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PAGAMENTI

Addio interruzioni, benvenuto flusso continuo

PAGAMENTI I pagamenti non dovrebbero essere un intralcio, né per i tuoi ospiti né per il tuo lavoro quotidiano.

Grazie ai pagamenti integrati di RoomRaccoon puoi dire addio alla gestione manuale, ai problemi durante il checkout e al recupero dei pagamenti.

Dalle prenotazioni al check-out, dagli anticipi all’upselling, ogni transazione avviene in maniera fluida. Senza sforzo per te, senza interruzioni per i tuoi ospiti. È proprio così che dovrebbero essere i pagamenti.

Conformi alla PSD2 Metodi di pagamento sicuri Costi sempre trasparenti Bastano 24 ore per iniziare ad usare la nostra funzionalità pagamenti! Non servono integrazioni complesse: segui il percorso di onboarding e potrai iniziare subito a ricevere prenotazioni.

Indice

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Lo scenario iniziale Panoramica sui pagamenti in hotel

06.

Ricevere i pagamenti Pagamenti online

11.

Link di pagamento

12.

RaccoonCardMachine

14.

La gestione dei pagamenti Virtual Wallet

16.

Gestione delle carte di credito virtuali (VCC)

18.

Dashboard dei chargeback e controversie

20.

POS

23.

Altre informazioni sui pagamenti Strumenti per la sicurezza

26.

Glossario

27.

Onboarding

28.

Caso studio: Hotel Miramare Noli

30.

FAQ

32.

PANORAMICA SUI PAGAMENTI IN HOTEL

Albergatori 5 impiegati

Il numero medio di dipendenti che si occupa delle riconciliazioni

7 ore alla settimana

Tempo che gli hotel dedicano in media alle riconciliazioni

31%

50%

dice che le riconciliazioni e la burocrazia frenano le loro ambizioni

ha subito tentativi di frode nell'ultimo anno

Ospiti 4 ospiti su 10 non prenoterebbero se gli venissero chiesti i dati della carta di credito al telefono

6

45%

59%

64%

quasi la metà degli ospiti preferisce pagare al check-in

si aspetta di poter cancellare gratis fino a 24h prima del check-in

sottolinea l'importanza di prenotare senza incontrare ostacoli

Pagamenti che girano, guest experience perfette IIpagamenti non sono solo una questione da gestire nel back office: se c'è un intoppo infatti gli ospiti se ne accorgono subito. Nel settore dell'ospitalità i pagamenti sono ancora più complicati, perché la prenotazione, il soggiorno e il momento in cui si usufruisce effettivamente del servizio non sempre coincidono. In più gli ospiti spesso consumano ciò che hanno pagato per più giorni.

Ecco perché è indispensabile offrire un'esperienza di pagamento fluida e senza interruzioni.

Gli ospiti di oggi si aspettano: Pagamenti integrati: tutti i servizi sono sincronizzati - alloggio, pasti, attività, upgrade - in un unico account per un'esperienza senza soluzione di continuità.

Prepagmenti: pagare in anticipo e godersi il soggiorno senza preoccuparsi delle fatture finali.

Check-in e check-out veloci e flessibili: online, in reception o da cellulare —la comodità è importante.

Trasparenza: niente spese nascoste, per cui gli ospiti sanno sempre con certezza quello che pagano.

Metodi di pagamento diversi: carte di credito, wallet o metodi tradizionali: più flessibilità per tutti.

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Hotel con pagamenti integrati

Hotel senza pagamenti integrati

Esperienza degli ospiti

Check-in e check-out rapidi con gestione automatica dei pagamenti.

I check-in e check-out possono subire ritardi a causa dell gestione manuale dei pagamenti, causando malcontento.

Efficienza operativa

Trasferimento automatico dei dati, che riduce il lavoro manuale ed eventuali errori.

Inserimento manuale dei dati di pagamento, il che aumenta il rischio di errori e richiede più tempo.

Revenue management

Non solo alloggi: possibilità di vendere servizi F&B, trattamenti spa, esperienze locali, transfer e altro.

Solo per i servizi in camera perché non c’è modo di addebitare tutto sulla camera e saldare tutto in una volta.

Processo di riconciliazione

Riconciliazione centralizzata dei dati più semplice, con conseguente risparmio di tempo fino al 90%.

Riconciliazioni complicate a causa dei dati sparsi nelle varie piattaforme, con costi di manodopera più alti e maggiore rischio di imprecisioni.

Sicurezza dei dati

Maggiore sicurezza perché i dati dei pagamenti sono centralizzati, riducendo il rischio di violazioni.

Maggiore vulnerabilità alle violazioni dei dati a causa della gestione manuale dei dati di pagamento sulle varie piattaforme.

Canali e metodi di pagamento

Pagamenti facili durante tutto il guest journey - prenotazione, prima dell’arrivo, check-in e durante il soggiorno - con metodi flessibili come pagamenti online, wallet virtuali e altri metodi.

Pagamenti limitati ai metodi tradizionali durante il check-in o il check-out, che possono risultare scomodi per gli ospiti perché i punti di contatto sono maggiori e le opzioni di pagamento minori.

I costi nascosti di un tasso di errore dell’1% Immagina che il tuo hotel gestisca 30 transazioni al giorno. Un margine di errore dell’1% può sembrare trascurabile, ma in un mese, diventano 9 errori e, in un anno, si arriva a ben 108 errori costosi.

Se ogni errore costa in media 100€, tra chargeback, rimborsi o pagamenti mancati, stiamo parlando di una perdita annua di 10.800€.

La buona notizia? Queste perdite sono del tutto evitabili con un sistema di pagamento integrato per hotel, che automatizza le transazioni e riduce al minimo l’errore umano—facendoti risparmiare tempo e denaro.

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PAGAMENTI ONLINE Puoi accettare i pagamenti online direttamente sul tuo sito attraverso il booking engine integrato di RoomRaccoon, che ti consente di ricevere prenotazioni senza commissioni h24, 7 giorni su 7.

Flessibile e sicuro, proprio come vogliono i tuoi ospiti Proteggi la tua struttura e i tuoi ospiti con 'l’autenticazione 3D Secure.

Offri metodi di pagamento affidabili per soddisfare tutti i tuoi ospiti.

Percentuali di prepagamento personalizzate sulla base del piano tariffario scelto.

Niente pagamento anticipato? Proteggi le tue prenotazioni chiedendo una carta di credito a garanzia e facendo una preautorizzazione.

Proteggi i dati di pagamento sensibili attraverso la tokenizzazione.

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LINK DI PAGAMENTO

I link di pagamento sono un modo semplice, sicuro e comodo per richiedere e riscuotere i pagamenti dai tuoi ospiti.

Quando il cliente clicca sul link, viene reindirizzato a una pagina sicura per completare il pagamento.

Come usare i link di pagamento Puoi inviare il link di pagamento direttamente dalla prenotazione dell'ospite, inserirlo nelle tue e-mail automatiche oppure copiarlo e incollarlo in qualsiasi altro canale da te utilizzato per comunicare con i tuoi ospiti.

Richieste di pre-pagamento programmate: riscuoti i prepagamenti in automatico un determinato numero di giorni prima dell'arrivo, senza bisogno di follow-up.

Richieste di pagamento in sospeso: saldo rapido prima o dopo il check-out.

Richiedi il check-in online: semplifica la procedura di check-in consentendo agli ospiti di saldare il conto prima dell'arrivo.

Richiedi il check-out online: offri agli ospiti un metodo comodo e a distanza per pagare il conto e fare check-out.

Invio preventivo: condividi un preventivo personalizzato con gruppi o ospiti singoli tramite un link di pagamento a scadenza.

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Perchè i prepagamenti sono una mossa intelligente

Guest experience ottimizzata I pagamenti anticipati consentono agli ospiti di saltare il passaggio in reception al momento del checkin/out, offrendo loro un processo senza soluzione di continuità e senza ostacoli.

Flusso di cassa migliorato Incassare i pagamenti in anticipo ti aiuta a coprire le spese e ti garantisce un flusso di revenue prevedibile.

Operazioni semplificate

Previsioni accurate

Concentrati sul miglioramento della guest experience invece di gestire i pagamenti last minute.

Le prenotazioni prepagate offrono agli hotel una panoramica chiara sul revenue, facilitando la pianificazione e l'assegnazione delle risorse.

Vantaggio competitivo

Trasparenza

In un mercato sovraffollato, la possibilità di pagare in anticipo con condizioni flessibili può attirare un maggior numero di prenotazioni e fidelizzare gli ospiti.

I viaggiatori di oggi apprezzano la chiarezza, e non hanno problemi a pagare in anticipo per avere in cambio un'esperienza perfetta e su misura.

UPGRADE

RACCOONCARDMACHINE

Gestisci i pagamenti offline con la RaccoonCardMachine, il POS di RoomRaccoon. Con un solo clic puoi elaborare i pagamenti di persona e lasciare che gli ospiti usino la loro carta per un'esperienza senza soluzione di continuità e senza errori.

I vantaggi dei pagamenti integrati in reception Pagamenti in loco più veloci e agevoli Velocizza il servizio agli ospiti e di’ addio agli errori di digitazione con i pagamenti automatici.

Non dovrai più preoccuparti di gestire i pagamenti di più fornitori.

Semplifica le riconciliazioni grazie a dati di pagamento centralizzati e report completi.

Grazie al suo design resistente e al tempo stesso elegante, questo POS è perfetto per qualsiasi reception.

Il nostro POS soddisfa i più elevati standard di sicurezza ed è conforme alla normativa PCI; comprende aggiornamenti in tempo reale, loghi personalizzabili e un ampio touchscreen per una maggiore facilità d'uso.

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LE CARATTERISTICHE

Tap & Go

Abilitato per il wifi e il bluetooth

Lettore contactless e-wallet

Display touchscreen a colori da 5,5 pollici

Stampante incorporata

Ricarica ad alimentazione

A prova di futuro

Guest experience

Installazione “plug and play”

Precaricato con metodi di pagamento locali

Completamente integrato con RoomRaccoon

Accetta carte di credito, di debito, card regalo e portafogli elettronici (gli e-wallet vengono attivati su richiesta e le card regalo devono appoggiarsi al circuito Visa o MasterCard).

Aggiornamenti in tempo reale da remoto Tariffe flessibili Abilitato per le preautorizzazioni

Conversione dinamica della valuta

WALLET VIRTUALI Il portafoglio virtuale è uno strumento che consente di salvare i pagamenti nel profilo degli ospiti a mo’ di anticipo o credito da usare per future prenotazioni, servizi extra durante il soggiorno, rimborsi o persino eventi. Puoi utilizzarlo in qualsiasi momento e ovunque, per qualsiasi tipo di pagamento!

Ridefinire i (pre)pagamenti degli ospiti Matrimoni La gestione dei pagamenti anticipati da parte degli sposi può essere impegnativa, soprattutto se le somme non vengono immediatamente associate a una prenotazione o ne superano il totale. Grazie al portafoglio virtuale puoi raccogliere e registrare questi pagamenti, garantendo che vengano conservati in sicurezza e che siano pronti per essere assegnati quando necessario.

Accordi aziendali I viaggi aziendali sono un settore molto redditizio. Grazie al portafoglio virtuale la gestione degli anticipi non è mai stata così semplice: puoi accedere al credito durante tutto l'anno, monitorare il credito residuo per ogni ospite all'interno dell'azienda e collegarlo direttamente alle singole prenotazioni.

Rimborsio in caso di cancellazione La gestione delle cancellazioni e dei rimborsi può diventare una seccatura dal punto di vista amministrativo. Con il portafoglio virtuale il processo diventa più semplice, perché permette agli ospiti di trasformare il pagamento anticipato in un credito valido per un soggiorno futuro.

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GESTIONE DELLE CARTE DI CREDITO VIRTUALI (VCC)

Puoi monitorare in tempo reale lo stato delle VCC importate dai tuoi canali di vendita, il tutto da un unico luogo.

Basta passare da una piattaforma all'altra!

Gestisci i pagamenti delle OTA facilmente grazie al channel manager integrato di RoomRaccoon, uno strumento che ti permette di accedere ai dati da un’unica piattaforma e di controllare tutti gli aspetti dei pagamenti provenienti dalle OTA. La sezione delle VCC comprende: La funzione di addebito automatico, per non dimenticare mai le scadenze di attivazione.

La possibilità di visualizzare le date di scadenza per addebitare sempre al momento giusto.

La possibilità di controllare i canali per capire da dove provengono le VCC. La possibilità di monitorare lo stato delle VCC per sapere subito se sono attive, se sono già state addebitate o in attesa.

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DASHBOARD CHARGEBACK E CONTROVERSIE Monitora, gestisci e contesta gli addebiti in breve tempo tramite la dashboard Chargeback e Controversie.

Contesta un chargeback con RoomRaccoon in 3 semplici step: 1

Step 1. Notifica di chargeback Controlla se nella tua casella di posta c'è una notifica di chargeback. Fai clic sulla notifica per accedere alla dashboard addebiti e controversie.

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Step 2. Invio documenti Raccogli tutti i giustificativi come le politiche di cancellazione, i messaggi con gli ospiti, i dati della prenotazione e qualsiasi altro documento pertinente. Mettili in un unico file e inviali.

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Step 3. Monitoraggio dello stato Tieni sotto controllo lo stato delle controversie per verificare se i tuoi chargeback sono stati contestati con successo.

Non lasciare che i chargeback rubino il tuo tempo Se contesti un chargeback tempestivamente, potrai recuperare le somme in modo più rapido. Ecco perchè usare gli strumenti e le procedure adatte può essere una svolta per gli albergatori. Tieni d'occhio i chargeback, rispondi in maniera appropriata e non perdere nemmeno un centesimo di revenue!

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POS Ottimizza la gestione delle spese in hotel collegando a RoomRaccoon il tuo ristorante, la spa, il negozio di souvenir e gli altri servizi della struttura. Grazie alla perfetta integrazione con il POS, ogni ordine viene sincronizzato in automatico con la prenotazione dell'ospite, semplificando il processo di fatturazione.

Un unico sistema per tutto – Collega gli ordini del POS alle cartelle degli ospiti per offrire un'esperienza senza stress.

Check-out perfetti– Gli ospiti possono addebitare i pasti, i trattamenti Spa e tutti gli altri acquisti sulla propria camera, per poi saldare tutto in un'unica soluzione.

Riconciliazioni più rapide – Basta con il monitoraggio manuale: i pagamenti si sincronizzano all'istante con il tuo PMS. Ripartizione dettagliata – Controlla il revenue proveniente da ogni reparto (F&B, spa, negozi) per individuare quali sono i servizi più redditizi.

Esplora le integrazioni

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DIARIO DI UN’ALBERGATRICE

“Se non pensi a come gestire i tuoi pagamenti, rischi di perdere un sacco di tempo e di denaro.”

Nella puntata 11 del Diario di un’albergatrice, Nadja ci racconta cinque cose che avrebbe voluto sapere sui pagamenti quando ha iniziato a gestire il suo hotel.

Guarda il video (in inglese) e segui la serie per saperne di più!

STRUMENTI PER LA SICUREZZA

Gli ospiti desiderano che il loro soggiorno sia perfetto, sicuro e privo di stress.

La compliance è nel nostro DNA Quando si tratta di sicurezza, con noi hai le spalle coperte.

Proteggiamo gli albergatori e i loro ospiti con una conformità a prova di bomba, standard PCI e strumenti di sicurezza intelligenti come 3D Secure e tokenizzazione.

I dati personali degli ospiti vengono tutelati dal momento in cui prenotano al momento del check-out. La tokenizzazione sostituisce i dati personali degli ospiti con informazioni non riservate.

Con 3D Secure, i pagamenti online vengono protetti da un ulteriore livello di autenticazione, così il titolare della carta può verificare ogni transazione. Ciò offre maggiore tranquillità sia agli ospiti che agli albergatori, riducendo il rischio di frodi.

I pagamenti anticipati rappresentano uno strumento di verifica e una garanzia di prenotazioni autentiche. I prepagamenti riducono i no-show e consentono un migliore flusso di cassa, per gestire le operazioni con maggiore sicurezza.

Proteggi le tue prenotazioni registrando le carte di credito o richiedendo una pre-autorizzazione a saldo zero per danni e spese.

Gestisci le autorizzazioni di ciascun utente per controllare l'accesso a specifiche azioni all'interno del sistema, come l'apertura di un rimborso o la modifica delle tariffe.

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GLOSSARIO PAYMENTS GLOSSARY

Ehi Rocco, tutta questa terminologia sui pagamenti mi ha fatto venire fame.

Hai provato a usare il Glossario dei pagamenti? Troverai tutto quello che ti serve!

Anche uno snack?

No, ma ti dà la definizione di “chargeback”, che è quello che farò anch’io se mi rubi di nuovo il pranzo!

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ONBOARDING Cambio provider immediato con il Self Onboarding Sappiamo che cambiare provider di pagamento può sembrare un'impresa ardua. I pagamenti sono profondamente legati alle operazioni della tua struttura, e sospendere le attività per molto tempo è fuori questione. Ecco perché abbiamo ideato un processo di self-boarding all'interno della sezione Pagamenti per accompagnarti in ogni fase del processo.

Ogni fase (invio, verifica e attivazione) è corredata da linee guida chiare e istruzioni dettagliate. In più puoi controllare le tempistiche in qualsiasi momento, per procedere sempre secondo i tuoi ritmi.

3 step, 24 ore e torni a ricevere prenotazioni 1

Step 1 Invia tutte le informazioni richieste e i documenti giustificativi affinché vengano convalidati. Assicurati che tutti i dati siano corretti e completi per evitare ritardi.

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Step 2 Monitora il processo di convalida (gli aggiornamenti sullo stato sono in genere disponibili ogni 24 ore). Correggi tempestivamente gli eventuali problemi e ripresenta i documenti interessati.

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Step 3 Dopo aver ricevuto la convalida, scegli il tuo metodo di pagamento preferito e inizia subito a incassare.

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CASO STUDIO: HOTEL MIRAMARE NOLI

Fondato nel 1933, l’Hotel Miramare Noli, è una struttura situata sulla costa ligure che ha deciso di ammodernare la gestione dei pagamenti con RoomRaccoon. “Ora posso inviare link di pagamento con un solo clic e pre-autorizzare le carte prima del check-in. Non abbiamo più bisogno di rincorrere i pagamenti, perché incassiamo tutto in anticipo”, afferma la Direttrice Bianca Ganduglia.

Location: Riviera Ligure, Italia Camere: 22 Leggi la storia completa 30

In che modo i pagamenti integrati hanno migliorato la gestione dell'Hotel Miramare Noli Check-in più veloci e senza intoppi I link di pagamento permettono di incassare i pagamenti in automatico prima dell'arrivo, consentendo allo staff di concentrarsi sugli ospiti invece di preoccuparsi dei pagamenti al check out.

Pagamenti garantiti Grazie alla comodità delle pre-autorizzazioni, lo staff può trattenere una caparra per eventuali servizi extra o danni, anche quando gli ospiti pagano online, garantendo maggiore tranquillità e protezione dei pagamenti.

Addebito automatico delle VCC Vendendo su cinque OTA diverse, l'Hotel Miramare elabora un elevato volume di VCC. Grazie all'addebito automatico, lo staff non deve più occuparsi delle tempistiche di attivazione, perché ogni carta virtuale viene addebitata sempre al momento giusto.

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FAQ 1. Ogni quanto tempo riceverò i pagamenti?

I pagamenti vengono effettuati il mercoledì di ogni settimana per le transazioni effettuate tra il lunedì e la domenica precedenti.

2. In quanto tempo posso iniziare a ricevere i pagamenti?

Una volta che hai completato l’onboarding e tutte le informazioni richieste sono state inviate correttamente, puoi iniziare a ricevere i pagamenti entro 4-24 ore.

3. Quali sono le funzionalità che posso utilizzare per accettare i pagamenti?

1. Pagamenti anticipati nel booking engine 2. Richiedere la carta di credito a garanzia nel booking engine per le tariffe non prepagate 3. Pre-autorizzazioni delle carte 4. Link con la richiesta di pagamento 5. Pagamento al momento del check-in e check-out online 6. Addebito per titolare di carta non presente 7. Pagamenti di persona con carta di credito 8. Addebito automatico su carte di credito virtuali

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4. Perché i canali di pagamento con autenticazione 3D Secure sono i più consigliati?

I canali di pagamento che richiedono ai titolari delle carte di avviare e concludere le transazioni sono gli stessi che richiedono anche di autenticare i pagamenti. In tal modo si riduce il rischio di transazioni fraudolente, di chargeback e di costi extra da sostenere. Sebbene sia possibile addebitare le carte salvate anche quando il titolare non è presente, sarebbe meglio farlo solo in caso di no-show e cancellazioni.

5. È sicuro conservare i dati delle carte?

Sì. I dati delle carte vengono archiviati in modo sicuro criptando i dati sensibili e sostituendoli con token non sensibili (tokenizzazione). Questo protegge le tue transazioni dal rischio di frode e violazione dei dati, riducendo al contempo le perdite causate dalle frodi, il rischio di accessi non autorizzati ai dati e la possibilità di errori e pagamenti rifiutati dovuti a dati obsoleti o non sicuri.

6. Come posso avviare un rimborso?

Ecco cosa fare per avviare un rimborso: Dalla prenotazione: apri la prenotazione, seleziona il pagamento da rimborsare, inserisci l'importo e premi conferma.

Dalla sezione Pagamenti: recupera la transazione, inserisci l'importo del rimborso e premi conferma.

In caso di pagamenti col POS: segui la stessa procedura descritta per la sezione Pagamenti, assicurandoti prima che il POS sia acceso e connesso al WiFi. 33

7. Come si fa per ordinare un POS? Ti piacerebbe sfruttare i pagamenti integrati in reception? Per avere la RaccoonCardMachine (il nostro POS), RoomRaccoon ti offre sia la possibilità di fare un upgrade del tuo abbonamento, sia la possibilità di ordinarla pagando una tariffa mensile.

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Cos’è RoomRaccoon RoomRaccoon is the HMS that makes you more.

La nostra piattaforma all-in-one comprende un gestionale per hotel efficiente, un booking engine ad alta conversione, un channel manager dinamico e uno strumento per i pagamenti integrati, il tutto progettato per semplificare il lavoro in hotel e massimizzare i tuoi profitti. Più controllo e automatismi, maggiore successo per la tua struttura.

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