Het functioneringsgesprek

De een ligt er nachten wakker van, de ander gaat er vol verwachtingen heen: het functioneringsgesprek. Om te zorgen dat medewerkers niet met klotsende oksels aanschuiven, is het belangrijk dat de leidinggevende vooraf duidelijk maakt wat het doel van het gesprek is. Laat je werknemers weten dat je tot concrete en heldere afspraken over het functioneren wilt komen. Stuur ze vervolgens op tijd een uitnodiging, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. Een zinvol functioneringsgesprek eist namelijk een goede voorbereiding. Voor zowel de leidinggevende als de werknemer. Maar laten we vooral beginnen bij het begin, voor je dat gesprek ingaat: waarom zijn functioneringsgesprekken eigenlijk nodig?

‘Bespreek hoe het gaat: op het werk én privé’

Het doel

Een functioneringsgesprek is zinvol voor zowel werkgever als werknemer. Zie het dan ook niet als een ‘moetje’, maar als een ontwikkelgesprek. Een gesprek waarin tips en ideeën geopperd kunnen worden. Het doel? Het werk efficiënter, maar vooral ook leuker maken. Voor iedereen. En hoe belangrijk is dat, in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. Het gesprek kan je helpen om je medewerkers langere tijd aan je bedrijf te binden. Daarnaast is het een moment om te checken hoe het gaat. Op werkgebied, maar ook op privévlak. Als je als werkgever weet waar medewerkers mee worstelen, dan kun je ze verder helpen.

Ook de werknemer heeft baat bij een geïnteresseerde werkgever en dus bij een functioneringsgesprek. Hij of zij kan zo stilstaan bij ontwikkelingsdoelen en zaken aankaarten die goed of minder goed gaan. Daarnaast draagt een eerlijk gesprek bij aan betere prestaties. Door open verwachtingen en stoorzenders te bespreken, kun je daar ook aan gaan werken.

Wees bewust van je houding

Dat een functioneringsgesprek belangrijk is, mag dan duidelijk zijn. Wat ook belangrijk (misschien nog wel belangrijker…) is, zijn de houding en het gedrag tijdens zo’n gesprek. Wees je daar bewust van en probeer je te verplaatsen in elkaar. Merk je dat een medewerker als een berg tegen het gesprek opziet en gespannen is? Zorg dan eerst voor een goede sfeer, vóórdat je je puntenlijstje gaat afwerken.

Do’s

Managers en leidinggevenden hebben de neiging om vooral veel te praten ‘tegen’ hun medewerkers. Probeer dit eenrichtingsverkeer om te zetten naar een actief samenspel. Dat betekent dat je ook naar je medewerkers luistert. En dan niet passief, maar juist actief. Vraag door, stel open vragen en vermijd sturende vragen. Naast goed luisteren, is het ook belangrijk dat je de werknemer zelf oplossingen voor problemen laat bedenken. Kom tot slot samen tot een afspraak, benoem talenten en successen én vat de afspraken aan het eind samen. Appeltje-eitje, toch? ))

‘Vraag door, stel open vragen en vermijd juist sturende vragen’

Don’ts

Slecht voorbereid zijn, is een echte no-go. Zoals bij veel dingen is een goede voorbereiding het halve werk. Je komt niet alleen amateuristisch over, ook leidt het gesprek tot niets. Zonde van de tijd dus. Ga daarnaast niet ‘in de aanval’, laat je vooral niet door je emoties beïnvloeden én probeer niet (koste wat kost) discussies te winnen. Focus je vooral op onderwerpen rondom het functioneren en verzand niet in details. Als je deze dingen in je achterhoofd houdt, moet het goedkomen.

Verschil met beoordelingsgesprek

Naast het functioneringsgesprek is er ook nog een zogeheten ‘beoordelingsgesprek’. En alhoewel dat soms door elkaar wordt gehaald, zit er wel degelijk een groot verschil tussen deze twee. Zie het functioneringsgesprek meer als een tussenstop op reis waarin je bespreekt: zitten we op de juiste weg? In dit gesprek stelt de werkgever zich op als coach/adviseur. Je denkt samen met de werknemer na over de stappen die gezet moeten worden om dat beoogde doel te behalen. Een beoordelingsgesprek is eenzijdiger. Er wordt gekeken of de doelstellingen zijn bereikt en/of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Maar ook of daar een bepaalde (extra) beloning tegenover staat.

Wat voor gesprek je ook hebt: sta open voor nieuwe ideeën, zorg voor een veilige omgeving en maak bespreekbaar waar de pijnpunten zitten. In deze tijd staat werkgeluk voorop. Een functioneringsgesprek kan dat geluk (als je het goed doet) alleen maar bevorderen. Voor iedereen. ■

Repay HRM heeft een white paper geschreven over functioneringsgesprekken. Een handig achtergronddocument dat voor iedereen duiding biedt over waarom en hoe je dit soort gesprekken kunt voeren. Scan de QR-code, vul enkele gegevens in en je krijgt het document in je mailbox.

‘Zie het functioneringsgesprek meer als een tussenstop op reis’