revista_abril_2009 by Topsecretaria

Abril 2009

ÍNDICE / Número 50

Editorial Abril 2009

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Entre nosotras

Actualidad: Gestión de Crisis

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Hitos: Días de libros, rosas y leyendas

María Lucía Bueno

A fondo: S.O.S Busco Empleo

El experto responde: Secretariado / Protocolo

Agenda

Mar Aláez

De lo más útil: El arte de hablar en público

Cara a Cara: Entrevista con Alex Astorgas

Amparo Rey

Joan Massanés

CPS

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Rita Bonnat, 13 - 08029 Barcelona Teléfono: (+34) 902 931 278 / Fax: (+34) 902 932 421. Elena Gómez (Presidenta). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista mensual. D.L.: B-33398-2006 REDACCIÓN: Directora: Susana Fernández Editora: Laura Estévez Redactores: María Lucía Bueno, Mar Aláez, Amparo Rey y Joan Massanés. DISEÑO Y MAQUETACIÓN: Raúl Gil y Alejandro De Blasis. PUBLICIDAD: publicidadcps@secretariaplus.com. EDICIÓN PARA USO PERSONAL.

Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, inclyendo textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL ABRIL 2009

Seguir Creciendo En los tiempos que corren siempre es bueno contar con varios puntos de vista, contemplar todas las opciones posibles y poder tener alternativas a la situación que se pueda producir. Es por ello que debemos estar informados sobre lo que pasa fuera de nuestro pequeño mundo y seguir mejorando a todos los niveles, personal y profesionalmente; así, estaremos perfectamente preparados para superar los obstáculos que la vida nos va poniendo. Desde aquí aportamos nuestro granito de arena para que ese crecimiento se produzca.

En este número aportaremos ayuda para la búsqueda de empleo, veremos cómo podemos manejar una crisis corporativa y aprenderemos de la experiencia de otros a cómo enfrentarnos al público. A través de la entrevista conoceremos a nuestro compañero Alex Astorgas, compartiremos vuestras respuestas a la pregunta del mes, sabremos el origen del día Mundial del Libro, y cómo no, tomaremos buena nota de la pregunta del experto.

SUSANA FERNÁNDEZ --Directora Consejo Profesional del Secretariado

ACTUALIDAD

Gestión de Crisis Aunque las crisis corporativas no se pueden evitar, la mayoría se pueden preveer y gestionar de una forma adecuada para evitar daños irreparables en la Reputación de nuestra organización.

Las crisis corporativas son aquellas situaciones extraordinarias que rompen con la dinámica normal de una compañía y pueden ser susceptibles de dar lugar a noticias negativas en medios de comunicación. Estas crisis pueden afectar a veces, de forma irreparable, la reputación lograda con años de buena gestión.

asegurarnos que nuestra empresa tenga las herramientas necesarias para sortear una situación de crisis sin morir en el intento. Sin preparación, hasta un pequeño incidente puede convertirse en una tormenta con daños a veces irreparables para la organización. La gestión tiene la palabra

Recortes de personal o ERES, corrupción en la organización, malas prácticas, accidentes, fusiones empresariales, contaminación ambiental, productos contaminados, fallos humanos o de producción, entre otros, pueden ser potenciales de crisis que pueden afectar en mayor o menor medida a nuestra compañía. Aunque las crisis son por definición situaciones excepcionales, se estima que éstas pueden afectar al 95% de las empresas. Paradójicamente, sólo muy pocas compañías han interiorizado la importancia de una buena planificación para la gestión efectiva de acontecimientos de este tipo. Preparación, no improvisación Afrontémoslo, las crisis no se pueden evitar, pero en su mayoría, se pueden preveer y podemos prepararnos para que cuando lleguen, tengamos las herramientas para afrontarlas y superarlas garantizando el menor daño posible a la reputación de la compañía. De hecho, muchas crisis, bien gestionadas, pueden incluso reafirmar nuestro posicionamiento pues nos permiten comunicar valores y actitudes positivas de la organización. Es importante pues, hacerse la pregunta: ¿estamos preparados para afrontar una crisis corporativa en nuestra compañía? En caso de que la respuesta sea no, revisemos paso a paso lo que debemos tener en cuenta para

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Para empezar, se debe implementar un sistema de alertas permanente que permita a la organización preveer posibles crisis en cualquiera de sus áreas y estas alertas deben llegar de forma eficaz a los directivos para que se puedan tomar las acciones respectivas. Por otro lado, toda organización debe preparar las herramientas de choque con tiempo y en frío para que cuando llegue la crisis, puedan ser activadas por los encargados que se asignen para tal fin.

• Equipo de manejo de crisis Se debe determinar un equipo que se ocupe de de las comunicaciones en tiempos de crisis. Asigne por lo menos una persona como líder del equipo de comunicaciones en crisis y su reemplazo. Decida qué miembros del equipo recopilarán la información, notificarán a las familias de las víctimas, se ocuparán de los oficiales de emergencia y de la comunicación con los voluntarios y el personal. Temas de crisis potenciales y sus posibles resultados Elabore un documento que determine todos los escenarios posibles de crisis con sus posibles resultados.

• Potenciales audiencias Para cada escenario de crisis se deben tener definidas las audiencias potenciales que sea necesario

mantener informadas así como una manera de localizarlas.

• Comunicados de prensa elaborados Para cada crisis potencial se debe tener un comunicado preparado. De esta manera se garantiza que, si la crisis explota se tenga un comunicado que puede ser distribuido mientras se prepara una respuesta más detallada.

• Figura del Vocero Se debe escoger un vocero y éste será el único que se encargue de expresar la posición de la organización ante los medios de comunicación u otros canales con cada una de las audiencias objetivo.

• Proceso de aprobación Previamente se debe haber acordado un proceso de aprobación para comunicar la posición de la organización. Todos los que van a participar en el manejo de la crisis conocen su responsabilidad y su rol.

• Lugar Se debe tener definido un lugar para hacer las conferencias de prensa en caso de una crisis y además se debe destinar un lugar para que la prensa trabaje ese día Listado de periodistas u organizaciones de noticias Se debe tener un listado de periodistas encargados de cubrir los temas relacionados con nuestras crisis potenciales. Por ejemplo, si prevemos tener una crisis por la contaminación de un río aledaño a alguna de

nuestras fábricas, debemos tener listados de periodistas que cubran medio ambiente, sanidad y temas empresariales tanto a nivel nacional, como en los medios de comunicación de la región donde está ubicada nuestra fábrica. Se deben tener correos electrónicos, los teléfonos y de ser posible sus teléfonos móviles.

• Manual de crisis Se debe tener un manual de crisis el cual se repartirá entre los miembros del equipo de crisis.

• Entrenamiento en medios Previamente el vocero debe haber recibido un entrenamiento en medios que le permita contestar correctamente en caso de una crisis. El entrenamiento debe repetirse cada cierto tiempo. La preparación del vocero es fundamental para garantizar el éxito de una gestión de crisis.

• Imulación de una crisis Previamente se debe haber ensayado una posible crisis usando un tema realista que requiera de la participación de cada miembro del equipo de crisis, incluyendo a los ejecutivos más altos de la organización.

• Papel de una secretaria Por último, el papel fundamental de las personas cercanas a los directivos de una organización en momentos de crisis, debe ser el llamamiento permanente a la calma y al uso de los mecanismos previamente establecidos. En estos momentos, la tarea diaria de filtro de llamadas

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debe ser aún más rigurosa. Los medios de comunicación sólo deben ser enfrentados por la organización de forma organizada y con un mensaje unificado y claro. No olvide tomar nota de los medios de comunicación que les llaman para asegurarse de que la información oficial les sea enviada debidamente en su momento. De ser posible, centralice los teléfonos móviles de los directivos y filtre también esas llamadas. Los periodistas son expertos en encontrar información y en menos de lo que imagine, estarán llamando incluso a los números privados de los directivos.

Más que nadie en la organización, sea usted en los mo mentos de nerviosismo general, la persona que llame a la calma. Apóyese en el equipo de asesores o en su oficina de comunicación y aplique el método de gestión de crisis que con tiempo se ha establecido. Con preparación, calma y control sobre la comunicación, cualquier crisis corporativa podrá llegar a buen término en poco tiempo.

María Lucía Bueno Especialista Comunicación Corporativa

Los 10 mandamientos 1. No mienta. 2. No se esconda. 3. No especule. 4. Ocúpese primero de las personas afectadas y después de los bienes. 5. Prepárese y prepare su equipo. 6. Mantenga el control de la situación y la calma. 7. Conduzca la historia hacia un final. 8. Piense como el público. 9. Piense antes de hablar. 10. Proteja la reputación de la organización.

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A FONDO

S.O.S. Busco Empleo Son muchas las vías para la búsqueda de empleo, quizá por comodidad acabamos centrándonos siempre en las mismas y olvidando otros canales que en algunas ocasiones pueden ser más viables, sobretodo en tiempo de masificación en la búsqueda de empleo, como sucede en la actualidad, no sólo porque estamos pasando un período de crisis y recesión, sino porque el ritmo de rotación en los puestos de trabajo es cada vez más alto. No voy a entrar en hacer un análisis de los motivos por los cuales esto sucede, ya que el objetivo de este artículo es mostrar los canales más importantes para encontrar trabajo, con el fin de poder dar ideas o refrescar aquellas que por “comodidad” o “vicio” han quedado en un segundo plano. Ciertamente con la aparición de Internet la búsqueda de empleo se ha centrado en este medio, pero no debemos olvidarnos de otros igualmente importantes. Lo recomendable es establecerse unas pautas de búsqueda de empleo a seguir.

puedan adecuarse a nuestro perfil y a lo que estamos buscando. Podemos concedernos algunas licencias en las diferencias entre lo que piden en la oferta y nuestro perfil, puesto que normalmente lo que se pide es un “ideal” que no suele existir. No hay que cumplir con todos los requisitos que se exigen, pero no olvidemos que hay que ser conscientes de nuestra propia realidad y de nuestras capacidades. Bien es verdad que cuando más cerca estemos del perfil solicitado más posibilidades tendremos de acceder al puesto que se oferta.

He aquí los principales canales para la búsqueda de trabajo:

Todos los anuncios deben indicar una breve descripción de la empresa, del puesto vacante y condiciones (retribución, horario, tipo de contrato, etc.), los requisitos del puesto y dónde y cómo contestar. Hay que ser rápidos y rigurosos con lo que nos piden, que habitualmente es dar el número de referencia y nombre del puesto, enviar un curriculum conforme nos pidan (si no lo piden expresamente a mano, se considera que debe ser con ordenador) y el envío de una fotografía que debe ser tamaño tarjeta de crédito, actualizada y con buen aspecto. En la contestación al anuncio es recomendable adjuntar siempre una carta de presentación (en algunas ofertas ya lo solicitan expresamente).

1. Entorno Personal/Profesional Aunque pueda parecer banal o muy obvio, ésta es una de las mejores formas de encontrar trabajo. Se trata de dar voces a conocidos, tanto del entorno personal como profesional, de que se está buscando trabajo. El boca a boca entre amigos, vecinos, familiares, antiguos profesores, ex compañeros de trabajo, etc., que conforman un amplio círculo de personas conocidas y a los que se debe hacer partícipes de nuestra intención y deseos de trabajar. Toda la gente de nuestro entorno conocido puede actuar de canal.

3. Anuncios vía web de empleo 2. Anuncios en prensa escrita Es uno de los medios más utilizados para la búsqueda de empleo. Son muchas las empresas que publican sus vacantes a través de diarios especializados en ofertas de empleo. El procedimiento sería, una vez diario en mano, preferiblemente especializado, marcamos aquellas ofertas que a primera vista nos hayan podido llamar la atención y que

Es actualmente el medio más explotado para la búsqueda de empleo, por su facilidad y rapidez. Pero precisamente por este motivo, por ser el más masificado está empezándose a sobreexplotar. Es por ello que cuando nos inscribimos en las ofertas vía web encontramos que como nosotros hay cientos de personas que se inscriben en las mismas vacantes. Y no nos engañemos, las personas de selección que ponen las ofertas pocas veces lle-

gan a leerse todos los CV que reciben. Por ello en muchas ofertas, en la misma inscripción se aplican unos filtros con una serie de preguntas, ya sean cerradas o abiertas, que sirven a los seleccionadores para hacer una primera criba de los CV que llegan. Webs de búsqueda de empleo hay muchas: infojobs, monster, laboris, infoempleo, páginas amarillas, etc. Las ofertas se componen normalmente de las mismas partes que hemos indicado en los anuncios en prensa. Es un medio rápido y eficaz, por su formato, en la mayoría de estas webs podemos filtrar las ofertas según la ciudad, sector, salario, años de experiencia, etc., pero no dejemos de lado otros canales de búsqueda de empleo 4. Empresas de Selección de Personal – Consultorías / Empresas de Trabajo temporal La diferencia entre ambas reside en la tipología de contrato y la temporalidad. La consultoría hace una selección a modo de filtro para ocupar un puesto directamente en la empresa usuaria, la persona a la que se contrata en la propia empresa para la cual se hace la selección. En el caso de la ETT puede ser que la selección se haga para ocupar un puesto de forma temporal, como el propio nombre indica, aunque lo más habitual es que sea para que después de un período temporal de contrato a través de la ETT, si la persona encaja bien en la empresa usuaria, se la incorpore en ésta. Existen muchos falsos mitos sobre las ETT que no son ciertos, la ETT en sus tiempos adquirió una mala fama que ha

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ido arrastrando a lo largo de los años. Podría contaros mil y una historias, pero únicamente decir que en muchas ocasiones la ETT es la mejor opción para acceder posteriormente a una empresa con un contrato fijo, las empresas las utilizan a modo de “período de prueba”. Y que precisamente por ser un sector sobre el que se ha mal especulado mucho está legalmente muchísimo más controlado, a través de inspecciones periódicas y otros medios. Tanto consultorías como ETT suelen publicar sus ofertas en periódicos, páginas web tanto de búsqueda de empleo como en sus propias webs. Otra forma es presentarse directamente en las oficinas y dejar el CV. 5. Colegios profesionales A menudo olvidamos este medio de búsqueda de empleo. No todas las profesiones disponen de un colegio oficial que las represente, pero muchas veces si existen asociaciones, agrupaciones, revistas especializadas, etc. Hay que informarse bien porque en ellos muchas veces podemos encontrar ofertas de empleo o pueden asesorarnos sobre dónde dirigirnos. 6. Organismos oficiales – INEM El INEM tiene un sistema muy sencillo de búsqueda de empleo. Requisito indispensable es estar sin empleo para registrarse. Únicamente tenemos que acercarnos a la oficina del INEM correspondiente a nuestra zona (donde estamos empadronados) y solicitar una cita para la inscripción a la bolsa de empleo. A partir de ahí hay una citación en la que hay

que cumplimentar un CV y te hacen una pequeña entrevista sobre lo que has hecho, lo que buscas, etc. Las ofertas que publica el INEM las suelen colgar en un tablón de anuncios en la misma oficina. Así una forma es acercarse a la INEM y mirar las ofertas que publica. De igual modo, cuando una empresa solicita personal al INEM le solicita unos requisitos para el perfil de la persona que necesitan, éste es el que se encarga de hacer una primera criba de los CV que tiene que puedan adecuarse y los facilita a la empresa, que es la que se pondrá en contacto con nosotros en caso de que nuestro perfil encaje con el que están buscando. 7. Autopresentación en la empresa Esta se puede hacer personalmente, telefónicamente, a través de una carta adjuntando el CV, a través de su web, etc. Muchas empresas disponen en sus webs de una opción que es “trabaja con nosotros” en la que puedes mandar directamente el CV o rellenar los campos que te piden específicamente. Una de las formas más habituales de búsqueda de empleo es la de hacerse un listado de empresas del sector que nos interesa o de empresas en las que nos gustaría entrar a formar parte de su plantilla y mandar mail, carta o llamar facilitándoles el CV.

convocatoria de oposiciones. Para conseguir acceder ha de haber una preparación de estudio intensa. Sin embargo, una vez se accede a un puesto es muy estable. Una vez dentro existe la posibilidad de promocionarse a base de otras convocatorias de mayor categoría profesional. Antes de plantearse esta vía es necesario evaluar la disponibilidad de tiempo libre para el estudio y que no haya una urgencia de encontrar empleo de forma inmediata, ya que es un proceso largo y requiere una inversión de tiempo importante. Tanto en los Boletines Oficiales citados como en las guías del Ministerio de Administración Pública se podrá obtener información acerca de las oposiciones, así como de los requisitos demandados, que serán mayores a medida que va subiendo la categoría por la que se oposita. - Empleo de la Unión Europea: hay dirigirse a las ofici nas de información de la comunidad autonómica. - Empleo en la Administración del Estado: podemos encontrar información en las publicaciones del BOE, guías de opositor, delegaciones del gobier no, oficinas de empleo. - Empleo Regional: consejerías y publicaciones regio nales. - Empleo Local: tablones de anuncios municipales, concejalías de juventud, periódicos locales, etc.

8. Ofertas de empleo público: Oposiciones La principal vía de entrada en el empleo público es la

Mar Aláez Técnico en RR.HH. y PRL

DE LO MÁS ÚTIL

El arte de hablar en público Recuerdo una vez que mi jefe me pidió que entrara a una reunión junto con otros directivos y mandos intermedios de la compañía. A mitad de la reunión, me hizo una simple pregunta. Me quedé totalmente paralizada y no pude dar una contestación. Se me secó la garganta y un intenso calor subió por mi cuerpo hasta que llegó a mi rostro e hizo que mi piel se tintara del color de un fresón en primavera. Mi jefe, ante esta situación, me incitó a beber agua pero el bloqueo era tal que con el vaso de agua ya en la mano resultaba imposible beber. Me temblaba la mano de tal modo que ni siquiera podía agarrar el vaso. Fue horroroso. Aún ahora cuando lo recuerdo, me siento tan mal. El miedo, e incluso pavor, a hablar en público es algo común en nuestra sociedad. Las razones por las que se presenta este sentimiento de pánico son varias: miedo a las críticas, al fracaso, a ser observado por los demás, a las posibles reacciones de quienes nos escuchan, miedo causado por la falta de dominio del tema a tratar... No está muy clara la causa, pero parece cierto, al menos un grupo de expertos así lo confirman, que la ansiedad que genera esta situación está muy relacionada con la falta de experiencia o con experiencias anteriores desagradables, ya sean vividas por nosotros mismos o como testigos en otras personas. En cualquier caso, esta ansiedad puede crear la suficiente tensión como para garantizar el fracaso de una intervención ante otras personas. El truco esta en tomar este miedo como un estímulo. El miedo es un sentimiento personal e interno. Tus receptores no tienen porque descubrirlo a no ser que tú mismo se lo reveles. El miedo controlado constituye verdaderamente el estímulo en la tarea del orador. Es ese miedo conducido el que, en cierta medida, te hace estar alerta y no tirarte al vacío sin red. Claves de los grandes oradores universales A la hora de hablar de grandes oradores universales, es inevitable remontarse a la época clásica. Filósofos y emperadores como Demóstenes, Julio César, Octavio Augusto o Cicerón, consiguieron a través de la palabra la

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unificación de criterios, y la comprensión y el estímulo de masas. Les han seguido desde entonces, hasta nuestra época oradores como Martin Luther King, Winston Churchill , Robespierre, Adolf Hitler, Benito Mussolini, Eva Perón, Emilio Castelar, Salvador Allende, Mathama Gandhi o el actual, Barack Obama. • Entusiasmo, materia prima clave en la oratoria Si tuviéramos que identificar una característica común a todos ellos, desde el punto de vista de su capacidad de oratoria, podríamos referirnos a su Entusiasmo. Creían en lo que decían y disfrutaban diciendo lo que decían. Por eso conseguían “tocar” a la gente, llegar a su corazón. Los seres humanos olvidamos aquello que sólo entendemos y recordamos siempre las cosas que nos hacen sentir emociones. Debemos esforzarnos por despertar sentimientos en quienes nos escuchan, convencerles con nuestro entusiasmo y motivación a la hora de transmitir nuestro mensaje. Para conseguir esta meta, puede resultar indispensable tener clara la diferencia entre informar y comunicar. Precisamente, el éxito reside en alcanzar lo segundo. La oratoria no son sólo las palabras, sino la fuerza expresiva interior y exterior que acompañan a esas palabras. • Seguridad en uno mismo Además del entusiasmo, se necesitan otras características para convertirnos en buenos comunicadores. Decía al principio el miedo que solemos sentir a la hora de hablar en público. En mi opinión, ahí es donde quizás radica el error. Hablar en público no es una cuestión de valentía, sino de seguridad. Si te sientes seguro con las ideas y

argumentos que vas a exponer, no tendrás miedo a transmitírselo a los demás. El fin de la oratoria es persuadir, convencer y sólo desde convicción propia podremos convencer a los demás. Lo primero es estar convencido de uno mismo y, a partir de ahí, la capacidad para exponer nuestras ideas se vuelve mucho más sencillo. Esta seguridad en uno mismo es fruto también de la capacidad de tolerancia a otras opiniones y del respeto mutuo. Debemos ser capaces de comunicar: ofreciendo siempre la libertad de compartir o no lo que estamos comunicando, escuchando las opiniones y las discrepancias y admitiendo la posibilidad de aceptar otras posiciones. Es decir, invitar a compartir nuestro mensaje sin arrastrar ni empujar a nadie. • Tener claro el mensaje En tercer lugar, antes de empezar a hablar es indispensable tener claro el mensaje. Ferran Ramón Cortés, en su libro “La isla de los 5 faros”, en el que hace un recorrido por las claves de la comunicación, dice que nos comunicamos para transmitir una idea y que nosotros debemos ser los primeros en tenerlo claro. Si antes de comenzar a hablar no sabemos con claridad lo que queremos decir, difícilmente seremos capaces de transmitírselo a los demás. Por el contrario, debemos poder sintetizar todos nuestros argumentos en una sola frase. Una frase que tendremos presente

en todo momento para, a partir de ahí, exponer cuantas ideas y explicaciones creamos necesarias pero siempre al servicio de esa idea principal. • Soñar en positivo Parafraseando a Martin Luther King, en su discurso de 1963, durante una histórica manifestación en defensa de los derechos civiles para los negros en los EE.UU, considerado como uno de los mejores discursos de la historia, podemos decir: “Hoy les digo a ustedes, amigos míos, que a pesar de las dificultades del momento, yo aún tengo un sueño”. Soñemos en positivo. Convierte tus pensamientos negativos en positivos. Si tu mente es suficientemente poderosa como para crear miedo “de la nada”, también lo es para guiar tus pensamientos de forma contraria. En este sentido, puedes hacer el ejercicio práctico de imaginarte a tus receptores en positivo, interesados y motivados por tu intervención e ilusionado tú mismo en exponer las ideas más originales e importantes… Tú tienes el poder de conseguir que tu mente piense en Yo puedo, soy capaz, lo lograré, otros muchos lo han hecho bien y yo también puedo hacerlo… ¡Sueña en conseguirlo y te ayudará a convertir lo que deseas en una realidad!

Amparo Rey Consultora y Formadora en Comunicación y

CARA A CARA

Entrevista a... Entrevistamos en esta ocasión a Alex Astorgas, Asistente de Director de SEAT Export. CPS. ¿Por qué decidiste dedicarte al secretariado? ¿Eres profesional del secretariado por vocación? Alex: No. Soy profesional del secretariado por casualidad. Hace unos años me encontré con un antiguo jefe con quien había trabajado alguna vez en el extranjero y él había sido designado como directivo de la empresa donde trabajo ahora, me dijo que quería tenerme en su equipo pero que el puesto que tenía vacante era el de su asistente. Yo acepté y desde ese momento hago parte del colectivo. CPS. ¿Cuántos años llevas como profesional del secretariado? Alex: Tres años en mi puesto. CPS. ¿Cómo es eso de ser un hombre en un sector profesional casi enteramente femenino? Alex: Me ha favorecido, pues cuando necesito algo las secretarias se vuelcan mucho. Lo cierto es que cada vez más empiezan a llegar varios hombres a esta profesión. CPS. ¿Crees que existen diferencias en el trabajo entre hombres y mujeres en esta profesión? Alex: No hay ninguna diferencia, al menos desde lo que yo he visto. Creo que hombres y mujeres en esta profesión ofrecemos un trabajo similar. Más que nada las diferencias tanto en esta profesión como en cualquier otra la marca la personalidad y no el género de cada quién. CPS. ¿Por qué crees que la diferencia entre hombres y mujeres es tan grande en esta profesión? Alex: Creo que puede ser por tradición histórica y también porque ya existe en la mente de la gente la imagen de la secretaria como mujer. Esas son imágenes que han ido cambiando con el tiempo, creo también que por este mismo tal vez por ello, cada vez más hombres se deciden por esta profesión.

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Como digo, la profesión ha cambiado y la percepción que de ella se tiene también. Por ejemplo, la imagen que se tenía de la secretaria como la chica que únicamente atendía el teléfono y llevaba el café al jefe. El secretariado se ha profesionalizado mucho y las personas que nos dedicamos a ello, cada vez estamos mejor preparados y asumimos funciones cada vez más especializadas, y en algunos casos gerenciales. CPS. ¿Cuántos idiomas hablas? Alex: Actualmente cinco idiomas y estoy aprendiendo un sexto. Me gustan mucho y creo que son fundamentales para mi profesión. En general los idiomas que sé, los he aprendido en cada país. He viajado mucho, en parte por aventurero y también por trabajo. CPS. ¿Cuáles son las virtudes más grandes de un buen profesional del secretariado? Alex: Paciencia, dedicación y concentración. CPS. Tú has sido uno de los alumnos del Máster Internacional Ejecutivo para ayudantes de dirección y PA. ¿Cómo valoras esta experiencia a nivel profesional? Alex: Aún no lo he terminado y ya puedo notar en el día a día de mi trabajo la utilidad de lo que he aprendido allí. Soy alumno de la 8ª Promoción, este año me gradúo. Este Máster ha sido muy útil para mi puesto de trabajo pues es muy satisfactorio ver cómo puedes aplicar nuevos conocimientos a tus actividades diarias. Es justamente lo que hablaba de la profesionalización del secretariado, los que compartimos esta profesión debemos estar cada vez más preparados para competir en el mercado actual. CPS. ¿Dime a qué jefe recordarás siempre y por qué? Alex: He tenido unos ocho o nueve jefes y a todos los recuerdo por distintas razones. Cada jefe te marca por

algún motivo, puede ser algo que has aprendido de él o ella, su carácter o historias compartidas. De los jefes que he tenido, no he olvidado a ninguno. CPS. ¿Cuál ha sido tu mayor disgusto profesional? Alex: Ver el cierre de una antigua empresa donde trabajaba. Al momento del cierre yo ya no estaba trabajando allí pero lo recuerdo como algo muy triste. CPS. ¿Y tu mayor acierto? Alex: Cambiarme a la empresa en la que estoy ahora. En general por todo, por el tipo de empresa, por el ambiente laboral, por la proyección que ofrece a sus empleados. CPS. ¿Cuál es el estilo de liderazgo que consideras más efectivo? Alex: El liderazgo asertivo, es decir, el que tiene un líder que sabe en cada momento tomar una decisión y normalmente es comprensivo con sus colaboradores. CPS. ¿Tu empresa ve como positivo que te sigas reciclando y formándote? Alex: Sí. Por ejemplo cuando decidí hacer el Máster, me apoyaron económicamente.

tener que viajar en fines de semana. CPS. ¿Un consejo que puedas darle a aquellos colegas que están en este momento en busca de empleo? Alex: Consejo ninguno, pero sí desearles mucha suerte CPS. ¿Desde tus alcances y tu profesión, cómo enfrentas las dificultades que trae la crisis? Alex: Con mucha imaginación que al fin de cuentas es nuestra mejor herramienta para enfrentar los momentos difíciles, y por supuesto, gestionando lo mejor posible los medios que tenemos.

CPS

En pocas palabras Edad: 30 años Estado: Soltero Hijos: no Un lugar: Sodermalm una isla muy tranquila en

CPS. ¿Cómo es una jornada habitual de trabajo en una empresa tan grande como la tuya? Alex: Muy dura, nunca sabes a la hora que te vas. Mi jefe es muy trabajador y hoy en día, para hacer frente a la crisis económica y sacar la empresa adelante, trabaja incluso más de lo habitual. Personalmente, en mi trabajo no puedo decir que tenga unas actividades fijas. Cada día un asistente de dirección debe estar preparado para asumir tareas de distinta índole, como he dicho, incluso gerenciales.

Estocolmo Un color: Azul Una canción: Depende del mood. Un reto conseguido: Puede que no haya alcanzado mi mayor reto hasta ahora.

Un reto por conseguir: Que mis hijos sean unas buenas personas

Un sueño: Uno no, muchos.

CPS. ¿Qué es lo que más te gusta de la profesión y lo que menos? Alex: La diversidad de tareas a realizar. En ese sentido, mi trabajo nunca se vuelve monótono. Lo que menos me gusta se podría decir que puede ser el

Entre nosotras ¿Quieres tener opinión directa sobre los temas de actualidad, tanto de la profesión como de todos aquellos que puedan resultar interesantes para el colectivo? Ésta es tu sección, en la que cada mes publicaremos las opiniones más interesantes, las más divertidas, las que más aporten al resto de compañeras, etc. ¿Te apetece participar? ¿Cuál es tu plan perfecto para Semana Santa? Mi plan este año es ir a practicar uno de los deportes favoritos de mi familia, el esquí de fondo. Un deporte completo, familiar, en un entorno natural precioso. Mis hijos de 6 y 8 años también lo practican y disfrutamos muchísimo de la naturaleza, al mismo tiempo que hacemos ejercicio. Iremos a Villanúa y desde allí a la estación de Somport en Francia, un entorno maravilloso y muy tranquilo. Aprovecharemos también para ver por la tarde alguna procesión y visitar las cuevas de las Guisas en Villanúa.. Libe Mendizabal Hacer todo lo que no puedo mientras estoy trabajando: estar con mi familia en casa. Disfrutar de las risas de mis niños y de jugar con ellos cuando vayamos al parque. Poder ir al cine con mi marido y visitar a amigos que hace mucho que no veo. También aprovecharé a leer ese libro que tengo a medias desde hace tiempo, y que tan intrigada me tuvo cuando lo leía. Lidia Vientos

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Huir del estrés de Madrid. Hacer senderismo es una buena forma de oxigenarse. He ido en el puente de San José a Jaca, el prepirineo de Huesca y a parte de hacer ejercicio he visto paisajes espectaculares. He estado en plena naturaleza, disfrutando de los Pirineos a mí alrededor y respirando aire puro que tanta falta nos hace. En Semana Santa otra buena manera de relajarse es ir a ver el mar, contemplar las olas y, de nuevo, hacer deporte: recorrer el paseo marítimo en bici es altamente recomendable y, si el tiempo lo permite, dar unas cuantas brazadas en el mar es otra buena opción. Eva Montes En Murcia, que es una ciudad con un gran arraigo de procesiones y de imaginería barroca, cuna del escultor Francisco Salzillo, mi plan perfecto es ver mis procesiones y disfrutar del clima y el ambiente de la Semana Santa murciana, cuya peculiaridad reside en la alegría y el color de unas procesiones de marcado carácter huertano.

(...) Y todo esto como aperitivo de la siguiente semana, ya que aquí, en Murcia, la semana después de Semana Santa (caiga cuando caiga ésta) son las Fiestas de Primavera: exaltación huertana, festiva y cultural. Durante toda la semana se pueden consumir productos típicos de la zona en las Barracas, situadas en todas y cada una de las plazas de la ciudad y amenizadas con los grupos folklóricos huertanos y en las que el acceso es absolutamente libre. Eloísa del Riego Cuatro días en familia, de la que disfruto muy poco porque vivo en una ciudad diferente a la de ellos. Despertarme y recibir el beso de mis padres dándome los buenos días; la mesa ocupada por tantos que casi nos molestamos unos a otros. Mi madre siempre lo dice: “ya no somos 2 adultos viviendo con sus 5 hijos, somos 7 adultos conviviendo”. Y no digo nada de los que se han ido juntando. No puedo perderme los empujones de ese Jueves Santo, a las 8 de la tarde, en la salida de la Virgen de Zamarrilla; sentir los tambores y las trompetas retumbando en mi interior por la cercanía de la banda, como si estuvieran tocando dentro de mí. Por más que lo intento, no puedo evitar año tras año, dejar escapar alguna lágrima. Me sigo emocionando como el primer día. Esta vez, iré con mi hijo de casi 2 años y le explicaré que todos los que rodeamos el trono, en ese momento, somos uno, uno sólo. Y sueño... sueño con que algún día todos dejemos las diferencias de lado, dándoles la importancia que tienen: ninguna; porque por encima está el respeto. Y seamos también 35 millones de adultos conviviendo. Y por un momento, todos seamos uno alrededor de la tranquilidad. Miriam de Lamo

de playa o paseos, reírme con mi hija, disfrutar de los pequeños placeres que nos da la vida y desconectar del ritmo y los horarios habituales. Elisabet Flores Mi plan perfecto es con mi familia. Les regalo cuatro días de descanso en un hotel con spa en plena naturaleza para desintoxicar el cuerpo y la mente. Y como me ha dicho muchas veces mi padre no hay buenos viajes sino buenos viajeros. Marta Bru El plan real, es viajar a algún sitio cercano (a ser posible con playa) y poder disfrutar de unos días de relax con mi pareja. Pasar estos 4 días totalmente entregados al ocio y a nosotros mismos, tiempo que habitualmente se ve reducido a unas pocas horas al día. El ideal, lo mismo pero a algún país que no conozcamos y con playas paradisíacas y poco masificadas. Es decir lo mismo pero a todo lujo. Cristina Vela La verdad que este año con la crisis y con el agobio que tenemos en la oficina en lo único que pienso es en poder descansar, salir a pasear por la ciudad, hacer algunas compras y retomar ese libro que dejé olvidado hace meses en la estantería del salón. Laura Lobato No me gusta planear pero como también es mi cumpleaños, sospecho que pasaré las vacaciones en una casa rural con los míos, tomando de nuevo aire para seguir trabajando animada hasta el verano. Elena Ballesta

Mi plan perfecto para Semana Santa es disfrutar de mi familia y descansar, así de simple. Es lo que necesito en estos momentos y lo que más me apetece. Ratitos

Participa enviando un e-mail a: consejosecretariado@secretariaplus.com Tema del próximo número: ¿Has tenido cerca alguna vez algún caso de moobing? ¿Se pudo probar?

HITOS

Día de libros, rosas y leyendas EL 23 DE ABRIL DE 1616 MUERE MIGUEL DE CERVANTES, TAMBIÉN EL ESCRITOR E HISTORIADOR INCA GARCILASO DE LA VEGA Y SE DICE QUE WILLIAM SHAKESPEARE AUNQUE EN ESTE CASO SE TRATABA DEL 23 DE ABRIL SEGÚN EL CALENDARIO JULIANO, que se corresponde en realidad con el 3 de mayo del nuestro, es decir el gregoriano. No obstante, sigue tratándose de una gran coincidencia, que la convierte en una fecha emblemática, lo suficiente para que la UNESCO la escogiese como día mundial del libro, cuando ya llevaba varios siglos de protagonismo en nuestras calles y librerías.

Los orígenes del 23 de abril como Día del Libro varían en función de los lugares. En España se celebra desde el año 1930, aunque quedó muy ensombrecido durante el franquismo. A pesar de ello, en 1964 se instituyó oficialmente para todos los países de lengua castellana y portuguesa. En el año 1993, la entonces Comunidad Europea lo proclamó como Día Europeo del Libro. En 1995, la UNESCO lo adoptó y lo incluyó en su calendario como Día Mundial del Libro. En la actualidad, en dicha fecha se entrega el Premio Miguel de Cervantes. Cada año la UNESCO asocia esta fecha a un propósito. El del 2009 es reivindicar el papel del libro en una educación de calidad y en pro de los derechos humanos, en una época en la que compite de forma desigual con la implantación de las nuevas tecnologías. El libro, la rosa y la leyenda El 23 de abril se celebra la festividad de San Jorge, Sant Jordi en Cataluña, comunidad de la cual es el patrón desde el año 1456, así como también lo es de Aragón, Inglaterra, Portugal, Bulgaria, Etiopía y Georgia. La veneración del santo se remonta al primer milenio de nuestra era, aunque cuando alcanza una gran dimensión es a partir del siglo XIII por la obra la Leyenda Áurea, del monje Jacobo de Vorágine, en la que se narran vidas de santos y mártires, con un protagonismo muy especial para los milagros de San Jorge.

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El transcurrir de los siglos ha mezclado historia y leyenda hasta nuestros días, en los que, el 23 de abril, los hombres de Cataluña regalan una rosa con una espiga a la persona que aman y ésta a su vez les regala un libro. Esta tradición centenaria se basa en la siguiente leyenda: Hace muchos siglos, vivía un dragón gigante que se instaló a las afueras de una próspera villa catalana, posiblemente la ciudad de Montblanc. Era tal su tamaño y pestilencia, que contaminaba el aire y los ríos cercanos. Pero lo peor era su tremendo apetito, que diezmaba los rebaños y las cosechas. Para mantenerlo lo más apartado posible de las murallas, los habitantes decidieron ofrecerle cada día un animal hasta que, con el paso del tiempo, el dragón llegó a devorar incluso sus caballos. Ante lo desesperado de la situación, no tuvieron más remedio que sacrificar a los propios habitantes de la villa. Cada mañana se sorteaba quién sería entregado al dragón. Un día, el azar quiso que la hija del rey, la princesa, fuese la elegida por el destino. De nada sirvieron las súplicas del monarca, la doncella fue acompañada al lugar indicado, y allí permaneció, en solitario, resignada a su suerte. Pocos instantes después, el suelo empezó a temblar y el aire se llenó de un hedor irrespirable. El tamaño de la bestia era tan imponente, que la muchacha no se percató de la presencia de un caballero que montaba un caballo blanco y que, sin la menor vacilación, atacó al dra-

gón, hasta conseguir clavarle su lanza en el vientre. El dragón murió prácticamente en el acto.

bres de Cataluña el día 23 de abril regalan una rosa a su amada, quien les corresponde con un libro.

De la herida del dragón brotó gran cantidad de sangre que, al llegar al suelo, se convirtió en un rosal de rosas rojas. El caballero, San Jorge, le ofreció la más hermosa a la doncella y desapareció en su caballo, mientras su armadura relucía al sol de la primavera; era el día 23 de abril.

Leyendas al margen, se trata de una tradición muy arraigada en Cataluña. Existen documentos del siglo XV que mencionan que en la ciudad de Barcelona el día de la festividad del santo era costumbre entre la nobleza acudir a misa a la capilla de Sant Jordi, ubicada en el Palacio de la Generalitat. En la plaza que se encuentra ante el palacio, se celebraba la Fira de les Roses (Feria de las Rosas) en la que los hombres regalaban rosas rojas como prueba de amor y las mujeres correspondían con promesas de fidelidad e hijos (la lectura, como es sabido, no estaba arraigada entre la mayoría de la población en aquella época).

“...es muy probable que los antecedentes de la Fira de les Roses se remonten a las ofrendas florales que los romanos realizaban en primavera en la festividad de la diosa Flora. La rosa roja simbolizaba la pasión, y la espiga, la fertilidad, lo que se correspondería fácilmente con la tradición catalana. La muchacha llegó al pueblo, con la flor en la mano, y relató lo sucedido. Desde entonces, todos los hom-

Aunque no se puede afirmar con certeza, es muy probable que los antecedentes de la Fira de les Roses se remonten a las ofrendas florales que los romanos realizaban en primavera en la festividad de la diosa Flora. La rosa roja simbolizaba la pasión, y la espiga, la fertilidad, lo que se correspondería fácilmente con la tradición catalana. Sea como fuere, el día 23 de abril, indiferentemente de donde haya nacido o viva, a ninguna mujer debería faltarle su rosa ni a ningún hombre su libro.

Joan Massanés Profesor de la UAB y de Profesionalia

El Experto Responde SECRETARIADO Me han encargado reorganizar el archivo digital de la empresa y la verdad, no sé por dónde empezar. ¿Existen técnicas específicas? Para proveedores y suministros, incluso clientes, utilices un formato alfabético, por ejemplo: • Clientes • Laboratorios Novartis • Laboratorios Pfizer • ... • Proveedores • Aguas de Sevilla • consorcio Municipal • Iberia • Pancartas Pepito En el segundo nivel de estas carpetas, seguiríamos con el formato alfabético, ejemplo: • Aguas de Sevilla • Condiciones Generales • Contratos • Documentos de confidencialidad • Facturas El tercer nivel debería ser de formato numérico, ejemplo por fecha: • Contratos • 2009 • enero 09 • febrero 09 • … Ó por ejemplo, dependiendo de la numeración que lleven vuestras facturas: • Facturas • 2009 • 001_09 • 002_09

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Sobretodo, debes hacer un manual de archivo con todas estas especificaciones, incluso ejemplos tipo árbol de las carpetitas que pongas. Este manual debe indicar las normas de archivo y la persona responsable del archivo (que es la que debe controlar diariamente que se esté utilizando el sistema indicado). Este manual de archivo, tienes que pasarlo a todo el personal de la empresa para que sepan donde y como dejar todos los documentos.

JURÍDICO ¿Qué es un Contrato por obra y servicio determinada? El contrato por obra y servicio determinado se suscribe para realizar obras o servicios determinados que tengan autonomía y sustantividad propia dentro de la actividad normal de la empresa, por lo que no cabe emplear esta modalidad contractual para realizar funciones normales o permanentes de la actividad de la empresa. Estos contratos deben formalizarse por escrito y es esencial que se especifique con precisión y claridad la obra y servicio que constituye su objeto. Además, ya que la ejecución de la obra o servicio, aunque limitada en el tiempo, es en principio de duración incierta, el establecimiento de una duración determinada en el contrato debe considerarse orientativa. Así entendido, si el trabajador realiza una actividad normal o permanente en la empresa, funciones distintas a las previstas en el contrato o presta servicios una vez concluida la obra o servicio, el contrato podría entenderse suscrito en fraude de ley, con su consiguiente conversión en indefinido. Los Convenios Colectivos son los encargados de determinar cuáles son los trabajos con entidad propia dentro de la actividad normal de la empresa que podrán cubrirse con contratos de estas características.

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