RoomRaccoon_Payments_Brochure_FR

PAIEMENTS

Moins de frictions, plus de fluidité.

PAIEMENTS Les paiements ne devraient jamais être un obstacle.

Ni pour vos clients, ni pour votre équipe.

Avec notre solution de paiements intégrés, dites adieu aux traitements manuels, aux processus de check-out laborieux et aux relances de factures impayées.

De la réservation au départ, des arrhes aux ventes additionnelles, chaque transaction s’effectue en toute fluidité.

Résultat ? Moins d’efforts pour vous, plus de confort pour vos clients.

Voici quelqu’uns des principaux avantages de notre solution : Conforme à la directive sur les services de paiement (DSP2) Méthodes de paiement fiables et sécurisées Tarification claire pour un contrôle total

Activez vos paiements en moins de 24 heures !

Pas besoin d’intégration complexe : suivez quelques étapes simples, et commencez à encaisser vos réservations sans délai.

Sommaire

Cliquez sur le numéro de page

Introduction Les paiements dans l’hôtellerie

06.

Encaissement des paiements Paiements en ligne

11.

Liens de paiement

12.

RaccoonCardMachine

14.

Gestion des paiements Portefeuille virtuel

16.

Gestion des cartes de crédit virtuelles (CCV)

18.

Rétrofacturations et litiges

20.

POS

23.

Informations complémentaires Fonctionnalités de sécurité

26.

Glossaire

27.

Implémentation

28.

FAQ

32.

LES PAIEMENTS DANS L’HÔTELLERIE Hôteliers 5

Le nombre moyen de collaborateurs impliqués dans les tâches de rapprochement comptable.

7 heures/semaine

Le temps qu’un hôtel consacre en moyenne au rapprochement des paiements.

31 %

50 %

estiment que ces tâches administratives freinent leur développement.

ont été confrontés à une tentative de fraude au cours des 12 derniers mois.

Clients 4 sur 10 renonceraient à effectuer leur réservation si on leur demandait leurs coordonnées bancaires par téléphone.

6

45 %

59 %

64 %

préfèrent régler leur séjour au moment du check-in.

s’attendent à pouvoir annuler gratuitement jusqu’à 24 h avant l’arrivée.

jugent qu’une expérience de réservation fluide est un élément essentiel.

Des paiements fluides pour une expérience client optimale Les paiements ne passent jamais inaperçus ; la moindre erreur se remarque instantanément et peut ternir l’ensemble du séjour. Dans l’hôtellerie, le processus est d’autant plus complexe, puisque les lieux de réservation, de séjour et de consommation ne coïncident pas toujours, et que les services sont souvent consommés sur plusieurs jours… parfois avant même d’avoir été facturés.

C’est pourquoi il est essentiel d’offrir une expérience de paiement fluide et cohérente à chaque étape.

Aujourd’hui, les clients attendent des hôtels qu’ils leur proposent : Des paiements intégrés : Une seule facture regroupant hébergement, suppléments, repas ou activités, pour une gestion simplifiée.

Des options de prépaiement : Payer à l’avance pour profiter pleinement du séjour, sans avoir à se soucier du règlement.

Un processus de check-in et de check-out simplifié : À la réception, en ligne ou sur mobile.

Une transparence totale : Pas de frais cachés, pour une relation de confiance dès la réservation.

Des options de paiement variées : Cartes, paiement mobile, méthodes locales... chacun paie comme il le souhaite.

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Hôtel avec paiements intégrés

Hôtel sans paiements intégrés

Expérience client

Permet des arrivées et départs rapides grâce au traitement automatique des paiements.

Les arrivées et départs peuvent être retardés par le traitement manuel des paiements, ce qui nuit à l’expérience client.

Efficacité opérationnelle

Automatise le transfert de données, ce qui réduit le besoin de saisies manuelles et le risque d’erreurs.

La saisie manuelle des paiements augmente le risque d’erreurs et fait perdre un temps précieux.

Revenue management

Permet d’effectuer des ventes additionnelles : restauration, spa, activités locales, transport, etc.

Les ventes se limitent aux chambres, faute de solution pour centraliser et regrouper les frais.

Rapprochement comptable

Centralise les données de paiement, ce qui permet de réduire jusqu’à 90 % le temps de traitement.

Le rapprochement est complexe, avec des données dispersées sur plusieurs plateformes et un risque accru d’erreurs.

Sécurité des données

Renforce la sécurité en centralisant les données de paiement, ce qui limite les risques de fuite.

Augmente la vulnérabilité aux violations de données en raison du traitement manuel sur plusieurs plateformes.

Méthodes et canaux de paiement

Facilite les paiements à chaque étape du parcours client (réservation, pré-arrivée, checkin...) avec des options flexibles : paiements en ligne, paiement mobile...

Se limite aux paiements traditionnels au check-in ou check-out, moins pratiques pour les clients et moins variés.

Le vrai coût caché d’un taux d’erreur de 1 % Imaginez : votre hôtel traite 30 transactions par jour. Un taux d’erreur de 1 %, cela semble minime… mais c’est en réalité presque une erreur chaque jour. Sur un mois, cela représente 9 erreurs. Et sur un an ? 108 erreurs coûteuses !

Si chaque erreur engendre en moyenne 100 € de pertes — qu’il s’agisse d’un remboursement, d’une rétrofacturation ou d’un paiement manqué — cela équivaut à une perte annuelle de 10 800 €.

La bonne nouvelle ? Un tel scénario peut être évité, grâce à un système de paiement hôtelier intégré, qui automatise les transactions et réduit drastiquement les risques d’erreurs… tout en vous permettant d'économiser du temps et de l’argent.

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PAIEMENTS EN LIGNE Grâce au moteur de réservation intégré de RoomRaccoon, vous pouvez accepter les paiements en ligne directement sur votre site web, sans commissions, 24h/24 et 7j/7.

Une solution à la fois flexible et sécurisée, parfaitement adaptée aux attentes de vos clients.

Sécurisez vos transactions et rassurez vos clients avec le protocole d’authentification 3D Secure.

Offrez une large gamme de moyens de paiement internationaux pour répondre aux besoins de tous vos clients.

Paramétrez les pourcentages de prépaiement en fonction de chaque plan tarifaire.

Pas de prépaiement requis ? Garantissez chaque réservation grâce à une empreinte bancaire et une préautorisation.

Protégez les données de paiement grâce à la tokenisation.

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LIENS DE PAIEMENT Les liens de paiement sont une façon simple, sécurisée et efficace de collecter les paiements de vos clients.

En un seul clic, vos clients sont redirigés vers une page sécurisée pour effectuer leur paiement en toute tranquillité.

Comment utiliser les liens de paiement ?

Envoyez un lien de paiement directement depuis la fiche de réservation, insérez-le dans vos e-mails automatisés ou partagez-les simplement avec vos clients depuis le canal de communication de votre choix.

Demande de prépaiement programmée : Encaissez automatiquement les acomptes quelques jours avant l’arrivée, sans aucune intervention manuelle.

Demande de solde restant : Soldez les montants dus en toute simplicité, avant ou après le départ.

Check-in en ligne : Permettez à vos clients de régler leur séjour à l’avance pour une arrivée simplifiée.

Check-out en ligne : Proposez un départ sans contact, avec règlement en ligne de la facture finale.

Demande de devis : Envoyez des propositions sur mesure, avec un lien de paiement à durée limitée — idéal pour les réservations individuelles ou de groupe.

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Adoptez les prépaiements, optimisez votre gestion

Une expérience client plus fluide

Une trésorerie plus prévisible

En réglant leur séjour à l’avance, vos clients profitent d’une arrivée et d’un départ simplifiés — exactement ce que recherchent les voyageurs modernes !

Les prépaiements améliorent la flux de la trésorerie, en permettant de couvrir les coûts et de mieux gérer les imprévus.

Des opérations simplifiées

Une meilleure planification

Moins de paiements à gérer sur place, c’est plus de temps à consacrer à l’accueil, au service et à l’expérience client.

Les réservations prépayées vous permettent d’anticiper les encaissements à venir et d’optimiser la planification de vos ressources.

Un vrai plus pour votre compétitivité

Une transparence qui inspire confiance

En proposant des conditions de prépaiement souples, vous répondez aux attentes de vos clients tout en renforçant leur fidélité.

Les clients aiment savoir à quoi s’attendre : un paiement clair dès la réservation, c’est la garantie d’un séjour sans (mauvaise) surprise.

OPTION

RACCOONCARDMACHINE

Grâce à notre TPE connecté (RaccoonCardMachine), offrez à vos clients une expérience de paiement sur place rapide, intuitive et sans accroc.

En quelques secondes, encaissez un paiement sur place en laissant vos clients régler par simple contact, insertion ou lecture de bande magnétique.

Pourquoi opter pour un terminal de paiement intégré ?

Profitez de paiements fluides et rapides Automatisez le processus de paiement à la réception pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.

Dites adieu aux configurations complexes avec plusieurs prestataires.

Profitez d’un rapprochement comptable simplifié, avec des données centralisées et des rapports précis.

Avec son design à la fois élégant et résistant, ce terminal de paiement mobile s’intègre parfaitement à tous les comptoirs de réception.

Conforme à la norme PCI-DSS, il garantit une expérience de paiement sécurisée et moderne, des logos personnalisables et une interface tactile intuitive.

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FONCTIONNALITÉS CLÉS

Sans contact

Connexions Wi-Fi et Bluetooth

Compatible avec les cartes sans contact et portefeuilles électroniques Écran tactile couleur 5,5”

Imprimante intégrée

Recharge simplifiée via station d’accueil

Innovant par nature

Expérience client

Installation plug & play, sans configuration complexe

Prise en charge des moyens de paiement locaux

Parfaite intégration avec RoomRaccoon

Accepte les cartes de crédit et de débit, les cartes cadeaux (Visa/Mastercard) et les portefeuilles électroniques

Mises à jour à distance en temps réel Tarifs flexibles Fonction de pré-autorisation activée

Conversion dynamique des devises pour simplifier les paiements internationaux

PORTEFEUILLE VIRTUEL Le portefeuille virtuel est une fonctionnalité conçue pour vous permettre d’enregistrer les paiements de vos clients sous forme de crédits, directement depuis leur fichier client. Ces crédits peuvent ensuite être utilisés à tout moment pour de futures réservations, des suppléments, des remboursements, ou encore des événements privés !

Une solution innovante pour les (pré)paiements de vos clients Mariages Les acomptes versés par les couples peuvent rapidement dépasser le montant de la réservation, ou bien ne pas être liés immédiatement à un séjour. Avec le portefeuille virtuel, vous pouvez centraliser ces paiements en toute sécurité et les associer à une réservation quand vous le souhaitez.

Réservations d’entreprise Les réservations d’entreprise représentent une source de revenus importante, et avec RoomRaccoon, leur gestion n’a jamais été aussi simple. Grâce au portefeuille virtuel, vous pouvez accéder facilement aux crédits disponibles tout au long de l’année, suivre en temps réel le solde de chaque client d'une même entreprise, et rattacher chaque paiement à une réservation précise.

Remboursements pour annulations Fini les remboursements complexes ! Avec le portefeuille virtuel, transformez simplement les prépaiements annulés en crédits réutilisables pour un futur séjour.

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GESTION DES CARTES DE CRÉDIT VIRTUELLES (CCV) Suivez l’état de toutes vos CCV en temps réel depuis une interface unique et centralisée.

Un seul tableau de bord pour une gestion simplifiée Grâce à l’intégration directe avec notre channel manager, toutes les informations de paiement des OTA sont regroupées au même endroit, afin que vous puissiez profiter d’une meilleur visibilité et d’un contrôle total sur vos CCV. Notre tableau de bord dédié vous permet de : Activer le prélèvement automatique afin de ne jamais rater une échéance.

Consulter les dates d’expiration pour effectuer le prélèvement au bon moment.

Identifier facilement les canaux d’origine de chaque CCV. Consulter le statut des CCV (active, débitée, en attente) en un clin d’œil.

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RÉTROFACTURATIONS ET LITIGES Gérez facilement les rétrofacturations et gardez le contrôle sur vos revenus grâce à notre tableau de bord dédié.

Comment contester une rétrofacturation, en 3 étapes : 1

Étape 1. Recevez une alerte de rétrofacturation Une notification vous est envoyée dès qu’une opposition est détectée. Il vous suffit ensuite de cliquer dessus pour accéder au tableau de bord dédié.

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Étape 2. Rassemblez et envoyez vos justificatifs Préparez les documents nécessaires (conditions d’annulation, échanges avec le client, infos de réservation…), regroupez-les dans un fichier unique, puis soumettez votre réponse.

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Étape 3. Suivez l’avancement du dossier Consultez à tout moment l’état de votre contestation afin de vérifier si la décision vous est favorable.

Ne laissez pas les rétrofacturation impacter votre chiffre d’affaires Agir vite, c’est maximiser vos chances de récupérer votre argent.

Avec RoomRaccoon, vous disposez d'une solution complète pour contester les procédures de rétrofacturation, réduire vos pertes et protéger vos revenus !

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POS Optimisez vos ventes additionnelles en connectant votre restaurant, spa, boutique et tous vos services à votre PMS. Grâce à notre POS intégré, tous les services facturés sont automatiquement synchronisés avec la réservation du client !

Un seul et même système – Chaque service facturé via le POS est automatiquement rattaché à la réservation du client.

Des départs simplifiés – Repas, soins ou autres suppléments : les clients peuvent tout régler en une seule fois au moment du check-out.

Un rapprochement comptable simplifié – Les paiements sont automatiquement synchronisés avec le PMS de RoomRaccoon.

Une analyse détaillée – Analysez les performances de chaque département (restauration, bien-être, boutique) pour identifier vos prestations les plus rentables.

Toutes nos intégrations

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JOURNAL D’UNE HÔTELIÈRE

“Négliger la gestion des paiements peut vous faire perdre un temps précieux… et beaucoup d’argent.”

Dans l’épisode 11 du Journal d’une hôtelière, Nadja revient sur cinq éléments qu’elle aurait aimé savoir sur les paiements avant de prendre la direction de son établissement.

Regardez l’épisode et abonnez-vous à la série pour ne pas manquer ses prochains conseils !

FONCTIONNALITÉS DE SÉCURITÉ Les clients recherchent une expérience fluide, sûre et sans mauvaise surprise.

La conformité fait partie de notre ADN Chez RoomRaccoon, nous protégeons les hôteliers et leurs clients grâce à des mesures de sécurité strictes, une conformité à la norme PCI-DSS, et des fonctionnalités innovantes comme l’authentification 3D Secure et la tokenisation.

Les données clients sont protégées du début à la fin du séjour grâce à la tokenisation, un procédé qui remplace les informations sensibles par des données inexploitables.

Grâce au protocole 3D Secure, les paiements en ligne bénéficient d’une authentification renforcée, chaque transaction devant être validée par le titulaire de la carte, ce qui limite les fraudes et rassure aussi bien les hôteliers que leurs clients.

Les prépaiements servent de vérification et garantissent l’engagement du client. Ils permettent de réduire la fréquence des no-shows et assurent une meilleure maîtrise de la trésorerie.

Sécurisez vos réservations en enregistrant une carte bancaire ou en appliquant une pré-autorisation sur solde nul pour anticiper d’éventuels frais ou dommages.

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Définissez des droits d’accès personnalisés pour restreindre certaines actions sensibles, comme les remboursements ou la modification des tarifs.

GLOSSAIRE PAYMENTS GLOSSARY

Dis Rocco, tous ces mots compliqués... “tokenisation”, “rétrofacturation”... ça se mange ?

Tu devrais jeter un œil au glossaire des paiements hôteliers.

Il a réponse à tout !

C’est comestible ?

Non, mais c’est utile. Et ça te permettra de comprendre ce qu’est une “rétrofacturation” ou une “garantie par carte bancaire” !

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IMPLÉMENTATION Profitez d’une transition simple et autonome Changer de prestataire de paiement peut sembler assez intimidant.

Et comme les paiements sont au cœur de votre activité, une interruption prolongée n’est tout simplement pas envisageable.

C’est pourquoi nous avons conçu un processus d'onboarding simplifié et intégré à notre module de Paiements afin de vous guider pas à pas.

Chaque étape — Envoi, Vérification, Activation—est accompagnée d’instructions claires et détaillées. Et le meilleur dans tout cela, c’est que vous pouvez avancer à votre propre rythme !

3 étapes et 24 heures suffisent pour activer notre solution.

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Étape 1 Transmettez l’ensemble des informations requises ainsi que les documents justificatifs afin que nous puissions les vérifier. Pour éviter tout retard, veillez à fournir des données exactes et complètes !

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Étape 2 Suivez l’avancement du processus de vérification : les statuts sont généralement mis à jour en moins de 24 heures. En cas d’erreur, corrigez rapidement les informations et renvoyez les documents au plus vite.

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Étape 3 Une fois la vérification terminée, sélectionnez votre méthode de paiement préférée et commencez à encaisser les réservations de vos clients !

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FAQs 1. À quelle fréquence les paiements me sont-ils versés ?

Les versements sont effectués chaque mercredi pour les transactions réalisées entre le lundi et le dimanche de la semaine précédente.

2. Quel est le délai avant de pouvoir commencer à encaisser les paiements ?

Une fois l’onboarding finalisé et toutes les informations correctement transmises, vous pourrez commencer à encaisser les paiements de vos clients dans un délai de 4 à 24 heures.

3. Quelles sont les fonctionnalités de paiement disponibles ?

1. Prépaiement via le moteur de réservation 2. Carte bancaire exigée en guise de garantie pour les tarifs non prépayés dans le moteur de réservation 3. Préautorisation de carte bancaire 4. Lien de paiement 5. Paiement en ligne au moment du check-in/check-out 6. Vente à distance (VAD) 7. Paiement sur place via un terminal de paiement 8. Prélèvement automatique des cartes de crédit virtuelles (CCV)

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4. Pourquoi privilégier les canaux de paiement avec authentification 3D Secure ?

Les canaux qui exigent que le titulaire de la carte initie et valide la transaction offrent un meilleur niveau de sécurité, puisqu’ils permettent de limiter les risques de fraude, les procédures de rétrofacturations, et les frais liés à la gestion des risques. Il est bien sûr possible de débiter une carte enregistrée sans la présence du client, mais cette option doit être réservée à des situations bien précises, comme les no-shows ou les annulations.

5. Est-il sécurisé de stocker les données de carte bancaire ?

Oui. Grâce à la tokenisation, les données sensibles sont cryptées, puis remplacées par un jeton non exploitable. Ce procédé permet de protéger vos transactions contre les risques de fraude (et les pertes liées à la fraude), les violations de données, les accès non autorisés et les erreurs liées à des données obsolètes ou non sécurisées.

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6. Comment effectuer un remboursement ?

Pour effectuer un remboursement : 1. Depuis la réservation : accédez à la réservation, sélectionnez le paiement concerné, indiquez le montant à rembourser, puis confirmez.

2. Depuis le module de Paiements : accédez à la transaction, indiquez le montant à rembourser, puis confirmez.

3. Pour les paiements via le terminal : procédez de la même manière que depuis le module de Paiements, mais en veillant à ce que le terminal soit allumé et connecté au WiFi. 7. Comment commander un terminal de paiement ?

Prêt à intégrer les paiements à la réception de votre établissement ?

Deux options s’offrent à vous : utiliser une option incluse dans votre abonnement pour activer la RaccoonCardMachine, ou bien la commander directement via un abonnement mensuel.

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RoomRaccoon RoomRaccoon, the HMS that makes you more.

Notre plateforme tout-en-un combine un PMS, un moteur de réservation, un channel manager et un module de paiements, tous conçus pour vous permettre d'optimiser la gestion de vos opérations et booster votre rentabilité.

Plus de contrôle, plus d’automatisation, et des résultats concrets à la clé.

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