Saksdokumenter v20

VÃ…R 2020

23. MARS 2020 Side 1 av 54

Saksliste Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2020c ak 8

Saker innkommet i henhold til gjeldende frister

Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Leder

velges for to perioder

b) Økonomisjef

velges for tre perioder

c) Markedsføringssjef

velges for to perioder

10.2 Tuntreet: a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig

velges for to perioder

b) Sponsoransvarlig

velges for to perioder

c) Karrieredagsansvarlig

velges for tre perioder

10.4 Kjernestyret: a) Studentrepresentant

velges for to perioder

10.5 Valgnemdsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Sak 11 Eventuelt

Side 2 av 54

Dagsorden

17.00

Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Oscar Mork Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1

Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse

Sak 3

Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere 17.15

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi

18.30

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport

19.00

Leder takker de som gikk ut av sine verv høsten 2019

19.15

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2020

19.30

Sak 9 Orienteringssaker Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister

20.00

Pause med servering av ertesuppe

20.30

Sak 10 Valg Sak 11 Eventuelt

23.00

Avslutning og nasjonalsang

Side 3 av 54

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl. 17:00.

Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 02.mars. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker

du

å

ta

ordet

under

GF,

gjøres

det

på

følgende

måte:

Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg: 3 minutter Replikk: 30 sekunder Til saksopplysning/dagsorden: 1 minutt Stemmemidler (mentometerknapper) mottas ved å vise gyldig medlemsbevis (studentkort).

Dette leveres som pant under stemmeavgivningen. Når du forlater GF, må utdelt stemmemiddel leveres inn.

Side 4 av 54

Valg

For å stille til valg på GF anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd.

Presentasjonene må sendes valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 16.mars 2020 for å komme med i sakspapirene Når det er din tur på talestolen på generalforsamlingen vil du få inntil tre minutter til å presentere deg.

Elektronisk avstemming med mentometerknapper

Avstemming foregår ved at Generalforsamlingen får utdelt en kalkulatorliknende avstemmingssender (”mentometerknapp”) som sender et radiosignal til en mottaker som teller stemmene.

Mentometerknappene er på størrelse med et kredittkort og har 12 knapper (1/A, 2/B, 3/C … osv. Se bilde).

Kandidatene som er på valg får tildelt én av de 12 knappene, og Generalforsamlingen kan stemme ved å trykke på ønsket knapp i et bestemt tidsrom. Ordstyrer orienterer om dette og er tydelig på når avstemming starter og stopper.

Studentkort leveres som pant for mentometerknappen. Man står selv ansvarlig ved tap av denne!

Eksempel på valgprosess: Valg av Nestleder: 1/A: Bruno Sten 2/B: Willy Nickersen 3/C: Tor Pedo 4/D: Anne Dammen 5/E: -BlankDeltaker 1; vil gi Willy Nickersen sin stemme, og trykker derfor på knapp 2/B. Mentometerknappen lyser grønt, stemme er avgitt. Deltaker 1 kan endre valg frem til Ordstyrer stopper valg, siste trykk er gjeldende.

Stemmeavgivningstiden vil vare ca. 10-20 sekunder.

Bevertning

Ertesuppe serveres i pausen av Samfunnstjenester. Forfriskninger vil være tilgjengelig underveis.

Side 5 av 54

Innholdsfortegnelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse ................................................................................ 7 Sak 2 Godkjenning av møteledelse ............................................................................................................. 7 Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører ..................................................................................... 7 Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere ..................................... 7 Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi ...................... 8 5.1 Samfunnsstyret ..................................................................................................................................... 8 5.2 Kjernestyret ......................................................................................................................................... 15 Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport ............................... 17 Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2020 ........................................................ 24 7.1 Samfunnsstyret ................................................................................................................................... 24 7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU .......................................................................................................... 35 7.3 Tuntreet ............................................................................................................................................... 37 7.4 UKA i Ås ............................................................................................................................................... 39 Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister ........................................................................... 41 8.1 Vedtektsendring .................................................................................................................................. 41 Sak 9 Orienteringssaker ............................................................................................................................ 50 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning .......................................................... 50 Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter .......................................................................... 52 10.1 Samfunnsstyret ................................................................................................................................. 52 10.2 Tuntreet ............................................................................................................................................. 52 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU ........................................................................................................ 52 10.4 Kjernestyret ....................................................................................................................................... 52 10.5 Valgnemndsmedlemmer................................................................................................................... 52 10.6 UKEstyret ........................................................................................................................................... 52 Sak 11 Eventuelt ........................................................................................................................................ 54

Side 6 av 54

Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse.

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag til ordstyrere: Kristiane Holter og Fredrik Forsberg Ellingsen Forslag til vedtak Kristiane Holter og Fredrik Forsberg Ellingsen velges som ordstyrere

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til tellekorps: Yngve Gorseth, Maria Larsen Wigestrand, Vegard Sjaastad Hansen og Marek Zimmermann.

Forslag til protokollfører: Linn Zetterberg Huser.

Forslag til vedtak Yngve Gorseth, Maria Larsen Wigestrand, Vegard Sjaastad Hansen og Marek Zimmermann velges som tellekorps.

Linn Zetterberg Huser velges som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Ingeborg Hersleth og Henrik Brodin Lien.

Forslag til vedtak Ingeborg Hersleth og Henrik Brodin Lien velges som protokollunderskrivere.

Side 7 av 54

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi 5.1 Samfunnsstyret Samfunnsstyret våren 2019 bestod av følgende medlemmer:

Leder – Ane Magnussen Nestleder – Johan Stener Maagaard Administrasjonssjef – Anne Marte Rønneseth Økonomisjef – Inger Marie Rostad Arrangementssjef – Ulrik Samdahl Melhuus Markedsføringssjef – Lars Martin Hval Konsertsjef – Marit Serianna Stenødegård Hjerpset

Samfunnsstyret høsten 2019 bestod av følgende medlemmer:

Leder – Oscar Mork Nestleder – Johan Stener Maagaard Administrasjonssjef – Anne Marte Rønneseth Økonomisjef – Inger Marie Rostad Påtroppende Økonomisjef – Elinor Brede Skårås Arrangementssjef – Ulrik Samdahl Melhuus Markedsføringssjef – Solveig Borkenhagen Konsertsjef – Marit Serianna Stenødegård Hjerpset

Aktivitet/Tilbud REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Samfunnet skal være engasjerte i dagsaktuelle temaer, og skal avholde minst ett arrangement i uka hvor dagsaktuelle temaer tas opp i samarbeid med eksterne og interne aktører.

Mål nådd: Det ble i 2019 avholdt ukentlige samfunnsaktuelle foredrag gjennom tirsdagspåfyll.

Side 8 av 54

I løpet av 2019 skal Samfunnet være en attraktiv samlingsarena for organisasjoner uten direkte tilknytning til huset. Eksempler på slike organisasjoner kan være linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.

Mål delvis nådd: Samfunnet har avholdt arrangementer i samarbeid med eksterne aktører som Energiseminaret etc. Her er det fortsatt rom for forbedring og enda flere arrangementer i samarbeid med aktører uten direkte tilknytning til huset.

Romtilgjengelighet på Samfunnet skal være mulig å finne på Samfunnets hjemmesider.

Mål nådd: Ukeplanen for Samfunnsbygningen ligger tilgjengelig på Samfunnet sine nettsider.

Det skal utvikles en egnet romløsning for Fotballrommet, og rommet skal tas i bruk i løpet av 2019.

Mål ikke nådd: Lys er installert, men noen optimal romløsning er enda ikke etablert.

For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem internasjonale arrangementer i løpet av et semester.

Mål nådd: Det vil i løpet av inneværende semester være over fem internasjonale arrangementer på Samfunnet. Av aktuelle arrangementer kan internasjonal quiz, improbodega, karneval, lørdagslounge og flere tirsdagspåfyll nevnes.

NYE MÅL: Næringslivsutvalget ved NMBU skal arrangere flere arrangementer enn bare Næringslivsdagen og Karrieredagen i 2019, der minst ett gir økonomisk inntjening.

Mål nådd: Det ble avholdt foredrag med BaneNOR og inspirasjonsforedrag med COWI.

Pergolaen skal i større grad brukes ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet.

Mål delvis nådd: Pergolaen har blitt benyttet ved festkveld, men ikke på langt nær like mye som ønsket. Kjernestyret har nå godkjent tilbud om installering av lys og varme på Pergolaen, og håpet er at det er på plass før miniUKA.

Rosehagen skal fungere som et matserveringssted på festkvelder. Mattilbudet skal være forutsigbart og være et fast tilbud for alle festdeltakere Mål nådd: Mattilbudet er nå veletablert med matservering i Rosehagen hver fredag.

Thorvald og Tora-baren skal i større grad benyttes på festkvelder som en utvidelse av Johannes.

Mål nådd: Thorvald og Tora- baren benyttes nå som en utvidelse i Johannes ved festkvelder der behovet er tilstede.

Side 9 av 54

Studentsamfunnet i Ås skal ha et bredere tilbud av alkoholfrie drikker i alle barer.

Mål ikke nådd: Vi opplever ikke at festdeltakerne føler at tilbudet av alkoholfrie drinker er forbedret.

Studentsamfunnet skal ha et bevisst miljøfokus ved å blant annet fokusere på bruk av norske ressurser og redusere bruk av engangsplastikk.

Mål nådd: Bruk av engangsplastikk er per dags dato ved et minimum under festkvelder og andre arrangementer på huset.

Det skal være et bredere tilbud av lavterskel aktivitet på Studentsamfunnet Mål ikke nådd: Fotballrommet skulle vært ferdig som et godt lavterskeltilbud innen utgangen av 2019. Dette kom ikke i stand, men dette vil ferdigstilles innen utgangen av inneværende semester.

Det skal hvert semester arrangeres et arrangement i tilknytning til festkveld hvor medlemmer kan komme med synspunkter og debattere rundt driften av Studentsamfunnet Mål nådd: Øl og folkevalgt-bodega

Det skal i løpet av første kvartal hvert år sendes ut en spørreundersøkelse vedrørende tilbudet ved Samfunnet til medlemmer.

Mål ikke nådd: Undersøkelsen ble aldri sendt ut til medlemmene.

Medlemmer

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2019 skal vi nå 2200 medlemmer. Av den totale studentmassen skal 33% være medlem, av førsteklassingene skal 50% være medlem og av de internasjonale studentene skal 33% være medlem Mål delvis nådd: Av den totale studentmassen var 45% medlem, og av de internasjonale studentene var hele 73% medlem av Samfunnet. Det har vist seg vanskelig å finne tall på hvor stor andel av førsteklassingene som var medlem, og vi kan derfor ikke slå fast at målet er oppnådd.

I løpet av 2019 vil Samfunnsstyret se på måter å skape tydeligere fordeler for medlemmer sammenlignet med ikke-medlemmer både på og utenfor Samfunnet.

Mål ikke nådd. Samfunnsstyret har prøvd å finne flere fordeler for medlemmer sammenlignet med ikke-medlemmer, men har dessverre ikke kommet helt i mål. Dette er et mål som er tatt med videre i arbeidsprogrammet for 2020.

Side 10 av 54

I løpet av hvert semester skal det avholdes en eksklusiv temafest for medlemmer av Studentsamfunnet.

Mål nådd: Medlemsfest er avholdt.

NYE MÅL: Medlemsfordeler og prissetting av medlemskap skal i løpet av 2019 revideres ved Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Medlemsfordeler og priser er revidert, med konklusjon om å beholde priser slik de er i dag.

Frivillige

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: De komitémedlemmene som har behov for relevant kursing skal få tilbud om dette i løpet av 2019. Det skal legges til rette for mer bruk av interne ressurser som allerede finnes på Studentsamfunnet.

Mål nådd: Det har blitt avholdt kursing i en rekke komiteer.

Samtlige komiteer skal avholde minst ett sosialt arrangement utenom festkveld i løpet av semesteret.

Mål delvis nådd. Flere komitéer har avholdt sosiale arrangementer utenom festkveld.

Alle komiteer skal få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og hvor arbeidsfordeling blir gjennomgått.

Mål nådd: Historietime ble avholdt én gang per semester for alle komitemedlemmer som ikke har deltatt tidligere.

Samfunnsstyret skal i 2019 ha ordninger som gjør det mulig å avtjene samfunnstjeneste utenfor festkveld og generalforsamling. Det skal kuttes i antall samfunnstjenester på festkvelder og selve samfunnstjenesten skal være meningsfylt for medlemmer Mål delvis nådd: Det var i 2019 mulig å avtjene samfunnstjeneste under Karrieredagen.

NYE MÅL: I løpet av 2019 skal det utarbeides en samarbeidsavtale mellom UKA2020 og de øvrige organene Mål nådd: Samarbeidsavtale mellom alle organer ved Studentsamfunnet ble utarbeidet og signert.

Side 11 av 54

Mellom UKA 2020 og Samfunnet skal det sees på muligheter for sammenslåing av komiteer som krever mye kursing og kompetanse.

Mål nådd: Det har vært en gjennomgang av komiteer som kan gjøre arbeid for begge organer.

I løpet av 2019 skal 50 % av medlemmene melde seg til samfunnstjeneste selv gjennom LinTicket.

Mål ikke nådd: det er stadig flere som melder seg opp til samfunnstjeneste selv, men det er fortsatt et stykke igjen til målet på 50%.

Økonomi

NYE MÅL: Kjernestyret skal i løpet av 2019 se på mulighetene for å øke avkastningen på egenkapital.

Mål ikke nådd: Det er gjort undersøkelser rundt økning av avkastning på egenkapital, men man er ikke kommet fram til en løsning.

Alle budsjetter ved Studentsamfunnet skal fra 2019 ha avkastningskrav i % Mål nådd: Avkastningskravene i budsjettene for 2020 ble gitt som prosent på Generalforsamling høsten 2019.

Det fysiske bygget

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Det skal avholdes dugnad på Samfunnet i form av vårpuss og høstsjau på Studentsamfunnet.

Mål nådd: Høstsjau og vårpuss ble avholdt i 2019.

NYE MÅL: Pergolaen skal utvikles til å bli et oppholdssted i større grad. Pergolaen skal ha komfortable møbler hvor det tilrettelegges for bruk større deler av året.

Mål ikke nådd: Det har ikke kommet bedre møbler, lys eller varme i løpet av 2019.

KS-kontoret skal være et fungerende arbeidsrom og møteplass for komitésjefene.

Mål nådd: KS-kontoret ble i 2019 pusset opp og nødvendige oppgraderinger av strøm og internett ble gjort.

Samarbeidspartnere

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

Side 12 av 54

I løpet av 2019 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst en hovedsponsor for Studentsamfunnet.

Det skal arbeides for flere mindre sponsorer knyttet mot arrangementer og som medlemsfordeler.

Mål ikke nådd. Næringslivsutvalget har ikke lyktes i jobben med å skaffe en hovedsponsor for Studentsamfunnet.

NYE MÅL: Kjernestyret vil på vegne av Studentsamfunnet inngå en ny serveringsavtale med SiÅs som vil være gjeldene fra 2019. Om ny avtale ikke er inngått innen 1. januar 2019 vil den være på plass senest 1. mars 2019.

Mål ikke nådd: Det ble ikke signert noen ny serveringsavtale med SiÅs og NMBU i løpet av 2019.

Det skal drives aktiv kommunikasjon med NMBU Campus Adamstuen for en god integrering fram mot høsten 2020.

Mål nådd: Det ble i løpet av 2019 opprettholdt en god kommunikasjon, samt en rekke møter med representanter fra studentforeninger ved Veterinærhøgskolen om sammenslåing.

Samfunnsstyret vil i samarbeid med NMBU og SiÅs markere verdensdagen for psykisk helse og gjennomføre en holdningskampanje i August.

Mål nådd: Samfunnet var representert i arbeidsgruppen for Verdensdagen for psykisk helse som ble nedsatt av Læringsmiljøutvalget ved NMBU. Det ble avholdt arrangementer på Samfunnet for å markere dagen.

Organisasjonsutvikling

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: For å gjøre det lettere å tilby mer variert kulturelt innhold på huset ønsker Samfunnsstyret i 2019 å gi komitesjefer mer handlingsrom til å organisere aktiviteter og ta avgjørelser. Samfunnsstyret skal i løpet av 2019 evaluere beslutningsmyndighet i organisasjonen og utvikle organisasjonen på grunnlag av dette.

Mål delvis nådd. I enkelte blokker har komitésjefene hatt stort handlingsrom og ansvar, mens det i andre blokker fortsatt må jobbes med dette.

NYE MÅL: Det skal arbeides for god kommunikasjon mellom organer og på alle nivåer av frivillige på Studentsamfunnet.

Mål delvis nådd: Det ble i løpet av 2019 avholdt koordineringsmøter mellom en del av komiteene i ulike organer ved Studentsamfunnet.

Side 13 av 54

Alle retningslinjer ved Studentsamfunnet skal i løpet av våren 2019 revideres.

Mål nådd: Retningslinjer ble i 2019 revidert.

Det skal jobbes for at minst 25 % av medlemmene møter på generalforsamling.

Mål ikke nådd: Det var mindre enn 25% fremmøte på generalforsamling.

Det skal utarbeides tydeligere arbeidsinstrukser for alle organer og frivillige ved Studentsamfunnet i Ås.

Mål delvis nådd: Samfunnet har i løpet av 2019 laget instrukser for sine komitemedlemmer.

Alle komitesjefer plikter å møte på KSforum, KSworkshop og komiteworkshop. På komiteworkshop skal det av alle komitesjefer jobbes fram et inkluderende og spennende opplegg for komiteen.

Komiteworkshop skal være for alle organer på Studentsamfunnet.

Mål delvis nådd. Det har ikke vært fult oppmøte av KSer på KSforum. Alle organer var invitert på komitéworkshop.

Kjernestyret skal hvert semester arrangere seminar for alle styremedlemmer ved Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Det ble avholdt 3 seminarer for styrene i de forskjellige organene ved Studentsamfunnet i løpet av 2019.

Det skal lages en designprofilhåndbok som er felles for Studentsamfunnet, samt en for alle organ.

Mål nådd: Det ble i løpet av 2019 laget en designprofilhåndbok.

Side 14 av 54

5.2 Kjernestyret Kjernestyret er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Kjernestyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer.

I løpet av 2019 har Kjernestyret bestått av totalt åtte medlemmer. Under følger en oversikt over medlemmer fra 2019, samt nåværende periode:

Vår 2019 Styrets leder/ representant

ekstern Per-Fredrik Rønneberg Nordhov

Høst 2019

Nåværende

Per-Fredrik Rønneberg Nordhov

Lars Berg Raaen

Nestleder/ekstern representant

Inger Johanne Sveen

H. Inger Johanne Sveen

Ekstern representant

Espen E. Syljuåsen

Espen E. Syljuåsen

Espen E. Syljuåsen

Studentrepresentant

Iselin Been Simensen

Ane Magnussen

Ane Magnussen

Leder av Samfunnsstyret

Ane Magnussen

Oscar Mork

Oscar Mork

UKEsjef

Ingrid Espenes

Leder av Næringslivsutvalget

Cecilie Nilsen

Ansvarlig redaktør i Tuntreet

Jardar Bringedal

Gravset Fimke F. Pijfers

Augensen Cecilie Nilsen

H. Inger Johanne Sveen

H.

Fimke F. Pijfers

Augensen Lars Jetmund Svartis Engesæth

Lindaas Julie W. Karlsen

Anne Tove G. Våge

Styret hadde i alt 13 møter i 2019 og behandlet totalt 55 saker. Det har også blitt avholdt to styreseminarer og ei seminarhelg på Sandoren (Sandorénseminaret).

Av saker Kjernestyret har behandlet kan nevnes: budsjetter for styrene ved Studentsamfunnet og fastsatt avkastningskrav, godkjenning av regnskap og oppfølging av revisors anbefalinger, samt behandling av søknader om teknisk utstyr. Kjernestyret er instans for behandling av investeringer over Side 15 av 54

15.000 kroner og alle aktiviteter med budsjettramme over 300.000 kroner. I regnskapet (anleggsregisteret) fremgår det hva slags utstyr Samfunnet har skaffet til veie i 2019 og tidligere. I 2019 har vi også satt ned og behandlet innspill fra Pluto-kommisjonen Pluto 6, som har arbeidet med endringer i organisasjonsstruktur (se sak 9.1). Det ble håndtert tre personalsaker i arbeidsåret.

For øvrig ønsker Kjernestyret å nevne tre saker særskilt: 1. Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU)

I 2019 har man omprioritert en del midler slik at man vil komme til å renovere fasaden på Samfunnsbygningen. Dette prosjektet innbefatter puss av mur og maling, samt rehabilitering av de originale vinduene fra 1934 i den gamle delen av bygget. Dette gjøres for å beholde byggets opprinnelige preg, samt at dette er et viktig energiøkonomisk tiltak. Det har også blitt gjort diverse oppgraderinger av el-tavler på huset; en smått usynlig, men særdeles viktig del av å ta vare på et gammelt hus. Det har vært et ønske om å få lys og varme i Pergolaen. Dette ble behandlet av DVU i arbeidsåret og midler er nå bevilget. DVU har også blitt konsultert av NMBU ang. oppussing/renovering av Aud.Max til UKA 2024.

2. Serveringsavtale

Kjernestyret har i mange år jobbet med å få på plass en ny serveringsavtale mellom Studentsamfunnet og SiÅs, og arbeidet har blitt viet særlig prioritet i 2019. Ny serveringavtale ble signert i februar 2020.

Det nye avtaleverket byr på langt større grad av fleksibilitet, uten byråkratiske barrierer.

Studentsamfunnet skal selv ta seg av bestilling og håndtering av drikkevarer, drifte Cafe Klubben og organisere selskapsdrift for lag- og foreninger hvor medlemsandelen i Studentsamfunnet er over 75 prosent.

3. Rullering av langtidsstrategi og ny bærekraftsparagraf

Strategi for Samfunnet mot 2025 ble første gang behandlet på GF 2016, og består av en langsiktig og en kortsiktig del, der den langsiktige delen rulleres hvert tredje år, mens den kortsiktige delen er Samfunnets arbeidsprgram som revideres hvert år. I 2019 ble første rullering gjennomført, og Kjernestyret behandlet saken i flere omganger før behandling på GF høsten 2019. Spesielt verdt å merke seg er at strategien må sees i lys av Samfunnets nye bærekraftsparagraf som ble vedtatt på GF høsten 2019, der alle organer ved Studentsamfunnet skal arbeide for å minimere belastningen på klima og miljø. Økonomi

Økonomisk resultat for 2019 ble samlet 201 171 kroner, av en omsetning på totalt 9 843 746 kroner for hele Studentsamfunnet i Ås. Næringslivsutvalget leverte godt over sitt avkastningskrav, noe som er veldig gledelig. Det samme gjør Samfunnsstyret. Alt i alt vurderer Kjernestyret det dithen at Studentsamfunnet i Ås har en solid økonomi, med en god egenkapital til å understøtte videre drift. Dette er svært positivt for en organisasjon som ønsker å vokse og som har et gammelt hus å vedlikeholde.

På vegne av Kjernestyret Lars Berg Raaen

Leder av Kjernestyret

Side 16 av 54

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås Samfunnsstyret

Side 17 av 54

NĂŚringslivsutvalget

Tuntreet

Side 18 av 54

Kjernestyret

Samlet regnskap for Studentsamfunnet i Ă…s 2019

Side 19 av 54

Balanse Studentsamfunnet i Ă…s

Side 20 av 54

Revisors rapport

Side 21 av 54

Side 22 av 54

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner ĂĽrsregnskap for Studentsamfunnet i Ă…s og revisors rapport for 2019.

Side 23 av 54

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2020 7.1 Samfunnsstyret I sak 7.1 presenteres rapporter fra medlemmer i Samfunnsstyret. Sittende leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Leder Oscar Mork Ærede Generalforsamling!

Samfunnsstyret våren 2020 består av følgende medlemmer:

Leder – Oscar Mork

av SiÅs, slik at vi er klare til å ta over drift så fort det lar seg gjøre.

Styret skal i samråd med komitésjefene etablere et system rundt avvikling av arrangementer som julebord, jubileumsmiddager o.l. for lag og foreninger som oppfyller regelen om 75 % medlemskap ved Studentsamfunnet. Dette håper vi er med på å gjøre det enda mer attraktivt å være medlem av Studentsamfunnet, og vi tror det vil kunne utvikle seg til å bli et svært bra tilbud og alternativ til selskapslokaler ellers på Ås.

Da det er mye nytt som må på plass i forbindelse med den nye avtalen, vil det ikke skje de helt store endringene umiddelbart. Hovedfokuset til Styret dette året vil være å få på plass et apparat som passer den nye avtalen på en måte slik at vi får implementert det fulle potensialet av avtalen på en mest mulig effektiv måte. Dette krever også en viss økonomisk sikkerhet som gir handlingsrom og mulighet for utvikling.

Organisasjonsutvikling

Økonomisjef – Elinor Brede Skårås

Første del av året har styret sett på organisasjonsstrukturen i lys av arbeidet lagt ned av Pluto 6, mer om dette siden.

Administrasjonssjef – Sigrid Fause Lian

Samarbeid med andre aktører

Markedsføringssjef - Solveig Borkenhagen

Samarbeidet med andre aktører har vært godt så langt i 2020, ref. ny avtale med SiÅs og NMBU. I tillegg til å ha god kontakt med NMBU og SiÅs har vi bidratt i arrangering av Energiseminaret, et samarbeid vi håper medlemmene våre har hatt glede av. Vi har også utformet en ny samarbeidsavtale med Studenttingets Arbeidsutvalg sammen med Inkluderingsansvarlig, en avtale vi er svært fornøyde med.

Nestleder – Erik Sand

Arrangementssjef – Ruben Rygh Konsertsjef – Marie Hellan Iversen Så langt ligger året 2020 an til å bli et serdeles interessant og spennende år for Studentsamfunnet. Det er med stor glede vi kan meddele at det har blitt tegnet en ny serveringsavtale mellom Studentsamfunnet, NMBU og SiÅs. Forhandlingene har pågått over flere år, og det er derfor på sin plass med en takk til alle som har bidratt opp igjennom årene, og beholdt tålmodigheten. Med ny avtale på plass har Samfunnet fått en større frihet, og med større frihet følger også et større ansvar. Vi jobber med å etablere et driftsapparat som skal ta over driften av Café Klubben, tidligere drevet

Vi har tidligere i år hatt koordinering/planleggingsmøte med representanter fra VSF i forbindelse med flyttingen fra Adamstuen til campus Ås. Vi jobber nå med planlegging av fadderuka og markering av at NMBU-studentene endelig er samlet på ett campus. Vi gleder oss stort, og håper så mange som mulig planlegger å Side 24 av 54

tilbringe august på Ås, da det ligger an til å bli en august måned litt utenom det vanlige.

Aktivitet på huset

Avslutningsvis vil vi også påpeke at vi er fornøyde med antall besøkende på huset så langt i år, både på og utenom festkveld. Det er et stort press på romkapasiteten på huset, og vi jobber med å kartlegge rombruken fra uke til uke. Målet er å kunne gjøre endringer for å optimalisere rombruken, slik at ingen aktivitet kommer i veien for hverandre. Det er mye forskjellig aktivitet gjennom lag og foreninger som finner sted på huset, og vi ønsker å legge best mulig til rette for at alle skal kunne finne seg til rette. Forhåpentligvis ser vi resultater av dette allerede til høsten.

Styret har også sett på mattilbudet for de som jobber på festkvelder, og vurderer andre ordninger rundt dette. Dette har både et økonomisk bakteppe, så vel som et praktisk og miljømessig perspektiv. Eventuelle endringer vi ikke iverksettes før høstsemesteret. I denne prosessen legges tilbakemeldinger fra samfunnstjenester, komitémedlemmer og komitésjefer til grunn for hvilken beslutning som tas.

Oscar Mork, Leder av Studentsamfunnet i Ås 2019/2020

Avslutningsvis vil jeg takke alle som har lagt igjen timer og arbeidsinnsats på bygget for jobben dere gjør, uten dere ville vi ikke hatt noe Studentsamfunn!

Side 25 av 54

Rapport fra Nestleder Erik Sand Ærede Generalforsamling!

Nestlederblokka våren 2020

Festsjef: Malin Berglund Overkonserndirektør: Katrine Aarseth Ordensvern: Helena Seland Myhre og Andreas Røang Bar: Nina Vold Johansen Mat: Elsa Sveindal Rosfjord Snekker: Robbi Johansen Byggteknisk

I høst har man gått over alle møteromstoler, og nye skal kjøpes inn. Sist dette ble gjort var i 1980-81, og det har vært på høy tid å få sortert ut de slitte og ødelagte.

I februar fikk vi svar på anbud for lys, varme og stikkontakter til pergolaen, og tilbudet ble godtatt i slutten av februar. Planen er at det skal stå ferdig til miniUKA og at det blir tatt i bruk etter påske. Denne oppgraderingen vil øke sesongen for bruk av pergolaen, og det blir satt inn ett styringspanel for å gjøre bruken lettere.

I tillegg skal vi prosjektere et fastere møblement. Det siste året har investeringene i DVU gått til usynlige oppgraderinger, så det skal bli gøy at man nå får se og merke oppgraderinger fremover.

fotballrommet (AudMin) kunne tas i bruk for både film og utendørs cafè.

Matkomitéen er nå en veletablert komité.

Mattilbudet er per dags dato forbeholdt fredager og andre større kvelder. Det blir stadig mer populært med mat på Samfunnet, og nå jobbes det med å få installert en bestillingsløsning, slik at man slipper å bruke loddkupponger.

Barkomiteen driver for tiden og planlegger nye drinker for de under 18, og ser på muligheter for å ha forskjellig type tema og drikke i de forskjellige barene på huset.

Ordensvern og Konsernet har hatt kurs i førstehjelp i høst, og man prøver å ha større fokus på vedlikehold av kunnskap fra ordensvakt-kurset.

Konsernet og inngangskomiteen har hatt brannrunde, hvor de har fått testet seg på å lokalisere utløste brannalarmer, og dette er en mye mer effektiv måte å trene på enn å ha brannøvelse på festkveld.

Jeg vil takke alle komitesjefene og komitemedlemmene mine for den fantastiske jobben de gjør på Samfunnet, og jeg gleder meg til å fortsette å jobbe med dere ut året.

Komitéene

Nå som Samfunnet tar over Cafè Klubben skal det også lages en Cafè Klubb-komité, med en egen KS. Stillingsutlysningen er snart ferdig, og etter hvert vil man begynne å ansette komitémedlemmer. Dette er en veldig spennende mulighet til å bli med på utformingen av Samfunnets egen Cafè! Man kan gjøre alt fra å arrangere intimkonserter, lørdagslounge, spillkvelder, utforske kaffe-/øl/mat-tilbud, og i tillegg vil både pergolaen og

Erik Sand, Nestleder i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 26 av 54

Rapport fra Økonomisjef Elinor Brede Skårås

Årsregnskap 2019

Ærede generalforsamling!

Dette vårsemesteret bestått av:

har

inntekter, for at vi kan beholde lave billettpriser på mindre arrangementene samt opprettholde et bredt tilbud på Samfunnet.

økonomiblokka

Økonomiassistent: Peder Midttøme Regnskapsførere: Gjermund Korbøl Thoner og Bjørn Grøholt KS Klimaregnskap: Karin Thobro Schiøtz Økonomisk oppdatering for våren 2020

Økonomisk har vi hatt en bra vår hittil. Per 02.03 har vi hatt over 450 solgte billetter i snitt på festkveldene. Dette viser at studenter har lyst til å delta på arrangementene våre, noe vi finner veldig motiverende. Høye besøkstall på festkvelder har bidratt til høyt bar- og matsalg.

Tidligere har vi forventet at resultatet for barsalg går i null. Med ny serveringsavtale kommer vi til å kunne tjene på barsalg, da vi nå kjøper inn drikkevarer til innkjøpspris og vi kommer ikke lenger til å tape på salg av drikke til komitémedlemmer.

For arrangementene utenom festkveld har vi hatt over 80 solgte billetter i snitt per 02.03. Vi har satset mer og økt budsjettet på disse arrangementene. Vi er veldig glade for de høye besøkstallene på disse mindre arrangementene, som blant annet Tirsdagspåfyll. Vi håper dette er et resultat av at vi bruker mer penger på de mindre arrangementene.

Det er fortsatt temafester, revyer og semesterkickoff som er de mest attraktive arrangementene og som gir de beste økonomiske resultatene. Vi er veldig takknemlige for at foreningene bidrar aktivt ved å sette opp revyer med god underholdning og høye besøkstall. Selv med ny serveringsavtale så går vi i null eller minus på de fleste mindre arrangementer på grunn av gratis inngang for alle våre medlemmer. Vi er derfor avhengige av at de større festkveldene genererer høye

Årsresultatet til Samfunnet for 2019 er kr 1 156 504. Årsaken til høyere resultat enn budsjettert er at differansen mellom budsjetterte og faktiske driftsinntekter er mindre enn differansen mellom budsjetterte og faktiske driftskostnader.

Driftsinntekter for 2019 er rundt kr 45 000 lavere enn budsjettert. Billettinntekter er høyere enn budsjettert, i tillegg har vi fått inn mer støtte enn forventet. Inntektene for barsalg er mye lavere enn budsjettert, mens inntektene for matsalg er høyere.

Driftskostnader for 2019 er rundt kr 520 000 lavere enn budsjettert. Hovedårsakene til dette er differansen mellom budsjetterte og faktiske kostnader for innkjøp av drikkevarer og artistkostnader. Barresultatet er høyere enn budsjettert, mens matresultatet er lavere.

Jeg ønsker å gi en ekstra oppmerksomhet til regnskapsførerne ved Samfunnet, Gjermund og Bjørn, som har jobbet hardt og grundig med årsregnskapet for 2019. Dette er en helt nødvendig jobb for at vi kan fortsette med vår virksomhet. I år har vi leid inn regnskapskonsulent som bistand under arbeidet med årsregnskapet, som et tiltak for å redusere revisjonskostnader.

Vi mottok revisjonsberetning for 2019 den 09.03. I likhet med i fjor, har vi i år fått revisjonsberetning med forbehold. Dette betyr at revisor krever ytterligere forbedringer av de interne regnskapsrutinene i 2020. Dette blir tatt til følge med flere regnskapskurs og vi skal forbedre våre interne regnskapsrutiner. Det er i år færre punkter i regnskapsrutinene som revisor oppfatter svakheter ved. Revisor har også merket en viss bedring av regnskapsrutinene knyttet til et par punkter.

Dette viser at vi har tatt et steg i riktig retning, men vi kan fortsatt gjøre ytterligere forbedringer.

Side 27 av 54

Ny betalingsløsning

Dette året har vi begynt med en ny betalingsløsning ved alle arrangementer på huset. Diggipay tilbyr enklere påfyllinger, da påfylling av brukerkonto nå foregår online ved å bruke nettleser eller app. Det samme gjelder refundering, som nå er enklere og mer brukervennlig. Løsningen gir oss fortsatt en enkel behandling av salgsoppgjør, salgsrapporter og innbetalinger fra arrangementer.

Vi er veldig fornøyde med samarbeidet med Espos, leverandøren av Diggipay.

Betalingsløsningen vil også kunne gi flere fordeler fremover, da løsningen skal utvikles videre.

endringer som kan redusere klimapåvirkningen vår mest. Planen er å fortsette å lage klimaregnskap i årene fremover, og vi kan på denne måten se forbedringer ulike klimatiltak fører til.

Klimaregnskapskomité og klimatiltak

På Generalforsamlingen høsten 2019 ble det vedtatt et arbeidsmål som går ut på at Studentsamfunnet skal lage et klimaregnskap over virksomheten til alle sine organer. For å nå dette målet har vi opprettet en ny komité i økonomiblokka.

Klimaregnskapskomitéen består av komitésjef og tre medlemmer.

Komitéen skal, ved å kartlegge og identifisere data, utarbeide klimaregnskap for alle organer ved Studentsamfunnet. Systemet vi skal benytte for å beregne klimautslipp er CEMAsys.

Vi håper at vi kan klare dette arbeidsmålet ved frivillig arbeid, noe vi er veldig stolte av. Det kommer til å bli en omfattende jobb, spesielt siden 2020 blir første gang det blir laget klimaregnskap for Studentsamfunnet.

Komitéen har allerede vist sterkt engasjement og er godt i gang med arbeidet.

Elinor Brede Skårås, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

På vårens semesterkickoff testet vi ut bruk av innleide flerbruks-plastglass fra ReneGlass.

Disse glassene kan bli vasket og gjenbrukt inntil 100 ganger, noe som reduserer klimautslipp og mengden avfall. Selv med en miljøavgift på kr 10 ved første kjøp av drikke, var dette noe vi tapte mye penger på.

Når klimaregnskapet til Studentsamfunnet 2020 blir klart, kan vi identifisere hva som har størst klimafotavtrykk fra Samfunnets virksomhet. Vi kan da enklere identifisere hvilke Side 28 av 54

Rapport fra Administrasjonssjef Sigrid Fause Lian Ærede Generalforsamling!

Administrasjonsblokka våren 2020

Administrasjonsassistent: Kjersti Rustad Kvisberg HR-sjef: Mathilde Jonsrud Inngang KS: Guro Breistøl Personalsjef: Tonje Marit Brekken Personalsjef: Andrine Stengrundet Linticket KS: Aurora Hansen IT-sjef: Tord Ståle Storbækken

organisert komitéworkshopen, som med over 150 oppmøtte må si å være en suksess.

LinTicket KS Aurora har hatt god kontroll på alt som har med LinTicket å gjøre, og løser stadig problemer for både medlemmer og rådville styremedlemmer. Med en stadig voksende organisasjon er vi avhengige av at LinTicket utvikles, og her jobbes det kontinuerlig med å finne gode løsninger.

IT-sjef Tord har som alltid svart på alle spørsmål som sendes hans vei, og er og forblir en viktig del av administrasjonsblokka!

Antall medlemmer

Høsten 2019 sluttet mange av administrasjonsblokkas KSer, noe som betyr at vi i vår er mange nye i blokka. Dette har på ingen måte vært til hinder for jobben som skal gjøres, tvert imot har alle nye og gamle KSer virkelig stått på.

Per 02.03.2020 har Studentsamfunnet i Ås 2 355 medlemmer, hvorav 103 er internasjonale medlemmer. Dette utgjør ca.

45% av NMBUs studenter! Samfunnsstyret setter utrolig stor pris på at så mange har lyst til å være en del av Studentsamfunnet i Ås!

Administrasjonsassistent Kjersti har tatt en grundig gjennomgang av signerte kontrakter, og oppdaterer kontinuerlig oversikten over alle frivillige ved Studentsamfunnet. Det er også hun som står for kommunikasjonen med NMBU om korttilganger. I tillegg har hennes eneste komitémedlem, Ellen, hatt full kontroll på rombookingen!

Tusen takk til alle fantastiske KSer og komitémedlemmer for det arbeidet dere har lagt ned så langt i 2020! Jobben dere legger ned settes virkelig pris på. Jeg gleder meg til enda et semester sammen med dere.

Inngangs KS Guro tok i høst over en stadig voksende komité, og har virkelig stått på i sitt arbeid med komitéen. Med over 20 komitémedlemmer er Inngang blitt en veldrevet og effektiv komité, som sørger for raske innslipp på festkvelder.

Personalsjefene har igjen gjort en flott jobb.

Ikke bare når det gjelder innkalling av samfunnstjenester, men de svarer også stadig på spørsmål om medlemskap.

HR-sjef Mathilde har gjort en strålende innsats i årets første måneder. Hun har ikke bare arrangert KS-forum, men også samlet Styret og KSer til KS-workshop. Ikke minst har hun

Sigrid Fause Lian, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 29 av 54

Graskurs 0.5 ble videreført fra 2019, og takket

Rapport fra Arrangementssjef

være stort engasjement fra lag og foreninger

Ruben Rygh

ble dette en god mulighet for alle nye

Ærede Generalforsamling

internasjonale studenter, og andre, til å bli kjent

Arrangementsblokka våren 2020:

med tilbudet her på Ås. Jeg håper dette blir

Arrangementsassistent: Synne H. Tande-Petersen

videreført i 2021.

Tiden fremover

KS Aktuelt: Tuva Todem Lund KS Aktivitet: Even August Bremnes Stokke

Vi står ovenfor et vært spennende semester.

I tillegg består blokka av arrangementskomitéen på 10 og quizkomitéen på 4 medlemmer.

Samtidig som et nytt kull med lykkelig uvitende

Vårens arrangementer

Siden

jeg

kulturen, kommer det også mange nye endringer.

Arrangementssjef høsten 2019 har fokuset vært

og planleggingen slik at vi kan ta dem imot på

å

min

en best mulig måte. Fusjoneringen skal ikke gå

forgjenger Ulrik Melhus lagde sammen med

upåaktet hen, og uten å røpe for mye kan jeg

blokka. Ønsket har vært en sømløs og grei

allerede nå love en fusjoneringsfest som vil gi

overgang for alle som er involvert i festavvikling

etterdønninger langt inn i neste semester. Vi

tilknyttet arrangementer her på huset. Arbeidet

har også en rykende fersk serveringsavtale på

med dette er jeg i grunn fornøyd med, og jeg ser

innerlomma, noe som åpner opp for mange

nå frem til å løfte blikket og forberede et variert

spennende og nye muligheter vi tidligere bare

og

kunne drømme om. Jeg ser frem til å jobbe

spenstig

i

rollen

kommer

omsider til Ås, og vi har allerede startet dialogen

med

inn

Veterinærstudentene

som

jobbe

trådte

studenter som vanlig skal sjokkintegreres i Ås-

semesterprogrammet

semesterprogram

til

neste

semester.

videre med denne og tilby Torvald og Tora et

Dette semesteret har det blitt satset ekstra på

best mulig tilbud.

konseptet tirsdagspåfyll, og med et uvurderlig

Blokkas helter

engasjement og en solid innsats fra KS Aktuelt har dette nå kommet opp på et høyt nivå, og det har allerede vært flere tirsdagspåfyll med godt over hundre deltagere.

Av endringer har vi forsøkt oss vekk fra internasjonal bodega, og heller ha konseptet karneval for å favne bredere.

I denne rapporten er det viktig for meg å få takke et knippe ildsjeler som er med å dra lasset med et engasjement langt over hva en arrangementssjef kan forvente.

Først

må

jeg

få

takke

min

eminente

arrangementsassistent Synne, som sammen med hele arrangementskomitéen jobber med forberedelser

og

utføring

av

alle

Side 30 av 54

festarrangementer på huset. Videre vil jeg takke KS Aktivitet Even med stort engasjement står for alle ikke-politiske arrangementer som finner sted utenom festkvelder. Til slutt må jeg få takk KS Aktuelt Tuva, som står på for å løfte det samfunnsaktuelle tilbudet på Huset til nye høyder.

Arrangementskomitéen fortjener også en takk.

Deres kreativitet, spontanitet og stå-på vilje er viktig for Samfunnets arrangementer!

Ruben Rygh, Arrangementsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 31 av 54

Rapport fra Markedsføringssjef Solveig Borkenhagen Markedsføringsblokka våren 2020

Markedsføringsassistent: Oline Brekke

også fått mer frihet til å se hva som funker, slik at man nå kan bruke tid på å utvikle. Her har vi helt klart sett fordelen av å få inn flere nye hoder som kan tenke nytt på Samfunnets markedsføring!

-

Webredaktør

-

Skribent/oversetter

Foto-komitéen og har god kontroll på arbeidet

-

Sosiale medier-ansvarlig

som gjøres. Komitéen jobber tett sammen med

-

Journalist

film og foto for UKA for å ha en felles komité på

-

Design & Layout (4 komitémedlemmer)

tvers. På karneval i februar ble det satt opp

Film & Foto KS: Cornelia Aasuldsen -

Film: 5 komitémedlemmer

-

Foto: 12 komitémedlemmer

Cornelia har fort fått god oversikt over Film &

fotovegg hvor folk kan ta bilder i løpet av kvelden. Dette vil også bli gjort på flere av de kommende temafestene. Film-komitéen jobber med å utforske nye formater som Instagram TV

Sprell KS: Jenny Sofie Dragland

og podcast, her blir det spennende å se hva vi

-

kan få til!

Sprellkomitéen: 6 komitémedlemmer

Inkluderingssjef: Lise Benette Hovd

Sprellkomitéen har dette semesteret både stått

Arbeid i Markedsføringsblokka

på stand og sprellet på campus. Jenny har også

Våren har så langt fungert godt i markedsføringsblokka, Komitésjefene har nå kommet ordentlig inn i sine arbeidsoppgaver, og står på i komitéene sine. Etter høstens generalforsamling tok Cornelia over som Film & Foto KS, og kom seg fort inn i rutinene i komitéen og blokka.

jobbet med vurdering av hva som er

Etter vi i høst fikk etablert en designhåndbok for Samfunnet, har vi nå jobbet med å bruke denne i det daglige arbeidet. Det er også blitt laget maler, slik at det er lettere å bruke logo, farger og elementer på riktig måte.

hensiktsmessig i komitéen. Dette blir særlig en utfordring i tiden framover når UKA Stunt kommer på banen. Vi må da jobbe videre med hvordan vi kan være synlige og ikke havne i skyggen av UKA. Inkluderingssjef, Lise, har jobbet videre med det viktige arbeidet når det gjelder internasjonale medlemmer. I januar ble det arrangert introduksjonsuke

for

nye

internasjonale

Markedsføringsassistent Oline gjør en veldig

studenter og hun bidro til at de fikk en god

god jobb. Før jul ble store deler av komitéen

introduksjon til Samfunnet fra første stund. Lise

byttet ut, men Oline har funnet nye, dyktige

har

komitémedlemmer som har hevet nivået. Etter

veterinærstudentene for Samfunnet, slik at de

utskiftning av hele design & layout, har vi fått

har et godt inntrykk før høstens flytting.

også

jobbet

for

å

introdusere

veldig høyt nivå på innholdet. Komitéen har Side 32 av 54

Det har vært utrolig spennende å jobbe med alle komitésjefene og komitémedlemmene i markedsføringsblokka, og jeg har lært utrolig mye. Tusen takk for arbeidet dere legger ned, det settes stor pris på.

Til

slutt

vil

jeg

takke

for

tillitten

generalforsamlingen ga meg for et år siden og en stor takk til resten av Samfunnsstyret for et fantastisk år!

Solveig Borkenhagen, Markedsføringssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2019/2020

Side 33 av 54

Rapport fra Konsertsjef Marie Hellan Iversen

Dere har gjort dette vervet helt fantastisk, og det er gøy å se hva vi har fått til sammen. Jeg gleder meg til fortsettelsen sammen med dere!

Ærede generalforsamling!

Status Konsertblokka mars 2020

Våren 2020 startet med semesterkickoff med Valentourettes. Jeg håper og tror at de som var på konserten hadde det veldig gøy. Etter stor etterspørsel ble det til og med spilt ekstranummer på slutten!

I skrivende stund er det fire komitéer tilknyttet konsertblokka:

Av andre arrangementer denne våren har Lyd og Lys hatt kontroll på de faste tradisjonene med revy, standup og konserter. På eksamensfesten tok Lys og Disco ansvar for et fantastisk lysshow, og musikk som lagde god dansestemning i Festsalen. I mars skal det være en konsert med Swing’it Dixieband, hvor temaet for kvelden er 1920-tallet. Dette tror jeg blir en annerledes kveld med kule kostymer og god stemning på Samfunnet.

Disco (5 komitémedlemmer)

Konsertblokka har fortsatt ukentlige møter, slik at kommunikasjonen går lettere mellom alle komitéene. I tillegg til bedre flyt før og under festkvelder, har de ukentlige møtene bidratt til at det sosiale samholdet har blitt helt fantastisk.

Jeg tror man gjør en bedre jobb dersom man trives sosialt, og derfor prioriteres trivsel og sosiale sammenkomster høyt.

Lyd (22 komitémedlemmer) Lys (20 komitémedlemmer)

Booking (2 komitémedlemmer) Til slutt vil jeg takke Generalforsamlingen for tilliten dere ga meg for et halvt år siden. Jeg stortrives i vervet og lærer nye ting hver dag.

Jeg gleder meg til tiden fremover med nye utfordringer og sosiale sammenkomster, med både Konsertblokka og Samfunnsstyret.

Til alle spente kandidater som skal stille: Boom Boom Taka Boom!

Vi er godt i gang med å booke konserter til høsten, og jeg tror og håper det faller i god smak hos mange. Siden sist har Booking og Artist har blitt slått sammen til én komité. Dette tror jeg kan hjelpe oss å unngå misforståelser, og bedre kommunikasjonsflyten mellom artisten og Samfunnet. Forhåpentligvis vil dette også gi artisten et enda bedre inntrykk av Samfunnet.

Jeg vil gjerne takke komitésjefene i Konsertblokka for innsatsen de har lagt inn denne våren: Olav Arntsen (Lyd), Jørgen Hedenstad (Lys), Julia Navdahl (Disco), Didrik Loose (Booking), og Jenny Telstad (Booking).

Marie Hellan Iversen, Konsertsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 34 av 54

7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU Ærede Generalforsamling!

Styret våren 2020 består av:

Leder – Lars Jetmund Svartis Engesæth Administrasjonsansvarlig – Anna Syrstad Karrieredagsansvarlig - Synnøve Vonen Kvaal Arrangementansvarlig - Ingrid Staveland Reppe Sponsoransvarlig – Thea Sanner Markedsføringsansvarlig – Kristoffer Pinheiro Næringslivsdagen 2020 Næringslivsdagen ble arrangert 26. februar. I år var det 27 bedrifter, som er ny rekord i antallet stander.

Vi opplever også at karrieremessene er arrangementer som trekker stadig flere studenter.

Næringslivsdagen er den minste av de to karrieremessene, og det er gjerne flere av de mindre bedriftene som besøker NMBU for å møte studentene på våren.

I år ble det i tillegg arrangert CV-fotografering, CV-sjekk med Karriereveileder ved NMBU og jobbsøkerkurs med Express Rekruttering i løpet av Næringslivsdagen. Næringslivsutvalget er svært fornøyde med gjennomføringen og håper studentene hadde nytte av dagen.

Andre arrangementer Siden forrige Generalforsamling har Næringslivsutvalget arrangert inspirasjonsforedrag med COWI 5. november, bedriftskveld med Teach First Norway 10. februar og bedriftspresentasjon med AF Gruppen 12. februar. I det siste har vi med glede opplevd at flere besøker våre arrangementer, spesielt på COWIforedraget og AF Gruppens bedriftskveld. Bedriftskvelden med AF Gruppen ble arrangert i samarbeid med Indøk NMBU, og Næringslivsutvalget synes samarbeidet var produktivt og er åpne for å samarbeide med linjeforeninger i fremtiden.

Det vil dette semesteret også arrangeres «Ut i jobb – Hva nå?» med Tekna 19. mars og «Ås-så-videre» 27. april. Konseptet fra «Ås-så-videre» videreføres og vil etableres som et årlig arrangement fra Næringslivsutvalget. Det vil også arrangeres flere linjeforeningsseminarer dette semesteret. Vi tror disse seminarene skaper bedre dialog mellom linjeforeningene og til Næringslivsutvalget.

Det har siden våren 2019 blitt arrangert mange flere mindre arrangementer fra Næringslivsutvalget i tillegg til karrieremessene. Vi har som målsetning å fortsette denne trenden, og opplever at mye av bakgrunnen for denne utviklingen er at stillingsbeskrivelsen til karrieredagsansvarlig og arrangementsansvarlig ble endret for å spesialisere de to stillingene.

Karrierefondet Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskudd til Næringslivsutvalget. I løpet av 2019 ble det delt ut 120 525kr til karrierefremmende aktiviteter for studenter ved NMBU. Siste frist for å søke karrierefondsmidler for våren 2020 gikk ut 20. mars. Neste frist er 20. september. Midlene som ikke

Side 35 av 54

deles ut er øremerket Samfunnsbygningen. Retningslinjer, søknadskjema og tidligere tildelinger er tilgjengelig på www.nunmbu.no Sponsorarbeid I løpet av slutten av 2019 fornyet Næringslivsutvalget samarbeidsavtalen med Tekna NMBU, og signerte avtale med NITO NMBU. Vi er glade for å kunne samarbeide med fagorganiasjonene og håper på et godt samarbeid det kommende året.

Sponsorteamet ledes av sponsoransvarlig i Næringslivsutvalget. Det jobbes med å koordinere sponsorarbeidet som utføres av Studentsamfunnet på best mulig måte. Fremover vil det også jobbes for at fremtidige sponsoravtaler har et tydeligere klimafokus.

Klima Næringslivsutvalget har vurdert sine egne aktiviteter for å forsøke å redusere klimafotavtrykket til organet. I den sammenheng ble det benyttet tog i stedet for fly under vårens overlappstur. Enkelte kan reagere på at det ble brukt ballonger under Næringslivsdagen. Disse ballongene ble kjøpt inn for flere år siden, og vi synes det ville vært bortkastet å ikke bruke dem før de uansett ble kastet.

Videre avventer vi resultatene fra klimaregnskapet for å identifisere områder vi kan forbedre oss på.

På vegne av styret i Næringslivsutvalget, Lars Jetmund Svartis Engesæth, leder av Næringslivsutvalget ved NMBU 2020

Side 36 av 54

7.3 Tuntreet Ærede Generalforsamling!

Redaksjonen

Redaksjonen består no av 37 personar. Desse er journalister, fotografer, omsetjarar, korrekturlesarar, distributørar, layoutmedarbeidarar og illustratørar. Det har vert jamn utskifting av delar av redaksjonen.

Dette er noko som har fungert bra, med at ein ikkje får ein heil utskifting av redaksjonen på ein gong.

Dei ansvarlege personane er følgande: Layoutansvarleg: Martin Reigstad Fotoansvarleg: Nathalie Genevieve Bjørneby Korrekturansvarleg: Kristin Gilboe Omsettingsansvarleg: Kaja Mie Botnen

Reduksjon i opplag

I forbindelse med berekraftsparagrafen har me kartlagt opplaget som er igjen frå utgåve til utgåve. For å minske svinn og kostnadar har me utført nokre kutt i opplaget. Dette vil me fortsette å kartlegge, for å finne ein balanse mellom etterspurnaden og svinn. Økonomi og annonser

Kostnadane til Tuntreet er primært trykking av avisa. I løpet av 2019 byrja me med annonsar i siste halvdel, og har i hovudsak hatt ein fast sponsor. Den kjente Odelskatalogen ble sponsa av Tekna, som dekka alle kostnadane knytt til den. Vidare har me som mål å få to faste sponsorar, noko som gjer at me nærme oss, viss ikkje når, nullvisjonen.

Nett og SoMe

I tillegg til den fysiske utgåva kan ein lese Tuntreet på tuntreet.org. Her er det saman med utgåvene nokre utvalde artiklar, samt faste momentane som Har du hørt at...?. Det arbeidast med å få til ein engelsk versjon av nettsida, for å betre inkludera dei internasjonale sidan den fysiske utgåva regulerast ut frå etterspurnaden. Nett-distributøren vår, Annlaug Pijfers, held også på med å gje Tuntreet eit meir profesjonelt og tidsaktuelt uttrykk ved å utvide innhaldet til andre sosiale mediar.

Takk

Fyrst av alt vil eg takke redaksjonen som står på og gjer ein utroleg god jobb kvar utgåve. Dykk leggje så mykje arbeid i det som blir produsert, og det er difor resultatet blir så bra kvar gong. Eg vil også takke Julie og Herman for å vere gode medredaktørar i Tuntreet og støttespillerar generelt.

Side 37 av 54

Anne Tove Græsdal Våge, ansvarleg redaktør for Tuntreet våren 2020

Side 38 av 54

7.4 UKA i Ås Ærede Generalforsamling!

UKEstyret består våren 2020 av: Fimke Frederika Pijfers, UKEsjef Helene Storlien, administrasjonssjef Guro Lervik Arntsen, arrangementsjef Eirik Sønstevold, markedsføringssjef Synneva Gjelland, revysjef Anders Halsvik Sandnes, salgssjef Mildrid Angard Hoff, serveringssjef Sanne Kristin Karlsen, økonomisjef Det har snart gått et år siden UKEstyret ble valgt inn og arbeidet med UKA i Ås 2020 startet. På den tiden har vi gått fra å være 8 styremedlemmer til å bli en organisasjon med godt over 300 medlemmer, hvorav 66 er komitésjefer. Alle involverte i UKA i Ås er motiverte og klare for å gjøre miniUKA og UKA i Ås 2020 til en alle tiders jubileumsfeiring. miniUKA nærmer seg med stormskritt og siste del av arbeidet er godt i gang. Slippet av programmet og billetter gikk over all forventning, og vi har tro på at 25.-29.mars kan bli en skikkelig bra forsmak på hva som venter til høsten. Nytt av året er at miniUKA arrangeres i samarbeid med Samfunnet. Det innebærer at det vil være komitémedlemmer og samfunnstjenester fra Samfunnet på jobb, i tillegg til funksjonærer for UKA i Ås. Dette gjøres fordi det tidligere har vært vanskelig å rekruttere nok funksjonærer til en så kort festival. Vi tror at denne nye løsningen vil fungere bra og gleder oss til å se resultatet.

Selv om det snart er miniUKA arbeider vi også mye mot festivalen i oktober. Flere av artistene er booket og vi begynner å få et tydelig bilde av hvordan både programmet og festivalen skal se ut. Målene som ble vedtatt på GF høsten 2019 har vi hele tiden i bakhodet og de preger i stor grad valgene vi tar. Vi har økt fokus på bærekraft og har blant annet kommet i kontakt med en leverandør av flisfyringsanlegg.

UKEøl vil i år være på tapp og ikke på glassflasker, og menyene til UKEgrillen og stormiddager har tatt hensyn til både klimaavtrykk, allergier og preferanser. Vi arbeider også for et bedre og mer inkluderende bartilbud og et økt tilbud til de som er mellom 18 og 20 år. Silent Disco og flere konserter i Halvors Hybel

Side 39 av 54

under miniUKA er et eksempel på dette. I tillegg vil det være en ny bar under miniUKA utenfor spritsløyfa.

Under den internasjonale fadderuka hadde vi et rebusløp for å inkludere de internasjonale studentene i UKA. Under rekrutteringsperiodene har vi stått på stand på Adamstuen, og under miniUKA settes det opp buss til Oslo natt til torsdag og søndag. Designprofilen for årets festival er inspirert av arkitekturen på campus og Samfunnsbygningen og tidligere UKER, og aktivitetsgjengen leter i arkivene etter aktiviteter og tradisjoner som kan hentes tilbake. Før jul lagde også markedsføringsblokka en julekalender med fun facts fra UKA i Ås sin historie, som slo godt an. Det har også blitt arrangert en historietime for alle komitésjefene våre om UKAs historie.

Når det kommer til økonomien er det vanskelig å si noe enda. Alle KSene våre har ansvar for eget budsjett og er flinke til å følge opp dette. Vi er spente på effekten av å ha to konserter i Aud.Max. under miniUKA. Så langt har billettsalget gått bra, så vi håper på at det fortsetter sånn.

På vegne av UKA i Ås, Fimke Frederika Pijfers, UKEsjef for UKA i Ås 2020

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar informasjonen til orientering.

Side 40 av 54

Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Vedtektsendring Forslag 1 (F1): innsendt av medlemmene Cecilie Augensen Nilsen og Camilla Marie Engen Endring av § 3.4.2 Høstens GF Bakgrunn

En visjon kan defineres som en oppnåelig drøm man aldri kan slutte å strekke seg mot. En visjonserklæring skal være en kort formulering som gir et inspirerende bilde av fremtiden, og skal ikke være en oppsummering av organisasjonens mål. Studentsamfunnets strategiske visjon bryter derfor med definisjonen på hva en visjon er, og det foreslås derfor å endre navnet til Studentsamfunnets overordnede mål, noe som stemmer bedre med innholdet.

Forslag til endring

§3.4.2 Høstens GF Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet a) Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon overordnede mål (behandles hvert 3. år) b) Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi (behandles hvert 3.år) c) Godkjenning av arbeidsprogram for kommende år (behandles hvert år) Kjernestyrets vurdering

Kjernestyret stiller seg bak forslaget, og foreslår å vedta denne vedtektsendringen.

Forslag 2 (F2): innsendt av Samfunnsstyret Endring av § 1.2.3 Internasjonale medlemmer Bakgrunn

Siden Samfunnet får støtte for internasjonale medlemskap fra Studenttinget, og det ikke foreligger et krav om at internasjonale medlemskap skal begrenses til 1 år, finner ikke Samfunnsstyret det hensiktsmessig å ha dette vedtektsfestet.

Det foreligger likevel særskilte goder og krav til internasjonale medlemskap, og det bør understrekes at disse videre defineres i dokumenter utarbeidet av Samfunnsstyret.

Forslag til endring

§ 1.2.3 Internasjonale medlemmer

Enhver internasjonal student som studerer ved NMBU i inntil ett år har rett til å bli internasjonalt medlem av Studentsamfunnet.

Internasjonale medlemmer betaler ingen kontingent, men har selv ansvaret for å melde seg inn som medlem.

Internasjonale medlemmer skal gjennomføre samfunnstjeneste.

Særskilte goder og krav for internasjonale medlemmer er definert i egne dokumenter utarbeidet av Samfunnsstyret.

Internasjonale medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett på Generalforsamlingen.

Forslag 3 (F3): innsendt av Samfunnsstyret Ny paragraf §3.6 Dokumenter for Studentsamfunnet i Ås Bakgrunn

Samfunnsstyret finner det lite hensiktsmessig å ha § 3.6 og §3.7 adskilt, og foreslår derfor å slå disse sammen til én paragraf. I tillegg foreslår Samfunnsstyret å legge til i vedtektene at Samfunnsstyret kan gjøre redaksjonelle endringer i vedtektene, slik at eventuelle slike endringer kan gjøres utenom generalforsamling. Det er videre hensiktsmessig å ha en egen underparagraf med flertallsbestemmelser for øvrige dokumenter for Studentsamfunnet i Ås, da det kan være dokumenter som vedtas av GF som ikke er vedtektsendringer eller resolusjoner. Opprettelse av denne underparagrafen åpner også for å utvide den senere ved behov. Det er også et behov for å ha med i vedtektene at det er de norske vedtekter som ligger til grunn om det skulle være uenigheter rundt tolkninger, da vi har våre vedtekter oversatt til engelsk.

Ny paragraf

§ 3.6 DOKUMENTER FOR STUDENTSAMFUNNET I ÅS § 3.6. 1 Endringer av Studentsamfunnets vedtekter kan bare gjøres på GF. Forslaget til vedtektsendring skal fremmes som egen sak og må være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF. Forslag til endret ordlyd av vedtaksforslag må være bekjentgjort ved oppslag senest tre dager før GF. Forslaget er vedtatt dersom det får 2/3 flertall. Blanke stemmer regnes som ikke avgitte.

Samfunnsstyret har fullmakt til å gjøre redaksjonelle endringer i Studentsamfunnets vedtekter.

Generalforsamlingen skal orienteres om eventuelle endringer ved første anledning. § 3.6.2 Resolusjoner Resolusjoner er et vedtak, en beslutning eller uttalelse truffet av/fra en organisasjon eller forsamling.

Resolusjonsforslag skal være oppslått og levert Samfunnsstyret senest syv dager før GF eller Ekstraordinær GF, og endringsforslag til samme sak senest tre dager før GF eller Ekstraordinær GF. Studentsamfunnet kan ikke stryke slike forslag av dagsorden uten realitetsbehandling, med mindre det besluttes med 2/3 flertall på GF. Under behandlingen av resolusjonsforslag, kan det bli gjort endringer som ikke angår innholdet dersom ikke forslagsstilleren motsetter seg det.

Ved resolusjonsbehandlingen, skal det foretas en avsluttende votering om resolusjonsforslaget vedtas eller avvises. Et resolusjonsforslag er vedtatt dersom det får simpelt flertall 42

§ 3.6.3 Andre dokumenter Øvrige dokumenter for Studentsamfunnet i Ås kan vedtas av GF ved alminnelig flertall. § 3.6.4 Tolkning av vedtektene Dersom det skulle oppstå tvil om tolkning av ordlyden i vedtektene så skal alltid den norske versjonen legges til grunn.

Forslag 4 (F4): innsendt av Kjernestyret Gjennomgående endring av navnet på Kjernestyret til Hus- og finansstyret Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Forslag til endring

Begrepet “Kjernestyret” i vedtektene blir gjennomgående endret til “Hus- og finansstyret”.

Rene redaksjonelle endringer for å få god språklig flyt, og som ikke endrer ordlyden på vedtektene vil foretas.

Forslag 5 (F5): innsendt av Kjernestyret Endring av §3.4 Saksliste til GF Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Forslagene til endringer i §3.4 omhandler forandring i valgtidspunkt, navn og perioder.

Forslag til endring

§ 3.4 SAKSLISTE TIL GF Sakslista til GF skal inneholde følgende: § 3.4.1 Vårens GF Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: 43

a) Leder b) Økonomisjef c) Markedsføringssjef c) Arrangementssjef

velges for to perioder velges for tre perioder velges for to perioder velges for tre perioder

10.2 Tuntreet: a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig b) Sponsoransvarlig c) Karrieredagsansvarlig

velges for to perioder velges for to perioder velges for tre perioder

10.4 Kjernestyret: a) Studentrepresentant velges for to perioder 10.5 Valgnemndmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

10.6 UKEstyret, i oddetallsår a) Leder – UKEsjef b) Administrasjonssjef c) Arrangementssjef d) Markedsføringssjef e) Revysjef f) Salgssjef Hussjef g) Serveringssjef h) Økonomisjef

velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder velges for fire perioder

Sak 11 Eventuelt § 3.4.2 Høstens GF Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås

a) Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon (behandles hvert 3. år) b) Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi (behandles hvert 3. år) c) Godkjenning av arbeidsprogram for kommende år (behandles hvert år)

44

Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for kommende kalenderår Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Nestleder Bodegasjef b) Arrangementssjef b) Markedsføringssjef c) Administrasjonssjef d) Konsertsjef

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder

10.2 Tuntreet a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget a) Leder b) Administrasjonsansvarlig c) Markedsføringsansvarlig

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder

10.4 Kjernestyret I partallsår a) Ekstern representant b) Ekstern representant

velges for fire perioder velges for fire perioder

I partallsår c) Ekstern representant som er oppnevnt av Hus- og finansstyret. Godkjennes av GF for fire perioder.

I oddetallsår a) Ekstern representant velges for fire perioder 10.5 Valgnemndmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Sak 11 Eventuelt

Forslag 6 (F6): innsendt av Kjernestyret Endring av §4.1.2 Styremedlemmer Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Forslagene til endring i §4.1.2 omhandler sammensetningen av Kjernestyret 45

Forslag til endring

§ 4.1.2 Styremedlemmer Kjernestyret består av åtte ti medlemmer med tale-, forslags- og stemmerett: a) Tre Fire eksterne representanter b) Oppnevnt ekstern representant c) Studentrepresentant d) Leder av Samfunnet i Ås e) Leder av UKA i Ås – UKEsjef f) Leder av Næringslivsutvalget ved NMBU g) Leder av Tuntreet – Ansvarlig rRedaktør

Følgende har talerett: a) Økonomisjef for Samfunnet i Ås b) Påtroppende økonomisjef for Samfunnet i Ås c) Økonomisjef for UKA i Ås

Eksterne representanter skal ikke være aktive studenter.

Oppnevnt ekstern representant oppnevnes av Hus- og finansstyret og godkjennes av GF.

Forslag 7 (F7): innsendt av Kjernestyret Endring av §4.1.3 Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

De foreslåtte endringene i §4.1.3 omhandler endring av antall medlemmer av Kjernestyret som må være tilstede for at det skal være vedtaksdyktig. Endringene kommer som en konsekvens av de foreslåtte endringene i sammensetningen av Kjernestyret, se forslag 6 (F6).

Forslag til endring

§ 4.1.3 Vedtaksdyktighet Kjernestyret er vedtaksdyktig når minimum fem syv av de fullverdige styremedlemmene er til stede. Vedtak er fattet når et forslag får minimum fem av stemmene. Leder av Hus- og finansstyret har dobbeltstemme ved stemmelikhet i styret.

Forslag 8 (F8): innsendt av Kjernestyret 46

Endring av §4.2.2 Styremedlemmer Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Kjernestyret forslår å endre nestleders navn, og gjøre administrasjonssjef til leders stedfortreder.

Forslag til endring

§ 4.2.2 Styremedlemmer Samfunnsstyret består av sju fullverdige styremedlemmer med tale-, forslags- og stemmerett: a) Leder d) Administrasjonssjef b) Administrasjonssjef c) Økonomisjef b) Nestleder d) Bodegasjef e) Arrangementssjef f) Markedsføringssjef g) Konsertsjef Følgende har talerett: a) Påtroppende styremedlemmer

Forslag 9 (F9): innsendt av Kjernestyret Endring av §4.3.2 Styremedlemmer Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Kjernestyret foreslår å endre salgssjef til hussjef.

Forslag til endring

§ 4.3.2 Styremedlemmer UKEarrangementet blir ledet av UKEstyret.

UKEstyret er sammensatt av åtte medlemmer med tale-, forslags- og stemmerett: a) Leder – UKEsjef b) Administrasjonssjef c) Arrangementssjef d) e) Markedsføring e) f) Revysjef f) Salgssjef d) Hussjef

47

g) Serveringssjef h) Økonomisjef Det er mulig å endre sammensetning av UKEstyret etter behov. Innen utgangen av januar, før nytt UKEstyret skal velges, kan Hus. og finansstyret etter innstilling fra sittende UKEstyre endre sammensetningen av UKEstyret. Kravene til sammensetningen er at UKEstyret skal bestå av 79 personer, der UKEsjef, økonomisjef og revysjef skal være tre av styremedlemmene. Eventuell endring av sammensetning skal kunngjøres for medlemmene, og skal kommuniseres til valgnemnda i rimelig tid før GF.

Forslag 10 (F10): innsendt av Kjernestyret Endring av § 4.4.2 Tuntreets ledelse, § 4.4.4 Økonomi og § 4.4.6 Rapportering Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Kjernestyret foreslår å gå over til én redaktør i Tuntreet. Følgende endringsforslag kommer som en konsekvens av denne endringen.

Forslag til endring

§ 4.4.2 Tuntreets ledelse Tuntreets ledelse består av to en ansvarlig redaktører. Den første perioden opererer man som journalistredaktør og andre periode som ansvarlig redaktør. Ansvarlig redaktør er Tuntreets leder. § 4.4.4 Økonomi Tuntreet budsjetterer ut ifra avkastningskrav satt av Kjernestyret. Ansvarlig rRedaktøren er ansvarlig for å rapportere om Tuntreets økonomi til Kjernestyret. Budsjett og regnskap for Tuntreet skal legges fram for GF etter behandling i Kjernestyret. § 4.4.6 Rapportering Ansvarlig redaktør og journalistredaktør Redaktøren plikter å utarbeide skriftlig rapport til hjelp for sin etterfølger, samt sette denne inn i oppgaver og rutiner tilhørende vervet.

Forslag 11 (F11): innsendt av Kjernestyret Endring av § 4.5.9 Sponsorteamet Bakgrunn

De følgende endringsforslagene kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Kjernestyret foreslår at Sponsorteamet tar ansvar for all sponsorvirksomhet ved Studentsamfunnet i Ås. Dette gjelder også UKAs sponsorarbeid.

Opprinnelig paragraf

48

§ 4.5.9 Sponsorteamet Sponsoransvarlig i NU leder Sponsorteamet, som er sammensatt av representanter på tvers av organene ved Studentsamfunnet i Ås, og som skal koordinere all kontakt med Studentsamfunnets samarbeidspartnere. Sponsorteamet rapporterer til Kjernestyret via Næringslivsutvalgets leder.

Forslag til endring

§ 4.5.9 Sponsorteamet Sponsorteamet ledes av sponsoransvarlig i NU, og består av økonomisjef i Samfunnsstyret, økonomisjef i UKEstyret, redaktør i Tuntreet og sponsorassistenter. Teamet bestemmer selv antall sponsorassistenter. Sponsorteamet er ansvarlige for å skaffe nye samarbeidspartnere til samtlige organer under Studentsamfunnet, samt å følge opp eksisterende samarbeidsavtaler.

Sponsorteamet rapporterer til Hus- og finansstyret via Næringslivsutvalgets leder.

Forslag 12 (F12): innsendt av Kjernestyret Endring av § 2.7.2 Drifts- og vedlikeholdsutvalget Bakgrunn

Det følgende endringsforslaget kommer som en konsekvens av arbeidet til Pluto 6. Se begrunnelse i orienteringssak 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning.

Kjernestyret foreslår en endring i hvem som representerer Studentsamfunnet i Ås i drifts og vedlikeholdsutvalget (DVU).

Forslag til endring

§ 2.7.2 Drifts- og vedlikeholdsutvalget Nestleder Et medlem i Samfunnsstyret og ett eksternt medlem i Kjernestyret sitter som representanter i drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU).

Forslag til vedtak Vedtektsendringene vedtas av Generalforsamlingen.

Vedtektsendringen omhandlende endring av valgperiode og valgtidspunkt for arrangementssjef i Samfunnsstyret trer ikke i kraft før etter høstens Generalforsamling.

49

Sak 9 Orienteringssaker 9.1 Pluto 6 – omorganisering av Studentsamfunnets oppbygning Saksforberedere: Ane Magnussen, Maylinn Dramstad, Cecilie Augensen Nilsen, Inger Johanne Helth Sveen og Lars Berg Raaen

Pluto-kommisjonen ble nedsatt av Kjernestyret høsten 2019 for å se på organisering og sammensetningen av ledelsen av organene ved Studentsamfunnet. Kommisjonen fikk i oppgave å utrede og utarbeide forslag til ny struktur, og å legge frem dette for resten av organisasjonen og generalforsamlingen våren 2020.

Kommisjonen har bestått av følgende personer: Ane Magnussen, Maylinn Dramstad, Cecilie Augensen Nilsen, Inger Johanne Helth Sveen og Lars Berg Raaen.

Målene med utredningen har vært å se på løsninger for: 1. At Kjernestyret og den øvrige styringsstrukturen bør være hensiktsmessig og tilpasset en voksende og stadig mer profesjonell organisasjon.

2. Å ha en struktur som er enklere å forholde seg til for både tillitsvalgte, frivillige og Studentsamfunnets medlemmer 3. Oppnå tydeligere rolleavklaring og ansvarsfordeling både innad i og blant organene, samt for Kjernestyret ved Studentsamfunnet.

Kommisjonen har gjennom diskusjoner, intervjuer, seminar, workshop og en høring samlet inn innspill fra organisasjonen, samt tidligere sentrale personer i organisasjonen. Kommisjonen har diskutert og bearbeidet innspill, for å deretter presentere ønskede endringer i organisering og vedtekter for Kjernestyret. Kommisjonen ønsker å takke alle som har bidratt i arbeidet.

Vedtektsendringene som foreslås på denne generalforsamlingen er de endringene Kjernestyret mener er hensiktsmessig å gå videre med. I tillegg leverer Pluto-kommisjonen en rapport til organene ved Studentsamfunnet med anbefalinger til endringer som ikke dekkes av vedtektsendringene, men som går på hvordan den daglige driften fungerer. Det er opp til organisasjonen selv å eventuelt implementere endringene som foreslås.

Forslagene i korte trekk: Samfunnsstyret:

•

• • •

Flytte valg av arrangementssjef til våren, og utvide virkeperioden fra to til tre perioder. Dette for å kunne samkjøre budsjett og program-planlegging, samt at arrangementssjefen får gjennomført mer av det man planlegger Flytte valg av markedsføringssjef til høsten, for å få en bedre balanse på hvilke stillinger som blir valgt på høsten og våren Administrasjonssjef bør være leders stedfortreder Nestleder skifter navn til bodegasjef, og leder bodegablokka som består av komiteer kun knyttet til festavvikling (bar, ordensvern, inngang, bodegakonsernet og mat) 50

•

• • • •

Bodegablokka blir ei drifts-blokk som fungerer kontinuerlig, og uavhengig av om det er UKA i Ås eller Samfunnet som avholder arrangementer. Målet er å «stabilisere» de sentrale driftsoppgavene, spesielt knyttet til festavvikling Regnskap, klimaregnskap og nyopprettet analyse-KS blir også driftsfunksjoner som leverer jobber for alle organer gjennom hele året Artist og Booking-komiteen blir en konstant drifts-komite som fungerer uavhengig av UKA/Samfunnet sin drift.

Noen av de administrative oppgavene i administrasjonsblokka, samt film og foto-komiteen ønskes omgjort til driftsfunksjoner som beskrevet over.

Konsertsjefen tar over ansvar fra arrangementssjefen knyttet til revy.

Kjernestyret:

• • • •

Skifter navn til Hus- og finansstyret (lettere å forstå og forklare, samt at dette er det “gamle” navnet på styret). Øke antall eksterne representanter med én person, samt én oppnevnt ekstern representant som godkjennes av GF Antall møter og saker som omhandler drift reduseres; Hus- og finansstyret skal jobbe mer overordnet med økonomi og strategi Det opprettes en ledergruppe for lederne av Samfunnsstyret, UKA, Tuntreet og NU der man diskuterer og koordinerer drift og andre aktuelle saker. Disse skal møtes minst en gang i måneden. Forumet er ikke vedtektsfestet og skal ikke ha noen formell status i vedtektene.

Næringslivsutvalget ved NMBU:

•

Overtar alt av sponsorarbeid, også fra UKA i Ås

Tuntreet:

•

Går fra å ha journalistredaktør og ansvarlig redaktør til å kun ha én redaktør som velges hver vår.

UKA i Ås:

• • • •

Overlater regnskap og sponsorvirksomhet til Samfunnet og NU Salgssjef skifter som en konsekvens av dette navn til Hussjef.

Bruker driftskomiteene (som beskrevet over) som ligger under Samfunnsstyret til sin drift under UKA i Ås.

Det foreslås at endringene ikke trer i kraft før etter UKA2020

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering

51

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg tre dager før Generalforsamlingen.

10.1 Samfunnsstyret 10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU 10.4 Kjernestyret 10.5 Valgnemndsmedlemmer 10.6 UKEstyret Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret

Leder: Økonomisjef: Markedsføringssjef: Tuntreet

Redaktør:

52

Næringslivsutvalget ved NMBU

Arrangementansvarlig: Karrieredagsansvarlig: Sponsoransvarlig: Kjernestyret

Studentrepresentant: UKEstyret

UKEsjef: Administrasjonssjef: Arrangementssjef: Markedsføringssjef: Revysjef: Salgssjef: Serveringssjef: Økonomisjef: Valgnemnda

Representant: Representant:

53

Sak 11 Eventuelt Saker som ønskes behandlet under sak 11 kan leveres møteledelsen innen Generalforsamlingens start.

54