How to Request Vacation Time and Add a Note - Desktop
• Illustrated Path (pages 3 -4)
• Instrucciones en Español (páginas 5-9)
NOTE: To ensure compliance, vacation requests must follow contractual and regional agreements. If you have questions, please reach out to your role support (supervisor, dispatch, manager, payroll specialist)
1 Sign into UKG Pro (https://nw18.ultipro.com)
Use company code: access Enter your credentials: ozi+badge# and your password
2 Either: Click top left to open menu, then under “Myself” tab, then click “Workforce Management”
OR: Click “Workforce Management” quick link on homepage
3 In “My Accruals” menu, click Time-Off Request
4 In “Request Time Off” menu:
A. Click type of time off B. Click “Apply”
5 Use the calendar:
IMPORTANT
Only select Mondays–Fridays when requesting vacation time
A. Click specific date (multiple days may be selected, see below) B. Click “Apply”
6 In “Request Time Off” menu:
A. In “Dates”: Verify number of days selected B. In “Hours”: Enter Start hours* (If your start time is 6am, enter 6) Enter Duration* (Enter the number of hours you normally work per day) See step “C” below these notes:
• To request a partial hour, use this guide (based on your view): hh:mm (hours colon minutes) Example: 4 hours 30 mins, enter 4:30 or HH.hh (hours decimal minutes) Example: 4 hours 30 mins, enter 4.5
• To request multiple full days: Click each date desired > Enter your start time > Enter the number hours you normally work per day (Example: 3 days = Start 6, Duration 8. The system will calculate total 24 hours requested)
• To request full and partial days: Create individual (daily) requests (Example: 2 ½ days = Day 1 and Day 2: Start 6, Duration 8 Day 3: Start 6, Duration 4 The system will calculate the total 20 hours requested)
C. Either: Click gray “Submit”, which will turn blue; click “Submit” again
OR: Click “Review” to add a note to your request:
i. Click “Select a comment”
ii. ONLY click “Notes”
iii. Enter your note
iv. Click “Submit” Continued
7 An “Information Your time-off request has been submitted” message will appear. Click “Done”
8 Either: Click “Cancel Request” to revise/cancel your request (you will need to confirm your cancelation)
OR: Click “Done” to submit your request to your manager for review.
NOTES:
1. If using shared desktop access, log off to protect your personal information when finished
2. Vacation requests cannot be added to closed/paid periods
3. Forecast your future available hours (as contractually applicable):
o Within “My Accruals”, click
o Use to jump to future date; Click to choose a date
o Cumulative hours will update, balance will reflect selected date, updated by Sunday of each week
o Check available as far as 365 days from date checking
4. When your request is approved, you will receive an email from “mykronos.com”. This is a safe email to open as it will provide an (optional) “Add to Calendar” link.
NOTE: To ensure compliance, vacation requests must follow contractual and regional agreements. If you have questions, please reach out to your role support (supervisor, dispatch, manager, payroll specialist)
1 Sign into UKG Pro (https://nw18.ultipro.com)
Use company code: access Enter your credentials: ozi+badge# and your password
2 Click top left to open. Under “Myself” click “Workforce Management”
3 In “My Accruals” menu, click Time-Off Request
4 In “Request Time Off” menu:
A. Click type of time off
B. Click “Apply”
5 Use the calendar:
A Click specific date (multiple days may be selected-see NOTES on page 4)
B. Click “Apply”
ONLY SELECT Monday – Fridays when requesting vacation time.
6 In “Request Time Off” menu:
A. In “Dates”: Verify number of days chosen
B. In “Hours”: Enter Start hours*
(If your start time is 6am, enter 6)
Enter Duration*
(Enter the number of hours you normally work per day)
See NOTES on page 4 for entering partial or multi-day requests
C. Click gray “Submit” - will turn blue; click “Submit” again - OR –Click “Review” to add a note to your request (See page 4 NOTES top of page)
Continued on page 4
NOTES:
• To request a partial hour, use this guide (based on your view): hh:mm (hours colon minutes) Example: 4 hours 30 mins, enter 4:30 or HH.hh (hours decimal minutes) Example: 4 hours 30 mins, enter 4.5
• To request multiple full days: Click each date desired > Enter your start time > Enter the number hours you normally work per day (Example: 3 days = Start 6, Duration 8). The system will calculate total 24 hours requested
• To request full and partial days: Create individual (daily) requests (Example: 2 ½ days = Day 1 and Day 2: Start 6, Duration 8 Day 3: Start 6, Duration 4) The system will calculate the total 20 hours requested.
To add a note to your request, after clicking “Review”:
i. Click “Select a comment
ii. ONLY click “Notes”
iii. Enter your note iv. Click “Submit”
7 An “Information Your time-off request has been submitted” message will appear. Click “Done”.
8 Either: Click “Cancel Request” to revise or cancel your request (you will need to confirm cancelation)
OR: Click “Done” to submit to your manager for review.
NOTES:
No image
1. If using shared desktop access, log off to protect your personal information when finished
2. Vacation requests cannot be added to closed/paid periods
3. Forecast your future available hours (as contractually applicable):
o Within “My Accruals”, click
o Use to jump to future date; Click to choose a date
o Cumulative hours will update, balance will reflect selected date
4. When your request is approved, you will receive an email from “mykronos.com”. This is a safe email to open as it will provide an (optional) “add to calendar” link.
Como solicitar tiempo de vacaciones y agregar una nota por computadora TOP ��
NOTA: Para garantizar el cumplimento, las solicitudes de vacaciones deben seguir acuerdos contractuales y regionales. Si tiene preguntas, comuníquese con su supervisor, despachador, gerente, o especialista de sueldos.
1 Iniciar a UKG Pro (https://nw18.ultipro.com)
Utilice el código de la empresa: access Ingrese sus credenciales: ozi+badge# y su contraseña
2 Haga clic en la parte superior izquierda para abrir menú, luego en la tabulación "Myself", luego haga clic en “Workforce Management”
OR: Haga clic en el enlace rápido "Workforce Management" en la página de inicio
3 En el menú "My Accruals", haga clic en Time-Off Request
4 En el menu “Request Time Off”:
A. Haga clic en time off
B. Haga clic en “Apply”
5 Usando el calendario:
NOTA IMPORTANTE
Solo seleccione de Lunes –Viernes cuando este solicitando tiempo de vacación
A. Haga clic en un dia especifico (se pueden seleccionar varios días, ver más abajo)
B. Haga clic “Apply”
6 En el menu de “Request Time Off”:
A. En “Dates”: Verificar número de días seleccionados
B. En “Hours”: Introduzca las horas de inicio * (Si su hora de inicio es a las 6 a.m., ingrese 6) Ingrese la duración * (Ingrese el número de horas que normalmente trabaja por día) Consulte el paso “C” a continuación de las notas
• Si solicita una hora parcial, use esta guía (según su opinión): hh:mm (horas, dos puntos, minutos) Ejemplo: 4 horas 30 minutos, ingrese 4:30 o HH.hh (horas minutos decimales) Ejemplo: 4 horas 30 minutos, ingrese 4.5
• Si solicita varios días completos: haga clic en cada fecha deseada > Ingrese su hora de inicio > Ingrese el número de horas que normalmente trabaja por día (Ejemplo: 3 días = Inicio 6, Duración 8). El sistema calculará el total de 24 horas solicitadas
•
• Si solicita días completos y parciales, cree solicitudes individuales (diarias) (Ejemplo: 2 ½ días = Día 1 y Día 2: Inicio 6, Duración 8; Día 3: Inicio 6, Duración 4) El sistema calculará el total de 20 horas solicitadas.
C. Haga clic en gris "Enviar", que se volverá azul; haga clic en "Enviar" de nuevo r: Haga clic en "Revisar" para agregar una nota a su solicitud:
i. Haga clic en "Seleccionar un comentario"
ii. SOLO haga clic en "Notas"
iii. Ingresa tu nota
iv. Haga clic en "Enviar"
7 Aparecerá un mensaje de “Information Your time-off request has been submitted” Haga clic “Done:
8 Haga clic en "Cancelar solicitud" para revisar o cancelar su solicitud (deberá confirma tu cancelación)
OR: Haga clic en "Done" para enviar su solicitud a su gerente para su revisión.
NOTA:
1. Si usa una computadora que comparte, cierre la sesión para proteger su información personal cuando termine
2. Las solicitudes de vacaciones no se pueden agregar a períodos cerrados/pagados
3. Pronostique sus futuras horas disponibles (según corresponda contractualmente):
o Entre “My Accruals, haga click
o Usa para saltar a una fecha futura; Haga clic para elegir una fecha
o Las horas acumuladas se actualizarán, el saldo reflejará la fecha seleccionada
4. Cuando se apruebe su solicitud, recibirá un correo electrónico de "mykronos.com". Esto es un correo electrónico seguro para abrir, ya que proporcionará un enlace (opcional) "Add to Calendar".
NOTA: Para garantizar el cumplimento, las solicitudes de vacaciones deben seguir acuerdos contractuales y regionales. Si tiene preguntas, comuníquese con su supervisor, despachador, gerente, o especialista de sueldos.
1 Iniciar a UKG Pro (https://nw18.ultipro.com)
Utilice el código de la empresa: access Ingrese sus credenciales: ozi+badge# y su contraseña
2 Haga clic en la parte superior izquierda para abrir menú, luego en la tabulación "Myself", luego haga clic en “Workforce Management”
OR: Haga clic en el enlace rápido "Workforce Management" en la página de inicio
3 En el menú "My Accruals", haga clic en Time-Off Request>
4 En el menu “Request Time Off”:
A. Haga clic en time off
B. Haga clic en “Apply”
5 Usando el calendario:
A. Haga clic en un dia especifico (se pueden seleccionar varios días, ver más abajo)
B. Haga clic “Apply”
NOTA IMPORTANTE
Solo seleccione de Lunes – Viernes cuando este solicitando tiempo de vacación
6 En el menu de “Request Time Off”:
A. En “Dates”: Verificar número de días seleccionados B. En “Hours”: Introduzca las horas de inicio * (Si su hora de inicio es a las 6 a.m., ingrese 6) Ingrese la duración * (Ingrese el número de horas que normalmente trabaja por día)
Consulte el paso “C” a continuación de las notas
• Si solicita una hora parcial, use esta guía (según su opinión): hh:mm (horas, dos puntos, minutos) Ejemplo: 4 horas 30 minutos, ingrese 4:30 o HH.hh (horas minutos decimales) Ejemplo: 4 horas 30 minutos, ingrese 4.5
• Si solicita varios días completos: haga clic en cada fecha deseada > Ingrese su hora de inicio > Ingrese el número de horas que normalmente trabaja por día (Ejemplo: 3 días = Inicio 6, Duración 8). El sistema calculará el total de 24 horas solicitadas
• Si solicita días completos y parciales, cree solicitudes individuales (diarias)
(Ejemplo: 2 ½ días = Día 1 y Día 2: Inicio 6, Duración 8 Día 3: Inicio 6, Duración 4 El sistema calculará el total de 20 horas solicitadas
C. Haga clic en gris "Enviar", que se volverá azul; haga clic en "Enviar" de nuevo r: Haga clic en "Revisar" para agregar una nota a su solicitud: i. Haga clic en "Seleccionar un comentario" ii. SOLO haga clic en "Notas" iii. Ingresa tu nota iv. Haga clic en "Enviar"
7 Aparecerá un mensaje de “Information Your time-off request has been submitted” Haga clic “Done:
8 Haga clic en "Cancelar solicitud" para revisar o cancelar su solicitud (deberá confirma tu cancelación)
OR: Haga clic en "Done" para enviar su solicitud a su gerente para su revisión.
