Gérer efficacement une RPA : entre réglementation, maintenance et responsabilité

Gérer une résidence privée pour aînés va bien au-delà de l’entretien des lieux. C’est un exercice de rigueur où se croisent sécurité, conformité, performance et respect des résidents. Une bonne gestion passe par la maintenance préventive, le contrôle des coûts et une compréhension claire des responsabilités légales. Cet article vous guidera à travers les éléments essentiels pour assurer la durabilité et le bon fonctionnement d’une RPA quant à l’entretien de bâtiments.

Une RPA est encadrée par des règles strictes et la conformité est vérifiée à tout moment dans l’année. Tout manquement à ces responsabilités peut entraîner des sanctions, voire la perte du permis d’exploitation. Nous nous devons de voir à l’entretien des équipements de sécurité (gicleurs, alarmes, extincteurs) et au maintien d'issues de secours dégagées et accessibles. Il est également nécessaire d’assurer la conformité aux normes du Code de sécurité du bâtiment. Il est important de noter que plus la classification des résidents est élevée (clientèle en perte d’autonomie ou à risque), plus les exigences réglementaires sont nombreuses et d’application rigoureuse.

Dans un contexte réglementaire aussi exigeant, un calendrier de maintenance préventive est incontournable. Il permet non seulement d’éviter les bris imprévus, de prolonger la durée de vie des équipements, mais aussi, dans un contexte où la main-d’œuvre est en constante rotation, de conserver une trace claire et continue de l’entretien requis. Chez Groupe Patrimoine, la maintenance préventive est une priorité bien structurée.

Des vérifications hebdomadaires, bimensuelles, mensuelles, trimestrielles, bisannuelles et annuelles sont effectuées sur l’ensemble des composantes du bâtiment. Cela inclut l’infrastructure (comme les garages), la superstructure (notamment la toiture), l’aménagement intérieur, les services techniques (ascenseurs, mitigeurs d’eau, système de chauffage, ventilation et climatisation de l’air - CVCA), tous les équipements de protection incendie, ainsi que l’aménagement extérieur du site. À titre d’exemple, plus de 50 éléments de maintenance préventive sont vérifiés par nos responsables en entretien de bâtiment dans chacun de nos complexes, dont 19 concernent les équipements de protection incendie. Cette rigueur permet de prévenir les bris, de répondre aux exigences réglementaires et d’assurer un environnement sécuritaire et fonctionnel pour nos résidents.

Un entretien de bâtiment bien structuré ne peut être efficace sans un budget adéquatement planifié. D’ailleurs, travailler avec un budget d’entretien réaliste demande une bonne connaissance des coûts récurrents, mais aussi une certaine flexibilité pour les imprévus. Il est conseillé d'allouer un pourcentage du budget annuel à la maintenance préventive et de mettre en place un fonds de réserve pour les réparations majeures. Il est également conseillé de comparer régulièrement les fournisseurs pour optimiser les coûts des matériaux et des contrats de services et d'évaluer, par complexe, le coût d'entretien du bâtiment en fonction du nombre de portes (unités). Cet indicateur est une valeur mesurable qui permet de repérer rapidement les écarts de performance entre les sites. Bien évidemment, cette mesure peut être comparée à une référence du groupe selon l’âge de la bâtisse, le profil de sa clientèle et la grandeur des espaces communs. Il est également essentiel d’impliquer les responsables de chaque site dans le suivi de ces indicateurs, de les sensibiliser à leur impact financier et de les encourager à proposer des solutions innovantes pour réduire les coûts lorsque des hausses sont observées.

Il peut être intéressant d'utiliser la force du groupe pour négocier des ententes coopératives sur le long terme. Il est aussi essentiel de tirer parti des différents programmes de subventions disponibles, lorsqu’ils sont accessibles. Ces aides peuvent contribuer à réduire les coûts liés à la modernisation énergétique, à la sécurité incendie ou à l’amélioration de l’accessibilité. Toutefois, comme le programme d’aide à la modernisation des RPA a récemment été mis sur pause, il devient crucial d’innover.

En parallèle à la planification budgétaire, il est tout aussi important de comprendre la durée de vie utile des composantes d’un bâtiment. Chacune d’entre elles a une durée de vie utile. Connaître ce cycle permet de planifier les remplacements de manière stratégique. Par exemple, dans une maison, un chauffe-eau peut durer de 10 à 15 ans, une toiture peut avoir une durée de vie de 20 à 25 ans. Les ascenseurs nécessitent des inspections fréquentes et des mises à jour. Dans les édifices multilogement comme dans une RPA, le terrain de jeu est beaucoup plus vaste que dans une maison unifamiliale. Par exemple, le remplacement d’un cylindre d’ascenseur, dont la durée de vie peut aller de 25 à 30 ans, représente un investissement majeur, en plus d'entraîner une interruption prolongée du service pour les clients. D’où l’importance d’anticiper ces interventions dans une perspective budgétaire et logistique.

Enfin, une gestion efficace repose sur une communication fluide entre tous les acteurs : la direction, le personnel, les résidents et les fournisseurs. Il est important de mettre en place des procédures écrites pour les interventions, de former notre personnel en continu, d'établir un canal de communication pour les résidents afin de signaler les problèmes. Un bon système informatique GMAO (gestion maintenance assistée par ordinateur) est primordial de nos jours.

Un bon système informatique et un bon canal de communication permettent non seulement une meilleure réactivité, mais aussi un climat de confiance et de transparence.

En conclusion, nous pouvons affirmer que la gestion d’une RPA ne s’improvise pas. Elle nécessite des compétences techniques, une compréhension réglementaire approfondie et une capacité à anticiper les défis. En adoptant une approche proactive et structurée, il est possible de garantir à la fois le confort des aînés, la santé du bâtiment et la conformité aux exigences légales.