arCaptis.Invoice-compact
Schnelle Wege f端r Buchf端hrung und Belegverarbeitung
Entscheiden Sie nur auf Basis aktueller Unternehmenszahlen www.arcaptis.de
Verbessern Sie die Basis für Ihre Unternehmensentscheidungen!
Treffen Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Entscheidungen aufgrund von Unternehmenszahlen, die schon mehrere Wochen alt sind? Zahlen Sie Ihrem Steuerberater jeden Monat für das Kontieren und Abtippen der Daten Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen mehrere hundert Euro an Buchführungsgebühren?
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Dann können Sie Geld sparen und die Erstellung Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertungen deutlich beschleunigen: mit arcaptis.Invoice-compact!
it arCaptis.Invoice-compact generieren Sie zum Beispiel wöchentlich oder so oft Sie wollen komplette Buchungsvorschläge Ihrer eingescannten Rechnungen. Sie senden diese Vorschläge samt digitaler Rechnungsbelege per automatisch generierter E-Mail an Ihren Steuerberater. Dieser importiert die Buchungsvorschläge zur Verarbeitung in sein Finanzbuchhaltungssystem, genauso wie die von Ihrer Bank übermittelten elektronischen Zahlungsdaten.
So kann der Sachbearbeiter des Steuerberaters in der Regel sofort und ohne großen Zeitaufwand Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Offenen-Posten-Listen mit seinem Finanzbuchhaltungssystem erstellen. Sie können mit Ihrem Steuerberater wegen seines reduzierten Arbeitsaufwandes über eine deutliche Verringerung der Ihnen bisher berechneten Buchführungskosten sprechen.
Gehen Sie schnellere Wege in Sachen Buchführung und Belegverarbeitung!
Zeitinvestment mit arCaptis.Invoice-compact (Beispiel für ca. 100 Belegseiten):
Scannen der Buchungsbelege (täglich oder wöchentlich) ............................................ca. 10-15 Minuten Kontrolle der mit dem Beleg angezeigten Buchungsvorschläge und Korrektur einzelner Lesefehler (betrifft normalerweise weniger als 10-20% der ausgelesenen Felder) .....................................................................ca. 15 Minuten Nur bei neuen Lieferanten/Kunden: Festlegung, auf welchem Sachkonto die Rechnungsbeträge zukünftig verbucht werden sollen (kann natürlich jederzeit geändert werden)...........................................................................ca. 5 Minuten Versand der gescannten Belege und Buchungsdaten als verschlüsselte Email an Ihren Steuerberater.............................................................................ca. 1 Minute Die aktuellen Auswertungen können Sie schon nach ein bis zwei Tagen erhalten Zeitersparnis: Zukünftig entfällt das Kopieren und Abheften der Belege sowie das Versenden des sogenannten Pendelordners an den Steuerberater. Wegfallen kann auch die herkömmliche Mehrfachablage der Papierbelege in Ordnern sowie viele Kopiervorgänge.
Das erledigt arCaptis.Invoice-compact für Sie: Die Software liest buchungsrelevante Informationen aus den gescannten Belegen und überprüft die Daten soweit wie möglich. Nur in Zweifelsfällen müssen Sie entscheiden oder korrigieren. Sie legen die Buchungsregeln fest. Damit steuert das Programm zukünftig die automatische Lieferanten- oder Kundenspezifische Kontierung ihrer Rechnungen. Das macht Sinn, weil eigene Mitarbeiter Ihre betriebliche Organisation und deren Abläufe besser kennen und meist zutreffender kontieren als externe Sachbearbeiter. Die gescannten Dokumente werden auf Ihrem Server in komprimierter Form digital und leicht wiederauffindbar im passenden Abrechnungsmonat gespeichert. Beleg und Buchungsdaten bleiben dabei über eine eindeutige Dokumentnummer elektronisch miteinander verknüpft.
Heftungsclient: Digitale Verknüpfung der gescannten Seiten Bei ungefähr gleichem Arbeitsaufwand haben Sie mit arCaptis.Invoice-compact deutlich mehr Komfort.
Weitere Vorteile durch Ihre Arbeit mit arCaptis.Invoice-compact: Alle Buchungsunterlagen bleiben bei Ihnen im Haus und stehen ständig zur Verfügung. Es werden keine elektronischen Kopien in einem Rechenzentrum gelagert. Sie verbessern die Qualität Ihres Rechnungswesens, da durch automatische Prüfungen mögliche Übertragungs- und Übermittlungsfehler (Zahlendreher) im Rechnungswesen auf ein Minimum reduziert werden. arCaptis.Invoice-compact erleichtert Ihre Arbeit: prüft Rechnungen formal i.S. des Umsatzsteuergesetzes und rechnet auch die Berechnung der Mehrwertsteuer nach liest alle für den Zahlungsverkehr erforderlichen Daten wie Bankverbindung, Rechnungsbetrag etc. aus und stellt sie Ihnen im jeweils erforderlich Format, z.B. für Ihre Online-Zahlungen zur Verfügung
Nachbearbeitungsmaske: Intuitive Bedienung erleichtert Jahresabschlüsse beim Steuerberater und stellt für Betriebsprüfungen alle Belege und Buchungsdaten in digitaler Form bereit
Komfortable Suchfunktionen über Index-Felder Schnelle Belegsuche: Wenn Sie – für eine Reklamation, einen Jahresabschluss oder für die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater – einen Beleg benötigen, finden Sie ihn dank komfortabler Suchfunktionen und haben ihn auf einen Klick hin wieder auf Ihrem Bildschirm – heute, nächste Woche und auch noch in zehn oder mehr Jahren. Sichere Belegaufbewahrung: Mit arCaptis.Invoice-compact speichern Sie alle Daten und Belege optional z.B. auf CD oder DVD – GoBS-konform und recherchier- und duplizierbar.
arCaptis GmbH Die arCaptis GmbH optimiert dokumentenbasierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen – unabhängig von der Größe und Branche. Um das zu erreichen, ersetzen wir manuelle Arbeitsschritte durch beliebig skalierbare, intelligente Software-Lösungen. Wir bieten Ihnen Posteingangserfassung und -verteilung E-Mail-Klassifikation und -verteilung automatisierte Rechnungsverbuchung Workflowunterstützung Archivmanagement assoziative und kontextbasierte Recherche
Langzeitarchivierung: Sie können zusätzlich ein Volltextrecherchierbares, von arCaptis oder von Ihrem Personal administriertes Web-Archiv buchen. Dort finden Sie Belege in einem Bruchteil der Zeit, die Sie bei der Suche von Hand benötigen – egal, wie alt die Belege sind. Natürlich können Sie im Langzeitarchiv auch beliebige andere Dokumenttypen Ihres Unternehmens revisionssicher aufbewahren.
arCaptis – der Spezialist für digitales Erfassen und Verarbeiten Ihrer Dokumente Haben Sie weitere Fragen? Fabian Wrede steht Ihnen unter der Rufnummer (0)211 416659 - 40 gerne zur Verfügung arCaptis GmbH Parsevalstraße 7b 40468 Düsseldorf Telefon: +49(0)211 41 66 59 - 40 Telefax: +49(0)211 41 66 59 - 69 info@arcaptis.de www.arcaptis.de
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