Slika 7: Eksterni komercialni projekt in projekt naročnika

Slika 7: Eksterni komercialni projekt in projekt naročnika

V določeni fazi svojega projekta naročnik objavi razpis za zbiranje ponudb za izvedbo določenega dela projekta. V projekt bo tako vključil PUP, ki razpolaga z znanjem, kadri, opremo, izkušnjami, zagotavlja najnovejše rešitve, projekte izvaja v skladu z dogovorjenimi pogoji, v kolikor je treba, razvije nove rešitve, ki bi bile za naročnika primerne in potrebne, obvladuje stroške, projekte izvaja v dogovorjenih rokih, vključuje se v razreševanje problemov z vplivnimi dejavniki, ki projektu nasprotujejo ali želijo uveljaviti svoje zahteve, ki niso iz različnih razlogov možne, sodeluje pri pridobivanju finančnih sredstev in razpolaga z ustreznimi in seveda dokazljivimi referencami itd. Za izbor najboljšega ponudnika mora imeti razdelano ustrezno metodologijo izbora ponudnikov. Po izboru ponudnika se s sklenjeno pogodbo ali potrditvijo drugih oblik sodelovanja na projektu, ponudbeni postopek zanj zaključi.

PUP praviloma stalno išče informacije razpisih, o pozivih za ponudbe, natečajih, raznih objavah itd. Na sliki 7 je to označeno z pridobivanjem tržnih informacij (TIx). V primeru, da se najvišji management v sodelovanju s strokovnim in drugim managementom ter zunanjimi izvajalci odloči, da pri sebi sproži ponudbeni postopek, lahko že govorimo o pričetku izvajanja zunanjega komercialnega projekta. Projektni proces se deli na naslednje faze (slika 7): - ponudbeni postopek, v katerem se na podlagi naročnikovega zahtevka pripravi ponudba kakor je bila zahtevana v zahtevku naročnika in seveda z dodatki, ki jih PUP želi ponuditi vse v želji, da »pridobi« projekt in s tem dogovori projektno poslovno sodelovanje, - izvedba projekta, ki se praviloma zaključi s pričetkom eksploatacije, lahko pa tudi kasneje, kakor izhaja iz dogovora z naročnikom; možno je celo, da zagon eksploatacije pomeni konec projekta za naročnika, - garancija po dogovoru projektnega sodelovanja, v kateri PUP zagotavlja nemoteno uporabljanje oz. delovanja tega, kar zagotavlja eksploatacija v pogodbeno dogovorjenih ali splošno uveljavljenih rokih in v okviru dogovora glede na potrjeno ponudbo in plane; naročnik uveljavlja popravke, praviloma na račun izvajalca, - garancija po zunanjih določilih, ki jo morata upoštevati naročnik in izvajalec ter izvesti ukrepe – aktivnosti, v kolikor se pojavijo.

Naročnik mora za prevzem projekta, kar mu omogoča zagon eksploatacije, izvesti vse potrebne aktivnosti, lahko jih obravnava tudi kot interni projekt, ki se izvajajo s časovnim prekrivanjem vzporedno z izvajanjem naročenega projekta. S temi aktivnostmi oz. projektom zagona eksploatacije si naročnik zagotovi vse potrebne pogoje, da lahko eksploatacija steče. To je lahko, odvisno od predmeta naročenega projekta npr. pridobitev registracije, potrebnih soglasij, dovoljenj, izbor kadrov, nabava materiala, sklenitev pogodb z dobavitelji, kooperanti, povezava z eksternimi informacijskimi sistemi, planiranje izvajanja eksploatacije, organiziranje prodaje v primeru, da je eksploatacija proizvodnja izdelkov, zagotovitev zagonskih finančnih sredstev, za zagon eksploatacije, marketinške aktivnosti, priprava organizacije za izvajanje eksploatacije, pridobitev opreme in sklenitev vseh dogovorov za odprtje vrtca, ki ga je zgradilo PUP, itd. V primeru naročenega projekta izdelava idejne projektne dokumentacije je eksploatacija uporaba te dokumentacije npr. za pripravo zahtevka za razpis za zbiranje ponudb za nadaljevanje projekta itd.

PUP ali njegovi podizvajalci lahko imajo interes, da si po končanju izvedbe projekta zagotovijo vzdrževanje, če objekt projekta to omogoča npr. pri projektu izgradnje čistilne naprave, robotizirane proizvodnje, projektu izgradnje namakalnega sistema, projektu vzpostavitve spletne prodaje, kjer gre v glavnem za prilaganje novim predpisom, zakonodaji, dopolnitvam spletne prodaje, pri projektu nove zdravstvene opreme, projektu izgradnje cestnega odseka, projektu izgradnje namakalnega sistema itd. Vzdrževanje se lahko organizira na različne načine kot npr. v izvedbi na daljavo na osnovi vgrajene digitalno opreme za samodiagnostiko, kar omogoča, da izvede vzdrževanje naročnik sam, lahko se organizira kot redno servisiranje in podobno.

Na sliki 7 je shematsko prikazano, da je PUP izvedel svoj projekt in po izvedeni predaji objekta projekta naročnik v sklopu svojega projekta nadaljuje izvajanje do konca svojega projekta, ki si ga je zastavil. Možno pa tudi je, da PUP izvede za naročnika zagon eksploatacije in upravlja z eksploatacijo, do roka, ki je bil dogovorjen. Za tem eksploatacijo prevzame naročnik sam. Tak primer bi lahko bil, da neko specializirano PUP izvede vse priprave za obeležje nekega praznika in zatem še samo praznovanje z vsem, kar je potrebno, npr. organiziranje govornikov, izvedbo glasbenega programa, prevzeme izvedbo najav in obveščanje o proslavi, tiskovne konference itd.

Govorimo lahko, da je PUP izvedel naročen projekt v celoti ali v praksi pogosto poimenovano kot »izvedba na ključ«. Vendar mora naročnik kljub temu izvesti še kakšne aktivnosti, da se proslava obeležje praznika lahko izvede. Pri projektu postavitve robotizirane proizvodnje, ko gradbeno podjetje po naročilu prevzame samo postavitev vseh gradbenih objektov kot so proizvodna hala, skladišča, poslovni prostori, prostori za energetsko postajo, dovozne ceste itd. s tem seveda naročnik ne more pričeti z eksploatacijo, ki je redna proizvodnja. Potrebuje še opremo za robotizirane proizvodne linije, opremo za energetsko oskrbo, avtomatski in daljinsko voden prevoz po proizvodni hali in do skladišč, opremo za upravljanje proizvodnje z uporabo informacijske tehnologije itd. Te dele projekta naroči pri drugih PUP, ki so za izvajanje teh delov projekta usposobljena. Naročnik mora v okviru svojega projekta razviti izdelek, prevzeti programiranje robotiziranih linij, usposobitev kadrov, pridobitev vseh soglasij in dovoljenj itd. Pri projektu izgradnje parkirišča v glavnem mestu občine lahko občina kot naročnik sicer preda ta projekt izbranemu PUP kot celotno postavitev parkirišča vključno z zapornicami in avtomati za parkirne kartice z vključenim evidentiranjem, postavitvijo signalno varnostne opreme itd. Ureditev lastništva in odkupe zemljišča lahko sicer pripravi PUP, vendar urejanje prenosa mora pravnoformalno urediti občina. Tudi sklenitev dogovora z komunalnim podjetjem o čiščenju, odstranjevanju snega, urejanju travnatih površin itd. mora urediti občina sama.

Pridobitev informacij za zahtevke za ponudbe je stalna dejavnost PUP. Gre za pridobitev informacij o pozivih za dajanje ponudb. Zahtevki za ponudbo se lahko pridobijo na različne načine, kot so npr. razpisi v Uradnem listu Republike Slovenije, mednarodni razpisi, razpisi različnih skladov in virov za financiranje projektov, viri tuje tehnične in finančne pomoči, banke za razvoj, razpisi ministrstev za podporo gospodarstvu, razpisi mednarodnih ekoloških programov, informacijske baze povpraševanja gospodarskih zbornic, podjetij, razpisi v programih EU, evropske kohezijske politike itd. Pri raznih razpisih, ki smo jih bežno omenili, pa ne govorimo o ponudbah, temveč o prijavah, vlogah za projekt, pri tem gre v glavnem za pridobitev nepovratnih in povratnih finančnih sredstev.

Ob teh definicijah si moramo postaviti vprašanje, ali imamo zagotovljeno organizacijo, urejene procese, ki jih zahtevajo izvedbe projektov, nadzor projektnega poslovanja, ustrezno informacijsko podporo, ki se integrira s celovitim informacijskim sistemom podjetja in naročnika, podizvajalcev, dobaviteljev, itd., projektno usposobljen kader, sistem nagrajevanja, ki ga zahteva delo na projektih, določena delovna opravila ali dopolnitev/popravkov obstoječih, ki jih zahteva celovita projektna organizacija, organiziran projektni management, uveljavljeno projektno kulturo, prevoze zaposlenih na kraj izvajanja projektov, video komunikacijo, delo na daljavo in še marsikaj, kar je potrebno in zavisi predvsem od vrste projekta in organiziranosti okolja, kjer se projekt izvaja.

Projektno sodelovanje med naročnikom in PUP lahko zajema glede na potrebe naročnikov naslednje: - izvedbe projekta, kar pomeni, da naročnik naroči izvedbo celotnega projekta ali samo en del pri PUP, ki ga izvede in zanj prevzame garancijo in zgotovi zanesljivost eksploatacij, v kolikor je garancija seveda obvezna in smiselna, - vodenja projekta, kar pomeni, da naročnik naroči storitve v zvezi z vodenjem projekta celotnega projekta ali samo za določen del. Za takšno sodelovanje z zunanjim izvajalcem je treba predvsem doreči, kako meriti uspešnost, učinkovitost vodenja projekta ter kakšne ukrepe bo naročnik povzel, če se ugotovi, da vodenje projekta ni ustrezno, - celovita izvedba z vključenim vodenjem projekta, ki lahko vključuje tudi zagon izvajanja eksploatacije, kar se označuje kot »celovita izvedba na ključ«.

Poleg omenjenih naročil, naročnik potrebuje za svoj projekt še vrsto ekspertnih izvajalcev za razreševanje vrste aktivnosti, ki so potrebne, da se projekt izvaja in ustrezno zagotovi zagon in delovanje eksploatacije. Gre za razreševanje in izvajanje aktivnosti, ki se pojavlja pri projektih, kot so npr.: - pridobitev ustreznih kadrov za sodelovanje pri izvajanju projekta, - pridobitev finančnih sredstev iz različnih in možnih virov, npr. skladov EU, Evropske investicijske banke, nacionalnih razpisov financiranja itd. - razreševanje upravnih postopkov v zvezi s posegi v okolje, ki jih bo povzročil projekt, - vključitev izvajanje samega projekta in odvijanje eksploatacije v kratkoročne in dolgoročne plane poslovanja, - razreševanje odnosov z vplivnimi dejavniki, ki projektu nasprotujejo ali zahtevajo na določenih segmentih drugačno izvedbo projekta, - izvajanje medijskih promocijskih aktivnosti najave projekta in informiranja o napredovanju projekta, - pridobitev soglasij, dovoljen, certifikatov itd., - ocena usklajenosti z nacionalnimi razvojnimi programi, direktivami in predpisi, zakonodajo, direktivami EU, - pridobitev in usposabljanje kadrov za potrebe zagona in izvajanja eksploatacije,

- poročanje zunanjemu nadzoru, npr. Ministrstvu za finance, v kolikor se koristijo finančna sredstva iz virov iz EU, nadzoru, ki ga izvaja organizacija, ki upravlja s temi viri, poročanje nadzornemu svetu, vladnim agencijam itd.

Za izvajalca projekta je zelo pomembna referenca, ki jo prejme od naročnika. Kdaj se izstavi referenca in za katere dosežke in dela na projektu je seveda predmet dogovora. Naročnik mora praviloma izdano referenco utemeljiti ali dokazati. Za izvajalca pomeni pridobljena referenca veliko, predvsem pri dajanju novih ponudb. Ali lahko izvajalec dobi garancijsko izjavo od naročnika prej, kot je bilo to določeno s pogodbo? Odgovor je lahko, zakaj pa ne. To je stvar poslovnega, etičnega ali moralnega značaja. Za naročnika lahko pomeni pri ponudbi prednost pred drugimi ponudniki. Vendar je to odvisno od poslovnega sodelovanja in odnosov med naročnikom in izvajalcem. Ne gre pa pri dajanju referenc samo za PUP, lahko jih pridobijo tudi njihovi zunanji izvajalci.

Čas postaja vse pomembnejši za pridobitev projekta, saj naročniku projekta pomeni pridobljen čas lahko s poslovnega vidika in vidika konkurence na tržišču prednost. Preprost primer je lahko projekt izgradnje nove robotizirane proizvodnje.

Prihranek na času npr. tri mesece pomeni za naročnika, da lahko prične proizvodnjo izvajati toliko prej, kot je bilo dogovorjeno. Izvajalci morajo v svoji ponudbi predložiti roke doseganja posameznih ciljev in rok končanja projekta z utemeljitvijo, na kakšen način lahko projekt izvede toliko prej posebno, če konkurenčni ponudniki takšen rok niso predložili. Je pa možno pridobiti na času, če že v času priprave ponudbe izvajalec prične izvajati določene aktivnosti na projektu, npr. izdelavo projektne dokumentacije, čeprav še ni popolnoma dorečeno ali bo ponudba sprejeta. To lahko označimo kot tveganje izvajalca. Gre za predčasno izvedbo naročenega projekta, saj se pričakuje, da bo pogodba podpisana in s tem projekt pridobljen.

PUP izvajajo multiprojektno poslovanje. Gre torej za izvajanje več projektov hkrati v nekem časovnem obdobju, npr. enega poslovnega leta. Ob tem si moramo postaviti vprašanje, kako voditi posamezen projekt in kako obvladovati vse projekte.

Gre predvsem za probleme optimalnega planiranja in razporejanja izvajalskih zmogljivosti, kot so kadri, izvajalci, strojna oprema, prevozna sredstva itd. vse do planiranja finančnih sredstev, še posebej tedaj, ko so z naročniki dogovorjeni takšni plačilni pogoji, da mora določene faze ali dela sofinancirati izvajalec - PUP samo in šele kasneje dobi ustrezno plačilo. Glede na vrsto projektov, ki jih pridobiva PUP je možno, da se projekti lahko izvedejo samo v določenih obdobjih leta. To pomeni, da so izvajalske zmogljivosti polno obremenjene v tema času, v drugem letnem obdobju pa to polno zasedenost zmogljivosti ni možno doseči, saj projekte ni možno izvajati, kot je to primer pri gradbenih projektih.

Žal ni bilo mogoče pridobiti projektov , tako da bi dosegli polno obremenitev skoraj vse leto. To povzroča v PUP precejšnje težave, ki jih rešujejo na različne načine (dopolnilni programi, izvajanje projektov na drugih trgih, ki imajo primerne podnebne razmere, uvajanje novih tehnologij, materialov itd.).