2. Kedudukan dan Tanggung jawab Supervisor

KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

WAKTU: 1 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR

 Mengetahui kedudukan supervisor  Mengetahui tanggung jawab dari supervisor

INDIKATOR

 Peserta mampu menggambarkan kedudukan dari supervisor dalam lingkup profesi pelayanan komunikasi penerbangan  Peserta mampu menyadari tanggung jawab supervisor dalam lingkup profisi pelayanan komunikasi penerbangan

MATERI

1. Kedudukan sebagai Supervisor 2. Tanggung jawab sebagai Supervisor 3. Kegiatan Supervisor

METODA

1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Penugasan individu 4. Reflexi hasil dan menyimpulkan

17

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A

Topik : Kedudukan sebagai Supervisor Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 20 menit

BAGIAN B

Topik : Tanggung jawab sebagai Supervisor Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN C

Topik : Kegiatan Supervisor Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Penugasan individu Waktu : 40 menit

18

MATERI 2 KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

Kedudukan sebagai Supervisor

Seorang pemimpin mempunyai baik keterampilan manajemen (managerial skill) maupun keterampilan tekhnis (technical skill). Semakin rendah kedudukan seorang tekhnis pemimpin dalam organisasi maka keterampilan lebih menonjol dibandingkan dengan keterampilan manajemen. Hal ini disebabkan karena aktivitas yang bersifat operasional. Bertambah tinggi kedudukan seorang pemimpin dalam organisasi maka semakin menonjol keterampilan manajemen dan aktivitas yang dijalankan adalah aktivitas bersifat konsepsional. Dengan perkataan lain semakin tinggi kedudukan seorang pamimpin dalam organisasi maka semakin dituntut dari padanya kemampuan berfikir secara konsepsional strategis dan makro. Ketika seseorang diangkat menjadi supervisor, maka pada saat itu pulalah seseorang tersebut mulai menjadi sorotan perhatian utama, baik dari para bawahan maupun atasan. Tentu saja mereka berharap ada sesuatu yang baru dan lebih baik yang akan terjadi. Untuk menjadi great supervisor, tidak cukup hanya menjadi lebih baik dari supervisor yang sebelumnya. Tidak cukup hanya sekedar memenuhi harapan bawahan dan atasan. Untuk menjadi great supervisor, dibutuhkan pilar kokoh yang menjadi penopang ketika nantinya menghadapi tantangan. Pilar-pilar utama tersebut adalah:

1. Teruslah belajar - never ending learning

Pelajari dengan baik apa yang menjadi bidang kerja utama, selain hal-hal lain yang ingin di ketahui untuk dapat membantu mensukseskan supervisor. Bahkan pelajarilah apa yang juga dipelajari oleh atasan, karena nantinya juga akan memasuki jenjang tersebut. Meski demikian, sebagai supervisor, hal-hal teknis di lapangan harus benar-benar pahami

19

dan kuasai dengan baik. Jangan sampai tidak mengetahui kondisi pekerjaan dan bawahan di lapangan. Tingkatkan terus level standard kinerja. Jika atasan atau perusahaan yang memberikan standard kinerja, jadikanlah itu hanya sebagai patokan dasar, tetapi bukan patokan utama dan sasaran pencapaian akhir .

2. Penuhi diri dengan rasa syukur yang berkelimpahan

Sebagai supervisor, posisi juga sangat rentan. Banyak potensi masalah yang akan terjadi. Bawahan yang sulit diarahkan, atasan yang tidak mendengarkan, peralatan atau fasilitas kerja yang tidak memadai dan lain sebagainya. Bersyukurlah bahwa ternyata keberadaan sebagai supervisor dibutuhkan untuk memecahkan dan mengatasi masalahmasalah tersebut. Bersyukurlah bahwa potensi yang selama ini belum digunakan akan diberdayakan dari adanya masalah tersebut. Dengan bersyukur, maka akan menemukan kegairahan kerja. Bekerja bukan lagi menjadi beban dan keterpaksaan.

3. Berkontribusilah

Sebagai wujud kontribusi maka sebagai supervisor membantu bawahan untuk melihat potensinya dan membantu mereka untuk berkembang dengan mengembangkan potensi-potensi mereka. Selain itu, membantu atasan dengan pekerjaan-pekerjaannya. Jadilah bawahan yang membanggakan bagi atasan dan bukannya menjadi beban. Dalam struktur organisasi yang berlaku umum, jenjang hierarki supervisor berada di bawah manajer madya dan di atas karyawan pelaksana (staf). Jika digambarkan, maka posisi supervisor dalam organisasi seperti berikut:

20

Ekse kutif

Manajer

Supervisor

Staf

Gambar 1.1. Posisi Supervisor dalam Bagan Organisasi

Berdasarkan bagan organisasi ini secara sederhana dapat dijelaskan masing-masing tugas dan kewajibannya. Para eksekutif (direktur utama, para direktur atau juga vice president) mempunyai tugas utama sebagai perancang sekaligus membawa arah ke mana perusahaan akan menuju. Dalam kedudukan ini, supervisor orang yang berhubungan langsung dengan manajer. Namun dalam konteks tanggung jawab, supervisor mempunyai tugas yang tidak kalah berat. Bahkan dalam banyak kasus, supervisor memiliki tugas jauh lebih strategi karena langsung terjun di lapangan melaksanakan rencana dari manjernya. Tentu ketika mengerjakan di lapangan supervisor dibantu bawahan yang dalam struktur organisasi disebut karyawan non manajerial atau staf.

Posisi Supervisor

Dilihat dari susut pandang jenjang otoritas atau kewenangan dalam pengambilan keputusan atau dari segi hirarki, posisi supervisor berada pada level di bawah manajer madya (middle manager). Posisi ini mengandung arti bahwa seorang supervisor bertugas menjabarkan kebijakan yang ditetapkan oleh manajer madya ke dalam kebijakan teknis operasional.

21

Supervisor berkewajiban melapor kepada manajer diatasnya atau atasan langsungnya terhadap perkembangan kegiatan operasional yang dilaksanakan bersama anak buahnya. Posisi ini mempunyai arti bahwa dalam rangka peningkatan mutu organisasi supervisor mempunyai tugas "memberikan masukan" berupa informasi atau pendapat kepada manajer diatasnya dalam proses pengambilan keputusan. Dalam posisi ini ini dapat pula diartikan bahwa wewenang yang dimiliki seorang supervisor tidak boleh melebihi wewenang yang diemban oleh manajer di atasnya. Artinya, menyampaikan laporan, informasi atau usulan merupakan tugas seorang supervisor, akan tetapi wewenang untuk menerima atau menolak masukan itu berada pada atasan langsung supervisor. Bila digambarkan, posisi supervisor adalah sebagai berikut:

Gambar 1.2. Posisi Supervisor dalam Pengambian Keputusan (segi hierarki)

Cara pandang lain dalam melihat posisi supervisor yakni dari segi hubungan kerja, dimana posisi supervisor berada di tengah. Dalam hal ini supervisor melaksanakan hubungan kerja dengan anak buahnya, dengan sesama supervisor, dan dengan para pimpinan di atasnya. Ini berarti bahwa seorang supervisor harus luwes/fleksibel dan pandai menjalin hubungan dengan semua pihak, mampu bekerja sama dengan orang lain serta mampu mengelola anak buah. Posisi dalam hubungan kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut:

22

Gambar 1.3. Posisi Supervisor dalam Hubungan Kerja

Tanggung jawab sebagai Supervisor

Tanggung jawab merupakan syarat utama dalam kepemimpinan. Tanpa memiliki rasa tanggung jawab, orang tak dapat menjadi pemimpin. Dalam kehidupan sehari-hari, tanggung jawab sering salah diartikan orang. Banyak orang mengatakan bertanggung jawab yang sebenarnya hanya berarti berani memberi jawab atas teguran perbuatannya, biarpun perbuatannya itu salah atau tidak baik. Tanggung jawab adalah pengertian yang didalamnya mengandung norma-norma etika, sosial, dan scientific yang berarti bahwa perbuatanperbuatan yang dipertanggungjawabkan itu adalah baik, dapat diterima dan disetujui orang-orang lain/ masyarakat, dan mengandung kebenaran yang bersifat umum. Pembagian tugas dan tanggung jawab supervisor adalah: 1. Bertanggung jawab kepada pimpinan 2. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan sesuai dengan perintah pimpinan berdasarkan ketentuan perusahaan 3. Membimbing dan membina karyawan

Beberapa kegiatan yang menjadi tanggung jawab seorang supevisor adalah:

23

1. Memproduksi barang atau jasa (production) 2. Mempertahankan dan meningkatkan mutu hasil kerja dan mutu suasana kerja (quality) 3. Mengendalikan biaya operasional 4. Mengembangkan cara kerja yang sederhana, mudah, sistematis, fleksibel dan mampu mendukung terwujudnya hasil produksi yang bermutu tinggi, cepat dan murah (methods) 5. Mengupayakan dan mempertahankan semangat kerja yang tinggi dan suasana kerja yang harmonis 6. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja anak buah (training) 7. Menekan seminimal mungkin resiko kerusakan dan kecelakaan di tempat kerja (safety) 8. Menjaga dan memelihara lingkungan hidup (environment)

Tugas dan Tanggung jawab Supervisor ketika seseorang diserahi tugas sebagai supervisor maka ia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda dengan staff biasa dimana, ia mempunyai obligasi dan tanggung jawab yang tidak ringan. Untuk itu, sebelum memilih dan mengangkat supervisor perlu dipertimbangkan berbagai aspek mengenai orang tersebut. Ketika seseorang diangkat menjadi supervisor , ia segera membuat batasan antara dirinya dan orang-orang yang dipimpinnya. Termasuk didalamnya dalam pola pikir, sikap dan tingkah lakunya. Seorang supervisor berada ditengah-tengah antara; karyawan, manajemen dan konsumen. Sehingga ia harus bisa menempatkan dirinya dengan baik dan tidak terlalu berpihak keatas atau kebawah.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan fungsi kepemimpinan yang turut menentukan proses dan tingkat keberhasilan kepemimpinan itu sendiri.

24

Mengingat pentingnya pengambilan keputusan itu, berikut ini akan diuraikan langkah-langkah dan model pengambilan keputusan. 1. Langkah-langkah pengambilan keputusan a. Mendefinisikan/ menetapkan masalah b. Menentukan pedoman pemecahan masalah c. Mengidentifikasi alternatif d. Mengadakan penilaian terhadap alternatif yang telah didapat e. Memilih alternatif yang baik f. Implementasi alternatif yang dipilih Beberapa tindakan yang mungkin dilakukan dalam melaksanakan keputusan itu ialah: a. Memberikan kekuatan legal kepada keputusan, misalnya dengan membuat surat keputusan b. Mengusahakan agar keputusan tersebut dapat diterima oleh orang yang terkena keputusan itu c. Melakukan persuasi dan pengarahan bagaimana menyalurkan hasil keputusan itu 2. Model-model pengambilan keputusan a. Model perilaku Model perilaku atau behavioral model adalah model pengambilan keputusan yang didasarkan atas pola tingkah laku orang yang terlibat dalam organisasi atau lembaga itu. Menurut model ini pengambilan keputusan menyangkut tiga hal, yaitu: 1) Tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi/lembaga 2) Harapan tentang konsekuensi pengambilan keputusan tersebut 3) Pilihan alternatif b. Model informasi Model informasi merupakan model pengambilan keputusan yang didasarkan atas asumsi sebagai berikut: 1) Informasi merupakan kegiatan yang harus dipenuhi dalam proses pengambilan keputusan

25

2) Informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diberikan oleh seorang yang mempunyai posisi tinggi dan dikenal, akan lebih dipercaya sebagai bahan pengambilan keputusan 3) Informasi yang diperoleh sehubungan dengan proses pengambilan keputusan selalu diuji dengan informasi yang sudah ada. Maka informasi yang berasal dari sumber yang tidak atau kurang dipercaya cenderung tidak dipakai dalam proses pengambilan keputusan c. Model normatif

Pengambilan keputusan normatif dimulai dari mengidentifikasi apa yang dilakukan oleh pemimpin yang baik dan kemudian memberikan pedoman tentang bagaimana seorang pemimpin mengambil keputusan.

Kesalahan umum dalam pengambilan keputusan

Salah satu keterbatasan dalam pengambilan keputusan yang rasional adalah diakibatkan oleh kesalahan umum yang biasa terjadi, yang biasa dikenal sebagai “bias”.Bias ini dapat disebabkan karena pengambil keputusan terlalu melakukan generalisasi atas situasi yang dihadapi atau mungkin disebabkan oleh faktor emosi yag terlibat, dan sebagainya.

26

Kegiatan Supervisor

Menurut Agus Dharma (2003: 5-6) sebagai manajer, supervisor terlihat dalam setiap kegiatan manajemen, kegiatan tersebut adalah :

LINGKUP PENGAWASAN

PERENCANAAN

PENGAWASAN PENGORGANISASIAN PELAKSANAN

PENGAWASAN PENGENDALIAN

PENGAWASAN

Koordinasi Pengawasan dan Jaminan Kualitas

Gambar 1.4. Kegiatan Manajemen Sumber: Agus Dharma (2003, h.5)

1. Perencanaan. Menetapkan tujuan, memutuskan cara pencapaian tujuan, menetapkan arah tindakan, serta menetapkan kebijakan dan prosedur. 2. Pengorganisasian. Menetapkan pembagian kerja, penugasan kerja, pengelompokan pekerjaan untuk koordinasi, serta menetpkan wewenang dan tanggung jawab. 3. Pendayagunaan SDM. Ikut menyeleksi orang untuk melaksanakan pekerjaan, menempatkan dan memberikan orientasi untuk melaksanakan pekerjaan serta melatih dan menilai kinerja karyawan. 4. Pembinaan. Memberi contoh, memotivasi, dan memberdayakan karyawan. Termasuk disini adalah upaya menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan untuk berkinerja bagus.

27

5. Pengendalian. Menghimpun informasi tentang pencapaian hasil, membandingkannya dengan standar/rencana, dan melakukan tindakan perbaikan jika perlu.

Hal senada juga diungkapkan oleh Christina Christenson, Thomas W. Johnson dan John E. Stinson (1982: 6-7) bahwa sebagai manajer supervisor melakukan berbagai kegiatan manajemen,yaitu:

1. Perencanaan meliputi menetapkan tujuan, memutuskan cara pencapaian tujuan, menetapkan arah tindakan, menetapkan kebijakan dan prosedur. 2. Pengorganisasian meliputi menetapkan pembagian kerja, pengelompokan pekerjaan untuk koordinasi serta menetapkan wewenang dan tanggung jawab. 3. Pendayagunaan pegawai, menempatkan dan memberikan orientasi untuk melaksanakan pekerjaan, melatih karyawan dan menilai kinerja karyawan. 4. Pengaturan meliputi menuntun dan mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan, berkomunikasi dengan karyawan, membuat motivasi yang positif serta menangani masalah karyawan. 5. Pengendalian meliputi menghimpun informasi tentang pencapaian hasil, membandingkannya dengan standar/rencana, dan melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan.

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa tanggung jawab utama seorang supervisor adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan sistem kerjanya. Koordinisi dapat dipandang sebagai istilah yang mewakili peranan supervisor. Para supervisor mengkoordinasikan pekerjaan karyawan dengan mengarahkan, melancarkan, memimpin, dan mengendalikan. Untuk dapat mengkoordinasikan sistem kerja secara efektif, para supervisor harus melakukan dua jenis kegiatan, yaitu kegiatan tugas dan kegiatan supervisi.

28

Kegiatan tugas ialah kegiatan yang melibatkan supervisor dalam pelaksanakan langsung suatu pekerjaan. Kegiatan ini biasanya adalah kegiatan yang dapat didelegasikan kepada bawahan. Sedangkan, kegiatan supervisi merupakan kegiatan mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan orang lain. Suatu pekerjaan mengharuskan adanya kegiatan supervisi yang lebih banyak ketimbang kegiatan tugas pada saat seseorang bergerak ke tingkat manajemen yang lebih tinggi.

Latihan

Mengidentifikasi Kegiatan Supervisor

Petunjuk soal

1. Kerja Individu 20 menit 2. Kerjakanlah latihan sendiri, dan jangan berdiskusi dengan teman di sebelah duduk Anda

Berikut ini disajikan sejumlah kegiatan. Tugas Anda adalah menempatkan huruf S di belakang uraian pernyataan yang menggambarkan kegiatan supervisor dan huruf T di belakang pernyataan yang menggambarkan kegiatan tugas. 1. Menjelaskan kepada seorang karyawan tentang mengapa ia menerima kenaikan upah ( ) 2. Menggantikan salah seorang karyawan yang kebetulan tidak masuk kerja ( ) 3. Melakukan sebagian pekerjaan yang dapat menunda proyek secara keseluruhan ( ) 4. Menyortir surat masuk bagi unit kerja Anda ( ) 5. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan baru ( ) 6. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan yang telah berpengalaman ( )

29

7. Membantu salah seorang karyawan yang tertinggal dalam pelaksanaan pekerjaan ( ) 8. Menyelenggarakan pertemuan untuk mejelaskan suatu prosedur baru lagi karyawan Anda ( ) 9. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang meminta nasihat

Anda untuk memecahkan masalah pribadinya ( ) 10. Memutuskan apakah Anda memerlukan tambahan tenaga untuk menyelesaikan suatu proyek ( ) 11. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang menyampaikan keluhan tentang perlakuan perusahaan terhadapnya ( ) 12. Mengumumkan prosedur baru yang akan mempercepat penyelesaian pekerjaan ( ) 13. Mengambil format baru untuk keperluan mengidentifikasi pengeluaran biaya bagi para karyawan ( ) 14. Memperbaiki kursi di tempat kerja Anda ( ) 15. Bertemu dengan supervisor lain untuk mengkoordinasikan pelaksanaan jadwal liburan lebaran bagi para karyawan ( ) 16. Memberikan penyuluhan kepada seorang karyawan baru yang telah tiga kali datang terlambat ( ) 17. Menyiapkan laporan produksi yang dihasilkan unit kerja Anda ( ) 18. Mengarahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar ( )

Setelah peserta selesai memberi jawaban dari 18 pertanyaan tersebut diatas, maka instruktur memberikan pembahasan terkait latihan soal bersama para peserta (reflexi hasil).

Kesimpulan

Seorang supervisor mempunyai keterampilan manajemen (managerial skill) maupun keterampilan tekhnis (technical skill). Kedudukan seorang supervisor lebih tinggi dibandingkan dengan bawahannya. Tanggung jawab seorang supervisorpun lebih besar. Baik bertanggung

30

jawab kepada pimpinan, semua kegiatan, maupun dalam membimbing dan membina karyawan. Dalam hal kegiatan supervisor meliputi kegiatan manajerial dimulai dari perencanaan hingga proses pengendalian.

Daftar Pustaka

Purwanto, Ngalim. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset.

Tisnawati Ernie, Kurniawan Saefullah. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Dharma, Agus. 2000. Manajemen Supervisi: Petunjuk Praktis bagi Para Supervisor. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Agung, Lilik. 2009. Cara Cepat Manjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

https://www.scribd.com/doc/97535331/Manajemen-Supervisi-Kel-1

http://library.usu.ac.id/download/fe/manajemen-friska.pdf

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30010/1/Appendix.pdf

https://www.scribd.com/doc/112528298/Tugas-Dan-Tanggung-JawabSupervisor

31