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arCaptis.Invoice

Rationalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse durch digitale Rechnungsverarbeitung Schaffen Sie unnötige Routinetätigkeiten ab

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Beschäftigen Sie Ihre Buchhaltungskräfte immer noch zur Massendatenerfassung und mit weiteren einfachen Routinetätigkeiten?

Zahlen Sie Ihren Fachkräften Monat für Monat Geld für sich ständig wiederholende Kontierungsvorgänge und das Abtippen von Daten? Stöhnen Ihre Mitarbeiter unter der Last dieser unbefriedigenden Tätigkeiten?

Denken Sie eventuell sogar darüber nach, zusätzliches Personal im Rechnungswesen zu beschäftigen, um die Rechnungsprüfung zu optimieren und wichtige betriebswirtschaftliche Auswertungen und Unternehmenszahlen früher zu erhalten? Dann können Sie Zeit, Geld und personelle Ressourcen sparen durch die Umstellung bisher papiergebundener Tätigkeiten im Rechnungswesen auf die zeitgemäße automatisierte Rechnungsverarbeitung mit arCaptis.Invoice!

 Mit arCaptis.Invoice generieren Sie komplette Buchungsvorschläge aus Ihren eingescannten Rechnungen.  Sie prüfen, ändern oder ergänzen erforderlichenfalls die erzeugten Buchungen und geben sie zur Verarbeitung frei.

 Dann importieren Sie die Daten zur Verbuchung in Ihr Finanzbuchhaltungssystem (genauso wie auch die von Ihrer Bank erhältlichen elektronischen Zahlungsdaten).  Sie erhalten sofort aktualisierte Salden-, Offene-Posten-Listen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen

Gehen Sie schnellere Wege in Sachen Buchführung und Belegverarbeitung!

Zeitinvestment mit arCaptis.Invoice (Beispiel für ca. 100 Eingangsrechnungen):

Scannen der Buchungsbelege (je nach Scannermodell) .................................................ca. 5-10 Minuten Kontrolle der mit dem Beleg angezeigten Buchungsvorschläge und Korrektur einzelner Lesefehler (normalerweise nur bei weniger als 10-20% der automatisch gelesenen Felder erforderlich) .........................................ca. 20-25 Minuten Nur bei jeweils neuen Lieferanten/Kunden: Festlegen, welches Sachkonto zukünftig als Gegenkonto vom System vorgeschlagen werden soll..................................ca. 5 Minuten Import der Buchungsdaten in das Finanzbuchhaltungssystem und starten der Verarbeitung .....................................................................................................ca. 1 Minute Zeitersparnis mit arCaptis.Invoice: Zukünftig entfällt neben der manuellen Erfassung und zahlreichen Routineprüfungen, die jetzt durch das System erfolgen, auch die herkömmliche Mehrfachablage der Papierbelege in Ordnern nach unterschiedlichen Sortierkriterien.


Das erledigt arCaptis.Invoice für Sie:  Die Software liest buchungsrelevante Informationen aus den gescannten Belegen und überprüft die Daten soweit wie möglich. Nur in Zweifelsfällen müssen Sie entscheiden oder korrigieren.  Sie legen die Buchungsregeln fest. Damit steuert das Programm zukünftig die automatische Lieferanten- oder Kundenspezifische Kontierung ihrer Rechnungen. Viele sich jeden Monat wiederholende Kontierungseingaben (auch für Buchungsschlüssel- und texte) bleiben Ihnen dadurch erspart.  Die gescannten Dokumente werden auf Ihrem Server in komprimierter Form digital und zusammen mit allen Buchungsdaten gespeichert.

Heftungsclient: Digitale Verknüpfung der gescannten Seiten  Belege und Buchungsdaten bleiben dauerhaft über eine eindeutige Dokumentnummer elektronisch miteinander verknüpft.

Weitere Vorteile durch Ihre Arbeit mit arCaptis.Invoice:  In Ihrem Finanzbuchführungssystem sind zu jeder Buchung die zu Grunde liegenden Belegseiten mit allen Anlagen mit der permanent gespeicherten Scan-ID verknüpft. Sie werden Ihnen bei Bedarf bequem am Bildschirm angezeigt.  Sie verbessern die Qualität Ihres Rechnungswesens, da durch automatische Prüfungen und Kontrollrechnungen Rechen- und Erfassungsfehler (Zahlendreher) von vornherein ausgeschlossen werden statt meist erst viel später entdeckt zu werden. arCaptis.Invoice erleichtert Ihre Arbeit im Rechnungswesen:

 prüft Rechnungen formal i.S. des Umsatzsteuergesetzes und rechnet auch die Mehrwertsteuer nach  vermeidet die Gefahr des Zeitverzuges und eines drohenden Vorsteuerabzugsverlustes

Nachbearbeitungsmaske: Intuitive Bedienung  liest alle für den Zahlungsverkehr erforderlichen Daten wie Bankverbindung, Rechnungsbetrag etc. aus und stellt sie Ihnen im jeweils erforderlichen Format z.B. für Ihre Online-Zahlungen zur Verfügung


Sichere Belegaufbewahrung: Mit dem gegen einen geringen Aufpreis erhältlichen arCaptis.Search erstellen Sie von allen durch arCaptis.Invoice erfassten Dokumenten nach Zeiträumen selektierbare Belegkollektionen und speichern sie zusammen mit der Recherche-Software und den Indexdaten auf duplizierbaren CD, DVD oder Blue-Ray-Disc-Medien. Schnelle Belegsuche: Wenn Sie bei der täglichen Arbeit einen bestimmten Beleg benötigen, finden Sie ihn dank komfortabler Suchfunktionen in arCaptis.Search und haben ihn auf Knopfdruck wieder auf Ihrem Bildschirm, auch auf Ihrem Notebook unterwegs. Das spart viele bisher notwendige Suchvorgänge in der Verwaltung und macht unabhängig von Ordnern und Ablageplänen. arCaptis GmbH Die arCaptis GmbH optimiert dokumentenbasierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen – unabhängig von der Größe und Branche. Um das zu erreichen, ersetzen wir manuelle Arbeitsschritte durch beliebig skalierbare, intelligente Software-Lösungen. Wir bieten Ihnen  Posteingangserfassung und -verteilung  E-Mail-Klassifikation und -verteilung  automatisierte Rechnungsverbuchung  Workflowunterstützung  Archivmanagement  assoziative und kontextbasierte Recherche und Klassifikation

Komfortable Suchfunktionen über Index-Felder mit arCaptis.Search Genehmigungs-Workflow und Langzeitarchivierung: Zur digitalen Weiterverarbeitung im Rahmen Ihrer Geschäftsprozessoptimierung mit einem beliebigen Genehmigungs-Workflow-System, werden alle Belege inkl. der Index- und Metadaten über offene Schnittstellen zur Verfügung gestellt. Dadurch können Sie die Daten auch in einem Langzeitarchiv Ihrer Wahl speichern. Sogar ganz ohne teure Investitionen und hohe Administrationskosten, nur gegen Berechnung eines günstigen monatlichen Seitenpreises, können Sie unseren komfortablen Online-Archiv-Service arCaptis.OASE in einem professionell gesicherten Rechenzentrum buchen.

arCaptis – der Spezialist für digitales Erfassen und Verarbeiten Ihrer Dokumente Haben Sie weitere Fragen? Fabian Wrede steht Ihnen unter der Rufnummer (0)211 416659 - 40 gerne zur Verfügung arCaptis GmbH Parsevalstraße 7b 40468 Düsseldorf Telefon: +49(0)211 41 66 59 - 40 Telefax: +49(0)211 41 66 59 - 69 info@arcaptis.de www.arcaptis.de

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