Slika 8: Skrbništva v fazah zunanjega komercialnega projekta

Organizacija PUP pri izvajanju zunanjih komercialnih projektih

Skrbništvo projekta je lahko, kakor smo že omenili, različnih organizacijskih oblik kot direktor projekta, projektni manager, vodja projekta, koordinator projekta, ob tem se lahko formirajo timi, predvsem projektni management tim, dodana je lahko projektna pisarna, projektni management kot organizacijska enota poimenovana npr. vodstvo projekta omejenega trajanja, vezanega na trajanje projekta in razne oblike gospodarskih družb s pretežnimi nalogami, ki jih ima sicer projektni management itd.

Kakšno organizacijsko rešitev uporabi naročnik projekta je odvisno od vrste razlogov od kompleksnosti projekta, celovite organizacije, informacijske podpore za potrebe vodenja projektov, procesne urejenosti, razpoložljivih kadrov, števila in zanesljivosti zunanjih izvajalcev in še drugi možni razlogi. Pomembno je tudi, kje v hierarhiji se nahajajo npr. projektni manager, ki je lahko član uprave, pomočnik direktorja, je direktor projektne pisarne ali pa je podrejen direktorju proizvodnje, razvoja, marketinga itd. Pripravo ponudbo je izrazito strokovno delo strokovnjakov različnih področij iz različnih organizacijskih enot ponudnika, lahko so vključeni tudi strokovnjaki iz zunanjih izvajalcev. PUP lahko za svoj ponujeni projekta ravno tako izbira eno od organizacijskih oblik projektnega managementa. Pri tem pa mora upoštevati predvsem fazno delitev eksternega komercialnega projekta, ki se deli na ponudbeni postopek, izvedbo projekta in izvajanje garancije.

Upoštevaje to fazno delitev se skrbništvo projekta deli na: - skrbništvu ponudbenega postopka (SP), - skrbništvu izvedbe (SI), - skrbništvu garancije (SG).

Vključitev skrbništev posameznih faz procesa projekta od ponudbenega postopka, izvedbe do garancije je lahko različna (slika 8).

Slika 8: Skrbništva v fazah zunanjega komercialnega projekta

Skrbništvo ponudbenega postopka vodi izvajanje ponudbenega postopka. Na osnovi razpisa, objave ali neposrednega poziva za ponudbo po odločitvi, da se pripravi ponudba, imenuje skrbništvo. Elemente ponudbe pripravi odgovorni strokovni management s sodelavci ter v sodelovanju z vodjem ponudbenega postopka strokovnjaki za izdelavo ponudbe, poimenovani tudi kot ponudbeni timi. V primerih, ko ponudnik ugotovi, da bo za določen del projekta vključil zunanje izvajalce, ti pripravijo svoje ponudbe za sodelovanje. Pri tem je pomembno, da se dogovorijo za enoten način vodenja projekta, za organizacijske rešitve, ki so potrebne za izvajanje projekta in nasploh projektnega sodelovanja, o informacijski podpori. kompatibilnosti informacijskega sistema za potrebe planiranja, nadzora, obvladovanja dokumentacije, predaje rezultatov, o logističnih rešitvah, spremljanju stroškov, oskrbi in zaščiti kadrov, ki sodelujejo na projektu itd. Dogovor je seveda prilagojen predvsem vrsti projekta. Naj samo izpostavimo primerjavo med projektom izgradnje hidroelektrarne na lokaciji, ki je oddaljena od urbanih središč, raziskovalno-razvojni projekt, ki ga izvaja niz domačih in tujih raziskovalno-razvojnih inštitucij po naročilu nekega ministrstva, projekt izgradnje prometnega krožišča v občini, projekt nastopa pevskega društva neke gimnazije, ki vključuje tudi nastope v tujini. Za vsak naveden projekt obstaja naročnik, ki objavi zbiranje ponudb, ponudniki navedenih projektov pa bodo v izvajanje projekta vključil lahko zunanje izvajalce.

Ponudbeni postopek ima naslednje okvirne glavne faze: - analiza zahtevka – tenderja, ki je bil osnova naročniku za objavo zbiranja ponudb, - sprejem odločitve o tem, da se izdela ponudba, - imenovanje skrbništva – projektnega managerja in ponudbenega tima, - imenovanje strokovnega tima za izdelavo ponudbe, - zagon izdelave ponudbe, - izdelava vsebine projekta po zahtevku in v podrobnostih, ki so zahtevane v zahtevku, - priprava elementov ponudbe, - izbor zunanjih izvajalcev in vključitev v ponudbo, - določitev projektnega sistema s poudarkom na organizacijski obliki projektnega managementa za izvedbo projekta, - priprava opcijskih elementov za ponudbo, - zavarovanje rešitev in nasploh projekta kot poslovna tajnost, - oblikovanje ponudbene cene ter poslovnih učinkov, - združevanje ponudbe, - predlogi za pridobitev reference, - recenzije ponudbe in morebitni popravki ter potrditev, - predaja ponudbe, - predstavitev ponudbe, - usklajevanje ponudbe v primeru ožjega izbora, - dokončna ponudba, - podpis pogodb in spremne dokumentacije oz. sklenitev drugih oblik-- sodelovanja.

Vsekakor se ponudbeni postopki izvajajo po načelih digitalnega poslovanja oz. z uporabo informacijske tehnologije.

Skrbništvo izvedbe projekta prevzema vodenje izvajanja celotnega projekta. Gre za povezovanje vseh subjektov, ki tvorijo projektni sistem naročenega projekta. Vendar je treba upoštevati, kakšne naloge lahko izvaja to skrbništvo, saj se te razlikujejo, če je projektni manager v vlogi koordinatorja projekta ali v vlogi direktorja projekta, ki ima ob sebi še projektno pisarno, ki ne prevzema samo naloge planiranja, temveč tudi vodenje dokumentacije, konverzacijo z izvajalci, kontrolo izvajanja, nadzor projektnega poslovanja in podobno. Na oblikovanje organizacije skrbništva izvedbe vpliva kompleksnost projekta, število izvajalcev, zapletenost izvedbe (npr. vsaka aktivnost ima v povprečju dve ali več predhodnih aktivnosti), lokacija izvajanja projekta, organizacijske strukture naročnika, ponudnika in njegovih zunanjih izvajalcev, nujnost projekta, stopnja inovacije (koliko rešitev je treba razviti kot nove), roki projekta, vloge (so)investitorjev, usposobljenosti kadrov, razvitost in uveljavitev projektnega dela, načina vključitve izvajalcev naročnika itd. Naj samo naredimo majhno primerjavo med projekti kot so npr. mega projekt izgradnje podzemne železnice, projekt izgradnje novega stanovanjskega naselja, projekt izgradnje nove garaža za avtomobile v nekem pristanišču, projekt izgradnje električnih daljnovodov, projekt organiziranja dela na domu, projekt obnove športnega štadiona, projekt priprave novoletnega koncerta, raziskovalno-razvojni projekt razvijanja novega zdravila za COVID-19, projekt izgradnje namakalnega sistema in podobno. Če si pri tem naštevanju postavimo vprašanje, kakšna naj bo organizacijska oblika skrbništva izvedbe projektov ni možno dati enostavnega odgovora. Faktorjev, ki na to vplivajo, je veliko.

Skrbništvo garancije projekta prevzema vodenje izvajanja obveznosti, ki izhajajo iz dogovorjenih in predpisanih garancij. Organizacijo skrbništva garancije projekta je treba povezati z organizacijskimi rešitvami za izvajanje posegov, ki izhajajo iz obveznosti garancij. Tako ima lahko ponudnik sam določene izvajalce iz organizacijskih enot, lahko so to izvajalci zunanjih izvajalcev ali pa so to podjetja ali organizacije, ki izvajajo posege po pogodbi z ponudnikom ali direktno z naročnikom projekta, kar pa je prej izjema kot pravilo. Skrbništvo garancije projekta je treba obravnavati z vidika odnosov med naročnikom in ponudnikom.

Možne organizacije projektnega managementa, ki predstavlja posamezno skrbništvo so prikazane na sliki 8.

Primer P1: Skrbništvo ponudbenega postopka (SP) vodi projekt do podpisa pogodbe in s tem preda nadaljnje vodenje projekta skrbništvu izvedbe (SI). Po končanju faze izvedbe prevzame vodenje garancijske faze skrbništvo garancije (SG).

Primer P2: Skrbništvo ponudbenega postopka po podpisu pogodbe postane skrbništvo izvedbe (SP,I). Ko je projekt končan, pa prevzame vodenje garancijske faze skrbništvo garancije (SG).

Primer P3: Skrbništvo ponudbenega postopka (SP) vodi projekt do podpisa pogodbe in s tem preda nadaljnje vodenje projekta skrbništvu izvedbe in garancije (SI,G) hkrati. Gre za to, da npr. vodja projekta izvedbe v fazi garancije vodi in organizira izvedbo vseh garancijskih posegov.

Primer P4: Skrbništvo ponudbenega postopka postane po podpisu pogodbe skrbnik izvedbe in garancije (SPR) hkrati, govorimo o skrbništvu celotnega projekta, kar velja za najprimernejšo obliko.

Primer P5: Skrbništvo ponudbene postopka je organizirano za obvladovanje procesa izdelave ponudbe. Enako je skrbništvo garancije zadolženo za enovito vodenje vseh morebitnih garancijskih posegov. Skrbništvo izvedbe pa je organizirano po zaporednem načinu, kjer gre za to, da za izvedbo vsakega dela projekta obstajajo neka skrbništva, ki jih nato poskuša voditi zadnje skrbništvo, če je to sploh mogoče. Gre za najslabši model organiziranja projektnega managementa.

Primer P6: V celotnem projektu so organizirana skrbništva po zaporednem načinu, To pomeni, da je za vsak del izvajanja procesa izdelave ponudbe, izvedbe projekta in izvajanja garancijskih posegov določeno skrbništvo posebej. Pri takšnih rešitvah organiziranja skrbništev velja rek: »Vsak si vzame svoj čas, svoje naredi, zadnji pa znori.« Ta »zadnji« je npr. vodja gradbišča, vodja končne montaže, vodja predaje, vodja predaje rezultatov projekta naročniku ipd. Zato takšna organizacija projektnega managementa že v osnovi lahko povzroča zamude, časovne stiske, prekoračitve stroškov in veliko garancijskih posegov, ki ovirajo normalno uporabo pri naročniku oz. prevzemniku projekta. Takih organizacijskih rešitev je malo, rečemo lahko, da niso v uporabi. Najslabše s strani naročnika pa je, da nima enega sogovornika, predvsem v fazi izvedbe in garancije. Za najprimernejša modela organiziranja projektnega managementa veljata primer P2 in P4. Ta primer organiziranja projektnega managementa navajamo samo kot primer, da je ta oblika možna, pa nič več od tega.

PUP in ustvarjanje

PUP so vključena v ustvarjanje. Ustvarjajo sami v skladu s svojo strategijo izvajanja raziskav in razvoja. Ustvarjajo po naročilu, ustvarjajo to, kar so si naročniki projektov zamislili, razvili in predvideli kot svoj zahtevek pri razpisih. Po dogovoru z naročniki razvijajo to, kar je predmet raziskovalno-razvojnih in drugih programov EU in drugih programov mednarodnih asociacij, z raznih področij. Najpogosteje to PUP izvajajo kot samostojni projekt po naročilu v sodelovanju z raznimi inštitucijami, gospodarskimi družbami, univerzami itd. Gre za projekte s katerimi se ta ustvarjanja realizirajo. Projekti ustvarjanja se pogosto izvajajo kot samostojni projekti. Naj navedemo kot primere projekte predštudij, idejnih zasnov, projekte novih tehnoloških dosežkov kot podlaga za razpise investicijskih projektov.

Navajamo nekaj projektov za naše ali moje razmišljanje. Nesporno je, da se ti projekti ne morejo izvesti, če pri njih ne sodelujejo PUP, če ne prevzemajo v izvedbo tiste dele, ki jih naročnik ne izvaja, ni smiselno in niti potrebno, da jih sam izvede. Poskušajmo si določiti PUP, ki so bili vključeni od izdelave idejne zasnove in vse do pričetka uporabe ustvarjenega. - Projekt izgradnje II. tira Koper-Divača, kjer je operativni naročnik projektno podjetje 2TDK Družba za razvoj projekta d.o.o., v izvajanje projekta bo vključenih veliko PUP - Projekt izgradnje predora pod Karavankami, za katerega je naročnik DARS in glavni izvajalec za izkop predora turško podjetje, veliko del bodo prevzela druga PUP, projekt je skupen projekt Republike Sloveni je in Avstrije, financiran tudi s strani EU. - Projekt izgradnje žičnice na Zugspitze, najvišjo goro Nemčije, z vrsto tehničnih novosti, je najdaljša zračna povezava z enim podpornim stolpom, ki hkrati leži na najvišji nadmorski višini. - Projekt izgradnje predora Gotthard, dolžino 57 km in skupno 151,84 km predorskih cevi, jaški in prečnimi prehodi, je najdaljši železniški predor na svetu, lastnik Švicarske državne železnice.

- Projekt izgradnje obeležja Spomenik vsem žrtvam vojn v spomin, ki ga je 2013 v spomin na padle v vojnah 20. stoletja naročilo Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti Republike Slovenije na podlagi zakona iz 2009. Slovesno odkritje je bilo 13. julija 2017. - Znanstveni projekt Folding@Home je dolgoletni znanstveni projekt, ki prek razpršenega omrežja računalnikov išče potencialna zdravila za različne bolezni s simuliranjem oblikovanja (zlaganja) proteinov oziroma beljakovin. Sredi marca 2020 se je začel eden največjih mednarodnih projektov iskanja šibkih točk koronavirusa sars-cov-2, katerih morebitna najdba bi omogočila razvoj cepiva, zdravila ali terapije za bolezen covid-19, K projektu je pomembno prispevala tudi Slovenija. - Izgradnja 164,8 km dolgega mosta Danjang–Kunšan na železniški progi med Šanghajem in

Nandžingom v provinci Jiangsu, Kitajska. Odprt leta 2001, gradnja trajala 4 leta. - Izgradnja črpalna hidroelektrarna Avče, ki obratuje od leta 2009. Takrat je bila prva in edina takšna elektrarna v Sloveniji. S svojo napredno tehnologijo je med prvimi reverzibilnimi črpalnimi elektrarnami s spremenljivo hitrostjo vrtenja v črpalnem režimu v Evropi. - ARRS raziskovalni projekti, Univerzitetni klinični center Ljubljana - Digitalna preobrazba javnega sektorja in javne uprave. Je načrt za okrevanje in odpornost obravnava izzive digitalizacije, povezane z javno upravo, kot so zagotavljanje širokopasovne pokritosti celotnega ozemlja Slovenije, uvajanje e-storitev javnega sektorja, interoperabilnost sistemov za upravljanje podatkov, digitalna znanja in spretnosti ter oprema javnih uslužbencev, kibernetska varnost in zagotavljanje usklajevanja pri upravljanju naložb v informacijsko-komunikacijske tehnologije.

Navedel sem nekaj primerov projektov, kjer se predhodno ali v sklopu njihovega izvajajo dosegajo novosti, ki jih izvajajo različna PUP. Vsekakor moramo izpostaviti tista PUP, ki izdelajo rešitve v raznih oblikah, kot je idejni projekti, arhitekturna rešitev, projektna dokumentacija, tehnološka zasnova, izvedbeni načrti itd. Itd. itd. Moram se opravičiti mnogim, ki izvajajo projekte ustvarjanja. Se ponavljam, preveč jih je. Naj dodam kot primera še dva projekta. Projekt izdelave kopije generala Maistra in projekt državne proslave v letu 2020. Tudi tu gre za ustvarjanje in za vključitev PUP v izvajanje projekta. PUP z izvedbo naročenih projektov izvedejo stvaritev, ki je z naročnikom dogovorjena. Skoraj vedno gre za novosti, ki zahtevajo usmerjen razvoj tako naročnikov kot PUP.

Iz vsega navedena lahko razvrstimo PUP v naslednje vrste: - PUP, ki izvajajo naročene projekte, kjer ni potreba ali zahteva naročnika, da se pri projektih uporabijo povsem nove in še ne preverjene rešitve, - PUP, ki izvajajo naročene projekte z uporabo novih rešitev, ki so rezultati: o lastnega raziskovalno-razvojnega dela oz. izsledkov RR in drugih projektov. o raziskovalno-razvojnega dela/ RR projektov poslovnih partnerjev, o izsledkov raziskovalno razvojnega dela/RR projektov, ki jih je možno nabaviti kot odkup patenta, direktnim odkupom od PUP, ki je razvijajo novo rešitev ali pa z vključitvijo v projekt naročnika pod dogovorjenimi pogoji, - PUP, ki izvajajo naročene projekte z izsledki prosto dostopnih novih rešitev, ki so bila dosežena s RR inj drugimi projekti v okviru raznih nacionalnih programov, programov EU ali mednarodnih programov, programov skupine gospodarskih družb, programov, ki se izvajajo na univerzah, razvojnih organizacija s sredstvi iz omenjenih programov ipd. in so »prosto dostopni«.