11 minute read
Supervisi
WAKTU: 1 sesi @ 90 menit
Advertisement
KOMPETENSI DASAR
Memahami prinsip dasar pengetahuan supervisi Memahami keterampilan supervisor
INDIKATOR
Peserta dapat menguraikan prinsip dasar dari supervisi dalam lingkup profesi pelayanan komunikasi penerbangan Peserta dapat mencontohkan keterampilan dan sistem kerja dari supervisor dalam lingkup profisi pelayanan komunikasi penerbangan
MATERI
1. Prinsip dasar Supervisi 2. Keterampilan dasar sebagai Supervisor 3. Sistem kerja Supervisor
METODA
1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Penugasan individu 4. Reflexi hasil dan menyimpulkan
32
RENCANA PEMBELAJARAN
Sesi 1
BAGIAN A
Topik : Prinsip-prinsip Dasar Supervisi Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 20 menit
BAGIAN B
Topik : Keterampilan dasar sebagai Supervisor Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit
BAGIAN C
Topik : Sistem kerja supervisor Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Penugasan Individu – Reflexi Hasil Waktu : 40 menit
33
Prinsip Dasar Supervisi yang Efektif
Kepimimpinan merupakan aspek penting dari pekerjaan supervisor. Para supervisor bertanggung jawab atas kualitas kinerja para karyawan yang dipimpinnya. Oleh sebab itu, kemampuan untuk memimpin sangat diperlukan untuk mengemban tanggung jawab itu. Prinsip dasar kepimpinan sebenarnya telah lama dikenal dalam sejarah umat manusia. Dapat dinyatakan bahwa kemampuan supervisor untuk memimpin bawahannya akan sangat mempengaruhi produktivitas unit kerjanya. efektivitas kepemimpinan seorang supervisor di ukur oleh dua faktor utama, yaitu faktor keluaran (output) dan faktor manusia. Faktor keluaran adalah tingkat hasil yang dicapai unit kerja yang merupakan petunjuk seberapa baik pencapaian sasaran yang telah direncanakan. Faktor keluaran ini mencakup produktivitas, kualitas, dan efektivitas biaya.Faktor manusia menunjukkan tingkat kerja sama di kalangan karyawan dan kepuasan bekerja. Ini termasuk kadar kegairahan, jumlah dan jenis komunikasi, tinggi rendahnya motivasi, komitmen terhadap tujuan perusahaan, serta tingkat konflik antarpribadi dan antarkelompok.
Menurut Agus Dharma (2003:16-21) prinsip-prinsip supervise yang efektif meliputi :
1. Kejelasan berkomunikasi
Kejelasan komunikasi merupakan prinsip yang sangat penting dan prinsi-prinsip lainnya sebenarnya hanya berfungsi sebagai penunjang. Taktik dasar untuk berkomunikasi dengan jelas adalah sebagai berikut.
34
a. Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami
Gunakan bahasa yang tidak menimbulkan salah pengertian karena peafsiran yang berbeda-beda; kecuali jika ingin membuka kesempatan untuk menimbulkan beragam penafsiran dari pesan.
Misalnya, pernyataan “saya memerlukan laporan itu sebelum pukul satu hari Jumat,” adalah lebih spesifik ketimbang menyatakan “saya memerlukan laporan itu segera mungkin.” b. Langsung
Jangan buang-buang waktu dengan membicarakan hal-hal lain yang dapat mengaburkan kadar penting dari pesan yang sesuangguhnya indin disampaikan. Setiap kali ingin bermaksud untuk membicarakan suatu hal yang penting, segera arahkan pembicaraan pada tujuan. c. Ringkas
Hindarkan keinginan untuk sedar menunjukkan bahwa Anda ahli berbahasa atau buang-buang waktu menghamburkan informasi rinci yang sama sekali tidak perlu. d. Hindarkan pesan-pesan yang bertolak belakang
Usahakan agar orang memperoleh pesan yang konsisten dari
Anda. Jika, Anda ingin menyampaikan penghargaan atas prestasi kerja yang baik, tunda keinginan untuk mengkoreksi dan lakukan itu di saat lain.
2. Harapkan yang terbaik
Biasanya orang-orang atau bawahan akan melakukan sesuatu sesuai dengan yang pimpinan harapkan untuk mereka lakukan. Dalam kaitan ini,terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan,yaitu :
a. Hargai martabat bawahan
Untuk memperoleh rasa hormat dan kerja sama dari orang-orang
Anda, perlu berusaha agar mereka merasa dihargai. Hindarkan
35
perilaku yang merendahkan dalam pembicaraan Anda. Karena, dapat merusak rasa yakin dalam diri sebagian orang. b. Sampaikan harapan melambung
Dalam komunikasi Anda dengan karyawan tentang suatu pekerjaan, hendaknya berbicara dengan penuh keyakinan akan adanya kerjasama dan hasil kerja yang memuaskan. Jika Anda perlu membicarakan masalah-masalah yang mungkin timbul nantinya, bicarakan cara pencegahan atau penanggulangannya.
Jangan sekali-kali menakut-nakuti karyawan dengan mengungkapkan besarnya kesulitan yang akan dihadapi. c. Tekankan pada kebutuhan masa dating bukan pad waktu lampau
Memang ada beberapa kejadian yang dapat membuat kita memperkirakan kemungkinan negatif. Untuk menghindari timbulnya harapan seperti itu, tekanan perlunya kinerja yang positif di masa yang akan datang. Jangan sekali-kali membicarakan kinerja yang jelek yang terjadi di masa lalu.
3. Berpegang pada tujuan
Agar dapat berpegang pada tujuan,perhatikan hal-hal berikut :
a. Berfokus pada satu topik
Jangan membicarakan banyak hal sekaligus. Hindarkan pembicaraan mengenati topik lain sampai Anda benar-benar puas dengan hasil pembicaraan tentang topik utama. Jika hal itu tidak mungkin dan Anda ingin berpindah ke topik lain sebelum menyampaikan topik utama, upayakan untuk segera dapat kembali ke topik semula. b. Dorong adanya perilaku yang mengarah pada tujuan
Dorong kegiatan dan pembicaraan yang terarah pada tujuan pekerjaan. Sebaliknya, hindarkan dorongan untuk memberikan perhatian pada perilaku yang tidak relevan.
36
c. Batasi adanya interupsi
Komunikasi yang sedang terputus jarang pada waktu dan tempat yang bebas dari intrupsi. Jika, seseorang menyela pembicaraan, usahakan untuk berbicara dengannya di lain waktu daripada menghentikan hal-hal yang sedang dibicarakan.
4. Mendapatkan komitmen
Persetujuan dan komitmen dapat diperoleh dengan menggunakan cara-cara berikut:
a. Ringkasan dan ulangi kembali hal-hal yang telah dibicarakan b. Keikutsertaan c. Mendengarkan dengan sunguh-sunguh apabila seseorang sedang berbicara d. Pastikan bahwa orang lain memahami hal-hal yang telah pimpinan kemukakan e. Menindaklanjuti hal-hal yang telah dibicarakan atau yang telah diputuskan
Komunikasi satu arah jarang sekali efektif. Sekalipun bentuk komunikasi itu adalah pengumuman sederhana. Anda perlu mengkonfirmasikan hal-hal yang telah dibicarakan. Jika rencana atau masalah yang dihadapi rumit, Anda perlu memperoleh komitmen dan ketrlibatan melalui keikutsertaan orang lain.
Respectful Supervision (Menghormati Pengawasan)
Iklim kerja sangat banyak fungsi dari perilaku pengawasan. Iklim yang tidak memadai dapat memiliki dampak negatif pada output kerja, kualitas kerja, dan sikap staf. Kunci untuk iklim kerja yang optimal adalah tingkat penghormatan yang ditawarkan kepada orang-orang secara kolektif dan individual. Orang yang dihormati bekerja keras dan baik, dan dalam
37
mengubah cenderung menghormati orang lain. Ini termasuk mereka yang kita layani. Beberapa contoh perilaku hormat adalah: 1. Mendengarkan orang 2. Termasuk orang (dalam percakapan, keputusan, dll) 3. Menganggap semua orang bagian dari pekerjaan yang berarti 4. Memberikan banyak kontrol atas pekerjaan 5. Menampilkan keadilan 6. Menampilkan integritas 7. Menawarkan kasih sayang 8. Menunjukkan kejujuran 9. Menghentikan rumoring/ bergosip 10.Tidak mempermalukan seseorang 11.Memungkinkan orang untuk menunjukkan kompetensi mereka
Keterampilan Dasar sebagai Supervisor
Agar efektif melaksanakan pekerjaan supervisinya, para supervisor memerlukan suatu keterampilan. Keterampilan dasar seorang supervisor menurut Kimball Wiles, 1955 dalam Piet Sahertian (2008:18) yang harus dimiliki supervisor yaitu :
1. Keterampilan dalam hubungan-hubungan kemanusiaan 2. Keterampilan dalam proses kelompok 3. Keterampilan dalam kepemimpinan 4. Keterampilan dan mengatur personalia 5. Keterampilan dalam evaluasi
Karena setiap profesi membutuhkan keterampilan, maka keterampilan berikut juga harus dimiliki oleh seorang supervisor untuk menunjang pekerjaannya:
38
1. Keterampilan Teknis
Memahami betul keilmuan profesi yang dimiliki. Keterampilan ini berguna untuk melatih dan memberi kemudahan dalam melaksanakan tugas dan wewenang yang diberikan 2. Keterampilan Human Relations
Supervisor tidak semata-mata berurusan dengan aspek meteril tetapi berhadapan dengan manusia-manusia yang berbeda perilaku. a. Hubungan pribadi : pribadi orang yang bersangkutan; b. Hubungan fungsionil : fungsi yang dijalankan seseorang; c. Hubungan instrumental : didasarkan atas pandangan memperalat bawahan; d. Hubungan konvensionil : didasarkan atas kebiasaan atau kelaziman yang berlaku
3. Keterampilan administratif
Keterampilan ini kelihatannya yang banyak dilupakan, itu karena supervisor selalu melimpahkan tugas ini pada administrasi. Menjadi
Seorang Supervisor membutuhkan keterampilan mengorganisir dan manajemen sehingga menyeimbangkan antara orientasi pekerjaan dan orientasi manusia. Kemudian setelah memenuhi keterampilan diatas, kita akan mengetahui berbagai macam tipe-tipe seorang supervisor. Tipe-tipenya antara lain: a. Otokratis :supervisor penentu segalanya b. Demokratis :mementingkan musyawarah mufakat dan bekerjasama atau gotong royong secara kekeluargaan c. Manipulasi diplomatis :mengarahkan orang yang disupervisi untuk melaksanakan apa yang dikehendaki supervisor d. Laissez-faire :memberikan kebebasan dan keleluasaan kepada orang yang disupervisi untuk melakukan apa yang dianggap mereka baik
39
Sistem Kerja Supervisor
Suatu sistem kerja secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut. Kondisi. Atau unsur masukan (input), yaitu semua faktor lingkungan baik fisik maupun bukan fisik dimana pekerjaan berlangsung. Termasuk di antaranya adalah ruangan, peralatan, bahan, struktur organisasi, prosedur, instruksi, kebijakan perusahaan, hubungan antarpribadi, dan suasan kerja. Proses. Semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil (keluaran/output). Misalnya, penyampaian informasi, penyeleksian, evaluasi, dan sebagainya. Hasil. Adalah keluaran, yaitu segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. Misalnya, laporan mengenai pelaksanaan pekerjaan. Umpanbalik formatif. Umpanbalik (feedback) formatif adalah informasi yang digunakan untuk formatif mempengaruhi kualitas hasil. Umpan balik ini mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu. Sebagai contoh, supervisor meminta agar bawahannya menggunakan format tertentu dalam penyusunan laporan. Umpanbalik motivasi. Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi keluaran. Motivasi informasi ini mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau bekerja lebih giat. Umpanbalik motivasi dapat juga mendorong karyawan untuk mengurangi kuantitas suatu pekerjaan atau tidak untuk melakukan sesuatu. Supervisor mengkoordinasikan sistem kerjanya dalam tiga hal penting. Pertama, mereka melakukannya dengan memberik petunjuk/ pengarahan sebagai bagian dari koordinasi sistem kerja (misalnya penugasan). Kedua, mereka memantau proses pelaksanaan pekerjaan. Ketiga, mereka menilai hasil dari sistem kerja. Mereka mengkoordinasikan sistem kerjanya dengan memberikan umpan balik. Umpan balik ini adalah untuk mempertahankan kuantitas atau kualitas hasil atau untuk mengubah hal-hal yang sedang terjadi.
40
Umpanbalik (feedback) merupakan salah satu alat yang palingefektif yang dimiliki supervisor. Para karyawan umumnya memperoleh umpanbalik mengenai kinerja mereka dari berbagai sumber, yaitu perusahaan, teman sejawat, dan pekerjaan itu sendiri. Perusahaan memberikan umpanbalik melalui berbagai bentuk seperti kenaikan gaji, promosi, sistem insentif, lapangan kerja, teguran (lisan atau tertulis). Untuk rekan kerja, sering memberikan umpanbalik dengan berbagai cara, baik hal itu dilakukan secara formal amupun secara tidak formal. Sedangkan pekerjaan, karyawan memperoleh umpanbalik dari pekerjaan itu sendiri jika mereka dapat mengeahui hasil pekerjaan yang mereka lakukan, apakah hasil itu baik atau buruk.
Sistem Penilaian Kinerja
Setiap pimpinan harus dapat melakukan penilaian objektif terhadap kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan instrument penilaian kinerja. Penilaian kinerja dalam organisasi adalah proses organisasi mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja para pemegang jabatan. Ada beberapa alasan dan pertimbangan mengapa kinerja harus dinilai yaitu: 1) penilaian kinerja memberikan informasi bagi pertimbangan pemberian promosi dan penetapan gaji; 2) Penilaian kinerja memberikan umpan balik bagi para manajer maupun karyawan untuk melakukan instrospeksi dan meninjau kembali perilaku selama ini, baik yang positif maupun yang negatif untuk kemudian dirumuskan kembali sebagai perilaku yang mendukung tumbuh kembangnya budaya organisasi secara keseluruhan; 3) Penilaian kinerja diperlukan untuk pertimbangan pelatihan dan pelatihan kembali (retraining) serta pengembangan. Ada beberapa efek negatif yang ditimbulkan penilaian kinerja diantaranya: 1. Penurunan tingkat produktivitas yang biasanya terjadi dalam waktu penurunan 1-6 bulan pertama setelah evaluasi kinerja dilakukan.
41
Penurunan tingkat produktivitas dalam skala besar dapat menimbulkan kerugian yang bermakna 2. Penurunan kinerja jangka panjang terjadi apabila standard kinerja yang dibuat hanya yang realistis dan mudah dicapai sehingga dalam jangka panjang yang terjadi justru kemerosotan kinerja 3. Setiap penilaian menimbulkan dampak emosional seperti stress, depresi, kegelisahan dan lain-lain 4. Apabila sistem penilaian dianggap tidak adil, dapat merusak moral dan motivasi 5. Hanya menekankan pada kinerja individu dan bukan kinerja tim 6. Mendorong pandangan jangka pendek dan berfokus pada kinerja jangka pendek. Hal ini terjadi apabila penilaian kinerja yang dilakukan adalah untuk kinerja jangka pendek sehingga karyawan kurang mementingkan kinerja jangka panjang 7. Melembagakan budaya dan gaya kepemimpinan paternalistik. Hal ini kurang menguntungkan terutama apabila system manajemen kinerja justru digunakan untuk mempertahankan status quo 8. Hasil penilaian kinerja dapat menjadi hukuman seumur hidup 9. Biaya penerapan system manajemen kinerja cukup mahal
Latihan 1
Memahami Sistem Kerja
Petunjuk soal
1. Kerja Individu 20 menit (Latihan 1 dan 2) 2. Berilah tanda () pada kolom isian yang telah disediakan 3. Kerjakanlah latihan sendiri, dan jangan berdiskusi dengan teman di sebelah duduk Anda 4. Berikut ini disajikan komponen dari suatu pekerjaan. Untuk setiap uraian, tunjukkan apakah hal itu merupakan uraian kondisi kerja (K), proses
42
kerja (P), hasil (H), umpanbalik formatif (F), atau umpanbalik motivasi (M). No Pernyataan K P H F M 1 Mengetik dengan kecepatan 65 kata/menit 2 Pujian atau pekerjaan yang dilaksanakan dengan baik 3 Konsep tulisan tangan yang akan diketik 4 Permintaan agar dalam pengetikan berikutnya diperhatikan jarak margin 1 cm lebih besar 5 Memeriksa setiap halaman ketik sebelum disampaikan 6 Interaksi untuk menggunakan format tertentu dalam korespondensi 7 Laporan yang diketik rapi dan bebas dari kesalahan kerja
Latihan 2
Prinsip-prinsip Supervisi
Berikut ini disajikan contoh-contoh pernyataan pembuka yang dibuat supervisor baik dan supervisor buruk. Untuk lebih memahaminya, kerjakan latihan ini secara individu. Isi jawaban yang termasuk ke dalam prinsip supervisi berdasarkan pernyataan supervisor tersebut.
Kejelasan berkomunikasi
Supervisor buruk : “Pak Budi, saya minta Anda memperbaiki sikap terhadap teknisi lain.” Supervisor baik : “Pak Budi, saya ingin berbicara tentang hubungan Anda dengan teknisi lain, khususnya mengenai cara Anda menyapa mereka.”
43
Harapkan yang Terbaik
Supervisor buruk : “Saya tahu sukar bagi Anda memenuhi batas waktu, tetapi cobalah sekali ini, karena penting sekali.” Supervisor baik : “Pekerjaan ini penting diselesaikan tepat waktunya. Jika Anda memulainya hari ini, Anda akan dapat menyelesaikannya sebelum batas waktu yang ditentukan.”
Berpegang pada Tujuan
Supervisor buruk : “Saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan para pegawai lain.” Pegawai : “Beberapa di antara mereka sedemikian bodohnya sehingga Anda sendiri barangkali tidak dapat menahan emosi.” Supervisor : “Ya, tetapi kita harus dapat memahami hal itu. Saya tahu banyak di antara mereka yang benar-benar dungu.”
Supervisor baik : “Saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan pegawai lain.” Pegawai : “Beberapa di antara mereka sedemikian bodohnya sehingga Anda sendiri barangkali tidak dapat menahan emosi.” Supervisor : “Saya tahu bahwa hal itu memusingkan kepala Anda, tetapi saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan para pelanggan.”
Mendapatkan Komitmen
Supervisor buruk : “Din, saya minta Anda memeriksa laporan ini.” Pegawai : “Baik letakkan saja di meja saya.” Supervisor : (meninggalkan Udin) Supervisor baik : “Din, saya minta Anda memeriksa laporan ini.” Pegawai : “Baik letakkan saja di meja saya.” Supervisor : “Saya memerlukannya kembali sebelum pukul 3 sore
44
ini. Jika Anda perlu mengubah jadwal kerja, beritahukan saya.” Pegawai : “Baiklah.”
Kesimpulan
Agar dapat memimpin secara efektif pada prinsipnya seorang supervisor harus mampu berkomunikasi dengan jalas, mengharapkan yang terbaik dari orang-orangnya, berpegang pada tujuan, dan berusaha memperoleh komitmen. Keempat prinsip ini boleh jadi tidak mencakup semua hal yang dipandang perlu dihayati dan dilaksanakan oleh seorang supervisor. Akan tetapi, pengalaman telah menunjukkan bahwa keempat prinsip itu paling menonjol di kalangan para supervisor yang efektif.
Daftar Pustaka
Dharma, Agus. 2000. Manajemen Supervisi: Petunjuk Praktis bagi Para Supervisor. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
https://www.scribd.com/doc/97535331/Manajemen-Supervisi-Kel-1
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20582/4/Chapter%20II.pdf
http://www.maine.gov/bhr/employee_center/Supervisor%20Skills%20Referenc e%20Guide.pdf
45
