CHANNEL MANAGER PER HOTEL E OSTELLI
Indice
06 . Che cos’è un channel manager?
10. I diversi canali di prenotazione
14. L’effetto vetrina delle OTA
16. Che cos’è una strategia di distribuzione online?
20. 10 domande da porsi prima di investire inun channel manager
36. Conclusioni
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PADRONEGGIARE IL PANORAMA
DELLE PRENOTAZIONI ONLINE
CON IL CHANNEL MANAGER
Il numero di soggiorni senza prenotazione (walk-in) diminuisce di anno in anno. Il web è diventato il punto di riferimento più importante dei viaggiatori per trovare e prenotare un alloggio. Si stima infatti che il volume delle prenotazioni online raddoppierà dai 432 miliardi di dollari del 2020 a 833 miliardi di dollari nel 2025. Quasi il 40% di queste prenotazioni viene effettuato tramite Booking.com, il 32% attraverso altri aggregatori, mentre il 21% direttamente sul sito web dell’hotel. [Statista]
Questi dati dimostrano l’importanza di collegarsi a diversi canali di prenotazione online con la crescente necessità di appoggiarsi ad un channel manager che supporti hotel e ostelli nella vendita dei loro alloggi, così da massimizzare le proprie revenue.
Lo scopo di questa guida è approfondire il concetto di channel manager e i vantaggi che un software del genere può apportare alle strutture ricettive.
Abbiamo inoltre raccolto dieci domande da porre ai fornitori per aiutarti a restringere il campo e fare il giusto investimento.
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Che cosa si intende per channel management?
Per channel management si intende la gestione di diversi canali di prenotazione al fine di raggiungere gli obiettivi di vendita e marketing prefissati. Distribuire le tariffe e la disponibilità attraverso più canali, compreso il proprio sito web, è un ottimo modo per raggiungere un pubblico più ampio e vendere più camere.
I dati di RoomRaccoon rivelano che gli hotel utilizzano in media dai 3 ai 5 canali di prenotazione per distribuire le proprie camere.
Gestire manualmente gli aggiornamenti di tariffe e disponibilità su tanti extranet diversi è una sfida enorme per il personale dell’hotel, che porta a perdite di tempo, errori e doppie prenotazioni. Al giorno d’oggi, tutto questo non è più fattibile.
Il channel manager è un software progettato per semplificare e velocizzare questo processo attraverso connessioni API a vari canali di prenotazione.
Da sapere: il channel manager di RoomRaccoon
è uno dei più rapidi sul mercato, con una velocità massima di sincronizzazione pari a 5 secondi
Tale strumento aggiorna la disponibilità delle camere in automatico e in tempo reale ogni volta che viene effettuata una prenotazione e fornisce la possibilita’ di modificare le tariffe.
In più, è in grado di sincronizzare costantemente il calendario prenotazioni su tutti i tuoi canali di vendita.
Grazie alla capacità di importare le prenotazioni effettuate su siti web terzi direttamente nel tuo gestionale, il channel manager ti aiuta a monitorarle e organizzarle al meglio, mantenendole tutte in un unico interfaccia.
COME FUNZIONA?
Nel momento in cui ricevi una nuova prenotazione da uno dei tuoi canali, il channel manager trasmette in automatico i dati della prenotazione al gestionale dell’hotel e aggiorna immediatamente la disponibilità su tutti i canali, compreso il sito web della struttura.
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VANTAGGI DI UN CHANNEL MANAGER
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Rende le modifiche alle tariffe semplici e automatiche, riducendo il lavoro manuale e gli eventuali ritardi.
Aumenta la visibilità delle camere su più canali, portando a un incremento delle prenotazioni e del revenue.
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Dà una spinta alle prenotazioni dirette grazie all’effetto vetrina delle OTA.
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Riduce il rischio di ricevere prenotazioni doppie e di andare in overbooking.
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Ti permette di accettare le carte di credito e gestire i pagamenti.
Ti suggerisce quali sono i canali più performanti, migliorando l’efficacia della tua strategia di channel management.
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camere
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Quali canali di prenotazione esistono per gli hotel e ostelli?
OTA (ONLINE TRAVEL AGENCY)
Le OTA vendono alloggi, tour, trasporti e viaggi su un’unica piattaforma online. Si tratta di siti di terze parti che vendono servizi ai viaggiatori (perlopiù direttamente) per conto di hotel e altri fornitori di alloggi.
Modello di business: le strutture pagano una commissione per ogni prenotazione ricevuta tramite OTA.
METASEARCH
I metasearch sono strumenti di ricerca che inviano le richieste effettuate dall’utente a diversi portali di viaggio e aggregano i risultati ottenuti in un unico elenco.
Modello: Costo Per Clic (CPC), o Pay-Per-Click (PPC): Le strutture pagano un costo per per ogni clic ricevuto sul proprio annuncio. Google Hotel Ads lavora anche su commissione.
GDS (GLOBAL
DISTRIBUTION SYSTEM)
I GDS sono canali internazionali che mettono in contatto i fornitori con chi prenota i viaggi. Tali canali mostrano in tempo reale prodotti, prezzi e disponibilità agli agenti di viaggio e ai siti di prenotazione online. I GDS vengono spesso usati per accedere al mercato dei viaggi aziendali, perché riescono ad aggregare hotel, voli e autonoleggi.
Costo: Le strutture pagano una commissione per ogni prenotazione ricevuta tramite GDS. Collegando il channel manager ai principali GDS eviterai di pagare le singole tariffe di connessione per ogni GDS.
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GROSSISTI
I grossisti fungono da intermediari tra le agenzie di viaggio e i fornitori, procurandosi i prodotti (camere, tariffe, pacchetti) in blocco e vendendoli ai vari clienti (agenzie di viaggio, OTA, tour operator).
Costo: I prezzi delle camere e dei pacchetti vengono negoziati direttamente con gli operatori del settore ricettivo.
BOOKING
ENGINE
SUL SITO DELL’HOTEL
I booking engine gestiscono le prenotazioni ricevute sul sito web della struttura.
Avere un sito web responsive e un booking engine facile da usare è l’unico modo per aumentare le prenotazioni dirette e pagare meno commissioni alle OTA.
Costo: La maggior parte dei fornitori di booking engine richiede un canone di abbonamento mensile o annuale, oltre a una commissione sulle prenotazioni.
Noi di RoomRaccoon crediamo fermamente che i nostri utenti non debbano pagare alcuna commissione sulle prenotazioni dirette - non importa quanto sia grande la loro struttura. Ecco perché il nostro booking engine innovativo è compreso in tutti i pacchetti che offriamo, senza alcun costo aggiuntivo!
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L’effetto vetrina
delle OTA
Gli hotel che usano le OTA possono sfruttare il cosiddetto effetto vetrina (billboard effect in inglese). Ciò significa che gli hotel e le strutture ricettive in genere beneficiano della visibilità delle OTA con cui lavorano.
Gli utenti in cerca di offerte migliori o di maggiori informazioni sull’hotel solitamente si spostano dalle OTA al sito dell’albergo per prenotare direttamente.
Il nostro consiglio: i siti web degli hotel dotati di booking engine intuitivo ricevono un numero maggiore di prenotazioni dirette grazie alla loro presenza sulle OTA.
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Cosa si intende per strategia di distribuzione online?
Il channel management può essere descritto anche come una strategia di distribuzione online finalizzata a raggiungere gli obiettivi aziendali desiderati: aumento delle prenotazioni, crescita del revenue, visibilità internazionale e, in ultima analisi, maggiori profitti.
Avere una strategia di distribuzione online comporta la definizione di obiettivi e la creazione di un quadro di riferimento per ogni canale. Per esempio, l’utilizzo di un GDS può essere molto vantaggioso se si vuole raggiungere il settore business internazionale.
Ogni canale ha i suoi vantaggi e svantaggi, ed è essenziale capire come si differenziano tra loro per stabilire una strategia di channel management efficace.
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COME IMPOSTARE LA STRATEGIA:
Quando arriva il momento di scegliere i migliori canali per la tua struttura, sono molte le cose che dovresti prendere in considerazione. I canali possono essere molto diversi tra loro in termini di target e struttura generale, e ciò può rendere difficile fare un confronto.
Facendo un passo indietro, ecco alcuni criteri chiave con cui puoi metterli a confronto:
Costi
Quanto ti costa vendere attraverso quel canale? Le spese sono principalmente di tipo transazionale (ad esempio su commissione o pay per stay), o ci sono costi generali più elevati?
Possibilità di integrazione
Quando decidi di vendere su un nuovo canale devi integrare nuovi processi, tecnologie e strumenti. Verifica che il tuo channel manager si possa collegare ai tuoi canali attuali e a quelli che intendi aggiungere al tuo mix di distribuzione.
Mercato potenziale
Con mercato potenziale ci riferiamo alla dimensione del mercato, ma non intesa soltanto come numero di clienti che puoi raggiungere attraverso un determinato canale.
Tieni in considerazione anche altri fattori come il profilo del cliente (turista, leisure o business?), cosa acquista abitualmente (pacchetti di 5 giorni o soggiorni di una notte?) e la frequenza di acquisto (vacanze stagionali o viaggi di lavoro frequenti?).
Engagement con i clienti
Canali diversi offrono o richiedono livelli diversi di interazione con i tuoi clienti. Ad esempio, su Booking. com hai la possibilità di rispondere alle recensioni e ai messaggi diretti dei clienti. Tieni conto dell’impatto che ogni canale avrà sul tuo brand e delle attività necessarie per garantire il suo mantenimento su ogni canale.
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Domande da porsi prima di investire in un channel manager
Stai pensando di acquistare un channel manager? Ecco le 10 domande che dovresti porre ai fornitori per scegliere il miglior channel manager per la tua struttura.
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1. Si basa su un inventario comune?
Esistono due tipi di modelli di distribuzione: l’inventario comune e l’inventario ripartito.
Gli hotel preferiscono avere un inventario comune perché consente di distribuire la disponibilità in modo uniforme su tutti i canali di prenotazione, compreso il proprio sito web. Così facendo, il tuo inventario si aggiorna ogni volta che ricevi una prenotazione.
Al contrario, inventario ripartito significa che a ciascun canale viene assegnato un certo numero di camere. Di conseguenza il numero di camere che ogni canale può vendere è limitato, e può succedere che un canale venda tutto e un altro non venda niente. Inoltre, è più probabile che si verifichi l’overbooking.
2. Si collega a canali di prenotazione globali?
In un mondo sempre più connesso, per le strutture è sempre più importante essere presenti sui canali di prenotazione globali. Siti come Booking.com, Expedia, Airbnb e Agoda sono essenziali per raggiungere i viaggiatori internazionali. Se vendono su questi canali, le strutture otterranno il massimo della visibilità.
Connessioni XML affidabili
Dovresti inoltre verificare che il channel manager si colleghi a tali canali tramite una connessione XML affidabile, per garantire che il trasferimento dei dati tra i due sistemi avvenga senza problemi.
Pensa a un’antenna con una ricezione debole, che rende le immagini annebbiate. Lo stesso accade quando la connessione tra due sistemi è debole: ciò può portare a ritardi nell’aggiornamento di tariffe e disponibilità, a overbooking e alla perdita dei dati di prenotazione.
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3. Il software prevede una reportistica completa?
Disporre di informazioni affidabili sulle performance dei vari canali di prenotazione e di un’analisi del revenue è fondamentale per fare scelte più oculate in materia di distribuzione. Ciò ti permette anche di perfezionare la tua strategia di channel management per aumentare le entrate della tua attività. Sapere cosa funziona e cosa no può generare più opportunità di successo.
Un channel manager che ti offre una reportistica per ogni canale ti permetterà di conoscere quali sono i tuoi canali più redditizi, il tuo tasso di occupazione e il revenue generato, dati che potrai confrontare con i mesi o gli anni precedenti.
4. Il channel manager supporta anche funzionalità extra?
Oltre a vendere camere, gli hotel utilizzano canali di prenotazione come Booking.com ed Expedia per fare delle promozioni e per raccogliere le recensioni degli ospiti. Queste funzioni di solito vengono gestite all’interno dell’extranet del canale stesso.
Un channel manager efficace permette agli hotel di gestire queste funzionalità essenziali in un unico luogo, evitando di passare da un extranet all’altro. In tal modo è più facile rimanere organizzati ed efficienti.
Ecco alcune funzionalità che puoi gestire all’interno di un channel manager:
• Promozioni
• Recensioni degli ospiti
• Contenuti (descrizioni e foto)
• Email di conferma della prenotazione
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IL CHANNEL MANAGER
N.1 PER BOOKING.COM
RoomRaccoon semplifica l’intero processo di vendita delle camere su Booking.com attraverso il channel manager, grazie a una serie di connessioni API relative a promozioni, recensioni, contenuti e e-mail.
5. Il channel manager si collega ai software che uso già?
Prima di scegliere un channel manager dovresti chiederti se è in grado di collegarsi ai software che usi già. Ciò ti garantirà una maggiore precisione e un funzionamento più efficiente sia del front-end che del back-end.
Per ottenere risultati ottimali, molti hotel scelgono di integrare il channel manager con i software seguenti:
• Booking engine o portale
• PMS o software prenotazioni
• RMS o strumenti di pricing.
Il nostro consiglio: evita tecnologie troppo complicate scegliendo un gestionale automatico come RoomRaccoon.
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Gestionale all-in-one con PMS, booking engine e channel manager
Channel manager con una sola funzione
Configurazione e utilizzo immediato. Integrazione che richiede tempo.
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Un abbonamento/contratto. Più abbonamenti/contratti.
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Un servizio assistenza. Più servizi assistenza.
Piattaforma all-in-one a un prezzo accessibile, che comprende channel manager, PMS, booking engine e revenue management system.
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Il personale non ha difficoltà ad usare la dashboard con dati accorpati.
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Il software addebita ogni funzionalità singolarmente (channel manager, gestionale, booking engine e RMS). Il prezzo finale diventa così più alto.
Il marketplace comprende l’integrazione con strumenti come il POS e il CRM così da personalizzare la struttura con più app e funzionalità.
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La formazione del personale alla gestione delle diverse interfacce è impegnativa e i software richiedono un tempo di apprendimento maggiore.
Il marketplace integrazioni deve essere aggiunto alla piattaforma, che viene assemblata attraverso molteplici acquisizioni diverse, ognuna con un specifica tecnologia di base.
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6. Il channel manager è in grado di importare e ricaricare automaticamente le VCC?
Le carte di credito virtuali (VCC) sono carte Mastercard digitali e temporanee che le OTA utilizzano per facilitare i pagamenti dei clienti. L’OTA carica il pagamento su una VCC, che l’hotel può addebitare come una normale carta di credito. Tutte le VCC hanno una data di scadenza; se non si rispetta tale termine si perde l’accesso al denaro.
In genere, per ogni prenotazione, il personale dell’hotel deve accedere all’extranet dell’OTA ed effettuare da lì l’addebito sulla carta di credito. Il channel manager semplifica questo processo importando la VCC direttamente nel gestionale dell’hotel.
Buono a sapersi: RoomRaccoon importa direttamente le VCC all’interno della prenotazione dell’ospite per facilitarne l’accesso e la visibilità. È in grado inoltre di addebitare in automatico le VCC quando vengono attivate, così da non perdere nemmeno un euro di revenue!
7. Le tariffe sui vari canali cambiano in automatico in base alla domanda?
Il settore ricettivo è molto competitivo. Per massimizzare la propria occupazione, gli hotel dovrebbero riuscire a vendere alla tariffa giusta al momento giusto. Grazie a un channel manager con uno strumento di yield management integrato avrai maggiore controllo sulla tua strategia tariffaria e sulla pianificazione.
Quando la domanda è alta conviene aumentare le tariffe; se è bassa, diminuirle può incentivare un maggior numero di prenotazioni ed evitare che le camere rimangano invendute.
La funzionalità di yield monitora i livelli di occupazione e li aggiorna in tempo reale su tutti i canali di prenotazione collegati. Progettato per sfruttare al meglio le opportunità disponibili, tale strumento ti aiuta a mantenere tariffe competitive sui canali e aumentare il tuo revenue.
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8. Il prezzo applicato si intende a canale o a prenotazione? Oppure c’è un canone fisso?
Parliamo di costi. Gli hotel indipendenti di solito hanno un budget limitato e quindi le loro decisioni dipendono molto dal prezzo. Nella maggior parte dei casi il costo della tecnologia si ripaga da sé attraverso i risultati.
Tuttavia è importante capire i diversi modelli tariffari, e quali si adattano meglio al tuo budget e alle esigenze di gestione della tua struttura.
Addebito per canale
Questo modello tariffario prevede un addebito per ogni canale a cui ci si connette. Ciò significa che gli hotel con un budget ridotto devono limitare la propria distribuzione.
Commissione sulle prenotazioni
Questo modello di prezzo si basa sulle commissioni, come accade con le OTA. Ciò significa che gli hotel finiranno per pagare una doppia commissione per ogni prenotazione ricevuta.
Canone fisso
Questo modello tariffario prevede un abbonamento mensile o annuale al software, che comprende un certo numero di canali di prenotazione a seconda del pacchetto scelto.
Il vantaggio è che saprai esattamente quello che pagherai, perché il prezzo del software rimarrà costante nel tempo.
Potrai anche collegarti ai vari canali senza costi aggiuntivi.
Questo è il modello più scelto da grandi e piccole strutture.
Il nostro consiglio: La maggior parte dei fornitori di software applica uno sconto del 10%-20% a chi sceglie un contratto annuale.
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9. Quanto tempo occorre per configurare il software?
A differenza della tecnologia tradizionale che richiede un’installazione fisica in loco, i software in cloud offrono un’esperienza “plug-and-play” che permette di configurare il proprio profilo in modo semplice e veloce.
I migliori channel manager prevedono un programma di onboarding dedicato con un esperto che accompagna nella configurazione e nella formazione online. In tal modo, molti dei passaggi più importanti vengono configurati al posto tuo, come la mappatura delle tariffe e delle categorie per ogni canale, evitando così qualsiasi sforzo da parte tua.
10. Il software offre assistenza e risorse adeguate nella tua lingua?
Ogni volta che sorge un problema nella tua struttura, è essenziale intervenire tempestivamente. Ciò vale in particolare per gli albergatori, per cui parlare con una persona esperta nella propria lingua può fare la differenza.
Verifica inoltre che esistano ulteriori risorse come FAQ ed articoli.
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Conclusioni
Se incrementare il revenue è il tuo obiettivo principale, un prezioso strumento di vendita come il channel manager può aiutarti a raggiungerlo. Attività energivore ma necessarie come la pubblicità sui siti terzi, i pagamenti online e la gestione di tariffe e disponibilità diventano una passeggiata se hai a disposizione un channel manager performante.
I channel manager aiutano hotel e B&B indipendenti a giocare ad armi pari con le grandi catene alberghiere nell’ambito delle vendite. Mentre tu ti occupi dei tuoi ospiti, il tuo calendario si animerà di prenotazioni provenienti da vari canali.
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Chi siamo
RoomRaccoon è un gestionale per hotel pluripremiato che dispone di un channel manager completamente integrato. Il channel manager di RoomRaccoon importa le prenotazioni dalle OTA al PMS e aggiorna in automatico tariffe e disponibilità su tutti i canali di vendita, compreso il booking engine integrato.
Richiedi una demo personalizzata per scoprire in prima persona cosa può fare un channel manager per la tua struttura.
