OS2s magasin Efterår 2022

MAGASIN OM

Åbenhed og fællesoffentlig digitalisering

Cases om coronablanketter og sikkerhed på bibliotekerne

OS2kitos og Kommunal

Implementering af Grunddata (KIG)

Developers Italia: Katalog over løsninger, som skaber værdi for det offentlige

Synspunkt: Sikker drift i krisetider

Om magasinet

Vi håber med denne publikation at give dig et indblik i spændende og innovative digitale løsninger.

Afsenderen på dette magasin er OS2 - Offentligt Digitaliseingsfællesskab. Har du feedback eller spørgsmål, må du meget gerne sende dem til os på mailen os2@os2.eu.

1. version udgivet i september 2022.

Hvis forfatteren på en artikel ikke fremgår, er artiklen skrevet af Charlotte Heikendorf i OS2sekretariatet. Lederen er skrevet af forperson for OS2, Bo Fristed. Magasinet er udarbejdet af Charlotte Heikendorf og Rasmus Frey i OS2-sekretariatet.

Indhold er licenseret under en Creative Commons Kreditering-DelPåSammeVilkår 4.0 International Licens. Portrætbilleder er private. Det samme gælder foto på side 13.

Forsidebillede: Adam Birkett, Unsplash

Bagsidebillede: Sindy Sussengut, Unsplash

ISSN: 2794-395X

Leder

Den nyligt udkomne Danmarks Digitaliseringsstrategi sætter et ambitiøst effektiviseringsmål for det offentlige. Gevinsterne skal realiseres, uden at serviceniveauet for borgere og virksomheder påvirkes negativt og uden negative konsekvenser for medarbejdernes arbejdsmiljø. Strategien er en del af et samlet strategilandskab for den kommunale sektor, hvori også KLs Digitaliseringsprogram og -politik, Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og National strategi for Cyber- og informationssikkerhed indgår.

Det samlede landskab tegner et billede af store digitalt drevne forandringer i de kommende år og det kalder på en koordineret indsats.

Det mener jeg, at open source-metoderne kan bidrage til. Open source handler om deling, gennemsigtighed, samarbejde, meritokrati og ”fail fast”. Det handler om, at vi definerer og anskaffer løsningerne sammen, for så at andre også kan få glæde af dem.

Hver kommune har sin unikke itinfrastruktur med mange digitale løsninger, men med den samme opgaveportefølje. Vi er forskellige, men alligevel ikke mere end at en stor del af vores digitale løsninger kan være fælles. Innovation kommer i samarbejde, når vi lytter til hinandens idéer og behov og metodisk finder løsninger i fællesskab. Jeg tror på, at samarbejde – med open source som metode – kan styrke vores digitale fællesoffentlige løsninger. Åbenhed er ikke

bare en frit tilgængelig kodebase, men et mindset, der sikrer mulighed for deling og giver direkte værdi til anvenderne.

Det kræver en stærk vision, som kommunerne kan se sig selv i og som de er villige til at tilpasse til egen myndighed, hvis det er nødvendigt. Det kræver styringsmodeller og kompetencer indenfor jura, indkøb, koordinering mv. Det er det OS2 er sat i verden for og bruger al sin energi på.

Vi specificerer og køber ind sammen og sikrer forretningsmodeller med indbyggede incitamenter for både kunder og leverandører. Vi driver udviklingen og sikrer finansiering, aflevering og idriftsætning. Det er godt for kommunerne og det er godt for de leverandører, der kan bidrage med udvikling, drift, support, og rådgivning. Åbenhed kommer både myndigheder, leverandører og i sidste ende borgerne til gode. Derfor skal vi hjælpes ad. #

Af Bo Fristed, CIO i ITK i Aarhus Kommune og forperson for OS2Offentligt Digitaliseringsfællesskab.

Billede: Christin Hume, Unsplash.com

Coronablanketter og automatisk journalisering med OS2forms

Rudersdal Kommune blev tilsluttet

OS2forms i slutningen af 2020. Siden da har de arbejdet på at få løsningen, hvor man kan oprette blanketter og forløb, implementeret decentralt i kommunen. OS2forms har særligt vist sit værd ved en coronablanket fra Skoleog Dagtilbudsområdet, hvor alle sager journaliseres automatisk.

Michael Boel Winther er ESDH-koordinator i Rudersdal Kommune. En kommune med 57.000 indbyggere. Sammen med sin kollega Ole Gram Clausen sidder han i Digitaliseringsafdelingen, hvor de har stået for at implementere OS2forms decentralt. Michael og Ole hjælper fagområderne i gang med deres første blanket og assisterer undervejs, hvor det er nødvendigt. Rudersdal Kommune har været i gang med OS2forms siden oktober 2020.

OS2forms er et open source alternativ til digitale kommercielle selvbetjeningsløsninger. OS2forms kan skræddersys og automatiseres til brug internt eller eksternt i kommunen.

Kommunale blanketter er dyre

I Rudersdal Kommune havde de et ønske om at opsige flere af deres blanketløsninger, der var dyre for kommunen, når de samtidigt havde abonnement på KLs blanketter. Det er, som Michael siger, tusindvis af kroner, som de ville kunne spare.

Selve processen med deres daværende løsningen sikrer heller ikke automatisk journalisering. En udfyldt blanket kunne f.eks. komme ind i en fælles postkasse, hvor en medarbejder skulle læse den og oprette en ny sag i Acadre til dokumentation. Det kostede mange arbejdstimer i journalisering.

Casen om OS2forms er baseret på et interview med Michael Boel Winther, ESDHkoordinator i Rundersdal Kommune

Michael Boel Winther, privat foto

Billede: CDC, Unsplash.com

Lidt teknisk snilde så kører det Selvom de fortsat bruger den gamle løsning, så behøver Michael og hans kollegaer ikke tænke på dokumentation, nu hvor de bruger OS2forms. OS2forms er en selvbetjeningsløsning til blandt andet at oprette online formularer og forløb, hvor der er flere led i processen. OS2forms gør det også muligt for medarbejderne selv at oprette blanketter. Gratis.

lidt en idé om, hvad er det og det kræver også, at man har tid til at sætte sig ned og øve sig lidt.”

Det har de gjort i Området for Skole og Dagtilbud.

Coronablanketterne og automatisk journalisering

En af de mest succesfulde blanketter til dato er nemlig Skole- og Dagtilbudsområdets coronablanket.

Det er en blanket, som forældrene skal udfylde online, hvis deres barn bliver testet positiv for corona. Det smarte er så, at den automatisk bliver journaliseret i Acadre og der kommer besked til institutionen eller skolen. ”Vi får lavet hele dokumentationen automatisk og det har kostet nul kroner. Udover selvfølgelig lidt arbejdstid og indkøbet af OS2forms, men det at lave blanketten har intet kostet” fortæller Michael.

I Rudersdal har de valgt, at løsningen skal implementeres decentralt og digitaliseringskonsulenter fra flere fagområder har været igennem et kursus, hvor Michael og kollegaerne har hjulpet dem med at lave deres første blanket. Det kræver lidt teknisk kyndighed, som Michael fremhæver, og derfor er nogle områder lidt længere fremme i skoen. Men det spreder sig som ringe i vandet, når de andre områder ser potentialet og gerne vil med på vognen.

OS2forms’ blanketter skal også bruges i PPR, i beskæftigelsesafdelingen og andre steder, hvor der er forløb, som skal godkendes af en leder. Det er også planen, at blanketter med forløb skal bruges i it-afdelingen, når der oprettes nye medarbejdere og VPN-forbindelser til eksterne konsulenter. Proceduren for disse oprettelser vil i fremtiden blive meget nemmere og de kommer i langt højere grad til at følge enkelt-sagsprincippet på en helt anden måde end tidligere. Hvor det før tog 3-4 minutter at oprette en sag, er det nu systemet, som opretter sagen.

Michael kommenterer: ”Det er jo ikke sådan noget drag-and-drop. Det kræver

Magasin fra OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab

Det er derfor blevet både lettere og hurtigere med OS2forms at få oprettet sager og journaliseret dokumentationen på sagen i Acadre.

En ekstra fordel er, at de har fået en grund til at opdatere gamle blanketter. Der er ikke bare blevet sat strøm til, for nu bliver der også spurgt til, hvad der egentligt er behov for.

” Man skal ikke være bange for at stille spørgsmålstegn. Det er fordelen ved, at der sidder nogen lidt mere centralt, som vi gør i digitalisering, og hjælper. Vi kommer jo helt uvidende om deres område og siger: ’hvorfor spørger I dog om det? – Michael Boel Winther, ESDH koordinator, Rudersdal Kommune

Forankring decentralt

Michael mener, at det er rigtigt vigtigt at få det forankret ude i organisationen af flere grunde. Først og fremmest fordi det vil blive en kæmpe opgave at vedligeholde alle blanketter centralt, men også fordi det er i fagområderne, at de kan mærke, hvor skoen trykker, som Michael formulerer det. Samtidigt er it-afdelingen i dialog med

områderne og kan sætte spørgsmålstegn ved gammeldags blanketter; for er det egentligt et lovkrav med fysiske underskrifter eller er NemID okay? Man skal ikke være bange for at stille spørgsmål.

Digitaliseringsafdelingen holder løbende undervisning for dem, der ønsker hjælp. De medbringer en idé til en blanket og så arbejder man parallelt med sine blanketter med mulighed for at stille spørgsmål. Det er en vigtig del af implementeringsprocessen. Michael opfordrer til, at man skal ”kaste sig ud i det og få de første blanketter sendt afsted.”

Michael ønsker sig, at flere kommuner går sammen i OS2forms samarbejdet og får lagt alle KL-blanketterne ind i en stor database, som de betaler for samlet. Så vil alle kunne trække på blanketterne, tage dem ned, sætte eget logo på og så kører det. #

Koordinationsgruppen til OS2forms er i gang med at udvide løsningen til at koble på flere af rammearkitekturens services.

De er startet med at udvide med mulighed for at trække organisationsdata ind på brugere og formularer, så de interne formularer kan beriges med korrekt data fra stamsystemerne.

Der er også dialog med KL og KOMBIT om KL blanketter.

Strategisk brug af data kræver overblik over it-systemer

ESR (ejendomsstamregister) bliver efter planen udfaset i 2023. Udfasning af ESR er del af initiativet Kommunal Implementering af Grunddata (KIG), som understøtter kommunernes strategiske arbejde med data. OS2kitos (KITOS) gør det muligt at skabe et lokalt overblik over, hvor it-systemer henter grunddata. Kommunerne skal selv løfte arbejdet med at registrere, hvor de får data fra. Heldigvis kan mange aktører i kommunen få gavn af denne indsats.

registreringer kaldes grunddata og udgør Danmarks digitale råstof.”

Data kan hentes fra forskellige kilder. Det kunne være direkte fra registrere så som CPR, fra Datafordeleren.dk, fra Serviceplatformen eller fra private leverandører. Kommunerne skal bruge et overblik over, hvorfra it-systemer henter bl.a. grunddata for at arbejde strategisk med data.

Onsdag den 24. august havde

Kommunernes Landsforening, KL, inviteret product owner Ulla Larney til at præsenterer KITOS for KIG projektledere i kommunerne. Her fortalte hun om fordelene ved at bruge KITOS til at registrere relationer og snitflader mellem it-systemer. I KITOS kan man f.eks. registrere, at Acadre henter CPR data fra Serviceplatformen, mens matrikeldata hentes fra LOIS. Det gør det muligt at arbejde strategisk med data, fordi det kræver et overblik over egne it-systemer. Det kan kommunerne lave via KITOS. Den onsdag lyttede 85 personer til Ulla Larneys oplæg og fik svar på deres spørgsmål.

Data for forskellige kilder

Grunddata er en overordnet betegnelse for data som f.eks. CVR, CPR, matrikler og veje. Som KL forklarer på sin hjemmeside: ”Disse

Når data bruges strategisk, er der en stor gevinst økonomisk og i effektivisering af sagsbehandling. Det er, hvad KIG er sat i verden for at assistere med.

Konsulent hos KL Sofie Kofoed Led skriver i en mail til OS2: ”KL understøtter kommunerne med implementering af KIG indtil udgangen af 2023. Derfor haster det, hvis der er kommuner, der endnu ikke har skabt overoverblik over, hvilke datakilder, deres IT-systemer trækker på, især på ejendomsdataområdet. 80 kommuner har allerede adgang til at anvende KITOS, og derfor vil vi gerne være med til at udbrede kendskab til værktøjet, så de kan få glæde af det.”

Dynamisk overblik

I sit oplæg forklarede Ulla Larney, at når kommuner bruger KITOS til at skabe overblik over grunddata bliver der tale om et mere dynamisk overblik, da data i KITOS

opdateres løbende. Samtidig kan flere faggrupper få gavn af registeringen.

En anden fordel er, at KITOS gør det lettere at uddelegere ansvar for datahåndtering og -opdatering. Det ligger ikke længere hos én enkelt medarbejder, men giver flere medarbejdere i kommunen et overblik over it-systemernes relationer, relationer med snitflader og noter hertil.

Data om relationer og snitflader kan trækkes ud via csv eller KITOS’ API. I modsætning til et overblik i Excel, er overblikket i KITOS tilgængeligt for kollegaer. F.eks. contract managers, DPOer, it-systemadministratorer, it-arkitekter og arkivarer.

Det giver også et overblik, hvis et it-system skal udfases. Brugerne vil kunne se i KITOS hvilke konsekvenser, det har for andre snitflader og relationer.

Vejen til et overblik i KITOS er at kontakte den lokale administrator for KITOS i egen kommune med spørgsmål om, hvordan jeres KITOS-kommune bliver registret.

Det er også muligt at kontakte sekretariatet med generelle spørgsmål om hvordan man kommer med i KITOSsamarbejdet. Det er på info@kitos.dk. #

Kommunal Implementering af Grunddata

KIG-initiativet skal sikre, at data kan bruges til at effektivisere offentlig forvaltning. Det stiller krav til kvalitet, opbevaring og uddeling af data. Udover de økonomiske gevinster, vil forbedret datahåndtering med hjælp fra KIG mindske fejl, sikre optimering, skabe bedre sagsbehandling og give mindre leverandørafhængighed.

Kilde: KL.dk

Hvad er OS2kitos?

OS2kitos står for Kommunernes it-overblikssystem (KITOS). Løsningen er webbaseret og består af fire moduler: Organisation, IT Systemer, Kontrakter og Databehandling. KITOS er del af OS2 -fællesskabet og har et sekretariat i Ballerup. KITOS giver et dynamisk overblik over data og de it-systemer, der leverer den.

Information om KITOS finder du på kitos.dk

Developers Italia: Katalog over offentlig kode

Danske myndigheder kan også bruge løsninger fra Developera Italias katalog. Et online katalog som opdateret hvert døgn. Det er en inspiration til, hvad vi kan gøre i Danmark.

Al software fra offentlige myndigheder skal indeholde en metadatafil med publiccode.yml, og oplyse, hvor repositoriet findes (f.eks. på GitHub) samt angive en kontaktperson.

Developers Italia er en platform, hvor udviklere i offentlige myndigheder i Italien kan hente kildekode og dokumentation i et bibliotek og i fora.

Kravene om at dele og genbruge software imellem offentlig administration er nedskrevet i artikel 68 og 69 i Koden for Digital Administration (Codice dell’Amministrazione Digitale) fra 2019. På nuværende tidspunkt har vi ikke tilsvarende lovgivning i Danmark, men genbrug er et element i kapitel 5 i KLs digitaliseringsstrategi fra 2022.

Team per la Transformazione Digitale (det italienske team for digital transformation under premiereministeriets kontor, red.), står bag Developers Italia.

Leonardo Favario fra Team per la Transformazione Digitale forklarer, at deres katalog af 320 software projekter er todelt.

Onboaring af løsninger fra tredjepart er mere uformel, som Leonardo skriver i en mail til OS2. Det sker i stedet gennem deres GitHub side.

Crawlers

Hver nat scanner en crawler alle URLer, som en offentlig myndighed har angivet med en publiccode.yml fil og tjekker om det findes. Informationen bliver så hentet til Developers Italias online katalog.

Kan bruges i Danmark

Beskrivelse og software dokumentation – teknisk og ikke-teknisk – er skrevet på enten italiensk eller engelsk. Efter oversættelse er alt tilgængeligt for danske myndigheder.

Rasmus Frey, sekretariatschef for OS2, fortæller, at OS2 ønsker at brug det italienske katalog til inspiration for, hvordan vi kan gøre i DK. #

Onboarding af repositories

Første sektion er software udviklet af offentlige myndigheder og anden sektion er udviklet af tredje parter, hvor softwaren kunne være interessant for offentlige myndigheder. De to sektioner har hver deres onboarding process.

Synspunkt fra et medlem: Sikker

drift i krisetider

Thomas Vinther Andersen er faglig koordinator i udviklingsteamet i Favrskov Kommune. Han er forfatteren bag dette synspunkt, som er skrevet under COVIDnedlukningen i 2020.

Hvordan sikrer man sin organisations itdrift i en krise, hvor fx nøglemedarbejdere hos leverandører ikke længere kan passe deres arbejde?

I disse Coronatider er ovenstående spørgsmål ikke nødvendigvis så usandsynligt, at det ikke er noget, man for alvor behøver at forholde sig til ift. de systemer, man er kritisk afhængige af for, at man kan drive sin egen organisation. Man kan gøre sin egen organisation mere robust ved at reducere sin afhængighed af andre, og her er det netop godt at kunne skille afhængighederne ad. Hvorfor er vi afhængige af den ene medarbejder hos leverandøren?

Det er vi, fordi det er leverandørens ansvar og privilegium at have ansatte, der ved noget om systemet. Kan vi som kunder gøre noget for at udbrede kendskabet til systemet på flere folk – måske endda flere leverandører? Det kommer an på hvordan vores adgang til systemets kildekode er. Hvis det er et proprietært, lukket stykke software, så har vi meget begrænsede muligheder for at gøre noget. Hvis det derimod er open source, så er sagen en helt anden. Så er vi ikke længere afhængige af en bestemt leverandørs kapacitet og/eller gode vilje, så kan vi bede en ny leverandør om at tage ansvar for systemet på vores vegne. Det er ikke nødvendigvis nemt,

hurtigt og smertefrit. Men det er lovligt og muligt.

For mange leverandører har det i mange år været en rigtig god forretning at have monopol på kildekoden, at kunne sælge adgang til at anvende den til flere kunder, at være den eneste man kunne købe opdateringer fra. Som kunder har denne forretningsmodel ikke været særlig attraktiv og derfor vil den heller ikke være på længere sigt for leverandørerne.

Et gensidigt godt samarbejde kræver ligeværdighed, ikke afhængighed. Mange leverandører anerkender godt denne problemstilling, men er alligevel ikke helt klar til at åbne deres kode. Det kan der være både kommercielle og programmørfaglige årsager til. Lad os

Thomas Vinther Andersen, privat foto

begynde med de faglige.

Jeg hører ofte leverandører sige noget i retning af: ”Vi vil egentlig gerne åbne koden, men der skal lige ryddes op i den, så andre kan læse den.” Uanset om koden er open source eller ej, så vil der i det mindste altid være kolleger, nuværende eller fremtidige, der kommer til at læse den kode som en given programmør har lavet. Kode bliver skrevet én gang, men læst mange gange. Derfor er udsagn som ovenstående udtryk for ringe faglighed og bør give anledning til at advarselslamperne lyser og i det mindste hævede øjenbryn hos enhver kunde, der er interesseret i gode, driftssikre løsninger. Og ja, det kan godt være leverandørerne bliver nødt til at kræve højere priser af os for at lave løsninger med en så høj faglig kvalitet, at koden kan læses af tredjepart, men det er en del af prisen for at have robuste systemer. Det er investering i beredskab.

Ift. kommercielle betragtninger, så er det klart, at et bortfald af licensindtægter vil have konsekvenser for et softwarehus.

Uden denne indtægt, skal alle medarbejdere i højere grad selv være deres løn værd. Dvs. man skal som softwarehus i højere grad indrette sin organisation på, hvad der giver kunderne værdi end hvad der giver ejerne værdi. Dvs. udover programmører, så skal man måske ikke have så mange sælgere, der sælger hyldevarer, men i stedet forretningskonsulenter, der forstår kundernes behov, og kan facilitere videreudvikling på de open source

produkter, der allerede er tilgængelige. En sådan proces kan med fordel forankres i en brugerklub, hvor brugere med samme behov i fællesskab kan udvikle og finansiere en given løsning. På den måde får leverandørerne økonomisk volumen til at udvikle gode løsninger og kunderne får mere valuta for pengene. Udviklingen bliver kun betalt én gang.

OS2 er netop etableret med dette formål for øje, hvor vi ud over at pulje kommunernes ressourcer til investering i it-løsninger, også sikrer man efter behov kan involvere nye leverandører på en given løsning. Et fravalg af en leverandør – af den ene eller anden årsag – betyder således ikke, at man også er tvunget til at skifte løsning. Man sætter blot en ny leverandør i arbejde på den eksisterende kodebase. Open source er rettidig omhu og god forvaltning. Både i forhold til økonomi og driftssikkerhed.

Pas godt på både jeres kolleger og samarbejdspartnere, vi har brug for hinanden. #

” En sådan proces kan med fordel forankres i en brugerklub, hvor brugere med samme behov i fællesskab kan udvikle og finansiere en given løsning.

Sikkerhed og ganske lidt support

på borger pc’erne

Casen om OS2borgerPC er baseret på et interview med Agnete Moos, konsulent og it-koordinator på Sønderborg biblioteker.

Sønderborg Kommune er en kommune med 73.000 indbyggere, syv biblioteker og to afhentningssteder. Alle biblioteker har i de sidste tre år fået installeret OS2borgerPC. Initiativet kom med opførelsen af et nyt multikulturhus. Da det stod færdigt og var klar til indflytning, manglede det nye hus en måde at sikre de computere, som borgerne kunne bruge, så de kunne holde borgernes digitale identiteter ude af uvedkommendes hænder.

Inden OS2borgerPC kom i drift brugte Sønderborg Kommunes biblioteker helt almindelige stationære Windows computere. Men selvom computerne var låst ned, endte de med at være i forskellig tilstand. Som konsulent og itkoordinator Agnete Moos siger, var der meget pasning og mange fejl, der skulle ordnes. Det kostede dem nærmest en halv

OS2borgerPC er et Linux baseret styresystem og en webplatform lavet til offentligt tilgængelige computere, f.eks. på biblioteker eller i borgerservice. Løsningen sikrer mod datatyveri og kan bruges sammen med et metalkabinet og NUC-computere.

Agnete Moos, privat foto

medarbejder at passe computerne. Og så var der sikkerhedsproblemet. I den periode begyndte der at komme keyloggersager op i medierne. Besøgende på biblioteker rundt i landet fik stjålet deres NemID på de borgervendte computere, når identitetstyvene indsatte fysiske keyloggers i USB-portene.

Fjernstyring med en billigere løsning

Agnete fik øje på OS2borgerPC løsningen der har svar på mange af de kendte sikkerhedsproblemer. Hun er glad for styresystemet, for selve arkitekturen bag Linux gør det nemmere at rydde op efter

brugerne. Det er Windows ikke bygget til på samme måde, siger hun.

gevinster ved det. Det er, når man har et administrationssystem, at man kan passe mange computere på en gang. Så det ikke er håndholdt.”

Linux styresystemet kan også tilpasses kommunens design og behov med en række scripts. Vil man have fjernet ikoner eller installeret nye programmer, kan det gøres ved scriptenes ”nålestiksoperationer”, som Agnete kalder dem. Operationer, som er nemmere i dag end for tre år siden. Agnete og kollegaerne har selv lavet flere scripts og har også fået nogle udviklet til deres specifikke behov.

Sønderborg Kommunes biblioteker har købt en open source administrationsløsning. Det er en webbaseret løsning, hvor bibliotekerne kan passe og fjernopdatere borger pc’erne.

Agnete fortæller: ”Vi tegnede en aftale med Magenta, så vi har et open source administrationssystem til at holde styr på borger pc’erne. Det mener jeg, er en hel klar forudsætning for at høste nogle

Installationen var ikke helt lige til, fortæller Agnete og for at gøre det lettere, betalte de Magenta for at udvikle en policyfunktion. Den har den store fordel, at når en computer bliver meldt ind i en gruppe, så bliver de tilknyttede scripts helt automatisk skubbet ud. Sønderborg Kommune betalte for featuren, som alle andre kommuner der bruger administrationssystemet nu også har adgang til. Agnete håber fremover at kunne samarbejde mere med andre kommuner om at dele scripts og andre videreudviklinger.

Alt i alt på 100 computere OS2borgerPC kører i dag på hovedbiblioteket og på alle syv lokalbiblioteker i Sønderborg Kommune. Både på de borgervendte computere og på storskærmene. Det er cirka 100 computere alt i alt. Og kommunens it-afdeling har nu rakt ud, fordi de gerne vil udvide OS2borgerPC til borgerservice, jobcentrene og plejehjem.

Når OS2borgerPC systemet er i drift, kører det rigtig stabilt. Der er ikke noget vrøvl, som Agnete siger og det er stort set ikke nødvendigt med support. Bibliotekerne har løst de udfordringer, som i første omgang satte dem i gang med projektet: Sikkerhedsrisici og rationalisering. #

” Vi havde en sikkerhedsproblematik og vi havde et rationaliseringsønske.

- Agnete Moos, konsulent og it-koordinator, Sønderborg Kommune

Magasin fra OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab || nr.

Billede: Dennis Borup Jakobsen

Synspunkt fra en leverandør: Find fælles fodslag i projekter på tværs

Louise Elm Niemann og Astrid Dahl er antropologiske konsulenter i Pink : Pastinak. De tilbyder rådgivning inden for bl.a. brugerundersøgelser og implementering.

Hvordan takler man de uundgåelige udfordringer ved samarbejde på tværs? Og hvordan finder man fælles fodslag på et it-værktøj, der skal tilfredsstille mange?

Samarbejde på tværs giver nogle specifikke udfordringer, når flere forskellige behov skal opfyldes på én gang. Så hvordan finder man de vigtigste features, der kan samle på tværs?

Uanset om det er projekter på tværs af kommuner, regioner, organisationer, medarbejdere eller ledelsesniveauer, så er det næsten umuligt at opfylde alles behov. Derfor bliver man også nødt til at gå lidt strategisk til værks for ikke at ende med et uoverskueligt projekt.

Svaret er kort og godt, at det gøres med fokus på inddragelsen af de medarbejdere, der skal bruge it-værktøjet fremadrettet. Men det er selvfølgelig mere komplekst end som så.

Vi giver her en ultrakort guide til, hvordan man skaber inddragelse til de projektledere, der arbejder med udvikling og implementering af nye it-projekter:

1. Inddrag relevante medarbejdere fra start.

Det vil sige de medarbejdere, der bruger systemet til dagligt. Men inddrag også ledere, der er beslutningstagere om

rammer og ressourcer og hold evt. snor i andre personer, der kan påvirke de mange inputs.

2. Få alle medarbejdernes input på bordet Vi arbejder med mennesker og vi udvikler til mennesker, så hvad er medarbejdernes behov i praksis? Hvad er potentialitet i fremtiden? Hvilke udfordringer kan skabe menneskelige friktioner? Hvad er de lokale behov og hvad er de fælles behov?

3. Sorter i idéer og inputs

Skab fælles fodslag ved at udvælge de mest nødvendige idéer og lav et kartotek med:

a. De elementer, der kunne være næste skridt.

b. Alt det der ikke er need to have, men nice to have

c. De inputs der vedrører arbejdsgange.

4. Kvalificer idéerne

Brug Design Thinking-principper til at lave prototype, inddrage og teste jer frem til de endelige kravsspecifikationer. Her handler det igen om inddragelse af medarbejderne, men også om en bredere inddragelse af eksperter for svar på: Hvad kan lade sig gøre juridisk, etisk og teknisk? Først herefter giver det mening at gå i gang med at bygge selve it-værktøjet.

Gennemsigtighed, inddragelse og fælles prioritering er altid nøglen frem. #

Alternativer til Microsoft Teams i svenske statslige myndigheder kan være open source software

En række svenske myndigheder, inklusive statslige organisationer, har de seneste syv år arbejdet sig hen imod alternativer til Microsoft Teams på grund af datasikkerheden. De er nu i gang med en testfase. I Danmark er Statens It det centrale organ for indkøb og drift af it i statslige myndigheder. Derfor har vi spurgt vicedirektør for Statens It, Søren Ulrich Vulff, hvad de tænker om sagen.

Spørgsmålet om amerikansk ejerskab og dermed om, hvorvidt svenske borgeres persondata er beskyttet godt nok, har fået en række myndigheder til at vende ryggen til Microsofts platform for kommunikation og videomøder, Microsoft Teams. Serverne til skyen til Microsoft 365 er ejet af det amerikanske firma og det bekymrer de svenske myndigheder, der dels frygter, at tjenesterne ikke overholder GDPR og dels at oplysninger om svenske borgere kan havne i hænderne på amerikanske efterretningstjenester (f.eks. ved FISA sect 702). Beskyttelse af EU-borgeres data i amerikansk ejede datacentre var netop baggrund for Schrems II-dommen i 2020.

Søren Ulrich Vulff fra Statens It - en organisation under Finansministeriet - fortæller, at de ikke selv bruger amerikanske cloud-tjenester eller andre der ikke overholder GDPR. Samtidigt skal den rette cloud-tjeneste for Statens It imødekomme de forretningsmæssige

behov i organisationen og hos deres kunder, der alle er statslige myndigheder: ”Statens It er faktisk begyndt at bevæge os lidt i den retning (af open source alternativer, red.) med blandt andet etablering af vores Jitsi-videomødeservice, som vi tilbyder alle vores kunder. Mødeplatformen er bygget på open source og driftes i vores eget datacenter.” Det skriver Søren Ulrich Vulff i en mail til OS2.

Jitsi er også et af de forslag som eSam projektgruppen i Sverige kigger på. ESam er en forening, der samarbejder om øget digitalisering.

Mediet Ny Teknik skrev i februar 2022, at erstatningerne kunne være Jitsi til videomøder, Rocket.chat til gruppechat og Nextcloud til at dele dokumenter. Alle tre er open source løsninger. #

” Open source er et interessant område, blandt andet fordi det tilbyder et alternativ til mere etablerede aktører i markedet.

- Søren Ulrich Vulff, vicedirektør i Statens It

77 Offentlige partnere 66 Private leverandører

23 Produkter

OS2 = medindflydelse.

OS2 står for os som foreningen, der går forrest i Danmark ift. open source løsninger og dens governancemodel med medindflydelse.

Den enkelte kommune kan benytte et af OS2 produkterne, eller den kan bidrage til udviklingen af et produkt. Der er altid vidensdeling og sparring at hente som medlem.

- Mia Bastrup, Leder, Digitalisering, Fredericia Kommune

OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab

Foreningen OS2 blev stiftet den 24. april 2012 af Ballerup, Ishøj, København, Syddjurs og Sønderborg kommuner med det formål at samarbejde om digital udvikling.

Vision:

OS2 vil styrke digitaliseringen i det offentlige Danmark. Det gør vi ved at skabe fælles innovative digitale løsninger og med metoder, der baserer sig på åbenhed og ejerskab.

Visionen blev vedtaget på generalforsamlingen i foråret 2022 og giver en fælles retning i foreningen.

OS2 skaber rammerne for, at offentlige myndigheder kan udvikle behovdrevne digitale løsninger. Open source er et middel til samskabelse, innovation og lokalt ejerskab.

OS2-fællesskabet er grundliggende organiseret i en bestyrelse, et fællessekretariat og projekt-/produktspecifikke arbejdsgrupper. De enkelte arbejdsgrupper koordinerer indsatsen og strategien inden for de projekt-/ produktspecifikke udviklingsområder.

Det er et afgørende succeskriterie for samarbejdet, at alle parter oplever OS2 som åbent, resultatskabende og ligeværdigt.

Vi bygger open source software med fire friheder.