7 PROJEKTNO USMERJENO POSLOVANJE

PROJEKTI IN MI

Projekt je časovno omejen proces, ki združuje različne izvajalce z znanji, usposobljenostjo, izkušnjami, inovativnostjo, s sposobnostjo izvesti vse, da se dosežejo cilji projekta.

7PROJEKTNO USMERJENO POSLOVANJE

Projektna sedanjost zajema vse projekte v nekem organiziranem okolju, ki je lahko država, EU, regije, mednarodne povezave, pokrajine, lokalne skupnosti, krajevne skupnosti, gospodarske družbe, ki jih lahko razvrstimo v družbe z neomejeno odgovornostjo, družbe z omejeno odgovornostjo, komanditne družbe, delniške družbe, samostojni podjetniki, organizacije javnega sektorja, kot skupek organizacij, ki opravljajo javne funkcije – izvajajo upravno- politični proces in zagotavljajo javne službe oziroma javne storitve (servisni del javnega sektorja) in so tudi javna podjetja, zavodi in zastopniki organizacije civilne družbe kot neprofitne organizacije, ki skrbijo za izvrševanje javnega interesa, humanitarne organizacije, organizacije verskih skupnosti itd. Da izvajajo projekte, povezane s svojim poslovanjem in predvsem razvojem, ni treba posebej omenjati. So naročniki projektov, lahko rečemo tudi, so iniciatorji. Projektno sedanjost lahko predstavimo s projekti, programi projektov po področjih, kot so raziskave in razvoj, gradbeništvo, promet, industrija, kmetijstvo, zdravstvo, inženiringi, obramba ali ožje vojaška industrija, izobraževanje, digitalizacija, osvajanje vesolja, komunikacije, energetika itd. itd. itd. vse do vedno bolj pomembnega področja reševanja podnebnih sprememb, borbe proti povzročiteljem epidemij in pandemij in nasploh reševanje narave ter ob tem ohranjanje biotske raznovrstnosti.

Opravičujem se bralcem za »itd.-je« in za grobe razčlenitve organiziranih okolij, kjer danes srečujemo projekte. Ti projekti so v danem trenutku lahko v različnih fazah v svojem procesu od oblikovanja vhodne projektne zahteve dalje vse do končanja in pričetka izvajanja eksploatacije. Za vse to je potrebno znanje, novo znanje, veliko znanja in vsega ostalega, kar zagotavlja izvajanje procesov projektov. To poglavje smo pričeli s »projektna sedanjost«. Logično bi tej sedanjosti lahko sledilo projektna bodočnost. Strnimo si, bodočnost je izredno široko področje razmišljanja, raje recimo projekti v bodoče. Projektov bo vedno več, njihovi cilji se bodo oblikovali glede na potrebe in še na marsikaj. Postavimo si preprosta vprašanja: imamo danes že dovolj znanja, izkušenj, usposobljenosti, opreme, kadrov, finančnih sredstev za projekte v bodočnosti? Imamo dovolj za programe projektov reševanja vremenskih vplivov, projekte reševanja vseh dejavnikov prometa, ki je velik onesnaževalec okolja, projekte, s katerimi bi zadostili potrebam po hrani in vodi v bodoče, saj se število človeštva stalno povečuje, projekte za zagotovitev eko-energij, projekte reševanja psihofizičnih težav človeštva, s katerimi se človeštvo že in se bo srečevalo v bodoče, projekte novih kulturnih dobrin, projekte razvoja novih zdravil za epidemije, ki jih lahko še pričakujemo itd.

Vsak projekt traja. Srečujemo projekte, ki se lahko npr. izvajajo tudi 10 ali več let. Rešitve, ki jih načrtujemo v okviru projektov danes, bomo koristili, ko bodo projekti končani. Bodo ob koncu projekta te rešitve še primerne in za uporabnike sprejemljive, usklajene z zahtevami, bodo ekonomsko upravičene, v skladu z drugimi rešitvami, ki so novost in tudi sprejemljivejše?

Postavimo si dodatni vprašanji, vezani na konkretne projekte. Projekt izkopa predora pod St. Gotthardom v dolžini 57 km je namenjen prometu. Trajanje projekta do izkopa predora je bilo 14 let. So bile ob načrtovanju projekta že poznane vse rešitve urejanja prometa, ki veljajo danes in so obvezna? Program projektov, ki so bili podlaga Avstriji, da je letos lahko zaprla zadnjo elektrarno na premog se je izvajal 15 let in je vključeval projekte, s katerimi se je zagotovila električna energija, proizveden na okolju prijaznejši način ob hkratnem zapiranju elektrarn na fosilna goriva. So bile pred petnajstimi leti že znane vse rešitve, ki bi to omogočile in se urejajo v skladu z nacionalnimi, tehničnimi, okoljsko varstvenimi, standardi in drugimi zahtevami? Postavimo si preprosto vprašanje, ali imajo naročniki projektov, snovalci, izvajalci in prevzemniki eksploatacij projektov dovolj znanja in izkušenj, so dovolj usposobljeni, se znajo organizirati za časovno omejeno izvajanje, za izvajanje projektov v planiranih ali drugače dogovorjenih stroških itd. Pod »itd.« bi lahko navedli še marsikaj, če bi govorili o posameznih projektih po področjih. Odgovor je seveda odgovor: vse to morajo imeti. Če ne naročnik sam, pa zagotovo tudi tisti, ki kot zunanji izvajalci izvajajo delajo na izvedbi projekta.

Naročniki in investitorji projektov pri oblikovanju vhodnih projektnih zahtev vsekakor želijo takšne izvedbe, ki bodo zagotovile eksploatacijo z najnovejšimi rešitvami ali rešitvami, ki so časovno in finančno sprejemljive ali vsaj rešitvami, ki so že uveljavljene, preizkušene in se lahko ocenjuje njihova ekonomska in druga uspešnost v eksploataciji že pred izvajanjem projekta. Razvoj in izvedbo projekta ali določene del projekta naročajo pri zunanjih izvajalcih kot so npr. gradbena podjetja, podjetja, kovinsko predelovalne industrije, arhitekturni biroji, projektantske organizacije, podjetja notranjega opremljanja prostorov, podjetja za postavitev robotiziranih proizvodenj, podjetja za izdelavo spletnih strani, podjetja za razvoj in uvajanje digitalizacije, raziskovalne in svetovalne organizacije na določenih področjih, svetovalne organizacije za izvajanje študij, analiz poslovanja, podjetja za organizacijo raznih prireditev in opremljanje lokacij prireditev, podjetja za upravljanje z gozdovi, podjetja za vzpostavitev dela na daljavo, podjetja za dobavo in montažo zdravstvene opreme, podjetja ali organizacije za urejanje športnih objektov, izgradnjo fitnes centrov itd. Navedli smo samo nekatera podjetja in organizacije, ki izvajajo projekte po naročilu. Ti projekti pomenijo za tovrstna podjetja projektno usmerjeno poslovanje. Takšni projekte označujemo kot zunanje komercialne projekte, čeprav v praksi srečujemo vrsto različnih poimenovanj. Gre za projekte za naročnike, s katerimi izvajalec ali več njih, združeni npr. v poslovne partnerje, v konzorcij sklenejo dogovor za izvedbo projekta. Naročniki projekta so praviloma tudi investitorji. Naročniki lahko za naročanje in izvedbo projekta oblikujejo tudi delniško družbo. Vse več je primerov oblikovanja takšnih projektnih družb predvsem pri mega projektih ali strateško pomembnih projektih. Za tiste dele projekta, ki jih naročniki ne morejo sami izvesti, potrebujejo torej zunanje organizacije, ki jih označujemo kot projektno usmerjene organizacije oz. podjetja - PUP. Naročnik mora definirati svoj projektni zahtevek, objaviti razpis ali natečaj za zbiranje ponudb, izvesti ponudbeni postopek, ki se zaključi s podpisom pogodbe ali drugimi oblikami dogovorov, kot je npr. direktno naročilo s projektno usmerjenim podjetjem, naročilo na podlagi že dogovorjenega poslovnega sodelovanje itd. So zunanji izvajalci in izvajajo za naročnike zunanje komercialne projekte.

Zunanji komercialni projekt z vidika naročnika zajema naslednje procese: - priprave vhodne projektne zahteve, izražene z namenskimi in objektnimi cilji projekta, s katerimi se zagotovi eksploatacija rezultatov projekta in ostalimi parametri, - priprave zagona projekta, - določitve, katere dele projekta oz. objektne cilje, bodo izvedla zunanja projektno usmerjena podjetja ali organizacije – PUP, - oblikovanje zahtevka za pridobitev ponudb PUP, - izbora ponudnika(ov) in sklenitve poslovnega dogovora o izvedbi dela projekta, ki je predmet dogovora, - izdelave finančnega plana, - izdelave usklajenega plana izvajanja projekta PUP in projekta naročnika ter dokončne razmejitve del med naročnikom in PUP ter njihovimi (pod)izvajalci, izvajalci naročnik in njegovimi zunanjimi podizvajalci, - izdelave vsebine, ker izvede strokovna skupina naročnika in/ali PUP ali pa je izdelavo vsebine izvedel kot projekt specializiran izvajalec, s katerim je naročnik sklenil pogodbo ali drug poslovni dogovor, - pridobitve finančnih virov in izpolnitve pogojev za to pridobitev, - prevzema rezultatov izvedenega projekta PUP, da se lahko projekt naročnika nadaljuje in prične eksploatacija s tem, da naročnik izvede zagon eksploatacije in organizira procesa sledenja in uveljavljanja posegov v garancijskem obdobja, ki je dogovorjen s poslovnim sodelovanjem PUP, - nadzora in prevzema rezultatov aktivnosti za izvajanja garancije, ki je obvezna glede na zakonodajo, standarde, predpise, sklenjene pogodbe ipd. - aktiviranja projektnega sistema naročnika, ki je glede na vrsto projekta in organizacijsko okolje, v katerem se projekt izvaja, različen od managementa naročnika, projektnega management naročnika v različnih organizacijskih oblikah, strokovni management, izvajalci in vodstvo ponudbenega postopka, projektna organizacija pri notranjih izvajalcih, ustrezno vgrajena v obstoječo organizacijo, notranji izvajalci, ki sodelujejo pri izvedbi, notranji sistemi nadzora poslovanja, prevzemniki projekta, organizacijske enote za planiranje, spremljanje, obračun poslovanja, kontrolo kvalitete, urejanje pravnih zadev itd. - vključevanja sistemov zunanjega nadzora, ministrstev, vladnih agencij, specifičnega nadzora za posamezna področja projekta, organizacij za izdajo soglasij, dovoljenj, certifikatov, uporabnih dovoljenj itd. ter institucije za urejanje pravnoformalnih zadev, kar je odvisno predvsem od vrste projektov in pomena za širše družbeno okolje, - sodelovanja s projektnim sistemom PUP, ki ga lahko tvorijo: management podjetja ali več podjetij, če gre za skupen nastop oz. sodelovanje na projektu, strokovnim management, projektnim managementom, izvajalci ponudbenega postopka, izvajalci projekta, izvajalci garancijskih aktivnosti, notranjim nadzorom, organizacijske enote za kontrolo kvalitete, logistiko, varnost, stike z javnostjo in druge organizacije enote, ki so s svojimi pooblastili vključene v vodenje in izvajanje ter zaključevanje projekta, - izvajanja aktivnosti - projektov za zagon izvajanja eksploatacije, v kolikor je to dogovorjeno s PUP, - zagotavljanja in usposabljanja kadrov za zagon in izvajanja eksploatacije, - obvladovanja vplivnih dejavnikov, ki projekt podpirajo ali mu nasprotujejo v sodelovanju z PUP, - napovedovanja in obvladovanja tveganj v sodelovanju z zunanjim izvajalcem, - pridobivanja znanj in izkušenj ter ustvarjalnosti nasploh,

- zagotavljanja varnosti vseh, ki so vključeni v izvajanje in kontrolo projekta, - doslednega upoštevanja človeških pravic in dostojanstva človeka. - zagotavljanja varovanja okolja na lokaciji izvajanja projekta in v eksploataciji.

Podali smo definicijo zunanjih komercialnih projektov z vidika naročnikov. Naročnik vključuje PUP v izvajanje svojega projekta. Za PUP je to projekt, ki ga pridobi, če naročnik smatra, da je ponudba glede na njegove zahtevke ustrezna. Pride do projektnega sodelovanja ali preprosto do poslovnega sodelovanja. Vsekakor ni namen PUP samo pridobiti projekt, temveč želi seveda doseči poslovne učinke in namenske učinke vse do pridobitve referenčne izjave, kar mu lahko koristi pri drugih ponudbah. PUP zelo pogosto, odvisno od projekta, potrebuje za izvedbo projekta zunanje izvajalce, s katerimi ravno tako sklepa poslovne dogovore na osnovi zbiranja ponudb, lahko pa so to dobavitelji, kooperanti in podobno, kjer gre za naročilo, nakup, naročilo storitve itd., kar je odvisno od tega, kaj je potrebno za izvedbo naročenega projekta. Posebej je treba poudariti še sodelovanje ali skupno izvajanje izvajalcev naročnika in izvajalcev izvajalca – PUP.

Zunanji komercialni projekt projektno usmerjenega podjetja - PUP je proces: - pridobitve tržne informacije o razpisih, natečajih za projekte, - pridobitve razpisnih zahtev naročnika/naročnikov projekta, - analize razpisnih zahtevkov, - ocenitve možnosti izvedbe projekta, - snovanja vsebine projekta, - vključevanja predvidenih zunanjih izvajalcih v izdelavo vsebine projekta, - planiranja izvajanja projekta: določanje procesov izvajanja, planiranje rokov, planiranje stroškov, planiranje financiranja izvedbe projekta, planiranje vključevanja notranjih in zunanjih izvajalcev, planiranje predaje projekta naročniku in izdelava ostalih planov, - določitev in vzpostavitve organizacije izvajanja in organiziranosti projektnega managementa, - izdelave ponudbe s tem, da si PUP oblikuje svoje namenske cilje, ki jih mora doseči z izvedbo projekta, - predstavitve ponudbe z utemeljitvijo predlaganih rešitev in izvedbe v skladu z razpisom naročnika, - sklenitve dogovora - pogodbe z naročnikom, - pridobitve zunanjih izvajalcev, - sklenitve dogovorov z zunanjimi izvajalci, - zagon izvajanja projekta, - izvajanja projekta, - vključevanja izvajalcev naročnika in njegovih podizvajalcev v projekt, - povezovanja projektnega poslovanja s planiranjem, spremljanjem in obračunom celotnega poslovanja PUP, - nadziranja izvajanja projekta in poročanje o izvajanju naročniku in ostalemu dogovorjenemu in obveznemu nadzoru, - izvajanja aktivnosti za obvladovanja vplivnih dejavnikov pri naročenem projektu z naročnikom, - sodelovanje pri izvajanju aktivnostih naročnika za zagon eksploatacije in predaja rezultatov projekta, - izvajanja del, ki izhajajo iz obveznosti iz garancij, - stalnega sodelovanje s projektnim sistemom naročnika, ki je management, projektni management, strokovni management, izvajalci naročnika, prevzemniki projekta, organizacija

nadzora, kontrole kvalitete, marketinga, organizacijo varovanja in urejanja pravnoformalnih zadev in drugih, ki so glede na vrsto projekta naročnika vključeni z različnimi nalogami v vodenje in izvajanje njegovega projekta, - aktiviranja lastnega projektnega sistema, ki je management, projektni management, strokovni management, notranji izvajalci in zunanji izvajalci, interni, nadzor poslovanja, nadzor kakovosti, varovanje, marketing, organizacija planiranja in spremljanja poslovanja, organizacija za urejanje pravnoformalnih zadev in druge obvezne organizacije nadzora, - zagotavljanja varnosti vseh udeležencev na projektu in materialnih sredstev na lokaciji izvajanja projekta, - obvladovanja tveganj pri izvajanju projekta s sodelovanjem naročnika projekta, - spremljanja in obvladovanja solventnosti naročnika(ov), - doslednega upoštevanja in uveljavljanja človekovih pravice, - pridobitve referenc, - reševanja problemov varovanje okolja, kar lahko pomeni tudi sugeriranje ustreznih rešitev naročniku že ob njegovem zahtevku za ponudbo, - proces, s katerim tako PUP kot naročnik stremita, da izvedba projekta in doseženi rezultati ter eksploatacija prispevata k varovanju okolja.

Predstavljeno definicijo zunanjega komercialnega projekta lahko označimo kot izhodiščno ali okvirno. Prilagoditi jo je treba vrstam projektov, njihovim vsebinam, lokacijam izvedbe projekta, naročnikom, finančnim možnostim financiranja, načinu financiranja, organizaciji projektnega managementa, izvedbam v različnih oblikah »izvedba na ključ«, pogojem za izvedbo, ki jih postavlja naročnik in vrsti drugim značilnostim. Kot primer navedimo npr. projekt izdelave spletne strani za spletno prodajo nekega trgovskega podjetja, projekt izgradnje kolesarske poti, ki poteka preko ozemlja štirih občin, financiran iz proračuna občin, s sredstvi kohezijske politike EU, vložkom sredstev iz državnega proračuna, projekt je del nacionalnega programa pod okriljem Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport, upravljanje bo prevzelo turistična organizacija ene izmed občin. Definicijo je treba prilagoditi ali dopolniti npr. tudi pri projektu izgradnje nove avtoceste, projektu uvedbe novega učnega programa vezanega na digitalizacijo na ustrezni obstoječi fakulteti s tem, da se bodo v njenem inštitutu izvajali projekti iz nacionalnega programa in programa EU za to področje, projekt za katerega se ustanovi projektno podjetje domačih in tujih investitorjev itd.

Zunanji komercialni projekt, ki ga PUP izvaja za naročnika, je treba povezati z projektom naročnika. Naročnik pri snovanju vhodne projektne zahteve svojega projekta ali že predhodno ugotavlja, da bo za izvedbo določenega dela svojega projekta, s katerim bo dosegal ciljev in zagon izv ajanja eksploatacije, moral vključiti zunanje projektno usmerjena podjetja ali organizacijo. Vsekakor pa mora to odločitev doreči v fazi priprave zagona projekta. To je nato osnova, da se pripravi zahtevek za zbiranje ponudb Povezanost projekta naročnika s projektom, ki ga bo izvedlo PUP, je prikazana na sliki 7.