8 PROJEKTNI SISTEM

PROJEKTI IN MI

Projekte snujejo, vodijo in izvajajo ljudje, ki tvorijo okolje projektov in ljudi, ki koristijo dosežke projekta.

8PROJEKTNI SISTEM

Za pojem sistema70 je značilno, da bodisi zajema vse možne elemente (sistem aksiomov), ali pa je dovolj dobro ločen od okolice, tako da ga lahko obravnavamo povsem ločeno, ali pa določimo nekatere možne zunanje vplive. Če združimo projekt z vsemi udeleženci na projektu potem lahko govorimo o projektnem sistemu.

V procesu projekta se pojavljajo različni »udeleženci«, vsak s svojimi nalogami, zadolžitvami in vlogami. Poskušajmo si zamisliti vse udeležence na projektu izgradnje teleskopa James Webb. Izstrelitev je bila izvedena 25. decembra 2021. Na projektu je delalo na deset tisoče ljudi skoraj tri desetletja iz 14 držav, stroški so okoli 9 milijard EUR. Začetki projekta segajo v leto 1989. Že ta podatek dovolj zgovorno pove, da se je moralo izvesti pravzaprav veliko število projektov, ki skupaj tvorijo program projektov. Program se je izvajal pod vodstvom NASA, Evropske vesoljske agencije (ESA) in kanadske vesoljske agencije (CSA).

Kakšni projektni sistemi se pojavljajo pri projektih izgradnje II. tira Koper - Divača, izkopa druge cevi predora Karavanke, izgradnje novega trgovskega centra, izgradnje novega doma za ostarele, državne proslave ob Dnevu samostojnosti in enotnosti 23. decembra 2021 in prenosa proslave preko ustreznih medijih, nakupa stanovanja s pomočjo kredita in projektov uvedbe elektronskega vročanja dokumentov?

Kdo vse so udeleženci projektov zoper kibernetske vojne in kdo vse so bili na projekta ARTEMIS I, ki se je izvajal 14 let in porabljenih je bilo okoli 40 milijard dolarjev in kdo vse bo udeležen na projektih obnove Krasa po letošnjem požaru?

Nadaljujmo s primeri projektov in si ob tem postavimo vprašanje, kdo vse so bili udeleženci naslednjih projektov: program projektov TRP – temeljni raziskovalni programi za nakup orožja za slovensko vojsko, ki smo ga izvedli ob osamosvojitvi, projekt uvedbe zdravstvene kartice v Sloveniji, ki je med pripravami in izvajanjem povezoval sistem Zdravstvenega zavarovanja Slovenije, sistem zdravstvenega varstva, vrsto notranjih in zunanjih izvajalcev do vseh državljanov

70 Vir: https://sl.wikipedia.org/wiki/Sistem http://bos.zrc-sazu.si/c/SP/neva.exe?name=sp&expression=SISTEM&hs=1

Slovenije, saj ima vsak svojo zdravstveno kartico in zdravniki svojo profesionalno kartico, projekt popisa prebivalstva države, ki smo ga izvedli v letu 2002, programa REVIT – Revitalizacija slovenskih občin – s projekti REVIT Koroške, Ptuja, Ormoža, Idrije in Cerkljanskega, Bele krajine, Ribnice na Dolenjskem je projektni sistem vključeval takratno Ministrstvo za znanost Republike Slovenije, bavarsko ministrstvo za gospodarstvo in promet, izvajalce v državi in Nemčiji, strateški tim občin, župane in občinske svete, vodstva projektov v občinah, podjetja in druge ustanove v občini itd., vse do vladnih institucij Slovenije in Bavarske, ki so rezultate posredovale na meddržavnih srečanjih, predstavitvah, rezultati projekta so bili posredovanje v poslovne baze itd. Gre za zelo razvejen projektni sistem.

Postavimo si vprašanje, kdo vse je tvoril projektni sistem pri mega projektih izgradnje transibirske železnice, ki je najdaljša železniška proga na sveti71 , projekt bohinjske železniške proge v dolžini 144 km, ki je sicer del 717 kilometrov dolge železniške povezave Praga-Jesenice-Gorica-Trst, program projektov iz gradnje mednarodne vesoljske postaje – ISS, kot skupni program projektov skupni projekt petih vesoljskih agencij ZDA (NASA), Rusije (FKA), Japonske (JAXA), Kanade (CSA) in Evropske unije (ESA). Pomembni so oz. bodo projekti izgradnje energetskega polja vetrnih elektrarn s priključkom na električno omrežje, projekti oz. programi projektov razvoja električnih avtomobilov, ki zajema postavitev proizvodnjo, zagotovitev kooperacije in druge dobave, prodajo, servisiranje, transportiranje, izdelavo in prodajo enot za električno polnjenje avtomobilov itd., projekt izgradnje industrijske cone na lokaciji treh občin, projekt izgradnje vrtca na zemljišču v lasti občine, projekt ustanovitve skupnega podjetja za evropsko visokozmogljivo računalništvo ali projekt vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva ali kratko e-ARH.si, ki predstavlja kompleksno okolje, ki je namenjeno e-arhiviranju, je v izvajanju in se financira iz državnega proračuna.

Postavimo si še vprašanji: kakšen je bil, kdo vse je tvoril projektni sistem projekta OSAMOSVOJITVE SLOVENIJE? Ni treba, da razpravljamo ali smo proces osamosvojitve poimenovali kot projekt ali program projektov. Vsekakor je bil ciljno usmerjen proces in časovno omejen72 .

Projektni sistem je …

Za opredelitev projektnega sistema si najprej postavimo nekaj vprašanj in poskušajmo na njih odgovoriti: - kdo vse je udeležen pri pripravi strategije, vhodne projektne zahteve in prvem evidentiranju projekta, - kdo sprejema odločitve, - kdo pripravlja podlage za vsebine projekta, - kdo pripravi, izdela, projektira, konstruira itd. vsebino projekta, - kdo izvede vse ekonomske izračune projekta in eksploatacije, - kdo izdela plan financiranja projekta in plan zagotovitve sredstev za zagon eksploatacije, - kdo povezuje strokovne nosilce in strokovni management v procesu projekta, - kdo predstavlja projektni management, kdo vodi projekt,

71 Vir: https://aktivni.metropolitan.si/dobro-pocutje/potovanja/transsibirska-zeleznica-najdaljsa-zelezniska-proga-nasvetu/ 72 Vir: https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/predsedovanje-slovenije-svetu-eu-2021/

- kdo vse so notranji izvajalci projekta, - kdo izvaja vključevanje notranjih izvajalcev v izvajanje del na projektu, - kdo pripravlja nabor zunanjih izvajalcev in izvaja ponudbene postopke? - kdo izvaja vključevanje zunanjih izvajalcev v izvajanje del na projektu, - kdo izvaja nadzor ali je projekt v skladu z vsemi predpisi, direktivami, ukrepi itd. glede varovanja okolja, zaščite biotskega sistema, varovanja voda, onesnaževanja itd. - kdo izvaja notranji nadzor načrtovanja in izvajanja projekta v skladu z zakonskimi določili, internimi akti in pravilniki, - kdo izvaja zunanji nadzor, če je zakonsko ali drugače določeno, - kdo povezuje izvajanje projekta s poslovanjem organizacije, ki projekt izvaja in z organizacijo, ki bo prevzela eksploatacijo, - kdo zagotavlja finančna sredstva, spremlja njihovo porabo in izvaja obveznosti v zvezi s tem, - kdo zagotavlja logistično, informacijsko, kadrovsko in drugo podporo, - kdo upravlja z vso projektno in izvedbeno dokumentacijo, - kdo zagotavlja varnost na lokaciji projekta, kdo in kako spremlja in nadzira poslovno zaupnost, - kdo izvaja marketing projekta za zagon in uporabo eksploatacije, - kdo je zadolžen za stike z javnostjo v zvezi s projektom, - kdo vse ureja odnose z vplivnimi dejavniki, - kdo rešuje morebitne spore z udeleženci projekta, - kdo analizira in predlaga ukrepe v zvezi z ekonomiko projekta, predvsem v zvezi z planom stroškov in dejanskim nastajanjem stroškov, - kdo analizira in predlaga ukrepe glede stroškov in finančnih učinkov izvajanja eksploatacije, v kolikor se pojavijo odstopanja, - kdo ukrepa, v kolikor se pojavijo spremembe pri vhodnih strategijah projekta, pri spremembah strategije ali solventnosti organizacije, - kdo ureja odnose z predstavniki lastnikov, - kdo ureja odnose s poslovnimi projektnimi partnerji, - kdo pripravlja podlage za prijavo projekta v nacionalne razpisne programe financiranja, za koriščen je sredstev iz skladov EU in drugih virov, - kdo posreduje vse potrebno za vključitev projekte v družbene plane, - kdo daje vsa soglasja za uporabo dosežkov projekta oz. eksploatacijo? - kdo prevzame v uporabo, koristi oz. uporablja eksploatacijo projekta, - kdo ………?

Pri vključitvi projektno usmerjenih družb za izvedbo celotnega projekta ali del npr. podprojekta si postavimo vprašanja, ki dodatno vplivajo na oblikovanje projektnega sistema naročnika: - kdo vse je pooblaščenec za naročilo projekta pri naročniku in sklenitev pogodbe? - kdo vse sodeluje pri pripravi tenderja - kdo vse sodeluje pri pripravi ponudbe, - kdo izvaja aktivnosti glede sklenitve pogodbe in registracije? - kdo vse spremlja izvajanje projekta po pogodbi? - kakšna je organizacija projektnega managementa pri naročniku? - kdo vključuje izvajalce projekta, ki jih v projekt vključuje naročnik in kdo spremlja njihovo izvajanje? - kdo vse je vključen v pridobitev vseh potrebnih soglasij do uporabnega dovoljenja,