09-revista_septiembre_2009 by Topsecretaria

ÍNDICE / Número 55

Editorial Septiembre 2009

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Entre Nosotras

A Fondo: El Cuadro de Mandos de los Recursos Humanos

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El rincón de Marta: Del despacho a la tele

El Experto Responde: Consumidor / RR.HH.

Agenda

Josep Miró

Actualidad: Sonríe por favor Amparo Rey

De lo más útil: Mejorando la gestión del tiempo

Marta

Laura Estévez

Cara a Cara: Entrevista con Rafael Jiménez CPS

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Rita Bonnat, 13 - 08029 Barcelona Teléfono: (+34) 902 931 278 / Fax: (+34) 902 932 421. Elena Gómez (Presidenta). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista mensual. D.L.: B-33398-2006 REDACCIÓN: Directora: Susana Fernández Editora: Laura Estévez Redactores: Josep Miró, Amparo Rey, Laura Estévez y Marta MAQUETACIÓN: Alejandro De Blasis. PUBLICIDAD: publicidadcps@secretariaplus.com.

EDICIÓN PARA USO PERSONAL.

Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, inclyendo textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL SEPTIEMBRE 2009

Un gesto que importa mucho A veces no somos conscientes de la importancia que tiene nuestro rostro, nuestras expresiones y cómo no, nuestra sonrisa. La diferencia entre un trato amable y cordial puede inclinar la balanza a nuestro favor y ayudarnos a conseguir nuestros propósitos o cuando menos a facilitarnos el proceso. Algo tan fácil para el ser humano como es sonreír sorprende, precisamente que sea tan poco frecuente en la sociedad actual. Acostumbrados al frenético ritmo de vida actual, nos ensimismamos en nuestras propias preocupaciones y olvidamos que ante todo somos personas y que una sonrisa a tiempo, puede incluso salvar una vida. En ocasiones nos cuesta sonreír porque la vida no es sencilla pero hay que hacer un esfuerzo y sonreír más a menudo, porque no hará otra cosa que proporcionarnos bienestar, contagiarlo a los demás y además, atraer la buena suerte.

En este número aprenderemos en qué consiste un Cuadro de Mandos y para qué se utiliza, valoraremos la repercusión en lo profesional de una buena sonrisa y veremos algunos trucos para mejorar nuestra gestión del tiempo. Conoceremos a nuestro compañero, Rafael Jiménez a través de la entrevista, compartiremos vuestras respuestas a la pregunta del mes y además reflexionaremos sobre los roles y las capacidades profesionales a través del particular punto de vista de nuestra querida Marta. Por último, tomaremos buena nota de los consejos de nuestro experto y en la sección de novedades y agenda podremos consultar la fecha los próximos eventos.

SUSANA FERNÁNDEZ --Directora Consejo Profesional del Secretariado

A FONDO

El Cuadro de Mando de Los Recursos Humanos Un Cuadro de Mando es un conjunto de indicadores clave para el manejo de una actividad o un instrumento. El piloto de un avión, o el patrón de un barco, tienen su Cuadro de Mando que verifica todos detalles antes de empezar a navegar, durante y al final de la travesía. Igualmente, la gestión de un negocio precisa de unos indicadores clave que nos indiquen si el negocio sigue la línea que se había trazado la Dirección o no. Hasta hace pocos años el Cuadro de Mando incluía eminentemente datos económicos clave del negocio: el margen, la rentabilidad, etc. Poco a poco se fueron incluyendo más datos. Datos técnicos sobre producción y logística, datos sobre administración de personal como el absentismo y otros. Pero no es hasta hace poco que dicho cuadro da un salto cualitativo importante con la creación del Cuadro de Mando Integral, que incluye indicadores clave de todos los subsistemas que configuran el sistema empresa y datos que influyen en el entorno en que se mueve la misma. Nos referimos a datos relativos al personal de todas las áreas de la empresa y datos sobre la repercusión de la empresa en el entorno medioambiental y social. Indicadores en un Cuadro de Mando Integral: Económicos Técnicos Comerciales RR.HH.

Cuadro Mando Comercial

Todos hemos oído la frase ‘el personal es el activo más importante de la organización’. Por esto en este artículo me centro en indicadores que afectan al comportamiento de los RR.HH. En la actualidad, cada Departamento de la empresa, ya sea operativo o staff, debe tener su Cuadro de Mando. Los indicadores más importantes vuelcan sobre el Cuadro de Mando Integral de Dirección General.

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Actualmente el Cuadro de Mando de cada área incluye indicadores de todos los tipos. Y lo que es indicativo, valga la redundancia, son los indicadores cruzados, como el salario medio por empleado o el número de horas de formación por persona.

Cuadro Mando Producción

> • Zona Norte • Zona Sur • Zona Levante

Calidad Riesgos Laborales Ambientales Sociales

Cuadro Mando Dirección General

Cuadro Mando Administración

• • • •

A fin de que no haya contradicciones entre indicadores de diferentes áreas del negocio se debe operar del modo que se indica en el siguiente gráfico. La Dirección General, de acuerdo con el Consejo de Administración, fija la estrategia general del negocio. De aquí demanan las políticas departamentales que se concretan en planes de acción medibles y evaluables. Estas medidas configuran los indicadores clave del Cuadro de mando. Como todo emana de la estrategia fijada por la Dirección Gral. difícilmente habrá contradicciones entre los diferentes indicadores departamentales. En otras palabras, los indicadores clave deben estar en línea con la estrategia de empresa:

Estrategia de Empresa > Políticas Generales > Planes de acción por Dpto. > Cuadro de Mando por Dpto.

Veamos un ejemplo simple: Estrategia empresarial • Producir y vender elementos electrónicos de alto valor añadido y bajo coste. • Producir valor económico de manera perma nente y sostenible a largo plazo. Políticas de RR.HH. • Seleccionar personas con alto nivel de implica ción en la empresa. • Desarrollar y retener el talento mediante Planes de Carrera. • Fomentar un buen ambiente de trabajo. • Sensibilizar a los trabajadores sobre el respeto al medio ambiente próximo. Planes de acción

Medidor o Indicador >

• Planes de Formación • Encuestas de > > > > > Clima laboral • Contratación de > > > > personas discapacitadas

Horas formación empleado Grado de satisfacción de 1-10 % de personas discapacitadas

En la página siguiente vemos un ejemplo de un Cuadro de Mando con Indicadores referentes a los Recursos humanos. Este Cuadro de Mando es válido para todos los Departamentos de la Empresa:

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TIPO Generales

(a) Formación y Desarrollo

(b) Generales (c)

Clima laboral PRL (1) (d) RSC (2) (e) (f)

Medioambientales

Sociales (q)

INDICADOR Coste empresa (masa salarial global) Plantilla media Salario medio Salario medio operarios Salario medio personal técnico-admvo Bonus (incentivos) % de Bonus obtenido Horas totales de Formación Coste Formación / Masa salarial Coste empresa (masa salarial global) Horas de Formación por empleado Coste de Formación / empleado Promociones Satisfacción de los empleados Seguridad (accidentes laborales) Absentismo Quejas ante el Comité de RSC Personas discapacitadas Bajas voluntarias Despidos Ahorro de energía Reciclaje de papel Reducción desechos contaminantes Acciones solidarias

(1) PRL: Prevención de Riesgos Laborales (2) RSC: Responsabilidad Social Corporativa

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REAL € unidades

€ € € € % unidades

% € unidades

€ unidades

% % % unidades

% unidades

% % % lista

OBJETIVO

CUMPLIM.

La mayoría de indicadores se explican por sí mismos. Solamente algunos comentarios:

• La mayoría de empresas tienen un presupuesto que indica los objetivos del año. Es el dato que figurará en la columna ‘objetivo’. En la colum na ‘Real’ se especifica el dato Real y en la co lumna ‘cumplimentación’ el grado de consecu ción con relación al objetivo marcado en el Pre supuesto.

• Cada vez más las empresas toman conciencia del efecto de su actividad sobre el medio am biente y de la importancia de su relación con los empleados, clientes, y la sociedad en general. Las empresas con elevada Reputación Corpora tiva (RSC) son más valoradas en Bolsa que las que no abordan estos temas. Así lo han enten dido Iberdrola, por ejemplo con su anuncio sobre ‘la energía verde’ o Repsol con su anuncio de ga solineras: ‘más de 300 discapacitados trabajan en nuestra empresa’. Cualquier empresa, sea del tamaño que sea puede tomar medidas en este sentido.

• Los indicadores en negrita, son los elegidos por la Dirección General para ser incluidos en el Cuadro de Mando Integral de Dirección General.

• La ley indica que el porcentaje de personas dis capacitadas mínimo, en empresas con más de 50 trabajadores es del 2% de la plantilla.

Comentario de algunos indicadores:

• Por fin una lista de acciones de carácter So cial. Conozco una empresa en la que todos los trabajadores de Administración hicieron un fon do para colaborar en una delicada operación a la que se vio sometida la Secretaria del Direc tor de Administración. En otra, todo el personal de fábrica, de acuerdo con la Dirección, colabo ró en la limpieza de bosques después de una fuerte tormenta. Otra empresa ayudó económi camente a la construcción de un Hospital-Re sidencia en la localidad donde estaba ubicada. La lista puede ser muy extensa y variada y mues tra el carácter social de la organización.

• Todos los indicadores están alineados con la Estrategia de la Empresa.

• Bonus. Como he indicado en otros artículos, una parte del salario debe ser contra la con secución de los objetivos individuales fijados con el Responsable del Dpto. Estos incentivos deben suponer un estímulo pero ser realizables por la mayoría de los empleados. Un porcentaje de consecución del 70% sería correcto. • El coste de la Formación en empresas de pri mera línea, como pueden ser las eléctricas, ban cos y otras empresas de servicios, suele ser del orden del 1% de la masa salarial. Entre 0,5 y 1% se considera correcto. • El número de horas de formación anual por em pleado puede oscilar entre 20 y 40 para las em presas antes citadas.

Josep Miró www.jmrconsulting.es

• Existe una legislación sobre Prevención de Riesgos Laborales de obligado cumplimiento. La finalidad es disminuir el número de accidentes en el trabajo, sobre todo los decesos y los que pueden dejar secuelas importantes. El porcentaje de accidentes sobre la plantilla anual media (con y sin baja laboral) se incluye en los Informes de Sostenibilidad que elaboran algunas empresas.

ACTUALIDAD

Sonríe Por Favor Unas personas sonríen de manera natural, forma parte de la expresión de su rostro; otras lo hacen de forma totalmente fingida, la sonrisa cínica o falsa que diríamos; algunas no sonríen nunca; otras tienen una sonrisa enigmática, como la que Leonardo da Vinci plasmó en su obra La Mona Lisa. Para sonrisas, los colores… y a las empresas no les gusta vestirse de negro.

Hace días leí en la prensa que los trabajadores de una empresa ferroviaria de Tokio se deben someter cada mañana a una especie de escáner que mide su sonrisa (Smile Scan). El dispositivo en cuestión fotografía el rostro del empleado y calcula, en función de la forma y la apertura de los ojos y la boca, el nivel de la sonrisa de cada trabajador, en una escala de 0 al 100. Si la puntuación es demasiado baja, aparece un mensaje con indicaciones explícitas para mejorar la sonrisa que se espera de cada trabajador. El objetivo del test es mejorar la atención al público, ayudando a los empleados a recordar cómo es la sonrisa perfecta. El fin es digno de toda alabanza, especialmente para los clientes que van a ver como los trabajadores atienden sus demandas con una perfecta sonrisa en sus rostros, pero quizá los medios no son los mejores. Imponer la sonrisa en el trabajo no resulta ético. Sin embargo, sacar provecho de ella, sí. Sonreír produce efectos positivos en nuestro trabajo. Si no, que se lo digan a Jack Nickolson cuando, trabajando como mensajero en Hollywood, hizo una entrega en un casting de actores y el director se quedó tan prendado de su amplia sonrisa al entregar el paquete que le contrató como protagonista de la película. Lo que viene después ya todos lo conocemos…, y todo empezó con una sonrisa. Como vemos la sonrisa nos puede beneficiar profesionalmente hablando pero además, nos puede ayudar en nuestra relación con los demás en la medida en que una sonrisa afecta de manera positiva a nues-

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tros compañeros y a la propia compañía que ve como el ambiente de trabajo mejora gracias a la actitud sonriente de sus trabajadores.

“La presencia de la sonrisa puede pasar inadvertida, no te das cuenta de que está, y sin embargo, su ausencia se percibe de forma inmediata”. Sonrisa profesional La “sonrisa profesional” expresa cordialidad. Es decir, no tiene porque ir pareja a una situación de felicidad: estoy encantada con mi trabajo, me encanta lo que hago, los horarios que tengo, los jefes y compañeros que me rodean y la cantidad de trabajo que se amontona sobre mi mesa. No se trata de eso, sino más bien de un gesto que refleja amabilidad, predisposición a la ayuda, actitud positiva e interés, además de contener alguna dosis de persuasión. Por ello, cualquiera que quiera ser amable y conseguir lo que desea en su trabajo debe sonreír lo más que pueda. La sonrisa es un buen preludio para iniciar una relación laboral. Cuando entramos en una tienda y la dependienta nos saluda con una sonrisa, nos sentimos más cómodos y dispuestos a quedarnos más tiempo. La sonrisa en un momento de tensión hace que éste

sea más llevadero. Una sonrisa de una azafata en un avión es un gesto tranquilizador. En momentos difíciles, de gran estrés, una sonrisa ayuda a relajar los nervios. La sonrisa es, además, contagiosa. Es decir, favorece la creación de un buen clima ya que predispone a que la otra persona reaccione en el mismo tono, sonriendo o al menos creando una buena predisposición en el interlocutor a la hora de responder. Cuando una persona sonríe parece que invita al resto a que también lo haga, a la vez que nos resulta más difícil dar una mala contestación o ser grosero o seco. Personalmente, siempre me esfuerzo en sonreír cuando llego a un mostrador de atención al cliente. No digo que la persona al otro lado nos vaya a responder con la mejor de sus sonrisas o a solucionar el problema más rápidamente, pero se que, al menos, será más amable conmigo. La sonrisa deja en los demás una buena impresión. Lo que recordamos en una conversación u otra actividad es lo primero y lo último. Por tanto, si nos sonrieron al principio, siempre nos quedará eso, una buena impresión. Y, por último, la sonrisa tiene efectos terapéuticos. Cuando reímos nos relajamos. Cuando nos mostramos alegres comunicamos felicidad a los demás, aunque a lo mejor lo estemos pasando mal. Al dar felicidad a los demás, sucede, como de rebote, que crece también en nuestro interior. Por eso, las personas que se esfuerzan por sonreír aunque no tengan ganas, acaban por tener ganas de sonreír.

Y puesto que sonreír es bueno, sonriamos de verdad. Cuando una persona sonríe de forma sincera se mueven las comisuras de sus labios -en particular, los 17 músculos cerca de los extremos de la boca-, pero también se achinan sus ojos y salen a la luz las tan temidas patas de gallo, que no es otra cosa que el reflejo de la felicidad de una persona. Aquello de “dientes, dientes” en boca de La Pantoja es el mejor ejemplo de lo que no es una sonrisa verdadera. Antes que esto, en el caso de que nos resulte difícil esbozar una sonrisa, es mejor sustituir esta por una palabra agradable, ya que un gesto forzado acabará por notarse e irritará más a la otra persona. Por tanto mis queridos amig@s, recién aterrizados de las vacaciones, hartos de posar con nuestra mejor sonrisa frente a todo tipo de cámaras, incluso acuáticas que te pillan in fraganti bajo el agua –yo las he descubierto estas vacaciones-, sigamos manteniendo esta actitud de felicidad y sonriamos. Las emociones positivas que nos produce la sonrisa, estimulan la creatividad, porque nos alejan de los elementos de preocupación y de las rutinas, lo cual va a resultar muy útil en estos nuevos tiempos de crisis para convertirnos en indispensables. Así que: ¡SONRÍE, POR FAVOR!

Amparo Rey Consultora en Comunicación Empresarial

DE LO MÁS ÚTIL

Mejorando la gestión del tiempo ¿Sueles conseguir los objetivos que te propones todos los días en el trabajo? ¿Consigues llevar a cabo todas tus planificaciones? ¿Afrontas con confianza los retos diarios en el trabajo? ¿Te agobias con el teléfono, las interrupciones y el papeleo? Si la respuesta a estas preguntas es negativa, posiblemente te encuentres atrapada en una trampa de tiempo. Las trampas del tiempo son una consecuencia de los hábitos que hemos desarrollado a lo largo de nuestra vida, pero como los hábitos son adquiridos, son también susceptibles de ser cambiados y ser aprendidos de nuevo. La gestión del tiempo es básicamente un asunto de autogestión. Todas las personas tenemos zonas de comodidad para muchos de nuestros comportamientos, por ejemplo: ¿cuánta responsabilidad estamos dispuestas a asumir?, ¿cuánto tiempo posponemos proyectos antes de comenzarlos?, ¿qué nivel de desorden estamos dispuestas a tolerar, antes de empezar a organizarnos? Uno de los principales obstáculos con los que se encuentra la gestión eficaz del tiempo, es el deseo de permanecer en nuestras zonas de comodidad. Todos tenemos hábitos que no queremos abandonar, aunque seamos conscientes de que nuevos hábitos nos ayudarían a desarrollar el trabajo con más eficacia. A pesar de que todos contamos con el mismo número de horas al día, el uso del tiempo es totalmente subjetivo y personal. Adoptar nuevos hábitos, nos puede facilitar la gestión del tiempo tanto profesional como personal, ahora bien para poder hacerlo hay que partir de tres premisas básicas: - Tener la necesidad de cambiar un hábito porque somos conscientes de que el que tenemos y usamos no nos facilita el trabajo.

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- Sentir que estamos disponibles para cambiar. - Sentir un fuerte deseo de cambiarlo. Sugerencias para adquirir un nuevo hábito: Lo primero es identificar el hábito que queremos cambiar, después es importante escribir nuestro objetivo final, es decir, saber lo que buscamos, porque si no sabemos donde vamos… ¿cómo sabremos que hemos llegado?, también es recomendable visualizar los resultados ya que nos ayuda a sentirnos motivadas durante el proceso, por ejemplo si nuestro objetivo es mantener el orden en nuestro despacho, debemos imaginarnos sentadas delante de un despacho muy organizado y ordenado.

“ Lo primero es identificar el hábito que queremos cambiar, después es importante escribir nuestro objetivo final, es decir, saber lo que buscamos, porque si no sabemos donde vamos… ¿cómo sabremos que hemos llegado?”

Es importante poder medir nuestro objetivo. Por ejemplo si queremos un escritorio ordenado, sabré que ya lo tengo cuando disponga de un sitio para cada cosa y únicamente tendré sobre la mesa una cosa a la vez. Es muy interesante hacer una lista con los problemas que me acarrea el viejo hábito, así como hacer una lista de las ventajas que me proporcionará el nuevo.

“ Como todo en esta vida, requiere constancia, dedicación y muchas ganas. Lo ideal es ponerse pequeñas metas a corto plazo y sobre todo realistas, que sean alcanzables”.

Además, te mantendrá motivada durante el proceso poner la atención en lo que vas consiguiendo poco a poco, y no en tus pequeños fracasos, felicítate por cualquier pequeño logro que consigas y sé positiva, verás como poco a poco vas eliminando esos “errores” que ya han estado demasiado tiempo a tu lado. Como todo en esta vida, requiere constancia, dedicación y muchas ganas. Lo ideal es ponerse pequeñas metas a corto plazo y sobre todo realistas, que sean alcanzables. De este modo, cada vez que alcancemos una reforzará nuestra autoestima, nuestras ganas y nos veremos más capaces de conseguir todas las demás. Es un buen modo de estar en constante movimiento e intentando superarnos día a día. El acomodarse no es sano.

Laura Estévez Product Manager

Un consejo: cuando te descubras cayendo de nuevo en tu antiguo hábito, deja lo que estas haciendo y empieza de otra vez con tu nuevo comportamiento, por ejemplo si el objetivo es tener una mesa despejada y ves que tu mesa se va llenando de papeles innecesarios, detente, despeja tu mesa de trabajo y comienza de nuevo la tarea.

CARA A CARA

Entrevista a... Entrevistamos en esta ocasión a Rafael Jiménez, Secretario de la Directora de Mercados Derivados de Energía, dentro de la Comisión Nacional de Energía. CPS. ¿Por qué decidiste dedicarte al Secretariado? ¿Eres Secretario por vocación? Rafael: La verdad es que no, fue casi de casualidad, empecé en labores administrativas, pero vi que era un puesto intermedio entre las labores de los titulados superiores y los bachilleres. CPS. ¿Alguna vez pensaste en dedicarte a alguna otra profesión? Rafael: Hace unos años aprobé unas oposiciones del Ministerio del interior, pero la verdad es que las condiciones de mi trabajo actual son mejores de las que ofrecía aquel puesto, actualmente no me planteo ningún cambio a corto plazo, quizás algún puesto mejor dentro de la CNE. CPS. ¿Te resulta difícil compaginar tu vida laboral y la personal? ¿Tienes un buen horario de trabajo? Rafael: No, para nada. Tengo una flexibilidad horaria genial que me permite llevar a los niños al colegio. Sólo se trabaja dos tardes en horario de invierno y ninguna entre junio y septiembre. CPS. ¿Cómo te definirías como persona? ¿Y como Secretario? Rafael: Extrovertido y bromista. Como profesional, tremendamente resolutivo (me lo recalcan siempre en las evaluaciones semestrales), muy paciente. CPS. ¿Cuántos idiomas hablas? Rafael: Dos, Español e Inglés. Creo que son pocos para un Secretario, pero ahora mismo no tengo tiempo de ampliar esta faceta, aunque la verdad es que por ahora no he necesitado ninguno más. CPS. Trabajas en una empresa pública, ¿ves mu-

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chas diferencias con la empresa privada? ¿De qué tipo? Rafael: Muchísimas, la verdad es que para mi experiencia son casi opuestas. La privada es dinámica, prima el beneficio y genera gran estrés en casi todos los puestos. La pública es rígida, prima el servicio a los beneficios y a excepción de algún caso, el nivel de estrés es muy inferior. Y ni hablamos de los horarios, ahí la pública se lleva la palma. CPS. ¿Sigues un Plan de Formación Actual? En tu caso, ¿te parece compatible con el trabajo y con tu día a día personal? Rafael: El Máster on-line de Secretaria Plus ha sido el único que podía compaginar con el trabajo y mis responsabilidades en casa, lo recomiendo a todas las personas que como yo no se pueden ajustar a horarios de estudio rígidos. CPS ¿Crees que las empresas, en general, apuestan poco por la Formación de sus empleados? Rafael: Creo que no. En mi empresa está considerado como fundamental y en todas las categorías se ofertan cursos para formarse y desarrollarse, tanto de enseñanza reglada como no reglada; en la privada creo que también le dan gran importancia, por mi experiencia a través de mi mujer tiene que hacer un mínimo de cursos para desarrollarse dentro de la empresa y son de carácter obligatorio. CPS. En muchas empresas, dicha situación ha empezado a mejorar lo que poco a poco influirá en la población activa, ¿cómo lo ves tú? Rafael: Creo que mejorar la formación de la plantilla es fundamental, tanto para mejorar los niveles de eficiencia y cualificación de las plantillas, como para la propia motivación de las personas, que verán cómo

pueden ir aspirando a mejores puestos mejor remunerados. CPS. Dime un jefe al que siempre recordarás y por qué. Rafael: Por supuesto que recuerdo a todas (es curioso pero por ahora he tenido 3 jefas y ningún jefe). De todos se aprende si estás dispuesto a ello; pero si tuviera que elegir, creo que sería a mi actual jefa, Mª Jesús Martín, ya que es la que me dio la oportunidad de ser Secretario de Dirección. CPS. ¿Cuál ha sido el mayor disgusto profesional que has tenido y el mayor acierto? Rafael: La verdad es que por ahora no he tenido ningún disgusto, lo más enfado conmigo mismo tras haber trabajado duro varios días sobre algún tema y después ver que no vale para nada o alguna persona lo utiliza para apuntarse un tanto. Creo que precisamente el no haber tenido ningún disgusto. Quizás cuando la jefa te felicita tras varios días de trabajo duro en determinadas ocasiones. CPS. ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? ¿Y lo que menos? Rafael: Que se puede aprender muchísimo atendiendo a todo lo que desarrolla tu jefa. También me encanta cuando, al llevar ya bastante tiempo juntos, tenemos conversaciones de dos palabras cada uno que no entendería nadie, y los dos sabemos qué quiere y cómo. Lo que menos es cuando tienes algún problema y no depende de ti poder solucionarlo, en esos momentos es únicamente cuando me llego a poner algo nervioso. CPS. ¿Qué estilo de liderazgo crees que es el mejor de cara a trabajar codo con codo con él? Rafael: Priorizar mucho los temas a tratar con la jefa, no sé cómo puede sacar perfecto el volumen de trabajo que tiene, lo prioritario es sacarle tiempo de donde no hay y no hacérselo perder. Las cosas poco trascendentes las tienes que solucionar y después reportarle lo que hayas hecho para solucionarlo.

CPS. ¿Qué cualidades crees que debe reunir el/la secretario/a ideal? Rafael: Eficiencia, confidencialidad, mucha paciencia y buen humor. CPS. ¿Y el/la directivo/a ideal? Rafael: También debe tener paciencia, no olvidemos que un jefe y su secretaría pasan juntos más tiempo que una persona y su pareja, por lo que siempre habrá roces. Saber dar las órdenes claras y la prioridad en las tareas a sus subordinados. Esto desde el punto de vista del Secretario, obviamente para la Dirección será el que mayor beneficio les reporte. CPS. Y para concluir ¿Cómo te ves dentro de 10 años? Rafael: Más viejo; no en serio, la verdad es que espero haber acabado los estudios superiores y alcanzar un puesto técnico, en lo laboral. En la vida, espero ver crecer a mis hijos y pasar con ellos tanto tiempo como hasta ahora.

CPS

En pocas palabras Edad: 33 años Estado: Casado Hijos: 2 Un lugar: Egipto Un color: Rojo Una canción: “Hey ya” de Outcast Un reto conseguido: Ser padre Un

reto por conseguir:

Acabar

Licenciatura

Un sueño: Que me toque el Euromillón (como todo el mundo)

Entre nosotras ¿Quieres tener opinión directa sobre los temas de actualidad, tanto de la profesión como de todos aquellos que puedan resultar interesantes para el colectivo? Ésta es tu sección, en la que cada mes publicaremos las opiniones más interesantes, las más divertidas, las que más aporten al resto de compañeras, etc. ¿Te apetece participar? ¿decides volver a estudiar cuando llega septiembre? Siempre miro posibilidades de cursos y reciclajes durante el mes de septiembre para ver qué puedo hacer durante el curso. A veces me decido y otras no. En cualquier caso procuro mantenerme informada para saber qué busca el mercado y de qué manera puedo mantener mi curriculum actualizado, tanto para mejorar en la empresa como para hacer frente a posibles competencias. Teresa da Pena

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trabajadoras con familia y niños pequeños como yo, nos supone un gran sacrificio, sino que los podemos realizar desde cualquier sitio y hora con nuestro ordenador; y eso para mí ha significado una gran ventaja, sobre todo porque cada vez estos cursos online están mejor organizados y dirigidos. Personalmente voy a comenzar un curso de reciclaje de Business English. Sonia García

No cabe duda que septiembre es como el empezar de nuevo, llegamos con más energías y este año además con el deseo de nuevos y mejores negocios. Pienso que la formación, por lo menos en mi caso, está presente todo el año, pero sí es cierto que en septiembre tenemos más oportunidades pues es el mes por excelencia en que todos los cursos, colecciones y másters comienzan, y se nos brindan más oportunidades.

Es importante cuando llegamos de vacaciones, volver rápidamente a coger el hilo de todo, incluido cursos, sean subvencionados, o con coste. Es interesante para nosotras puesto que nos reciclamos, aprendemos cosas nuevas y nos motiva para retomar de nuevo la jornada laboral. Además de los temas (que ya nos encargamos nosotras de escoger los que más nos conviene), hay que tener en cuenta que interactuamos con los demás asistentes y de todo ello aprendemos.

Lo mejor de todo, a parte de la gran variedad de cursos, son las modalidades de realización de los mismos. Ya no necesitamos ir a cursos presenciales que a las

Además sin darnos cuenta, también conocemos a personas interesantes con afinidad en nuestras tareas diarias, con lo cual una vez acaba el curso continúa el

contacto y nos vamos con una sonrisa porque, en este caso, hemos hecho algo por nosotras mismas. Ese ha sido nuestro tiempo aunque a veces es sacrificio, porque yo, en mi caso, cada día llego a las 11 de la noche a mi casa y, desde las 6,50 h. que me levanto cada día… me cuesta lo mío, pero estoy muy contenta y orgullosa de continuar formándome. Esperanza Álvarez La verdad es que siempre me lo planteo, porque acabas teniendo la sensación de que, aunque la experiencia es un grado, formarte en nuevas tendencias o nuevas formas de ver las cosas puede ser el punto de inflexión entre un trabajo bien hecho y un trabajo excelente. Si trabajas en una empresa que se dedica al marketing, como es mi caso, y nunca has recibido formación específica de esto, pues notas a faltar determinados conocimientos que todo el mundo a tu alrededor parece tener y de los que tú careces. Por otro lado, la realidad se impone, y aunque tenga mis buenos propósitos, empiezo a mirar cursos, escuelas y centros que pueden ser interesantes y no acabo de verlo claro: el trabajo, las horas extras, los niños, la casa… ¿no son ya demasiadas cosas? Siempre acabo pensando: más adelante, ya veremos… humm… no sé si llegará… Patricia Fernández Para mí, aunque tenga 30 años, septiembre es “La vuelta al cole” y la verdad es que cuando va terminando el verano empiezo a plantearme la posibilidad de hacer algún curso, seminario, etc. de los temas que me interesan. Este año me he decidido por un Posgrado on-line del que ya hice la matriculación hace tres semanas pero no empieza hasta Noviembre y la verdad es que ¡tengo muchísimas ganas de empezar! Así que, efectivamente, cuando llega septiembre se despiertan mis neuronas. Cristina Talavera

A mí me encanta estudiar, siempre me ha gustado. Ojalá mi trabajo consistiera en seguir estudiando y me pagaran por ello. Soy una persona muy curiosa y me encanta dedicarle tiempo, pero lamentablemente estudiar no es una profesión remunerada. Y sí, en septiembre “vuelvo al cole”, ya que es cuando presento mi plan formativo anual en la empresa. Me lo voy combinando con un programa de 4 cursos cortitos al año. Se lo propuse a mi empresa y como son bonificables y ellos tienen una buena política de RR.HH. los puedo hacer, cada tres meses (aprox.) me apunto a un seminario y así puedo continuar aprendiendo a la vez que trabajo. Susana López La verdad es que debe ser por lo que decís de la vuelta al cole que es en septiembre cuando me siento y planifico qué curso me interesa hacer de aquí al verano que viene. Es imprescindible porque trabajo en una empresa de nuevas tecnologías, y todo evoluciona tan rápido que no me da tiempo a conocerlo todo, por tanto, tengo que buscar ayuda extra a través de la formación. Helena Arias Recientemente me he quedado sin empleo. Después de 7 años trabajando para la compañía he perdido mi puesto, pero no me preocupa en absoluto. Afortunadamente, me han despedido con buenas condiciones y por eso puedo aprovechar este parón para especializarme y conseguir un trabajo mejor cuando acabe la formación. Reconozco que septiembre nos pone un poquito las pilas a todos, por aquello de recordar los corticoles, forrar los libros, el uniforme, etc. La nostalgia, somos un 90% emociones, así que…supongo que mi respuesta es que sí. Laura Echevarría

Participa enviando un e-mail a: consejosecretariado@secretariaplus.com Tema del próximo número: ¿Te sientes realmente valorada en tu empresa?

EL RINCÓN DE MARTA

Del despacho a la tele “Evite poner su ego tan alto como su posición, para que cuando usted pierda su puesto, su ego no caiga junto con él.” Así habla una cita anónima y no puedo estar más de acuerdo. El ego pretende que seamos como él y si no tenemos cuidado, acabamos identificándonos con él y sometiéndonos a sus caprichos. He elegido este tema, porque además de que a nivel personal es un tema muy interesante para mí, creo sinceramente que será muy útil para todos pararnos a reflexionar sobre ello en su repercusión sobre el ámbito profesional. Veréis, recientemente me he “enganchado” a un programa de televisión que, a pesar de ser un reality, nos muestra los diferentes roles profesionales con sus ventajas y desventajas. No sé si lo habéis visto y si estaréis de acuerdo conmigo o no, pero a mí me parece muy válido y, sobre todo, muy didáctico a todos los niveles. Se trata de un formato importado de EE.UU. en el que se forman dos equipos de personas, uno de mujeres y otro de hombres (aquí sí que no encuentro la razón de dividirlos por su género, pero bueno, éste ya es otro tema que no trataremos hoy) que optan a un puesto de trabajo en una compañía muy potente de nuestro país. Es decir, un proceso de selección de personal, a la vista de todos. Consiste en evaluar todo tipo de capacidades profesionales, competencias, comportamientos de los aspirantes al puesto a través de pruebas semanales en las que del equipo perdedor se despide a una persona que abandona el concurso desde ese mismo instante, es decir, el candidato es descartado en el proceso de selección. Es interesante verlo porque tienes la posibilidad de ver en directo, las dobleces de las personas cuando están compitiendo por un puesto de trabajo. Además de los nervios propios de un proceso de selección normal, aquí tiene el añadido de las cámaras grabando constantemente todo lo que dicen, hacen y pretenden esconder los candidatos. Hay que venderse y dependiendo de quién, el ego es tan alto, que nos hace perder la razón,

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por no saber manejar las emociones propias y las ajenas. A los concursantes se le plantean retos: proyectos muy concretos en los que han de tener en cuenta todos los aspectos, acierto/fracaso en la elección de la marca comercial (nombres de los equipos), finanzas, trabajo en equipo, estrategias de marketing, público objetivo, análisis de producto, gestión de personas, reporte a Dirección, capacidad de asumir responsabilidades, gestión de conflictos, resolución, iniciativa, asertividad, inteligencia emocional, negociación, relaciones interpersonales, ¿no os suenan mucho todos estos conceptos? Sí señor, son los mismos que tratamos de mejorar a lo largo de nuestra vida profesional ya que todos debemos utilizarlos en nuestro trabajo y de ello dependerá el éxito de nuestro proyecto. Cada día nos ponemos a prueba, nosotros sin las cámaras delante y sin hacer nuestras reuniones de equipo en un chalet de lujo a las afueras de Madrid, no obstante, nos enfrentamos a pruebas muy similares durante la semana laboral. Incluso si lo extrapolas a tu vida personal, la gestión de una casa, de un negocio, de un proyecto, tiene mucho que ver con la gestión de una empresa y todo lo que aprendas se puede aplicar en cualquiera de estos ámbitos. Para ver esto podemos utilizar una de las dos pruebas que he visto hasta ahora: elegir un local para dar organizar una cena temática. Objetivo: cubrir gastos y obtener beneficios. Cualquiera de nosotras podríamos enfrentarnos a esta prueba y salir airosas, máxime si además contamos con un equipo de 7 personas más para coordinar las diferentes tareas que hay que acometer.

Lo primero que habría que hacer sería elegir a la figura que debe dirigir el equipo, es decir, el líder. Debemos elegir a alguien a alguien con capacidad de iniciativa, con dotes de liderazgo, criterio y que tenga mano para organizar y coordinar, ¿qué os parece? ¿podríamos hacernos cargo de este rol? Suponiendo que sí tendríamos que elaborar una estrategia global para llevar a cabo el proyecto, teniendo en cuenta todas las fases por las que debemos pasar hasta la realización del mismo. Tras tener esto claro, habrá que dividirse en dos miniequipos que cubran las dos zonas que nos proponen para poder elegir la ubicación. Antes de la elección, tendríamos que definir los criterios de elección en función de lo que queremos para que ambos equipos los tengamos claros y así poder elegir desde el criterio (qué, cómo, cuándo y por qué) y no desde el capricho. Tras esta fase, elegimos el local más adecuado para nuestro proyecto; negociamos. En este caso la líder, pero si hay alguien en el grupo que tenga mejores dotes que nosotras aprovechad ese recurso y que negocie con el propietario del local para que nos lo ceda durante unas horas a cambio de fomentar que acuda más público gracias a la promoción que le haremos del local. Como veis estamos haciendo un intercambio de servicios con un proveedor. Una vez lo tenemos, estudiamos la competencia de la zona y en función de ello, tenemos que elegir la temática de la cena, en función del público objetivo. No hay mucho tiempo, pero es obligatorio darse unas vueltas para estudiar el tipo de gente que sale por la zona y así poder atraerles y conseguir nuestro objetivo. Tenemos, líder, equipo, local, público objetivo, temática. Ahora ya podemos empezar con la organización en sí. Tendríamos que decidir el menú (bebidas incluidas). Ahora que también tenemos el menú, calcular el coste unitario y así poder calcular un precio de menú para el público en base al presupuesto calculado para las compras. Ha de ser razonable y atractivo, debemos pensar que no nos conocen y que es una fiesta de la que intentamos obtener beneficios y el precio no puede asustar

porque no vendrá nadie. Con el precio del menú, habrá que calcular cuántos menús deberíamos vender para poder cubrir los costes de nuestro pequeño evento. Así, tendremos el número de personas que tendremos que conseguir que vengan a cenar a nuestra fiesta y así ajustar la compra de productos, ni menos ni más. La justa dentro de las provisiones que hemos hecho. Una vez comprada la materia prima, también habrá que tener en cuenta la decoración y caracterización del equipo para atraer y agradar al cliente (debemos negociar precio aquí para ahorrar costes en función de las dimensiones de la compra realizada). Hecho esto, tendremos todo preparado para ir al local y prepararnos para la fase final. En esta última fase, tendremos que definir quiénes van a cocinar, quiénes van a servir en el comedor, quién estará en barra, quiénes estarán fuera animando a entrar a los clientes y quién estará recibiendo a los asistentes y por supuesto, quién se encargará de cobrar. Es importantísimo para atraer a la clientela ofrecer buena calidad de la comida, buen precio y entretenimiento a los clientes que vengan. Como en todo, la teoría siempre es más fácil, pero haciendo una oferta (prevista en la primera fase en la que establecemos la estrategia y el planning del proyecto, como un 2 x 1, invitar a la primera bebida o lo que nos podamos permitir dentro del presupuesto), para que vengan a nuestra cena y no a otra. ¿Creéis que podríais hacerlo? Estoy convencida de que así es. Me gusta el formato porque plasma una realidad profesional e invita a la autorreflexión y evaluación y además educa desde una óptica en lo que lo principal es ser persona y luego…hay que seguir aprendiendo mucho, por mucho que uno sepa.

Marta

Te recordamos que puedes hacer llegar tu respuesta o comentarios a Marta, nuestra secretaria que analiza las situaciones de cada día con un toque de humor, a : consejosecretariado@secretariaplus.com

El Experto Responde CONSUMIDOR ¿Qué gastos corresponden a cargo del propietario en un contrato de arrendamiento? Al propietario le corresponden los gastos generales, que son aquellos gastos destinados al adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios (p. ej., piscinas, servicio de vigilancia, etc., si los hubiera), sus tributos (el IBI), etc., que no sean susceptibles de individualización y que correspondan a la vivienda alquilada. Cuando el edificio está en régimen de propiedad horizontal (lo que suele llamarse “la comunidad”) esos gastos son los que normalmente se conocen como “gastos de comunidad”. En el contrato se puede establecer que estos gastos correspondan al inquilino (arrendatario), pero si no se menciona nada su pago le corresponde al arrendador o propietario. Para ello es necesario que conste por escrito. Si se trata de gastos extraordinarios (arreglo fachadas por ejemplo) salvo que expresamente se establezca en el contrato, el arrendador o propietario no puede exigir su importe al arrendatario. Por el contrario, los servicios individuales, es decir, aquellos servicios que se dispensan a través de aparatos contadores, en los que se puede determinar exactamente el gasto hecho: gas, agua, electricidad, teléfono, corren a cuenta del arrendatario o inquilino.

RR.HH. La entrevista de trabajo intenta obtener el candidato más adecuado a las características del puesto que se ofrece y suelen hacerse preguntas tanto profesionales como de carácter personal que ayudan a fijar el perfil del posible candidato. Los aspectos a tener en cuenta son básicamente dos: la actitud unida a la apariencia y el desarrollo de la conversa-

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ción. Para analizar cada uno de ellos distinguiremos tres momentos: antes, durante y después de la entrevista. Hay una serie de preguntas que son frecuentes en las entrevistas y que te interesará conocer. Son éstas:

• ¿Cómo te definirías a ti mismo? • ¿Cuáles son los rasgos que consideras más positi vos en ti? ¿Y los negativos? • Si tuvieras que escoger una profesión, independien temente del sueldo, ¿cuál escogerías? • ¿Cuál sería tu jefe ideal? • ¿Estás dispuesta a viajar? • ¿Estás dispuesta a quedarte después de tu horario de trabajo? • ¿Cuál es tu actividad de ocio favorita? • ¿Cuáles serían para ti las cualidades que debería tener un trabajo ideal? • ¿Cómo consideras la formación que has recibido? • ¿En qué consistía este curso de…? ¿Crees que te ha resultado útil para tu formación? • ¿En qué asignaturas eras mejor? ¿Y peor? • Conocimientos de informática ¿Tienes experiencia práctica? • ¿Qué tal tu nivel de…? • ¿Qué harías si un cliente te llama enfadado? • ¿Qué esperas de este nuevo trabajo? • ¿Por qué has cambiado de trabajo x veces en x tiempo? • ¿Qué piensas de tu actual empresa? ¿Por qué quie res cambiar de trabajo? • ¿Qué aspiraciones profesionales tienes? ¿Y perso nales? • ¿Qué sueldo crees que debes recibir? • ¿Qué puedes ofrecernos que haga que seas mejor opción que cualquier otro candidato? • ¿Cuáles son tus defectos profesionales? • ¿Qué tiene que aportarte un trabajo para estar a gusto? • ¿Eres capaz de trabajar bien en equipo?

Todas aquellas que puedan referirse al puesto específico de trabajo al que se opte o a las competencias del puesto.

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