4 PROCES PROJEKTA

PROJEKTI IN MI

Projekt je proces uresničevanja vhodne projektne zahteve, od priprave zagona izvajanja in samega izvajanja, pa do koriščenja tega, kar bo s projektom ustvarjeno.

4PROCES PROJEKTA

Že antični misleci so si definicijo razlagali kot opis bistva določenega pojma. Aristotel je trdil, da že sam opis bistva prispeva k opisu narave pojma in da mora definicija to vsekakor vključevati. Kot posledica tovrstnih razlag definicije se pojavi delitev na realno in nominalno bistvo določenega pojma. Aristotel je v enem izmed svojih del zapisal, da lahko poznamo pomen določenega izraza, četudi nismo prepričani, kako naj bi ta stvar izgledala. Na podlagi Aristotelovih dognanj še danes razlikujemo med nominalno in realno definicijo. Nominalna definicija pojasnjuje pomen pojma, realna pa ga poskuša ponazoriti v konkretnem svetu19 . Konkretni svet, o katerem tukaj govorimo, so projekti, ki so že izvedeni, se izvajajo in bodo izvajani. Definicija, kaj je projekt, kaj so projekti, kaj programi projektov ali portfelji, je sicer lahko nominalna, zaradi izredne raznolikosti projektov pa moramo postaviti realne definicije. Povezati jih moramo tudi z definicijami, kaj ustvarjanje je. Projekt smo namreč označili kot proces ustvarjanja nečesa novega.

V predhodnih poglavjih smo na več mestih navajali nekatere projekte in programe projektov. Predvsem bi izpostavil prvo poglavje »Projekti in ustvarjanje«. Navedli smo seveda samo nekatere projekte na raznih področjih, ki so bila, so in bodo stalnica človeštva. Vseh projektov in programov projektov seveda ni mogoče predstaviti. Lahko pa sami ugotovimo, da se projekti in programi projektov med seboj zelo razlikujejo glede namena.

Nismo jih pa razvrščali. Naredimo si samo majhno primerjavo med podvigi naše zgodovine, kot so egipčanske piramide, kitajski zid, dosežki Majev, vodovodi, plinovodi, elektrarne, proizvodnja hrane, prometna infrastruktura, kmetijska proizvodnja, bivalna okolja, laserska orožja, osvajanje Lune in nasploh vesolja itd. Dodajmo še nekaj področij, kot so obnova uničenega po lokalnih vojnah, digitalizacija20, zdravstvo, farmacija, obramba, proizvodnja vojaške opreme, kultura, izobraževanje, različna področja raziskav in razvoja, turizem, ohranjanje biotskega sistema in še bi lahko naštevali. Vojna v Ukrajini traja in s tem ubijanje in rušenje do sedaj ustvarjenega. Treba bo izvesti izredno veliko projektov, da se zagotovi ponovno normalno življenje in ustvarijo pogoji za

19 Vir: https://sl.wikipedia.org/wiki/Definicija 20 Projekti na področju digitalizacije dobivajo vse večji pomen. Tudi v programu predsedovanja R Slovenije Evropskemu svetu je digitalizacija posebej poudarjena. Za časa predsedovanja RS Svetu EU je poudarek na Digitalnem središču Slovenije https://www.gov.si/novice/2021-07-09-digitalno-sredisce-slovenije-drzavo-umesca-na-mednarodnizemljevid-inovativnosti/. Kratko predstavitev projektov digitalne transformacije je med mnogimi spleti in blogi mogoče dobiti na naslovu http://projektni-blog.blogspot.com/

nadaljnji razvoj. Vendar vojna ne poteka samo v Ukrajini. Veliko vojn poteka po svetu in veliko obnov bo potrebnih. Potrebe po znanstveno-raziskovalnih dosežkih so vedno večje. Vedno več je in bo znanstveno-raziskovalnih projektov. Določenih problemov človeštva ne bo možno reševati brez dosežkov in spoznanj teh projektov.

Obstajajo poenotene definicije projektov?

Projekti se med seboj razlikujejo glede na to, v kateri gospodarski ali drugi dejavnosti se izvajajo, v kakšnih organizacijah se načrtujejo in izvajajo; delijo se po namenu, objektih projekta, vsebini, načinu izvedbe, glede na trajanje, ekonomiko, angažiranje izvajalcev, kompleksnost, tveganja, lokacijo izvedbe objekta, glede na okolje, v katerem nastajajo, na naročnike projekta, vloge pri načrtovanju in izvajanju razvoja, na vplivne dejavnike itd. Projekte je torej mogoče razvrščati na različne načine, v publicistiki in praksi pa tudi v zakonskih dokumentih in predpisih ni neke enotne razvrstitve projektov, čeprav jih na nekaterih področjih srečujemo, npr. v statistiki, v investicijskem bančništvu, pri programih za financiranje raznih programov s strani EU, vladnih projektnih programih, na področju mednarodnega sodelovanja na raziskovalno-razvojnem področju EU, pri kriznem delovanju oz. reagiranju. Vse bolj pa se opaža, da prihaja do vse enotnejše razvrstitve, ki je potrebna predvsem pri vse večjem povezovanju in na projektni način izvajanih mednarodnih programih, pri mednarodnem sodelovanju in ukrepanju, pri pripravi državnih proračunov, skladih finančne pomoči itd.

Oglejmo si nekatere razvrstitve projektov, ki so sicer starejšega datuma, veljajo pa še danes. Projekti se delijo na projekte v gospodarskih in drugih dejavnostih, v javni upravi, na družbenem področju in na področju splošne koristnosti in jih je mogoče glede na to razvrstiti na raziskovalne in razvojne, nacionalne in internacionalne, bilateralne ali multilateralne, projekte v državah v razvoju, notranje in zunanje projekte glede na organizacijo, ki nastopa kot naročnik, in projekte, pri katerih so njihovi objekti glede na lokacijo naročnika centralizirani ali decentralizirani itd.

Projekti se med seboj razlikujejo glede na predmet projekta. Predmet projekta, govorimo lahko tudi o predmetu ustvarjanja, je lahko fizični objekt, kot npr. pri projektih gradnje nove elektrarne, tovarne ali mostu, vzpostavitve informatiziranega razvoja komunikacijske in programske opreme, projektih razvoja novega izdelka, projektih izstrelitve satelita, projektih izgradnje domov za starejše itd. Obstajajo pa tudi projekti, katerih predmet ni fizični objekt, npr. projektih poslovne integracije, projektih razvoja kadrov, reorganizacije podjetja, projektih kulturne prireditve, projektih uvedbe novega učnega programa, projektih šole v naravi, projektih humanitarne akcije itd. Na različnih področjih prihaja do podvigov, ki so posebnega pomena, so novi in se označujejo kot projekti.

Probleme, ki jih rešujejo projekti, je mogoče razvrstiti po različnih ravneh in različni teži. Pri tem se lahko aktivira država, več držav, primer bi bili mednarodni projekti, projekti več občin, občinski projekti, projekti neke regije, pokrajine ali več njih; profitne in neprofitne organizacije, samo določen del organizacije in podobno. To se lahko razširi še na več organizacij, ki so povezane kot poslovni ali projektni partnerji. Tvorijo lahko projektni konzorcij kot združenje več oseb, gospodarskih družb, mednarodnih institucij, vlad, organizacij v okviru mednarodnega sodelovanja, organizacij iz držav članic EU in podobno. Vse pogosteje se za izvedbo projekta ali programa projektov formira projektno podjetje z več lastniki. Podrobneje bomo o tem govorili v poglavju Projektni sistemi.

Kriterijev za razvrščanje projektov je več. Tako zasledimo delitev na gospodarske, socialne, raziskovalno-razvojne, tehnične, organizacijske projekte na področju kulture, vzgoje in izobraževanja itd. Delitev je tudi na mini, mono, multi in mega projekte, na kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne itd. Slednje razvrščanje je lahko nedorečeno. Katere projekte označiti kot mega in katere kot mini? Naj omenimo še razvrstitev na preproste projekte, ki se odvijajo v majhni organizaciji ali občini. Kaj so mini projekti v neki mestni občini ali v regiji? Pogosto se nek projekt označi kot kompleksen. V čem je ta kompleksnost? Je to obseg projekta ali programa projekta, je to število investitorjev, področij, oblika vodenja projekta, tveganje, koristnost, ki je izražena z doseganjem različnih ciljev, raznolikost tehničnih področij, ki jih zajema izvedba projekta, angažiranje različnih resursov, izvajanje na več celinah?

Razvrstitve projektov lahko povežemo tudi z razvrščanjem podjetij in drugih organizacij. Glede na to obstajajo projekti v industrijskih podjetjih, v zdravstvu, šolstvu, sociali, v javni upravi, projekti v organizacijah civilne družbe, ki izvajajo različne oblike pomoči, kot so Rdeči križ, Karitas, Unesco itd. Prav tako lahko govorimo o projektih v projektno usmerjenih podjetjih, od projektov v inženirinških organizacijah, projektantskih podjetjih, do projektov v gradbeništvu, raziskovalnorazvojnih institucijah itd.

Zasledimo tudi definicije projektov, ki načeloma lahko veljajo za vse projekte, s katerimi se danes srečujemo. V teh definicijah zasledimo ključne besede, kot so cilji projekta, namenski in objektni cilji projekta, ustvarjanje, proces projekta, zagon projekta, eksploatacija rezultatov projekta, trajanje, angažiranje na različne načine, različni izvajalski resursi, planiranje projekta, projektna organizacija in projektni management, stroški projekta, finančni proračun, naročniki projekta oz. investitorji, izvedba, kontrola, ukrepanje, tveganja, vplivni dejavniki, spremembe projekta v času izvajanja, prevzemniki rezultatov projekta, časovno omejeni medsebojni odnosi, združevanje znanja, strokovni in drugi načrtovalci vsebine projektov, vključenost v obstoječo organizacijo, vplivi na okolje itd. Gre torej za to, da se projekt definira, tako da so zajete ključne besede, ki smo jih navedli, saj vsako izmed njih lahko povežemo s projekti, pa tudi s programom projektov. Pri tem smo seveda upoštevali mnoštvo obstoječih definicij. Naj se zato definicija, ki jo navajamo v nadaljevanju, ne razume kot kopiranje obstoječih definicij, ki jih ne navajamo posebej in pri tem ne omenjamo avtorstva. Gre preprosto za združevanje že spoznanega in hkrati preverjenega razmišljanja, kaj projekti so. Pri tem pa imamo težavo predvsem z definiranjem, kaj je dejansko začetek projekta. Smo pa to obravnavali kot vhodno projektno zahtevo, ki je seveda glede na vrsto projekta in organizacijsko okolje lahko zelo različna.

Ni namen tega do sedaj opisanega razvrščanja, da opozorimo na razlike med različnimi razvrstitvami in na morebitne nedoslednosti. To seveda ni bil namen. Je samo pomagalo k ugotovitvi, da »svet« izvaja zelo različne projekte in programe projektov. In vedno več jih bo, kar smo že omenili.

Projekt je ...

Predhodno smo postavili definicije o projektu s poudarkom na časovno omejenem procesu izvajanja vrste raznih del - aktivnosti, da se dosežejo cilji projekta. Pri tem ne gre samo za določevanje teh del - aktivnosti, temveč gre za procese, ki jih moramo izvesti v času procesa projekta.

Projekt je proces: - priprave vhodne projektne zahteve, izražene z namenskimi cilji projekta, s katerimi bomo zagotovili eksploatacijo rezultatov projekta, določenimi kot objektnimi cilji, - snovanja in določitve vsebine projekta, kar izvaja strokovna sredina in s tem opredeli eksploatacijo kot uporabo rezultatov, ki jo zagotovi projekt, - planiranja izvajanja projekta: določanja procesov izvajanja, planiranja rokov, planiranja stroškov, planiranja finančnih prilivov in izdelave ostalih planov, - priprave zagona projekta, - napovedovanja in obvladovanja tveganj, - izvajanja projekta v omejenem času od njegovega pričetka do zaključka, ki je lahko pričetek izvajanja eksploatacije ali pa je končni cilj izvajanje eksploatacije do določenega roka, - aktiviranja projektnega sistema, ki se pojavi glede na vrsto projekta in organizacijsko okolje, v katerem se projekt izvaja, od managementa projekta, projektnega managementa, notranjih in zunanjih sistemov izvajanja in vseh drugih udeležencev, ki sodelujejo v procesu projekta,21 - porabe finančnih sredstev za izvedbo projekta in zagotovitve eksploatacije, - vključevanja sistemov nadzora projektnega poslovanja v povezavi s celovitim planiranjem in nadzorom poslovanja in delovanja, - doseganja kakovosti v vseh fazah procesa projekta, - zagotavljanja kadrov za izvajanje projekta, - zagona eksploatacije, - izvajanja formalno-pravnih postopkov, ki jih zahtevajo priprava zagona projekta, njegovo izvajanje, nadzor in zaključevanje, - vključevanja notranjih izvajalcev ob upoštevanju njihovih obremenitev, - vključevanja zunanjih izvajalcev za dela na projektu, ki jih iz različnih razlogov ne morejo izvesti notranji izvajalci, - združevanja znanj in izkušenj ter ustvarjalnosti, - zagotavljanja varnosti vseh, ki so vključeni v izvajanje in nadzor izvajanja projekta, - povezovanja in sodelovanja med vertikalno ali horizontalno povezano organizacijsko strukturo, - doslednega upoštevanja človekovih pravic in dostojanstva človeka v procesu projekta, - stvaritev, s katero glede na vsebino, cilje projekta in doseženo eksploatacijo prispevamo k varovanju okolja in obvladovanju podnebnih sprememb.

Obstajajo projekti, pri katerih moramo izvajati vse navedene procese, in projekti, pri katerih to ni potrebno. Za primerjavo vzemimo projekt izgradnje nove proizvodne hale z robotizirano proizvodnjo – vključenih je veliko zunanjih izvajalcev, najeti je treba kredite, pridobiti vsa potrebna soglasja in dovoljenja, zagotoviti oskrbo z energijo iz obnovljivih virov, ustanoviti novo podjetje, usposobiti kader itd., – ter projekt nabave gasilskega vozila. Že iz te kratke predstavitve lahko ocenimo, kakšne procese po gornji definiciji bo treba izvajati za prvi ali drugi navedeni projekt.

Ob tej definiciji projekta si postavimo vprašanje, kaj so naloge projektnega managementa? Kakšna je njegova odgovornost? Kakšne so njegove pristojnosti? Kako mora biti organiziran, da bo lahko izvajal svoje naloge? Kakšna mora biti informacijska podpora za izvajanje nalog itd.? Postavili smo si vprašanja, na katera bomo morali v nadaljevanju odgovoriti.

21 Za več informacij o projektnem sistemu oglejte poglavje 8 Projektni sistem.

Projekt kot proces nastajanja in proces izvajanja

Kako nastaja projekt? Vprašanje je sicer enostavno, kar pa za odgovore ne moremo trditi. Kako so nastali projekt izgradnje Nuklearne elektrarne Krško, projekt drugega tira Koper-Divača, projekt izgradnje športnega centra Stožice, projekti razvoja zdravil za COVID 19, projekt izstrelitve štirih astronavtov na Mednarodno vesoljsko postajo (ISS) zasebnega podjetja SpaceX z raketo Falcon, projekt izgradnje novega vrtca, projekt razvoja in vpeljave novih vlakov podzemnih železnic, imenovanih x-Wagen na Dunaju, projekt(i) obeleževanja 30. obletnice osamosvojitve Slovenije, projekt(i) nakupa nove vojaške opreme za Slovensko vojsko, projekti oz. programi projektov predsedovanja Slovenije EU, projekti odpravljanja posledic plazu Stože pod Mangartom, ki se je sprožil leta 2000. O poglobitvi železniške proge in izgradnji osrednjega logističnega centra v Ljubljani se je predsednik Vlade RS oktobra lani pogovarjal z županom Mestne občine Ljubljana in drugimi. Je to končno pravi začetek projekta, ki bo seveda dobil značaj programa projektov, saj se o tem projektu govori zelo dolgo, pred desetimi leti so aktivnosti za pričetek projekta zastale.

Velika Britanija bo leta 2030 prepovedala prodajo novih dizelskih avtomobilov, do leta 2035 bodo še dovolili prodajo hibridov, ki omogočajo vožnjo brez neposrednih in okolju neškodljivih izpustov. To odločitev lahko označimo kot vhodno zahtevo obsežnih programov projektov, predvsem v avtomobilski industriji. Avtomobilski proizvajalec Mercedes-Benz menjuje strategijo razvoja avtomobilov, osredotočil se bo na luksuzne in prestižne in nasploh dobičkonosnejše modele. Vsekakor bo to zahtevalo vrsto projektov od RR-projektov do investicijskih in marketinških ter še katerih. Projekt izgradnje garažne hiše v okviru avtomobilskega terminala v Luki Koper lahko ocenimo kot strateško pomemben projekt.

Veliko primerov projektov bi lahko navedli iz naših podjetij in ustanov. Zasledimo lahko veliko izrednih projektov in programov projektov, ki jih snujejo izredni ljudje, izredni poslovneži in strokovnjaki raznih profilov in nasploh inovatorji. Kako nastanejo projekti kriznega in urgentnega značaja, kot so npr. v primeru poplav, plazov, vojn, tornadov in pandemij, čemur smo priča sedaj, itd. Vzrok nastanka je jasen. Kdo vse pa je odgovoren in ima pooblastila za njihov zagon in predvsem za zagotovitev virov za izvedbo projektov, posebno če gre za projekte reševanja kriz nacionalne ogroženosti?

Posebej pa moramo omeniti projekte in programe projektov, ki izhajajo iz naših obveznosti države članice EU, projekte, ki so vključeni v različne svetovne ali mednarodne projekte in programe projektov, projekte za reševanje globalnih strateških kriz, naj omenimo samo podnebne spremembe, svetovne probleme naraščanja revščine, pomanjkanja hrane in vode in drugih dobrin za primerno življenje. Dodati moramo še projekte in predvsem spremembe strategij na določenih področjih zaradi vojne v Ukrajini in drugih lokalnih vojn, projekte za preprečevanje zasvojenosti z drogami itd., itd. itd.

Z izvedbo projekta si zagotovimo eksploatacijo tega, kar je s projektom nastalo. Logično sledi, da je treba cilje in učinke eksploatacije določiti pred izvedbo projekta. Gre za proces, ki ga označujemo kot proces projekta, ki ga lahko delimo na naslednje faze (slika 4, stran 57):