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Lo scenario iniziale
Panoramica sui pagamenti in hotel
Ricevere i pagamenti
Pagamenti online
Link di pagamento
RaccoonCardMachine
La gestione dei pagamenti
Virtual Wallet
Gestione delle carte di credito virtuali (VCC)
Dashboard dei chargeback e controversie
POS
Altre informazioni sui pagamenti
Strumenti per la sicurezza
Glossario
Onboarding
Caso studio: Hotel Miramare Noli
FAQ
5 impiegati
7 ore alla settimana
Ospiti
dice che le riconciliazioni e la burocrazia frenano le loro ambizioni quasi la metà degli ospiti preferisce pagare al check-in
Il numero medio di dipendenti che si occupa delle riconciliazioni
Tempo che gli hotel dedicano in media alle riconciliazioni
ha subito tentativi di frode nell'ultimo anno
4 ospiti su 10
non prenoterebbero se gli venissero chiesti i dati della carta di credito al telefono
si aspetta di poter cancellare gratis fino a 24h prima del check-in
sottolinea l'importanza di prenotare senza incontrare ostacoli
Esperienza degli ospiti
Hotel con pagamenti integrati
Check-in e check-out rapidi con gestione automatica dei pagamenti.
Efficienza operativa
Trasferimento automatico dei dati, che riduce il lavoro manuale ed eventuali errori.
Hotel senza pagamenti integrati
I check-in e check-out possono subire ritardi a causa dell gestione manuale dei pagamenti, causando malcontento.
Inserimento manuale dei dati di pagamento, il che aumenta il rischio di errori e richiede più tempo.
Revenue management
Non solo alloggi: possibilità di vendere servizi F&B, trattamenti spa, esperienze locali, transfer e altro.
Solo per i servizi in camera perché non c’è modo di addebitare tutto sulla camera e saldare tutto in una volta.
Processo di riconciliazione
Riconciliazione centralizzata dei dati più semplice, con conseguente risparmio di tempo fino al 90%.
Sicurezza dei dati
Maggiore sicurezza perché i dati dei pagamenti sono centralizzati, riducendo il rischio di violazioni
Riconciliazioni complicate a causa dei dati sparsi nelle varie piattaforme, con costi di manodopera più alti e maggiore rischio di imprecisioni.
Maggiore vulnerabilità alle violazioni dei dati a causa della gestione manuale dei dati di pagamento sulle varie piattaforme
Canali e metodi di pagamento
Pagamenti facili durante tutto il guest journey - prenotazione, prima dell’arrivo, check-in e durante il soggiorno - con metodi flessibili come pagamenti online, wallet virtuali e altri metodi.
Pagamenti limitati ai metodi tradizionali durante il check-in o il check-out, che possono risultare scomodi per gli ospiti perché i punti di contatto sono maggiori e le opzioni di pagamento minori.
I costi nascosti di un tasso di errore dell’1%
Immagina che il tuo hotel gestisca 30 transazioni al giorno. Un margine di errore dell’1% può sembrare trascurabile, ma in un mese, diventano 9 errori e, in un anno, si arriva a ben 108 errori costosi.
Se ogni errore costa in media 100€, tra chargeback, rimborsi o pagamenti mancati, stiamo parlando di una perdita annua di 10.800€.
La buona notizia? Queste perdite sono del tutto evitabili con un sistema di pagamento integrato per hotel, che automatizza le transazioni e riduce al minimo l’errore umano facendoti risparmiare tempo e denaro.
I link di pagamento sono un modo semplice, sicuro e comodo per richiedere e riscuotere i pagamenti dai tuoi ospiti.
Quando il cliente clicca sul link, viene reindirizzato a una pagina sicura per completare il pagamento.
Come usare i link di pagamento
Puoi inviare il link di pagamento direttamente dalla prenotazione dell'ospite, inserirlo nelle tue e-mail automatiche oppure copiarlo e incollarlo in qualsiasi altro canale da te utilizzato per comunicare con i tuoi ospiti.
Richieste di pre-pagamento programmate: riscuoti i prepagamenti in automatico un determinato numero di giorni prima dell'arrivo, senza bisogno di follow-up.
Richieste di pagamento in sospeso: saldo rapido prima o dopo il check-out.
Richiedi il check-in online: semplifica la procedura di check-in consentendo agli ospiti di saldare il conto prima dell'arrivo.
Richiedi il check-out online: offri agli ospiti un metodo comodo e a distanza per pagare il conto e fare check-out.
Invio preventivo: condividi un preventivo personalizzato con gruppi o ospiti singoli tramite un link di pagamento a scadenza.
Gestisci i pagamenti offline con la RaccoonCardMachine, il POS di RoomRaccoon. Con un solo clic puoi elaborare i pagamenti di persona e lasciare che gli ospiti usino la loro carta per un'esperienza senza soluzione di continuità e senza errori.
vantaggi
Pagamenti in loco più veloci e agevoli
Velocizza il servizio agli ospiti e di’ addio agli errori di digitazione con i pagamenti automatici.
Non dovrai più preoccuparti di gestire i pagamenti di più fornitori.
Semplifica le riconciliazioni grazie a dati di pagamento centralizzati e report completi.
Grazie al suo design resistente e al tempo stesso elegante, questo POS è perfetto per qualsiasi reception.
Il nostro POS soddisfa i più elevati standard di sicurezza ed è conforme alla normativa PCI; comprende aggiornamenti in tempo reale, loghi personalizzabili e un ampio touchscreen per una maggiore facilità d'uso.
Abilitato per il wifi e il bluetooth
Stampante incorporata
Installazione “plug and play”
Completamente integrato con RoomRaccoon
Aggiornamenti in tempo reale da remoto
Tariffe flessibili
Abilitato per le preautorizzazioni
Tap & Go
Lettore contactless e-wallet
Display touchscreen a colori da 5,5 pollici
Ricarica ad alimentazione
Precaricato con metodi di pagamento locali
Accetta carte di credito, di debito, card regalo e portafogli elettronici
(gli e-wallet vengono attivati su richiesta e le card regalo devono appoggiarsi al circuito Visa o MasterCard).
Conversione dinamica della valuta
Il portafoglio virtuale è uno strumento che consente di salvare i pagamenti nel profilo degli ospiti a mo’ di anticipo o credito da usare per future prenotazioni, servizi extra durante il soggiorno, rimborsi o persino eventi. Puoi utilizzarlo in qualsiasi momento e ovunque, per qualsiasi tipo di pagamento!
Ridefinire i (pre)pagamenti degli ospiti
Matrimoni
La gestione dei pagamenti anticipati da parte degli sposi può essere impegnativa, soprattutto se le somme non vengono immediatamente associate a una prenotazione o ne superano il totale. Grazie al portafoglio virtuale puoi raccogliere e registrare questi pagamenti, garantendo che vengano conservati in sicurezza e che siano pronti per essere assegnati quando necessario.
Accordi aziendali
I viaggi aziendali sono un settore molto redditizio. Grazie al portafoglio virtuale la gestione degli anticipi non è mai stata così semplice: puoi accedere al credito durante tutto l'anno, monitorare il credito residuo per ogni ospite all'interno dell'azienda e collegarlo direttamente alle singole prenotazioni.
Rimborsio in caso di cancellazione
La gestione delle cancellazioni e dei rimborsi può diventare una seccatura dal punto di vista amministrativo. Con il portafoglio virtuale il processo diventa più semplice, perché permette agli ospiti di trasformare il pagamento anticipato in un credito valido per un soggiorno futuro.
Puoi monitorare in tempo reale lo stato delle VCC importate dai
tuoi canali di vendita, il tutto da un unico luogo.
Basta passare da una piattaforma all'altra!
Gestisci i pagamenti delle OTA facilmente grazie al channel manager integrato di RoomRaccoon, uno strumento che ti permette di accedere ai dati da un’unica piattaforma e di controllare tutti gli aspetti dei pagamenti provenienti dalle OTA.
La sezione delle VCC comprende:
La funzione di addebito automatico, per non dimenticare mai le scadenze di attivazione.
La possibilità di visualizzare le date di scadenza per addebitare sempre al momento giusto.
La possibilità di controllare i canali per capire da dove provengono le VCC.
La possibilità di monitorare lo stato delle VCC per sapere subito se sono attive, se sono già state addebitate o in attesa.
Monitora, gestisci e contesta gli addebiti in breve tempo tramite la dashboard Chargeback e Controversie.
Contesta un chargeback con RoomRaccoon in 3 semplici step:
Step 1. Notifica di chargeback
Controlla se nella tua casella di posta c'è una notifica di chargeback. Fai clic sulla notifica per accedere alla dashboard addebiti e controversie.
Step 2. Invio documenti
Raccogli tutti i giustificativi come le politiche di cancellazione, i messaggi con gli ospiti, i dati della prenotazione e qualsiasi altro documento pertinente. Mettili in un unico file e inviali.
Step 3. Monitoraggio dello stato
Tieni sotto controllo lo stato delle controversie per verificare se i tuoi chargeback sono stati contestati con successo.
Non lasciare che i chargeback rubino il tuo tempo
Se contesti un chargeback tempestivamente, potrai recuperare le somme in modo più rapido. Ecco perchè usare gli strumenti e le procedure adatte può essere una svolta per gli albergatori. Tieni d'occhio i chargeback, rispondi in maniera appropriata e non perdere nemmeno un centesimo di revenue!
Ottimizza la gestione delle spese in hotel collegando a RoomRaccoon il tuo ristorante, la spa, il negozio di souvenir e gli altri servizi della struttura. Grazie alla perfetta integrazione con il POS, ogni ordine viene sincronizzato in automatico con la prenotazione dell'ospite, semplificando il processo di fatturazione.
Un unico sistema per tutto – Collega gli ordini del POS alle cartelle degli ospiti per offrire un'esperienza senza stress.
Check-out perfetti– Gli ospiti possono addebitare i pasti, i trattamenti Spa e tutti gli altri acquisti sulla propria camera, per poi saldare tutto in un'unica soluzione.
Riconciliazioni più rapide – Basta con il monitoraggio manuale: i pagamenti si sincronizzano all'istante con il tuo PMS.
Ripartizione dettagliata – Controlla il revenue proveniente da ogni reparto (F&B, spa, negozi) per individuare quali sono i servizi più redditizi.
Esplora le integrazioni
“Se non pensi a come gestire i tuoi pagamenti, rischi di perdere un sacco di tempo e di denaro.”
Nella puntata 11 del Diario di un’albergatrice, Nadja ci racconta cinque cose che avrebbe voluto sapere sui pagamenti quando ha iniziato a gestire il suo hotel.
Guarda il video (in inglese) e segui la serie per saperne di più!
Gli ospiti desiderano che il loro soggiorno sia perfetto, sicuro e privo di stress.
Quando si tratta di sicurezza, con noi hai le spalle coperte.
Proteggiamo gli albergatori e i loro ospiti con una conformità a prova di bomba, standard PCI e strumenti di sicurezza intelligenti come 3D Secure e tokenizzazione.
I dati personali degli ospiti vengono tutelati dal momento in cui prenotano al momento del check-out. La tokenizzazione sostituisce i dati personali degli ospiti con informazioni non riservate.
Con 3D Secure, i pagamenti online vengono protetti da un ulteriore livello di autenticazione, così il titolare della carta può verificare ogni transazione. Ciò offre maggiore tranquillità sia agli ospiti che agli albergatori, riducendo il rischio di frodi.
I pagamenti anticipati rappresentano uno strumento di verifica e una garanzia di prenotazioni autentiche. I prepagamenti riducono i no-show e consentono un migliore flusso di cassa, per gestire le operazioni con maggiore sicurezza.
Proteggi le tue prenotazioni registrando le carte di credito o richiedendo una pre-autorizzazione a saldo zero per danni e spese.
Gestisci le autorizzazioni di ciascun utente per controllare l'accesso a specifiche azioni all'interno del sistema, come l'apertura di un rimborso o la modifica delle tariffe.
Cambio provider immediato con il Self Onboarding
Sappiamo che cambiare provider di pagamento può sembrare un'impresa ardua. I pagamenti sono profondamente legati alle operazioni della tua struttura, e sospendere le attività per molto tempo è fuori questione. Ecco perché abbiamo ideato un processo di self-boarding all'interno della sezione Pagamenti per accompagnarti in ogni fase del processo.
Ogni fase (invio, verifica e attivazione) è corredata da linee guida chiare e istruzioni dettagliate. In più puoi controllare le tempistiche in qualsiasi momento, per procedere sempre secondo i tuoi ritmi.
3 step, 24 ore e torni a ricevere prenotazioni
Step 1
Invia tutte le informazioni richieste e i documenti giustificativi affinché vengano convalidati. Assicurati che tutti i dati siano corretti e completi per evitare ritardi.
Step 2
Monitora il processo di convalida (gli aggiornamenti sullo stato sono in genere disponibili ogni 24 ore). Correggi tempestivamente gli eventuali problemi e ripresenta i documenti interessati.
Step 3
Dopo aver ricevuto la convalida, scegli il tuo metodo di pagamento preferito e inizia subito a incassare.
Fondato nel 1933, l’Hotel Miramare Noli, è una struttura situata sulla costa ligure che ha deciso di ammodernare la gestione dei pagamenti con RoomRaccoon. “Ora posso inviare link di pagamento con un solo clic e pre-autorizzare le carte prima del check-in. Non abbiamo più bisogno di rincorrere i pagamenti, perché incassiamo tutto in anticipo” , afferma la Direttrice Bianca Ganduglia.
Location: Riviera Ligure, Italia
Camere: 22
Leggi la storia completa
1. Ogni quanto tempo riceverò i pagamenti?
I pagamenti vengono effettuati il mercoledì di ogni settimana per le transazioni effettuate tra il lunedì e la domenica precedenti.
2. In quanto tempo posso iniziare a ricevere i pagamenti?
Una volta che hai completato l’onboarding e tutte le informazioni richieste sono state inviate correttamente, puoi iniziare a ricevere i pagamenti entro 4-24 ore.
3. Quali sono le funzionalità che posso utilizzare per accettare i pagamenti?
1.Pagamenti anticipati nel booking engine
2.Richiedere la carta di credito a garanzia nel booking engine per le tariffe non prepagate
3.Pre-autorizzazioni delle carte
4.Link con la richiesta di pagamento
5.Pagamento al momento del check-in e check-out online
6.Addebito per titolare di carta non presente
7.Pagamenti di persona con carta di credito
8.Addebito automatico su carte di credito virtuali
7. Come si fa per ordinare un POS?
Ti piacerebbe sfruttare i pagamenti integrati in reception? Per avere la RaccoonCardMachine (il nostro POS), RoomRaccoon ti offre sia la possibilità di fare un upgrade del tuo abbonamento, sia la possibilità di ordinarla pagando una tariffa mensile.