BETALINGEN
Laat betalingen geen struikelblok zijn voor jou of je gasten.
Met de geïntegreerde betaaloplossing van RoomRaccoon is het gedaan met handmatige verwerking, ongemakkelijke momenten tijdens het uitchecken en het najagen van openstaande facturen.
Van reservering tot check-out, van vooruitbetalingen tot upsells — elke betaling verloopt soepel. Moeiteloos voor jou, makkelijk voor je gasten.
Zo horen betalingen te zijn.
Volledig PSD2-conform
Vertrouwde betaalmethoden
Transparante kosten, zonder verrassingen
Al binnen 24 uur aan de slag!
Geen ingewikkelde integraties volg simpelweg de stappen van onze self-onboarding en je bent klaar om reserveringen te ontvangen.
Selecteer een paginanummer
De basis
Betalingen in de hotelsector
Betalingen ontvangen
Online betalingen
Betaallinks
RaccoonCardMachine
Betalingen beheren
Virtuele portemonnee
Virtuele creditcards (VCC) beheren
Dashboard voor terugboekingen en geschillen
POS-systeem
Meer over betalingen
Beveiligingsfuncties
Begrippenlijst
Onboarding
Succesverhaal: Hotel Haverkist
Veelgestelde vragen
BETALINGEN IN DE HOTELSECTOR
Hoteliers
5 werknemers
7 uur per week
Het gemiddelde aantal personeelsleden betrokken bij reconciliatie taken.
De tijd die een hotel gemiddeld kwijt is aan reconciliatie.
ziet reconciliatie en administratie als rem op hun groei.
Gasten
betaalt het liefst bij het inchecken.
kreeg het afgelopen jaar te maken met pogingen tot fraude.
4 op de 10
boeken niet als ze hun creditcardgegevens telefonisch moeten doorgeven.
verwacht tot 24 uur voor aankomst gratis te kunnen annuleren.
vindt een soepele ervaring van reservering tot uitchecken belangrijk
Een soepele betaling opent de deur naar een betere gastervaring
Het punt is, betalingen gebeuren niet alleen achter de schermen. Als er iets misgaat, merkt de gast dat meteen. En in de hotellerie wordt het nog lastiger, omdat de reservering, het verblijf en het moment waarop de service gebruikt wordt, niet altijd samenvallen. Daarnaast gebruiken gasten vaak waarvoor ze betaald hebben over meerdere dagen.
Daarom kun je niet zonder een soepele betaalervaring.
Wat gasten tegenwoordig verwachten:
Geïntegreerde betalingen: Bundelt alle diensten— verblijf, maaltijden, activiteiten, upgrades—in één account voor een naadloze ervaring.
Vooruitbetalingen: Betaal vooraf en geniet zorgeloos van je verblijf.
Snel en flexibel in- en uitchecken: Online, aan de receptie of via je telefoon voor extra gemak.
Transparantie: Geen verborgen kosten, zodat gasten precies weten waarvoor ze betalen.
Flexibele betaalmogelijkheden: Creditcards, virtuele portemonnees of lokale methodes.
Gastervaring
Een hotel met geïntegreerde betalingen
Snel in- en uitchecken, omdat betaalgegevens automatisch worden overgedragen en verwerkt.
Een hotel zonder geïntegreerde betalingen
Kan vertragingen opleveren bij het in- en uitchecken door handmatige betalingen, wat kan leiden tot frustratie.
Operationele efficiëntie
Draagt gegevens automatisch over, wat fouten door handmatige invoer minimaliseert.
Vereist handmatige invoer van gegevens, wat het risico op fouten verhoogt en meer tijd kost.
Revenue management
Verkoop meer dan alleen kamers denk aan F&B, spabehandelingen, lokale ervaringen en veel meer.
Beperkt tot kamerverkoop omdat je niet alles makkelijk op de kamer kunt zetten en in één keer kunt afrekenen.
Reconciliatie proces
Vereenvoudigt reconciliatie met gecentraliseerde gegevens, waardoor je tot wel 90% tijd bespaart.
Maakt reconciliatie lastiger door verspreide data, wat leidt tot hogere kosten en meer kans op fouten.
Gegevens beveiliging
Betaalmethoden en -kanalen
Verbetert de beveiliging door betalingen te centraliseren, wat het risico op datalekken vermindert.
Vergroot het risico op datalekken door handmatige verwerking op verschillende platformen.
Maakt betalingen mogelijk tijdens het hele gasttraject, van reservering tot verblijf, met flexibele betaalopties zoals online betalingen, virtuele portemonnees en andere methoden.
Beperkt betalingen tot traditionele methoden bij het in- of uitchecken, wat onhandig kan zijn voor gasten door meer contactmomenten en minder opties.
De verborgen kosten van een 1% foutmarge
Stel je voor dat je hotel dagelijks 30 transacties verwerkt. Een foutmarge van 1% lijkt misschien klein, maar in een maand komt dat neer op 9 fouten, en in een jaar loopt dat op tot 108 dure fouten.
Als elke fout gemiddeld €100 kost of het nu gaat om terugboekingen, terugbetalingen of gemiste betalingen dan komt dat neer op maar liefst €10.800 per jaar. Het goede nieuws? Deze verliezen zijn volledig te vermijden met een geïntegreerd betalingssysteem voor hotels dat alles automatisch regelt en menselijke fouten voorkomt, waardoor je tijd en geld bespaart.
ONLINE BETALINGEN
Laat gasten makkelijk en veilig online betalen via je eigen website met RoomRaccoon’s booking engine.
Zo heb je 24/7 commissievrije reserveringen binnen handbereik!
Veilig en flexibel voor je gasten
Bescherm je bedrijf en je gasten met 3D Secure authenticatie.
Bied wereldwijd vertrouwde betaalmethoden aan voor al je gasten.
Stel het percentage voor vooruitbetalingen in per tariefplan.
Geen vooruitbetaling? Vraag voor de zekerheid om een creditcardgarantie en pre-autorisatie.
Beveilig gevoelige betaalgegevens met tokenisatie.
BETAALLINKS
Betaallinks zijn een eenvoudige, veilige en handige manier om betalingen van je gasten te ontvangen.
Wanneer je gast op de link klikt, wordt hij of zij doorgestuurd naar een beveiligde pagina om de betaling af te ronden.
Hoe gebruik je betaallinks?
Je kunt de betaallink direct vanuit de reservering sturen, opnemen in je geautomatiseerde e-mails, of gewoon kopiëren en plakken in elk ander kanaal waarmee je met je gasten communiceert.
Automatische vooruitbetaling: Laat gasten automatisch betalen, een paar dagen voor aankomst. Zo hoef je er niet meer achteraan.
Openstaand bedrag: Maak snel korte metten met openstaande bedragen, vóór of na check-out.
Online inchecken: Versnel het incheckproces door gasten vooraf te laten betalen.
Online uitchecken: Bied gasten een handige, contactloze manier om hun rekening te betalen en uit te checken.
Prijsvoorstel op maat: Verstuur een persoonlijk boekingsvoorstel voor groepen of individuele gasten, inclusief een betaallink met vervaldatum.
De voordelen van vooruitbetalingen
Zorgeloos verblijf
Gasten die vooraf betalen, kunnen lekker snel door bij aankomst en vertrek. Geen wachtrijen, geen gedoe.
Verbeterde cashflow
Met vooruitbetalingen dek je je kosten en weet je precies waar je financieel aan toe bent.
Makkelijker voor je team
Je team hoeft niet meer achter openstaande betalingen aan. Meer tijd om je gasten in de watten te leggen.
Duidelijkheid in je cijfers
Vooruitbetaalde reserveringen geven je helder inzicht in je omzet, zodat je slim kunt plannen en budgetteren.
Concurrentievoordeel
Flexibele
vooruitbetalingen maken je aanbod aantrekkelijker en zorgen voor terugkerende gasten.
Transparantie voor gasten
Reizigers houden van duidelijkheid. Als ze vooraf kunnen betalen en weten waar ze aan toe zijn, levert dat alleen maar rust op.
UPGRADE
RACCOONCARDMACHINE
Maak offline betalingen mogelijk met de RaccoonCardMachine— jouw betrouwbare partner aan de receptie. Met één klik start je de betaling, en je gasten hoeven alleen maar te tappen, swipen of hun kaart in te steken voor een soepele, foutloze ervaring.
Meer gemak aan de receptie
Snellere en soepelere betaalervaring
Help je gasten sneller en voorkom typefouten dankzij automatische betalingen.
Niet meer wachten op uitbetalingen van verschillende providers.
Vereenvoudig de reconciliatie met gecentraliseerde betaalgegevens en overzichtelijke rapportages.
Het compacte en stijlvolle design maakt dit pinapparaat perfect voor elke receptie.
Dit pinapparaat voldoet aan de hoogste veiligheidsnormen, is PCI-compliant, heeft realtime updates, aanpasbare logo’s en een groot touchscreen voor extra gebruiksgemak.
BELANGRIJKSTE KENMERKEN
Verbinding via Wifi en bluetooth
Ingebouwde printer
Tap & Go
Contactloos betalen
5.5" kleurentouchscreen
Oplaadpoort
Toekomstgericht Gastervaring
Plug-and-play installatie
Volledig geïntegreerd met RoomRaccoon
Realtime updates
Flexibele tarieven
Pre-autorisatie beschikbaar
Vooraf geïnstalleerd met lokale betaalmethoden
Geschikt voor creditcards, betaalpassen, cadeaubonnen (Visa/Mastercard) en e-wallets (op aanvraag te activeren)
Dynamische valutaconversie
VIRTUELE PORTEMONNEE
Met de Virtuele Portemonnee bewaar je betalingen van gasten als tegoed of aanbetaling in hun Boekersprofiel. Zo zijn ze direct beschikbaar voor toekomstige reserveringen, extra’s tijdens het verblijf, terugbetalingen of zelfs evenementen. Flexibel, veilig en altijd binnen handbereik!
Het gebruik van de Virtuele Portemonnee
Bruiloften
Grote aanbetalingen voor bruiloften? Geen stress! Ook als de betaling nog niet aan een reservering gekoppeld is of hoger is dan het boekingsbedrag, sla je deze veilig op in de Virtuele
Portemonnee. Zo houd je overzicht en heb je het bedrag klaarstaan wanneer je het nodig hebt.
Zakelijke overeenkomsten
Zakelijke gasten zijn erg waardevol, en het beheren van hun betalingen is nu eenvoudiger dan ooit. Met de Virtuele
Portemonnee heb je het hele jaar toegang tot hun tegoeden, heb je inzicht in het resterende tegoed per zakelijke gast, en koppel je dit moeiteloos aan individuele reserveringen.
Terugbetaling bij annulering
Het beheren van annuleringen en terugbetalingen levert extra administratie op. Dankzij de Virtuele Portemonnee bied je gasten een soepel alternatief door hun vooruitbetaling als tegoed voor een toekomstig verblijf op te slaan.
VIRTUELE CREDITCARDS (VCC) BEHEREN
Beheer eenvoudig al je geïmporteerde VCC’s vanuit verkoopkanalen in één handig overzicht en houd de realtime status bij.
Nooit meer schakelen tussen platforms
Met RoomRaccoon’s geïntegreerde channel manager beheer je OTA-betalingen moeiteloos. Alle betaalgegevens zijn centraal beschikbaar, zodat je altijd volledig inzicht en controle hebt over je uitbetalingen.
Met jouw VCC-dashboard kun je:
Automatisch incasseren zodat je nooit meer een deadline mist.
De vervaldatum checken en precies op tijd afschrijven.
Direct zien uit welk kanaal de VCC afkomstig is.
In één oogopslag de status van de VCC zien: Actief, Betaald of In behandeling.
DASHBOARD VOOR TERUGBOEKINGEN EN GESCHILLEN
Volg, beheer en betwist terugboekingen eenvoudig met je eigen dashboard.
Zo pak je een terugboeking aan met RoomRaccoon:
Stap 1. Melding ontvangen
Houd je inbox in de gaten voor een notificatie van een terugboeking. Klik op de melding om naar je dashboard te gaan.
Stap 2. Documenten aanleveren
Verzamel ondersteunende documenten, zoals annuleringsvoorwaarden, communicatie met de gast, reserveringsdetails en andere relevante informatie. Bundel alles in één bestand en dien het in.
Stap 3. Status volgen
Volg de status van je geschil om te zien of je de terugboeking succesvol hebt afgeweerd.
Laat terugboekingen je succes niet in de weg staan
Hoe sneller je een terugboeking betwist, hoe sneller je je geld terug kunt krijgen. Daarom maken de juiste tools en processen echt het verschil voor hoteliers. Blijf terugboekingen voor, reageer snel en houd je omzet waar die hoort: bij jou!
POS-systeem
Houd hoteluitgaven simpel door je restaurant, spa, winkel en andere faciliteiten direct te koppelen aan RoomRaccoon. Met onze slimme POS-integratie worden alle kosten automatisch toegevoegd aan de reservering. Makkelijk voor jou, handig voor de gast.
Eén systeem voor alles – Koppel je POS aan de gastreservering voor een soepele ervaring.
Soepel uitchecken – Gasten kunnen maaltijden, spabehandelingen of andere aankopen op hun kamer laten zetten en alles in één keer afrekenen.
Snelle verwerking – Geen handmatige administratie meer, betalingen worden direct gesynchroniseerd met je PMS.
Gedetailleerd overzicht – Houd je omzet per afdeling bij (F&B, spa, winkel) en ontdek welke diensten het best presteren.
Bekijk integraties
DAGBOEK VAN EEN HOTELIER
“Het kost je veel tijd en geld als je niet goed nadenkt over hoe je betalingen beheert.”
In aflevering 11 van Dagboek van een hotelier deelt Nadja vijf dingen die ze graag had willen weten over betalingen toen ze haar hotel begon te runnen.
Bekijk de video en abonneer je op de serie voor meer inzichten!
BEVEILIGINGSFUNCTIES
Gasten willen een verblijf dat soepel, veilig en zorgeloos verloopt.
Veiligheid voorop
Geen zorgen over veiligheid wij hebben het onder controle. Met strikte naleving van regelgeving, PCI-gecertificeerde standaarden en geavanceerde beveiligingsoplossingen zoals 3D Secure en tokenisatie beschermen we zowel hoteliers als hun gasten.
Van reservering tot uitchecken: de persoonlijke gegevens van je gasten zijn veilig. Tokenisatie vervangt de vertrouwelijke gegevens van gasten door niet-gevoelige informatie.
Dankzij 3D Secure zijn online betalingen voorzien van een extra beveiligingslaag, waarbij de kaarthouder elke transactie bevestigt. Dit biedt extra zekerheid voor zowel gasten als hoteliers en vermindert het risico op fraude.
Met vooruitbetalingen check je meteen of een boeking écht is en de gast betrokken. Zo verminder je no-shows en verbeter je je cashflow, wat bijdraagt aan een stabielere bedrijfsvoering.
Verhoog de veiligheid van je reserveringen door een betaalkaart te registreren of een pre-autorisatie van nul euro in te stellen voor eventuele schade en bijkomende kosten.
Stel gebruikersrechten in om de toegang tot specifieke acties binnen het systeem te beheren, zoals het uitvoeren van terugbetalingen of het aanpassen van tarieven.
PAYMENTS GLOSSARYBEGRIPPENLIJST
Hey Rocco, van al die betaaltermen krijg ik honger.
Heb je de Begrippenlijst al geprobeerd? Daar vind je alles wat je nodig hebt!
Ook iets te eten?
Nee, maar wel de uitleg over “terugboekingen” — en die gebruik ik als je mijn lunch nog een keer steelt!
ONBOARDING
Een makkelijke overstap met Self-Onboarding
We begrijpen dat je niet zit te wachten op gedoe als je van betalingsprovider wisselt. Betalingen zijn tenslotte cruciaal voor je bedrijf, en je wilt niet dat er vertragingen zijn. Daarom hebben we een eenvoudig Self-Onboarding proces ontwikkeld binnen de Betalingsmodule, dat je stap voor stap begeleidt.
Elke stap indienen, verifiëren, en activeren komt met duidelijke instructies en tips. Het fijne? Jij hebt de controle over de tijdlijn, dus je kunt alles op je eigen tempo doen.
3 stappen, 24 uur, en je kunt van start!
Dien alle vereiste informatie en ondersteunende documenten in ter verificatie. Zorg ervoor dat alle details correct en volledig zijn om vertraging te voorkomen.
Stap 2
Houd de status in de gaten; updates zijn meestal binnen 24 uur beschikbaar. Corrigeer eventuele gemarkeerde informatie en dien opnieuw in om op schema te blijven.
Stap 3
Na succesvolle verificatie kies je je betaalmethode en kun je meteen zonder gedoe betalingen ontvangen. Stap 1
SUCCESVERHAAL: HOTEL HAVERKIST
Hotel Haverkist is een boetiekhotel in hartje ’s-Hertogenbosch, omringd door gezellige cafés, restaurants en wijnbars voor een echte stadsbeleving.
“Handmatig betalingen bijhouden is verleden tijd; alles is nu geïntegreerd en voor de meeste gasten heel eenvoudig.”
- Max Denteneer, General Manager
Locatie: ‘s-Hertogenbosch, Nederland
Kamers: 11
Lees het succesverhaal
Zo helpen geïntegreerde betalingen Hotel Haverkist vooruit
Betaallinks
Het team stuurt eenvoudig veilige betaalverzoeken naar telefonische boekers. Geen gedoe meer met lange e-mails of handmatig facturen maken.
Betere cashflow met vooruitbetalingen
Door gasten direct te laten betalen via hun booking engine, zorgt Hotel Haverkist voor zekerheid en een betere cashflow. Deze eenvoudige aanpassing heeft een groot effect gehad op de financiële stabiliteit en planning.
Makkelijk afrekenen bij de receptie
Of gasten nu in- of uitchecken, met de RaccoonCardMachine betalen ze zo hun openstaande bedrag. Het team is blij met hoe soepel en foutloos dit verloopt geen handmatige invoer of typefouten meer.
VEELGESTELDE VRAGEN
1. Hoe vaak kan ik uitbetalingen verwachten?
Wekelijkse uitbetalingen vinden plaats op woensdag voor transacties die zijn verwerkt tussen de voorgaande maandag en zondag.
2. Hoe snel kan ik starten met het accepteren van betalingen ?
Zodra je onboarding is afgerond en alle benodigde gegevens correct zijn aangeleverd, kun je binnen 4 tot 24 uur starten met het accepteren van betalingen.
3. Welke betaalmogelijkheden kan ik gebruiken om betalingen te ontvangen?
1.Vooruitbetaling via de booking engine
2.Creditcard als garantie voor niet-voorafbetaalde tarieven in de booking engine
3.Pre-autorisatie
4.Betaallink
5.Betaling via online in- en uitchecken
6.Betaling waarbij de kaarthouder niet fysiek aanwezig is (CNP)
7.Betalingen via het pinapparaat
8.Automatische incasso van Virtuele Creditcards
4. Waarom is het verstandig om betaalkanalen met 3D Secure Authenticatie te gebruiken?
Betaalkanalen waarbij de kaarthouder de transactie moet bevestigen, zorgen ervoor dat betalingen geverifieerd worden. Dit verkleint het risico op fraude en terugboekingen. Hoewel je ook opgeslagen kaarten kunt gebruiken zonder de kaarthouder, zou dit alleen de voorkeur moeten hebben in geval van no-shows en annuleringen.
5. Is het veilig om kaartgegevens op te slaan?
Ja! Kaartgegevens worden veilig opgeslagen door gevoelige gegevens te versleutelen en deze te vervangen door een nietgevoelige token (tokenisatie). Dit maar je transacties veiliger tegen fraude en datalekken. Dit verkleint de kans op verlies door fraude en voorkomt fouten met verouderde of onveilige gegevens.
6. Hoe start ik een terugbetaling?
Om een terugbetaling te doen:
1.Vanuit de reservering: Open de reservering, selecteer de betaling die je wilt terugbetalen, vul het bedrag in en bevestig.
2.Vanuit de Betaalmodule: Zoek de transactie, vul het terug te betalen bedrag in en bevestig.
3.Met het pinapparaat: V
olg hetzelfde proces via de Betaalmodule, maar zorg ervoor da t het pinapparaat aanstaat en verbonden is met WiFi.
7. Hoe bestel ik een pinapparaat?
Klaar om betalingen bij de receptie te integreren? Je kunt de RaccoonCardMachine krijgen door één van je upgrade slots te gebruiken of door deze maandelijks te huren.
Over RoomRaccoon
RoomRaccoon is the HMS that makes you more.
Ons alles-in-één platform bevat een krachtig property management systeem, een hoog-converterende booking engine, een dynamische channel manager en naadloos geïntegreerde betalingen alles ontworpen om de bedrijfsvoering te vereenvoudigen en de winstgevendheid te maximaliseren.
Meer controle, meer automatisering, meer succes.
Boek een demo
