Den hybride arbejdsplads

Prøv at tænk fem år tilbage. Dengang var hjemmearbejde lidt af en sjældenhed forbeholdt en udvalgt skare af bl.a. it-folk.

Så kom corona, og i dag er regelmæssigt hjemmearbejde blevet mainstream. En undersøgelse foretaget af DI i 2022 viser således, at i 94 pct. af alle relevante virksomheder er hjemmearbejde en mulighed - som oftest en dag eller to om ugen. Vi har imidlertid stadig meget at lære, når det kommer til hybridarbejde. For sagen er, at hybridarbejde ikke er en ”one size fits all”. Hvad der fungerer godt på den ene arbejdsplads, fungerer ikke nødvendigvis godt på en anden. Og hvad der fungerer for den ene medarbejder, fungerer måske ikke for den anden.

Blandt DI’s medlemmer er mange virksomheder begyndt at samle data for trivsel, ledelse og produktivitet for løbende at kunne evaluere, hvordan hybride arbejdsformer kan understøtte deres strategi og det, de skal lykkes med. Og data om den hybride arbejdsplads kommer vi til at se meget mere til. Vi har brug for at vide meget mere om både arbejdsmiljø, faciliteter og produktivitet, hvis både virksomheder og medarbejdere skal få det fulde udbytte af hybridarbejde.

Metaverset er på vej frem Fremvæksten af hybridarbejde har også medført andre ændringer – vi arbejder meget mere digitalt - især online. Men vi har stadig brug for flere kompetencer og erfaringer med at

HYBRIDARBEJDE ER BLEVET MAINSTREAM:

NU SKAL DET OPTIMERES

I 2023 vil der blive mere fokus på, hvordan data og teknologi kan bidrage til at optimere hybridarbejde til gavn for medarbejdere og virksomheden, forudser DI.

Af Christine Secher, Fagleder Future of Work, Dansk Industri

samarbejde og dele viden gennem digitale værktøjer, når vi arbejder forskellige steder. Vi har jo allerede forskellig teknologier, der understøtter samarbejder. Det gælder for eksempel onlinemøder, online chat med kolleger etc. Men vi ser også eksempler på, at nogle virksomheder tager livtag med metaverset, som er en teknologi, der kombinerer det virtuelle med det fysiske.

Nogle virksomheder bruger f.eks. metaverset til onboarding af nye medarbejdere. I metaverset introduceres nye medarbejdere for virksomheden og får indsigt i dens værdier gennem leg. I stedet for at vise en film om virksomheden eller læse om den på hjemmesiden får nye medarbejder et par VR briller på og dermed en rundvisning på virksomhedens fysiske kontorer, selv om de er placeret forskellige steder i verden.

Et virtuelt mødelokale

Andre virksomheder bruger metaverset til at holde virtuelle møder, som ikke ”bare” er onlinemøder. Her tjekker medarbejderne ind virtuelt, og så fungerer det ligesom, når man sidder fysisk i samme mødelokale. Her er mødelokalet bare skabt af virtuelle rammer og ikke de fysiske vægge, vi er vant til. De hybride arbejdsformer, vi har i dag, vil udvikle sig med tiden, efterhånden som nye teknologier giver helt andre muligheder for samarbejder. Derfor kan det sagtens være, at virksomheder vælger en hybrid arbejdsform i dag med f.eks. faste dage på kontoret og med tiden sætter nye rammer for det hybride arbejde.

Teknologien skal stadig udvikles og modnes mere, og det tager år. Men nogle virksomheder er allerede i gang med det, teknologien tilbyder i dag. Det er en tendens, vi kommer til at se mere til i de kommende år.

Mere bæredygtighed i 2023

Fremvæksten af hybridarbejde falder sammen med en anden tendens, nemlig bæredygtighed, som spiller en større og større rolle for virksomhederne.

Det kommer konkret til udtryk gennem mindre rejseaktivitet og bedre udnyttelse af lokaler og faciliteter. Flere af DI’s medlemsvirksomheder er begyndt at interessere sig for, hvordan de kan gøre den hybride arbejdsform mere bæredygtig. Her er det også værd at hæfte sig ved det nye og fremadstormende begreb ”digitainability”. Det er en kombination af de to megatrends digitalisering og klimadagsorden og handler om, hvordan digitale løsninger kan hjælpe virksomhederne med blive mere bæredygtige. Det kommer vi også til at se meget mere til på den hybride arbejdsplads.

Bundlinjen er, at selv om den hybride arbejdsform i den grad er blevet mainstream på mange virksomheder, så har vi stadig meget at lære. Og muligheder for optimering er legio. Det bliver et spændende arbejde i de kommende år, hvor DI vil spille med og hjælpe sine mere end 19.500 medlemsvirksomheder til at få det optimale ud af nye arbejdsformer og teknologier.

Ansvarshavende redaktør Henning Andersen, henning@partnermedier.dk

Projektleder Oscar Halkjær, oscar@partnermedier.dk

Journalister Pia Bundgaard Hansen, Sten Løck, Michael Fahlgren

Grafisk produktion Majbritt Høger, majbritt@partnermedier.dk

Forside Laika Rumdesign

Udgiver

Distribueret i samarbejde med Berlingske Media

Medlem af

Hold dig opdateret, følg din branche her www.businessreview.dk

K ære Læser Indholdet i denne udgivelse er bl.a. blevet til i samarbejde med vores mange sponsorer og annoncører.

Vores tekstforfattere og journalister har gjort sig umage med at finde og skrive indhold til dig, som vi håber vil give dig god information o g inspiration. God læselyst!

for evt. trykfejl og farveafvigelser.

INFORMATIONSSIKKERHED OVERSES OFTE I DET HYBRIDE ARBEJDSMILJØ

Digitalisering af de manuelle processer i forbindelse med virksomhedens dokumentflow kan være stærkt medvirkende til at øge sikkerheden, hvis man selvfølgelig anvender det rigtigt.

Med den enorme udbredelse af fjern- og hjemmearbejdspladser som især corona-19 har medført, har virksomheder øget deres fokus på de informationsog IT-sikkerhedsmæssige perspektiver. Hos Canon Danmark har man gennem det seneste halvandet år løbet stærkt for at følge med efterspørgslen på sikre IT-løsninger, der giver medarbejderne i landets virksomheder de bedste forudsætninger, så de sikkert kan udføre det daglige arbejde hvor end, de befinder sig.

”I det hybride arbejdsmiljø inddeler vi som oftest IT-sikkerheden i fire områder. Administrering af print og enheder - hvordan er de enkelte enheder sikret? Registrering af oplysninger – ender oplysninger på den ønskede destination? Kommunikation – hvordan administreres udgående kommunikation? Behandling af indhold – hvordan følsomme oplysninger bliver opbevaret, behandlet og destrueret. Disse områder er uhyre vigtige i spørgsmålet om, hvor sikkert virksomhedens hybride arbejdsmiljø er” fortæller Produktchef for softwareløsninger, Jan Schmidtsdorff fra Canon Danmark A/S.

Dokumenter og processer skal digitaliseres

Så længe en stor del af medarbejderne har ubegrænset adgang derhjemme til at gemme lokale kopier af dokumenter på computeren – vil der altid både være sikkerhedsmæssige risici samt muligheder for at overtræde persondataforordningen GDPR.

Dokumenter hører hjemme i et arkivsystem på virksomhedens back-end computersystem, hvor det er muligt at styre sikkerheden.

Med en portal, som styrer adgangen til og fra back-enden, kommer vi ud over en lang række sikkerhedsmæssige problematikker.

Intelligent indholdsgenkendelse øger sikkerheden

Der findes i dag systemer, som er i stand til at behandle scannede dokumenter, og derefter automatisk udtrække informationer til bestemmelse af dokumentets indhold.

Efterfølgende placeres de korrekt: HR-indhold til HR-afdelingens domæne, fakturaer til økonomiafdelingen osv. På denne måde undgår virksomheder, at forretningskritisk information ender et forkert sted.

”Intelligent genkendelse af dokumenter kan hente indholdet fra mange forskellige kilder: fx scanner, overvågede mapper på arkivsystemer, en e-mailindbakke eller en e-form på Internettet. Det behøver altså ikke være fysisk papir, men enhver form for digital information” påpeger Jan Schmidtsdorff.

Informationer i de rette hænder

Det ses ofte, at medarbejderne ’lige’ scanner dokumenter til deres egen e-mailadresse for ’en sikkerheds skyld’ – den såkaldte ’Scan To Mail ’-funktion.

Nye lovgivninger som GDPR-loven, den nye bogføringslov og det nye NIS2-direktiv gør, at compliance aldrig har været vigtigere. Ifølge GDPR-lovgivning fra 2018 må virksomheder ikke opbevare personligt identificerbare oplysninger i længere tid end strengt nødvendigt. Med den nye bogføringslov fra 2022 stilles der også krav til opbevaring og sporbarhed af alle relevante bilag for regnskabet. Men mange virksomheder kæmper alligevel med tilfældige lagerstrategier uden officielle steder at gemme dokumenter eller muligheden for at finde og spore dokumenter, der er gemt på deres egne servere.

Kilde: Canon Danmark A/S

FAKTA

SIKKERHED ER RIGTIGT MANGE TING – HAR I STYR PÅ DEM ALLE?

Uanset hvordan vi sikrer virksomheden, vil det aldrig være systemerne, der udgør den største sikkerhedsmæssige risiko –det vil være medarbejderne.

Jan Schmidtsdorff, produktchef Canon Danmark A/S

”Vores egne analyser viser, at over 90% af alle scanninger er ’Scan To Mail’ og dér skal dokumenter aldrig ende. E-mailindbakken er ikke noget arkivsystem – selv om det for nogle måske fungerer sådan. Her oplever man ligeledes en sikkerhedsrisiko for informationer, da dokumenter dermed opbevares både i mail-systemet og i arkivsystemet. Sikkerhed handler i dag mindre om maskiner og langt mere om begrebet set bredt” påpeger Jan Schmidtsdorff afslutningsvis.

Hvad sker der med en lille lokal printer, der har stået på en hjemmearbejdsplads, når denne nedlægges? Hvad med de dokumenter, som bliver liggende i printerens interne hukommelse – også efter den er slukket?

Og er der fuldstændig styr på hvem, der gemmer hvilke dokumenter hvor? Mange gemmer dokumenter lokalt på computerens harddisk for at undgå problemer med ustabile/svigtende netværksforbindelser og login. Men hvad hvis dokumenterne indeholder GDPR-følsomme oplysninger? Der findes masser af disse spørgsmål, som virksomhederne forventes at kunne svare på, hvis Datatilsynet, som er den danske myndighed på området, en dag banker på døren.

Læs mere på

Af Michael Fahlgren

Adobe Stock

TEKNOLOGI LØFTER DEN HYBRIDE ARBEJDSPLADS, MEN VI MÅ IKKE GLEMME MENNESKET

Microsoft IT-konsulenthuset Delegate rådgiver om digital transformation, samt udvikler og implementerer skræddersyede IT-løsninger til mellemstore og store virksomheder. Konsulenthuset rådgiver ligeledes om teknologi specifikt til den hybride arbejdsplads, hvor løsningerne bl.a. leverer effektivitet, videndeling, læring og sikrer governance. Udviklingen må imidlertid ikke få os til at glemme det menneskelige aspekt. Den hybride arbejdsplads byder på fundamentale udfordringer f.eks. mht. social kapital og ledelse

Af Sten Løck

Det var Covid-19, der for tre år siden startede det markante skift til den hybride arbejdsplads, men det var teknologien, der gjorde det muligt. Siden har IT-virksomheder som Microsoft oprustet yderligere på denne front og tilbyder en lind strøm af nye avancerede muligheder for samarbejde online, fortæller Thomas Quistgaard, Founder & Partner hos IT-konsulenthuset Delegate. ”Microsoft har i dén grad skruet op for udviklingen af nye værktøjer til den hybride arbejdsplads. Det sker i erkendelse af, at modellen er kommet for at blive, og at der stadig er brug for teknologi, der gør arbejdet mere medarbejdervenligt, effektivt og sikkert. Derfor ser vi nu en næsten helt ny generation teknologi specifikt designet til det formål. En af de store nyskabelser fra Microsoft er Viva, en platform integreret med Office 365 og Teams, som støtter en arbejdskultur, hvor medarbejderne fysisk befinder sig forskellige steder og i forskellige situationer.”

Kunstig intelligens organiserer og tilbyder indhold Viva kommer med en række forskellige apps skræddersyet til den hybride arbejdsplads, forklarer Thomas Quistgaard. ”Der er for eksempel Viva Connections målrettet medarbejdere, der er ude i felten såsom teknikere på farten. De er en del af den hybride arbejdsplads, som typisk ikke kan gøre brug af kontorfaciliteter. Viva Connections gør Teams nemt tilgængelig på mobile enheder via et specielt dashboard og med personaliseret indhold tilpasset den enkelte medarbejder.”

Et anden Viva-service er Topics, der ved hjælp af kunstig intelligens organiserer virksomhedens indhold og ekspertise, som bliver tilbudt medarbejderne i let tilgængelig form, når de har brug for det. ”Vi har alle behov for information til at udføre vores arbejde, men det kan være besværligt og tidskrævende at skulle lede efter de rette oplysninger. Viva Topics er virksomhedens leksikon, hvor al viden er organiseret ift.

emner, topics, som gør det nemt at finde information. Men Topics er også proaktiv. Når en medarbejder f.eks. er i gang med at skrive eller læse en email, genkender Topics specifikke termer og tilbyder automatisk yderligere information. Medarbejderen kan klikke på det relevante emne og bliver ført til en side med udtømmende information, herunder hvilke medarbejdere, der er eksperter inden for dette felt. Topics fremmer således både effektivitet og videndeling i virksomheden,” siger Thomas Quistgaard.

Personaliseret og inkluderende læring Viden er også et centralt element i Viva-appen Learning, en samlet hub for digital læring på tværs af virksomheden. ”Når medarbejderne er spredt for alle vinde, kan det være en udfordring at sikre et ensartet og inkluderende læringsforløb. Med Viva Learning kan virksomheden samle læringsværktøjer og viden ét sted. Learning personaliserer indhold ift. den enkelte medarbejders behov, samtidig med at medarbejderen også selv kan gå på opdagelse for at finde interessante læringsprodukter.”

Delegate bruger Learning i en række sammenhænge, hvor der sker ændringer i kundens organisation, f.eks. implementering af IT-systemer eller introduktion af nye medarbejdere. ”En af farerne ved udrulning af nyt IT er, at der er risiko for, at man taber nogle medarbejderne i læringsforløbet. Med Learning sikrer vi inkluderende læring og en stabil indførelse i nye systemer. Til nye medarbejdere i Delegate har vi et onboarding-forløb designet til, at den nyankomne effektivt og trygt lærer om virksomheden og det specifikke job,” forklarer Thomas Quistgaard.

I forbindelse med onboarding har Delegate har skabt deres egen app, der fungerer som en ”Task Manager”. Den hjælper med at strømline processer. Når en ny kollega starter, igangsættes der opgaver, hvor mange af disse opgaver er afhængige af hinanden og skal eksekveres af forskellige dele af forretnin-

gen. Med appen foregår det hele automatisk. F.eks. kan opgaven med at oprette en ny email-konto sendes automatisk til IT, når HR har udfyldt navn og andre data på den nye kollega, og appen kan give besked om, hvornår der skal bestilles PC og telefon, leveres blomster m.m.

Sikkerheden i fokus

Den fortsatte digitalisering af arbejdspladsen kræver nye standarder for sikkerhed og opsyn, f.eks. hvad angår administration af adgangs- og brugerrettigheder. ”En medarbejder skal selvfølgelig have de nødvendige rettigheder for at kunne udføre sit arbejde effektivt, men hvad sker der i tilfælde af ændringer? Medarbejderen skifter måske til et nyt team eller forlader virksomheden. Her er det vigtigt at være årvågen og straks ændre rettighederne, således at en medarbejder f.eks. ikke længere har adgang til specifikke områder. Delegate har udviklet et tool til Teams, der sørger for, at virksomheden hele tiden er på omgangshøjde med nødvendige ændringer i rettigheder.”

Den teknologiske udvikling fortsætter for fuld kraft, og der kommer løbende nye løsninger til den hybride arbejdsplads. Thomas Quistgaard peger på kunstig intelligens som en teknologi, der vil vinde endnu mere indpas. ”Det er spændende, hvad der allerede er muligt, f.eks. med ChatGPT, og der vil komme mere fra den front. I dag kan Teams og Outlook allerede komme med forslag til et svar, og du skal bare trykke på send. Vi kommer faretruende nær en situation, hvor den kunstige intelligens tager over, så der ikke længere er mennesker involveret. Derfor skal vi også anskue ny teknologi med en vis forsigtighed. Bare fordi det er imponerende, behøver det ikke at være rigtigt. Vi skal holde fast i den menneskelige vinkel.”

Det sociale fællesskab må prioriteres aktivt Samme toner lyder der fra Co-CEO Peter Østergaard. Selv om Delegates forretning er teknologi, skal man som ansvarlig

virksomhed også have øje for ulemperne, siger han. ”Udbredelsen af den hybride arbejdsplads, som vi har været vidne til specielt i de sidste tre år, bringer absolut fordele med sig. Teknologien gør det muligt at arbejde effektivt og fleksibelt, og vi ser hele tiden nye værktøjer til at understøtte den udvikling. Den hybride arbejdsplads indebærer imidlertid også nogle fundamentale udfordringer for organisationer. Der er et behov for løbende at opbygge social kapital, dvs. hvad der skaber stærke indre samarbejdsrelationer og socialt samvær. Samarbejde online er anderledes end at være sammen på et kontor, og vi risikerer at komme til at mangle noget.” Betydningen af menneskelig kontakt må ikke undervurderes, mener Peter Østergaard. ”Det at være sammen med andre mennesker giver noget unikt, vi er jo sociale individer! På en arbejdsplads er relationer selvfølgelig professionelle, men det uformelle samvær i form af småsnak ved kaffemaskinen eller over frokost skaber en sammenhængskraft, en social lim, vi som virksomhed også lever af.”

Pas på inflation i møder Samtidig ændrer den hybride arbejdsplads også forudsætningerne for ledelse. ”En løbende og uformel dialog med medarbejderne har altid været en vigtig del af min værktøjskasse.

Det styrker relationen, hjælper videndeling, og små problemer kan løses hurtigt uden de store armbevægelser. Nu skal du passe på, at behovet for en hurtig snak ikke med det samme ophøjes til at Teams-møde, hvorved det bliver mere formelt og mindre ad hoc. Jeg tror, at den hybride arbejdsplads mange steder har ført til en inflation i møder. Har man et issue, skal der straks et møde til.”

Der er også andre aspekter ved den hybride arbejdsplads, som virksomheder bør have øje for, er Peter Østergaards erfaring. ”Vores medarbejdere er dedikerede og hårdtarbejdende, men de skal nogle gange hjælpes med at holde fri. Online kan du arbejde hele tiden, men du skal også huske at holde fri. Ellers bliver du et mindre helt menneske og medarbejder. En anden risiko, som man skal være meget opmærksom på, er opfattelsen af, at medarbejdere, der ofte møder ind på kontoret, bliver favoriseret ift. dem, chefen ikke ser så ofte. Her skal man som leder selvfølgelig sørge for, at en sådan opfattelse ikke bundfælder sig.”

Delegate - En arbejdsplads med fuld fleksibilitet Hvad kan virksomheder gøre for at håndtere udfordringer, den hybride arbejdsplads bringer med sig? Først og fremmest kræver det opmærksomhed, siger Peter Østergaard. ”Ledelse

i dag er noget andet end ledelse for tre år siden, og du skal være opmærksom på, hvad den nye virkelighed byder på af muligheder og faldgruber.

Det kræver en ekstra indsats at bevare den sociale kapital i virksomheden. I Delegate holder vi regelmæssigt sociale arrangementer for at samle folk i en uformel sammenhæng og gør i det hele taget, hvad vi kan for at fremme et stærkt socialt fællesskab. Samtidig prøver jeg som leder stadig at have de uformelle snakke med medarbejdere. F.eks. kan jeg se, hvornår en medarbejder er i transport og benytter så lejligheden til at give vedkommende et hurtigt kald.”

Ellers er nøgleordet for Delegates hybride arbejdsplads frihed. ”Vores arbejdsform er kort sagt work from anywhere. Det er helt op til den enkelte medarbejder, hvor de vil arbejde fra og i det store hele også hvornår. Medarbejderne har muligheden for at tage fri til private aftaler i løbet af dagen eller dyrke motion, de planlægger selv deres arbejde. Der er en vis selvregulering, fordi vi arbejder i teams, men principielt virker den hybride arbejdsplads bedst for os ved at give medarbejderne frihed til selv at strukturere deres arbejdsdag. Og så gør vi selvfølgelig brug af teknologi til at performe effektivt og i samspil, men altid med øje for det menneskelige element,” siger Peter Østergaard.

FAKTA

Sådan skaber du en god hybrid arbejdsplads

1. Den rigtige teknologi er afgørende for, at din hybride arbejdsplads bliver en succes (Anvend f.eks. Microsoft Viva)

2. Aftal spillereglerne med dit team ift. fleksibilitet, tilgængelighed og opgaveløsning og hav så tillid til dine medarbejdere

3. Husk de fysiske events. Prioriter både faglige og sociale sammenkomster, hvor kolleger mødes ansigt til ansigt

4.Udskift snakken ved kaffemaskinen med et ugentligt uformelt check-in

5. Hjemmearbejde og fysisk fremmøde

vægtes lige

Læs mere på www.delegate.dk

skal

højt. Medarbejderen på kontoret er ikke mere flittig end ham eller hende, som vælger at sidde derhjemme.

”Det at være sammen med andre mennesker giver noget unikt, vi er jo sociale individer! På en arbejdsplads er relationer selvfølgelig professionelle, men det uformelle samvær i form af småsnak ved kaffemaskinen eller over frokost skaber en sammenhængskraft, en social lim, vi som virksomhed også lever af.” Peter Østergaard, Co-CEO Delegate

HVAD ER KONTORETS WHY?

På en mere hybrid arbejdsplads er indretningen og brugen af det fysiske kontor og den samhørighed, der kan skabes her, blevet vigtigere end nogensinde. Det mener Sign In Workspace (tidl. Pronestor), som hjælper virksomheder med at skabe attraktive arbejdspladser gennem softwareløsninger til styring af mødelokaler og andre vigtige faciliteter.

Af Peter Klar

Det er ikke kun virksomheden, der skal have et why – kontoret skal også.

Hvorfor har vi et kontor, og hvilket formål har det? Det spørgsmål bør virksomheder i højere grad stille sig selv og ikke mindst deres medarbejdere, når de skal finde ud af, hvordan og hvor meget de vil arbejde mere hybridt.

Det mener softwarevirksomheden Sign In Workspace (tidl. Pronestor), som udvikler løsninger til booking af mødelokaler og faciliteter.

Hvor andre tager udgangspunkt i virksomhedens lokaler, skriveborde og faciliteter, ser Sign In Workspace det fra medarbejdernes synsvinkel ved at gøre sine løsninger så simple og gennemskuelige som overhovedet muligt.

”Medarbejdernes synsvinkel er en vigtig faktor, når virksomheden skal finde ud af, hvilke aktiviteter på det fysiske kontor, der har værdi for medarbejderne og de opgaver, der skal udføres. Man skal jo ikke kun komme på kontoret, fordi huslejen er dyr, men fordi det giver værdi at møde op og dele viden med hinanden i rammer, hvor mødelokaler, deres udstyr og bookingen af dem fungerer optimalt,” siger Kasper Ullits, der er Senior Vice President i Sign In Workspace.

Optimal udnyttelse

Med sine løsninger hjælper Sign In Workspace virksomheder med at håndtere alle aspekter af arbejdspladsen, hvad enten det drejer sig om møder, medarbejdere eller gæster. En af de mest populære løsninger er Planner, som er integreret med Outlook og gør det nemt for medarbejderen at finde et velegnet mødelokale, der understøtter værdien af det på-

gældende møde og bidrager til en optimal udnyttelse af virksomhedens faciliteter og kvadratmeter.

Medarbejderne skal indtaste nogle få ekstra oplysninger, når de opretter et møde i Outlook, og så kommer Planner selv med forslag til mødelokaler baseret på deltagerantal og ønsket udstyr. Systemet håndterer også bestilling af forplejning og andre ressourcer, for eksempel videoudstyr.

”Medarbejderne farer ikke vild i deres muligheder, og virksomheden undgår, at to personer optager et lokale med plads til 10. Men er den ene deltager CEO i en virksomhed, som man gerne vil sælge et produkt til, skal man jo ikke sidde lårene af hinanden i et trangt lokale, og så er et stort, repræsentativt mødelokale selvfølgelig relevant. Med Planner nudger vi medarbejderne til at tage de mødelokaler, der passer bedst til situationen, uden at de selv skal tænke for meget over det,” siger Kasper Ullits.

Dialog med medarbejderne

Til gengæld bør mange virksomheder tænke over, hvilke faciliteter, de har, og hvordan de bruger dem.

Sign In Workspace oplever jævnligt, at virksomheder har en forkert opfattelse af, hvordan deres mødelokaler reelt fungerer i praksis.

Der er for eksempel de potentielle kunder, som ikke mener at have problemer med deres mødelokaler. Men når anvendelsen af dem undersøges nærmere, viser det sig måske, at de store, repræsentative mødelokaler på femte sal, som egentlig var tænkt til møder med eksterne deltagere, bookes flittigt af medarbejdere til interne møder med få deltagere.

”Til gengæld står de mindre mødelokaler på de nedre etager

tomme, og det er jo ikke optimalt,” siger Kasper Ullits. Sign In Workspace har også oplevet, at udsigten til omgivelserne helt kan skævvride brugen af mødelokaler, der ellers har identiske kvaliteter.

”En stor kunde på Amager manglede mødelokaler med plads til seks personer, men forklaringen viste sig at være, at de mødelokaler til seks personer, der havde udsigt over Københavns Havn, altid var booket op, mens de tilsvarende mødelokaler, der havde udsigt over Amager mod Sverige, sjældent blev brugt.”

Derfor var det relevant at gå i dialog med medarbejderne om, hvordan de ubenyttede mødelokaler kunne gøres mere interessante og attraktive.

Medarbejderne skal kende deres muligheder

”Det er et eksempel på, at vi kan hjælpe virksomheder med at udnytte deres kvadratmeter bedre og skabe rammer, der skaber værdi for medarbejderne og deres arbejde.”

Mange virksomheder bruger i disse år mange penge på at etablere mødelokaler med nyt AV-udstyr, der understøtter det hybride møde, så alle føler sig inkluderet.

Sign In Workspace hjælper dem med at blive klogere på, om de nye, dyre faciliteter bliver brugt som forventet.

”Hvis ikke der er den forventede efterspørgsel fra medarbejderne, er der jo ingen grund til at etablere flere dyre, teknisk avancerede mødelokaler. Videokonferenceudstyr til otte eller flere personer koster immervæk en del. Men det kan jo også være en kommunikationsopgave, der mangler. Medarbejderne kender måske ikke deres muligheder godt nok. Det kan vi hjælpe med gennem Planner.”

Medarbejderne farer ikke vild i deres muligheder, og virksomheden undgår, at to personer optager et lokale med plads til 10

Kasper Ullits, Senior Vice President i Sign In Workspace

Med løsningen Planner, som er integreret med Outlook, gør Sign In Workspace det nemt for medarbejderne at finde et velegnet mødelokale, der understøtter værdien af det pågældende møde og bidrager til en optimal udnyttelse af virksomhedens faciliteter og kvadratmeter.

To lag data giver indsigt

Sign In Workspace udnytter både data fra sensorer i mødelokalerne og data, der samles op via Planner i Outlook. Begge typer data har værdi, men de største indsigter opnår virksomheden, når sensordata og Planner-data bliver koblet sammen.

”Sensorer registrerer, om lokalet bliver brugt, hvornår og af hvor mange, men når vi lægger Planner-data oven på som et kontekstuelt lag, får du pludselig indblik i, hvilke typer af møder, der gennemføres eller annulleres af hvilke medarbejdergrupper osv. Det gør virksomhederne i stand til at træffe vigtige beslutninger om deres faciliteter på et oplyst grundlag.”

Virksomhederne sparer penge, bruger deres kvadratmeter smartere og kan designe en attraktiv arbejdsplads på viden frem for mavefornemmelse. Og medarbejderne sparer arbejdstid, når de kan booke møder nemt og enkelt i et system, de oplever som en hjælp og ikke som en belastning.

”Før corona talte man meget om den aktivitetsbaserede arbejdsplads, hvor man flyttede rundt på kontoret, alt efter hvilken opgave man skulle løse. Hvor gav det bedst mening, at man befandt sig? Den ene dag sad man med salg og marketing, og den næste var man sammen med udviklerne.”

Nu har vi fået den hybride arbejdsplads, hvor man ikke er inde på kontoret alle dage.

”Vi kan hurtigt blive enige om, at en mere hybrid arbejdsplads er fremtiden, men hvordan gøres det bedst? I Sign In Workspace tror vi på, at der er potentiale i at arbejde med data og gennemsigtighed, så det bliver helt klart for virksomhederne, hvordan de bruger deres mødelokaler, hvad medarbejderne

efterspørger, og hvordan virksomhederne på den baggrund kan forbedre sig.”

Nu er kontoret i konstant beta

Løsninger fra Sign In Workspace til arbejdspladsstyring gør også gavn i flerbrugerhuse, hvor flere virksomheder deler faciliteter og services.

Ifølge Kasper Ullits er der endvidere kommet en ny trend, hvor større virksomheder, der har skåret ned på brugen af deres kvadratmeter, begynder at udleje plads til andre virksomheder, der så får adgang til de samme services og mødelokaler. Her hjælper Sign In Workspace også med at styre brugen af bygningens ressourcer.

”Virksomheder skal i fremtiden være mere omstillingsparate i forhold til de krav, der stilles til deres kontorer. De skal lytte mere til, hvordan de nuværende kontorer bliver brugt, så de kan ændre rammerne og supportere den måde at arbejde på, som der viser sig at være behov for. Det tog os 20 år at transformere arbejdspladsen fra cellekontorer til storrumskontorer, og nu er vi klar til at lave kontoret om fra år til år og fra afdeling til afdeling. Det moderne kontor er nu i konstant udvikling – i konstant beta, som jeg ynder at sige som softwaremand. Det, vi finder ud af i dag, er måske ikke det bedste svar i morgen. Vi ændrer os som individer, og vores behov forandrer sig. Og det afspejler sig også i, hvordan vi anvender vores mødelokaler,” siger Kasper Ullits.

Gennem sine softwareløsninger til styring af mødelokaler og andre faciliteter på arbejdspladser får Sign In Workspace arbejdspladser til at fungere – hver dag. Sign In Workspace blev grundlagt i 2001 under navnet Pronestor. Siden er Pronestor vokset støt, og i efteråret 2022 blev virksomheden en del af den internationale softwaregruppe Sign In Solutions og skiftede i den forbindelse navn til Sign In Workspace.

Se mere på www.signinworkspace.com

FREMTIDENS ARBEJDE –DIGITALT, HYBRIDT OG ANALOGT

Arbejdslivet ændrer sig som følge af mange forskellige faktorer. Ny teknologi ændrer arbejdsprocesser og kompetencekrav mens andre typer af teknologi ændrer tid og sted for arbejdets udførelse. Indtil for nyligt gik debatten ofte på at teknologien driver medarbejdere ud i arbejdsløshed.

Af Carsten Beck, Instituttet for Fremtidsforskning

Men i dag, hvor mange brancher oplever en mangel på arbejdskraft, skal teknologien snarere ses som en faktor der hjælper til at effektivisere arbejdet og skabe arbejdsliv som forhåbentligt passer endnu bedre til de krav og forventninger som danskerne har til fremtidens arbejdsliv

Når man skal forholde sig til fremtidens arbejdsmarked, er frihed og fleksibilitet to helt afgørende nøgleord. Det kommer til at blive langt mere flydende, hvorfor og hvornår vi arbejder, og sandsynligvis også måden, vi er ansat på. Med frihed følger der selvfølgelig også nogle udfordringer. De dygtigste medarbejdere inden for deres felt vælger måske at gå solo eller skifte arbejdsplads. Og også internt på arbejdspladserne skal vi finde ud af hvad fleksibilitet og frihed betyder hos os.

Udgangspunkterne er forskellige

En væsentlig udfordring bliver at der typisk er forskellige funktioner som skal varetages på arbejdspladsen. Det betyder så også at der er forskellige muligheder for at øge fleksibiliteten og friheden. Togførerens uge skema kan måske tilrettelægges mere hensigtsmæssigt, men kræver stadigt fysisk fremmøde. Til gengæld kan regnskabsmedarbejderen jo antageligt arbejde stort set uafhængigt af tid og sted. Det stiller krav: Hvordan sørger vi får at skabe rammer arbejdspladsen hvor alle føles at de samme muligheder men hvor udgangspunkterne vil variere kraftigt.

For mange arbejdspladser bliver det antageligt en slags ”vimødes-på-midten-tilgang” vi kommer til at se. Det er selvføl-

gelig ikke alle arbejdspladser, der har mulighed for at tilbyde samme form for fleksibilitet, men frisættelsen af den enkelte medarbejder kommer uden tvivl til at blive afgørende og vil også åbne for en langt bredere rekruttering fra både ind- og udland.

Denne udvikling hen mod mere hybride arbejdsrutiner og -processer har ført til at mange arbejdspladser har sat alle kræfter ind på at skabe gode digitale arbejdsforhold for medarbejderne – en udvikling som Corona epidemien satte fuld turbo på. Fremadrettet kan der blive behov for at vi også ”genbesøger” den fysiske verden. Allerede nu er der en masse arbejdspladser, der gentænker det fysiske arbejdsrum, for oplever de ansatte at rammerne er forkerte i forhold til forventningerne, så er det nærliggende at blive hjemme. Derfor forventer vi at se en masse nytænkning omkring de fysiske rammer for arbejdslivet. Hvad skal en kontorbygning og en fysisk kontorarbejdsplads ”kunne” for at være en effektiv ramme for arbejdslivet og samtidig være så attraktiv at medarbejderne aktivt tilvælger at møde ind på kontoret.

Hvad kan det fysiske fremmøde?

Sat helt på spidsen vil vi antageligt skulle overveje nøjere hvad værdien af det fysiske møde egentlig er. Når dine kunder, patienter, elever, borgere osv. møder dig og din arbejdsplads fysisk – hvad er det så for en værdi eller leverance som skal leveres. Det har til dato været et banalt spørgsmål – fordi vi jo vidste hvordan arbejdspladser så ud og hvilken funktion de udførte – den praktiserende læges klinik, folkeskolerne, dagligvarehandelen, biografen osv. Men jo mere der kan digitali-

seres jo mere vigtigt bliver det at gentænke de fysiske møder. Også af hensyn til arbejdspladsen, kollegaerne og chefen. Ikke alle typer af kommunikation og interaktion er lige nemme at gennemføre digitalt. Kulturen og tonen åp arbejdspladsen viser sig ofte at lide skade hvis kollegaerne ikke mødes fysisk. Samtidig er der også data som tyder på at rene digitale arbejdsprocesser fører til at medarbejderne indsnævrer antallet af kollegaer og andre som de er i (digital) kontakt med. Det kan nogen gange måske øge effektiviteten. Men risikoen er også at man går glip af væsentlige input fra dem der er blevet ”skåret fra” i den digitale kommunikation.

Eller med andre ord: Hvordan ser den digitale eller hybride kaffemaskine ud – der hvor vi mødes uformelt og udveksler erfaringer, synspunkter og holdninger.

Rammer til de enkelte livsfaser

De næste 5-10 år vil der komme en forstærket debat om, hvordan vi tiltrækker unge mennesker – og sådan set også alle os andre – særligt inden for de områder, der skriger på arbejdskraft. Det er derfor interessant at fokusere på livsfaser versus generationer, for én ting er, at en medarbejder står som syvogtyve-årig idealist med et eksamensbevis, der brænder i lommen, og noget andet er, hvor du er i dit liv 5-10 år senere. En mulighed for arbejdspladserne er at skabe rammer, som tilgodeser de enkelte livsfasers behov. Det kan for eksempel dreje sig om at give de ældre medarbejdere større fleksibilitet i deres arbejdstid- og sted, og det kan være at give de unge medarbejdere mulighed for at arbejde på tværs af afdelinger og eventuelt også for andre arbejdsgivere.

OPTIMER FORRETNINGEN MED HYBRIDE IT-MILJØER

Cloudløsninger kan i særlig grad være medvirkende til at styrke de nye sikkerhedsaspekter, der viser sig i forbindelse med hybride arbejdspladser –og dermed være medvirkende til at optimere forretningen.

Af Michael Fahlgren

Da Sentia A/S indtræder på det danske marked i 2016 var det ud fra et behov i markedet om at flytte stadigt større og større dele af IT-systemerne til cloud blandt eksisterende og nye kunder. Allerede dengang skete det med fokus på hybride IT-teknologier.

”Den hybride arbejdsplads og cloudteknologi spiller en afgørende rolle for virksomheder i at nå deres kunder problemfrit, uanset hvor den enkelte medarbejder befinder sig. Hos Sentia forstår vi vigtigheden af fleksible arbejdspladser og er dedikeret til at give vores kunder de cloudløsninger til at understøtte netop dette,” indleder David Lange, kommerciel direktør i Sentia A/S.

”Hybride IT-løsninger er kendetegnet ved at ressourcerne både kan ligge hos kunden, i vores egne datacentre og i public cloud: Det er uhyre vigtigt, for det er ikke altid det giver mening at lægge alt ud i public cloud,” fortsætter David Lange.

Det handler om slutbrugernes oplevelse

Sentia er en førende cloud serviceleverandør med stærke hybride IT-kompetencer fordelt over tre lokationer. Medarbejderne specialiserer sig i både private, hybrid og public cloud, samt såkaldt digital experience monitoring, som dækker over en digital måde til overvågning af slutbrugerens oplevelse af at anvende visse applikationer og hjemmesider mv. Dermed inkluderes ’hele paletten’ fra kundernes egne IT-miljøer til at slutbrugerne får en god oplevelse ved brug af IT-infrastrukturen.

”For enhver virksomhed handler det om at være proaktiv i driften; at forstå vigtigheden af at forebygge frem for at reagere på problemerne. Det oplever vi som et meget stort fokusområde, ikke mindst fordi der stilles så store krav til ydelsen hos de forskellige webapps vi er blevet afhængige af såsom Mobilbank. Selv sætter vi et stort fodaftryk i de mellemstore virksomheder (300500 medarbejdere), finanssektoren, fremstillingsvirksomheder samt både opstarts- og etablerede virksomheder lokale som globale inden for softwarebranchen,” uddyber David Lange.

GDPR og russiske hackere giver udfordringer

Især erhvervslivet er aktuelt udsat for de russiske statsfinansie-

rede/statsansatte hackere, som på forskellige måder forsøger at gøre livet surt.

Men også GDPR og Schrems II, der næppe længere kan kaldes for nogen nyhed, giver mange virksomheder og organisationer grå hår i hovedet – hvilket ikke mindst skyldes, at GDPR nu for alvor og fuldt ud bliver håndhævet af myndighederne.

”Datalæk og krigstilstande rundt omkring øger i tiltagende grad virksomhedernes behov for sikre data. Der stiller tillige krav om en professionelt styret IT-drift, hvor man kan stole på datasikkerheden og at best practice-principperne overholdes. Aktuelt oplever vi meget stor efterspørgsel på rådgivning om hackerangreb og et tiltagende behov for at sikre IT-miljøet mod denne form for IT-kriminalitet. Derfor opbygges i stigende grad private clouds med henblik på at kunne håndtere meget store og meget tunge angreb, uden det påvirker IT-driften. Simpelthen fordi kunderne oplever ugentlige angreb, eksempelvis de meget omtalte DDoS-angreb, som de gerne vil kunne modstå. Desuden forstærker hackerangrebene kravene til overholdelse af GDPR pga. disses krav om sikring af personoplysninger,” forklarer David Lange.

Forskellen er ens

Noget af det vigtigste ved det hybride kontor er at fokusere på brugernes behov – at tale mindre om teknik. Grundliggende har en bruger, som arbejder hjemmefra, behov for de samme værktøjer, som hvis vedkommende sad på sin arbejdsplads i virksomheden. Og har behov for de samme brugergrænseflader begge steder.

”Det handler i bund og grund om at give medarbejderne de samme muligheder for at arbejde lige effektivt uanset hvor kontoret befinder sig – hjemme hos medarbejderen eller på kontoret i virksomheden. Vi taler meget om den ensartede brugeroplevelse på den hybride arbejdsplads. Både af hensyn til effektiviteten men i lige så høj grad af hensyn til konsistensen. Det handler naturligvis også om at understøtte medarbejdernes digitale behov. Lige fra de tilgængelige skabeloner i Word til kontrol af tilladelse til overførsel af dokumenter ud af huset,” påpeger David Lange afslutningsvis.

En private cloud er sikkerhedsmæssigt at foretrække frem for at køre sit eget datacenter, fordi man ved konsolidering af virksomhedens services, og hvis man besidder den nødvendige specialistviden, kan samle større kompetence, anskaffe bedre og mere avanceret udstyr, som er mere sikkert.

Virksomheder skal være opmærksomme på, at sikkerhed foregår i tre lag; brugere, systemer og datacenter. Der er behov for fysisk sikkerhed i det enkelte datacenter, men også virksomhedens egne evner til at sikre systemer på deres forskellige applikationer. Vi ser at fleksible arbejdspladser kan øge sikkerhedsrisikoen, da phishing angreb er den mest almindelige form for hacking, da det ofte fører til frivillig overdragelse af informationer fra bl.a. medarbejdere.

Arbejdspladserne i det hybride kontor har behov for samme: Muligheder, værktøjer, brugergrænseflader og opsætning, så medarbejderen har de samme vilkår for at yde optimalt begge steder.

FAKTA

LOCUS DESIGN er nu en del af 2MOVE. Hybridkontorer og nye digitale samarbejdsformer er den komplekse virkelighed, som rigtig mange virksomheder lige nu forsøger at tilpasse kontorarbejdspladsen til.

Og med LOCUS DESIGN som en del af 2MOVE samler vi nu flere kompetencer in-house, så vi i endnu højere grad kan fortsætte med at levere visionær, ambitiøs og uafhængig rådgivning til virksomheder og organisationer, der ønsker at skabe fremtidens attraktive arbejdspladser.

Pernille Helms, Head of workplace hos Locus Design en del af 2MOVE

FIND KONTORETS KLOGE KVADRATMETER

Analyser fra EY Danmark samt Dansk Facility Managements viser, at ca. 80 % af de danske virksomheder ønsker at ændre indretningen af kontoret. Flere arbejder hjemme, og virksomhederne har behov for at gentænke, hvordan kontorpladsen udnyttes. Løsningen er hybride kontorer med fokus på kloge kvadratmeter og fleksibilitet, der understøtter bæredygtigheden, styrker virksomhedens kultur og værdi samt evnen til at fastholde og tiltrække medarbejdere.

Der er sket meget, siden storrumskontorerne havde deres glanstid, og tiden med Covid-19 har for alvor sat sit præg på måden, vi arbejder på. I løbet af Coronakrisen har omkring en halv million arbejdet hjemmefra. Tal fra Dansk Industri viser, at op mod 90.000 flere ansatte vil fortsætte arbejdet på hjemmekontoret efter tiden med Covid-19. Undersøgelser viser, at hjemmearbejdet er effektivt, men det kommer med en stribe udfordringer for

FAKTA

FIRE TRIN PÅ VEJEN TIL DET BEHOVSBASEREDE KONTOR

1: 2MOVE gentænker arbejdspladsen med afsæt i strategi, behov og arbejdsprocesser.

2: 2MOVE frisætter de ”private” skriveborde, indfører ”clean desk” og skaber et fællesejet og trygt arbejdsmiljø med zoner, hvor teams er hjemhørende.

3: 2MOVE indretter efter behov og gennemsnitlig tilstedeværelse og kan opnå en reducering af skriveborde på 25-30 % eller mere.

4: 2MOVE omsætter arealbesparelse til nye rumlige funktioner, arbejdszoner og evt. arealreduktion. Læs mere på www.2move.dk

virksomhederne, som 2MOVE hjælper med at adressere. ”Vi hjælper virksomhederne med at indrette kontorerne, så kvadratmeterne udnyttes effektivt samtidig med, at arbejdsfællesskabet styrkes, og medarbejderne trives. Det gavner både bundlinjen og arbejdspladsens evne til at fastholde og tiltrække medarbejdere at arbejde med det hybride kontor, der afspejler de reelle behov. Et kontor, der lever op til den fleksible måde at arbejde på, som er blevet normen i dag,” fortæller Robert Neble Larsen, partner hos 2MOVE, der årligt forandrer og optimerer omkring 150.000 kvadratmeter kontorer hos de danske virksomheder.

Kontoret møder den nye virkelighed Kontorarbejdspladsen og dens funktion og strategiske betydning er under forandring, og derfor skal indretningen understøtte nye måder at arbejde på. Mange virksomheder oplever, at kontorpladserne står halvtomme, fordi den enkelte medarbejder prioriteter at arbejde hjemmefra flere dage om ugen. De halvtomme kontorer er en trussel mod den bæredygtige dagsorden, forøger de høje energiregninger og udfordrer det kollegiale fællesskab og samarbejde. Årsagen er, at færre kolleger mødes spontant, videndeler og skaber værdi for virksomheden.

”Virksomhederne er nødt til at se på, hvordan de bedst indretter og udnytter kontorarealet og samtidig arbejder med medarbejdernes kultur og adfærd. Ledelsen skal gøre sig klart, om der er en ideel balance mellem arbejde på kontoret og fra distancen. Det begynder med, at ledelsen skal se kontoret som andet end en udgift, men som et aktiv, der bringer kulturen sammen og skaber værdi for virksomheden,” siger Robert Neble Larsen.

Indretning begynder med adfærd

Den hybride arbejdsplads handler derfor både om at skabe kloge kvadratmeter, men også i høj grad om at forstå adfærden på arbejdspladsen og skabe rammerne for produktivitet og trivsel.

”Det kan fx handle om, at ledelsen tager stilling til og melder ud, hvordan balancen ideelt bør være mellem arbejde på kontoret og arbejde hjemmefra, så der er mulighed for at mødes,

videndele og sparre. Det værdiskabende rum, der opstår i mødet mellem mennesker, kan være særligt vigtigt for især nyansatte, som skal onboardes i virksomheden,” forklarer Pernille Helms, Head of workplace hos Locus Design en del af 2MOVE. Undersøgelser viser, at netop de nyansatte, som endnu ikke har opbygget solide faglige- og kollegiale relationer, oplever, at det er langt nemmere at dele viden og koordinere med kollegaer, når man mødes og er sammen på arbejdspladsen. Modsat mener mange medarbejdere med lang anciennitet, at det er nemt at være tilgængelig via chat eller på Teams.

Hjemmearbejdet er dog kommet for at blive, fordi det giver en høj grad af frihed og fleksibilitet for den enkelte medarbejder, men det skal forenes med en levende arbejdsplads med puls, kollegaer og faglig videndeling.

Indret efter behov

Hos 2MOVE arbejder de med behovsbaseret indretning af kontorerne.

”Et kontor er ikke et statisk rum, men skal underbygge måden, vi samarbejder på. Virksomhederne skal tænke arbejdspladsen præcist som en bolig, der opfylder mange forskellige behov. I hjemmet er nogle rum stramt defineret, mens andre er fleksible og danner ramme for mange forskellige aktiviteter. Det samme gælder på arbejdspladsen, hvor mødet omkring kaffemaskinen fx både skaber rum for kreativitet, fællesskab og videndeling. Omvendt skal kontoret også rumme arbejdszoner, hvor medarbejdere kan finde ro til at fordybe sig i en opgave,” forklarer Pernille Helms.

Arbejdspladsen skal derfor facilitere de mange forskellige samarbejdsformer også de hybride møder - og ikke kun med én til én indretning og omstændig mødelokalebooking. De mange spontane møder og samtaler, der opstår i løbet af arbejdsdagen, understøttes i flerfunktionelle- og fleksible zoner, som tilbyder en variation i indretningen.

Med behovsbaseret indretning afgrænses virksomhedens samlede arealforbrug til det faktiske behov. Og ørkenlandskabet, med de tomme skriveborde, veksles til nye funktioner og ofte en reduktion af kvadratmeter. Det er sund fornuft i en tid, hvor energipriserne eksploderer, og virksomhederne samtidig forpligter sig på at fremme bæredygtighed i alle led.

Af Pia Bundgaard Hansen

Afdækker medarbejdernes behov

Vejen mod det behovsbaserede kontor begynder med at forstå medarbejdernes adfærd og behov, fordi det går hånd i hånd med indretning og design.

For at skabe optimal og unik spaceplanning, indhenter 2MOVE altid data og viden fra hele organisationen. 2MOVE interviewer digitalt alle medarbejdere, hvilket danner grundlaget for rådgivningen. Indsigten i medarbejdernes ønsker

FAKTA

MED 2MOVE SPACEPLANNING FÅR DU:

• Stemning/kultur – forslag via moodboards til grundlag for en diskussion om, hvordan jeres kultur, stemning og mål i organisationen kan udtrykkes i formsprog og materialer.

• Ideoplæg til koncept og indretning (eksisterende eller nyt kontor)

• Planskitse (spaceplanning) – jeres ønsker og idéer om funktion i indretningen præciseres og danner grundlag for projektering og byggeproces.

• Møbleringsforslag og specifikationer

• Implementering af planer – vi følger selvfølgelig projektet til dørs. Det er lige fra logistik og tilsyn til kvalitetskontrol og indflytningsrapport.

Læs mere på www.2move.dk

giver konkret viden om virksomhedens behov, uformelle og formelle netværk samt kulturen. Alle data bliver via SpaceProTM softwaren omsat i konkrete, visuelle muligheder for kontormiljøet.

”Frihed til at vælge arbejdssted med flere muligheder og fleksibilitet forudsætter, at både ledere, teams og medarbejdere åbner øjnene og får forståelse for, hvordan de forskellige fysiske rammer og rum faciliterer de enkelte arbejdsprocesser

bedst. Det kræver nye vaner og adfærd og en større mobilitet i det daglige,” siger Pernille Helms og uddyber:

”Hjælp valgfriheden på vej, og skub til ”plejer” kulturen. Styrk kontoret med nye funktioner og med et gennemgående design, som også fremhæver brand- og virksomhedsidentiteten. Mød teams og medarbejdere med tillid, og gør det til en fælles ambition at balancere fleksibilitet og kontoret som ”første prioritet.””

Vi hjælper virksomhederne med at indrette kontorerne, så kvadratmeterne udnyttes effektivt samtidig med, at arbejdsfællesskabet styrkes, og medarbejderne trives.

Robert Neble Larsen, partner hos 2MOVE

HVIS

DEN

HYBRIDE

ARBEJDSPLADS SKAL GIVE MENING, ER VI NØDT TIL AT TRÆNE VORES

MENNESKELIGHED MERE SYSTEMATISK

Den hybride arbejdsform har et mægtigt potentiale. Den kan forløse produktivitet. Den kan skrumpe afstande i tid og sted. Ja, den kan endda bidrage til at reducere vores CO2-aftryk. Men den har også potentialet til at udvande kulturen i organisationer. Til at fremmedgøre mennesker. Ja, den kan endda føre til komplet meningsløshed. Inden vi fuldt ud omfavner denne arbejdsform, er vi nødt til at være opmærksom på de konkrete konsekvenser, den slæber med sig, og hvordan vi vaccinerer imod dem. Ellers bliver det så meget desto sværere – og dyrere – at skabe en stærk kultur, hvor mennesker trives og skaber resultater.

Af Nicolai E. E. Iversen, Chief Philosophy Officer, Voluntās

Vi befinder os i en meningsrecession. Antallet af mennesker, der oplever deres arbejde som meningsfuldt, er faldet to år i træk – fra 76% af alle i 2020 til blot 64% i 2022. Især følelsen af tilhørsforhold til vores organisation er styrtdykket. Vi føler os ikke lige så forbundet, set eller hørt, og det er sværere for os at se, hvordan de værdier og dyder, der definerer kulturen omkring os, stemmer overens med vores egne. Parret med et ophedet jobmarked, hvor muligheden for en lidt højere løn, og en ny start glimter rundt om hjørnet, er det intet under, at mange organisationer de sidste år har fokuseret på at fremme trivsel, på fastholdelse og på at gøre sig særligt attraktive over for nye rekrutter. Som et kardinalpunkt i den indsats er den hybride arbejdsplads kommet galoperende, stærkt forceret af nedlukninger og tvungent hjemmearbejde, som en del af svaret på, hvordan den moderne organisation ser ud. Fleksibilitet, hjemmearbejde og virtuelle møder er blevet en ny normal i måden vi arbejder og samarbejder på. Lovprisningerne og succeshistorierne er mange, men sandheden er, at narrativet for den hybride arbejdsplads er stærkt overvurderet, og at vi i en travl hverdag risikerer at glemme at gentænke, hvordan vi kan dyrke vores kultur og tilhørsforhold i verden, der bliver stadig mere digital. For ja, vi sætter pris på den ekstra fleksibilitet. Men langt de fleste af os ønsker stadig at bruge majoriteten af vores arbejdstid på selve arbejdspladsen – 3,5 dage om ugen for mænd og 3,1 dage om ugen for kvinder. Og langt de fleste virksomheder, selv de moderne og progressive af slagsen, har stadig en ”office-first” tilgang til, hvad de forventer af deres medarbejdere. Det er der god grund til, for selvom kulturen ikke sidder i væggene, så skabes den mellem mennesker. Og når vi siger farvel til det fysiske rum, siger vi også farvel til en masse intimitet, nærhed og fortrolighed. Noget vi er nødt til at erstatte på andre måder. Verdens mest omfattende studie af, hvad der skaber det gode liv, peger i hvert fald entydigt på, at den vigtigste faktor for vores velvære er gode

relationer til andre mennesker – tilhørsforhold og forbundethed. En forskergruppe fra Oxford kunne i sidste uge vise, hvordan digital undervisning og skolelukninger under Corona-pandemien har medført et betydeligt læringstab blandt skolebørn, som stadig kan måles her to år efter de første skolelukninger. Min egen nevø, der er ét af de absolut fineste mennesker, jeg kender, men i boglig forstand har brug for en ekstra hånd, gav mig sin hjerteskærende beretning om, hvordan han tidligere havde kunnet kompensere for sin manglende faglige flair ved i pauserne at kunne stille sin lærer sine ”dumme” spørgsmål under mere fortrolige forhold. Nu – med digital undervisning – var han enten tavs i timerne af frygt for at blive udstillet foran alle eller henvist til at skrive på Aula og, måske, få svar om 3-4 dage. Lignende effekter gør sig gældende i vores organisationer, i takt med at vi rekrutterer og onboarder nye kollegaer mere og mere virtuelt, og at vi i stigende grad mødes og interagerer mere og mere virtuelt. For ja, vi vinder noget komfort, effektivitet og –for nogle af os – tid. Men vi taber samtidig på kultur, sammenhængskraft, fællesskab og den tavse viden. Efter to år i den virtuelle hule kan det være svært at vænne sig til lyset udenfor. Der er andre mennesker i trafikken, høje lyde omkring os og længere til kaffemaskinen. Det var ikke uden grund, at de første mennesker, der kom op af hulen i Platons hulelignelse hurtigt søgte tilflugt i mørket igen. De blev overvældet af lyset, af hvordan verden i virkeligheden er, for derfor at krybe tilbage og blot nøjes med at se på skyggebilleder af den virkelige verden. For i mørket kan man have joggingbukser og sutsko på uden nogen opdager det. Man kan inden for kort radius af skrivebordet nå både kaffemaskine, toilet og soveværelse. Her er der kun planlagte eller selvvalgte forstyrrelser.

Og ja, livet er svært. Men det er alt det svære, der giver mening til det gode. Og det giver ikke mening til os at blive i hulen for længe ad gangen. Så før vi forfalder til en klinisk,

meta-verse version af, hvad det vil sige at høre til i en organisation, bør vi dyrke vores menneskelighed og kultur, nu mere end nogensinde før. I en fremtid, hvor vi har flere pixels og færre fysiske interaktioner til at skabe samme nødvendige tilhørsforhold og nærvær, bør vi som minimum træne vores muskler, vores processer og strukturerer til at forstærke det, der før kom af sig selv, men nu kræver en aktiv indsats.

I VOLUNTAS HAR VI FULGT ADSKILLIGE

ORGANISATIONERS VEJ IND I DEN HYBRIDE VERDEN OVER DE SIDSTE TO ÅR. HER FØLGER VORES KONKRETE RÅD TIL, HVORDAN VI SYSTEMATISK KAN (GEN)TRÆNE DET, VI RISIKERER AT MISTE.

Træn alle ledere (og medarbejdere) i aktiv lytning. Med simple teknikker kan I styrke samtalekulturen og nærværet – resultatet er øget inklusion og tilhørsforhold samt færre misforståelser.

Foretag en kulturel ”due diligence” af alle skridt i medarbejderrejsen.

Vi ved at 89% af alle de rekrutteringer, der fejler skyldes manglende kulturelt ”fit”. Kun 11% kan tilskrives at de fagligt-tekniske evner var utilstrækkelige. Vi har hjulpet organisationer med at lave kulturelle snubletråde, der sikrer at kulturen ikke er til at komme uden om – selv når det hele foregår virtuelt – og de første resultater er meget positive.

Lav en dedikeret ”Belonging”-strategi, der er lige så ambitiøs som jeres IT-strategi. Hvilken arkitektur, hvilke krav og regler, hvilke koncepter og ritualer skal sikre, at flest muligt føler et tilhørsforhold til organisationen? Julefrokost og sommerfest er ikke længere nok (og har nok aldrig været det) til at få sociale relationer til at blomstre.

Det, der startede som en åbenbaring af muligheder har en pris. Hybride arbejdsformer risikerer at bytte produktivitet og komfort for et tab af meningsfuldhed og kultur. Et tab, vi kun kan forsikre imod, hvis vi tager effekterne alvorligt i tide og tilpasser infrastrukturen i vores organisation til at forstærke alt det, vi ved mennesker har brug for, for at præstere vores bedste – i livet som i arbejdet.

Nicolai E. Iversen, Associate Partner

DET VIGTIGE VIRTUELLE FØRSTEHÅNDSINDTRYK

Når virksomheder og organisationer afholder hybridmøder med deres kunder og samarbejdspartnere, har det stor betydning hvor god en oplevelse det har været for alle parter. Hvor bevidst er du om at efterlade et godt og professionelt indtryk af dig og dem du repræsenterer?

Af Michael Fahlgren

Der sker en massiv udvikling i de teknologier og produkter vi bruger til at kommunikere online: chat, samarbejde i delte filer, whiteboards og hybridmøder. Men én ting er produkternes funktioner og muligheder, noget andet er, hvor godt og succesfuldt det virker når det sættes op hos kunden. Der er mange faktorer at tage højde for, og de fleste mødelokaler er dårligt indrettet til hybridmøder. Vi skal ofte på bagkant forbedre lokalets beskaffenhed når det kommer til lys, akustik og møblering. Det er ofte meget lowtech, at forbedre lyden i lokalet, så dem i den anden ende hører dig bedre. De moderne mødelokale-osteklokker er ikke designet med den slags i tanke” indleder salgsdirektør Casper Juhl.

Som at være der selv

Covid-19 pandemien i 2020-22 tvang store dele af erhvervslivet til at reducere medarbejdernes rejseaktivitet og gå over til at afholde hybridmøder og online webinars.

De værktøjer vi bruger som Teams eller Zoom skulle pludselig udbredes til millioner af mennesker, og nye funktioner skulle programmeres på rekordtid.

Takket være de store investeringer som industrien foretog, har vi i dag rigtig gode muligheder for at erstatte eller kombinere vores møder til at være hybride, hvor lyd og billede er i en god kvalitet, og hvor vi kan holde ud at sidde i et timelangt møde. ”Udviklingen i de seneste 2-3 år har gjort kvalitetsprodukter mere tilgængelige, og det kommer alle til gode, både private virksomheder, offentlige organisationer og NGO’er har nydt gavn af flere valgmuligheder og lavere priser end tidligere. Det har også været nødvendigt, fordi vi alle har det samme behov. Vi vil samarbejde på kryds og tværs af kontorer og hjem, ja - uanset hvor vi befinder os, så skal det være let og intuitivt. Det er blevet en konkurrenceparameter, at jobsøgende vælger arbejdspladser til, hvis de får den fleksibilitet i deres arbejde som de nu forventer. Tendensen vi ser lige nu, er behovet for samvær

med kollegerne, muligheder for at dyrke de sociale relationer på arbejdspladsen, og at det er af den grund medarbejdere møder ind på kontoret. Vores kunder efterspørger løsninger, hvor dem på kontoret kan hilse på dem som er hjemme og omvendt vha. en virtuel lounge. Det skal være spontant og uformelt. Det skal nedbryde de fysiske grænser” forklarer løsningsarkitekt Claus R. Thomas.

Tingene skal passe sammen

Én ting som både Casper Juhl og Claus R. Thomas fremhæver flere gange, er vigtigheden i at finde den rigtige løsning til behovet. Fx har man I undervisning brug for en touchskærm. I auditorier er det nødvendigt med avancerede lydsystemer og flere kameraer.

Og i almindelige mødelokaler skal det sikres at højttalere og mikrofoner er dimensioneret korrekt ift. Antal kvadratmeter og personer.

”I designet af AV-løsninger indgår en hel del forberedelse, hvor vi bruger billeder, diagrammer og plantegninger til at bestemme placering af udstyr og installationskablernes føringsveje. Når vi får mulighed for at bringe de væsentlige parametre i spil, medfører det gode lange kundeforhold, fordi de stoler trygt på vores ekspertise og rådgivning. Et værdifuldt samarbejde går altid begge veje”, fortæller Casper Juhl.

Professionel rådgivning giver succes

Enhver kan købe consumer AV-udstyr online, men kun en professionel AV-forhandler kan skabe den gode sammenhængende oplevelse, og give en løbende service – som sikrer at investeringen giver det forventede afkast. Vi har alle oplevet at ringe teknik hurtigt kan ødelægge et møde, fordi det er laveste fællesnævner der afgør udfaldet for vores overordnede mødeoplevelse, og derfor skal bundniveauet hæves i hybridmøderne. ”Hvis man ønsker at opnå den maksimale værdi af sit hybridmøde, er man nødt til at være ligestillet – at alle deltagere i mø-

det, skal opleve det kvalitativt lige godt og gerne som var de i samme fysiske lokale” fastslår Claus R. Thomas afslutningsvis.

FAKTA

• 5 afdelinger i København, Odense, Kolding, Aarhus og Aalborg

• Ældste afdeling etableret i 1997

• Mere end 190 medarbejdere på landsplan

• Egne service- og installationsteknikere samt produktspecialister

• Certificerede medarbejdere

• Specialister i audio- og videoløsninger

• Eneleverandør på SKI-aftale 50.70 (AV-aftalen) samt godkendt leverandør til det dynamiske indkøbssystem på SKI-aftale 02.70

Hvorfor vælge AV CENTER?

• En kompetent partner som løfter selv de sværeste opgaver.

• Rådgivning baseret på mange års erfaring.

• Produktspecialister som hjælper med korrekt implementering af løsninger.

• Undervisning af slutbrugere sikrer højere tilfredshed og anvendelse.

Læs mere på avcenter.dk

Salgsdirektør Casper Juhl, AV CENTER A/S.

Løsningsarkitekt Claus R. Thomas, AV CENTER A/S.

SKAB RUM TIL VERDENS BEDSTE ARBEJDSLIV

Den hybride arbejdsplads har for alvor fået vind i sejlene efter Covid-19, hvor hjemmearbejdspladsen blev en realitet for tusindvis af danskere. Arbejdslivet er forandret for altid, og muligheden for at skabe den bedste og mest fleksible arbejdsplads med velgennemtænkt udnyttelse af kvadratmeterne har aldrig været større. Det kræver dog, at virksomhederne ikke blot kigger på at optimere kontorarealet, men også inddrager hele formålet med arbejdsrummet, medarbejderens adfærd og kulturen omkring hjemmearbejdet.

Bølgen af Covid-19 og det medfølgende hjemmekontor samt udviklingen af teknologien har revolutioneret vores arbejdsliv. Digitale møder, distanceledelse og et radikalt nyt syn på vores arbejdsplads og kolleger er blevet hverdag på mange danske kontorarbejdspladser. Tal fra Dansk Industri viser, at virksomhederne forventer, at 11 procent i gennemsnit vil arbejde hjemmefra på en given arbejdsdag. Det svarer til cirka 90.000 flere end før coronakrisen.

Virksomhederne kom godt gennem den stejle digitale læringskurve under Covid-19, hvor lederne hurtigt erfarede, at effektiviteten var høj, selv om medarbejderne sad hjemme ved computeren og arbejdede i sutsko.

Mød de nye krav til arbejdspladsen

”De fleste medarbejdere forventer i dag, at hjemmearbejde er en del af kontrakten. Fleksibilitet i hjemmearbejdet er med til at skabe attraktive arbejdspladser, der både kan fastholde og tiltrække medarbejdere. Omvendt gør halvtomme kontorer intet godt for samarbejdet, værdiskabelsen eller CO2-regnskaberne,” siger Lene Becker, Space Commander og direktør hos den firdobbelte Gazellevirksomhed LAIKA, specialister i at indrette arbejdsrum. Lene Becker uddyber:

”Covid-19 og arbejdet med den hybride arbejdsplads har lært os, at det ikke er enten eller. De gamle paradigmer for indretningen af kontoret er blevet for snævre. Vi har ikke enten brug for fordybelse eller samarbejde. Vi har ikke enten brug for hjemmearbejdspladsen eller fælleskontoret. Vi har brug for en hybrid, der kan rumme det hele menneske. Det stiller krav til både at udnytte kvadratmeterne optimalt, men også at skabe en kultur, der kan rumme samskabelse, ledelse og retning.”

Vi har faktisk en gylden mulighed nu for at skabe de bedste og mest fleksible arbejdspladser i historien. Det kræver dog et opgør med vanetænkningen både i indretning og mentalitet

Lene Becker, Space Commander og direktør hos den firdobbelte Gazellevirksomhed LAIKA

Unge vil gerne møde ind på kontoret Mange medarbejdere savner kollegerne og interaktionen, når arbejdet foregår på hjemmekontoret, selv om drømmen om fordybelse og arbejdet indenfor hjemmets fire vægge trak me-

get i første omgang. Op mod 25% af nyansatte eller færdiguddannede foretrækker udelukkende at møde ind på den fysiske arbejdsplads. Undersøgelser viser, at tre ud af fire vidensmedarbejdere vægter, at arbejdsgiveren understøtter trivsel, sundhed og kost. Et bevidst fokus på en sund livsstil scorer lige så højt som følelsen af formål med arbejdet. Hele 92% af alle millenials (unge født ca. mellem start 1980 til det tidlige 2000) vægter den mentale trivsel højest, når de vælger arbejdsplads. Netop denne gruppe er værd at have særligt fokus på. De udgør ifølge Deloitte 75% af arbejdsstyrken i 2025 - og deres mentale trivsel er udfordret, både globalt set og i Danmark.

Skab rum til medarbejderne

Hos LAIKA opfordrer de derfor lederne til at arbejde med kulturen på arbejdspladserne og få balanceret fleksibiliteten og sammenhængskraften, der kan give os det optimale hybride arbejdsrum. Et kontor er ikke bare et rum fyldt med skriveborde, men skal være et attraktivt sted, der afspejler medarbejdernes behov for både samarbejde, trivsel og fordybelse.

”Vi har faktisk en gylden mulighed nu for at skabe de bedste og mest fleksible arbejdspladser i historien. Det kræver dog et opgør med vanetænkningen både i indretning og mentalitet. For det kan jo ikke nytte noget, at Bentes hjemmearbejde kun er bestemt af, hvornår hendes datter skal køres til fodbold. Fleksibilitet er virkelig godt og værdiskabende for den enkelte - men det må ikke blive på bekostning af virksomheden, og det arbejde vi skal udføre. Vi får jo løn for at bidrage til en arbejdsplads,” fortæller Lene Becker og uddyber:

”Arbejdet med den hybride arbejdsplads er derfor også arbejdet med kulturen og forventningsafstemning. For det nytter jo heller ikke noget at indrette lækre loungeområder, hvis chefen rynker på næsen, når medarbejderne sidder og hyggesnakker i

Af Pia Bundgaard Hansen

sofaen. Det hjælper heller ikke at investere i dyre kaffemaskiner, hvis der ikke er plads til samtale over kaffen.”

Ledelsen skal derfor have en klar strategi om ønsket til arbejdspladsen samt struktur omkring hjemmearbejdet, fordi det ellers kan udfordre fællesskabet. Mange virksomheder er derfor begyndt at stille krav til, at medarbejderne fx skal møde ind på kontoret bestemte dage om ugen, så der er plads til fællesskab, videndeling, sparring og udvikling.

Består kontoret hotel-testen?

Virksomhederne skal derfor arbejde målrettet med at gentænke rammerne for arbejdslivet, hvad der skal til for at få medarbejderne til at møde ind på kontoret? Hvilken kultur og hvilket formål ønskes på arbejdspladsen?

”Indretningen af arbejdspladsen skal understøtte ikke blot de relevante arbejdsprocesser, men også medarbejdernes ønsker og adfærd. Arbejdspladsen skal ikke være endnu et skrivebordslandskab, men et kreativt rum, som skaber værdi,” siger Lene Becker og opfordrer virksomhederne til at tage testen som metafor for medarbejdernes ændrede syn på det fælles kontor.

”Arbejdspladserne er nødt til at acceptere den foruroligende præmis, at mange medarbejdere har oplevet hjemmekontoret som meget effektivt. Et tilfældigt privat hjem, der ikke var indrettet til kontorarbejde, kunne under lock-down for mange levere på en bedre brugeroplevelse, end de mange kvadratmeter

på arbejdspladsen, der burde være skræddersyet til lige præcis det,” forklarer Lene Becker.

På samme måde, som man ikke ville vende tilbage til et hotel, hvor man har sovet dårligere, end man gør i sin egen seng, så er det på ingen måde tiltrækkende at møde op på et kontor, hvis der er tomt, uinspirerende, dårlig kaffe og det samme skrivebords-setup, som du finder derhjemme. Så er det simpelthen ikke transporttiden værd at møde ind på kontoret.

Lad arbejdsrummene vise hvem I er Ved at gå i dybden med kontoret skabes ikke blot et fælles sted, der opleves meningsfyldt og værdiskabende i medarbejdernes hverdag. I forskelligartede og inspirerende arbejdsrum, der kan rumme de mange aktiviteter, vi foretager os i løbet af en dag, er også en oplagt mulighed for virksomheden om et helt klart signal om deres værdier, DNA og udtryk. Virksomhedens produkt og raison d’être - uanset form - skal kunne ses og opleves. De forskellige afdelinger må gerne udstille, hvad der foregår lige præcis hos dem, og hvor den enkelte kan sætte sit aftryk. Farver, planter, zoner til forskellige digitale og fysiske møder, til samarbejde og fordybelse, kunst, tapet, en overraskende lampe… hjernevenlige rum, med variation og indtænkt bevægelse og leg. Sådan skabes et kontor, man har lyst til at møde ind til, og hvor vi i fællesskab former den kultur og dét sted, vi har lyst til at opsøge og være en del af.

FAKTA

I DEN HELT NYE BOG ”DET HYBRIDE ARBEJDSLIV” BESKRIVER LAIKA VEJEN TIL DET OPTIMALE ARBEJDSMILJØ:

Det hybride arbejdsliv understøttes bedst med et veldesignet, aktivitetsbaseret arbejdsmiljø.

Det kræver:

• Hjemområder. Her har jeg min daglige base og tilknytning. Her finder jeg plads til meget af mit arbejde: Vi har tydelige leveregler, alt efter om vi grundlæggende er mest stille og fordybede eller en meget talende flok.

• Nem adgang til inspirerende og let tilgængelige ekstra faciliteter (dem, der mangler i det traditionelle storrumskontor).

• Varierede mødefaciliteter, uformelle som lukkede, masser af tavler fx til agile processer.

• Rum til koncentration. For eksempel fælles ’biblioteker’, hvor der er ro og klare ’do not disturb’ leveregler.

• Muligheder for gode, digitale møder. Her kan det fælles kontor bidrage med varierede, velindrettede virtuelle rum, godt lys, teknologi osv.

• Tiltrækkende og identitetsskabende indretning. Planter, hygge, fælles aktiviteter, god kaffe, tydelighed omkring hvad vi her skaber sammen.

• Ledelsen som rollemodeller, der selv arbejder aktivitetsbaseret og sætter gode rammer for fællesskabet, så vi sikrer de gode relationer, og vi er til rådighed for hinanden - både på arbejdspladsen og hjemmefra.

• Selvbestemmelse. Både hvor jeg bedst udfører en given arbejdsopgave på kontoret, men også muligheder for at tilpasse min arbejdsdag til fx private gøremål, min døgnrytme, mine kunders tidszone m.m.

Læs meget mere på www.laika-rumdesign.dk, hvor du også kan bede om et eksemplar af bogen.

© LAIKA Rumdesign

EJENDOMME

NY PODCAST-EPISODE D. 16.02.23

Virksomheder er i stigende grad begyndt at arbejde strategisk med deres kontorindretning og gentænke rammerne for arbejdslivet. Hvad skal der til for at få medarbejderne til at møde ind på kontoret? Et kontor er ikke bare et rum fyldt med skriveborde, men skal fremover være et attraktivt sted, der afspejler medarbejdernes individuelle behov for både samarbejde, trivsel og fordybelse.

Lene Becker Direktør LAIKA

Morten Marott Larsen Underdirektør EjendomDanmark

Søren Vejby Moderator, journalist Partnermedier