»7P« PRAVIL

PROJEKTI IN MI

»7P« PRAVIL

Veliko spoznanj, misli, napotkov, vprašanj, zakaj je tako, dilem, kritik srečujemo na »takšen ali drugačen način«. Temu bi lahko dodali še marsikaj, kar nas spremlja, kaj zaznavamo in ob tem iščemo ne samo odgovore, kako bi rešili, napravili izboljšali, odpravili, temveč moramo to tudi narediti. Na področju, kjer sem največ delal, na strategijah, projektih in projektnem managementu in bil vključen v strateško opredelitev, pripravo zagonske dokumentacije, izvajanje in izvajal usposabljanje projektnega in ostalega managementa ter notranje in zunanje izvajalce v projektnih šolah, izvajanih po načelu »usposabljanje z delom« sem marsikaj spoznal, dojel in se naučil. Nekaj tega bom strnil v vprašanja ali ugotovitve in jih združil v »7P-pravila«.

Odgovore prepuščam bralcu ob analiziranju sebe, svojega delovnega okolja in organizacije: - Kaj za nas pomeni projekt? Kako razumeti projekt v okviru organizacije, ki ga izvaja? Je delo na projektih ne glede na to, za kakšno delo gre, redno delo, ki ga moramo opraviti ali je to delo ob rednem delu? Zakaj govorimo o rednem delu in delu na projektih kot dodatnem delu, ki se mora celo dodatno nagrajevati? Vemo pa. da brez projektov ne »bomo šli naprej« in ustvarjamo, kar potrebujemo. - Ne izvajamo več veliko projektov. Med tistimi, ki pa jih izvajamo, ni več investicijskih projektov, projektov razvoja novih storitev, projektov osvajanja novih trgov. Je pri nas kaj narobe, smo zašli v težave, vodstvo ne ve, kaj narediti? Ko so se prijavili za vodstvene funkcije, so povedali, kaj vse bomo morali narediti, zgraditi, investirati, razviti, kakšne vse projekte to zahteva, sedaj pa se zelo malo govori o projektih in tudi malo se jih izvaja, zakaj je nastala takšna situacija? - Imenovan sem bil za vodjo projekta. Predlagal sem, da bi uvedli drugačno rešitev in projekte bi lahko načrtovali in izvajali na boljši način in ceneje. Bil sem kritiziran in posebej opozorjen, da to ni moje področje dela in naj se ne vmešavam v vodstvene in strokovne odločitve. - Kot izvajalca moramo vključiti še to podjetje. Kot vodja projekta ne vem točno, kaj bo delal, vendar takšna je zahteva »od zgoraj«. - Kaj nisem več dovolj dober, da bi delal na projektih? Me lahko vključite v projekt, čeprav ni čisto moje delo, rad bi delal, imam nekaj idej? Projekt je izreden izziv za mene. - Niste prišli na sestanek projektnega tima, to je prekršek in prijaviti vas bom moral na disciplinski postopek, poznate pravilnik o projektnem delu, mar ne? Nisem mogel priti, ker sem nujno moral organizirati dostavo kooperantskih delov za proizvodnjo, katerih dobava je kasnila zaradi prometne nesreče prevoznika, proizvodnja bi drugače obstala. - Pogodbo za ta projekt moramo dobiti. Trajanje projekta skrajšate za tri mesece in ponudbena cena naj bo nižja za okoli 10%. V ponudbi navedite tudi kot referenco lanski projekt, ne glede na to, da nismo bili ravno najboljši. - Kaj je res, da moramo še asfaltirati tisti cestni odsek, če pa to ni predvideno ne v načrtih in tudi ne v ponudbi. Ja, ja to je bil kasnejši dogovor, kar naredite in obremenite to naslednji delovni nalog. Brez tega ne bomo dobili projekt. Ste razumeli? Je jasno in ne govorite o tem.

- Imenovan sem za vodjo projekta, moram pa dopovedovati ljudem, kaj sploh je projekt, kaj so in kako se postavljajo cilji projekta, kako se planira, kako se sploh določajo procesi izvajanja projekta, da bo treba timsko delati, saj je veliko del treba delati istočasno, da se mora delati tudi v nadurah, da plačilo za delo na projektu ne urejam jaz in še in še. V glavnem jih učim in se žal tudi kregam. Odziv je včasih zelo neprijeten. Kako bi izboljšal stanje? Projektna kultura ni ravno najboljša razen v oddelkih, kjer pretežno delajo na projektih kot »redno« delo. - Je res, da zahtevate, da se vaša rešitev smatra kot vaše avtorsko delo in da se prijavi kot vaš patent? Če ne bi bilo tega projekta, vi ne bi delali na projektu, in tega, ker ste naredili sploh ne bi mogli razviti, mar ne? Rešitev bo patentiralo podjetje in v okviru tega bomo reševali vaš prispevek. Z Vami so delali tudi vaši sodelavci, mar ne? - Drug teden pride naročnik projekta na kontrolo. Naredite plan, kjer sicer naj bo nekaj zakasnitev v okviru prostih časovnih rezerv, nekaj pa novih aktivnosti, Plan naj tako izgleda, da ga zelo uporabljamo in delamo po njem. Vi boste podali svoje poročilo, da je v glavnem vse v redu, da pa imamo majhne težave pri določenih delih, sicer pa smo zadovoljni, da gre projekt po planu. - Vi ste neposredni izvajalci. Veliko je prisotnega mnenja, da projekt ne bo izveden v roku. Jaz sem vedno bolj prepričan, da boste morebiti le končan v roku. Kaj pravite vi, saj vi izvajate teh zadnjih aktivnosti. Kaj pravimo mi? Nič. Šefi pravijo, da projekt ne bo končan v tem roku.

No, in kaj je res, povejte samo meni, pri meni bo tudi ostalo, po končanju projekta pa bom povedal, da je vaša zasluga, kar tudi bo. Če je to res, končali bomo prej. Naj ostane med nami. Opomba: projekt je bil končan dva meseca pred rokom po planu. - Imamo lepo zapisano procesno organiziranost, določene procese z opisom vseh potrebnih parametrov, razne ocene, določeni so izvajalci itd. Vendar smo pri izdelavi plana projekta ugotovili, da bo treba procese nekoliko spremeniti, več jih lahko izvajamo istočasno, nekateri procesi samo komplicirajo izvajanje projekta, nekaj jih je sploh odveč in ….. Kaj naj naredimo? Eni vodje pravijo, da moramo delati po teh (predpisanih) postopkih, drugi pa, da naj delamo tako, da bo projekt hitro in kvalitetno izveden. Kaj naj kot vodja projekta naredim, rečem, se odločim? Zagovarjati moram to projektom prilagojeno procesno organiziranost, saj vidim velike prednosti, prihranke in predvsem pridobitev na času. To naj ne izzveni kot kritika sedanje procesne organiziranosti, naj se smatra kot dopolnitev, popravek … Opomba: plan projekta je povezoval izvajalne aktivnosti, tako kot jih projekt zahteva, po tem planu se je tudi izvedel, procesna organiziranost se je popravila, kar je pripomoglo k izboljšanju izvajanja projektov nasploh. - Kako naj jaz v celoti odgovarjam za projekt, zakaj naj bi bil jaz kriv? Odgovorni so strokovni nosilci, vodja razvoja, tehnologije in marketinga. - Vodilni projektant, njegov predpostavljen, pa glavni tehnolog, vodja investicijskega tima, vodja marketinga in za pomanjkanje kadrov tudi kadrovska služba oz. pomočnik direktorja, tudi izvoz še ni dorečen, zunanji izvajalec je predlagal rešitev, ki po moji oceni ni najboljša in tudi po oceni nekaterih strokovnih nosilcev ... Vse, kaj in kako se mora narediti, ni moja zadolžitev, izdelava plana, kontrola, povezava in medsebojna odvisnost ciljev, deloma planiranje stroškov in še kaj, so moje naloge, drugo pa ...? Naj se ne vmešavam v cilje projekta, mi je bilo povedano. - Kakšen je vaš stil vodenja, kaj so smernice? Odgovor: prvič: imeti moram zaupanje v zaposlene, drugič: zaposleni morajo imeti zaupanje v mene in moje sodelavce, tretjič: politika in naš denar ne gresta skupaj. Brez projektov ne gre. Opomba: izrečeno s strani izrednega direktorja velikega podjetja Slovenije pred mnogimi leti. Zaradi zadnjega je bil tudi odstavljen s položaja.

- Bili ste vodja projekta izkopa tunela. Kako bo na otvoritvi, kakšna bo proslava in kako boste vi doživljali konec projekta? Saj ste delali dve leti in pol na izkopu. Ja, bil sem pravzaprav šef gradbišča še z dvema kolegoma. Otvoritev? Ja, mi bomo nekje bolj v ozadju, proslava ob tej otvoritvi bo za šefe in politike, mi si bomo proslavljanje sami organizirali. Kako bom proslavil konec projekta? Kasneje se bom z družino peljal skozi tunel v eno smer, popil na drugi strani en glažek, predal volan ženi, peljali se bomo nazaj skozi tunel, verjetno bomo to naredil kar nekajkrat. Vmes pa bom obrazložil svojima malima, da je tu oči delal, kopal in mislil na vse vas ter se čuval, da bomo vedno skupaj. - V strategiji imamo navedene projekte, za katera bi lahko dobili evropska sredstva iz kohezijskega sklada, pa tudi nacionalnega programa, verjetno pa še od kod drugod. Kako je s tem? Ja nujno je in delamo na tem. Gospod K. oglasite se po sestanku pri meni, da stvar pospešimo. Kako ste že rekli, kje bi lahko projekte prijavili? - Veste kaj? Na projektih, ki jih izvajamo, moramo »pogruntati« skoraj zmeraj kaj novega, kar nekaj moramo novega proučiti in venomer tudi nastane nekaj novega. To zadnje še nima razvito in uvedeno konkurenca. Super. Jaz bi kar stalno delal na takšnih projektih. Opomba: vse pogosteje so prisotna takšna razmišljanja. Primerov je veliko. - Nimamo pravzaprav o sedanjem vodji projekta slabega mnenja. Je res lepo z njim delati.

Vendar njegovo osnovno znanje, končal je povsem drugo fakulteto in njegovo pridobljeno znanje na projekt ni primerno. To mu zelo manjka. Škoda, študiral je pet let, bil je dober študent, za njegovo izobrazbo pa ni delovnih mest. Veliko mu pomagamo. A ni škoda, da po petih letih spoznaš, da imaš sicer izobrazbo, za katero pa skorajda ni več delovnih mest.

Opomba: to je kruto spoznanje in se pojavlja na marsikaterem področju. Zakaj imeti in žal tudi na novo ustanavljati šole, fakultete, dodiplomska študije za pridobitev izobrazbe, za katera ni več ali je vse manj delovnih mest. Pet let življenja!?

Kar nekaj primerov, situacij, pogovorov, ugotovitev bi še lahko dodal. Veliko sem jih pri mojem delu doživel. Iskal sem rešitve. V osemdesetih letih prejšnje stoletne dobe sem prišel do spoznanja, da je potrebno neko poenotenje, nekaj, kar nas bo povezovalo in pomagalo, vsaj upam, pri delu na projektih, ne glede to, kakšno vlogo imamo na projektu. To je bilo še kako potrebno pri izvajanju projektnih šol v okviru Inštituta za projektni management, Ekonomsko-poslovne fakultete, Univerze v Mariboru86

Nastala so »7P« pravila. »7« pomeni število pravil in »P« projekt.

PROJEKT pomeni integracijo znanja in razvojnih hotenj, z njim vedno nastaja nekaj novega, kar prej ni obstajalo, vsaj za tistega, ki izvaja proces problem-projektna rešitev za svoje strateške in druge razvojne potrebe, pa tudi za podjetja, ki izvajajo projekte za zunanje naročnike.

PROJEKTNO UPRAVLJANJE POSLOVANJA IN RAZVOJA mora biti pretežno delo vseh zaposlenih, ki so v to vključeni.

86 Projektne šole, ki jih je izvajal Inštitut za projektni management Ekonomsko-poslovne fakultete, so bile zasnovane po načinu »usposabljanja z delom«. Skladno s podajanjem tematike s področij strategije, projektnega izvajanje strategij, oblikovanja vsebin projektov, zagon projektov, projektni management, tveganja, planiranje projektov, integracija s tekočim poslovanjem, projektna organizacija, kontrola izvajanja projektov so udeleženci delali po navodilih na konkretnih projektih, na katerih so sodelovali, najpogosteje so bili vodje projektov. Po dogovorjenem času je bila izvedena analiza izvajanja projektov in oblikovanje predlogov za izboljšanje vodenja in izvajanja projektov, v kolikor je bilo potrebno.

PROJEKTI rešujejo strateške, razvojne in poslovne cilje in imajo zaradi tega v upravljanju in vodenju prednost.

PROJEKTNO VODENJE je strokovno delo. Projektno vodstvo je – ne glede na to, v kakšni obliki se pojavlja, skupaj z strokovnimi nosilci odgovorno za doseganje ciljev projekta. Vodstva organizacijskih enot morajo zato zagotoviti vse pogoje za uspešno vodenje in izvajanje projektov.

PROJEKTNO DELO je ustvarjalno, je delo za razvoj naše organizacije. Zato ne moremo govoriti o posebnem delu, ki bi ga bilo treba opraviti poleg rednega.

PREDNOST podjetja – strateška in konkurenčna – se pridobi z uspešnim, kvalitetnim in hitrim izvajanjem projektov v skladu z vizijo in strategijo podjetja. Temu se podreja tudi osebni pogled na projekt. Potrebna je zavedanje in delo, kakor ga zahtevajo projekti in naša strategija.

PROJEKT je možnost in priložnost za ustvarjalnost slehernega posameznika. To je osnovno gonilo motivacije za delo na projektu.

Potrebujemo danes še kakšno pravilo?

Večkrat smo poudarili pomen projektov za reševanje aktualnih problemov človeštva ne glede na to ali se to nanaša na celotno človeštvo ali samo del njega. Med probleme moramo vsekakor uvrstiti globalno strateško krizo obvladovanja podnebnih razmer in nasploh varovanja okolja, človeštva in celotnega biotskega sistema. Ne morem mimo sedanje pandemije, ki prerašča v globalno strateško krizo. Če bo to postala bo vzrok za pojav drugih strateških kriz. Obvladovanje posledic kriz naj bo učinkovito in hitro. Smatram, da je treba tem »7P pravilom« dodati še nekaj pravil.

PROJEKT je s svojo vsebino, doseženimi cilji in doseženimi rezultati, z združevanjem znanja, usposobljenosti in hotenj, s povezovanja vseh zmožnosti, proces za reševanje globalnih strateških kriz človeštva, med katerimi je treba posebej izpostaviti podnebne spremembe, ohranjanje naravnega okolja in spoštovanja človekovih pravic in pravic vseh živih po dostojnem življenju in preživetju, prispeva k ohranjanju eksistence družbenega sistema

Dodal bi še zanimiv pogovor s projektnim managerjem iz našega projektno usmerjenega podjetja, ki izvaja projekte po svetu. Je svetovni proizvajalec, kar pogosto rečemo za takšna podjetja povsem upravičeno.

Povedal mi je, da ga je žena vprašala: Si poročen z menoj ali s projekti. So projekti tvoji otroci? Vprašanji sta bili upravičeni in tako nisem razmišljal. Uredil sem tako, kot je treba. Družina je na prvem mestu. Predpostavljeni so mojo odločitev podprli. Projekte izvajamo še naprej uspešno. Dosegli smo tudi, da smo manj psihično obremenjeni. Rešitve z uporabo stikov na daljavo so lahko samo trenutna rešitev, niso pa nikoli dovolj.

Je potrebno še novo, deveto pravilo in še kakšno? Ja. Je potrebno.

PROJEKT zahteva veliko. Veliko česa? Med vsem, kar moramo tukaj navesti, je čas s posledicami velike obremenjenosti in zasedenosti. To lahko pomeni odmik od nekaterih vrednot

družine in nasploh okolja, v katerem udeleženci projekta živimo. Projekt je treba tako organizirati, da vrednote družine in osebnega življenja ostanejo.

Razmišljam, ali bi bilo treba še kaj dodati, dodati še kakšno pravilo. Vedno bolj sem v sebi prepričan, da je potrebno še eno pravilo.

PROJEKT je, dokler traja, borba. Borba s čim, s kom, zakaj? Predvsem s časom, v katerem moramo projekt končati, da dosežemo pravočasno končanje projekta, in s tem, da pravočasno pričnemo z eksploatacijo, ki bo s projektom ustvarjena. Ni borba med napadalcem in napadenim, je borba s samimi seboj, da projekt uspešno končamo in uspešno pričnemo z uporabo njegovih stvaritev.

To pravila, sedaj jih lahko glede na začetek opišemo kot »10 P« pravil, niso osredotočena na konkretne projekte in njihov pomen za okolja, ki izvajajo projekte in okolja, ki koristijo dosežke eksploatacij. Nadaljujmo z vprašanji, ki so namenjena nam in s tem tudi vsakemu posamezniku. Odgovore na vprašanja najdite bralci sami. Ni v navadi, da neka knjiga ali članek prepušča bralcu, da najde odgovore, ali vsaj oblikuje svoje mnenje o vprašanju. Vendar na omenjena vprašanja sam ne morem dati odgovorov. V predgovoru sem napisal, da vem, da vem premalo.

Vprašanja, ki si jih bom v nadaljevanju postavili se pričnejo »kako«. Najlažje je vprašanja samo postavljati, kot pa podati odgovore predvsem z vsebino kaj in kaj storiti. Večkrat smo omenili in nakazali, da bo projektov vedno več, postali bodo naš vsakdan. Za vsakega ali samo za nekatere? Človeštvo prehaja v projektno družbo.

Prepričani smo lahko, da je svet že dolgo ali pa vedno bolj v tej družbi. To velja tudi za našo domovino. Oglejmo si in spoznajmo se z projekti, ki jih izvajamo. Za te projekte pogosto slišimo, da so svetovne ravni, so na svetu skorajda unikatni. To sicer lahko drži, res pa velja, da so ti projekti rezultat visoke inovativnosti in delovanja naše slovenske projektne družbe. Nekaj med temi projekti so seveda neuspešni, lahko bi jih označili kot projektne sramote. Prepričan sem, da bomo probleme, ki so jih te sramote povzročile, rešili. Vem, da v tem prepričanju tudi nisem sam.

Predhodnim pravilom dodajmo še eno:

PROJEKTI, ki jih izvajamo in jih bomo morali izvajati, zahtevajo vzpostavitev projektne družbe, ki bo lahko sprejela izvajanje projektov, in si zagotovila to kar bo s projekti nastalo, ne glede na to, da to zahteva velike napore in tudi odpovedovanja.

Je pravil deset? Če to pravilo dodamo, potem lahko govorimo o »11P« pravilih.

Kako?

Kako projekte pravilno razumeti, sprejeti, dojeti njihov pomen za razvoj, obstanek, reševanje nenadnih ali že dolgo prisotnih problemov ali kriz?

Kako raziskovalno-razvojne projekte pravilno razumeti, sprejeti, prispevat k spoznanju, da so ti projekti potrebni, nujni, omogočajo ustvarjalnost človeštva in s svojimi rezultati omogočajo

doseganje vsega, kar človek ali človeštvo in drugi biotski členi življenja nujno potrebujejo potrebuje ali bo potrebovalo v bližnji prihodnosti, lahko rečemo glede na nekatera dogajanja sedanjosti, potreboval bi jih že »včeraj«? In kako sprejeti in vplivati na projekte, katerih zasnove pogojujejo izvajanje projektov uničevalnih učinkov, kot so npr. projekti razvoja novih orožij, projekti ogrožanja delovanja informacijske družbe, projekti ogrožanja biotskega sistema, projekte, s katerimi se ne rešujejo vplivi podnebnih razmer, projekte, s katerimi se dosega nadvlada ali na splošno kršenje človeških pravic ipd.?

Kako dojeti in sprejeti projekt, če bo z izvedbo in po končanju z eksploatacijo posegel v naše okolje, ga predrugačil, vplival na naravno okolje, na naš bivalni prostor, spremenil prvotno namembnost bivalnega ali drugega okolja, ki je bila ustaljena, že dolgo prisotna pred projektom in nasploh pomenil »motnjo« okoli nas in za nas same? Bomo takšne projekte sprejeli ali jih moramo dojeti in sprejeti?

Kako osebno sprejeti projekte, kako reagirati na njih, kaj narediti za podporo projektom in kako preprečiti nasprotovanje projektu, ki je po mojem (našem) prepričanju predstavlja spreminjanje našega sedanjega načina življenja, povzročijo pa lahko tudi odrekanje, ki meni - nam ne ustreza? Vendar projekti bodo potrebni.

Kako reagirati na pripravo projektov in njihovo izvajanje, ki niso v interesu opozicije in z nasprotovanjem lahko pridobimo »politične točke« ali celo ogrozimo vlado in vodstva občin(e) in nasploh koalicijo. Ob tem pa lahko še prerazporedimo proračunski plan in tako uveljavimo vlaganja v »naše« projekte?

Kako sprejeti, reagirati in prispevati ob spoznanju, da se bo razviti svet, ki razpolaga z znanjem, sredstvi, organizacijo, zavestjo, pretežno živi v blagostanju, se odpovedati marsičemu in izvajati projekte in programe projektov, ki so in bodo potrebni za manj razviti in nerazviti del sveta, ohranjanje dostojnega življenja ter ustvariti ponovno zeleno zemljo s čistim morjem, in nebom?

Kako in kaj moram storiti jaz, če sem v dvomih za določene projekte ali so res potrebni in pravilno izbrani, pri tem se mi porajajo dvomi zaradi prevladovanja moči lastnega ega, ki to ne sprejema povsem?

Ob vsem, kar sem napisal in o čem razmišljal, me je preletela stiska, kaj naj še napišem, povem, še razmišljam. Rešitev stiske vidim v zapisu, ki končuje moje pisanje.