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Arcaptis mit neuer ECM-Lösung
Automatische Belegprüfung Mit der neuen ECM-Lösung arcaptis.ECM21 erweitert die Arcaptis GmbH ihr Angebot an Lösungen zur digitalen Dokumentenerfassung, -verarbeitung und -archivierung. Die Lösung lässt sich dank des umfassenden Anwenderprogramm-Interfaces (API) und zahlreicher offener Schnittstellen flexibel zusammen mit anderer Software wie ERP- und Workflow-Systemen einsetzen. Durch die Integration von Webserver, Volltext-Engine und einer SQLDatenbank auf Open-Source-Basis fallen keine Zusatzkosten für den Kauf lizenzpflichtiger Software an. Die Software arCaptis.ECM21 vereint eine professionelle Capturemit einer Archiv-Lösung in einem Dokumenten-Server und ermöglicht eine einheitliche systemübergreifende Konfiguration und Administration. In Java entwickelt, läuft arCap-
tis.ECM21 unter allen Betriebssystemen und Hardware-Plattformen. Die Lösung verbindet alle relevanten DMS-Input-Funktionen für die Dokumentenindizierung und -verwaltung mit einer Langzeitarchivierung. Dabei ermöglicht das Container-Konzept die revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente und Daten. Dies geschieht unabhängig von bestimmten Datenbanken, Speichergeräten und Medien. Durch die Digitalisierung und automatische Prüfung von Belegen können Unternehmen Zeit sparenk und Kosten senken sowie Genehmigungsprozesse automatisieren. Zu effizienteren Prozessen führt darüber hinaus die automatische Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente in virtuellen Ordnern und Mappen. Durch Links auf andere Dokumente oder Mappen kann der Anwender Vorgänge
Arcflow im Einsatz bei JKA
Dokumente zentral speichern Das Dokumenten-Management-System (DMS) ArcFlow des gleichnamigen Herstellers ist nun auch bei der JKA Technische Dienstleistungen GmbH & Co. KG im Einsatz. Das Unternehmen setzt ArcFlow ein, um die Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und um alle Dokumente zentral an einem Ort zu speichern, so dass jeder Mitarbeiter bei entsprechender Rechtevergabe schnell darauf zugreifen kann. Im ersten Schritt verfolgt das Unternehmen das Ziel, die eigenen Archivkosten mit ArcFlow so gering wie möglich zu halten. Im nächsten Schritt will JKA die Scan- und Archivierungsdienstleistungen weiter ausbauen. Das Unternehmen archiviert jetzt sämtliche Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen
und Personalunterlagen revisionssicher in ArcFlow. Darüber hinaus setzt JKA die Workflow-Funktion u. a. für die Abwicklung der Eingangsrechnungen ein. „Wir haben uns für ArcFlow entschieden, weil das System intuitiv bedienbar ist und sich individuell an unsere spezifischen Anforderungen anpassen lässt“, erläutert Alina Mann, Abteilungsleiterin DMS bei JKA Technische Dienstleistungen. „Das DMS ist sehr vielseitig – von der Workflow-Funktion über die Abonnements bis hin zur Rechtevergabe integriert das DMS alle Funktionen und Eigenschaften, die wir benötigen. Zudem fühlen wir uns vom Hersteller gut verstanden und beraten.“ (www.arcflow.de)
übersichtlicher verwalten und Mehrfachspeicherungen verhindern. Die Lösung lässt sich sowohl auf einem kundeneigenen Server als auch im ASP-Betrieb eines Rechenzentrums als gehostete Lösung einsetzen. (www.arcaptis.de)
EMC zielt auf MoReq2
Zertifizierung geplant EMC hat im Rahmen der Momentum Europe 2009 in Athen die MoReq2-Zertifizierung für den EMC Documentum Records Manager beantragt. EMC will die Zertifizierung in diesem Jahr erhalten. Records-Management unter Einhaltung von MoReq2-Standards unterstützt europäische Unternehmen dabei, die Anforderungen der EU an Information Governance und Compliance einzuhalten. MoReq2 ist die zweite Version der „Model Requirements for the management of electronic records”. Die seit 2008 bestehenden Richtlinien konzentrierten sich hauptsächlich auf funktionelle Anforderungen im Rahmen der Verwaltung elektronischer Dokumente mithilfe eines Electronic-Records-Management-Systems (ERMS). EMC hat als Mitglied des MoReq2-Prüfungsgremiums an der Entwicklung der Spezifikation mitgewirkt. (www.emc2.com)
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