The Complete Buyer's Guide to Hotel Management Software for Independent Properties IT

La guida completa all’acquisto di un gestionale per strutture indipendenti

Indice degli argomenti

1. Le strutture indipendenti

2. La triade d’oro

3. Compila la checklist

4. Property Management System

4.1 Gestione delle prenotazioni

4.2 Gestione check-in e check-out

4.3 Comunicazione automatica con gli ospiti

4.4 Impostazione delle tipologie di camera e delle tariffe

4.5 Elaborazione integrata dei pagamenti

4.6 Report e dati

5. Booking Engine

5.1 Stile e layout del sito web

5.2 Funzioni del booking engine

6. Channel Manager

6.1 Sincronizzazione delle tariffe e disponibilità sui vari canali

7. Crea la tua classifica

8. Trova una soluzione all-in-one

8.1 All-in-one vs software con un’unica funzione

9. Costi da considerare

9.1 Costo della licenza, spese di installazione, costo per utente, connessioni aggiuntive e formazione

10. Classifica clienti RoomRaccoon 2021

11. Testimonial

12. Prenota una demo

Le strutture indipendenti

La nuova generazione di viaggiatori vuole vivere esperienze autentiche, personalizzate e originali. Questo è il superpotere degli alloggi indipendenti: non esiste un’altra struttura come la tua. Secondo Travel and Leisure, rivista di viaggi di lusso leader nel settore, “gli hotel indipendenti riescono a mettere in ombra le catene di hotel”.

Lo scopo di RoomRaccoon è quello di fornire ai proprietari di strutture

indipendenti gli strumenti necessari per stare al passo con i big dell’ospitalità.

Più nello specifico, la nostra tecnologia è in grado di risolvere i principali

limiti di ogni struttura indipendente, ad esempio la scarsa visibilità online, le lungaggini in reception, una distribuzione inefficace e l’insoddisfazione dei

Gli hotel indipendenti, infatti, non devono sottostare alle regole e rispettare gli standard e la burocrazia di una catena, ma possono concentrarsi su ciò che l’ospite desidera veramente. La libertà degli hotel indipendenti permette di sfruttare opportunità uniche, come un ritorno molto migliore sull’investimento e sulla riga finale del bilancio. Il loro unico limite? I costosi software gestionali, che hanno sempre favorito le grandi catene. Fino ad ora.

clienti - il tutto fornendo agli albergatori tre strumenti essenziali per mettere il turbo al loro business:

Property Management System

Channel Manager

La triade d’oro

Il più grande vantaggio di un gestionale alberghiero all-in-one è che puoi abbandonare la reception e mettere il pilota automatico alla tua struttura, in totale sicurezza, grazie alla precisione degli automatismi. Gestire le tue prenotazioni online senza un PMS, un booking engine e un channel manager ti costerebbe in realtà di più, sia per il tempo che perderesti a gestire le prenotazioni, sia perché avresti meno occasioni di attirare nuovi ospiti.

Il PMS, il channel manager e il booking engine di RoomRaccoon fanno parte di un unico sistema e sono completamente integrati e compatibili. Lavorano insieme senza soluzione di continuità, per garantire un rapido e accurato trasferimento dei dati.

Checklist: caratteristiche e funzioni

Se stai scegliendo un gestionale per la tua struttura, usa la nostra tabella di confronto per valutare al meglio le varie aziende produttrici.

Di seguito troverai le caratteristiche che un moderno gestionale alberghiero deve assolutamente avere, dalla gestione dell’esperienza cliente agli strumenti per generare revenue.

Il gestionale rappresenta la torre di controllo del tuo hotel

Il PMS viene utilizzato per automatizzare le operazioni quotidiane della tua struttura, gestione delle prenotazioni e invio delle fatture compresi. Con un gestionale puoi migliorare l’efficienza del tuo hotel e permettere al tuo staff di concentrarsi sull’esperienza degli ospiti.

RoomRaccoon è il PMS più completo al mondo.

Grazie a funzionalità e strumenti integrati che vanno oltre l’automazione della reception potrai massimizzare le tue entrate e non dovrai mai più fare affidamento su sistemi di terze parti.

Questo ti farà risparmiare tempo, costi e un sacco di stress.

Gestione dettagliata delle prenotazioni

È possibile modificare i dettagli degli ospiti associati a una prenotazione?

Cosa occorre fare per spostare una prenotazione da una camera all’altra?

Sì, in ogni prenotazione puoi anche aggiungere note, servizi extra e pagamenti. Tutte le preferenze degli ospiti vengono registrate, funzionalità utile anche per i clienti che soggiornano nuovamente da te.

Per visualizzare rapidamente i dati associati a una particolare prenotazione è necessario abbandonare la dashboard con il calendario?

Il moderno calendario di RoomRaccoon ti permette di trascinare una prenotazione da un tipo di camera all’altro. Le tue modifiche vengono automaticamente aggiornate su tutti i canali di prenotazione, compreso il tuo sito web.

È possibile accedere al calendario da un cellulare?

No, con RoomRaccoon tutte le prenotazioni sono associate a un colore che indica uno stato specifico. Per esempio, se una prenotazione è stata registrata apparirà sul calendario in verde. In alternativa puoi semplicemente passare il mouse su una prenotazione per vedere i dettagli corrispondenti.

Sì. RoomRaccoon è in cloud, quindi tu e il tuo staff potete tenere sott’occhio le operazioni quotidiane anche tramite smartphone, da qualsiasi luogo.

Gestione check-in e check-out

Si possono creare fatture automatiche?

Sì, il sistema genera in automatico una fattura per ogni prenotazione. È possibile anche fare fatture separate su richiesta.

Le fatture possono essere personalizzate sulla base del tuo brand?

Sì, puoi aggiungere il tuo logo e personalizzare il tema.

Il sistema riconosce gli ospiti che hanno già soggiornato nel tuo hotel?

Sì, il sistema memorizza i dettagli e le preferenze degli ospiti per offrire esperienze uniche e personalizzate.

Gli ospiti possono fare il check-in online?

È necessario inserire manualmente i dettagli degli ospiti durante il check-in?

Sì, è possibile inviare un’e-mail prima del soggiorno con un link a un modulo di check-in online: l’occasione perfetta per fare upselling.

No, con RaccoonID puoi scansionare digitalmente il documento d’identità o il passaporto dell’ospite e i suoi dati appariranno in automatico nei campi corretti, facendo risparmiare tempo prezioso alla reception! Questa soluzione è disponibile anche per il check-in online e permette agli ospiti di non passare in reception.

Comunicazione automatica con gli ospiti

Puoi personalizzare le email con il tuo brand?

Sì, puoi aggiungere il tuo logo e personalizzare il tema.

Puoi impostare email automatiche di conferma e cancellazione della prenotazione?

Puoi creare un’email automatica da inviare prima del soggiorno?

Sì, puoi impostare email di conferma e cancellazione che mostrino i dettagli degli ospiti,della camera, del pagamento e i termini e le condizioni.

Sì, puoi anche includere un link per il check-in online che rimandi alla tua lista di servizi aggiuntivi per fare upselling, e allo scanner RaccoonID.

Puoi creare un’email automatica da inviare al termine del soggiorno?

Sì, puoi chiedere una recensione o inserire un codice promozionale per futuri soggiorni.

Impostazione delle tipologie di camera e delle tariffe

È possibile impostare tariffe diverse per i canali di prenotazione esterni?

Sì, puoi creare un piano tariffario diverso per i tuoi canali di prenotazione esterni.

Devo impostare più tariffe per i diversi canali?

No, non è necessario. Sui canali di prenotazione esterni e sul booking engine puoi creare tariffe derivate a partire dalle tue tariffe principali (per addizione o sottrazione).

Il gestionale dispone di uno strumento di revenue management semplificato adatto alle strutture indipendenti?

Il gestionale è dotato di una funzione di monitoraggio prezzi della concorrenza?

Posso mettere in vendita tutta la struttura?

Sì, RoomRaccoon comprende uno strumento di yield management che regola in automatico i tuoi prezzi in base ai tassi di occupazione e alla probabilità di vendita delle camere. Uno strumento semplice ma potente, che aiuta gli albergatori a generare il massimo delle entrate.

Sì, con RaccoonRev puoi includere un Competitive Set per fare benchmarking e mantenere un vantaggio competitivo. Questa funzione regola automaticamente le tue tariffe in base ai prezzi della concorrenza.

Sì, puoi vendere tutte le camere con la funzione parentchild, che ti permette di bloccare tutte le camere della tua struttura.

Elaborazione integrata dei pagamenti

I depositi, i pagamenti e i rimborsi vengono gestiti istantaneamente?

Sì. RaccoonPay è il nostro gateway di pagamento completamente integrato che elabora le transazioni con un semplice clic.

Gli ospiti possono pagare in reception?

Il software accetta pagamenti internazionali?

Sì, con il POS di RoomRaccoon i pagamenti vengono trasferiti automaticamente dal PMS al terminale, assicurando pagamenti veloci e affidabili anche di persona.

Sì, con RoomRaccoon puoi accettare le principali carte di credito e di debito internazionali.

Puoi vedere una panoramica di tutti i tuoi pagamenti?

Sì, grazie alla registrazione dei dati avrai una panoramica di tutti i tuoi rapporti finanziari, compresi pagamenti, le pre-autorizzazioni e i rimborsi.

Come puoi ridurre il rischio di chargeback?

RaccoonPay utilizza pagamenti 3D Secure per ridurre il rischio di frode e garantisce che il titolare della carta non possa richiedere un chargeback.

Report e dati

Esiste un rapporto di gestione giornaliero dove puoi vedere per qualsiasi periodo di tempo:

» Check-in e check-out

» Percentuale media di camere non occupate

» Metodi di pagamento e pagamenti in scadenza

» Cancellazioni

» Check-in / check-out in sospeso

Puoi monitorare i parametri essenziali e confrontare le tue prestazioni con i mesi precedenti?

» RevPAR (entrate per camera disponibile)

» Occupazione media

» Ricavo medio generato dall’upselling

» Durata media del soggiorno

» Prenotazioni per paese

» Entrate totali per categoria di camera

» Totale camere non occupate

Puoi visualizzare i parametri essenziali per gestire in modo efficace ogni canale? Ad esempio:

» Monitoraggio extranet / prenotazioni dirette online / online di terze parti

» Numero di prenotazioni per canale

» Entrate per canale

» Tariffe e disponibilità dei concorrenti (CompSET)

Sì, e puoi esportare dati.

Sì, e puoi esportare dati.

Sì, e puoi esportare dati.

Il

booking engine

registra

e

gestisce

le prenotazioni dirette, garantendoti più prenotazioni senza commissioni

Il tuo PMS dovrebbe integrarsi perfettamente con il booking engine del tuo sito web, in modo tale che quando gli ospiti prenotano attraverso il tuo sito la prenotazione appaia immediatamente nel calendario.

Il booking engine di RoomRaccoon è completamente integrato con il PMS, e ti garantisce l’aggiornamento istantaneo di tariffe e disponibilità e il pieno controllo dell’inventario.

4.1 Stile e layout del sito web

4.2 Funzioni del booking engine

Stile e layout del sito web

Il booking engine può essere personalizzato sulla base del tuo brand?

Sì, puoi aggiungere il tuo logo e personalizzare il tema.

Se non hai un sito web puoi scegliere uno dei tanti modelli del Website Builder di RoomRaccoon.

Puoi aggiungere le descrizioni delle camere, le foto e i servizi aggiuntivi?

Sì, puoi inserire un testo descrittivo e allegare fino a 25 immagini per categoria di camera. Gli add-on sono un ottimo modo per fare upselling.

C’è una call-to-action chiara e cliccabile?

Sì, puoi aggiungere una call-to-action di un colore a tua scelta per spingere i visitatori a prenotare.

Funzioni del booking engine

Si possono creare codici sconto?

Sì, puoi creare codici sconto pop-up che appaiono sul tuo sito web per incoraggiare più prenotazioni dirette. I codici sconto possono anche essere inviati attraverso e-mail post-soggiorno per incentivare i tuoi ospiti a tornare da te.

Il booking engine è mobile friendly?

Il booking engine può supportare più valute?

Sì, il booking engine di RoomRaccoon è ottimizzato per la visualizzazione da cellulare.

È possibile monitorare le prestazioni del booking engine attraverso i canali di marketing online?

Sì, il booking engine ha un convertitore di valuta integrato.

Sì, è possibile aggiungere codici di monitoraggio per tenere traccia dei visitatori sul tuo sito web attraverso Google Analytics e Facebook Pixel.

Funzioni del booking engine

L’inventario delle camere si aggiorna in automatico ogni volta che ricevi una prenotazione diretta?

Sì, il booking engine di RoomRaccoon è sincronizzato con il channel manager e il PMS: in tal modo il calendario sarà sempre aggiornato.

Puoi collegare il booking engine con Google Hotel Ads?

Sì, RoomRaccoon è premium partner di Google Hotel Ads. La connessione rapida ti permetterà di pubblicizzare il tuo booking engine su Google e competere direttamente con altri canali di prenotazione.

Puoi mostrare tariffe negoziate con tour operator e agenti di viaggio sul booking engine?

Si, puoi dare ai tour operator e agli agenti di viaggio un codice speciale per prenotare direttamente dal tuo booking engine.

CHANNEL MANAGER

Sincronizza in automatico le tariffe e disponibilità su tutti i tuoi canali di prenotazione

Il channel manager è uno strumento che permette alle strutture di gestire i diversi canali di distribuzione online sui quali vendono le loro camere, tutto da un’unica dashboard. Avere un unico inventario significa che ogni modifica alle tariffe e disponibilità viene sempre sincronizzata sui vari siti di prenotazione, per garantire che l’inventario rimanga sempre aggiornato e che tu non vada mai in overbooking. Il tuo channel manager dovrebbe essere integrato all’interno del PMS, così da offrirti in qualsiasi momento una panoramica della disponibilità e delle prenotazioni. Una connessione scadente può infatti portare a rallentamenti nell’aggiornamento del software, il che aumenta la probabilità di overbooking.

Il channel manager di RoomRaccoon è collegato al PMS: ciò significa che ogni volta che ricevi una prenotazione dal channel manager, dal tuo sito o da un sito di prenotazione di terze parti, la tua disponibilità sarà aggiornata entro 5 secondi. Inoltre, il channel manager di RoomRaccoon è integrato con i canali di prenotazione più quotati, tra cui Booking.com, Expedia e AirBnB.

Sincronizzazione delle tariffe e disponibilità sui vari canali

Quanto tempo ci vuole per aggiornare le tue tariffe e disponibilità in un periodo di tempo specifico?

La connessione con i canali di prenotazione si paga extra?

Il channel manager di RoomRaccoon si sincronizza con gli strumenti di yield e revenue management ed esegue aggiornamenti continui delle tariffe dinamiche su tutti i tuoi canali.

È possibile impostare le varie tasse in modo tale che su tutti i canali di distribuzione appaia la tariffa corretta?

No, il software di RoomRaccoon include la connessione a più canali di prenotazione a cui puoi collegarti senza costi aggiuntivi. Tu gestisci il rapporto con il canale e noi facilitiamo le prenotazioni.

Sì, è possibile impostare più aliquote fiscali. Puoi anche applicare un’esenzione fiscale.

Si possono aggiungere sconti dell’ultimo minuto nei canali online per aumentare la tua occupazione?

Sì, attraverso lo strumento di yield management puoi creare un meccanismo automatico secondo cui le tariffe si abbassano per un determinato lasso di tempo quando l’occupazione scende al di sotto di una percentuale da te stabilita. Questo è un ottimo modo per massimizzare l’occupazione attraverso il pricing dinamico. Lo strumento di yield management può anche essere usato per aumentare le tariffe quando la tua struttura è molto richiesta, permettendoti di generare il massimo delle entrate.

Dai un punteggio da 1 a 10 alle caratteristiche di ciascun software:

Gestione delle prenotazioni degli ospiti

Gestione del check-in e check-out degli ospiti

Comunicazioni automatiche con gli ospiti

Impostazione delle tipologie di camera e delle tariffe

Elaborazione integrata dei pagamenti

Aspetto del sito web

Funzioni del booking engine

Sincronizzazione delle tariffe e disponibilità sui canali di distribuzione

Totale:

Scegli una soluzione all-in-one

Il gestionale per hotel tutto in uno è la scelta giusta per gli alberghi con budget ridotti e risorse IT limitate. Un software del genere permette agli albergatori indipendenti di acquistare e installare facilmente PMS, channel manager e booking engine, tutto su un’unica piattaforma.

Non c’è bisogno di installare e utilizzare separatamente diversi software per prenderti cura dei vari aspetti della tua attività.

Con un sistema all-in-one investirai nelle tre tecnologie necessarie per portare ogni aspetto della tua struttura su un altro livello: il tuo business, il personale e l’esperienza dell’ospite.

Gestionale all-in-one Software con un’unica funzione VS

Plug-and-play

Un solo contratto

Soluzione conveniente e tutto in uno per strutture ricettive indipendenti

Un unico PMS in cui integrare varie app e strumenti pronti all’uso

Facile da usare per lo staff grazie alla dashboard centralizzata

Insieme di strumenti e funzionalità che lavorano all’unisono

Un unico servizio assistenza

Integrazioni API che richiedono molto tempo

Diversi contratti

Ogni software ha il suo costo: booking engine, channel manager, PMS. Potrebbe essere più dispendioso

Una piattaforma assemblata con varie acquisizioni diverse, ognuna dotata di una propria tecnologia

Tempi di adattamento alle varie interfacce più lunghi per lo staff

Problema principale: scarsità di integrazioni

Più servizi assistenza

Costi da considerare

Per orientarti al meglio nel vasto mondo dei software gestionali dovresti tenere in considerazione sia le esigenze specifiche che il budget della tua struttura.

Quali costi devi tenere a mente quando acquisti un gestionale per il tuo hotel?

Ecco cosa devi mettere in conto:

Costo della licenza: Il pagamento dei costi di utilizzo del software può avvenire tramite abbonamento annuale o mensile oppure su commissione. Naturalmente l’abbonamento annuale è più economico rispetto al mensile; nonostante ciò, il mensile può risultare un’opzione migliore per pianificare le spese, e ti permetterà di reinvestire la maggior parte delle tue entrate nella struttura man mano che cresce.

receptionist per monitorare le loro prestazioni individuali.

Spese di installazione: La maggior parte dei produttori di software gestionali addebitano un costo iniziale di installazione. Tale costo sarà addebitato o su base oraria o attraverso una fee di installazione una tantum che varia a seconda delle dimensioni della tua struttura. La fatturazione su base oraria è la soluzione preferita dai proprietari di hotel più esperti di tecnologia.

Costo per utente: Scopri se il tuo PMS ti addebita un costo extra per ogni utente che aggiungi al tuo account, ad esempio quando dai accesso a diversi

Connessioni aggiuntive: Se vuoi personalizzare il tuo gestionale con funzionalità extra, per esempio con un software di contabilità che ti consenta di avere un monitoraggio finanziario più efficiente, dovrai prevedere un costo aggiuntivo. Ecco perché dovresti scoprire se il tuo PMS ti fornisce l’integrazione con i software terzi che stai già utilizzando.

Formazione aggiuntiva: Se sai come usare tutte le potenzialità del tuo PMS e delle sue funzioni integrate, la tua attività sarà più efficiente e potrai generare più entrate. Scopri se l’azienda produttrice del tuo gestionale offre programmi e corsi di formazione.

Scegli la soluzione che è in grado di adattarsi alle tue esigenze, soprattutto in termini di flessibilità e costi.

I vincitori della classifica RoomRaccoon

In RoomRaccoon forniamo agli hotel indipendenti strumenti accessibili per far crescere il loro business. I nostri clienti generano un profitto significativo, e a noi piace premiarli per la loro eccellenza. I vincitori annunciati al Check-In Summit 2021 sono:

Per il miglior RevPAR: Maris Apartments

Il

Plantage

Rococo

Eco

Hotel ha generato

14.000 euro di entrate extra nel 2021 utilizzando RaccoonUpsell

“Consiglierei sicuramente RaccoonUpsell ad altri hotel! Vendiamo una bottiglia di champagne ogni fine settimana e il calendario dei massaggi è sempre al completo.”

Per il miglior utilizzo: Haven Lake Village

Proprietaria - Anja de Rijk

Per il miglior upselling: Plantage Rococo Eco Hotel

Prima di investire

Assicurati che l’azienda selezionata soddisfi le tue esigenze e offra un piano tariffario flessibile. Alcune aziende infatti costringono a firmare un contratto e applicano una commissione per ogni prenotazione ricevuta, ma è difficile crescere con un una struttura tariffaria simile. In alternativa, i software come RoomRaccoon ti offrono la possibilità di scegliere tra un canone senza contratto, un fisso mensile o un contratto annuale, il che rende più facile mettere a bilancio le tue spese.

Prima di investire, ricordati inoltre di chiedere una demo: è molto importante infatti renderti conto in prima persona di come funziona il sistema. La maggior parte delle aziende offre anche un periodo di prova o una prova gratuita, che ti permette di testare il sistema e assicurarti che sia davvero la soluzione più semplice e completa per la tua struttura. Infine, un altro aspetto importante è la presenza di un team di supporto dedicato o di un centro assistenza disponibile nella tua lingua madre.

Scelto da più di 1500 hotel in tutto il mondo

Noi di RoomRaccoon mettiamo l’esperienza e la soddisfazione del cliente al centro di tutto

ciò che facciamo. Ecco perché siamo stati nominati software gestionale per hotel

all-in-one numero uno al mondo da esperti del settore e albergatori internazionali.

"The integration and automation of the RoomRaccoon system - that reduces the need for manual intervention - is a revolution in hotel management software."

Jason O’Two Hotel

"Training on RoomRaccoon is a breeze compared to some other systems. As a team we really understand the RoomRaccoon system."

Aimee

Clouds Estate Boutique Hotel

gestão do hostel."

"Ideal für kleine Häuser bietet RoomRaccoon eine tolle Lösung um wirklich Zeit zu sparen."

Madlen Szabò Hotel Mariposa

Roland Ingenhousz

“Grazie a RoomRaccoon abbiamo molto più tempo con i nostri ospiti, meno computer e più tempo

"RoomRaccoon is inmiddels gegroeid, dat het ook hotels de oplossing is. duidelijk en heel overzichtelijk."

Claudia Hotel Gooiland

"RoomRaccoon ha creado recientemente la función Con esta función, puedes todas las opciones de Clouds Estate Boutique Hotel

Mr. Neri Villa Rosa, Panzano

Il gestionale all-in-one per hotel indipendenti, appartamenti, ostelli e molto altro

Property management system

Siamo il PMS più completo al mondo, e per questo non creiamo soltanto automatismi che facilitano i compiti della reception. Le nostre funzionalità e gli strumenti integrati sono progettati per migliorare ogni aspetto del tuo business.

Channel manager

Non farti sfuggire nemmeno una prenotazione. Sincronizziamo le tue tariffe e disponibilità sui tuoi canali di prenotazione principali.

Booking engine

Gestisci le prenotazioni sul tuo sito web o sui canali social in pochi minuti e aumenta le prenotazioni dirette del 40%. Zero commissioni.

Pagamenti

Fai in modo che i pagamenti siano facili, veloci e sicuri in qualsiasi punto del customer journey, sia online che alla reception.

Ricavi

Usa i nostri strumenti “set-and-forget” per generare più entrate quando e dove ne hai più bisogno.

Dati e report

Stabilisci la tua strategia di vendita sulla base di dati concreti, grazie alle preziose informazioni che il gestionale ti offre.

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RoomRaccoon: dagli albergatori per gli albergatori