Extinção das entidades

10.1: Em várias partes do presente Regulamento são mencionadas ações que requerem a troca de informações através de mensagens. Com o intuito de agilizar as comunicações, fica estabelecido que serão utilizadas as seguintes ferramentas: a. Mensagens via celulares multiplataforma: Quando não se requeira comprovações formais nem registros de atitudes administrativas, ferramentas como WhatsApp, ou aplicativos congêneres que venham a substitui-lo com a evolução das comunicações, deverão ser utilizados para o envio de mensagens e imagens no dia a dia das operações da entidade. b. Mensagens escritas: Quando houver necessidade de se documentar uma ação, uma decisão, ou um parecer, de maneira a permitir que tanto a mensagem como seus anexos possam ser impressos fisicamente, e tornem-se registro histórico documental de decisões, atitudes e pareceres administrativos e de comando entre os membros da Hope Mobilization, as comunicações deverão ser feitas por ferramentas como e-Mail, ou aplicativos que venha a substituí-lo na evolução das comunicações, que seja de uso comum de todos os Membros da entidade. c. Videoconferência: Como os membros da Hope Mobilization têm como campo de trabalho vários pontos do planeta, fica determinado que as reuniões serão feitas sob a forma de videoconferências, através de ferramentas de comunicação de troca instantânea de mensagens de texto, áudio, imagens e vídeo, como o HangOuts, Meet, Teams, Zoom ou ferramentas assemelhadas que venham a substitui-la, de uso comum aos seus membros.

d. Prova documental: Quando houver necessidade de se documentar decisões realizadas, uma primeira versão deste documento deverá ser enviada por e-mail para todos os envolvidos, a qual, se necessário, deverá ser ajustada até a forma fiel aceita por todos. O nome de cada versão colocada em circulação deverá ser composto pelo próprio nome do documento mais a data-e-hora da versão, exemplo: “Ata-AGO-21Jan2021-17h50”. Assim que aprovada, a versão final deverá ser enviada como Anexo de um e-mail, num único e-mail, com cópia para todos os endereçados. Todos os endereçados devem responder a mesma mensagem tão somente com a expressão APROVADO. A mensagem enviada, o anexo e as respostas devem ser impressas e guardadas, num envelope, na Sede. Os arquivos eletrônicos devem ser armazenados digitalmente