Griffier Hans Rijs zorgde ervoor dat de raad van Bodegraven- Reeuwijk digitaal vergaderde.

De coronacrisis drukte een stempel op het werken bij de overheid. Werken bij de Overheid portretteert verschillende ambtenaren die trots zijn op hun werk tijdens de pandemie.

HANS RIJS IS GRIFFIER VAN DE GEMEENTERAAD IN BODEGRAVEN-REEUWIJK ‘ALS EERSTE GEMEENTE IN NEDERLAND HIELDEN WIJ EEN DIGITALE GEMEENTERAADSVERGADERING’

Bodegraven-Reeuwijk

Hoe kun je raadsleden die om wat voor reden dan ook niet in de gelegenheid zijn een cruciale vergadering bij te wonen, toch laten aansluiten bij een raadsvergadering? ‘In het verleden planden we dan een extra vergadering in, maar dat is wel ingewikkeld en het kost tijd’, aldus griffier Hans Rijs. ‘Zou het niet handig zijn om iemand in zo’n geval te laten inbellen? Sinds 2016 zijn we in de gemeente Bodegraven-Reeuwijk al bezig met digitalisering. Ons nieuwe idee hebben we ook besproken met het ministerie van Binnenlandse Zaken. Met een aantal andere griffiers hebben we vervolgens een pilotclubje opgezet om langzaamaan te experimenteren. Toen de coronapandemie ons overviel, kwam alles in een stroomversnelling. Op maandagochtend na de eerste persconferentie ben ik met een paar laptops en camera’s gaan experimenteren met Teams. Als eerste gemeente in Nederland hielden wij een digitale gemeenteraadsvergadering. Het ging meteen heel soepel en we hebben geen enkele raadsvergadering hoeven uitstellen. Natuurlijk blijft elkaar live ontmoeten heel belangrijk. Het grootste deel van communicatie is non-verbaal en de wandelgangen zullen altijd blijven bestaan. Maar het is een geweldige aanvulling die we er, ook na corona, zeker in houden.’

Handreiking voor de gespannen arbeidsmarkt

PRAKTISCH WERKBOEK

De arbeidsmarkt is hectisch en gespannen. Veel gemeenten zoeken naar de juiste strategie om het personeelsbestand nu en in de toekomst gezond te houden. Hoe pak je dit aan? De route tot een gemeentelijke arbeidsmarktvisie is de afgelopen maanden zorgvuldig verkend. Dat levert een praktische handreiking op. En die komt als geroepen.

De juiste mensen aantrekken. In een verhitte en veranderende arbeidsmarkt is dat geen sinecure. Als het niet lukt, zegt Mariska Hidding van A&O fonds Gemeenten, dan heeft dat consequenties voor de kwaliteit van het werk van de gemeente en de dienstverlening aan de inwoners. Maar hoe pak je die verschillende uitdagingen op de arbeidsmarkt aan? Die vraag kregen A&O fonds Gemeenten en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) regelmatig van gemeentelijke personeelsafdelingen. Om tot een antwoord op die vraag te komen, is er een praktisch werkboek opgesteld dat dit najaar gepubliceerd wordt. Het boek bevat routekaarten om tot een goede gemeentelijke arbeidsmarktvisie te komen, die is afgestemd op talloze gemeentelijke factoren: ligging, omvang, politieke vraagstukken en meer. Projectleiders Hidding (A&O) en Chantal de Koster (VNG) sloegen de handen ineen voor het project waarin VNG en A&O fonds Gemeenten met de vakbonden samenwerken. De vraagstukken voor ‘gemeenteland’ zijn groot. De openstaande vacatures springen daarbij in het oog. Sinds eind vorig jaar lijkt de vraag naar gemeentemedewerkers op drift geraakt, met een voorlopig record van 8757 nieuw uitgezette banen in het tweede kwartaal van 2021, volgens de meest recente Vacaturemonitor van A&O fonds Gemeenten. De krapte neemt dit jaar nog harder toe. En de komende jaren gaat één op de zes gemeenteambtenaren met pensioen.

Denktank Het startpunt was een denktank van HR-professionals, strategisch adviseurs en een gemeentesecretaris. Deze denktank boog zich onder leiding van de Argumentenfabriek

‘We merkten dat er bij gemeenten echt behoefte is aan deze ondersteuning’

in tien sessies over de vraag wat er nodig is om tot een gedegen arbeidsmarktvisie te komen. Het eindresultaat is een handreiking voor gemeenten in de vorm van een praktisch werkboek. Dat bestaat onder andere uit een aantal routekaarten die gemeenten de weg wijzen richting een op de eigen kenmerken afgestemde arbeidsmarktvisie. ‘We merkten dat er bij gemeenten echt behoefte is aan deze ondersteuning’, zegt Hidding.

Doelgroep aan de basis Dat bleek ook uit de pilots die na de totstandkoming van de routekaarten zijn gehouden: het aantal gemeenten dat zich aanmeldde, bleek groter dan het aantal beschikbare plaatsen. ‘Nadat het werkboek in concept af was, hebben we de handreiking getest bij een aantal gemeenten’, zegt Hidding over die proeven. Tientallen ervaringsdeskundigen uit de gemeentelijke arbeidsmarkt droegen zo bij aan de handreiking. De doelgroep stond daarmee zelf aan de basis. ‘Die denktanksessies waren dan ook heel erg belangrijk,’ zegt De Koster. ‘En cruciaal voor de insteek van dit project: het is voor én van de gemeenten.’ Tal van relevante ontwikkelingen op de gemeentelijk arbeidsmarkt kwamen daarbij bovendrijven. ‘Deze mensen hebben de problemen zelf vaak ook ervaren en al nagedacht over oplossingen,’ vertelt De Koster. Deze schat aan ervaring die is gedeeld tijdens de denktanksessies en de pilots, wordt binnenkort voor iedere gemeente ontsloten, als het werkboek in het najaar verschijnt. ‘De uitgewerkte stappen die overeind blijven tijdens de cruciale proeffase, worden in het boek opgenomen.’ Hidding en De Koster maken duidelijk dat het géén ‘klassiek’ boek belooft te worden, maar een praktisch georiënteerd hulpmiddel. Hidding: ‘Het werkboek is sterk gericht op zelf aan de slag gaan.’

Een van de routekaarten die met de Argumentenfabriek is opgesteld. Stappenplan De routekaarten uit het werkboek helpen dus bij de totstandkoming van de arbeidsmarktvisie. ‘De arbeidsmarkt is erg complex,’ zegt De Koster. ‘Daarom komen gemeentelijke plannen op dit gebied soms niet van de grond. Dat is jammer.’ De opzet verschilt per gemeentegrootte, licht ze verder toe. ‘In kleinere gemeenten spelen vaak andere zaken dan in grote of middelgrote steden, dat geldt ook voor het arbeidsmarktbeleid.’ Onder meer de omvang van een gemeente bepaalt zo de kaders van het arbeidsmarktbeleid. ‘Zo biedt schaalgrootte mogelijkheden voor specialisatie, daarin zie je dan ook

logische onderlinge verschillen,’ aldus De Koster. ‘Grote steden hebben hun HR-beleid wezenlijk anders ingevuld dan kleinere bestuurlijke gebieden.’ Dat kan in de concurrentieslag om personeel weleens een belangrijk voordeel opleveren. Niet iedere gemeente lijkt daardoor in gelijke mate opgewassen tegen de huidige situatie. ‘Recruitment wordt in veel gemeenten nog gezien als onderdeel van HR. Dan is het iets wat die afdeling erbij doet,’ ziet De Koster. Maar recruitment – arbeidsmarktmarketing – geldt in grotere organisaties vaak wél als serieus vakgebied. ‘Dat zie je ook in de grote steden, Rotterdam heeft bijvoorbeeld een heel team zitten op recruitment.’

Sterke kanten Ben je bij voorbaat verloren als je recruiters en andere specialisten moet missen? Dat is beslist niet de boodschap van het werkboek. De gedachte is juist dat sterkten en zwakten overal te vinden zijn. ‘Het gaat erom dat je ze beide kent. Om je sterke kanten te benutten. Zwakkere punten kun je natuurlijk aanpakken, maar maak daarin keuzes,’ stellen de projectleiders. De succeskansen van een arbeidsmarktvisie schuilen dus niet in de ambitie om maar direct alles te willen oplossen. Vermoedelijk juist niet. Ook deze kennis krijgt een plek in het werkboek. ‘Maar we spiegelen vooral de mogelijkheden voor, zonder waardeoordeel,’ benadrukt De Koster. ‘De keuze laten we dus waar die thuishoort, in de gemeenten zelf. ’ Zo’n punt ter overweging wordt aangereikt om gewilde ICT’ers te paaien met een mooi baanaanbod. Hidding: ‘Kleinere buurgemeenten die allebei een parttimer zoeken voor het brede spectrum aan IT-werk, zouden eens met elkaar kunnen gaan praten. Zo komen ze samen misschien tot een aanbod voor een voltijdfunctie, waaruit de minder aantrekkelijke klussen voor die ICT’er bovendien worden geschrapt.’

Prioriteiten Overigens moet vermeld worden dat de actuele personeelstekorten beslist niet het enige onderliggende thema vormen. ‘Dat zou een miskenning zijn van de grote hoeveelheid uitdagingen op het bord van de gemeenten.’ En zodra een gemeente weloverwogen prioriteiten stelt, dan kán het zo zijn dat ‘vol gas op de werving’ daar geen deel van uitmaakt. ‘Mogelijk worden diversiteit en inclusiviteit vooral van belang gevonden, om maar een dwarsstraat te noemen. Of de samenwerking met onderwijsinstellingen, die soms beter lijkt te kunnen.’ De projectleiders zien hun eigen doelstellingen ook veel breder dan als ‘hulp bij vacatures’. Of het werkboek de gespannen gemeentebanenmarkt helpt ontspannen, is niet het enige dat telt. De Koster: ‘Dan bekijk je het te smal. We hopen er een bijdrage aan te leveren dat de juiste keuzes worden gemaakt met het oog op de gemeentelijke toekomst. Dus óók op het gebied van werving, vanzelfsprekend. Maar er is meer dan numeriek de formatie op orde hebben. Bijvoorbeeld: komen de juiste mensen terecht op die stoelen? Dat is heel wezenlijk, ook in tijden van krapte.’ Met andere woorden: niet ieder nieuw arbeidscontract is de optimale ‘match’ tussen vraag en aanbod. ‘Zie ook de problemen om jongeren te behouden voor gemeenten. Het verloop is al jaren bovengemiddeld, terwijl er juist zo’n behoefte is aan jongeren,’ merkt Hidding op. Pasklare oplossingen bestaan wederom niet, maar gedachteloos lege plekken opvullen, zal geen doorslaand succes teweegbrengen. En stel ook eens andere vragen. Hidding: ‘Waarom hanteren gemeenten nog zo vaak vijf jaar werkervaring bij een gemeente als voorwaarde voor startersfuncties? Is die ervaring in alle gevallen echt nodig, of valt er winst te behalen door hiervan ten dele afscheid te nemen?’ •

‘Er is meer dan numeriek de formatie op orde hebben’

Het werkboek is vanaf komend najaar te bestellen door een email te sturen naar A&O fonds Gemeenten via secretariaat@aeno.nl. Op 23 november wordt er een webinar georganiseerd over het werkboek. Houd hiervoor aeno.nl in de gaten.

TWEEDE JAARGANG GEMEENTEDELERS START IN OKTOBER

In oktober start de tweede reeks van GemeenteDelers, een innovatiecompetitie voor alle gemeenten. Deelnemers aan de eerste editie waren enthousiast, onder meer omdat het leidde tot nieuwe bekendheid voor hun projecten, zowel binnen als buiten de eigen organisatie.

Welke gemeentelijke initiatieven zijn het delen waard? Dat is de vraag achter de wedstrijd GemeenteDelers. Bij gemeenten gebeuren veel innovatieve dingen, maar ze weten dat lang niet altijd van elkaar. Door de kennis te delen, kan veel meer geprofiteerd worden van deze ontwikkelingen. ‘We willen de initiatieven goed in beeld krijgen’, zegt Suzanne Kursten, initiator van de competitie. Met de wedstrijd willen de initiatiefnemers ‘een stevige impuls’ geven aan het delen van kennis en ervaringen. Want waarom zouden de lokale overheden allemaal zelf het wiel uitvinden, als ze van elkaar kunnen leren? ‘Er is zoveel bedacht bij gemeenten’, zegt Kursten. ‘Met GemeenteDelers krijg je die innovaties sneller boven water. Het is leuk om mee te doen en daardoor meer aandacht en bekendheid voor het initiatief te krijgen.’ Voor het eerste seizoen van GemeenteDelers werden in totaal 64 casussen ingediend, door tientallen gemeenten. Twaalf daarvan, verdeeld over vier categorieën, haalden de finale, na twee rondes waarin assessoren streng naar de initiatieven keken. De VNG onderzoekt nu welke initiatieven uit de eerste ronde verder kunnen worden uitgerold en wat daarvoor nodig is. In oktober start de nieuwe inschrijftermijn. Dan wordt ook bekend in welke categorieën gestreden wordt. Gemeenten die mee willen doen aan de tweede jaargang van GemeenteDelers, kunnen tot medio december hun initiatieven aanmelden. Daarna beginnen de selectierondes. De winnaars worden bekendgemaakt op het Jaarcongres van de VNG, eind juni in Westfriesland.

De competitie is een initiatief van de VNG, A&O fonds Gemeenten, het ministerie van BZK, de Maatschappelijke Alliantie en de Vereniging Directeuren Publieksdiensten.

WINNAARS 2021

Enschede won in de categorie Datagedreven werken met een project om de informatievoorziening aan burgers te verbeteren. Inwoners ervaren die vaak nog als een doolhof, omdat de voorziening vanuit de behoefte van de overheid wordt ingericht. Enschede zette een aantal service blueprints op, waarbij nadrukkelijk werd gekeken naar de reis die de klant door de data maakt.

Rotterdam viel in de prijzen met de Digitale Balie. Vanwege corona konden inwoners niet zomaar voor een afspraak naar het stadhuis komen. Rotterdam stelde daarom de mogelijkheid in om te videobellen, zodat er toch oogcontact gemaakt kon worden, inclusief identificatie en veilig betalen.

Den Haag werd gelauwerd met zijn bewerking van Open Stad, een tool die oorspronkelijk in Amsterdam werd ontwikkeld als open sourceplatform om participatiewebsites te ontwikkelen.

Nissewaard pakte een prijs met de High Fivemethodiek, waarbij in vijf thema’s wordt gekeken naar het verbeteren van het welzijn van de inwoners.

25 jaar! Al 25 jaar is Segment hét opleidingsinstituut voor de publieke sector. Dit jaar vieren we feest en daarom geven we 10% korting weg op al onze losse cursusinschrijvingen. Gebruik de code* 25JAAR bij je online inschrijving.

52 SEGMENT

* Kortingscode is geldig in de actieperiode van september t/m 31 december 2021. Per klant is de code eenmalig te gebruiken. Kortingscode is niet te combineren met andere kortingsacties. Maximum kortingsbedrag € 100,-. www.segment.nl