Gestión documental de lo físico a lo digital

ITER es el nombre del proyecto que tuvo a cargo crear, organizar e integrar en una sola plataforma la gestión de documentos de la Universidad Javeriana Colombia.

ITER, el proyecto cuyo objetivo fue digitalizar la gestión documental con base en el sistema general de archivos de la Universidad, concluyó sus cuatro etapas: el modelo de correspondencia, la construcción y diseño de la hoja de vida digital de estudiantes, la hoja de vida digital de profesores y empleados administrativos y la gestión de archivo.

Finalizar este proyecto significa que la información no estructurada de la Javeriana, tanto en su sede central como en la seccional de Cali, se maneja ahora de forma digital, lo cual brinda eficiencia y trazabilidad en el seguimiento de los procesos y apoya la toma de decisiones que están involucradas en la gestión documental.

El proyecto, que inició en octubre de 2018 liderado por la Secretaría General, esta soportado en la plataforma tecnológica OnBase. Contar con esta tecnología “nos ha permitido la implementación de procesos digitales integrados y que permiten seguimiento en tiempo real, eficiencias e identificación de mejoras en la gestión”, explica Olga Lucía Araoz, jefe de proyectos de la Secretaría General.

Fue así como en agosto de 2019 entró en operación el nuevo modelo de correspondencia, que en su alcance contempla la gestión de facturas, donde los puntos de Recepción Documental notifican a través de correo electrónico a los destinatarios sobre la comunicación o paquete que les ha llegado, y desde el mismo correo el usuario final puede acceder a la información digitalizada, o si es un paquete lo recibirá durante la jornada de distribución.

En agosto de 2020 inició la hoja de vida digital del estudiante que reúne información relacionada con su trayectoria en la Universidad de acuerdo con procesos como ingreso, matrícula, evaluaciones académicas, distinciones, movilidad, grados, entre otros. Su gestión en digital permite, por ejemplo, a un alumno de doble programa contar con una única hoja de vida y no dos por cada carrera. Esta implementación ha permitido la creación de 37.859 hojas de vida digitales de estudiantes.

En junio de 2021 entró en operación la hoja de vida digital de profesores y empleados administrativos la cual brinda una visión integral del empleado en procesos tales como selección, contratación, bienestar y beneficios, títulos y certificados académicos, distinciones o reconocimientos, trayectoria académica, apoyo de formación y capacitación, entre otros. A la fecha se han creado 3.826 hojas de vida digitales.

A partir de estos desarrollos que se han venido adelantando, se identificó una oportunidad para la indexación de documentos conforme con el Sistema General de Archivos, que representan 36.476 a partir de la gestión de los documentos digitales y electrónicos, el 65% de ellos corresponde a facturas.

Entre los beneficios más notorios de ITER se resalta la importancia del análisis y definición previa y clara de los procesos que van a ser mediados por tecnología, el valor que se quiere brindar con el proceso; que los resultados están siendo relacionados con una gestión ágil y oportuna, la posibilidad de contar con una trazabilidad de la información que apoya la toma de decisiones, la centralización de documentos e información, la facilidad de uso de la plataforma tecnológica y la integración con los diferentes sistemas de información de la Universidad, tales como Acceso, Selección, Apoyos Educativos, Registro Académico de Profesores, Registro Único de Producción Intelectual, Sistema de Administración de Proyectos, entre otros.

Es así como ITER, que en latín significa ruta, se encuentra en su última fase relacionada con la implementación de los procesos archivísticos de la Universidad.

* Periodista de la Dirección de Comunicaciones

ITER en cifras

Hojas de vida y documentos que la Javeriana Colombia maneja hoy en digital: • Hojas de Vida de Estudiantes: 37.859 • Hojas de Vida de Empleados: 3.826 • Documentos electrónicos que pertenecen a series documentales: 36.476, el 65% de ellos corresponde a la gestión de facturas.