“Gecentraliseerd, handig en in het voordeel van alle betrokken partijen”

Steeds meer vastgoedmakelaars gaan aan de slag met Clee

Na het proefdraaien met een twintigtal vastgoedkantoren is Clee klaar om op de vastgoedmarkt uitgerold te worden. Steeds meer kantoren gaan aan de slag met de tool die het verhuurproces voor zowel de makelaar, de huurder als de verhuurder niet alleen digitaliseert, maar ook optimaliseert. Via een handige widget is Clee ook eenvoudig te implementeren op de eigen website. “Het was voor ons niet meer dan logisch om mee op deze kar te springen”, klinkt het bij steeds meer vastgoedkantoren. Wij klopten aan bij Immo Marescaux (Kortrijk), Immo Uphouse (Lede) en Immopunt (Hamont-Achel) en polsten naar hun bevindingen.

› Waarom zijn jullie met Clee aan de slag gegaan? Wat waren jullie drijfveren?

Frédérique DeBouvre (Immo Marescaux): “Voor Clee werd gelanceerd kregen we al teasers te zien op het Vastgoedcongres. Op dat moment was ik zelf al overtuigd dat het een goede tool zou zijn. Vóór Clee was het allemaal minder overzichtelijk: er komt een kandidatuur binnen via mail, een andere kandidaat komt zijn documenten binnenbrengen op kantoor,… Nu is alles gecentraliseerd en is er meer informatie dan voordien. Alle informatie wordt ook meer en meer gedigitaliseerd, het was dan ook een logisch gevolg om hier mee op de kar te springen. Voor de huurders zou het ook makkelijk zijn als iedereen met hetzelfde platform werkt. Eén keer een profiel aanmaken en je kan het altijd blijven gebruiken en updaten als je later nog eens huurt. Hun info blijft ook vertrouwelijk. Er worden bijvoorbeeld geen documenten meegestuurd naar de verhuurder. Alles wat gevraagd wordt op Clee werd ook volledig getoetst met wat mag/kan. Zo kan er geen sprake zijn van discriminatie, etc. ”

Diane Van Landuyt (Uphouse): “In ons bedrijf investeren we voortdurend in digitalisering, automatisering en innovatie. Dit is een bewuste keuze om enerzijds de workload op een efficiënte manier te verlichten en anderzijds meer focus te kunnen leggen op de mensen zelf die betrokken zijn in het proces van verhuur en/of verkoop. Clee was een nieuwe, digitale en handige oplossing die ons aangereikt werd om het proces te kunnen optimaliseren.”

Evelien Thys (Immopunt): “De coronaperiode heeft heel wat veranderingen teweeggebracht in de vastgoedsector. Men riep op tot digitalisering, waardoor verkoopbrochures en papieren kandidatenfiches verleden tijd werden. Juist op dat moment werd Clee gelanceerd: een digitaal platform voor huurders en verhuurders. Wij zijn een relatief jong kantoor (de oudste medewerker is pas 39 jaar) en dus al vrij goed mee met de laatste trends en digitalisering. We hebben dus ook geen moment getwijfeld om ook mee te stappen in het verhaal van Clee.”

› Welke voordelen brengt het werken met Clee met zich mee voor jou als makelaar, maar ook voor je huurders/ verhuurders?

Frédérique: “Het is allemaal gecentraliseerd en je hebt in één oogopslag een mooi overzicht van de verschillende kandidaten voor eenzelfde pand. De tool die de woonlast en het resterende saldo van de kandidaat aantoont, geeft ook een duidelijk beeld van hoe haalbaar de prijs is voor iedere kandidaat. Samen met de andere info die gevraagd wordt, kan de verhuurder dan kiezen voor de kandidaat die voor hem het best bij de eigendom past.”

Diane: “Het gebruik van Clee was onmiddellijk een verlichting in de workload. Als je vergelijkt met de manier van werken voor de introductie van Clee zijn er alleen maar voordelen voor huurder, verhuurder én wij als makelaar. Clee maakt voor ons de nodige berekeningen, geeft ons een zeer overzichtelijke weergave van het profiel van de huurder met méér dan de nodige informatie. Alle bijlagen of documenten worden door de applicatie onmiddellijk in het juiste dossier bij het juiste profiel geplaatst en we hoeven alleen maar even snel te verifiëren of alles klopt. Daarbovenop kunnen we een kandidaat-huurder onmiddellijk koppelen aan een dossier als huurder en het contract opmaken via RealSmart zodat we zelfs geen copy paste van gegevens dienen te doen, omdat dit volledig geautomatiseerd werkt.”

Evelien: “Voor Clee bestond ontvingen wij bundels met kandidatenfiches en loonfiches. Soms waren dit wel 15 bladzijden (potentiële huurders met weekcontracten), niet echt milieuvriendelijk dus. Als makelaar heb je in Clee een volledig overzicht van alle geïnteresseerden. Je kan een shortlist aanmaken met de voorkeurkandidaten en deze ook delen met de eigenaar. De overige kandidaten kan je met één muisklik een mailtje sturen dat ze niet geselecteerd werden. Mensen appreciëren het als ze een bericht ontvangen, ook bij een weigering van hun kandidatuur. Wanneer er een huurder gevonden is, kan je via RealSmart meteen het huurcontract opmaken. Simpel en snel.”

› Je bent vanuit het veld mee betrokken geweest bij de ontwikkeling van Clee. Heb je het gevoel dat dit een meerwaarde was voor de tool om deze gebruiksklaar in de markt te kunnen zetten?

Frédérique: “Jazeker. We hebben naast het gebruik van Clee ook onmiddellijk de widgets op onze website geïntegreerd. Bij de integratie zijn enkele probleempjes opgedoken die dan konden worden aangepast. Van bij het begin hebben we meteen iedereen verwezen naar Clee om de kandidaturen in te dienen. Zo kregen we feedback van kandidaten over functies die niet of minder goed werkten. Ook zelf merkten we in het begin wel eens een kinderziekte op. Toen we deze zaken aanbrachten, werden ze ook aangepakt en waren er bij de finale lancering volgens mij zo goed als geen issues meer.”

Diane: “Absoluut! Vanuit het veld kan je de problematiek bij bepaalde zaken gewoon zien en voelen. De ontwikkelaars zouden zich anders enkel kunnen beroepen op de theorie en wetgeving, maar dat staat daarom niet noodzakelijkerwijs garant voor een intuitief, gebruiksvriendelijk portaal waar iedereen mee aan de slag kan in de praktijk. We weten, denk ik, allemaal dat er soms heel grote verschillen zijn tussen de theorie en de toepassing in de praktijk. De ontwikkelaars van het platform hebben regelmatig onze feedback gevraagd en staan steeds open voor vragen, opmerkingen en suggesties. De samenwerking vanuit het veld met de zeer bekwame ontwikkelaars is wat deze tool tot een groot succes zal maken.”

› Als je met Clee werkt, is de stap naar andere functionaliteiten binnen RealSmart wellicht kleiner of eenvoudiger. Welke van die functionaliteiten gebruik je nog?

Frédérique: “Gezien alles hier aan elkaar gelinkt is, zijn er enkele functies die we inderdaad gebruiken. Zo wordt onze kantoorsoftware gelinkt aan RealSmart om zo enkele documenten rechtstreeks binnen te krijgen. Ook het digitaal tekenen werd al enkele keren gebruikt als een van de partijen zich bijvoorbeeld echt niet kan vrij maken om tot bij ons te komen.”

Diane: “Ik gebruik bijna alle functionaliteiten binnen RealSmart. Zoals ik eerder vermeldde, zetten wij enorm hard in op digitalisering, automatisering en innovatie. Dankzij RealSmart is dit ook mogelijk en is er minder (al dan niet papieren) administratieve rompslomp waardoor we meer focus kunnen leggen op de mensen zelf betrokken in het proces én ook meer tijd hebben voor omzetgenererende activiteiten.”

Evelien: “Wij zijn pas sinds kort actief aan het werk met RealSmart omdat de koppeling met ons softwareprogramma een hele tijd op zich liet wachten. Dit is nu enkele weken in orde en momenteel gebruiken wij RealSmart voor het aanvragen van attesten en documenten voor de verkoop, voor de opmaak van verkoop- en verhuurovereenkomsten en voor de verhuur in combinatie met Clee.”

› Clee is op de markt aan een gestage groei bezig met steeds meer gebruikers. Hoe zie je dit in de toekomst evolueren?

Frédérique: “Ik ga ervan uit dat dit nog zal groeien. Het is een zeer handige tool die het ons makkelijker maakt om meer en goede informatie te verkrijgen bij kandidaten en bijgevolg de verhuurder beter te informeren. De verhuurder kan zo een duidelijke keuze maken.”

Diane: “Het lijkt me een zeer logisch gevolg dat het aantal gebruikers groeit en zal blijven groeien. Het is gewoonweg een fantastisch goede oplossing voor alle betrokken partijen die perfect in deze tijden past. Digitalisering en automatisering zijn hot topics en laten we eerlijk zijn, we hebben als sector al lang genoeg achteraan in de rij gelopen op dat vlak. Nu CIB Vlaanderen dit voor de sector heeft gerealiseerd, is het hoog tijd om allemaal op de kar te springen. Ik verwacht persoonlijk dat het in de toekomst alleen nog maar sneller zal gaan dan het al gegaan is. Wie vandaag nog de dingen doet die hij gisteren deed en hetzelfde resultaat verwacht als gisteren zou wel eens onaangenaam verrast kunnen worden. We moeten en kúnnen dankzij tools als Clee en RealSmart vandaag meer en beter doen dan gisteren om naar hetzelfde of een beter resultaat te streven. Het is voor ons allemaal tijd om een versnelling hoger te schakelen.”

Evelien: “Momenteel moeten potentiële huurders bij ieder pand of bij elke makelaar een kandidatenfiche invullen en hun loongegevens bezorgen. Dit kan met Clee volledig gedigitaliseerd worden. Een potentiële huurder maakt slechts één keer een profiel aan en voegt hierbij de nodige loonfiches, kopie van identiteitskaart toe en kan zich kandidaat stellen voor meerdere panden en bij verschillende makelaars. Als makelaar krijg je een melding telkens er zich iemand kandidaat stelt en heb je in Clee een volledig overzicht van alle kandidaten. Een tijdsbesparing voor zowel de huurder als de makelaar.”