (CO2) has generado y compensar dichas emisiones con una donación económica equiparable al impacto medioambiental causado a cualquier proyecto de protecció medioambiental que elijas: reforestación de bosques, energías renovables, etc.

Amparo Rey Consultora en Comunicación y Protocolo

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DE LO MÁS ÚTIL

“Naming”, el arte de crear nombres Aprovechando que hace un tiempo leí un libro muy interesante y muy recomendable para todas las personas interesadas en la creación de PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas), voy a hablaros sobre uno de los aspectos que me sorprendió al leerlo: el “Naming”. Por cierto, el libro se llama Beautiful Pyme, y básicamente intenta transmitirnos una serie de conceptos básicos para la creación de una empresa. Conceptos básicos pero a veces desconocidos para la mayoría de nosotros. Dicho libro comienza explicando lo que seguramente sería el primer paso para la creación de una empresa, y no se trata de decidir si la oficina dispondrá de lavabos mixtos o no, sino del nombre que tendrá nuestra futura PYME. Imaginemos que queremos montar una PYME cuyo principio de negocio ya tenemos más que claro (quizás con todo esto de la crisis te encuentras realmente en este proceso). Bien, montamos una empresa, ¿y qué nombre le ponemos? Personalmente he vivido esta situación, y a pesar de ser una divertida excusa para reunirte con tus “socios/amigos” tomando algo en una supuesta “reunión” en la que hay un 70% de probabilidades de terminar desvariando con los posibles nombres, dicho proceso de elección no es nada sencillo. Al contrario, es algo bastante complicado, y es todo un arte, incluso este arte tiene nombre propio, se llama “Naming”. Hasta hay empresas que se dedican exclusivamente a crear nombres para nuevas empresas. Aparentemente hay una serie de rigurosos factores a seguir a la hora de crear o elegir un nombre para una empresa, aunque a veces, el nombre de una famosa empresa resulta que tiene un origen más común de lo que creemos. Un ejemplo, ¿sabéis como se creó el nombre de Danone? Pues resulta que un tal Isaac Carasso, un sefardí venido de los Balcanes, en 1919 le puso ese

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nombre a su yogurt en las farmacias de Barcelona, en homenaje a su hijo Daniel: “Dan One”, Daniel el Primero, el Único… 10 años más tarde abrió una sucursal en París y… bueno, el resto es historia. Pero volvamos a nuestra empresa: ¿Qué pasa con el nombre? ¿Cómo suena cuando lo decimos en persona? ¿Y por teléfono? ¿Qué recuerdos o qué sensaciones produce en las personas que lo escuchan o leen por primera vez? En el fondo, a la hora de elegir un nombre, todos buscamos lo mismo, que se aloje en la cabeza de nuestros clientes. Pero, ¿qué cualidades debe reunir la denominación definitiva? Básicamente son dos: 1. Que sea breve: Cuanto más corto sea, mejor. Olvídate de crear una empresa que se llame “Repartos a domicilio, S.A.”, siempre será mejor “REaDO”… vale el nombre es horrendo, pero ilustra a la perfección lo que pretendo explicaros. Intenta también que sea una palabra graciosa, original, fácil de pronunciar… ahora que lo pienso… “REaDO” empieza a gustarme. 2. Que suene bien: Me viene a la cabeza el apellido Jagger (Mick Jagger). No sé por qué, pero suena bien (aunque mucha gente no sepa que se escribe con doble “ge”), es agradable de pronunciar. Este misterio forma parte del “Naming”. Busquemos algo que suene bien, y no nos referimos únicamente a la acepción meramente fonética del sonido, que también, sino a la facilidad o la complejidad al


escribirlo, al pronunciarlo, al leerlo. Una vez que te “enamores” de un nombre, intenta imaginar diversas situaciones en las que aparezca, a ver qué tal resulta. Un consejo, nunca sabremos con certeza si nuestros clientes acabarán siendo españoles, o ingleses, o franceses, o árabes, así que no debemos ponerle puertas al nombre, pero intentemos que un angloparlante no sufra demasiado para decirlo:

los posibles nombres en diferentes situaciones.

6. Elección del nombre definitivo: ya lo tenemos, hemos encontrado el nombre perfecto para nuestra empresa.

Metodología para la creación de un nombre

Lógicamente esta metodología es como todas las metodologías, no son leyes, simplemente son consejos para facilitarte la elección del nombre de tu futura empresa. Pero si al final de todo este proceso sigues sin saber qué nombre poner a tu PYME, mi recomendación personal es que pases a la siguiente fase de la creación de tu negocio.

1. Selección universal: una gran lista de posibles nombres elaborados a partir de los valores que deseamos transmitir.

En el momento que menos lo esperes te vendrá la inspiración, por un comentario de una amiga, por una situación que vivas, por una frase que oigas en televisión…

2. Organización: una estructuración de la gran lista en grupos menores afines por su significado.

No te agobies, como he dicho antes, la elección de un nombre o “Naming”, ahora que conocemos el término, es algo complejo, y si no que se lo pregunten a todas las madres, al fin y al cabo, el proceso es el mismo, aunque nadie pague por ello.

“Inoxidables Juanjo del Hierro” sería un buen ejemplo.

3. Esquema gráfico: plasmamos los nombres estructurados en un organigrama visual que facite la interrelación entre los grupos que hemos creado. 4. Preselección de las opciones validadas: elimina de la lista los nombres que hayas desechado.

Joan Soria Consultor Web

5. Fase final: quédate con los nombres más idóneos. Los “expertos” recomiendan no superar los 5 nombres. Estudia la integración de cada uno de

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CARA A CARA

Entrevista a... Entrevistamos en esta ocasión a Beatriz Iglesias, Secretaria Ejecutiva del Grupo Compostela de Universidades.. CPS. ¿Por qué decidiste dedicarte al Secretariado? ¿Eres Secretaria por vocación? Beatriz: Pues no, la verdad es que estudié Filología Inglesa y, al acabar, como tenía claro que no quería dedicarme a la docencia, estudié Secretariado Internacional de Dirección. Era una estupenda forma de combinar mis conocimientos lingüísticos y culturales con mi interés por colaborar con los demás para lograr que los proyectos se materialicen. CPS. ¿Alguna vez pensaste en dedicarte a alguna otra profesión? Beatriz: Siempre me atrajeron las lenguas y ‘lo multicultural’, pero hasta que no estaba acabando los estudios no me puse realmente a pensar en mi carrera profesional. Por el momento, el Secretariado es mi sector, pero no descarto en el futuro centrarme en alguno de los campos que he podido conocer gracias a mi trabajo. CPS. ¿Te resulta difícil compaginar tu vida laboral y la personal? ¿Tienes un buen horario de trabajo? Beatriz: Tengo un horario privilegiado, en el sentido de que oficialmente acaba a las 3 de la tarde, con lo que puedo disfrutar de Carmen, que tiene año y medio. La otra cara de la moneda es que, al trabajar por objetivos, con frecuencia hay ‘jornada nocturna’ en casa, y que cuando toca viaje se pasa uno o varios días fuera. Por suerte, mi pareja no necesita viajar por trabajo y los abuelos también echan gustosamente una mano. CPS. ¿Cómo te definirías como persona? ¿Y como Secretario? Beatriz: Pienso que soy creativa y tenaz, y que, como dijo alguien, ‘la vitalidad no consiste en hacer cosas constantemente, sino en la capacidad de iniciarlas tras un fracaso’. Como Secretaria, me veo una buena ‘multitarea’ y resolutiva, con una gran responsabilidad e implicación con su trabajo.

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CPS. ¿Cuántos idiomas hablas? Beatriz: Castellano y Gallego como lenguas maternas. Mi trabajo diario es en Inglés, y utilizo el Francés y el Alemán – estos, con menos soltura- cuando es necesario. CPS. Trabajas en una empresa pública, ¿ves muchas diferencias con la empresa privada? ¿De qué tipo? Beatriz: En realidad, el C.G.U. es una asociación sin ánimo de lucro cuyos miembros son mayoritariamente instituciones de educación superior, tanto públicas como privadas, de todo el mundo. Pienso que aunque las entidades públicas ofrecen en principio más estabilidad – si se oposita-, y las privadas permiten sueldos más altos y mayor flexibilidad – aunque no para todos los niveles del organigrama-, la realidad dice que la gran diferencia la marca cómo son las personas para las que y con las que se trabaja. CPS. ¿Sigues un Plan de Formación Actual? En tu caso, ¿te parece compatible con el trabajo y con tu día a día personal? Beatriz: No, actualmente no sigo ninguno. Y la verdad es que no sabría cómo encajar en mi tiempo actividades de este tipo. CPS ¿Crees que las empresas, en general, apuestan poco por la Formación de sus empleados? Beatriz: Pienso que poco a poco las empresas van entendiendo que fidelizar e invertir en el empleado es al menos igual de importante que fidelizar al cliente pero, lamentablemente, todavía no es lo común en la práctica. CPS. En muchas empresas, dicha situación ha empezado a mejorar, lo que poco a poco influirá en la población activa, ¿cómo lo ves tú? Beatriz: Como decía, formar al empleado es con fre-


cuencia mucho más rentable –y seguro- que nuevas contrataciones. Confío en que con el tiempo esto facilitará que cambie de puesto laboral quien realmente quiera, y que los trabajadores estén más satisfechos con su trabajo. Por otro lado, el mundo cambia cada vez más rápido, así que la formación continua es cada vez menos una opción y más una obligación, tanto para los trabajadores como para las empresas. CPS. Dime un jefe al que siempre recordarás y por qué. Beatriz: Trabajé para él hace unos años. No sólo era el primero en llegar y el último en marcharse, sino que fue la primera vez que, además de tener un jefe, estaba trabajando en equipo. Fue una época muy dura, de muchas horas de dedicación, pero también de grandes satisfacciones. CPS. ¿Cuál ha sido el mayor disgusto profesional que has tenido? ¿Y el mayor acierto? Beatriz: Tras invertir meses de trabajo con mis compañeras en la organización de un evento internacional, cuestiones ajenas a nosotros hicieron que la participación fuera escasa... fue una gran desilusión, pero también aprendimos de ello.

un jefe participativo: señala directrices específicas y decide, pero deja libertad a su secretario/a y tiene en cuenta sus ideas y opiniones. CPS. ¿Qué cualidades crees que debe reunir el/la secretario/a ideal? ¿Y el/la directivo/a ideal? Beatriz: Bien formado, asertivo y leal. El directivo/a ideal, tener las ideas claras y capacidad de liderazgo a la vez que de trabajar en equipo y escuchar; más que una pirámide, veo la relación Directivo-Secretario como un binomio en el que cada uno tiene su función. CPS. Y para concluir ¿Cómo te ves dentro de 10 años? Beatriz: ¡Uf! 10 años es mucho tiempo. Supongo que con alguna cana y ¡sonriendo!

CPS

En pocas palabras Edad: 35 años Estado: soltera

Los mayores aciertos de un/a Secretario/a no suelen verse. Tal vez alguna situación de difícil diplomacia a la que me enfrenté sola representando a la entidad y que finalmente se resolvió bien. CPS. ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? ¿Y lo que menos? Beatriz: Diría que lo que más me gusta es a la vez el gran problema. Este trabajo me permite hacer cosas muy diferentes en ámbitos muy variados, lo que es realmente interesante. Sin embargo, esto hace también que no se pueda profundizar en nada en concreto, lo que trae a veces inseguridad y cierta frustración. CPS. ¿Qué estilo de liderazgo crees que es el mejor de cara a trabajar codo con codo con él? Beatriz: Por mi forma de ser y trabajar, lo mejor es

Hijos: 1 Un lugar: Santiago de Compostela, mi querido ‘puesto base’ Un color: Azul Una canción: por poner una, “Here comes the sun”, de los Beatles Un reto conseguido: aprender a nadar Un reto por conseguir: tocar el piano Un sueño: que en general lleguemos a un equilibrio: no hacer a los demás lo que no queremos que nos hagan... ni hacernos a nosotros mismos lo que no haríamos a los demás.

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Entre nosotras ¿Quieres tener opinión directa sobre los temas de actualidad, tanto de la profesión como de todos aquellos que puedan resultar interesantes para el colectivo? Ésta es tu sección, en la que cada mes publicaremos las opiniones más interesantes, las más divertidas, las que más aporten al resto de compañeras, etc. ¿Te apetece participar? ¿Te sientes realmente valorada en tu empresa? En mi empresa (una multinacional) es característico cambiar mucho de superiores. Por ello, debo demostrar día a día lo necesaria que soy para mi empresa. Llevo ocho años en la misma empresa y he tenido cinco superiores diferentes. A todos ellos les he tenido que demostrar que valgo para el puesto. Y al parecer lo he conseguido. Me caso dentro de un mes, y voy a estar fuera un mes, mis compañeros se preguntan quien va hacer mi trabajo, y mi jefe a quién se lo va a traspasar. Creo que gozo de buena reputación entre mis compañeros, pero ¿entre mis jefes? Pues la verdad, no lo veo muy claro. Todos dicen que están contentos con mi trabajo, tanto individual como en grupo, pero yo no lo veo tan claro. A estas alturas me estoy cuestionando si estoy valorada en mi empresa. Noemí R. Palacios En referencia a la propuesta de la sección entre nosotras, os diré que llevo 20 años trabajando en la misma empresa. Si bien es cierto que, “de boca”, los jefes di-

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cen estar contentos del trabajo que hago con mucha ilusión, que soy eficiente y bla, bla, bla… cosa que me halaga mucho porque me hace sentir muy satisfecha y muy bien, también creo que a final de mes mi nómina no está todo lo valorada que debiera. Por eso considero que a nivel “social” estoy bien valorada, pero a nivel económico, no y en esta vida todo cuenta. Isabel Flores Me encanta que nos hayáis hecho esta respuesta porque actualmente tengo que contestaros un rotundo no. Llevo quince años trabajando en mi empresa, empecé como ayudante de la Secretaria de Dirección anterior y afortunadamente me gané mi puesto actual por lo mucho que me enseñó ella. Al principio todo eran buenas palabras puesto que mi capacidad de aprendizaje fue muy alta y estaban sorprendidos de ello, en poco tiempo me subieron el sueldo y “renombraron” mi puesto, pero el tiempo fue pasando y me estanqué.


Cuando ella se fue y me pusieron en su lugar, pedí varios cursos de Formación para aprender y asegurar lo que ya sabía, pero nunca me los financiaron, procuraba por mi cuenta continuar formándome, porque todo se quedaba en palabras y no en hechos, que es lo que cuenta; al fin y al cabo, las palabras se las lleva el viento. Después de muchos años lo único que he conseguido es que tras cambiar de Dirección en varias ocasiones, me subieran el IPC anual en mi salario y contemplasen 2 pagas extras anuales, así que no, no me siento valorada en mi empresa. Rocío Vera Afortunadamente, sí. Soy una persona muy apasionada y me vuelco totalmente en lo que hago, así que a los pocos meses de empezar a trabajar en mi antigua empresa me ofrecieron un puesto mejor que el que tenía y me ofrecieron un Máster vuestro. Aprendí muchísimo tanto de los profesores como de mis compañeras y mis jefes (entonces daba soporte a dos directivos), lo vieron. Al cabo de dos años, uno de ellos se fue a otra empresa con la condición sine qua non, de llevarse a su propia Secretaria. Formamos un buen equipo de trabajo y aunque suene un tanto norteamericano soy su mano derecha tanto en la teoría como en la práctica. Además, negociamos el salario y estoy bien. Sé que estoy en una situación privilegiada y un tanto excepcional, al menos en el mundo empresarial nacional, pero mientras dure, pienso seguir trabajando duro para mantenerlo. Laura González La verdad es que sí, afortunadamente. Aunque hay temporadas mejores que otras y la actual no es para tirar cohetes, lo cierto es que no puedo quejarme. Una siempre quiere más, pero es coherente y honesto, saber cuál es la situación y cuándo puedes solicitar más y cuando no, así que por ahora, me siento valorada en mi empresa, y si en el futuro las cosas cambian habrá

que ver qué decisión es la que más me compensa. Cristina López Trabajo en un grupo internacional y difícilmente en estos casos (a excepción de tu supervisor directo), te valoran realmente el trabajo que estás haciendo. Es decir, puede que en tu parcela valoren tu trabajo y tus resultados, pero como no está en su mano reconocer dicha valoración en la parte económica, no te sientes valorado. Para los grupos internacionales, somos más bien, expedientes asociados a unos números, por mucha política de RR.HH. que se aplique y en muchas ocasiones, aunque los números den buenos resultados, no se conoce el esfuerzo real de la persona o equipo de personas que están detrás de esos logros, por tanto la justa remuneración no llega nunca. Además, en estos momentos, en los que están viendo marchar a muchos compañeros ves que en el momento de la despedida, no importa ya que hayas dado hasta la última gota, porque eres un número más. Definitivamente no, no me siento valorada. Patricia García Creo que hay una valoración positiva respecto al trabajo que desempeño y al esfuerzo que hago cada día en mi trabajo, pero actualmente con los tiempos que corren, es la única motivación, la del trabajo bien hecho. Económicamente, no me siento valorada porque, se agarren o no a la crisis en la que estamos inmersos, no me pueden subir el sueldo ni dar ninguna bonificación a final de año, por lo que aunque mi trabajo sí se valore, no se me valora como trabajadora. Puede que si las circunstancias fueses diferentes sí se me reconocería en lo económico o, puede que no. Habrá que seguir capeando el temporal. Pilar Álvarez

Participa enviando un e-mail a: consejosecretariado@secretariaplus.com Tema del próximo número: Se acerca la Navidad, ¿has comenzado a gestionar la cena de la empresa?

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DESARROLLO PERSONAL

El Mejor Activo: Las personas El mejor activo de una empresa es su personal. ¿Por qué? Porque detrás de cualquier proceso productivo, detrás de cualquier servicio, están las personas. En una era donde las máquinas lo dominan todo, hemos de concienciarnos de que las personas son importantes. Mucho más cuando son personas que tratan con personas La atención al cliente, el agasajo de nuestros invitados, la recepción de visitas de los directivos de una empresa, la colaboración entre departamentos y la comunicación entre los distintos estamentos de una empresa, son algunas de las tareas donde una secretaria es imprescindible (por citar sólo algunas). Sí, todos estamos de acuerdo: un Directivo no es nada o casi nada, sin su Secretaria. Directivo-Secretaria es un tándem perfecto, o debería serlo. La empresa española debería tomar nota de que esta premisa no se hace realidad porque sí. Precisa de un trabajo adicional detrás, un esfuerzo personal de adecuación y entendimiento, que haga posible que una secretaria pueda cumplir con todas aquellas tareas que le permiten ser el brazo derecho de su jefe. Y la clave, como para todos los estamentos profesionales, es la formación de un colectivo al que se le exige mucho dentro de cualquier empresa. Pero mientras pocas empresas se cuestionan la formación para sus directivos, si hay empresas que todavía se cuestionan la formación para sus Secretarias. Casi la totalidad de los directivos se muestran de acuerdo en que sus secretarias reciban formación complementaria en nuevas materias, a fin de mejorar sus habilidades profesionales y personales. No hemos de olvidar que una secretaria no sólo se dedica a tareas puramente administrativas (archivo, coordinación de agendas, redacción de documentos, etc.) sino que debe desarrollar sus habilidades interpersonales por cuanto es el nexo de unión entre su jefe y el resto de empleados de la empresa, clientes, visitas, otros

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Directivos, etc. La formación específica en estas nuevas áreas les permite aportar nuevo valor añadido, no sólo a su Directivo, sino también a su empresa. En un estudio realizado por Secretariaplus, hace unos años, un revelador 48% aseguraba que las empresas españolas se preocupan por la formación de sus secretarias, frente a un 34% para las que no era tan importante formar y reciclar a este colectivo. A pesar de que el dato es un buen indicador de que la empresa española valora el trabajo de sus secretarias y está dispuesta a invertir en su formación, también es cierto que el porcentaje de empresas que no se han planteado un plan formativo específico para los profesionales del secretariado, sigue siendo alto aún en la actualidad. Y aquí tiene mucho que ver la propia secretaria: un alto porcentaje de estas empresas tampoco ha recibido solicitudes de formación por parte sus secretarias, a pesar de que, por lo que sabemos, son muchas las que desean continuar formándose ya sea para reciclaje o para especialización. La primera en valorar su trabajo debería ser la secretaria. La primera en cuestionar si recibe o no suficiente formación e información para poder realizar su trabajo en condiciones óptimas debería ser la propia secretaria. “El éxito laboral de una secretaria –como dice Elisa del Pino - estará siempre condicionado a las aptitudes y actitudes con que se acometa en el desempleo profesional”. Y si a una Secretaria actual se le exige, entre otras muchas cosas, proactividad e


iniciativa para acometer las variadas tareas que se le encomiendan, debe concienciarse también de aplicar esa iniciativa al desarrollo de su propia carrera profesional. No todo radica en la Secretaria: el objetivo de las empresas es contar con capital humano motivado y para conseguir este objetivo debe interesarse por este colectivo y asumir un compromiso de facilitarle el acceso a las herramientas y técnicas necesarias para el desempeño óptimo de sus funciones. Y la clave está en la formación.

“ La primera en cuestionar si recibe o no suficiente formación e información para poder realizar su trabajo en condiciones óptimas debería ser la propia Secretaria”.

de empezar: no tienen claro en qué necesitan reciclarse sus secretarias, no reciben ninguna petición global que les indique un camino a seguir y se sienten desorientadas. El resultado: una acción formativa que se pospone indefinidamente. Por el contrario, en aquellas empresas donde las secretarias trasladan a la empresa su inquietud por formarse, el departamento de recursos humanos dispone de un punto de partida y un apoyo para conocer las necesidades de este colectivo, consiguiéndose desarrollar una formación específica y acertada, con una aplicación directa en el día a día laboral y un alto grado de satisfacción por el alumnado. Por tanto, vuelve a aparecer un tándem perfecto: Empresa- Secretaria. La primera, la Empresa, potenciando la labor de su principal activo, las personas, y la segunda, la Secretaria, planteando a su compañía la necesidad de su reciclaje y/o puesta al día en un mundo empresarial cambiante que le exige un alto compromiso y una total dedicación.

Susana Fernández Directora de Formación Nuestra propia experiencia en el departamento de formación nos ha ratificado en innumerables ocasiones este principio: muchas empresas nos plantean su idea de dar cobertura a la formación para este colectivo, pero la realidad es que no saben por dón-

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El Experto Responde PROTOCOLO ¿Cuáles son los tratamientos correctos en el orden civil en la comunicación escrita? Orden Civil • Jefe de Estado coronado • Príncipe de Asturias e Infantes de España • Jefe y Secretario Gral. de la Casa de S.M. el Rey • Jefe de Estado no coronado y cónyuges • Presidente y Vicepresidente del Gobierno, Ministros, Secretarios, Subsecretarios, Director General de la Guardia Civil, De legados y Subdelegados del Gobierno. • Presidentes y Vicepresidentes del Congreso y Senado, diputados y Senadores (Desde 2006) • Presidente, vicepresidentes y vocales del Tribunal Constitucional • Presidente, vicepresidentes y vocales del Consejo General del Poder Judicial • Presidente, presidentes de sala, fiscal y magistrados del Tribunal Supremo • Fiscal General del Estado • Presidente y Consejeros de Estado • Presidente y consejeros del Tribunal de Cuentas • Presidentes de las CC.AA., presidentes y vicepresidentes de sus parlamentos y presidentes de los Tribunales Superiores de Justicia • Grandes de España, ex presidentes, ex vicepresidentes y exministros del Gobierno • Alcaldes de Madrid y Barcelona • Presidentes y académicos de las Reales Academias centrales del Estado • Rectores de las Universidades

• Jefe de Protocolo del Estado, Consejeros de Gobierno de las CC.AA., Directores Generales de la Admón. central del Esta do, Comisarios generales de Policía • Delegados de Hacienda, Presidentes de las Audiencias Provinciales y Magistrados y Fiscales de los Tribunales Superiores de Justicia. • Marqueses, Condes, Vizcondes y barones que no sean Grandes de

S.M. /SS.MM. (Su Majestad/sus Majestades) S.A.R./SS.AA.RR. (Su Alteza Real/Sus Altezas Reales) Excmo./a Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) S.E./SS.EE. (Su excelencia/Sus Excelencias)

Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Sr./Sra. + cargo (Señor/Señora + cargo + nombre) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora)

Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) M.Hble.Sr./Sra. (Molt honorable senyor/a) * Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Dr./ Dra. Rector/Ractora Magnífico/a de la Universidad

Ilmo. Sr./Sra. (Ilustrísimo Señor/Señora) Ilmo. Sr./Sra. (Ilustrísimo Señor/Señora)

España • Embajador de España (de grado), Embajadores de España en

Ilmo. Sr./Sra. (Ilustrísimo Señor/Señora)

países y Ministros plenipotenciarios • Consejeros de Embajada • Secretarios de Embajada

Excmo. Sr./Sra. (Excelentísimo Señor/Señora) Ilmo. Sr./Sra. (Ilustrísimo Señor/Señora) Sr.D./Sra.Dña. (Señor Don/ Señora Doña)

• Cónsules acreditados en España

Hble. Sr./Sra. (Honorable Señor/Señora)

( ) Baleares, Cataluña y Valencia

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