12 minute read
Leeuwarden robotiseerde de Tozo regeling voor zelfstandig ondernemers.
De coronacrisis drukte een stempel op het werken bij de overheid. Werken bij de Overheid portretteert verschillende ambtenaren die trots zijn op hun werk tijdens de pandemie.
HARRY MOURIS EN WIM SCHOLTE ROBOTISEERDEN DE TOZO-REGELING IN LEEUWARDEN ‘BINNEN EEN DAG HEEFT DE AANVRAGER ANTWOORD’
Advertisement
Leeuwarden
Toen corona uitbrak, moesten alle gemeenten razendsnel met de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) aan de slag. ‘Binnen de kortste keren zaten we op tienduizend ondernemers in nood die een beroep wilden doen op de Tozo 1-regeling’, vertelt Wim Scholte van Bureau Zelfstandigen Friesland, een regionaal samenwerkingsverband van een groot aantal Friese gemeenten. ‘Dat zorgde voor een enorme druk op ons team om al die aanvragen op tijd af te handelen. Toen stuitten we op RPA, een robotiseringsproces uit de verzekeringswereld dat net een beetje zijn entree deed in gemeenteland. Toevallig waren wij net aan het kijken of dat ook wat voor Leeuwarden zou zijn. Dus één en één was al snel twee. ‘Het verwerken van een aanvraag bestaat uit allemaal menselijke handelingen die steeds weer hetzelfde zijn’, legt projectleider Harry Mouris uit. ‘Wij hebben robots ontwikkeld – software dus eigenlijk – om die processen uit te voeren. Ze nemen het scherm over en doen al het werk. Dat is niet alleen veel sneller maar ook foutloos. Het werk dat aanvankelijk door 250 mensen werd gedaan, gebeurt nu door twee mensen. En wat één persoon in anderhalf uur doet, daar doet de robot twee minuten over. De aanvrager heeft daardoor binnen een dag antwoord. Een geweldig succes dus waar we na corona zeker mee doorgaan.’
HYBRIDE WERKEN Bites, bricks & behaviour
Plots werkten we vorig jaar ineens massaal thuis: door de coronapandemie konden we niet anders. Maar we zijn eraan gewend en het bevalt: er is geen reistijd en de techniek stelt ons er ook toe in staat. Wat is er nodig om van het hybride werken een blijvend succes te maken?
Thuiswerken blijft. Het afgelopen half jaar zijn er tal van onderzoeken verschenen waaruit die conclusie te trekken is. Vijftig procent wil de helft van de werkweek thuiswerken meldde TNO bijvoorbeeld dit voorjaar al. Thuis kunnen medewerkers geconcentreerd en productief zijn, er zijn geen files en thuiswerken biedt de mogelijkheid om werk en zorg voor bijvoorbeeld de kinderen te combineren. Het kantoor wordt dan juist een plek voor ontmoeting: voor overleg met collega’s en om samen te werken. Nieuw in deze mix is het hybride werken, waarin een deel van de medewerkers vanuit huis aan het werk is, en een ander deel op kantoor zit, en er tóch samen overlegd moet worden.
Voorzieningen Maar hoe regel je dat? Om probleemloos hybride te kunnen werken, zijn investeringen in de ICT nodig. De indeling van kantoor moet aangepast worden. En dan is het gedrag van de thuiswerker nog een factor om rekening mee te houden. Het gaat daarbij in mindere mate om de vraag of de collega thuis er niet de kantjes vanaf loopt, maar dan vooral om veiligheid van bijvoorbeeld gevoelige gegevens van inwoners. Bites, bricks and behaviour zijn relevant. Omdat hybride werken ook ruimte biedt om samen te werken in multidisciplinaire teams, met zo mogelijk ook deelnemers van buiten de organisatie, gaat het verder dan Het Nieuwe Werken, dat vooral gericht was op de interne organisatie. In de gemeenschappelijke regeling (GR) Peelgemeenten is de omslag al gemaakt, zegt beleidsadviseur P&O Ineke Bevers. De gemeenschappelijke regeling is een samenwerkingsverband van de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren. De vijf Brabantse gemeenten werken sinds 2017 samen aan de uitvoering van de regelingen in het sociaal domein, zoals de Wmo en de jeugdzorg. ‘Hybride werken’, zegt Bevers, ‘is dat collega’s op hetzelfde moment thuiswerken of op andere locatie. Voor ons geldt dat je je werk doet op de plek waar dat het meeste oplevert, de kwaliteit van de dienstverlening staat daarbij altijd voorop. De thuiswerkplek is daarvoor de basis. Het betekent ook dat er hybride overleg kan zijn, waarbij een deel van de collega’s op kantoor is, en de rest online.’ Omdat de medewerkers ook zelf mogen bepalen wannéér ze werken, spreekt Bevers ook wel van ‘hybride en asynchroon werken’, waarbij collega’s op verschillende locaties werken, en ook nog eens op andere tijden aan het werk kunnen zijn. In de avond thuis een rapportage uitwerken als dat beter uitkomt, mag gewoon – al is het nadrukkelijk niet de bedoeling dat cliënten buiten kantoortijden gebeld kunnen worden, of zelf een ambtenaar kunnen bellen.
Corona Voor veel organisaties was corona de reden om vaak noodgedwongen en op stel en sprong hybride werken te introduceren. Sinds de oprichting van het samenwerkingsverband in 2017 was thuiswerken voor de Brabantse medewerkers al mogelijk. De bites waren dus op orde, zegt Bevers: alle 105 collega’s hebben al een laptop en een telefoon van de zaak. En de Peelgemeenten werken in de cloud. Bevers: ‘We kunnen heel veilig werken.’ Het gros van de medewerkers in de Peelgemeenten werkt als
Marijke Visser: ‘De meeste medewerkers willen nu meer thuiswerken dan voor corona.’
Wmo-consulent of jeugd- en gezinscoach met kwetsbare inwoners. De medewerkers komen ook bij de inwoners thuis, om met hen naar de zorgvraag te kijken. Het maakt dat medewerkers op veel verschillende plaatsen hun werk doen: thuis, op kantoor en bij de cliënt.
Functie verandert Doordat medewerkers veel op pad zijn of thuiswerken, verandert ook de functie van het kantoor. Dat wordt meer en meer een plek voor overleg en ontmoeting. Het heeft gevolgen voor de inrichting van kantoor, met meer ruimte voor brainstormen, ook hybride als dat moet, én plekken waar medewerkers tussen de overleggen door kunnen werken, zegt Bevers. ‘In het gemeentehuis van Deurne, waar een deel van onze medewerkers werkt, zijn na de verbouwing een aantal flexwerkplekken gekomen, maar ook aanlandplekken waar je tussen twee afspraken in even kunt gaan zitten en je laptop kunt aansluiten. En er zijn belplekken, waar mensen ongestoord kunnen bellen én anderen niet tot last zijn.’ Ook in Hoorn wordt de omslag naar hybride werken gemaakt. Marijke Visser is beleidsadviseur personeel en organisatie in de Westfriese gemeente en was als projectleider betrokken bij het opstellen van een routekaart voor de terugkeer naar kantoor en het inrichten van het werk na corona. ‘Ons uitgangspunt daarbij was dat we al tijd- en plaatsonafhankelijk werkten’, zegt
Meer halen uit je loopbaan. Het roer omgooien. Of van werk naar werk. Leiders in het publieke domein hebben allemaal hun eigen beweegredenen voor een mobiliteitsdienstverband. Wat ze gemeen hebben? Ze zijn op zoek naar een betekenisvolle en duurzame nieuwe stap. Saskia Willems verkende met Geerts & Partners haar ambitie en werkt nu als interimgemeentesecretaris voor de gemeente Oirschot.
Keuze snel gemaakt
Saskia begon haar carrière als gemeentesecretaris voor verschillende gemeenten om vervolgens over te stappen naar de Veiligheidsregio Limburg Noord als adjunct-directeur Publieke Gezondheid. ‘In vorige functies begeleidde ik regelmatig mensen naar een mobiliteitsdienstverband. Collega’s die vastliepen in hun werk, niet wisten hoe ze dan wél verder wilden en met zekerheid de volgende stap wilden zetten. Zodoende kende ik Geerts & Partners. Een bureau dat meer dan bekend is met ons werkveld, op hoog niveau werkt en een gedegen en uitgebreid netwerk heeft. Toen mij hetzelfde overkwam, was de keuze voor een mobiliteitsdienstverband bij Geerts & Partners snel gemaakt.’
Ontdekkingstocht ‘Samen met mijn coach begon ik
aan mijn verkenningstocht. Zo
volgde ik workshops en werkte ik bij Geerts & Partners mee in diverse bedrijfsvoeringtakken. Werving en selectie bijvoorbeeld. Leuk, maar niet 24/7 was al snel de conclusie. Mijn coach hield me bij de les, maar gaf me ook de ruimte om dat ontdekkingsproces zelf vorm te geven.’
Mens en organisatie ‘De belangrijkste lessen? Van organisatieontwikkeling en werken met mensen word ik blij.
Ik heb afwisseling en uitdaging nodig om het werk goed te doen en interessant te blijven vinden. En, ik moet voorkomen dat ik mezelf niet verlies in mijn drive en baan. Het interimschap leek bij me te passen en toen er een functie voorbijkwam als teammanager bedrijfsvoering bij de gemeente Oirschot besloot ik het te gaan doen. Dat was in 2019. Toen na een tijd de gemeentesecretaris stopte, werd me gevraagd interimgemeentesecretaris te worden. Ik focus me in deze rol vooral op interne taken. Er speelt veel, er liggen veel uitdagingen en ik beleef er enorm veel plezier aan. Kortom: inmiddels ben ik twee jaar verder en ik weet dat het interimschap écht bij me past.’
Groeien in de breedte
‘Wat ik waardevol vind aan mijn mobiliteitstraject bij Geerts & Partners is dat ik mezelf goed heb leren kennen en aanwezige kwaliteiten kon scherpstellen.
Fotografie: John Peters
Daar speelde vooral de coach een grote rol in. Die hield me steeds een spiegel voor. Ook de ontmoetingen met anderen in eenzelfde traject op het kantoor van Geerts & Partners droegen bij aan die zelfreflectie. Ik durf te stellen dat ik op die manier in de volle breedte ben gegroeid.’
Over Geerts & Partners
Geerts & Partners is gespecialiseerd in werving, selectie, Appabegeleiding en mobiliteit voor het hogere kader binnen de overheid en organisaties in het publieke domein. Het bureau wil mensen en organisaties duurzamer laten functioneren om zo ambities en doelstellingen te realiseren. Samen met ABGL en MZ Services is het onderdeel van Yris. Meer informatie:
Visser. ‘Iedereen die dat wilde, kon al thuiswerken, om een stuk te schrijven bijvoorbeeld.’ Dat betekende in de meeste gevallen dat medewerkers een dag per week thuis werkten en in de avonden en weekeindes wat konden doen. Overleggen en vergaderingen vonden plaats op kantoor, maar vinden nu net als op zoveel plekken digitaal plaats. ‘De ontwikkelingen rondom digitaal vergaderen zijn door corona allemaal in een stroomversnelling gekomen’, zegt Visser.
Enquête Hoorn vroeg de medewerkers in enquêtes naar hun wensen voor de toekomstige manier van werken. ‘De meeste medewerkers willen nu meer thuiswerken dan voor corona’, constateert Visser. ‘Gemiddeld gaat het om ongeveer de helft van de tijd thuis, de andere helft op kantoor. Op die manier kunnen ze werk en privé makkelijker combineren, en in relatieve rust werken.’ Een kleiner deel van de Hoornse ambtenaren is straks toch liever weer voltijds op kantoor. Die keuzevrijheid is belangrijk, zegt Visser, omdat medewerkers daardoor in staat worden gesteld het werk te doen op de plek waar dat het beste kan. Belangrijk bij hybride werken is dat de medewerkers die via een videoverbinding inbellen bij een vergadering, net zo behandeld worden als hun collega’s die fysiek in de vergaderzaal op het stadhuis aanwezig zijn, zegt Visser. Dat vraagt wat van de organisator van het overleg. Die moet ervoor zorgen dat de collega’s op het beeldscherm gezien worden en een gelijke inbreng kunnen hebben. ‘Dat betekent dat je afspraken moet maken, zodat iedereen vooraf duidelijk weet wat de bedoeling is en waar het over gaat, maar ook dat er een voorzitter is die in de gaten houdt of iedereen aan het woord komt.’
Renovatie Hoorn wacht een grootschalige renovatie van het stadhuis, in 2023. Dat was al gepland, maar de nieuwste inzichten over hybride werken worden in de verbouwing meegenomen, zegt Visser. ‘Dan weten we wat voor soort werkplekken we nodig hebben.’ Tot die tijd worden er vooral kleine ingrepen uitgevoerd: vergaderzalen hebben camera’s en een geluidsinstallatie gekregen om het hybride vergaderen te faciliteren. ‘Zo kunnen we mooi het hybride werken gaan uitproberen.’
COMMUNITY
Meer dan 250 medewerkers van gemeenten delen kennis en ervaring in de community Hybride Werken, opgericht door A&O fonds Gemeenten. Hier kunnen ze terecht met vragen over dit onderwerp, meelezen met anderen en inspiratie opdoen. Tal van documenten worden gedeeld, zoals plannen van aanpak, scenario’s en meer.
Aanmelden via www.aeno.nl/ communities/hybridewerken of scan de QRcode. Gedrag Het grootste vraagstuk betreft wellicht wel het gedrag. Het gaat om vertrouwen, zegt Bevers. Medewerkers hebben een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het werk en de kwaliteit ervan en om het behalen van de doelen die gesteld worden. Ook als ze buiten het zicht van hun leidinggevende thuiswerken. En leidinggevenden moeten vertrouwen dat de medewerker het werk goed doet. Bevers: ‘Daarvoor heb je duidelijk verwachtingsmanagement nodig.’ Een ander aspect is dat medewerkers te maken hebben met huisgenoten – partners, kinderen – of zelfs buren die van invloed kunnen zijn op het werk. Wanneer gegevens van inwoners worden besproken, is het niet de bedoeling dat zij kunnen meeluisteren. Het was een belangrijk vraagstuk tijdens de lockdown en bemoeilijkte het thuiswerken, zegt Bevers. In het plannen van de werkzaamheden en waar die verricht worden, moet daar rekening mee worden gehouden. Voor Visser is het ook nog van belang dat medewerkers in beeld blijven, zowel bij collega’s als de leidinggevende, en dat ze aan de bel trekken als ze in de knel komen. Door het vele thuiswerken zijn collega’s minder zichtbaar, in Teams kunnen ze het beeld op zwart en het geluid op mute zetten. Hoe weet je dan of het goed gaat met deze medewerkers, of dat ze ergens mee zitten? ‘Ik vind het echt een risico dat mensen verdwijnen achter het scherm. Dat vraagt dus van leidinggevenden en collega’s dat ze het gesprek aangaan, en van medewerkers dat ze zich niet meteen aangevallen voelen als de manager belt. Dat vraagt professionaliteit en openheid.’ •
“Ga je voor gelijk of voor geluk?”
(HER)VINDEN VAN WERKGELUK. SAMEN MET MENSIUM.
Verandering leidt bij veel medewerkers tot stress en weerstand. Maar verandering is ook een kans en katalysator voor persoonlijke ontwikkeling. Mensium zet verandering om in ontwikkeling. Dit doen wij door medewerkers met een mobiliteitsdienstverband te begeleiden naar een nieuwe arbeidspositie. Door coaching van professionals en topmanagers, maar ook met opleidingen of (persoonlijkheids)testen die vernieuwende inzichten geven. Altijd met als doel om bij te dragen aan de persoonlijke en/of professionele ontwikkeling en het (her)vinden van werkgeluk.
Dat is waar wij met Mensium voor staan en waar wij met onze dienstverlening – waaronder ons unieke werkgelukcontract – en gespecialiseerd team van adviseurs en trainers ons dagelijks voor inzetten. Het door Marc Oonk ontwikkelde model DNA van ontwikkeling is de basis van onze werkwijze. Een twaalf stappenmodel dat samenhang brengt in alles wat er gebeurt tijdens het aangaan of vlottrekken van een ontwikkeltraject.
Meer weten over wat Mensium voor jou en/of jouw medewerkers kan betekenen? Of wil je meer weten over het werkgelukcontract en de werkgelukgarantie die wij geven? Neem contact op met Marc Oonk via marc.oonk@mensium.nl of 088 – 141 09 00.
WAAROM MENSIUM? ✓ Meer dan 85% van de kandidaten vindt binnen 1 jaar nieuw werk. ✓ Tevredenheid van medewerker over dienstverlening 9.0 (onderzoek Kantar 2019). ✓ De medewerker is regisseur, Mensium de coach. ✓ Keuze uit overname dienstverband incl. ABP, outplacement of inplacement.
